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1. OBJETIVO Este instructivo tiene como objetivo ayudar en la ubicación, navegación y uso de la carpeta pública “CALIDAD TOTAL”.
2. UBICACIÓN Y CONECTIVIDAD Tal y como se definió en el procedimiento de elaboración y control de documentos (GI – P01), para efectos del sistema de gestión de calidad (SGC) de FEDEGAN se usará primordialmente el uso de archivos electrónicos para la administración y documentación del mismo. De esta manera, el Administrador del Sistema de gestión de Calidad (ASGC) creó la carpeta pública “CALIDAD TOTAL” en uno de los servidores que se encuentra a disposición de todos los funcionarios de FEDEGAN nivel central. Para ubicar los documentos que se encuentran en medio magnético / electrónico del SGC de FEDEGAN, es necesario acceder a la carpeta pública por la siguiente ruta de la red interna: \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\. Para llegar a esa ruta, el usuario debe acceder por “Mis sitios de red”, “Toda la red”, “Red de Microsoft Windows”, a la red “Fedegán” y allí buscar el servidor de aplicaciones “Srvappl2 – Servidor de Aplicaciones) " (ver Imagen 1).
Imagen 1. Ubicación de la carpeta “CALIDAD TOTAL”
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Para no tener que realizar esta acción cada vez que se requiere acceder a la carpeta “CALIDAD TOTAL”, ubique el Mouse sobre la carpeta, haga clic derecho y seleccione “Conectar a unidad de red” (ver Imagen 2). Verifique que esté seleccionada la casilla de “Conectar de nuevo al iniciar sesión”. Esta acción creará un acceso directo de forma permanente en “Mi PC” con el nombre “Calidad total en "Servidor de Aplicaciones 2 (Srvappl2)"”.
Imagen 2. Conectar a unidad de red la carpeta “CALIDAD TOTAL”
3. SEGURIDAD Y ACCESO Debido a que la carpeta “CALIDAD TOTAL” hace parte de los mecanismos oficiales de archivo y control documental del SGC, cuenta con diferentes niveles de seguridad y permisos que ayudan a garantizar su adecuado uso y mantenimiento.
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En general, todos los funcionarios tienen acceso de lectura para todas las carpetas, pero únicamente el ADSG o el personal de apoyo de calidad cuentan con los permisos de escritura para incorporar o eliminar archivos. Por esta razón, tal como lo establece el procedimiento de elaboración y control de documentos (GI – P01), la publicación, reemplazo o eliminación de los documentos del SGC debe realizarla el Administrador o el personal de apoyo de calidad.
4. ORGANIZACIÓN BÁSICA La carpeta pública contiene a su vez varias carpetas descritas a continuación: • Artículos y material bibliográfico: esta carpeta, como su nombre lo indica, contiene algunos artículos y material referido a los temas de calidad y administración. Si bien es material general de consulta, lo más importante en que en esta carpeta se encuentra la copia electrónica de las normas ISO 9000, 9001 y 9004, referentes obligados para el SGC. • BVQI: debido a que la empresa de consultoría seleccionada por FEDEGAN para apoyar las tareas de implementación y certificación del SGC fue Bureau Veritas de Colombia S.A. (BVQI), se creó una carpeta con el fin de poner a disposición de las diferentes áreas involucradas información como planes de acción, actas de visita, presentaciones de capacitación, y demás material entregado en formato electrónico por la empresa de consultoría en el marco del SGC. • Documentos del Grupo Calidad: este espacio es usado por el ASGC y los profesionales que apoyan el tema de calidad en la organización como carpeta de gestión que contiene documentos de interés, boletines, planes, listas, etc. • Plantillas Papelería: en ella encontraremos las plantillas de papelería con el nuevo logo de Fedegán. • Registros SGC Fedegán: en esta carpeta se archivan todos los registros electrónicos asociados a la administración general del SGC. En particular, en la carpeta se encuentran: o Acciones correctivas, preventivas y de mejora: están organizadas por procesos y en cada proceso se diferencia entre las acciones abiertas (que requieren seguimiento) y las cerradas o concluidas.
