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Boletín de Consultoría Gerencial Supply Chain Management (SCM)
¿Cómo alcanzar la excelencia en la planificación de las operaciones y las ventas con SIOP (Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario)? Boletín Digital No. 3 - 2013 El Plan de Negocio: Enfoque Práctico para su Creación
Boletín Consultoría Gerencial - No. 3 - 2013 Contenido
Contenido Haga click en los enlaces para navegar a través del documento 4Introducción 4¿Cuál es el problema del negocio? 4¿Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? 4¿Cuál es la visión de SIOP? 4¿Elementos claves de SIOP? 4Etapas para la implementación del modelo SIOP 4Beneficios de las empresas que disponen SIOP 4Algunos casos exitosos implementando SIOP 4Conclusiones 4Créditos / Suscribirse
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP
Introducción Durante años las empresas han contado con diversos mecanismos y herramientas orientadas a mejorar la gestión de la cadena de suministros. Hoy en día, la tendencia apunta a desarrollar e implementar modelos de gestión que permitan aumentar la eficiencia en los procesos de negocio relacionados con la cadena de suministros, en donde las actividades de planificación, medición de la satisfacción de las necesidades de los clientes y el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores, son prioritarias en la búsqueda de incrementar los márgenes de rentabilidad.
Estos nuevos modelos de gestión buscan resolver aspectos tales como: • Incremento en la complejidad del entorno económico, debido a la globalización que incide en la comercialización de materiales, insumos y productos terminados • Crecimiento en las redes de producción y distribución propias o de terceros • Presión por reducir los costos asociados a la cadena de suministros • Mejora del servicio al cliente mediante la adquisición de herramientas tecnológicas como sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) o APS (Programación y Planificación Avanzada) • Desarrollo aislado de planes de mercadeo, ventas, operaciones y finanzas los cuales no son suficientes para alcanzar el rendimiento esperado
La implementación de un proceso SIOP (Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario) como práctica de planificación integrada genera mayor importancia, ya que logra la alineación de las áreas comerciales, operativas y financieras, para llegar a un consenso sobre la demanda requerida para cubrir la cadena de suministros en los próximos períodos y de esa manera cumplir las expectativas de los proveedores, clientes y aliados comerciales.
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP ¿Cuál es el problema del negocio? Las organizaciones que no poseen un proceso SIOP funcionando, generalmente reducen el desempeño de la cadena de suministros, debido a la falta de integración y manejo de información entre las áreas, que permita trabajar en conjunto y hacia el mismo objetivo, obteniendo una planificación de la demanda integrada que proporcione beneficios para la empresa, los proveedores y clientes. Entre los principales inconvenientes que presentan las empresas se pueden mencionar: • Falta de vinculación de los procesos de Operaciones, Ventas y Mercadeo, presentándose planes de suministro diferentes para las áreas, manejándose cada uno de forma independiente • Altos inventarios con poca rotación • Altos costos de operación de la cadena de suministros • Servicio al cliente por debajo de las metas establecidas
¿Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? En este sentido estableciendo un proceso SIOP en una empresa, se logra obtener una planificación integrada que equilibra la demanda del cliente con el suministro de los productos.
La Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario ( SIOP) se define como el proceso que integra las diferentes planificaciones y pronósticos mediante la articulación de las diferentes áreas, tales como: desarrollo de productos, mercadeo y ventas, operaciones (producción, logística y/o distribución), proveedores, clientes y aliados comerciales claves; para llegar a un consenso del plan de demanda requerido por la cadena de suministros el cual se complementa con la disponibilidad de recursos financieros de la empresa producto del plan financiero de la misma.
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP ¿Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? (cont.) Un plan integrado de Operaciones, Ventas e Inventario producto del proceso SIOP contribuye a mejorar la eficiencia en la cadena de suministros, debido a su enfoque proactivo mediante la identificación de posibles incumplimientos de suministros de productos según la demanda antes que sucedan, estableciendo oportunamente las acciones correspondientes y escenarios de aplicación de dichas acciones. En este sentido, los principales objetivos de la Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario son:
• Asegurar que los planes de negocio sean realistas, considerando el cumplimiento de las metas establecidas sobre ingresos, costos, gastos y calidad de servicio, y balanceando efectivamente el suministro de productos con la demanda • Identificar la necesidad de recursos humanos, financieros y tecnológicos (de ser el caso) para soportar los planes de negocio • Establecer acciones para cumplir con los objetivos y recursos de demanda o suministro requeridos • Medir la efectividad de las acciones tomadas • Alinear los planes de negocio de la empresa, comparando con las experiencias pasadas o conformados por los planes comerciales registros históricos de la empresa definidos por las áreas de mercadeo y ventas, • Optimizar los costos totales de la cadena de los planes operativos definidos por las áreas de suministros equilibrando los aspectos producción, logística y distribución y los relacionados con el suministro de producto y planes financieros definidos por las áreas la demanda administrativas y de finanzas
¿Cuál es la visión de SIOP? SIOP es un proceso continuo que involucra aspectos relacionados con pronósticos o estadísticas, inteligencia y estrategias de mercadeo, planificación de recursos (financieros, tecnológicos y humanos), planificación de operaciones, análisis de escenarios, entre otros, por lo que es importante que cada aspecto tenga plazos y resultados específicos, de manera de establecer cómo se relacionan todas las planificaciones involucradas a lo largo de la cadena de suministros para lograr los objetivos del negocio.
