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Ah ora que hemos cubi erto los seis pasos básicos necesarios p a ra iniciar tu CTA, ll egó el mom en to de discutir tres de ell o s — tu junta de directores, la incorporación como un or ganismo sin fines de lu c ro y la obtención del estado exen to de impuesto s — en mayor det a ll e . Este capítulo con ti ene con s ejos espec í f i cos sobre cómo formar tu junta de directores y direcc i ones con c retas sobre cómo con s ti tu i rse como un or ganismo sin fines de lu c ro y obtener el estado exento de impuestos. El capítulo también cubre estándares de con du cta y manejo de riesgo s , y planes de seg u ro USTA d i s pon i bles para CTA registradas con la USTA, a m bos temas de i m portancia para tu or ga n i z ac i ó n .
LA JUNTA DE DIRECTORES La mayoría de los estados requ i eren un número mínimo de directores para incorpora r, y estos directores iniciales se deben nom brar en los Artículos de incorporac i ó n . Estos requisitos se encuen tran en tus materi a l e s de incorporac i ó n , que debes solicitar a tu sec ret a rio de estado. No ex i s ten dos asoc i ac i ones idénticas. Por lo tanto, no es sorpren den te que las re s pon s a bi l i d ades de una junta sean distintas en tre una asoc i ación y otra. Cada asoc i ación qu errá definir las re s pon s a bi l i d ades de su junta por sí misma. No ob s t a n te , ex i s ten algunas re s pon s a bi l i d ades básicas que toda junta ti ene en com ú n . El Cen tro nac i onal para juntas sin fines de lu c ro (The Na ti onal Cen ter for Non profit Boa rds, NCNB) se dedica a aumentar la ef i c acia de las or ga n i z ac i ones sin fines de lu c ro fort a l ec i en do sus juntas de directore s . Éste ti ene una lista de respon s a bi l i d ades o funciones de las juntas, la cual se en c u en tra en la publ i c ación Di e z responsabilidades básicas de las juntas sin fines de lucro (Ten Basic Respon s i bi l i ties of Non profit Boa rds). Utiliza esta lista para ayudar a acl a rar las re s pon s a bi l i d ades de tu junta. 1. D eterminar la misión y el propósito de la orga n i z a c i ó n . Es la re s pon s a bi l i d ad de la junta crear y revisar una decl a ración de misión y prop ó s i to que articule las met a s , los medios y el públ i co pri ncipal al que sirve la or ga n i z ac i ó n . 2. Elegir al presidente. Las juntas deben llegar a un consenso sobre las responsabilidades del presidente y llevar a cabo una búsqueda cuidadosa para hallar al individuo más hábil para el puesto. 3. Proveer su pervisión financiera apropiada. La junta debe asistir en el de s a rro llo del presupuesto anual y aseg u rar que existan con troles financieros aprop i ado s . 4. As eg u rar los rec u rsos adecuados. Una de las re s pon s a bi l i d ades principales de la junta es proveer rec u rsos adec u ados para que la or ga n i z ación pueda realizar su misión.