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o Auditorías de BVQI: encontramos registros de las auditorías de certificación, ampliación de certificación y recertificación que se han realizado en Fedegán. o Auditorías internas de calidad: cuenta con los planes, programas e informes de las auditorías internas de calidad, además de las evaluaciones de los auditores. o BSC: se evidencian los cortes, mediciones y presentaciones a juntas directivas del Balanced Score Card. o Comité de compras: contiene los borradores y las actas aprobadas en el marco del Comité de Adquisición de Bienes y servicios (GR – P01). o Comité de archivo: encontramos actas del área y registros de las tablas de retención documental (TRD). o Evaluación de proveedores: contiene las evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores críticos para los procesos misionales (certificados) de la organización. o Gestión humana: en esta carpeta se encuentran las fichas técnicas de capacitación, los registros asociados al seguimiento de las acciones de capacitación (evaluación o eficacia) y el manual de perfiles y competencias. o Indicadores: contiene las fichas de los indicadores de gestión del SGC. o Revisión por la dirección: contiene los informes de revisión por la dirección. • SGC Fedegán: esta es la carpeta más importante del SGC de FEDEGAN. En ella se encuentran todos los documentos (manuales, procedimientos, formatos, instructivos, etc.) que se han elaborado para el desarrollo e implementación del mismo. Contiene a su vez 3 carpetas: o Documentos en borrador: contiene los documentos nuevos o que se encuentran en etapa de modificación para ser trabajados antes de su revisión y aprobación. o Documentos obsoletos: contiene los documentos que fueron reemplazados por nuevas versiones o que perdieron vigencia, por lo tanto se clasifican como “obsoletos”. Hace parte del archivo histórico del SGC. o Documentos oficiales: contiene los documentos vigentes de los procesos del SGC, según el alcance establecido en el Manual de Calidad. Estos son los documentos que aplican para cada proceso y sobre los cuales todos los funcionarios deben tener conocimiento según su propio proceso y los demás procesos que los afecten.
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5. DOCUMENTOS IMPORTANTES Por su importancia, se describen a continuación los documentos más importantes del SGC que deben ser conocidos por todos los funcionarios: • Manual de Calidad: el manual de calidad describe el modelo de gestión de FEDEGAN – Fondo Nacional del Ganado (F.N.G.) - Fondo de Estabilización para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados (F.E.P.), según los requisitos de un sistema de gestión de calidad bajo los parámetros de la NTC-ISO 9001-2008. En él se encuentra la descripción general de los procesos misionales, los procesos estratégicos y los procesos de apoyo a toda la organización. (Ubicación; \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\SGC Fedegán\ Documentos oficiales\Documentos Direccionamiento y Planeación\MANUAL DE CALIDAD) El manual está compuesto por varios elementos: o Documento principal (Word): contiene la presentación, el alcance del sistema, un contexto general sobre la organización y una breve descripción del sistema de gestión. o Mapa de Contexto (PowerPoint): es una forma esquemática de mostrar los principales elementos que componen el Sistema de Gestión de Calidad de FEDEGAN. En él se pueden ver: los procesos, los servicios, los clientes, los proveedores, las partes interesadas y los requisitos aplicables según la norma ISO 9001. o Tablas de Responsabilidad y Comunicación asociadas a los procesos: a partir de los diferentes requisitos de la norma ISO 9001 aplicables a cada proceso, se establecen las principales acciones y medios de comunicación interna de la organización. Definen los responsables, medios, receptores y registros. o Listados maestros de documentos, registros y documentos externos: en estos tres listados se encuentra el inventario de documentos existentes, con sus respectivos responsables y versiones. Es la “ficha bibliográfica” del sistema de gestión de calidad. o Caracterizaciones de procesos: las caracterizaciones se constituyen como una herramienta muy útil a la hora de describir de manera general los procesos que ejecuta la organización. En ellas se encuentra no sólo una descripción de las principales actividades que componen un proceso, sino una presentación esquemática de los proveedores y entradas, y de los productos y clientes que están involucrados con el proceso.
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• Norma ISO 9000: de la familia de normas ISO 9000 (9000, 9001, y 9004), esta es la norma sobre la cual se realizan las auditorías de certificación y se otorgan los certificados. La norma y los requisitos aplicables a cada proceso deben ser de conocimiento de todos los funcionarios de la organización. (Ubicación: \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\Artículos y material bibliográfico). • Procedimiento de elaboración y control de documentos: este procedimiento es la guía que normaliza la elaboración y presentación de los documentos del SGC de FEDEGAN. Establece los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión y anulación de los documentos que integran el SGC y establece los parámetros para la identificación de los registros que lo integran. Todos los documentos que hagan parte del SGC de FEDEGAN, deben cumplir con las directrices establecidas en este documento. (Ubicación: \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\SGC Fedegán\Documentos oficiales\Procedimientos Gestión Información\P Elaboración y Control de Documentos). • Procedimiento de registro y control de correspondencia: además del control de los documentos en general, el SGC tiene como pilar fundamental el control de los registros y la correspondencia debido a que en la gran mayoría de los casos estos documentos proporcionan evidencia sobre nuestra gestión. Todos los documentos internos y externos que fluyen en FEDEGAN, FNG y FEP deben seguir los lineamientos establecidos en este documento. (Ubicación: \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\SGC Fedegán\Documentos oficiales\Procedimientos Gestión Información\P Registro y Control de Correspondencia). • Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora: uno de los principios de calidad es el de la mejora continua. Por esta razón, no solo la norma exige procedimientos específicos en cuanto al tema, sino que es un requisito que se evalúa permanentemente en las auditorías de certificación y seguimiento. (Ubicación: \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\SGC Fedegán\Documentos oficiales\Procedimientos Control de Gestión y Mejoramiento\P Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora). • Procedimiento control de producto no conforme: en concordancia con el procedimiento anterior, la norma no sólo exige la mejora sobre los procesos sino el control y la mejora sobre la calidad de los productos. Este procedimiento define los parámetros bajo los cuales se evalúa la calidad de los productos o
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servicios de FEDEGAN, y el tratamiento general que se les debe dar cuando no cumplen con esos parámetros. (Ubicación: \\Srvappl2\CALIDAD TOTAL\SGC Fedegán\Documentos oficiales\Procedimientos Control de Gestión y Mejoramiento\P Control No Conforme).
