CURSO TALLER: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA - SIGA
SESIÓN 5 SIGA ML – ALMACENES
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Objetivo Que el participante conozca los procesos y fases comprendidos dentro del almacén como son: el almacenamiento y la distribución, área considerada como una de las más importantes dentro de toda Entidad, dado que ahí se podrá apreciar si el proceso de adquisición llevo todas los principios establecidos por la actual normatividad, del mismo modo se expondrá la normativa existente en lo que concierte a almacenes.
Competencias a Fortalecer El participante se encontrará en condición de plantear alternativas de solución respecto de temas involucrados y en el manejo del sistema.
Estrategia y Metodología Se utilizará una metodología activa y participativa, realizando introducciones eficaces, explicación de a parte teórica a través de diapositivas adecuadas a los temas, acompañados de explicaciones, ilustraciones, exposición y desarrollo de casos prácticos, con participación activa de los participantes y desarrollo de casos prácticos.
Materiales a utilizarse Los ejercicios prácticos se realizara mediante los software actualizados correspondientes SIGA y SIAF (Versiones Demo respectivamente), cabe señalar que para el caso de la exposición; las exposiciones corresponderán a presentaciones POWER POINT.
Expositor
Sr. Ronald Vásquez Guerra.
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TEMARIO -
Almacenes
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Entrada a Almacén
Introducción.
Ingreso / Internamiento de Existencias.
Modificación y Eliminación de registros.
Extornos de Ingresos.
Atención de Pedidos
Introducción.
Registro de Pedidos para ser atendidos por Almacén.
Autorización.
Atención de Pedidos.
Generación de PECOSA.
Extorno.
Consulta de PECOSAS
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-
-
Introducción: Marco Normativo, consideraciones.
Reportes.
Kardex de Almacén
Introducción.
Movimientos.
Actualización de Saldos.
Revisión de Reportes.
Transferencias de Almacén
Diferencias entre Interno y Contable.
Registro de Transferencia.
Extorno de Transferencia.
Procesos de Cierre de Almacén
Proceso de Cierre Mensual.
Proceso de Cierra Anual.
Extorno.
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1. ALMACENES
1.1 Introducción Dentro de los procesos técnicos de abastecimiento enmarcados dentro del Decreto Ley 22056 del 01 de enero de 1978.
Se puede apreciar dentro del Subsistema de utilización/preservación (Llamado así porque orienta y coordina la movilización, el uso, conservación y custodia de los bienes, servicios y obras ejecutadas para una adecuada utilización y preservación) dentro de uno de sus procesos comprende al almacenamiento: “Actividad técnica, administrativa y jurídica relacionada con la ubicación física temporal de los bienes materiales adquiridos por las entidades públicas a través de las modalidades de adquisición establecidas o recibidos por otros conceptos diferentes (donaciones, sobrantes, reposiciones, etc.), en un espacio físico apropiado denominado almacén, con fines de custodia, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA, a las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos”.
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1.2 Base Legal
Base legal Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA - 25 de Julio de 1990, se aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público.
1.3 Definición
El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.
1.4 Responsabilidad del Jefe de Almacén -
Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la Entidad.
-
Proteger y controlar las existencias en custodia.
-
Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén.
-
Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.
-
Coordinar la oportuna reposición de stock.
-
Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacén.
1.5 Selección del local y área del almacén -
Área requerida
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Seguridad
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Facilidad de recepción
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Características de los materiales
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Facilidad de utilización por los usuarios
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Tiempo de suministro
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Centros de abastecimiento
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Vías de comunicación
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Infraestructura disponible
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Capacidad económica
1.6 Procedimientos a) Proceso de Almacenamiento Es el proceso técnico de abastecimiento, las actividades comprendidas están referidas a ubicar los bienes en forma temporal en un espacio determinado con fines de custodia, para su posterior distribución a solicitud de los Centros de Costo.
Posee las siguientes fases: 1)
Recepción, Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento en que ¡os bienes han llegado al local del almacén y termina con la ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificación y control de calidad:
La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de Compra o Guía de Remisión u otro documento análogo).
Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán conforme a lo siguiente: -
Examinar en presencia de la persona responsable dé la entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre cualquier anormalidad.
