PROCESO:

CONTROL DE GESTION Y MEJORAMIENTO

SUBPROCESO: ACTIVIDAD :

PROCEDIMIENTO AUDITORIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

CÓDIGO:

GM-P05

VERSIÓN:

2.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO ............................................................................................................ 3

2.

ALCANCE ............................................................................................................. 3

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ....................................................................... 3

4.

GENERALIDADES................................................................................................ 5

4.1.

Normatividad Base para desarrollar la Auditoría Financiera y Administrativa ....... 5

4.2.

Criterios para el desarrollo de la Auditoría Financiera y Administrativa ................ 7

4.3.

Criterios para el manejo de los instructivos de la Auditoria Financiera y Administrativa ....................................................................................................... 8

5.

ACTIVIDADES ...................................................................................................... 9

5.1.

Revisión de Estados Financieros .......................................................................... 9

5.2.

Revisión Presupuestal .......................................................................................... 9 Elaboró:

Luisa Alexandra Gaitán, Valentina Villada

Actualizó:

Luisa Alexandra Gaitán

Aprobó:

Jesús Emilio Rivera, Jefe de Oficina de Auditoría Interna

5.3.

Revisión de Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales ............................. 10

5.4.

Revisión de Liquidación de Retención en la Fuente ........................................... 10

5.5.

Revisión de Liquidación Cuota de Administración .............................................. 10

5.6.

Arqueos y Tomas Físicas.................................................................................... 10

6.

CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 11

7.

ANEXOS ............................................................................................................. 11

Elaboró:

Luisa Alexandra Gaitán, Valentina Villada

Actualizó:

Luisa Alexandra Gaitán

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Jesús Emilio Rivera, Jefe de Oficina de Auditoría Interna

Proceso o Subproceso: Control de Gestión y Mejoramiento Nombre del documento: Procedimiento Auditoría Financiera y Administrativa

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1. OBJETIVO Evaluar la efectividad y eficiencia del sistema de control interno administrativo y financiero, y determinar la razonabilidad de las cifras que los estados financieros reflejan para la Junta Directiva y las diferentes entidades externas de vigilancia y control.

2. ALCANCE Los estados financieros y los soportes contables del Fondo Nacional del Ganado – FNG– y del Fondo de Estabilización para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados –FEP– son sujetos de la auditoría financiera y administrativa y de lo establecido en el presente documento. Auditoría Interna –AI– es responsable de revisar y hacer seguimiento a que los estados financieros, se presenten en forma razonable y cumplan con los principios de contabilidad generalmente aceptados y aquellos que establezcan las entidades externas de vigilancia y control. El procedimiento de Auditoría Financiera y Administrativa inicia con la recepción del balance de prueba y de los auxiliares contables y termina cuando se hace la verificación de los informes dirigidos tanto a la Junta Directiva, como a las entidades externas de vigilancia y control.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS  Arqueo: Verificación física de bienes o derechos que la entidad posee y que están bajo la responsabilidad de un funcionario determinado. Por ejemplo: efectivo, títulos valores.  Sistema de Control Interno: Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla en forma eficiente y efectiva según las directrices marcadas por la administración.  Efectividad: Hace referencia al logro de los objetivos. Mide el impacto de lo que se hace o se presta en términos de satisfacción del cliente.  Eficiencia: Hace referencia al manejo de los recursos utilizados con los estimados, haciendo énfasis en la cantidad y no en la calidad.  Razonabilidad: En términos financieros, contables y de auditoría, hace referencia a un límite determinado existente entre lo exacto y un margen de error Elaboró:

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Jesús Emilio Rivera, Jefe de Oficina de Auditoría Interna

Proceso o Subproceso: Control de Gestión y Mejoramiento Nombre del documento: Procedimiento Auditoría Financiera y Administrativa

