GUIA DEL USUARIO

MÓDULO DE LOGÍSTICA SIGA

2014

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SESIÓN II A. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN LAS TABLAS PRINCIPALES  PERSONAL En esta opción se registrarán los datos principales del personal activo que labora en la Entidad, así como la inactivación de aquellos que dejaron de trabajar. Para el ingreso a esta tabla seguir la secuencia: Ingresar al Módulo Configuraciones

Dar doble clic

Ir a Menú Tablas  Personal

El sistema mostrará la siguiente ventana.

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 INSERTAR REGISTRO DE UN NUEVO PERSONAL Estando en la ventana Personal presionar clic derecho y seleccionar la opción Insertar Empleado

Completar los datos requeridos, como son el código, apellido paterno/materno, nombres, documento de identidad, estado civil, sexo, dirección, fecha de nacimiento, e-mail, teléfono, fecha de ingreso, profesión, tipo de empleado.

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Completando los campos solicitados tendremos la siguiente ventana con los campos completados.

Finalmente dar clic al botón ícono del disquete

para grabar la información.

 ASIGNACIÓN DE CENTRO DE COSTO A UN PERSONAL Hacemos la búsqueda en la ventana Personal del nuevo integrante de la Entidad, para ello escribimos su apellido tal como se muestra en la imagen.

Luego dar doble clic a la carpeta amarilla

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En la parte inferior de esta daremos clic derecho y escogeremos la opción de Asignar Centro de Costo

Damos clic al ícono de la vinocular y escogemos el Centro de Costo donde laborará personal.

En nuestro ejemplo seleccionamos la jefatura de informática

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El resultado es el personal asignado a un Centro de Costo

 AUTORIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS Ingresamos a la ventana Personal, dentro de la ventana daremos clic a la carpeta amarilla

Luego dar doble clic a la carpeta amarilla

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y daremos clic a la opción “Autorizado en el entrega de Pedidos”.

 DAR DE BAJA A UN PERSONAL Ingresamos a la ventana Personal, dentro de la ventana daremos clic a la carpeta amarilla

Luego dar doble clic a la carpeta amarilla

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Y escogemos la opción INACTIVO para que el personal no esté en el listado

 REPORTES En la tabla Personal dar clic al ícono de la impresora Si se requiere listar un reporte seleccionar la impresora, seleccionar los parámetros a mostrar y clic en impresora.

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Se visualizara las siguientes opciones: - Reporte de año de asignación por Centro de Costo - Reporte Personas con Datos Observados

Si utilizamos la primera opción Reporte de Año de asignación por Centro de Costo y escogemos el Estado Activo.

El sistema mostrará el reporte de todo personal activo con la asignación de Centro de Costo donde labora.

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B. CENTRO DE COSTO  DEFINICIÓN DE CENTRO DE COSTO Un centro de costos son las áreas, oficinas o gerencias en una Entidad que genera costos para la organización, pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad, además de determinar la planificación, acumulación y control de costos.

 CREACIÓN DE UN CENTRO DE COSTO EN EL SIGA Para la creación de un Centro de Costo en el SIGA debemos de tener en cuenta el nivel de jerarquía que este se encontrará. Sigamos la secuencia para ingresar a esta opción: Ingresar al Módulo Configuraciones

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Dar doble clic

Ir a Menú Tablas  Centro de Costo

El sistema mostrará la siguiente ventana de los Centros de Costo que actualmente hay en nuestra Entidad.

Debemos tener en cuenta en qué nivel se va a encontrar el Centro de Costo nuevos a crear en el Sistema, para el ejemplo el Centro de Costo estará dentro de la “Oficina de Administración” estará en el 3 Nivel.

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Dar clic derecho a cualquier parte de la ventana Centro de Costo y seleccionar la opción Insertar Centro de Costos.

Primero damos el nivel en el que se ubicará el centro de costo a crear, en nuestro caso el 3 nivel ya que va a estar dentro de la Oficina de Administración.

Segundo, completamos los siguientes campos: -

Código: Es el número correlativo que le correspondería al nuevo centro de costo dentro del sistema SIGA.

-

Cód. Nivel Anterior: Es el número del nivel anterior el cual están dependiendo.