-
Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
-
Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guías y en el exterior de! mismo bulto, Esta acción no será necesaria cuando el número y características de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación cuantitativa sin problema alguno.
-
Anotar en la documentación de recibo. i.
Nombre de la persona que hace la entrega.
ii.
Nombre de la persona que recibe la mercadería.
iii.
Número de placa del vehículo utilizado en el transporte (cuando sea prudente).
iv.
Fecha y hora de recepción.
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2)
Verificación y Control de Calidad, Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes:
a) Retirar los bienes de los embalajes. b) Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa. c) La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignaren la documentación de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificación, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso-, gravedad, presión, temperatura, etc. d) La verificación cualitativa, denominada control de calidad se realizará para verificar que las características y propiedades de los bienes recepcionados estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas. e) La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción. f)
Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el jefe de almacén suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por ti numere de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.
g) Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exámenes serán encargadas por el jefe del órgano de abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros organismos del sector público, y excepcionalmente a las del sector privado. h) La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable de almacén en el rubro respectivo de la Orden de Compra y guía respectiva. Se sustenta en la verificación que éste realice o con el SESIÓN 5: SIGA ML – ALMACENES
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informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el numeral anterior.
3)
Internamiento, Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados. Se ejecutarán las labores siguientes:
a) Agrupar los bienes según su upo, período de vencimiento, dimensión, etc. b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna. c) Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes. d) En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se procederá a internar el íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones. e) Si el almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales, para la conservación de determinados bienes, éstos se internarán a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El Jefe de Almacén efectúa la constatación del ingreso y da conformidad al mismo.
4)
Registro y Control a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se procederá previamente a formular 1a correspondiente Nota de Entrada a Almacén. b) Copia del documento de ingreso (Orden de 'Compra Guía de Internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida al área respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacena.
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c) Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al procedimiento establecido en las Directivas emitidas por el ente correspondiente.
5)
Custodia, Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en. que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:
a) Protección a los materiales: está referida a los tratamientos específicos que son necesarios a cada artículo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las técnicas per aplicar serán las estipuladas en normas técnicas, manual del fabricante u otros textos especializados. b) Protección del local de almacén: a las áreas físicas destinadas a servir de almacén se las debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos. Para el efecto se tomarán medidas a fin de evitar.
c)
-
Robos o sustracciones.
-
Acciones de sabotaje
-
Incendios
-
Inundaciones, etc. Protección al personal de almacén: se deben contemplar todos los
aspectos de protección al personal por los daños que puedan causar a su integridad física; con tal fin se les dotará de los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulación de materiales. Así mismo se diseñarán planes de segundad que contemplarán programas de evacuación para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el manejo de equipos de manipulación de materiales y de segundad.
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b) Procedimiento de Distribución Proceso técnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza
técnico-administrativa,
referidas
a
la
directa
satisfacción
de
necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes: formulación del pedido, autorización de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario. Posee las siguientes fases:
1)
Formulación del Pedido a) Se emplea el formulario Pedido Comprobante de Salida. b) Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacén c) El órgano de Abastecimiento establecerá un calendario para la presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante, d) Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente cuadro de necesidades. e) La formulación de; pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuaria; y la autorización para la atención, al Jefe del Órgano de Abastecimiento. f)
Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de Abastecimiento puede asumir la formulación del Pedido Comprobante de Salida.
g) Una vez suscritos por el jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos Comprobante de Salida serán remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorización de despacho.
2)
Autorización de Despacho a) La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el respectivo cuadro de necesidades. b) Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director General de
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Administración o quien hace sus veces en la entidad; y se atenderá con cargo a los stocks de seguridad. c) Esta fase comprende lo siguiente: -
Numeración y registro del Pedido Comprobante de Salida.
-
Aprobación del Director o Jefe de Abastecimiento.
-
Valorización del Pedido Comprobante de Salida;
-
Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén.
3)
Acondicionamiento de Materiales a) El responsable de! almacén dirigirá los Pedidos de Comprobante de Salida aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega. b)
Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el despacho.
c)
En el caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro de la ciudad será necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomará en cuenta los factores siguientes: -
Destino de la carga.
-
Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía.
