GUIA DEL USUARIO

MÓDULO DE LOGÍSTICA SIGA

2014

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SESIÓN V A. EMISIÓN DE ÓRDENES POR CONVENIO MARCO ¿Qué es Convenio Marco? El Convenio Marco es la modalidad por la cual el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estados (OSCE), a través de una Licitación Pública o un Concurso Público, selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y/o servicios que requieran y que son ofertados a través del Catálogo Electrónico de Convenio Marco.

Beneficio: -

Simplificación del procedimiento de contratación

-

Ahorro y eficiencia en tiempo y recursos

-

Fomento de participación

Normativa: -

Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado

-

Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

-

Directiva Nº 017-2012/OSCE-CD Directiva de Convenio Marco

. ¿Cuáles son los Catálogos Vigentes?

•

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Útiles de Escritorio.- Incuye Materiales de Oficina y Papelería en General

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Emisión de Boletos.- Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros

-

Bienes de Ayuda Humanitaria

-

Impresoras, Consumibles y Accesorios

-

Computadoras de Escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres

REGISTRO DE CUADRO DE ADQUISICIÓN PROVENIENTE DEL PAO. Todo bien y /o servicio a contratar a través del convenio marco deberá ser registrado en el SIGA

desde la

opción PAO-Actualizado botón Detalle del PAO, ingresaremos a esta ventana para seleccionar la Modalidad de Adquisición Convenio Marco. Nótese que esto se debe de realizar antes de que se genere la Certificación Presupuestal.

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En esta ventana seleccionamos nuestro Nº PAO el 1295 y damos clic al botón Detalle del PAO.

Escogemos de dicha ventana la Modalida Adq: MP Convenio Marco Precio. Finalizamos dando clic al ícono del disquete para guardar.

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Aceptamos el mensaje.

Ya tenemos actualizado nuestro PAO, vayamos luego a generar la certificación, compromiso anual y el compromiso mensual de dicho PAO 01295. Los procedimientos son los mismos que se hizo en las etapas anteriores.

En la ventana PAO-Actualizado dar clic al botòn Autorización Presupuestal. Claro está debemos seleccionar previamente nuestro PAO.

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Generar el certificado dando clic al botón Autorizar.

Generamos el certificado y aceptaremos todos los mensajes

Aceptar los mensajes

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Regresamos a la ventana del PAO-Actualizado y notaremos que el nuestro Nº de PAO ya cuenta con certificación.

Vayamos a migrar esta certtificación hacia el SIAF. Para ello vamos al menú Gestión PresupuestalCertificaciones. Hacemos la búsqueda por nuestro PAO el 01295 e ingresamos a la carpeta amarilla

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Damos clic al botón Certificación SIAF

Digitamos la contraseña siga

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Nos tendrá que salir si hemos ingresado correctamente la contraseña.

Regresamos a la ventana anterior y llevamos la barra horizontal hacia la derecha, notamos que aún no contamos con certificación SIAF. Vayamos al SIAF Módulo Administrativo para procesar el envío.

Ingresamos a la siguiente opción en el SIAF para procesar.

Damos clic al botón Procesar

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Aceptamos el mensaje

Y el resultado debe salir como se muestra en la ventana, se ha procesado correctamente un registro

Ingresamos luego a la opción certificación para corroborar y posteriormente habilitar el envío de dicho registro procesado

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Notamos que ya fue procesado nuestro registro y en el SIAF se muestra este registro proveniente del SIGA con el PAO 01295, información del SIGA. Habilitamos el envío y esperamos que la certificación se apruebe.

En el SIGA tenemos que refrescar los cambios que se realizan en el SIAF dando clic al botón Respuesta SIAF. En la opción Menú Gestión Presupuestal  Certificaciones.

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Digitamos la clave siga

Aceptamos el mensaje

Y notaremos más adelante que ya contamos con certificado presupuestal SIAF con su respectivo estado

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Para finalizar regresamos a la ventana PAO-Actualizado y daremos en Tipo de Ejecución la ruta Cuadro de Adquisiciones

Damos Si al mensaje para que el sistema nos genere el Cuadro de Adquisición

Aceptamos el mensaje

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•

REGISTRO DE ÓRDENES PROVENIENTES DEL CONVENIO MARCO. Ya sabemos que la orden que a continuación se generará proviente del convenio marco, hagamos los mismos procedimiento que harìamos para la emisión de una orden sin convenio marco. Vayamos al menú Adquisiciones  Orden de Compra

Insertamos la orden

Y generamos dicha orden completando los datos, grabamos.

