PLANIFICACIÓN  BÁSICA  DE  REUNIONES     Las  REUNIONES  deben  apoyar  las  metas,  la  misión  y  el  plan  estratégico  de  tu  organización.  No  te  dejes   atrapar  por  la  logística  porque  perderás  de  vista  el  objetivo  de  la  reunión.    ¿TRABAJO  EN  EQUIPO  O  INDIVIDUAL?   Siempre  que  sea  posible,  trabaja  en  equipo.  De  esta  manera,  puedes  compartir  las  responsabilidades  y   los  costos  y  sentirte  menos  estresado.  En  verdad,  ninguna  persona  comprende  por  completo  todos  los   detalles  de  un  proyecto  o  tema  complejo.  El  trabajar  en  equipos  nos  da  más  perspectiva  y  alimenta  la   creatividad:  dos  cabezas  SON  mejor  que  una.    

Sugerencias:   § Selecciona  a  un  miembro  del  equipo  para  que  se  ocupe  de  coordinar  todos  los  detalles  necesarios.     § Tal  vez  tú  y  los  miembros  de  tu  equipo  decidan  ser  coanfitriones  del  evento  y  compartir  los  gastos.   § Planifica  la  presentación  con  cuidado  para  que  cada  miembro  del  equipo  no  tenga  ninguna  duda  de   lo  que  se  espera  de  ellos.     § Asegúrate  de  que  todos  los  miembros  del  equipo  orienten  su  parte  de  la  presentación  al  tema  o   mensaje  general  que  se  está  desarrollando  (por  ejemplo,  Reunión  de  Entrenamiento,  Reunión  de   Oportunidad,  Grupo  de  Ejercicio).   SELECCIÓN  DEL  LUGAR   ¿Qué  tipo  de  lugar  estás  buscando?  

Los  lugares  pueden  ser  de  todo  tipo  y  tamaño  y   no  se  limitan  sólo  a  los  hoteles.  Otros  lugares  que   puedes  considerar  son:   • Iglesias.   •  Busca  las  o ficinas  d e   • Bancos.   turismo  /  c entros  d e   • Escuelas  .   visitantes  d e  tu  c iudad.   • Teatros.   • Tu  casa.   asa   • Salones  p rivados  d e   restaurants.   • Galerías  d e  a rte.   Debes  acordar  con  el  lugar  que  elijas  que  se  sirvan   muestras  de  Shakeology.  Muchos  lugares  no   permiten  el  ingreso  de  alimentos  a  sus   establecimientos.  Además  pueden  requerir  que   todos  los  alimentos  que  se  consuman  (además  de   Shakeology)  se  compren  en  el  lugar.  Acuérdarte  de   traer  licuadoras,  cables  de  extensión,  vasos  de   muestra,  toallas  de  papel,  y  ¡mucho  Shakeology   para  tus  invitados!  

¿Estás  pensando  en  servir  Shakeology®?  

  ¿Estarán   todos   tus   invitados   cómodos   en   el   espacio   que   elegiste   luego   de   acomodar   las   sillas,  las  mesas  y  el  equipo  de  audio  y  video?  

A  las  personas  les  gusta  estar  cómodas  y  tener   espacio  para  moverse.  No  sobrecargues  el  lugar   de  personas.  ¡Tus  invitados  se  sentirán  felices!  

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¿Por  cuánto  tiempo  necesitas  el  lugar?  

Cuando  reserves  tu  espacio  para  la  reunión   asegúrate  de  distribuir  el  tiempo  necesario  para   preparar  y  desarmar  el  lugar,  por  lo  general  entre  1   a  1/2  hora  para  cada  parte.  

¿Qué  altura  tiene  el  techo?  

Los  techos  varían  en  cada  lugar  y  en  cada  salón.  Elije   un  espacio  que  se  adapte  de  la  mejor  manera  al   programa  de  tu  reunión.   Sugerencias:   Solo  reunión,  no  hay  ejercicios.    Altura  del  techo:     9’  –  11’   Reunión  +  ejercicios.  Altura  del  techo:  11’  o  más  

¿Organizarás  ejercicios?  

Reserva   un   lugar   más   grande   para   que   tus   invitados   tengan   suficiente   espacio   para   desplazarse.   ¡No   te   olvides   de   la   altura   del   techo!   Cada  invitado  debe  firmar  un  formulario  de   renuncia  si  estás  planeando  hacer  ejercicios.   ¡Ten  a  mano  una  buena  cantidad  de  agua  y   toallas  de  papel!    