-

Descripción: El nombre del nuevo Centro de Costo

-

Abreviación: las iniciales del nuevo Centro de Costo.

-

Sede: La Sede al cual pertenecerá el nuevo Centro de Costo.

-

Responsable: La persona de la Entidad a cargo de ese nuevo Centro de Costo creado.

-

Nro Persona: La cantidad de personas que habrá dentro de ese Centro de Costo.

Terminamos dando clic al ícono del disquete

para grabar la información

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Luego la ventana se agrandará para insertar la meta y fuente de financiamiento.

 ASIGANCIÒN DE META Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO A UN CENTRO DE COSTO EN EL SIGA Ingresamos a la ventana Centro de Costo tal como se hizo en el procedimiento anterior, seleccionamos el Jefatura Entidad Prueba creado y daremos clic a la carpeta amarilla

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Daremos clic derecho y seleccionamos la opción “Insertar Metas”

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En esta ventana se seleccionará la “Meta” y “FF/Rb” y al final se guardará los cambios. Grabamos los cambios dando clic al ícono del disquete

El resultado es el siguiente, el Centro de costo con su respectiva meta y fuente de financiamiento.

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 REPORTES Si se requiere listar un reporte seleccionar la impresora, seleccionar los parámetros a mostrar y clic en impresora.

Seleccionamos los parámetros y clic en el ícono de la impresora

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El resultado final es el mostrado en la imagen.

 TAREAS: DEFINICIÓN, LA IMPORTANCIA DE SU REGISTRO EN EL SIGA Y TIPOS. Una tarea es la realización de una actividad que un Centro de Costo debe de realizar para alcanzar las metas trazadas de la entidad en un Año Fiscal. Estas tareas deben de estar incluidas en el Plan Operativo

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Institucional (POI) para el control y el seguimiento de su realización.

La importancia de registrar las tareas en el SIGA radica en relacionar cada una de ellas a cada Centro de Costo que le corresponde y posteriormente generar los requerimientos de bienes, servicios y obras con la tarea asignada y aprobada en el POI.

En el SIGA hay 3 tipos de tareas: -

Actividad:

-

Proyecto

-

Acción

 CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE TAREAS Se insertará o actualizará las tareas que cada Centro de Costo tiene que realizar conforme a lo descrito en el POI (Plan Operativo Institucional). Para el registro de tareas seguir la siguiente secuencia:

Ingresar al Módulo Configuraciones

Dar doble clic

Ir a Menú Tablas  Datos Generales

El sistema mostrará la siguiente ventana.

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Creación de Nueva Tarea Para insertar una nueva tarea se dará clic derecho y seleccionará “Insertar Tarea”

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Digitamos el nombre de la tarea nueva a incorporar a nuestro POI y tener en cuenta el Tipo si es asignado a una Actividad o Proyecto. Para el caso seleccionaremos Actividad

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1

2 3

Y finalmente grabamos dando clic al ícono del disquete

Asignación de Tarea a un Centro de Costo. Para la asignación de una tarea a un Centro de Costo previamente se tuvo que haber debemos de contar con el Centro de Costo, para el ejemplo usaremos el Centro de Costo “Jefatura Entidad Prueba” y a ella asignaremos la tarea creado en el punto anterior. Ingresar al Módulo Configuraciones

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Dar doble clic

Ir a Menú Tablas  Centro de Costo

Dar clic al botón Carga de Tareas

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Seleccionar el Centro de Costo y la Tarea dando un check y finalmente grabaremos.

Aceptamos los mensajes

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Y salimos de la ventana, para validar si se a asignado dicha tarea al Centro de Costo verificamos, seleccionamos el Centro de Costo y damos clic al Botón Tarea x C.C.

El sistema mostrará la siguiente ventana

 GENERACIÓN DE PLANTILLAS DE GASTOS GENERALES. Para programar los Gastos Generales (Luz, Agua, Teléfono, etc.) se deben generar plantillas, que consiste en indicar al sistema que centros de costo y con qué metas asumirán el gasto de los servicios. Para configurar estas plantillas deben realizar lo siguiente: Ingresar al Módulo Logìstica

Dar doble clic

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Ir al menú Tablas  Generar Planilla de Gastos Generales:

Para el ejemplo crearemos la plantilla del Agua Potable.

