MANUAL PARA L A EL ABORACIÓN DE
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CAPÍTULO 9. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
Herramientas para el Manual de Elaboración de PLS REUNIONES FASE/S PROCESO EN LA/S QUE SE PUEDE UTILIZAR: TODAS - COMUNICACIÓN INTERNA DESCRIPCIÓN: Las reuniones son la herramienta de trabajo y comunicación fundamental para el trabajo en equipo. Hay algunas recomendaciones que facilitan el éxito de las reuniones: 1. Tener claros los objetivos de la reunión, y comunicarlos con anterioridad a los participantes. 2.Tener un orden del día y una duración establecidos, y seguirlos y respetarlos. 3. Avisar con tiempo a las personas asistentes y asegurar que les ha llegado la convocatoria. 4. R ealizar un acta de la reunión, estableciendo alguien que toma notas de los temas tratados. Estas actas deben ser luego firmadas por los asistentes. 5. D ebe de haber una persona que modere la reunión, dando turnos de palabras y solucionando conflictos. 6. T odas las personas asistentes deben tener un rol, ya sea en la reunión o derivado de la misma. Y este rol debe quedar claro para todos los asistentes (si una persona no entiende su papel en un equipo de trabajo no se sentirá parte del mismo). 7. E stablecer un cronograma para las tareas derivadas de la reunión, que cada persona sepa qué tiene que hacer y cuando lo tiene que hacer. EJEMPLO:
ACTA 01/2010 REUNIÓN GRUPO MOTOR PROYECTO DESARROLLO ACCIÓN LOCAL EN SALUD FECHA: 05/10/2010 HORA: 10:00 H LUGAR: Sala ...
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CAPÍTULO 9. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
Listado de Asistentes: Gerente PMD Ayuntamiento Servicio Salud Pública. Distrito Sanitario Técnica Servicios Sociales-ZNTS. Ayuntamiento Director Centro Salud Concejal Medio Ambiente. Ayuntamiento Concejal Deportes. Ayuntamiento Técnico Juventud. Ayuntamiento Coordinador Medio Rural. Ayuntamiento Técnica Promoción Salud. Distrito Sanitario Metropolitano Concejal de Participación Ciudadana. Ayuntamiento Enfermera Centro Salud Asesora Técnica. Delegación Territorial Salud Técnico Acción Local Salud. Delegación Territorial Salud Orden del Día: 1. Entrega de documentación 2. Revisión del informe de salud con la propuestas/sugerencias,... 3. D efinir pautas de funcionamiento y organización del GM: periodicidad reuniones, función de secretaría, elaboración de actas, elaboración de convocatorias para las próximas reuniones,... 4. Diseño de la hoja de ruta 5. Otros temas de interés: memoria justificativa subvención 6. Dudas, sugerencias,... 7. Acuerdos A continuación se detalla cada uno de los puntos tratados en la primera reunión del Grupo Motor (en adelante GM): 1. Previamente en los días anteriores, por correo electrónico, se remitió a los miembros del GM, una copia del Informe de salud para el análisis compartido en la reunión de hoy. 2. En la revisión del informe de salud se tienen en cuenta una serie de aportaciones y sugerencias de mejora... 3. Definir pautas de funcionamiento y organización del GM: este apartado por falta de tiempo no se aborda en su totalidad, pero se acuerda fundamentalmente que las reuniones tendrán lugar como mínimo con carácter ordinario dos veces al mes, más luego aquellas otras que se consideren con un carácter extraordinario. En relación al acta, se elabora un acta de la reunión, para su lectura y aprobación en la siguiente reunión.
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CAPÍTULO 9. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
En relación a las convocatorias para las reuniones, para agilizar la comunicación de las mismas, se informarán con una cierta antelación por correo electrónico, en el que se remite en dicha convocatoria los asuntos a tratar, conociéndose de antemano la fecha de celebración de la misma. 4. Diseño de la hoja de ruta. Se adjunta una propuesta de modelo de hoja de ruta con una serie de fases a consensuar y rellenar en la próxima reunión. 5. Otros datos de interés: 6. Dudas/sugerencias,... 7. Acuerdos, de cara a facilitar el seguimiento de los acuerdos, tareas y demás aspectos a tener en cuenta, se adjunta este cuadro: persona encargada
Acuerdo / Tarea asignada
Plazo tiempo
Remitir informe ZNTS
Antes del 12 de noviembre
Ficha de recursos Elaborar y rellenar ficha de recursos
Antes del 12 de noviembre
Actualizar datos de población, pirámide y mapas
Tener disponible dicha información para la próxima reunión del 25/11
Incluir datos de absentismo escolar
Tener disponible dicha información para la próxima reunión del 25/11
Incluir datos sobre ganadería
Tener disponible dicha información para la próxima reunión del 25/11
Revisar datos mercado de trabajo
Tener disponible dicha información para la próxima reunión del 25/11
Revisar apartado informe de salud sobre protección salud alimentaria/ ambiental
Tener disponible dicha información para la próxima reunión del 25/11
Adjuntar actas y modelo hoja de ruta Logotipo RELAS
5 de noviembre
Remitir a la Delegación Territorial de Salud la memoria justificativa subvención 2010
Antes del 19 de noviembre
Otros....
Siendo las 13 horas, se termina la reunión, y nos emplazamos para la próxima reunión, prevista para el día 25 de Noviembre, a las 10 horas, en el mismo lugar. En FIRMADO
a 5 de noviembre de 2010