¿CUÁNTO  ESPACIO  NECESITAS? Ten  en  cuenta  que  los  pies  cuadrados  indicados  abajo  son  estimados.   § Agrega  20%  para  pantallas  de  retroproyección  de  audio  y  video.     § Agrega  10%  para  el  escenario  y  la  mesa  principal  (los  tamaños  comunes  son:  6’  x  8’  y  4’  x  8’).   § Agrega  espacio  para  lugares  bloqueados.   § Ponte  en  contacto  con  el  lugar  para  obtener  más  información.       Teatro   Aula  (18´)     Recepción   Teatro  

0  –  25   238    ft2   363    ft2  

25  –  50   475  ft2   725  ft2  

10  –  12  ft2  por  persona   9  –  11  ft2  por  persona  

CAPACIDAD   50  –  100   100  –  150   950  ft2   1425  ft2   1450  ft2   2175  ft2   REGLA  GENERAL     Aula  (18’)   Banquete  (10´)  

OPCIONES  DE  ESPACIO  DEL  SALÓN   Teatro  

 

 

150  –  200   1900  ft2   2900  ft2  

250  o  más   2375  ft2.   3625  ft2  

14  –  15  ft2  por  persona   12  –  13  ft2  por  persona  

Aula  

 

 

En  este  tipo  de  espacio  los  participantes   También  conocido  como  “Salón  de  Clase”   simplemente  se  sientan  en  filas  mirando  al   El  espacio  más  conveniente  para  conferencias  de   presentador.  Este  es  el  tipo  de  espacio  más  común   mediana  a  mayor  concurrencia.  Para  este  espacio  es   para  reuniones  de  menos  de  medio  día  de  duración   necesario  un  salón  un  poco  más  amplio.  Las  mesas  les   ofrecen  a  los  asistentes  el  espacio  necesario  para   desplegar  sus  materiales  y  tomar  notas.   Planificación de Reuniones 101 Página 2 de 7 03-26-2012

   COMIDA  Y  BEBIDA   Ya  sea  que  decidas  ofrecer  comida  y  bebida  en  tu  evento,  esto  dependerá  de  las  metas  y  los  objetivos   que  te  planteaste  para  la  reunión.  Es  probable  que  necesites  servir  refrescos  livianos  para  hacer  una   pausa  y  dividir  el  día.  Recuerda  que  ordenar  el  servicio  de  comida  y  bebida  a  un  hotel  o  salón  de   reuniones  podría  incrementar  tus  costos  de  manera  considerable.   Sugerencia:   Si   decides   servir   refrescos   livianos,   ¿por   qué   no   mezclar   un   poco   de   Shakeology,   cortar   unas  de  Barras  de  P90X®  Peak  Performance  o  servir  P90X  Results  and  Recovery  Formula®  luego  de  los   ejercicios?    EQUIPO  DE  AUDIO  Y  VIDEO   ¿Cuáles  son  los  equipos  de  audio  y  video?   • Mano  de  obra  (instalación  y   • Monitores  de  computadora   apoyo  técnico)   • Computadoras   • Iluminación   • Micrófonos  /  micrófono  de   • Caballetes,  rotafolios   corbata   • Equipos  de  cables   • Podios   • Cables  de  extensión  /  enchufes  

• Electricidad  

• Impresoras   • Soportes  para  proyección   • Proyectores   • Pantallas   • Televisores,  reproductores  de   video  y  DVD  

Ten  presente  que  no  todos  los  salones  están  equipados  con  sistemas  de  audio  así  como  tampoco  todas  las   reuniones  los  necesitan.   Si  tienes  algún  equipo  de  audio  y  video  y  sabes  cómo  usarlo,  puedes  considerar  traerlo  contigo.   Asegúrate  de  obtener  la  autorización  previa  del  lugar  o  es  posible  que  debas  abonar  un  cargo  adicional   por  traerlo  contigo.  

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¿CÓMO  HACER  CORRER  LA  VOZ?   Redes  sociales   Facebook®   y   Twitter®.   Estos   sitios   son   redes   sociales   en   donde   puedes   unirte   a   redes   organizadas   por   ciudad,   lugar   de   trabajo,   escuela   y   región   para   conectarse  e  interactuar.  ¿Por  qué  usarlas?   • ¡Son  GRATIS!   • Puedes  construir  una  red  visual  en  Internet  de  tu  línea  descendente,  en   donde  sea  que  se  encuentre.   • Conéctate  con  miembros  de  tu  línea  descendente. • Pon  en  contacto  a  miembros  de  tu  línea  descendente.   • Puedes  crear  un  evento  y  cualquier  persona  puede  confirmar  su  asistencia.   • Puedes  crear  un  grupo  al  que  cualquier  persona  en  Facebook  pueda  unirse  o   hacer  que  las  personas  “te  sigan”  en  Twitter.   • facebook.com,  twitter.com   Blogs:  ¡Escribe  una  entrada  sobre  tu  próximo  evento!  Una  vez  que  el  evento   haya  concluido,  escribe  otra  entrada  detallando  su  éxito  y  cuánto  se   divirtieron.  Quienes  no  asistieron  a  tu  evento  se  sentirán  decepcionados  por   habérselo  perdido  y  quienes  sí  asistieron  querrán  dejar  un  comentario  positivo.     Si  no  tienes  un  blog,  puedes  registrarte  y  crear  uno  GRATIS  en:   • blogger.com/start   Evite®  es  una  gran  herramienta  para  planificar  un  evento:   • ¡Es  GRATIS!   • Compromete  a  los  invitados.   • Te  ayuda  a  estimar  el  número  esperado  de  asistentes.   • evite.com   Llamada  de   Conferencia   (Programar  una)  

