Proceso Facturación Electrónica Guía para los proveedores

12/1/2017 SGS

Proceso de Facturación Electrónica

1

INDEX

1.

PROPÓSITO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................... 3

2.

SISTEMAS INVOLUCRADOS ......................................................................................................................... 3

3.

FORMATOS QUE SOPORTA LA PLATAFORMA .......................................................................................... 3

4.

PROCRESO ..................................................................................................................................................... 3

5.

PASOS EN EL PROCESO ............................................................................................................................... 4

5.1.

INTEGRACIÓN DEL PEDIDO. (PEDIDO)................................................................................................ 5

5.2.

INTEGRACIÓN DE LA FACTURA ...................................................................................................................... 7

5.3.

INTEGRACIÓN DE LOS ABONOS .......................................................................................................... 8

5.

ERRORES ........................................................................................................................................................ 8

Proceso de Facturación Electrónica

2

1. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO El objetivo de este documento es especificar los requerimientos específicos para implementar la facturación electrónica entre el proveedor y SGS. El documento incluye los procesos que están incluidos.

2. SISTEMAS INVOLUCRADOS Los sistemas involucrados son: • ORACLE: ERP en el cual SGS realiza los pedidos y las facturas son contabilizadas. • TRADESHIFT: Plataforma Electrónica que recibe los pedidos emitidos por SGS y desde el cual el proveedor emite las facturas. • ERP del proveedor. ERP utilizado por el proveedor correspondiente.

3. FORMATOS QUE SOPORTA LA PLATAFORMA

La lista de formatos disponibles está actualizada en el siguiente link: http://integrate.tradeshift.com/

4. PROCRESO SGS ha desarrollado la integración electrónica de los principales documentos de la cadena de suministro con un proveedor externo (Tradeshift). Esta integración permite una automatización de la cadena de suministro entre SGS y el proveedor basado en el siguiente procedimiento.

Proceso de Facturación Electrónica

3

• • • •

SGS envía el Pedido Electrónicamente al proveedor. El proveedor envía los bienes o servicios solicitados por SGS SGS realiza en ORACLE la confirmación de la entrega del bien o realización del servicio. El proveedor envía la factura electrónica o En el caso de que la factura coincide a nivel de líneas y de cabecera con la recepción realizada en ORACLE, la factura se contabilizará automáticamente o En el caso contrario, se lanza un proceso de verificación internamente en SGS que tiene que ser resolverse o aceptando las diferencias o solicitando un abono para que dicha factura pueda liberarse para el pago.

Tendrá lugar una segunda fase del proyecto en el primer trimestre del 2018 que incluirá los siguientes mensajes: ü ü ü ü

Aceptación del pedido por parte del proveedor Recepción Albarán de entrega Estatus de la Factura

Este documento se actualizará cuando se desarrollen los nuevos mensajes

5. PASOS EN EL PROCESO La integración con el proveedor cubre los siguientes documentos: ü ü ü ü ü ü

Pedido (POs) Modificación del Pedido Estatus del pedido Facturación Electrónica Abonos Errores de Factura

Proceso de Facturación Electrónica

4

Los requerimientos para esta integración son: § § § § § § §

Es posible facturar 1 Pedido à n Facturas. Cada pedido puede ser facturado en más de una factura, sin embargo, es aconsejable una factura por cada pedido. En cada factura solo de debe de enviar un número de pedido. La unidad de medida del artículo en el pedido debe de coincidir con la unidad de medida en la factura. El solicitante realizará la recepción en Oracle de acuerdo a los bienes entregados o servicios prestados y aceptados por la delegación de SGS (pueden ser diferentes del albarán de entrega) En cada pedido, cada artículo es identificado con una posición. Con el fin de que no haya problemas en la integración de la factura cada material debe de ser identificado con esa misma posición. Cualquier discrepancia en la posición generará un error en la integración. El proveedor debe de poder reenviar la factura en el caso de que sea necesario., En caso de cualquier fallo en el envío del pedido, SGS tiene que ser capaz de reenviar el pedido. La factura será abonada en la cuenta bancaria que SGS tiene en su maestro de proveedores. No se tendrá en consideración la cuenta bancaria de la factura si es que la hubiese. En el caso que el proveedor quiera ser pagado en una cuenta bancaria diferente, por favor, siga el procedimiento definido por SGS

5.1.

INTEGRACIÓN DEL PEDIDO. (PEDIDO)

SGS realiza los pedidos en ORACLE que serán integrados automáticamente en Tradeshift y en el ERP del proveedor.

El pedido contiene los siguientes datos que son clave para la integración del ciclo completo: Número de Pedido: Nº del pedido que SGS realiza solicitando los bienes o servicios Destinatario: Delegación que va a recibir el pedido. Lugar de Entrega: Lugar de entrega de la delegación que ha solicitado el bien o servicio Código del Material y descripción: Código de material del proveedor Posición de la línea: Valor clave que identifica la posición del artículo en el pedido y que debe coincidir con el mismo valor en la factura. Proceso de Facturación Electrónica

5

Unidad de Medida: Unidad de medida en la que se solicita el artículo y que debe de ser entregado y facturado. Cantidad y Precio Unitario del pedido: Cantidad solicitada del material y precio unitario que SGS ha registrado en el pedido. Los pedidos pueden ser solo positivos. SGS no realiza pedidos negativos.

MODIFICACIÓN DEL PEDIDO: En el caso de que SGS necesite hacer una modificación del pedido, el pedido enviado en primer lugar es anulado. Es muy importante tener en cuenta la nueva versión del pedido.