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5. Asegurar la integridad legal y ética y mantener la responsabilidad. La junta es re s pon s a ble de asegurar el cumplimien to de los estándares legales y las normas de éti c a . 6. Asegurar la planificación orga n i z a c i onal efectiva . Las juntas deben participar activa m en te en un proceso gen eral de planificación y asistir en la implem entación y supervisión de las metas del plan. 7. Reclutar y ori entar a nuevos miem bros de la junta y eva luar el rendimiento de la junta. Tod a junta ti ene la re s pon s a bi l i d ad de especificar los requ i s i tos para los candidatos, ori entar a los nu evos miembros, y eva luar regularm en te y com pren s iva m ente su propio rendimiento. 8. Increm entar la rep utación pública de la organización. La junta debe especificar cl a ra m en te al público la misión, los logros, y las metas de la or ga n i z ación y ganar el apoyo de la comu n i d ad . 9. Determinar, su pervisar, y fortalecer los programas y servicios de la organización. La re s pon sa bi l i d ad de la junta es determinar cuáles programas son con s i s ten tes con la misión de la or ga n i z ación y su pervisar la ef i c acia de los mismos. 10. Apoyar al pre s i dente y eva luar su rendimien to. La junta debe aseg u rarse de que el pre s i dente ten ga el apoyo moral y profe s i onal que necesita para prom over las metas de la or ga n i z ac i ó n . Al revisar esta sección, tal vez qu i eras obten er det a lles adicionales sobre el de s a rro llo de una junta. El Cen tro nac i onal para juntas sin fines de lucro (The Na ti onal Cen ter for Non profits Boa rds, NCNB) es un rec u rso maravi lloso para este prop ó s i to. Pa ra apren der más sobre esta or ga n i z ac i ó n , llama al 877-892-6273 o visita su sitio Web en www.ncnb. or g.
Comp oniendo la ju nta A medida que tu asoc i ación crezca, verás que puede cambiar la com posición de tu junta. La junta inicial, que era re s pon s a ble por lanzar en un principio tu asoc i ac i ó n , podrá ser muy diferente a la junta que ti ene pers onal pago administra n do las operac i ones diarias. Esta junta se verá principalmente más ocupada con asu n tos administra tivos que con los pequeños det a lles operac i on a l e s . Al com pon er la junta de directores de tu asociación, deberás hacer lo siguien te: ■ Definir las re s pon s a bi l i d ades de cada miem bro de la junta y los com promisos de ti em po que e s peras de parte suya ■ De s a rro llar calificaciones para servir Todo miem bro de la junta deberá querer servir y estar com prom eti do a la misión y al prop ó s i to de la asociación. Deberá además ten er ex peri encia en los programas o servicios de tu asoc i ac i ó n . Y, por supuesto, los miem bros de la junta deben poder asistir a las reuniones. Si em pre debes estar en la búsqu eda de miem bros po tenciales para la junta. Es un proceso con ti nu o. Tal vez qu i eras com enzar con una lista de pers onas que ti en en las caracter í s ticas que has de s a rro ll ado e invo luc ra rlos en algunos proyectos men ores. Si existe interés, podrán ser bu enos candidatos para formar parte de la junta. As egúrate de proveerle inform ación adec u ada sobre tu organización a los po s i bles miem bros de la
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junta. Hasta puedes invitarlos a observar un programa que la asoc i ación opere. Toda ex pectativa y responsabilidad debe expresarse claramente y por escrito antes de que acepten el puesto. No te conformes sólo con llenar un puesto en la junta con una persona; busca a alguien que ten ga un verd adero inter é s verd adero en tu asociación, que cumpla con tus requisitos y crea en la misión.
Orientando a la junta Todos los nuevos miembros de la junta deben recibir una orientación completa. Es importante que comprendan la historia, la misión y las metas de la asociación—y su rol en ella. Los temas a discutir incluyen: ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Historia y misión de la asociación El rol de la junta Reglamentos y presupuestos Estructura de membresía Plan estratégico Programas y servicios Personal (si tu asociación tiene personal) Estructura y deberes del comité Calendario de eventos Reportes de auditorías recientes Seguro y contratos
La junta de directores debe evaluarse a sí misma continuamente y comprometerse a realizar prácticas de junta eficaces. Para asegurar la eficacia de tu organización, tu junta debe estar informada, involucrada y motivada a continuar el buen trabajo de la asociación.