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aceptable. Se parte del principio que ningún estado financiero es exacto, ya que teniendo en cuenta que el factor humano interviene, siempre habrá cabida al error, o a la diferente aplicación de criterios. Instructivos de Auditoría: Es una guía de la manera como debe practicarse la auditoría y un medio de control sobre la ejecución de la misma. Se prepara por anticipado, con base en el conocimiento que el Auditor tiene de la compañía y puede elaborarse a la medida del proceso a evaluar. Hojas de Trabajo: Son planillas en las que se agrupa en forma general por activo, pasivo y patrimonio y estado de resultados, las cuentas mayores que componen los estados financieros. Se utilizan en la Auditoría Financiera del Cierre de Año. Cédula Sumaria: Es una planilla resumen, donde se agrupan las cuentas contables que integran un área o sección de los estados financieros. Debe existir una cédula sumaria para cada grupo de los estados financieros. Se utiliza en la Auditoría Financiera del Cierre de Año. Cédula Subsumaria: Es una planilla, donde se relacionan en forma más detallada los saldos que la cédula sumaria presenta. Se utiliza en la Auditoría Financiera del Cierre de Año. Confirmación de Saldos: Es un procedimiento de auditoría a través del cual se solicita a un tercero con el que se tenga relación comercial (Entidad Financiera, Cliente, Proveedor, Abogados) para que responda la información que el Área de Auditoría Interna requiere y se confronte con la que reporta el estado financiero. Revisión Analítica: Es una forma de análisis financiero que compara estados financieros de dos períodos diferentes, se establecen las variaciones y se analizan las más importantes. Importancia Relativa y Materialidad: Hace referencia a la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisión) en la información financiera. Un hecho económico es material cuando debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Ajustes y Reclasificaciones: Son los registros contables que se generan en la revisión del estado financiero y que corrigen contabilizaciones que por alguna razón fueron efectuados en forma errada por al área contable o que corresponden a omisiones detectadas en el desarrollo del trabajo de auditoría. Principio de Asociación: Es un principio contable, que indica que los ingresos devengados en un período deben estar asociados con los costos y/o gastos incurridos para producir dichos ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas del estado de resultados. AI: Auditoría Interna. Elaboró:

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CFGL: Cuota de Fomento Ganadero y Lechero. CGN: Contaduría General de la Nación. CGR: Contraloría General de la República. FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. F.E.P.: Fondo de Estabilización para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados. F.N.G.: Fondo Nacional del Ganado. MADR: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. PGCP: Plan General de Contabilidad Pública. SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal TGR: Tesorería General de la República.

4. GENERALIDADES 4.1. Normatividad Base para desarrollar la Auditoría Financiera y Administrativa Dentro de la normatividad establecida para el seguimiento y control de las actividades que debe verificar la Auditoría Financiera y Administrativa, se encuentra: Ley 89 del 10 de diciembre de 1993 En el artículo 7º, esta ley, establece que la administración de los recursos originados en el recaudo de la CFGL, va a ser otorgada a FEDEGAN, a través de un contrato que se suscribe con el MADR, y sobre el que recibirá una cuota de administración del 5% del total del recaudo anual. Así mismo, en su artículo 8º, estipula que anualmente se debe elaborar un plan de inversiones y gastos por programas y por proyectos, que sólo podrá ejecutarse una vez haya sido aprobado por la Junta Directiva y el MADR. De otra parte, en los artículos 11 y 12, establece que la vigilancia administrativa se hará a través del MADR y el control fiscal se ejercerá a través de la CGR. Para lo anterior, se presentará en forma semestral un informe ante el MADR, con relación a los recursos obtenidos y su gestión. Con la misma periodicidad se remitirá un informe a la TGR, sobre el monto de las cuotas recaudadas en el semestre anterior. La AI, verifica la liquidación de la contraprestación que esta norma establece y vigila el cumplimiento en la entrega e integridad de los informes que reglamenta.