Para crear la plantilla presiona el botón Carga, aquí se debe seleccionar los centros de costo con sus metas y grabar.

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Luego de grabar, aparecerá un mensaje,

Si colocamos “Si”, el sistema dividirá el 100% entre el total de centros de costo y asignara un porcentaje. Si colocamos “No”, el sistema dejara que usted ingrese un porcentaje por cada centro de costo.

El sistema solicita esta información para que al momento de la programación Ud. pueda ingresar el monto total y el sistema realizará la distribución del dinero automáticamente. (El sistema permite modificarlo posteriormente). Nota: “Siempre la sumatoria debe dar 100%”

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C. PROVEEDORES Según el sistema de abastecimiento los aplicativos informáticos deben contar con un catálogo de proveedores, el cual deben de estar registrados para que la Entidad pueda contratarlos a través de las emisiones de las órdenes de bienes o servicios.

 BÚSQUEDA DE RUC DE LA SUNAT (FICHA RUC) Para el registro en el SIGA de proveedores previamente se tiene que haber realizado la búsqueda en la página de la SUNAT. Para ello digitamos la dirección web: http://www.sunat.gob.pe/ .

Buscamos la opción Consulta RUC

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Hacemos la búsqueda por Número de RUC o por Nombre o Razón Social, luego digitamos el código capcha y daremos clic al botón “Buscar”.

Como se puede apreciar el reporte muestra los datos del proveedor con el estado de Contribuyente activo, este reporte usaremos más adelante para registrar en el SIGA los proveedores.

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 REGISTRAR PROVEEDORES EN EL SIGA Para el ingreso a esta opción seguimos la secuencia: Ingresar al Módulo Configuraciones

Dar doble clic

Ir a Menú Tablas  Centro de Costo

El sistema mostrará el listado de proveedores activos.

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 REGISTRO DE INFORMACIÓN DE PROVEEDOR Para registrar un nuevo proveedor en el sistema damos clic derecho a cualquier parte de la ventana en blanco y seleccionamos la opción “Insertar Proveedor”

Completamos los campos solicitados por la ventana “Mantenimientio de Proveedores” emitida por el sistema. Tenemos que tener en cuenta que la información del proveedor a insertar la hemos obtenido de la SUNAT.

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Completado la información tendremos lo siguiente, grabamos dando clic al ícono del disquete.

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D. CATÁLOGO DE BIENES Y SERVICIOS Con el fin de llevar una relación uniforme, simple, ordenada e interrelacionad a de los Bienes y Servicios utilizados por las diversas Unidades Ejecutoras, se ha construido un Catálogo de Bienes y Servicios sobre la base del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) del Catálogo Nacional de Bienes y Servicios del ex INAP, y de los Catálogos de las entidades representativas del Estado. Cabe señalar que la cobertura del Catálogo irá en aumento e n la medida que la operatividad de la UE lo requiera. Cada ítem del Catálogo de Bienes y Servicios está conformado por 12 dígitos, según la estructura siguiente:  grupo: 2 dígitos  clase: 2 dígitos  familia: 4 dígitos  ítem:

4 dígitos

Total: 12 dígitos CODIGO : Grupo

710600060005 71

PAPELERÍA EN GENERAL Y ÚTILES, MATERIALES DE OFICINA

Clase

7106

ARCHIVADORES, PROTECTORES Y PORTADOCUMENTOS

Familia

71060006 FORROS DE PLÁSTICO

Ítem

0005

FORRO DE PLASTICO TAMAÑO OFICIO

La opción Catálogo de Bienes y Servicios comprende un Sub menú que permite al Usuario actualizar los precios referenciales de programación y unidad es de medida por cada ítem registrado, así como consultar o emitir un reporte del Catálogo de Bienes y Servicios.

 IMPORTANCIA. -

Es la relación de códigos empleados para identificar unívocamente los bienes y servicios.

-

Permite disponer de información homogénea y ordenada de los bienes y servicios

-

A través de un catálogo se puede identificar, clasificar, inventariar y controlar los bienes y servicios utilizados por el Estado

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 BÚSQUEDA Y ACTIVACIÓN DE ÍTEM DE BIENES Y SERVICIOS. A. Ingreso al “Catálogo de Bienes y Servicios”.