-
Características físicas del material a embalarse.
-
Peso y volumen de la carga.
-
Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.
d) El acondicionamiento o embalaje de los artículos por distribuir debe realizarse en forma tal que se evite: -
Descostillados, roturas o aplastamiento.
-
Daños por manchas con grasas u otro agente nocivo.
-
Deterioro en el acabado.
-
Daños por causas climatológicas.
-
Pérdida parcial, total o extravió.
e) En el caso de bienes embalados se procederá al marcado sellado, numerado además de otras señales indicadoras de los bultos.
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4)
Control de Materiales a) En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales, el que será encargado al personal de seguridad o vigilancia; o una persona que para tal función se designe. b) El encargado del acarreo o transporte de los bienes, presentará al salir del almacén el Pedido Comprobante de Salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificará si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá una copia del mismo, lo que será entregado al área responsable del control de stock. c) Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando medios de transporte, el transportista presentará en los puestos de vigilancia de la entidad copia del Pedido Comprobante de Salida respectivo. El personal de vigilancia efectuará las constataciones que en ejercicio de sus funciones deba realizar.
5)
Entrega de Materiales a) En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidará que la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y consciente. b)
Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de destino, devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna
c) Es función inherente al almacén el que los bienes de despachar fuera del perímetro de la ciudad, estén amparados por una cobertura de seguro.
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2. ENTRADAS
2.1 Entradas al Almacén Sirve de documento fuente. Se utiliza para informar sobre el ingreso de bienes al almacén por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra. 2.2 Entradas al Almacén – Internamiento Comprende las acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados, hay que tener algunas consideraciones: -
Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.
-
Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje.
-
Evitar dividir un grupo de bienes del mismo grupo en zonas de almacenaje diferentes.
2.3 Tipos Entradas al Almacén Los Tipos de Entradas considerados en el SIGA son los siguientes:
Ingreso por compra, como su mismo nombre lo indica este ingreso es producto de una adquisición realizada previamente en el SIGA y que culminó en la generación de una Orden de Compra. De ahí otra forma de registrar una entrada es con las Notas de Entradas al Almacén – NEA, que pueden ser por Producción, Donación, Transf. Externa, Devolución, Diferencia de Inventario, Producto Terminado, otros.
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2.4 Procedimiento SIGA: Para realizar una entrada
nos
ubicamos en la siguiente opción:
Una vez seleccionada la opción mencionada, el sistema nos mostrará la siguiente ventana, donde nos mostrará la relación de Entradas, según el tipo:
Para registrar una entrada presionamos botón derecho del Mouse y seleccionamos “Insertar Entrada”
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Una vez seleccionada la opción mencionada, el sistema nos mostrará la ventana de registro, con el Tipo de Entrada preseleccionado “Ingreso por Compra”:
Pero si desplegamos, podremos apreciar la relación de Tipos de Ingreso:
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Para el caso práctico lo dejamos como estaba, ya que registraremos un “Ingreso por Compra”
2 3
4
1
1.- N° O/C, Ud. deberá de seleccionar la Orden de Compra a la cual corresponde el Ingreso que se va a realizar, el sistema le mostrará el N° de Orden, así como los ítems pertenecientes a la misma, se deberá de seleccionar cualquiera de los ítems:
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2.- Fecha de Ingreso, es la fecha en la cual el proveedor se apersona a entregar los ítems, de acuerdo a los plazos establecidos en la Orden de Compra, el sistema por defecto coloca la fecha actual, pero esta es editable, para el caso práctico lo dejamos tal y como esta:
3.- Clase/N° Doc.Prov, normalmente el documento que justifica un ingreso, viene a ser la guía de remisión, la misma que debe mantener total armonía con lo entregado físicamente, de lo contrario esto generaría problemas al encargado de Almacén, dado que su reporte de ingreso debe de coincidir con el mencionado documento:
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4.- Observaciones, si las hubiera, se colocarían en este campo:
Una vez llenado los datos, presionamos sobre el botón de guardar, y el sistema nos indicará el número de Ingreso, hay que recalcar que el número depende del tipo.