RECEPCIÓN DEL PEDIDO: Una vez que la mercancía se entrega en destino, SGS realizará la entrada de la mercancía en Oracle. 1. El proveedor entrega la mercancía a SGS con el albarán correspondiente 2. El solicitante introduce en Oracle las cantidades entregadas y aceptadas durante la recepción 3. La recepción de momento no se enviará a Tradeshift (este mensaje será desarrollado en los próximos meses)

Proceso de Facturación Electrónica

6

5.2. I NTEGRACIÓN

DE LA FACTURA

Los proveedores enviarán a Tradeshift la factura electrónica. Sus facturas se integrarán automáticamente en Tradeshift y posteriormente serán enviadas al ERP de SGS

Tradeshift validará que el documento recibido cumple con los requisitos legales necesarios, así como con los requisitos definidos por SGS. Entre dichos requisitos está: 1. Contiene un número de pedido válido para SGS y que dicho pedido haya sido enviado previamente por Tradeshift 2. Las posiciones de las líneas en la factura, coincide con la posición del artículo en el pedido. 3. La facture no contiene líneas positivas y negativas (Líneas de crédito y débito no deben existir en el mismo documento) En caso de error, la factura será rechazada con el correspondiente mensaje. Las discrepancias en cantidad o precio entre lo facturado y lo pedido, no será una razón de rechazo de la factura. La discrepancia deberá de ser resulta por el solicitante del pedido o el comprador en el caso de incidencia de precio de proveedor homologado. Si el solicitante del pedido considera que el proveedor está facturando una cantidad errónea, podrá solicitar una nota de abono vía email al proveedor. En cualquier caso (con incidencia en cantidad o precio) la factura será contabilizada por SGS en ORACLE pero bloqueada para el pago hasta que el proveedor envíe el correspondiente abono en el caso de que el solicitante considere que el proveedor está intentando cobrar más de lo que realmente de entregó o de que el solicitante resuelva la incidencia en el caso de que el usuario acepto las incidencias. Proceso de Facturación Electrónica

7

Si el proveedor tuviera que añadir un coste adicional en la factura, tendrá que ponerse en contacto con el solicitante del pedido para que modifique el pedido y pueda facturar dicho coste. Si el proveedor hubiera entregado un artículo distinto al solicitado y en el momento de hacer la factura esta modificación no está reflejada en el pedido, tendrá que contactar con el solicitante del pedido antes de emitir la factura. Cualquier factura que contenga una línea que no aparezca en la factura será rechazada. Actualmente, no es posible el envío de facturas rectificativas a través de Tradeshift.

5.3.

INTEGRACIÓN DE LOS ABONOS

Los abonos serán procesados con los mismos requisitos que una factura regular. Es importante mencionar que, el precio unitario de los abonos debe de ser positivo y serán las cantidades negativas las que harán negativo el importe del abono. Si se ha solicitado un abono para resolver una incidencia de precio o cantidad, es muy importante que coincida con la cantidad solicitada puesto que de otra manera la factura no se liberará para pago. El importe de un abono, nunca debe superar el importe total de la factura a la que abona. El abono debe contener el número de pedido y número de factura a la que se refiere.

5. ERRORES En el caso de que haya errores de integración entre el proveedor y SGS, será enviado un error desde Tradeshift explicando el motivo del mismo. Es importante tener en cuenta las reglas de validación de las facturas para evitar errores. Campo

Descripción del campo

Nivel

Obligatoriedad

Sender Company name

Nombre de la Compañía que emite la factura

Header

Mandatory

Sender Company Address

Dirección de la Compañía que emite la factura

Header

Mandatory

Sender Tax number

Identificación fiscal de la Compañía

Header

Mandatory

Receiver Company name

Nombre de la Compañía que recibe la factura

Header

Mandatory

Receiver Company Address

Dirección de la Compañía que recibe la factura

Header

Mandatory

Receiver Tax number

Header

Mandatory

Invoice date

Identificación fiscal de la Compañía que recibe la factura Fecha Factura

Header

Mandatory

Invoice number

Nº de Factura que no podrá repetirse

Header

Mandatory

Amount exc Tax

Importe excluyendo impuestos: Base Imponible

Header

Mandatory

Tax total

Total Importe de Impuestos

Header

Mandatory

Currency

Moneda

Header

Mandatory

Amount total

Importe total incluyendo impuestos

Header

Mandatory

Attachment

Documento Adjunto

Header

Optional

Proceso de Facturación Electrónica

8

Delivery Date

Fecha de entrega de la mercancía

Header

Optional

Order Number

Número de pedido

Header

Conditional

Delivery address

Dirección de Entrega

Header

Optional

Payment method

Método de pago

Header

Optional

Vendor Item code

Código del artículo del proveedor

Line

Optional

Description

Descripción del artículo

Line

Mandatory

Unit

Unidades

Line

Mandatory

Quantity

Cantidad

Line

Mandatory

Unit Price

Precio Unitario

Line

Mandatory

Tax

Tasa impositiva

Line

Mandatory

Amount

Importe de la línea excluyendo impuestos

Line

Mandatory

Tax Exemption Reason

Razón de exención

Line

Conditional

Order Number

Número de pedido

Line

Mandatory

Purchase Order Line Number

Número de la linea del pedido

Line

Mandatory

Es importante tener en cuenta: 1. 2. 3.

En el caso de que haya costes de transporte que no estén contemplados en el pedido, solicitar al solicitante del pedido que añada dicho coste, antes de emitir la factura En el caso de que haya alguna línea que falta en el pedido, no añada la línea en la factura, solicite al solicitante del pedido que añada esa línea en el pedido. En el caso de emitir factura con impuesto exento, añada la explicación de la exención.

Proceso de Facturación Electrónica

9