PROCEDIMIENTOS DE RETORNO FIN DE SEMANA DEL COMPROMISO: NOVIEMBRE 3 & 4 Por favor siga los Procedimientos de Retorno en la Forma de Transmisión al enviar por Federal Express, UPS o DHL. Usted enviará los primeros dos Retornadores de Correo (Return Mailer) directamente a nuestro centro de procesamiento en Berlin, Connecticut. El primer Retornador de Correo necesitará ser enviado la semana de Noviembre 5. Usted enviará su segundo Retornador de Correo la siguiente semana. Cuando reciba compromisos adicionales después de los primeros dos envíos de correo, por favor empaquételos y envíelos directamente a la diócesis usando la dirección siguiente y nosotros los juntaremos y procesaremos. Por favor de obtener un número de rastreo para los paquetes que sean enviados al centro de procesamiento. Diocese of Austin Stewardship and Development Office 6225 Highway 290 E Austin, TX 78723 Abajo hay una lista de preguntas frecuentes/comentarios que hemos recibido sobre los procedimientos. Si usted no ve sus preguntas respondidas a continuación, por favor llámenos al (512) 949-2496 para discutir su procedimiento de retorno. De ninguna manera voy a enviar efectivo en el correo. Eso significa que aún necesito enviar efectivo en el correo. ¿Me da pendiente enviar los sobres sin saber lo que hay en ellos? Realmente necesito ver la tarjeta compromiso y el cheque. ¿Es opción el abrir los sobres, contar el dinero para mis registros, y entonces enviarlo todo? Me gustaría saber lo que dieron mis parroquianos ¿Cómo puedo obtener esa información? ¿El socio de procedimiento pueden hacer cambios a la información en Parish Data System (PDS)? ¿Cómo sé que puedo confiar en esta compañía? Aún no estoy cómodo con el proceso ¿Puedo hacerlo de la manera antigua? De ninguna manera voy a enviar efectivo en el correo. Entendemos. Si recibe efectivo suelto en la canasta, usted puede depositarlo en la cuenta de su parroquia y escribir un cheque para el Llamado de los Servicios Católicos (Catholic Services Appeal). Ponga el cheque de la parroquia en un sobre de compromiso

y escriba el nombre de su parroquia y “Anónimo” en el sobre; inclúyalo en su Retornador de Correo (Return Mailer). De cualquier manera, si no puede obtener un cheque de su parroquia la misma semana, no dilate su Retornador de Correo. Envíe su primer Retornado de Correo sin el efectivo anónimo, y envíe por correo el cheque parroquial por el efectivo anónimo la siguiente semana junto con cualquier compromiso nuevo que pueda haber recibido a través de los esfuerzos de seguimiento. Esto sólo aplica a dinero en efectivo en la canasta. Recuerde, que usted no abrirá los sobres de compromiso regulares, los cuales puede que contengan efectivo o no. Eso aún significa que tengo que enviar efectivo en el correo. El efectivo no-anónimo estará en un sobre de compromiso sellado que será idéntico a todo los otros sobres de compromiso en su Retornador de Correo sellado. En la muy poca posible situación de que alguien trate de entrometerse con el Retornador de Correo antes de que llegue al Centro de Procesamiento, esa persona no sabrá cuales sobres contienen efectivo o cualquiera otra forma de compromiso. Debido al tipo de compromisos y pagos recibidos durante el llamado medidas de seguridad se han implementado para asegurarse que todos los compromisos y pagos sean procesados y manejados con la misma seguridad y prioridad. ¿Me da pendiente enviar los sobres sin saber lo que hay en ellos? Realmente necesito ver la tarjeta de compromiso y el cheque. Para asegurarnos de la integridad del proceso y procesamiento del compromiso y pago recibido varias medidas de seguridad están en lugar que han probado ser efectivas. Todas las tarjetas de compromiso son regresadas a la diócesis y están disponibles para acceso por los empleados del departamento si en un caso que usted quiera adquirí información para verificar o investigar alguna discrepancia. ¿Es opción el abrir los sobres, contar el dinero para mis registros, y entonces enviarlo? Nuestro socio de procesamiento usa la tecnología que se requiere en este medio. Para poder alcanzar sus estrictas medidas de regulaciones de seguridad ellos necesitan estar positivos que el sobre contenga exactamente lo que el donado coloco. Cuando el sobre llega abierto ellos no pueden dar esa garantía. Me gustaría saber lo que dieron mis parroquianos ¿Cómo puedo obtener esa información? Reconocemos que esta información es importante para usted y su parroquia, nosotros publicaremos el reporte de CSA todas las semanas durante la temporada y menos frecuente el resto del año. Usted también puede comunicarse con Sue Durango al (512)949-2496 o por correo electrónico a: [email protected]

¿El socio de procesamiento puede hacer cambios a la información en Parish Data System (PDS)? Nuestro socio de procedimientos solo tiene acceso para ver nuestra base de datos; ellos no pueden editar o hacer ninguna modificación a la información. El acceso de sólo lectura que se les permite les ayudará a identificar el número singular que identifica cada donante; este proceso reemplaza las etiquetas de correo que antes pedíamos poner en los sobres de compromiso. Nuestro socio de procesamiento usará un método de búsqueda de coincidencia de 5 puntos (“5-point match look up” en inglés) para asegurar la máxima precisión. Cualquier donación que ellos no vean que coincida 100% con un registro en nuestra base de datos, será investigada aquí en nuestras oficinas por nuestro equipo de Servicios al Donante de la Diócesis. Todo el registro de datos de compromisos, pagos y actualizaciones de parroquianos será hecho aquí por nuestro equipo diocesano. ¿Cómo sé que puedo confiar en esta compañía? El Centro de Procesamiento es operado por una compañía llamada Letter Concepts, en la cual confían diócesis en todo Estados Unidos para procesar sus compromisos. Letter Concepts se especializan en llamados diocesanos anuales y siguen todos los lineamientos más actuales de seguridad en el manejo de dinero e información sensible. Ellos cumplen con SOC-1 y PCI. Letter Concepts ha manejado nuestra apelación anual por varios años y está manejando nuestra Campania. Aún no estoy cómodo(a) con el proceso ¿Puedo hacerlo de la manera antigua? Nuestra experiencia ha demostrado que el proceso actual tiene resultados positivos permitiendo que todo se procese en una manera eficaz y dentro de un tiempo razonable cuando se le hace el cobro a el cheque o petición electrónica de pago por tarjeta de crédito/débito o deducción directa de su cuenta de cheques o ahorro del parroquiano. Los comentarios han sido positivo y nos permiten que nuestros parroquianos tengan la seguridad que el equipo directo de la diócesis maneje su tarjeta de compromiso y construyen una relación directa con el donador. Sin embargo, si esta sigue siendo un área de preocupación favor de contactar Sue Durango al (512)949-2496 o [email protected] Si tiene preguntas o necesita materiales adicionales, llame al (512) 949-2496. Corresponsabilidad & Desarrollo Diócesis de Austin