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP ¿Cuál es la visión de SIOP? (cont.)
En el Gráfico N°2, se puede observar como con el inicio de la planificación estratégica de la empresa se llega a la integración de todas las planificaciones de los distintos procesos, hasta llegar a la planificación de las operaciones involucrando a los clientes y proveedores. En este sentido se sugiere realizarse los siguientes uestra Visión de S&OP cuestionamientos:
proyectada?, ¿Cuáles son las necesidades de los recursos para satisfacer las metas de costos?, ¿Qué acciones se requieren para garantizar los niveles correspondientes de recursos disponibles cuando sea necesario?
En resumen, la visión de SIOP debe ser ambiciosa y desafiante buscando cubrir con la planificación de la demanda de productos, identificar posibles impactos en el cliente final y cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
Para ampliar, haga click sobre el cuadro
Gráfico N°2. Visión de SIOP
Planificación Estratégica
Planificación Estratégica
Planificación Estratégica - ¿Cómo incrementar Planes y Presupuestos de las U. N el valor de la empresa?, ¿Qué negocios vamos a 1. Planificación de Mercadeo y Ventas incluir o retirar?, ¿Cómo Promociones, lo vamos a ejecutar? lanzamientos, y pronósticos de ventas
Planes y Presupuestos de las U. N.
1. Planificación de Mercadeo y Ventas Promociones, lanzamientos, y pronósticos de ventas
2. Planificación de la Demanda
2. Planificación de la Demanda
Planificación de Capacidad de producción y almacenamiento
Planificación de los Materiales
Compras
• MRP (Planificación y Requerimiento de Materiales) • MPS (Cronograma Maestro de Producción)
Producción
Compras
Ordenes de Compras
Ordenes de Producción
Proveedores
Planificación de la Distribución
Planificación del Inventario
Colaboradores
3. Planificación de las Operaciones
4. Planificación y cronograma de Producción
•! MRP (Planificación y Requerimiento
4. Planificación y cronograma de Materiales) de Inventario MPS (Cronograma Maestro de de Producción Planificación •!de las operaciones5.yGestión ventas Producción)
- ¿Qué se Producción necesita para hacer el negocio más Almacenamiento/ Facturación/ Distribución Cobranza rentable?, ¿Cuáles son los productos o servicios Ordenes de Recepción/ Ordenes de Compras Ordenes de Producción Facturación Despacho para obtener una ventaja competitiva?, ¿Cómo Proveedores Clientes se compara la demanda con la oferta Espiñeira, Sheldon y Asociados
Colaboradores
Pronósticos de ventas
Colaboradores
Planificación Financiera - ¿Cuáles son Pronósticos las de ventas consecuencias financieras del plan estratégico?, 3. Planificación de las Operaciones ¿Cuáles son las necesidades de los recursos Planificación de Capacidad de Planificación de Planificación del Planificación de la financieros?, ¿Qué financieros se los Materiales Inventario Distribución producción y recursos almacenamiento destina a atender con estas necesidades?