Ingresar al Módulo Configuraciones

Dar doble clic

Ir a Menú Maestros  Catálogo de bienes y servicios

En esta opción se podrá hacer la consulta de los ítems el cual está conformado por 4 opciones que son: Suministros, Activos Fijos, Servicios y Obras.

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B. Búsqueda de ítems en el “Catálogo de Bienes y Servicios” Para el ejemplo realicemos la búsqueda de un engrapador de oficina. Para ello digitamos “ENGRAPADOR” y el sistema mostrará dicho resultado.

Nótese que el sistema hizo la búsqueda de los ítems que coincide con la palabra digitada

Pero si se quiere buscar el ítem más específicamente, solo quiero que el sistema me muestre solo Engrapador de Alicate digitamos el Engrapador separados por un %, lo que el sistema buscará los engrapadores que sea de tipo alicate como se muestra en la imagen.

Nótese que si el sistema muestra una carpeta amarilla,

al darle clic este mostrará el detalle de lo

seleccionado, en este caso el detalle del Engrapador a buscar.

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Descripción

: Descripción del Ítem

Estado

: Si está activo o inactivo.

Unidad Ad.

: Es la medida como se adquiere el producto al almacén.

Unidad Uso

: Es la medida de despacho del producto al Usuario (UNIDAD).

Precio Ult Compra S/.

: El Precio unitario con el que fue adquirido anteriormente.

Fecha

: Fecha de registro del Precio Unitario de la compra.

Tipo

: Si es Suministro o Activo Fijo

Ubicación Física

: Ubicación física de los ítem proveniente de los ingresos al

almacén. Control de lote

: Mediante un check se indica si la entidad trabajará el ítem con

control de lotes Clasificador de Gastos

: Al cual pertenece el Ítem

Estado de ítem

: Puede ser Activo o inactivo

Stock

: La cantidad Mínima y Máximo para asignarle a un bien y no

quedarse en un futuro sobrestokeado o no.

C. Activación de ítems en el “Catálogo de Bienes y Servicios” Que sucede si el ítem a buscar no se encuentra en el “Catálogo Institucional”, en este caso se iría al “Catalogo SIGA-MEF” para buscar el ítem y migrarlo.

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Si en el sistema queremos buscar pasta dental, el SIGA no dará ningún resultado tal como se muestra en la imagen

No se encuentra registrado ese ítem en el “Catálogo Institucional”

Seguir los siguientes pasos: 1.

Dar clic al botón

el cual le mostrará la ventana “Catalogo SIGA- MEF”

2. Se mostrará la siguiente ventana, al finalizar dar clic al botón del disquete

1 Seleccionar Suministro

2 Digitar el Item a Buscar, tener en cuenta el % PASTA%DENTAL%70

3 Check al “Flag”

4 Grabar

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3.

El resultado será el ítem migrado al “Catálogo Institucional” tal como se muestra en la imagen siguiente.

Ítem Migrado del Catálogo SIGA_MEF al “Catálogo Institucional”

D. Reporte de “Catálogo de Bienes y Servicios” Seguir los siguientes procedimientos: Primer Paso:

1. Seleccionar la opción Reportes.

Segundo Paso: Inmediatamente se visualizará una ventana con criterios de selección que permitirán filtrar los reportes, que el Usuario podrá ejecutar en el momento que lo requiera. Entre los reportes que brinda el Sistema tenemos: -

Catálogo de Bienes

-

Catálogo de Servicios

-

Catálogo de Obras

-

Todos

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2. Seleccionar el tipo si es Bienes, Servicios, Obras o Todos.

Tercer Paso: Después de seleccionar el tipo de reporte, el Usuario podrá visualizar, previamente, a la grabación del archivo o envío a la impresora, el reporte requerido.