INCORPORACIÓN SIN FINES DE LUCRO Una corporación o asociación sin fines de lucro es una entidad legal que habilita a un grupo de personas para unir su tiempo, energía y dinero para actividades sin fines de lucro, mientras les provee protección contra responsabilidad legal personal. Las ventajas de constituirse como una organización sin fines de lucro incluyen: ■ Responsabilidad limitada: Los directores, funcionarios, empleados y miembros de la asociación no son personalmente responsables por deudas o responsabilidades legales corporativas. ■ Ex i s tencia legal sep a rada y perpetu a : Ya que la corporación es una en ti d ad lega l , s ep a rada de qu i enes la diri gen, la asoc i ación puede con ti nuar existiendo a pesar de los cambios en la gerencia. ■ Formalidad y estructura: Los formularios y documentos tales como los Artículos de incorporación, reglamentos y solicitudes para exención a los impuestos delinean los procedimientos de organización y operación de una asociación. Proveen estructura y reglas para la toma de decisiones y resolución de conflictos. Una asociación establece la credibilidad a través de una estructura formal.
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Para incorporar tu CTA como una asociación sin fines de lucro, debes seguir los siguientes pasos:
Primer paso: Solicitar los materiales de incorporación La incorporación como asoc i ación sin fines de lucro la regulan los estados indivi duale men te, y el conten i do y el form a to de ciertos documentos de incorporación varían de estado en estado. Pon te en con t acto con la oficina de tu sec ret a rio de estado o proc u rador gen eral para obten er tus materiales para la incorporación sin fines de lucro. El paqu ete que rec i birás podría incluir la siguien te inform ac i ó n : un formu l a rio de Artículos de incorporación sin fines de lu c ro, e s t a tutos corpora tivos que especifican requ i s i tos operac i on a l e s sin fines de lucro, una lista de hon ora rios de archivo e incorporación, e instru cc i ones para registrar tu nombre corpora tivo. La mayoría de los sitios Web gubernamentales of recen inform ación en línea sobre el proceso de incorporac i ó n , con doc u m en tos de incorporación dispon i bles tambi é n .
Segundo paso: Redacta reglamentos Ahora llega el momento de preparar los reglamentos de tu asociación. Este documento define la estructura formal y los procedimientos de operación de tu asociación. Los reglamentos contienen información central para la operación de la asociación y deben incluir las políticas para límites de término, estructura del comité, procedimientos en caso de conflictos de intereses, renuncia y remoción de funcionarios y directores, y los procedimientos de la junta para llevar a cabo los negocios. El Anexo C contiene models de reglamentos aptos para una CTA sin fines de lucro. Asimismo, tal vez quieras consultar a un abogado con conocimientos sobre organizaciones sin fines de lucro mientras finalizas tus reglamentos.
Tercer paso: Prepara y presenta los Artículos de incorporación Los Artículos de incorporación será el documen to principal para incorporación primaria de tu asociación. Describe las metas, los propósitos y los poderes generales de la corporación. Tu asociación entra en existencia en la fecha en que presentas este documento a tu secretario de estado. Muchos secretarios de estado proveen una modelo o un formulario listo para usar con los Artículos de incorporación que cumplen con los requisitos del estado. Antes de comenzar, debes revisar todos los materiales y las instrucciones. Generalmente, los Artículos de incorporación incluyen: ■ El nombre de la corporación: Recuerda que tu nombre no puede ser igual que, o confusamente semejante a, un nombre ya presentado al secretario de estado. ■ Agente registrado y oficina: El agente registrado es la persona autorizada para recibir documentos legales en representación de la corporación. ■ Declaración de propósito: Realiza tu declaración de propósito breve—una o dos oraciones. Provees una descripción más completa en tus reglamentos y en tu solicitud para estado exento de impuestos federales. La declaración de propósito debe incluir un vocabulario que declare que tu asociación está organizada para propósitos 501(c)(3) exentos de impuestos. ■ Nombres y direcciones de la junta inicial de directores: En muchos estados, los Artículos deben contener los nombres y las direcciones de las personas que brindan servicio en la junta inicial de directores. A cada miembro fundador de la junta de directores también se le asigna un número. ■ Nombres y direcciones de los miembros de la corporación: El (los) miembro(s) de la corporación es (son) la(s) persona(s) que forma(n) la corporación, firma(n) y presenta(n) los Artículos de incorporación. En muchos casos, éstos componen la junta inicial de directores.