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Regresamos a la ventana Orden de Compra y daremos clic al botón Fase Compromiso

En esta ventana daremos clic al botón Comprometer

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Aceptamos los mensajes.

Vayamos a realizar la segunda interfaz para la migración del compromiso mensual, vamops al menú Gestión Presupuestal  Certificaciones

Buscamos ya no por el Número de Pao sino por el número de la orden de compra, que en este ejemplo el sistema me generó.

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Seleccionamos la secuencia Compromiso Anual y daremos clic al botónCertificación SIAF.

Digitamos la clave para el envío

Ingresamos al módulo administartivo del SIAF y procesamos dicho registro

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Aceptamos el mensaje

Debemos tener como resultado dicha ventana, registro validos procesados

Ingresamos a buscar nuestra certificación y habilitarermos el envío para que se apruebe nuestro compromiso anual.

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Notamos que en dicho compromiso anual se ha generado el código 135

Posteriormente tendremos que ingresar a la ventana certificaciones para actualizar el estado de nuestro compromiso anual del SIAF al SIAG, damos clic al botón Respuesta SIAF y digitamos la clave.

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•

ENVÌO DE ÓRDENES PARA SU COMPROMISO ANUAL. Una vez aprobada la certificación y compromiso anual, tendremos que migrar la orden para su futuro compromiso mensual, los procedimientos también están explicados anteriormente. Ingresamos al Menú Gestión Presupuestal  Afectación Presupuestal

Buscamos nuestra orden de compra, para el ejemplo el número 00071, damos clic a la carpeta amarilla

Se mostrará la siguiente ventana, damos clic al botón Interfase f.c. al SIAF ingresaremos la clave siafc, para enviar la orden

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Aceptamos el mensaje

Notamos que se ha deshabilitado el botón Interfase F.C al SIAF

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Ingresamos al SIAF y procesamos

Tenemos que llegar a esta ventana.

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Verifiquemos si ya nuestra orden tiene su expediente SIAF

Y visualizaremos que ya se cuenta con expediente SIAF la orden y con el tipo de documento 135 Convenio Marco

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B. ALMACENES •

INTRODUCCIÓN. Las actividades propias del almacén está estipulado en la Ley 22056 del sistema de Abastecimiento, a continuación mencionaré los procesos técnicos de abastecimiento que el SIGA_ML da soporte.

1. Proceso de Abastecimiento Es el proceso técnico de abastecimiento, las actividades comprendidas están referidas a ubicar los bienes en forma temporal en un espacio determinado con fines de custodia, para su posterior distribución a solicitud de los Centros de Costo. (RJ Nº 335-90-INAP/DNA Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional Fecha 09-09-90)

Fases Tal y como se mencionó el proceso de almacenamiento posee un conjunto de actividades las cuales son: -

Recepción

-

Verificación y Control de Calidad

-

Internamiento

-

Registro y Control

-

Custodia

2. Proceso de Distribución Es el proceso técnico de abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades técnico – administrativas, referidas directamente a la satisfacción de las necesidades.

Fases Tal y como se mencionó el proceso de distribución posee un conjunto de actividades las cuales son: -

Formulación del Pedido

-

Autorización de Despacho

-

Acondicionamiento de Materiales

-

Control de Materiales

-

Entrega de Materiales

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C. ENTRADA A ALMACÉN •

INTRODUCCIÓN. Es una etapa en el cual el personal del almacén realiza el internamiento de los bienes ya sean provenientes por órdenes de compra o por NEA. Sirve de documento fuente. Se utiliza para informar sobre el ingreso de bienes al almacén por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra.

•

INGRESO / INTERNAMIENTO DE EXISTENCIAS Comprende las acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados, hay que tener algunas consideraciones:  Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.  Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje.  Evitar dividir un grupo de bienes del mismo grupo en zonas de almacenaje diferentes. Los Tipos de Entradas considerados son los siguientes: -

Ingreso por compra, como su mismo nombre lo indica este ingreso es producto de una adquisición realizada previamente en el SIGA y que culminó en la generación de una Orden de Compra.

