Artículo

NUEVAS TECNOLOGÍAS

Salas de Prensa Virtual: una necesidad empresarial

Estas salas se están convirtiendo en un espacio habitual y de gran visibilidad en las webs de las grandes empresas, no obstante están siendo infrautilizadas como canales alternativos de comunicación, según atestiguan diversos estudios que se traen a colación a este artículo. Texto: Oski Goldfryd Grynberg, periodista especializado en Nuevas Tecnologías.

U

n estudio de la consultora

Sin embargo, pese a estas cifras tan

webs corporativas que incluyen informa-

francesa Hopscotch realizado

contundentes, un estudio llevado a cabo

ción útil para medios de comunicación)

hace cinco años, el “Baróme-

en 2005 por el Departamento de Comu-

se han consolidado como un espacio

tro Internacional sobre los medios y

nicación de IBM España, en colaboración

habitual y de gran visibilidad en las webs

las nuevas tecnologías”, afirmaba ya

con el Centro Universitario Villanueva

de las grandes empresas. Más del 92

en 2002 que Internet ya se había im-

y el Departamento de Sociología VI de

por ciento de las compañías analizadas

puesto como primera fuente de infor-

la Universidad Complutense de Madrid,

dispone de Salas de Prensa para aten-

mación para los periodistas de todo

señala que las empresas no utilizan In-

der las necesidades de los medios de

el mundo. Esta encuesta fue realiza-

ternet de forma eficiente en su relación

comunicación. Estas áreas suelen ser

da en diez países europeos, Estados

con los medios de comunicación.

abiertas y no requieren de identifica-

Unidos, Sudáfrica, Japón y Australia.

ción del usuario y contraseña para su Así, el 70 por ciento de las consultas que

consulta, aunque existe un porcentaje

Por otra parte, los estudios anuales

los medios de comunicación envían a tra-

mínimo (5 por ciento) de empresas que

de Don Middleberg y Steven Ross, que

vés de Internet no es respondido por las

limitan el acceso a ellas, siendo necesa-

analizan las relaciones existentes entre

empresas. Ésta es una de las conclusiones

rio identificarse previamente.

el periodismo y las nuevas tecnologías

que se desprende de dicho estudio, “Best

en Estados Unidos, reflejan que la prác-

Practices in Public Relations. An Analysis

La documentación escrita es, en gene-

tica totalidad de los encuestados se

of Online Press Rooms in Leading Compa-

ral, el apartado con mayor presencia en

conectan a diario para ver su correo y

nies Around the World”, donde se analizan

las Salas de Prensa analizadas. Aún así,

lo hace para buscar información.

las Salas de Prensa en Internet de 170

el estudio sostiene que existen algunas

empresas, seleccionadas por volumen

carencias en ciertos aspectos documen-

de facturación, en

tales. Biografías de directivos, datos

ocho países distin-

financieros o datos históricos de la com-

tos (Estados Uni-

pañía son apartados poco habituales en

dos, Reino Unido,

las Salas de Prensa de las compañías

Francia, Alemania,

analizadas. Además, en demasiadas

Noruega, Dina-

ocasiones, esta documentación es difícil

marca, Singapur y

de encontrar y está mal organizada.

Autor: GOLDFRYD GRYNBERG, Oski. Título: Salas de Prensa Virtual: una necesidad empresarial. Fuente: Revista de Comunicación, nº 2, pág. 58. Diciembre, 2007. Resumen: Resumen: Las Salas de Prensa de las grandes empresas están aún inmersas en una fase inicial de mera publicación de información, sin sacar partido de la interactividad, personalización e inmediatez que Internet, según se desprende del estudio cuyas conclusiones se traen a este artículo y que ha llevado a cabo el Departamento de Comunicación de IBM España, en colaboración con el Centro Universitario Villanueva y el Departamento de Sociología VI de la Universidad Complutense de Madrid. Descriptores: Herramientas de Comunicación / Salas de Prensa Virtuales / Canales Alternativos de Comunicación

58

España). INTERACTIVIDAD Y ACTUALIZACIÓN En él se señala que, en general,

Respecto a las posibilidades de interac-

las Salas de Pren-

tividad de las Salas de Prensa, el estudio

sa virtuales (áreas

de IBM constata que en la mayoría de

específicas de las

estas webs existen vías de contacto con

REVISTA DE COMUNICACIÓN

58_Comunic_02Tecnologias.indd 58

29/11/07 08:11:30

el Departamento de Comunicación, bien por correo electrónico, bien mediante formularios web. Sin embargo, casi un 70 por ciento de las consultas que los autores del estudio enviaron a las empresas, simulando una consulta periodística sencilla, no obtuvo respuesta alguna. Y de las respuestas, cerca de un 66 por ciento llegó con más de