5. Gestión de Inventario
Almacenamiento / Distribución
Facturación / Cobranza
Ordenes de Recepción / Despacho
Facturación
Clientes Retorno
Slide 2
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP
¿Elementos claves de SIOP? Gráfico N°3. Aspectos del Modelo SIOP
Para ampliar, haga click sobre el cuadro
Entre los elementos claves a considerar durante la aplicación de un modelo SIOP se pueden mencionar: • Conciliación de los aspectos estratégicos relacionados con la demanda y los planes de suministro • Alineación de los planes de ventas y operaciones con los planes financieros • Monitoreo de las tendencias y desviaciones de los planes para generar remediaciones y mejora continua • Toma de decisión para gestionar proactivamente las ventajas y desventajas de los procesos involucrados en la cadena de suministros y la capacidad de respuesta ante la demanda de los clientes En el Gráfico N°3 se describe de forma general los pasos y aspectos a ser considerados por la empresa al momento de llevar a cabo un modelo SIOP
1 Generar pronósticos estadísticos a partir de la demanda histórica
Entradas
Salidas
• Planes estratégicos • Presupuesto financiero • Demanda histórica
6
2
Realizar seguimiento de las desviaciones y generar planes de acción
Integrar la demanda actual al pronóstico realizado
• Proyecciones de Ventas • Mercancía en tránsito, disponible • Plan de Mercadeo
5
• Estrategias de acción para mitigar posibles desviaciones
3 Consolidar y discutir los pronósticos con cada una de las áreas
Divulgar la planificación a cada una de las áreas
• Información de Proveedores • Capacidad de producción y almacenamiento
• Planificación definitiva
4 Identificar y resolver excepciones y escenarios
Retorno
• Estrategias de la Cadena de Suministros
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP Etapas para la implementación del modelo SIOP Alcanzar la excelencia de planificación de las operaciones y las ventas a través del modelo Fases fundamentales de SIOP
Beneficios de las empresas que disponen de SIOP SIOP involucra inicialmente tres fases fundamentales: visualización, diseño e implementación.
Fase 1: Visión • Identificar los procesos que requieren de la implementación de herramientas de planificación. • Representar la integración de los procesos con los objetivos del negocio y las necesidades de los clientes Fase 2: Diseño de la Solución • Definir las personas o colaboradores que llevarán a cabo las actividades del modelo SIOP, así como sus roles, responsabilidades y competencias. • Determinar las herramientas tecnológicos disponibles o por implementar que permitan obtener información histórica o proyectada de los procesos. • Establecer los protocolos de comunicación entre las áreas. • Construir los instrumentos de medición de desempeño o tendencias Fase 3: Implementación de la Solución • Ejecutar del nuevo modelo de planificación SIOP, apalancándose en un programa de implementación y ajustes, programa de divulgación y adiestramiento. • Medir el desempeño de la planificación integrada de la demanda y cumplimiento de expectativas de los clientes internos y externos de los procesos de la empresa
Al implementar un proceso integrado de planificación SIOP que considere las demandas y expectativas del cliente con la capacidad de la cadena de suministros, se deben obtener las siguientes ventajas: • Elaborar planes operativos realistas que se sincronizan con los planes comerciales y financieros con base a la demanda • Alinear y reforzar los intercambios de información entre mercadeo y ventas, producción, logística y distribución, compras y las actividades de planificación • Entender los impactos financieros de las decisiones • Medir el desempeño organizacional con la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario, mediante el uso de un Cuadro de Mando Integral de medición del desempeño compartido entre las diferentes áreas • Mejorar la capacidad de la empresa para gestionar el cambio mediante el avance hacia una planificación prospectiva basada en toma de decisiones en lugar de un enfoque reactivo
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP Beneficios de las empresas que disponen de SIOP En general el beneficio de disponer de SIOP, permite obtener un fortalecimiento de la cadena de suministros integrando los procesos de negocio en el marco de la planificación. A continuación se muestran algunos resultados esperados en las áreas de ventas y servicio al cliente, operaciones e inventario, con la implementación de un proceso integrado de planificación SIOP, con base a los resultados de las últimas Encuestas Globales de Cadena de Suministros realizadas por PwC a participantes provenientes de las industrias manufactureras y de servicios.
Beneficios de SIOP por área de negocio
Ventas y Servicios al Cliente
Operaciones (Producción y Logística)
Inventario
• Mejora del forecast (pronóstico) entre 20% y 25%
• Reducción del Costo de Producción de 1% a 5%
• Aumento en la rotación del inventario de hasta 1,5 veces
• Mejora de hasta un 30% en los tiempos de respuesta de suministro
• Reducción de Tiempo de Ciclo de 5% a 10%
• Reducción de costos de inventario de 5% a 10%
• Aumento de los ingresos impulsado por la satisfacción de la demanda
• Incremento del Fill Rate (tasa de utilización) de un 5% a 10% • Reducción del Costo de Transporte de 1% a 5%
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP Algunos casos exitosos implementando SIOP A continuación se presentan dos casos prácticos cuya implementación de SIOP contribuyó positivamente en la mejora de la eficiencia de la cadena de suministros: Caso práctico No. 1
Líder de la Industria Química– Diseño de la Planificación de la Cadena de Suministro Perfil de la Empresa • Productor y distribuidor líder de productos industriales médicos y productos químicos • Presta servicios a clientes en el sector salud en aproximadamente 35 países de todo el mundo