1. Seleccionar el Tipo.

2. Seleccionar “Suministro”, Activos o “Todos”

3. Clic al ícono de la impresora para que se muestre el reporte respectivo.

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Cuarto Paso: Y por último se muestra el reporte listo para ser impreso

 ACTIVACIÓN DE CLASIFICADORES DE GASTOS Y CTAS CONTABLES. Ingresar al Módulo Configuraciones

Dar doble clic

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Ir a Menú Maestros  Catálogo de bienes y servicios

Buscamos los ítems por su grupo, clase y familia de la siguiente manera, para el ejemplo Papel Bond que hay en nuestro Catálogo Institucional

Luego daremos clic al botón Clasificador/Cuenta

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De la misma manera hacemos la búsqueda del ítem por su grupo, clase y familia tal como se muestra en la ventana, al inicio todos los clasificadores relacionados al ítem van a estar en estado “A”

Daremos clic para inactivar los clasificadores de gastos a no ser considerados en nuestro presupuesto de la siguiente manera, para finalizar daremos clic al ícono del disquete para guardar el registro.

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El resultado es el siguiente:

 FORMATO DE SOLICITUD DE CREACIÒN DE ITEMS Hay ocasiones que se solicita al área de catalogación del MEF la creación de ítem, pero estos no se dan sino a través de un formato en Excel que se tiene que completar y ser enviado. En la siguiente imagen se muestra el formato de envío de solicitud para la creación de dos ítems.

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El área de catalogación evaluará dicha solicitud, verificará que el bien se encuentre en el grupo, clase y familia, si el ítem no existe crearán un nuevo código, caso contrario nos indicarán que existe

E. OTROS  DEFINICIÓN DE ESCALA DE VIÁTICOS La Escala de Viáticos es el otorgamiento de dinero que se otorga para Viajes en Comisión de Servicios en el territorio nacional para los funcionarios públicos, personal de confianza, incluido los que realicen el personal contratado bajo el régimen especial de Contratación Administrativa de Servicios – CAS

La escala de viáticos se inició con el Decreto Supremo N° 028-2009-EF y desde la fecha se han realizado modificaciones al respecto.

 CREACIÓN DE ALMACÉN Se crearán Almacenes o Sub-Almacenes de acuerdo a la necesidad de la Entidad, para el registro de nuevos almacenes o sub-almacenes seguiremos con los siguientes pasos:

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Almacén: Estando en esta opción se aprecia el almacén principal de la Entidad así como los subalmacenes que deriven de este.

A.1. Crear Almacén Principal Si así lo requiera, se puede generar nuevos almacenes principales. Seguir los siguientes pasos

1 Clic derecho “Insertar Almacén”

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Seguidamente se mostrará la segunda columna con campos en blanco, completar la información requerida por el sistema.

2 Completar los datos de esta ventana

Culminado con el llenado guardar la información y con esto se ha culminado la inserción de un nuevo sub almacén

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A.2. Crear Sub Almacenes: Damos clic derecho y seleccionamos “Insertar Almacén” 2 Seleccionamos el Tipo “Sub Almacén”

1 Clic derecho y seleccionar “Insertar Almacén”

Seleccionamos el Almacén Principal de donde va a provenir el nuevo sub almacén, para el caso seleccionamos el nuevo almacén creado “ALMACEN SEDE SUR”.

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Completamos los datos de la ventana.

El resultado será el nuevo sub almacén

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 REGISTRO DE MARCA Ingresar al Módulo Configuraciones

Dar doble clic

Ir a Menú Tablas  Centro de Costo

En esta pestaña se eliminan o registran marcas con solo usar el menú contextual (clic derecho)

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Digitar el nombre de la Marca a crear y Guardar

.

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F. AUDITORIAS  AUDITORÍA TRANSACCIONES SIGA En esta opción el sistema almacena toda información registrada en el SIGA como son las emisiones de pedidos, autorizaciones de este, emisiones de órdenes entre otros y lo muestra a través de los tipos de documentos, sus estados, el usuario quien generó dicho requerimiento, la fecha y el equipo de cómputo de donde se realizó. Para visualizar ello realizar los siguientes pasos: Ingresar al Módulo Logística

Dar doble clic

Ir al Menú Utilitario Auditoría de Transacciones del SIGA

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El sistema mostrará la siguiente ventana, con distintos filtros para seleccionar

De todos los filtros seleccionamos la Jefatura de Informática y en Tipo de Doc escogemos Pedidos Programados.

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Nótese que me muestra en total de 6 registros de pedidos Programados. Además quién fue el quien genero dicho requerimiento, la fecha y el equipo de donde hizo dicho registro.

Para imprimir dicho reporte dar clic al ícono de la impresora

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El resultado es el siguiente

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