El 70 por ciento de las consultas que los medios de comunicación envían por Internet no es respondido por las empresas y más del 66 por ciento de las que obtienen respuesta es tras 48 horas.

por las cadenas de televisión es un recurso técnicamente complicado por razones de tamaño y peso de los archivos. En cuanto a la existencia de archivos sonoros, con declaraciones de los portavoces de la compañía, son muy poco frecuentes en las Salas de Prensa analizadas (7 por ciento). Concretamente, en

48 horas de retraso. Estudios anteriores

para medios de comunicación. Sólo un

nuestro país, de las 50 Salas de Prensa

han puesto de manifiesto que éste es

50 por ciento del total de compañías

españolas consultadas, sólo una incluía

uno de los aspectos que más preocu-

analizadas dispone de imágenes en

este tipo de recurso.

pan a los profesionales de los medios

calidad suficiente para que los profe-

de comunicación en su relación con las

sionales de los medios las descarguen

Para los autores del estudio, las gran-

empresas.

y utilicen. De forma significativa, el es-

des empresas han incorporado las Sa-

tudio evidencia que en más de la mitad

las de Prensa como canal alternativo

La actualización, otro aspecto muy va-

de las Salas de Prensa analizadas (55

de comunicación y como herramienta

lorado por los medios de comunicación,

por ciento) no es posible encontrar un

para la transmisión de información

también obtiene resultados negativos

logotipo en calidad suficiente para ser

documental, si bien no se están apro-

en el estudio de IBM. Con la excep-

publicado en un medio de comunica-

vechando al máximo las posibilidades

ción de las empresas de Reino Unido

ción. Además, el empleo de gráficos,

que ofrece la tecnología. Otra conclu-

y Alemania, la actualización diaria e

tanto ilustrativos como financieros, es

sión que se desprende del estudio de

inmediata de las Salas de Prensa es

muy minoritario en las Salas de Prensa

IBM es que las Salas de Prensa de las

algo poco frecuente en las empresas

(17 por ciento).

grandes empresas están aún inmersas

analizadas. En las empresas españolas

en una fase inicial de mera publicación

en particular, solo en un 14 por ciento

La disponibilidad de recursos multi-

de información, sin sacar partido de la

de los casos, se actualizan sus Salas de

media, por su parte, es aún minori-

interactividad, personalización e inme-

Prensa de forma diaria e inmediata.

taria entre las empresas analizadas.

diatez que Internet ofrece.