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El sistema nos llevará a la siguiente ventana en donde se tiene la opción de poder colocar las marcas, pero hay un detalle, esto ya debería de haberse registrado durante el proceso de compra, en pocas palabras durante la generación de la Orden respectiva.
Luego de ello colocaremos la cantidad que se está recepcionando:
Luego de ello guardamos los cambios realizados:
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Como se trata de un Activo Fijo, ello lo podemos apreciar porque en la columna B.Pat, hay un indicador y nos muestra “S”:
Es por ello que debemos de ingresar a la carpeta amarrilla de cada ítem y seleccionar la cuenta contable respectiva y guardamos los cambios:
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Si nos equivocamos en registrar algún dato en los Datos Generales del Ingreso, presionamos el botón de Datos Generales, y nos mostrará la ventana respectiva a fin de poder realizar el cambio que necesitamos:
Luego de ello procederemos a darle Conformidad dándole clic al botón que posee el mismo nombre, y confirmamos el mensaje:
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Luego de ello nos aparecerá la siguiente ventana en donde colocaremos la información solicitada y guardamos:
Esta versión trae consigo este reporte adicional, el cual podemos apreciarlo:
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Salimos de ese reporte y podremos apreciar que el botón de Conformidad se ha deshabilitado, lo cual nos indica que este Ingreso ya forma parte de nuestro stock de Almacén :
El SIGA nos permite realizar algunos procedimientos de retroceso, llamados Extorno, los cuales nos permitirán poder realizar cambios y/o modificaciones en el caso de Almacenes: a los Ingresos, a los Pedidos Comprobantes de Salida – PECOSA, Transferencias entre Almacenes, para ellos presionamos el botón F5, el cual nos aparecerá la siguiente pantalla, en donde se colocará la respectiva contraseña y le damos clic en Aceptar:
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Como se puede apreciar el botón de Conformidad de ha vuelto a habilitar, ello quiere decir que podemos realizar las modificaciones que creamos conveniente:
Al final todas los Ingresos deberán de poseer el estado de “Conforme”, dado que el sistema al momento de realizar el Cierre del Mes no lo permitirá:
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Para realizar la impresión de nuestro Ingreso, Ud. deberá seleccionar previamente el Ingreso y presionará sobre el ícono de la impresora:
Seleccionamos el Reporte que necesitemos y le damos clic a la impresora, y nos aparecerá lo seleccionado:
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3. ATENCION DE PEDIDOS
3.1 Introducción Dentro de esta sección se procederá a ver el procedimiento que se realiza en el SIGA, a fin de poder generar el Pedido Comprobante de Salida – PECOSA.
La Finalidad de la PECOSA es servir como un documento fuente, en él se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes del almacén.
3.2 Registro de Pedidos para ser atendidos por Almacén Para la generación de una PECOSA se deberá de realizar el respectivo Pedido, a fin de poder indicarle en el SIGA, que será atendido con el stock del almacén, para ello realizaremos el siguiente procedimiento:
En el caso de que el usuario desee sacar los ítems de alguna compra, puede optar por realizar una copia del Pedido, en el cual el SIGA le generará una copia idéntica al Pedido que uso para la adquisición, tan solo deberá de seleccionar el pedido y darle clic en Copia de Pedido.
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Como se puede apreciar se ha creado un pedido, tan solo deberemos cambiar algunos datos y darle V°B°:
3.3 Autorización Luego de que el Centro de Costo ha realizado su pedido, ya sea a través de una Copia de Pedido o del Registro de la manera tradicional, se deberá de Autorizar, para ello se utilizará la misma ventana donde se realizan las autorizaciones de los Pedidos que serán destinado para compra, con el fin de indicarle al Almacén que se utilizará su stock disponible.