Objetivo • Crear un conjunto de procesos de negocio para permitir operaciones más dinámicas, reduciendo los costos operativos y de infraestructura orientados al cliente e iniciativas estratégicas del negocio
Retos del Negocio • Satisfacer el crecimiento futuro y los objetivos de rentabilidad • Satisfacer las demandas del mercado para el comercio electrónico • Poner en marcha una iniciativa para la implementación un sistema global de ERP (Planificación de Recursos Empresariales) • Implementar un proceso único y global de la planificación de la demanda
Solución • Implementar los procesos de planificación de la demanda, pronóstico, planificación de inventario, planificación de las ventas, planificación de la producción, planificación del transporte y toda su ejecución de la logística. Logrando obtener la consolidación de químicos diferentes en un solo conjunto global de los procesos de negocio para fundar las bases para la transformación del negocio
Resultados • Mayor integración entre las unidades de negocio y el impulso de la promoción de una cultura corporativa unificada • Procesos consistentes de la cadena de suministros y la tecnología, así como un enfoque equilibrado a clientes y proveedores • La implementación de un ERP, el cual permitió planificar la migración de diferentes sistemas de TI
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP Algunos casos exitosos implementando SIOP (cont.) Líder Industrial de Manufactura y Ensamblaje - Diseño de la Planificación de la Cadena de Suministro y la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario Perfil de la Empresa • Productor de artefactos y electrodomésticos con una amplia variedad de estilos y modelos Retos del Negocio • Estandarizar y mejorar el pronóstico de la demanda en consenso • Crear un ciclo de planificación mensual que permita reaccionar a los cambios del mercado • Reducir el inventario • Mejorar el flujo de caja • Evaluar el módulo de Planificación y Optimización Avanzada de SAP (Advanced Planner & Optimizer, APO) • Incluir nuevos productos alineados a las promociones de comercialización • Colaborar con clientes clave en la obtención de datos para realizar la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario (SIOP) y manejarse con la fabricación de los productos en las diferentes plantas existentes
Caso práctico No. 2
Objetivos • Migrar el pronóstico de la demanda hacia una base de enfoque estadístico, para una mayor precisión en el análisis del mercado y la estandarización de procesos • Mejorar la posición de la materia prima, los productos en proceso, y los productos terminados • Modificar la estrategia de producción con inventario hacia una de ensamblaje bajo pedido para algunos artículos (Just in Time) • Establecer una planificación de la oferta para las plantas de producción basadas en las limitaciones de fabricación y capacidad, después de haber priorizados las demandas Solución • Aplicar SIOP y mejorar las operaciones generales de la cadena de suministros, mediante el diseño de un nuevo modelo de pronóstico de la demanda, incorporando las ventas, trabajando muy de cerca con el cliente para reducir el inventario del cliente y sus costos • Procesos Claves Implementados: Proceso de Ventas y Operaciones Mensuales, reduciendo el tiempo de 14 a 8 días, Procesos de inclusión de nuevos productos y ciclos de vida, procesos de promociones y el procesos de planificación financiera a corto y largo plazo
Resultados • Se estableció con éxito un ciclo de Planificación de Ventas Mensuales y Operaciones, aumentando la capacidad de la empresa para adaptarse a las fluctuaciones de la demanda y redujo los cambios en los programas de producción • Los nuevos procesos permitieron: - Reducir los tiempos totales de la cadena suministro total y de producción - Reducción de la carga de trabajo para la planificación - Aumento de la estandarización de las operaciones - Formalización de la recopilación y el intercambio de conocimientos sobre la creación de pronósticos de la demanda.
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Supply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP
Conclusiones El proceso SIOP ayuda organizar la cadena de suministros en función de la demanda, integrando los eslabones bajo los siguientes principios: • Planificar con base a recursos comunes • Identificar los problemas oportunamente y desarrollar las recomendaciones desde los procesos operativos y tácticos hasta llegar a los procesos estratégicos • Desarrollar acciones proactivas que permitan mitigar posibles inconvenientes en la cadena de suministros • Alinear los planes de negocio existentes • Estandarizar los reportes para facilitar su compresión y análisis • Tomar decisiones a través de los participantes del equipo de planificación involucrado en el proceso SIOP atendiendo los requerimientos y demandas de los proveedores y clientes
Es así como en un escenario tan retador y de constantes cambios como el actual, el llevar una gestión eficiente de la cadena de suministros mediante un proceso de planificación SIOP, permite cubrir la demanda de los clientes a un menor costo, sin dejar a un lado los estándares de calidad tanto del producto como de las entregas de los mismos, y se logra la integración de cada unas de las áreas involucradas en pro de los mismos objetivos, fortaleciendo cada día más la cadena de suministros de la empresa incrementando su valor y la rentabilidad.
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Editado por Espiñeira, Pacheco y Asociados Depósito Legal pp 1999-03CS141 Teléfono master: (58-212) 700 6666
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