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Ley 101 del 23 de Diciembre de 1993 En el capítulo VI de esta norma se encuentra el articulado que crea y reglamenta los Fondos de Estabilización de Precios de Productos Agropecuarios y Pesqueros como cuentas especiales cuyo objeto es el de procurar un ingreso remunerativo para los productores, regular la producción nacional e incrementar las exportaciones. Decreto 696 del 30 de Marzo de 1994 En su artículo 12, establece que el manejo de los recursos y activos, “debe cumplirse de manera que en cualquier momento se pueda determinar su estado y movimiento. Con tal fin, la entidad administradora, organizará la contabilidad con los métodos contables prescritos por las normas vigentes y utilizará cuentas bancarias independientes de las que emplea para el manejo de sus propios recursos y demás bienes”. Decreto 2025 del 6 de Noviembre de 1996 En su artículo 1º. Indica que la Auditoría Interna verificará la correcta liquidación de las contribuciones parafiscales, de su debido pago, recaudo y consignación, así como su administración, inversión y contabilización. De igual forma en el parágrafo 1º del mismo artículo, establece que “La Auditoría Interna presentará en las primeras quincenas de febrero y de agosto de cada año un informe semestral consolidado de su actuación al Órgano Máximo de Dirección del respectivo Fondo Parafiscal”. Ley 395 del 2 de Agosto de 1997 El artículo 16, en su parágrafo segundo, indica que a partir del 1º de enero de 1998, la CFGL, se incrementa al 0.75 por ciento y al 75 por ciento de un salario diario mínimo legal vigente, por concepto de leche y carne. Estos recursos adicionales se asignarán en un 50% al Programa Nacional de Erradicación de la Aftosa y el 50% restante a la constitución de un fondo de estabilización para el fomento de la exportación de carne y leche y sus derivados. La Auditoría Interna, verifica la liquidación y traslado de estos recursos, tal como lo establece esta normatividad. Decreto 1187 de Junio 30 de 1999 Esta norma organiza bajo los criterios de la Ley 101 de 1993 el Fondo de Estabilización para el Fomento de la exportación de Carne, leche y sus derivados, reglamentando en forma detallada los mecanismos para la estabilización de precios, lo correspondiente al Comité Directivo y la constitución de la Reserva para la Estabilización. Hasta el año 2007, los criterios obligatorios para desarrollar la Auditoría Financiera, se enmarcaban dentro de las normas establecidas por la CGN, En el mes de septiembre Elaboró:

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de ese año, la Resolución 354 emitida por dicha entidad elimina dicha obligación para las entidades que como FEDEGAN – F.N.G., son entidades privadas que administran recursos públicos. No obstante lo anterior, la administración de FEDEGAN F.N.G. y F.E.P. decide seguir dando cumplimiento a la normatividad contable emitida por la CGN, con el objeto que ante una modificación a la legislación, que incorpore nuevamente a FEDEGAN F.N.G. – F.E.P. como obligada a reportar a dicha entidad pública, la información financiera sea conforme a lo que la CGN reglamenta. Resolución 222 de 5 de Julio de 2006 Que derogó en su totalidad la Resolución 400 del 2000 y en su artículo 1º.adopta el Régimen de Contabilidad Pública, que está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimiento y la Doctrina Contable Pública, las cuales también se adoptan con la presente Resolución. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico. Resolución 5544 de Diciembre 17 de 2003 En la que se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información a presentar a la CGR. El capítulo IV de esta norma establece cuál debe ser el contenido tanto del informe intermedio, como del informe final a presentar ante la CGR en julio 30 de cada año y en abril 5 del año siguiente a la vigencia a presentar. Resolución 5580 de Mayo de 2004 Esta resolución reglamenta la metodología a aplicar en todo lo relacionado a los planes de mejoramiento que se suscriben con la CGR. Indica los plazos y forma como se debe presentar el plan de mejoramiento y los avances que se encuentran reglamentados. Decreto 3512 de Diciembre de 2003 Este decreto reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE. Indica los requerimientos y requisitos que entidades como el F.N.G. y el F.E.P. deben cumplir. La oficina de AI hace el seguimiento respectivo al registro a través del portal web de los contratos y órdenes de compra en los términos que esta normatividad exige. 4.2. Criterios para el desarrollo de la Auditoría Financiera y Administrativa El desarrollo de la Auditoría Financiera y Administrativa se lleva a cabo bajo los criterios de importancia relativa y materialidad. Así mismo, la elaboración de los trabajos a llevar a cabo se determinan con base en la importancia que cada proceso a evaluar se interrelaciona con la emisión y razonabilidad que deben presentar los estados financieros y el sistema de control interno. Elaboró:

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4.3. Criterios para el manejo de los instructivos de la Auditoria Financiera y Administrativa Los instructivos para el desarrollo de la Auditoría Financiera y Administrativa, fueron diseñados con el objeto de que las actividades que allí se indican, permitan obtener la razonabilidad de las cifras de los estados financieros y determinar una adecuada implementación del Sistema de Control Interno establecido. Los instructivos están establecidos de tal forma, que cada actividad que se realiza se encuentre soportada en forma adecuada, indicando quien elaboró la labor respectiva y quien la revisó. Actividad

Período de Revisión

Documento Guía

Arqueo de Fondos Fijos

Trimestral

Instructivo Revisión Balance.

Arqueo de Tesorería

Trimestral

Instructivo Revisión Balance.

Revisión de Balance

Trimestral

Instructivo Revisión Balance.

Revisión Retención en la Fuente

Mensual

Instructivo Revisiones Varias

Revisión Ejecución Presupuestal

Trimestral

Instructivo Revisiones Varias

Liquidación de Nómina

Mensual

Instructivo Revisiones Varias

Cuota de Administración

Trimestral

Instructivo Revisiones Varias

Toma Física de Inventario de Suministros

Trimestral

Instructivo Revisiones Varias

Toma Física de Inventario de Activos Fijos

Anual

Instructivo Revisiones Varias

Seguimiento Registro Contratos y Órdenes de Compra en SICE

Mensual

Instructivo Revisiones Varias

Auditoría Financiera de Cierre de Año

Anual

Instructivo Auditoria Financiera Cierre de Año.

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5. ACTIVIDADES Las actividades que se llevan a cabo dentro de la Auditoría Financiera y Administrativa, están organizadas de tal forma que cumplen un doble propósito: la evaluación del control interno y la verificación de la razonabilidad de las cifras que refleja el estado financiero. Las actividades aquí relacionadas se llevan a cabo con diferente periodicidad. 5.1. Revisión de Estados Financieros Es así como el proceso inicia con la recepción vía electrónica del balance de prueba y los auxiliares contables del período bajo revisión, que son enviados a la Oficina de AI por la Jefe del Grupo de Contabilidad. Con esta información, se lleva a cabo una revisión preliminar a la totalidad de los auxiliares contables. Las inquietudes, sugerencias de ajustes y/o reclasificaciones y otros comentarios sobre partidas específicas del estado financiero, se plasman en el Formato de Revisión Preliminar de los Auxiliares Contables y se envía por medio electrónico a la Jefe del Grupo de Contabilidad para que se lleve a cabo el proceso respectivo y si es del caso se registren los movimientos contables sugeridos, o se relacionen las razones porque no es viable o procedente efectuarlos. La respuesta a esta comunicación, con las aclaraciones respectivas, emitida por el Grupo de Contabilidad también se hace por vía electrónica. Si no hay comentarios y/u observaciones adicionales sobre el estado financiero bajo revisión, el Grupo de Contabilidad entrega el estado financiero definitivo del mes y emite los auxiliares contables corregidos. Con esta información, elabora el reporte financiero resumido que se envía y presenta a la Junta Directiva de FEDEGAN – F.N.G, una vez revisado por la AI. De igual forma, con base en la revisión preliminar de los auxiliares contables, el profesional de AI determina actividades a desarrollar sobre rubros específicos del estado financiero, que requieran de mayor tiempo y profundidad. Dependiendo del área a revisar, se determina de qué forma se va a llevar a cabo la revisión, estableciendo objetivos, descripción del trabajo a realizar y el alcance del mismo. Esta información se plasma en el Programa de Auditoría. 5.2. Revisión Presupuestal En forma trimestral la Coordinación del Grupo de Presupuesto, envía en medio electrónico la ejecución de los gastos e ingresos para la verificación respectiva, conforme a lo establecido en el Instructivo de Revisiones Varias 3. Revisión de Ejecución Presupuestal.