Mantén  una  llamada  de  conferencia  con  tu  equipo  y  anímalos  a  que  asistan  a   tu  próximo  evento.  Anima  a  tu  equipo  a  que  luego  realicen  su  propia  llamada   de  conferencia  con  los  miembros  de  sus  equipos  para  anunciar  el  evento.   Puedes  programar  una  llamada  de  conferencia  GRATIS  en:   • FreeConferenceCall.com   • Hasta  96  participantes  por  llamada.   • Se  pueden  grabar  las  llamadas  para  reproducirlas  en  el  futuro.  

Envíos  de  correos   electrónicos  

¿Por  qué  no  enviar  correos  electrónicos  a  tus  contactos  invitándolos  a  tu   evento?  Es  una  manera  rápida  y  efectiva  de  llegar  a  un  gran  número  de   personas  a  la  vez.   Sugerencias:  El  asunto  de  tu  correo  electrónico  debe  ser  llamativo.  Este  debería   contener  una  oferta  breve  y  una  llamada  para  entrar  en  acción  (que  animará  a   los  destinatarios  a  responder  a  la  brevedad).  También  debes  considerar  proteger   la  privacidad  de  tus  contactos  enviándoles  correos  electrónicos  a  través  del   campo  BBC  (Copia  Oculta).  

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Cadena   telefónica   (Comienza  una)  

¿Por  qué  no  llamar  a  todos  tus  Entrenadores  Diamante  e  informarles  de  tu   próximo  evento?  Pídeles  que  luego  llamen  entre  5  a  10  personas  en  su   organización  para  informarles  de  tu  evento.  Y  luego  haz  que  esas  5  a  10   personas  llamen  a  otras  5  a  10  personas.  Lo  bueno  de  las  llamadas  telefónicas  es   que  son  personales.  A  las  personas  les  gusta  recibir  una  llamada  telefónica  para   informales  de  lo  que  está  ocurriendo.  

Publicaciones  en     Sitios  Web  

Con  gusto  publicaremos  tu  reunión  en  la  Oficina  en  Línea  del  Entrenador.   Solo  necesitamos  cinco  días  hábiles  para  procesar  la  información.   • Envíanos  un  correo  electrónico  con  todos  los  detalles  de  tu  reunión  a:   [email protected]  

ADICIONALES   Premios  y   Reconocimientos  

El  reconocimiento  no  sólo  construye  la  autoestima  en  una  persona,  sino   que  también  fortalece  conductas  deseadas  y  ayuda  a  crear  una  atmósfera   de  agradecimiento  y  confianza.   ¿Por  qué  no  crear  certificados  de  logros  y  entregárselos  a  los  asistentes  que   hayan  alcanzado  el  próximo  logro  en  su  negocio  de  entrenador  de  Team   Beachbody?  

Carteles  /  Señalización  

En  general,  colgar  carteles  o  señalización  requiere  de  equipos  y  mano  de   obra  especializada.  También  es  probable  que  debas  obtener  un  permiso   especial  del  lugar  en  donde  desarrollarás  tu  evento  y  abonar  una  tarifa.  Si   es  así,  intenta  usar  rotafolios.  Los  carteles  pueden  comprarse  en:   TeamBeachbodyTools.com  

Etiquetas  de   Identificación    

Uno  de  los  aspectos  más  importantes  y  notables  de  una  reunión  son  las   etiquetas  con  nombres.  Para  los  asistentes  que  no  se  conocen  entre  sí  y  para   los  que  se  ven  un  par  de  veces  al  año,  las  etiquetas  de  identificación  son  su   primera  presentación.   Las  etiquetas  de  identificación  son  muy  económicas  ($4.99  /  100  el   paquete)  y  pueden  imprimirse  con  anticipación  o  los  asistentes  pueden   crearlas  cuando  lleguen  al  evento.   Sugerencias:   • “Doradas”  para  los  invitados  /  Clientes  Potenciales.   • “Azules”  para  los  Entrenadores.  