Sólo un 10 por ciento de ellas pone a Imagen y multimedia

disposición de los medios un archivo

Según Alfonso González Herrero, di-

para consultar los vídeos de su depar-

rector de Relaciones Públicas de IBM

Otras carencias importantes se refieren

tamento de comunicación. La descarga

España, y director del estudio, “las em-

a la utilización de archivos fotográficos

de material directamente utilizable

presas son conscientes de que deben

> Diciembre 2007

58_Comunic_02Tecnologias.indd 59

59

29/11/07 08:11:37

UNA SALA DE PRENSA VIRTUAL AL CIENTO POR CIENTO >

tener una Sala de Prensa en Internet, pero aún no aprovechan todas las posibilidades que la Red les ofrece como vehículo, no ya de comunicación sino de interacción con los medios de información”. González Herrero considera que “el presente estudio refleja una realidad francamente mejorable de la comunicación corporativa a través de Internet. Empresas e instituciones tenemos la responsabilidad de mejorar nuestros canales de información online para responder a las necesidades de los profesionales de la comunicación”. Los resultados comparativos por países determinan que no existe ningún mercado que destaque especialmente sobre el resto en sus prácticas de comunicación online. De hecho, los buenos resultados en algunas áreas en las empresas de un determinado país, conviven con lagunas importantes en otras cuestiones. Por tanto, se pueden extraer datos parciales como la abundancia de recursos documentales escritos en las empresas norteamericanas, la importancia de las imágenes y recursos gráficos en las empresas alemanas o las carencias en diversas áreas en las empresas nórdicas. Además, en España también hay datos especialmente negativos, como la escasa frecuencia de actualización de los contenidos de sus Salas de Prensa. Para los autores del estudio, esta diversidad de resultados se explica más por la naturaleza de la relación que las empresas de un país tienen con sus medios de comunicación, que por el grado de progreso tecnológico de cada uno de los distintos países analizados. El entorno económico globalizado y la difusión y réplica inmediata de prácticas corporativas en los entornos online también pueden explicar el hecho de que no haya ningún país cuyas empresas destaquen sobre el resto en la utilización de Internet como canal de comunicación. ¿SALA DE PRENSA VIRTUAL? ¿POR QUÉ? De acuerdo a un estudio de Cisco System y Kaagan Research & Associates, el 91 por ciento de los periodistas tienen acceso a Internet. Por su parte, Middleberg & Associates señalaba hace ya un tiempo que tres de cada cuatro periodistas visitan Internet cada día para recoger noticias, y los artículos de investigación son los que más consultas generan de parte de periodistas. Según la consultora, los periodistas utilizan un promedio de 13,4 horas online por semana, mientras que Internet es la segunda fuente más importante para encontrar proveedores de noticias, según Journalists Turn to Net. Según Marieta Proenca, de Marco de Comunicación, la Sala de Prensa Virtual “es la herramienta más relevante para incorporar las Relaciones Públicas de una empresa al mundo online. La clave para crear una sala de prensa virtual con éxito es pensar en las necesidades de los periodistas ya que son los clientes a satisfacer”. Las Salas de Prensa Virtuales pueden ser definidas como áreas específicas de la Web de una empresa que, en la mayoría de los casos, son abiertas y no requieren identificación del usuario, ni contraseña para su consulta.•

60

Según Marieta Proenca, de Marco de Comunicación, los elementos imprescindibles que hay que incorporar en una sala de prensa virtual para que pueda cumplir sus funciones son: 1. Un dossier de prensa completo y actualizado: Es importante entender que el dossier de prensa virtual no es simplemente una copia online de la versión impresa. La adaptación online debería incluir toda la información presente en el dossier en papel actualizada y ampliada con informes adicionales más detallados como, por ejemplo, las biografías actualizadas de directivos y datos financieros o históricos de la compañía. Toda esta documentación debe estar bien organizada y ser fácil de localizar. 2. Las últimas notas de prensa y noticias: La actualización inmediata es uno de los aspectos que los medios de comunicación más valoran en una sala de prensa virtual. Al fin y al cabo, los periodistas que visitan una página Web cuentan con encontrar la información más reciente posible y sería una cuestión de coherencia cumplir con sus expectativas. 3. Imágenes y logos en alta resolución: La disponibilidad de este tipo de archivos facilita enormemente el trabajo del periodista siendo indispensables para responder a las necesidades de los medios de comunicación. 4. Archivos audio y video: Todavía son pocas las empresas que proporcionan recursos multimedia en su Webs y por ello, éste podría ser un elemento diferenciador de la competencia. Para completar la atención a los medios se pueden incluir transcripciones del material audiovisual para aquellos periodistas que no disponen de tiempo para ver u oír los archivos. 5. Calendario de eventos: Una vez más, es importantísimo mantener a los medios bien informados y por eso insertar en la Web el calendario completo y actualizado de eventos de la empresa permitirá a los periodistas organizar su agenda con antelación y asistir a los acontecimiento que reputan de mayor interés para sus lectores. 6. Contacto: Es imprescindible incluir un formulario web o correo electrónico que permita a los periodistas ponerse en contacto con los responsables de Relaciones Públicas. La falta de esta posibilidad violaría la característica fundamental de Internet: la interactividad. Asimismo, proporcionar la herramienta sin después preocuparse por facilitar rápidamente la información solicitada se traduciría en una falta de respeto y despreocupación por la imagen de la impresa. 7. Apariciones en medios: No hay mejor promoción que incluir en la propia Web la información positiva que se ha publicado en los medios acerca de la empresa. Así, se deja la palabra en boca de fuentes imparciales que se convierten en el principal testimonio de la credibilidad y éxito de una compañía. “La cantidad de información contenida en la sala de prensa virtual es en sí insignificante”, comenta Marieta. “Lo más importante es incluir comunicaciones relevantes que son útiles para los medios y a la vez limitar el uso excesivo de publicidad exagerada y flash, que pueden socavar la seriedad de la empresa.”

REVISTA DE COMUNICACIÓN

58_Comunic_02Tecnologias.indd 60

29/11/07 08:11:37