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5.3. Revisión de Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales Mensualmente la Coordinación de Gestión Humana, entrega para el proceso de revisión respectivo, la liquidación de la nómina. El trabajo de auditoría asociado a este proceso de detalla Instructivo de Revisiones Varias 4. Liquidación de Nómina. De igual forma, a medida que se van presentando, la AI lleva a cabo la verificación de las liquidaciones de prestaciones sociales (vacaciones, retiros voluntarios, despidos, etc.) 5.4. Revisión de Liquidación de Retención en la Fuente Mensualmente el Grupo de Contabilidad entrega el auxiliar contable del registro de la retención en la fuente efectuada para el posterior pago a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El trabajo de auditoría asociado a este proceso de detalla en el Instructivo de Revisiones Varias 2. Retención en la Fuente. 5.5. Revisión de Liquidación Cuota de Administración Trimestralmente, con la información de los estados financieros definitivos y basados en la liquidación que el Grupo de Contabilidad realiza, se lleva a cabo el proceso de verificación del cálculo de la Cuota de Administración que FEDEGAN- F.N.G. – F.EP., debe pagar a FEDEGAN, conforme lo establecido con la Ley 89 de 1993. Ver Instructivo de Revisiones Varias 5. Cuota de Administración. 5.6. Arqueos y Tomas Físicas Estos procedimientos hacen parte del proceso de verificación de los estados financieros y se constituyen en documentación soporte de cruce con las cifras contables. El detalle de la forma como se llevan a cabo, se encuentra en los Instructivos de Revisión del Balance. Todas las actividades aquí relacionadas, tienen por objeto constituirse en soporte del proceso de Auditoría Financiera de Cierre de Año, cuya finalidad es establecer la razonabilidad de las cifras contables y del sistema de control interno que tanto el FNG como el FEP tienen establecido. Para lo anterior, se han diseñado los Instructivos correspondientes a la Auditoría de Cierre de Año, y los formatos de hojas de trabajo, sumarias, subsumarias, ajustes y reclasificaciones. Una vez validada la razonabilidad de los estados financieros, y conforme a lo establecido en la normatividad de la CGN y de la CGR, la AI hace el seguimiento respectivo a la entrega oportuna de los informes financieros que deben presentarse ante la CGR y el MADR. Semestralmente el Jefe de Oficina de Auditoría Interna,

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elabora un informe de su gestión y de las actividades que desarrolló en las diferentes áreas objeto de su revisión. Diagrama de Flujo.

6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio

Fecha Modificación

Nueva Versión

22/08/2008

1.1

26/05/2011

2.0

Se cambio el formato GM-P05-FR01; su denominación pasa de Formato “Arqueo de Fondos Fijos” a Formato “Arqueo de Caja Menor de Fondos Fijos” Se fusionaron los capitulo Glosario y Abreviatura. Se cambio la imagen corporativa para todos los formatos y plantillas; se cambio el formato para elaboración de diagramas de flujo. Se modificó la redacción en los capítulos: Alcance y Glosario y/o Abreviaturas. Se modificaron los capítulos Generalidades; Actividades; los instructivos Auditoría Financiera Cierre de Año, Revisión Balance Mensual y Revisiones Varias; y el diagrama de flujo. Se creó la plantilla para Programa Específico de Auditoria y el formato para revisión de auxiliares.

7. ANEXOS         

Formato Arqueo de Caja Menor Formato Arqueos de Tesorería Formato Auditoría Financiera Cierre de Año Formato Revisión de Auxiliares Formato Revisión de Cheques Plantilla Programa Específico de Auditoría Instructivo Auditoria Financiera Anual Instructivo Revisión Balance Mensual Instructivo Revisiones Varias Elaboró:

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