Solicitudes  impresas  

Un  Cliente  Potencial  desea  suscribirse,  ¿qué  haces?  Entrégales  una  solicitud   impresa   para   completar   a   mano   en   caso   de   no   contar   con   una   conexión   a   Internet.   Las  solicitudes  impresas  pueden  descargarse  de  la  Oficina  en  Línea  del   Entrenador.  

Mesa  de  exhibición  

Prepara  una  mesa  de  exhibición  atractiva  en  todas  tus  reuniones.  Esto  les  da   a  los  Clientes  Potenciales  la  oportunidad  de  hacer  preguntas  acerca  de  una   gran  variedad  de  productos  Beachbody®,  ¡entre  ellos  nuestros  suplementos!  

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     Sorteo  

A  todos  les  gusta  ganar  algo  (en  especial  cuando  no  significa  un  costo  para   ellos),  entonces,  ¿por  qué  no  hacer  un  sorteo?  Los  premios  pueden  ser  de   diferentes  precios  y  variedades,  ¡sé  creativo!   Sugerencias:   • Un  vaso  mezclador  de  Shakeology.   • Una  tarjeta  de  regalo  de  $5  para  comprar  en  Target®  o  Trader  Joe’s®.   • 2  boletos  para  el  cine.   • Prepara  una  canasta  con  productos  Beachbody  (¿qué  te  parece  una   muestra  de  los  programas  de  ejercicios  Beachbody?).  ¡Con  suerte,  uno  de  tus   Clientes  Potenciales  lo  gane!   • Publicita  tu  sorteo  en  el  anuncio  de  tu  reunión.  

Hoja  de  ingreso  

¡Esto  es  IMPRESCINDIBLE!  Debes  crear  una  hoja  de  ingreso  para  tus   asistentes  para  que  puedas  controlar  quiénes  asistieron  a  tu  evento  y  hacer   un  seguimiento.  Puedes  tener  hojas  de  ingreso  para  Entrenadores  y  para  los   invitados.   Las  hojas  de  ingreso  incluyen  lo  siguiente:   Invitados:   Entrenadores:   • Nombre   • Nombre   • Nombre  del  Entrenador  que   • Dirección  de  correo  electrónico   invita   • Rango  actual   • Dirección  de  correo  electrónico   • Número  de  Teléfono   • ¿Cómo  te  enteraste  de  este   evento?  

SITIOS  WEB,  TELÉFONOS  Y  SITIOS  DE  REGISTRO   GoToMeeting   IMConferencing   SaveonConferences   WebEx   FreeConferenceCall.com   RegOnline   CVent  

GoToMeeting.com   IMConferencing.com   SaveOnConferences.com   WebEx.com   FreeConferenceCall.com   RegOnline.com   CVent.com  

   CONSEJO   • Crea  un  equipo  pequeño.  Pide  a  algunos  Entrenadores  que  te  ayuden  para  que  no  te  sientas  abrumado   como  anfitrión  del  evento.  Asigna  tareas  para  que  todos  sepan  con  claridad  qué  papel  les  corresponde   para  que  el  evento  sea  un  éxito.   • Si    te  es  posible,  visita  en  persona  el  lugar  en  donde  se  desarrollará  el  evento.   • Consigue  un  plano  del  salón  que  elegiste.  Asegúrate  de  que  este  incluya  las  dimensiones  y  salidas.   Diseña  el  espacio  del  lugar  y  observa  con  qué  cuentas  para  trabajar.   • Siempre  informa  con  anticipación  a  tus  asistentes  sobre  las  áreas  de  estacionamiento.  ¿Lo   organizarás?  ¿Tienen  que  pagar?  De  ser  así,  ¿cuánto?   • UNA  IDEA  GENIAL:  Pídeles  a  los  asistentes  que  traigan  una  foto  que  refleje  un  "antes"  y  un  "después"   para  compartir  en  la  reunión.  Destina  un  área  para  exhibir  todas  las  fotos.   Planificación de Reuniones 101 Página 6 de 7 03-26-2012

• Haz  un  “ensayo”  de  tu  presentación  y  prueba  todo  el  equipo,  micrófonos,  etc.  por  lo  menos  una  hora   antes  de  que  lleguen  tus  invitados.   • No  te  olvides  de  los  voluntarios.  Reúne  un  equipo  de  personas  para  que  se  encarguen  del  área  de   registro,  de  los  puestos  de  mezcla  de  Shakeology,  de  preparar  los  productos  para  su  exhibición,  de   organizar  la  señalización  y  los  carteles,  de  coordinar  la  música  para  crear  un  ambiente  divertido,  y  piensa   en  algunas  personas  para  que  reciban  y  saluden  a  tus  invitados  y  los  ayuden  a  encontrar  sus  asientos.   • No  asumas  nada.  Haz  preguntas,  más  preguntas  y  aún  más  preguntas.  

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