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Hay que indicar que para ello el Centro de Costo, ya debió de realizar
el
pedido
correspondiente, para ello nos ubicaremos
en
la
siguiente
opción : Seleccionamos al Centro de Costo, cuyo pedido será atendido por almacén:
Luego de ello seleccionamos nuestro pedido, en este caso ya no presionaremos el botón Para Compra, ya que será atendido por almacén:
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En este caso procederemos a darle clic a la carpeta amarilla de cada ítem que vamos a atender, una vez hecho esto nos aparecerá la siguiente ventana, en el cual primeramente seleccionaremos nuestro Almacén:
Luego de ello por tratarse de un Activo Fijo, se deberá de seleccionar la cuenta contable:
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Inmediatamente nos aparecerá el stock disponible en el Almacén Principal seleccionado, colocamos la cantidad solicitada:
Y luego grabamos y confirmamos el mensaje:
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Volvemos a la ventana de nuestro pedido y podremos apreciar que ya se ha colocado la cantidad autorizada, hacemos el mismo procedimiento mencionado para los demás ítems:
Debiendo quedar de la siguiente manera nuestro Pedido, luego de ello le damos clic en Autorizar, y confirmamos el mensaje:
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Como podremos apreciar el botón de Autorizar se ha deshabilitado:
3.4 Generación de PECOSA Luego de autorizar el Pedido se procederá a generar la respectiva PECOSA, para ello utilizaremos lo siguiente:
Ingresamos a la siguiente opción:
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Luego de ello nos aparecerá la siguiente ventana:
Seleccionaremos el Almacén Principal:
Y nos aparecerá la relación de los pedidos Aprobados:
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Procederemos a colocar la fecha de Atención, fecha en la cual el encargado de Almacén procede a acondicionar los ítems que están figurando en la PECOSA, a espera del usuario del Centro de Costo para su posterior entrega:
Luego de ello para la atención respectiva, deberemos de dar clic sobre el botón “Atención Total”, y confirmamos el mensaje:
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Luego de ello podemos apreciar que las columna de Cantidad Atendida posee ya valores, así mismo la fecha que habíamos indicado como Fecha de atención pasó a formar parte de la fecha de PECOSA:
Para generar el N° de PECOSA, se deberá de presionar sobre el botón “Generar”, confirmamos el mensaje:
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El sistema nos mostrará el N° de PECOSA a ser generada y aceptamos el mensaje:
Confirmamos el mensaje:
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Con ellos podemos apreciar que ya se muestra el N° de la PECOSA y su fecha, así mismo el estado del Pedido ha cambiado a PECOSA POR FIRMAR.
Ese mensaje nos aparece porque no le hemos indicado la fecha de confirmación, para ellos colocamos la fecha de confirmación y le damos clic al botón del mismo nombre (“Confirmar”):
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Una vez confirmada la PECOSA, el estado del Pedido cambiará a PECOSA:
Para realizar la impresión de la PECOSA, Ud. deberá de seleccionar el Pedido y darle clic en el botón de la impresora, y seleccionamos Visualizar Clasificador :
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Luego de ello presionamos sobre el ícono de la impresora y nos aparecerá el reporte mencionado:
3.5 Extorno Tal y como se mencionó en lo relacionado a los Extornos, seleccionamos la PECOSA que deseamos extornar y presionamos clic sobre el botón F5, colocamos la contraseña respectiva:
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Confirmamos el mensaje mostrado:
Y como podemos apreciar nuestra PECOSA será extornada, pudiendo apreciar el estado del Pedido ya no es PECOSA sino Aprobado:
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4. CONSULTA DE PECOSAS
4.1 Reportes
Dentro de esta opción podremos apreciar todas las PECOSAS generadas dentro de un determinado mes, así como el detalle de cada una de ellas:
Para
poder
ver
las
PECOSAS generadas nos ubicamos en la siguiente opción:
Luego de ello podemos apreciar la relación de PECOSAS generadas dentro del mes actual, así como el detalle de cada una de ellas:
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Si le damos clic al botón de la impresora podremos apreciar la relación de reportes según la necesidad del usuario, por ejemplo, seleccionamos la primera opción y colocamos el rango de fechas:
Luego de ellos le damos clic al ícono de la impresora, y podremos apreciar el Reporte en mención:
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5. KARDEX DE ALMACEN 5.1 Introducción Resume el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacén, es elaborado mensualmente.