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■ Duración de la corporación: Especifica la duración de la corporación. En la mayoría de los casos, las corporaciones sin fines de lucro desean continuar hasta un futuro indeterminado e insertan la palabra “perpetua” en esta sección. ■ Provisiones de membresía: Algunos estados incluyen una cláusula de membresía en los Artículos. Si tu asociación no desea establecer una estructura formal de membresía, debes indicar “sin membresía”. Si vas a establecer una estructura formal, puedes indicar que la “estructura de membresía de la corporación se declarará en los reglamentos de la corporación”. ■ Provisiones adicionales: En muchos estados, se incluye un artículo en blanco para provisiones adicionales junto con el formulario regular. Debes prestar mucha atención a los requisitos de presentación de tu estado. Al completar tus Artículos, debes presentarlos junto con el pago estatal apropiados de archivo y procesamiento a tu secretario de estado. Si existe un problema con tus Artículos, el secretario de estado devolverá tus Artículos, e indicará las secciones a corregir. Si tus Artículos cumplen con la ley estatal, el secretario de estado te enviará un certificado de incorporación.
ESTADO EXENTO DE IMPUESTOS Como se mencionó anteriormente, el hecho de incorporarse como asociación sin fines de lucro por sí solo no confiere exención a los impuestos. Para lograr el estado exento de impuestos, la corporación debe convencer al Servicio de rentas internas (In ternal Revenue Service, IRS) de que está or ga n i z ada para opera r exclu s ivamente para uno o más de los prop ó s i tos exen tos a impuestos que se def i n en en el Código de rentas internas (Internal Revenue Code, IRC). La exención a los impuestos para una or ga n i z ación sin fines de lu c ro es po s i ble con forme a la Sección 501(c)(3) del Código de rentas internas (In ternal Revenue Code , IRC). Se requiere cierto trabajo legal para obtener el estado 501(c)(3) exento de impuestos, pero por los beneficios que recibirá tu asociación, vale la pena el esfuerzo. Estas ventajas incluyen: ■ Recibir fondos públicos y privados: La razón primaria para convertirse en una 501(c)(3) es que tu asociación sea elegible para recibir subvenciones públicas y privadas. Adicionalmente, los donantes indivi duales pueden reclamar dedu cc i ones pers onales en los impuestos federales, lo cual para mu chas pers onas provee un incen tivo ad i c i onal para donar a una causa u or ga n i z ac i ó n . Si piensas ped i rle a las pers onas que te den dinero, n ecesitas dem o s trar que ti enes estado 501(c)(3). ■ Exenciones a los impuestos: Tu asociación 501(c)(3) es elegible para recibir exenciones estatales y federales del pago de impuestos por ingreso corporativo, de ventas y propiedad. ■ Costos postales reducidos: En envíos de tercera clase al por mayor. ■ Costos reducidos de publicidad en las publicaciones. ■ Espacio descontado de proveedores de servicio de Internet. ■ Anuncios gratuitos de radio y de servicio al público (public service announcements, PSA) que proveen los medios locales. Para obtener estado exento de impuestos para tu CTA, necesitas seguir los siguientes pasos:
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Primer paso: Solicita una determinación de estatus exento de impuestos federales del Servicio de rentas internas Las asociaciones sin fines de lucro con propósitos caritativos, de educación o culturales pueden recibir estatus exento de impuestos conforme a la sección 501(c)(3) del Código de rentas internas. Para solicitar el reconocimiento de estado de caridad pública exenta de impuestos, necesitas obtener el Formulario 1023, la solicitud, la Pu bl i c ación 557 y las instru cc i ones de tu oficina del IRS local. Ta m bién puedes bajar esto s formularios y obten er más información del IRS en www.irs . gov/eo. Tal vez qu i eras consultar con un abogado que tenga experiencia en este área para que te asesore o te ayude con esta solicitud. Para tomar esta determinación, el IRS depende extensamente de los propósitos específicos sin fines de lucro declarados en los Artículos de incorporación y reglamentos de la corporación. Se someten ambos documentos al IRS cuando tu asociación solicita su estado federal 501(c)(3) exento de impuestos.