6. NAVEGACIÓN POR “DOCUMENTOS OFICIALES” La carpeta pública “CALIDAD TOTAL” se ha organizado bajo el esquema general del SGC. Esto quiere decir que las carpetas que la componen se han organizado teniendo el cuenta el mapa de contexto (o de procesos) y según los procesos de la organización. MACRO PROCESO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
CONTROL DE GESTIÓN Y MEJORAMIENTO
MACROPROCESO MISIONAL
RECAUDO Y ADMINISTRACIÓ N DE LA CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO
CLIENTES: GANADEROS Y ESTADO
CLIENTES: GANADEROS Y ESTADO
SALUD ANIMAL CIENCIA Y TECNOLOGÍA CADENAS PRODUCTIVAS ACCION A LA COMUNIDAD FOMENTO A EXPORTACIONES
MACROPROCESO DE APOYO GESTIÓN HUMANA
Imagen 3. Mapa de contexto
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
GESTIÓN INFORMACIÓN
GESTIÓN JURÍDICA
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Tanto en el mapa de contexto como en algunas de las carpetas de “documentos oficiales” es frecuente encontrar hipervínculos o accesos directos para facilitar la navegación y el acceso a documentos comunes a varios procesos o a otros documentos. Sin embargo, ante la falla de estas ayudas, siempre se debe seguir la lógica de los procesos. 6.1. Estructura “Documentos Oficiales” La estructura por carpeta “Documentos Oficiales” es la que se describe a continuación:
CARPETA Documentos Direccionamiento y Planeación Procedimientos Acción a la Comunidad Procedimientos Cadenas Productivas
CONTENIDO -
Procedimientos Ciencia y Tecnología
-
Procedimientos Control de Gestión y Mejoramiento
Procedimientos Fomento a las exportaciones Procedimientos Gestión Financiera
-
BSC Manual de Calidad 07 CP Acción Comunidad 06.A Subproceso fomento al consumo y la demanda 06.B Subproceso Fortalecimiento de Cadenas 06.C Subproceso Representación Institucional M Asistencia Técnica y Gestión Crediticia P Monitoreo en la Gestión Productiva en las Empresas Ganaderas P Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P Auditoría Calidad P Auditoria de Gestión P Auditoria Financiera y Administrativa P Control Producto No Conforme P Otorgamiento de Compensaciones P Administración del Fondo Fijo y la Caja Menor P Administración Presupuesto P Legalización de recursos convenio SENA P Pagos
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CARPETA Procedimientos Gestión Humana
Procedimientos Gestión Información
CONTENIDO -
Procedimientos Gestión Recursos Físicos
Procedimientos Macroproceso de Apoyo Procedimientos Recaudo y Admón. Cartera CFGL
-
Procedimientos Salud Animal
-
P Análisis Ocupacional P Capacitación P Selección de Personal P Archivo P Elaboración y Control de Documentos P Gestión Tecnológica P Registro y Control de Correspondencia P Adquisición de Bienes y Servicios P Evaluación de proveedores P Inventario y Almacén M Administrativo para las URDGS P Administración de Cartera de CFGL P Identificación y Registro Recaudadores P Recaudo CFGL P Supervisión del Recaudo P Ejecución y Evaluación de Programas de S.A P Identificación de Programas de S.A P Planificación de Programas de S.A
En caso de que definitivamente este instructivo o una navegación improvisada por las carpetas no permitan encontrar lo que busca, no dude en contactar al Administrador del Sistema de Gestión de calidad o el equipo de apoyo.
7. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Se incluyó en el presente instructivo lo correspondiente al Proceso Ciencia y Tecnología, debido a que se amplió el alcance de la certificación a dicho proceso. Se modificó para el presente documento las citas que hacían referencia a la ruta de acceso a la información, por medio del servidor de aplicaciones, esto debido a que dicho servidor cambió de nombre.
Fecha Modificación
Nueva Versión
23/07/2009
1.1
16/05/2011
1.2