5.2 Movimientos, Actualización de Saldos y Revisión de Reportes
Para poder apreciar el Kárdex nos ubicamos en la siguiente opción:
Luego de ello nos aparecerá la siguiente ventana en donde podremos apreciar el Kárdex mensual, debemos seleccionar el Sub Almacén a fin de poder apreciar los ítems:
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Como podemos apreciar nos muestra la cantidad inicial, las entradas y salidas en cantidades, e saldo, así como en monto (S/.) :
Así mismo realizamos la búsqueda del ítem que deseamos y podremos apreciar su estado:
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Si al seleccionar un ítem, presionamos sobre el botón Movimientos, podremos apreciar los movimiento que ha tenido el ítem seleccionado dentro del mes actual:
Si presionamos sobre el botón Actualizar Saldos, el sistema hará un recalculo de todos los saldos, confirmamos el mensaje:
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Y si todo salió conforme nos aparecerá el siguiente mensaje:
A continuación se indicarán los reportes más utilizados dentro de Almacenes, para ello daremos clic sobre el botón de la impresora:
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Si seleccionamos la opción “Resumen Contable de Almacén”, podremos apreciar lo siguiente:
Si le damos clic a la impresora, podremos apreciar el reporte seleccionado:
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Luego si seleccionamos “Estadística de Consumo”, podremos apreciar todo los ítems que han sido entregado a nivel de Centro de Costo o de Almacén:
Luego de ello presionamos sobre el ícono del diskette:
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6. TRANSFERENCIA DE ALMACEN 6.1 Diferencias entre Interno y Contable Transferencia Interna, en el SIGA se realiza esta transferencia normalmente con el fin de transferir stock de un Sub Almacén a otro Sub Almacén.
Transferencia Contable, se realiza con el fin de poder cambiar de cuenta contable a los ítems seleccionados.
6.2 Registro de Transferencia
Para
ello
ubicamos
nos en
la
siguiente opción:
Para el caso práctico realizaremos una Transferencia de Tipo Interna, el sistema por defecto nos preselecciona el tipo en mención, presionamos botón derecho del mouse y seleccionamos “Insertar Transferencia”:
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Nos aparecerá la siguiente ventana, en el cual seleccionamos el Almacén de Origen:
Luego el Almacén Destino:
Colocamos la Observación, motivo que genera dicha transferencia:
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Una vez realizado lo mencionado, grabamos presionando sobre el ícono del diskette y confirmamos el mensaje:
Luego de ello no ubicamos en la parte inferior y presionamos clic sobre el botón derecho del mouse y vamos ahora a Insertar los ítems:
Nos aparecerá la siguiente ventana en donde buscaremos el ítem a ser transferido:
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Colocamos el ítem, buscamos y lo seleccionamos, luego de damos clic sobre el botón Aceptar
Con ello podemos apreciar que ya tenemos nuestro primer ítem a ser transferido:
Pero hay que indicar que le sistema te va a colocar todo el stock disponible, es por ello que debemos de correr la barra hacia la derecha a fin de poder indicar cuanto será la cantidad:
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Luego de ello guardamos y confirmamos:
Luego de ello presionamos sobre el botón Conformidad, a fin de poder hacer efectiva dicha transferencia y confirmamos:
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Con ello podemos apreciar que el botón de Conformidad se ha deshabilitado:
Para visualizar e imprimir el reporte respectivo presione sobre el ícono de la impresora:
6.3 Extorno de Transferencia Para ellos procedemos a seleccionar la transferencia y le damos clic a la carpeta amarilla, y presionamos F5, y colocamos la contraseña respectiva:
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Luego confirmamos el menaje y podremos apreciar que el botón de Conformidad se ha deshabilitado:
7. TRANSFERENCIA DE ALMACEN 7.1 Proceso de Cierre Mensual Este proceso se realiza cuando el Almacén ya ha terminado con todo el movimiento del mes, procede a ingresar a la opción respectiva a fin de poder realizar el cierre respectivo por cada almacén principal que tenga la Unidad Ejecutora, hay que indicar que una vez realizo el cierre mensual se podrá empezar a realizar los internamientos del mes siguiente: SESIÓN 5: SIGA ML – ALMACENES
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Nos ubicamos en la siguiente opción:
Seleccionamos el Almacén Principal:
El sistema nos mostrará el mes Actual y el Nuevo Periodo:
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Tan solo daremos clic sobre el icono del diskette y confirmaremos:
Luego de ello nos saldrá este mensaje:
Y podemos apreciar que el mes actual es Julio
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