Segundo paso: Solicita el Número de identificación federal patronal Toda asociación sin fines de lucro debe obtener un númer o de identificación federal patronal (Employer Identification Number, EIN), tenga empleados o no. Tu asociación utilizará este número en todos sus formularios de impuestos e informes federales. Utiliza el Formulario SS-4, que también se puede bajar del sitio Web del IRS, para obtener tu EIN.
Tercer paso: Solicita la exención de impuestos estatales y federales Muchos estados y gobiernos locales imponen impuestos sobre ingresos corporativos, de ventas y de propiedad. Consulta con tu departamento de Hacienda para obtener más información. En la mayoría de los casos, estas exenciones son una formalidad basada principalmente en la presentación de los Artículos de incorporación sin fines de lucro en tu estado y la obtención de tu exención a impuestos federales.
Cuarto paso: Solicita un permiso para correspondencia sin fines de lucro La mayoría de las corporac i ones 501(c)(3) sin fines de lucro califican para la redu cción de costos de franqu eo en envíos en gra n des canti d ades. Para obten er un permiso para correspon dencia de tercera clase sin fines de lucro, comu n í c a te con tu oficina postal local en línea o en persona.
ESTÁNDARES DE CONDUCTA Y CONTROL DE RIESGOS Los miem bros de la junta deben cumplir con ciertos estándares de con du cta al ll evar a cabo las re s ponsabi l i d ades de una asoc i ac i ó n . Estos son principios claramen te establecidos y explícitamente descritos en la ley de corporac i ones sin fines de lucro, la cual puede va riar de estado en estado. Estos estándares se pueden utilizar en la corte para demostrar que un miem bro actuó de manera aprop i ada o inapropiada. Los estándares de con ducta se de s c ri ben como el deber de diligencia, el deber de lealtad y el deber de obed i encia. El deber de diligencia: Describe el nivel de competencia que se espera de los miembros de la junta. Éste requiere a los miembros de la junta utilizar el mismo nivel de diligencia que “una persona normal prudente ejercería en una posición semejante y bajo circunstancias similares”. Deber de lealtad: Éste es un estándar de lealtad a la asociación. Quiere decir que los miembros de la junta deben prestar com p l eta atención y obed i encia a la asoc i ación al tomar dec i s i ones que afecten a la misma. Deber de obediencia: El miembro de la junta tiene el deber de asegurar que la asociación sea obediente a su misión y propósito.
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Cuando los miembros de la junta siguen estos estándares de conducta, asisten a todas las reuniones, se mantienen informados y participan en todas las decisiones mayores de la junta, no deberían tener responsabilidad personal hacia la asociación por sus acciones mientras brindan servicios en la junta.
SEGURO USTA ■ Seguro contra responsabilidad legal y accidentes—La USTA adquiere un Programa de seguro maestro contra responsabilidad legal y accidentes para CTA calificado y capítulos y programas NJTL. La póliza cubre reclamos de responsabilidad causados por lesiones o muerte de un jugador o participante; herida accidental a un transeúnte o espectador; daño a la propiedad del complejo de tenis o localización; reclamos de libelo, calumnia, abuso o asedio; y la operación de un vehículo alquilado. El costo para los CTA y NJTL que califican con presupuestos de organización menores de $25,000 es una contribución nominal de $165 al año; en el caso de CTA y NJTL con presupuestos de $25,000 ó mayores, una contribución nominal de $465 al año. Para obtener más información, llama al centro de servicios del seguro al 1-888-654-USTA (8782).