-

De ahí otra forma de registrar una entrada es con las Notas de Entradas al Almacén – NEA, que pueden ser por Producción, Donación, Transf. Externa, Devolución, Diferencia de Inventario, Producto Terminado, otros.

Para realizar el internamiento de los bienes a través de las órdenes de compra iremos al menú Almacenes  Entradas al Almacén

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Selecionamos el almacén temporal catalogación SIFA_MEF

Y damos clic derecho y escogemos al opción Insertar Entrada a Almacén

Nos mostrará dicha ventana el cual seleccionamos el número de orden de compra, para nuestro ejemplo la orden Nª 71

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Y colocamos la guía de remisión.

Guardamos el número de entrada

El sistema mostrará dicha ventana para asignarle la marca y guardamos dicho registro.

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Posteriormente damos clic al botón Conformidad

Aceptamos el mensaje.

Llenamos dicha ventana

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El sistema a continuación mostrará dicha ventana.

Ya con este preocedimiento hemos generado la conformidad.

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Regresamos a la ventana anterior y notaremos que ya está internado el bien

•

MODIFICACION Y ELIMINACIÓN DE REGISTRO Para modificar los datos de un internamiento tenemos que seleccionar el internamiento e ingresar a la capeta amarilla.

Aquí daremos cli a la tecla F5

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Y digitamos la contraseña para extornar el internamiento y posteriormente modificar.

Vemos que nuevamente se habilita el botón Conformidad,hagamos los cambios que sean necesarios en el sistema y volveremos más adelante para dar conformidad. Solo ingresamos 5 en la cantidad del primer Ítem

Guardamos y aceptamos el mensaje

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•

ELIMINACIÓN DE REGISTRO Realizamos el mismo procedimiento, seleccionamos nuestro internamiento e ingresamos dando clic al ícono de la carpeta amarilla.

Tecleamos la tecla F5 de nuestro teclado y escribimos la clave

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Notamos que vuelve a activarse el botón Conformidad

Regresamos a la ventana Entrada a Almacén y notaremos que está en color verde

Damos clic derecho y escogemos la opción para eliminar

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Aceptamos el mensaje.

Con este procedimiento se elimina los internamientos que hayamos hecho.

D. ATENCIÓN DE PEDIDOS •

INTRODUCCIÓN. La Finalidad de la PECOSA es servir como un documento fuente, en él se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes del almacén. Los pasos a seguir son: • Generar Pedido • Autorizar el Pedido • Generar PECOSA

•

REGISTRO DE PEDIDO A SER ATENDIDO POR ALMACÉN Generamos un pedido para que almacén nos emita la PECOSA de dicho pedido

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Registramos un nuevo pedido

Insertamos los items a dicho pedido generado

Y damos el V°B Jefe al pedido

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•

AUTORIZAR PEDIDO Ingresamos a la opción autorización del pedido

Buscamos el centro de costo y damos clic a la carpeta amarilla

Damos clic a la carpeta amarilla de nuestro pedido.

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Seleccionamos el almacén de donde se va a retirar el bien

Ingresamos la cantidad y grabamos

Aceptamos el mensaje

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Luego damos clic al botón Autorizar

Aceptamos el mensaje

•

GENERAR PECOSA Vamos al Menú Almacenes Atención de Pedidos

Seleccionamos el almacén de donde se atenderá el pedido

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Seleccionamos nuestro pedido y damos clic al botón Atención Total.

Aceptamos el mensaje

Y damos clic al botón Generar

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Aceptamos el mensaje

Y luego ingresaremos la fecha de confirmación, del producto que ya ha sido despachado

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Aceptamos el mensaje

E imprimos la PECOSA seleccionando el pedido

Nos muestra el reporte de la PECOSA

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•

EXTORNO Seleccionamos nuestro pedido que ya cuenta con PECOSA y tecleamos F5 del teclado y escribimos la clave para extornar la PECOSA generada.

Aceptamos el mensaje.

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Y de esta manera extornamos las PECOSAS

E. CONSULTA DE PECOSA Vayamos al menú Almacenes  Consulta de PECOSAS

Seleccionamos una PECOSA para ver el detalle de esta

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Y sacamos el reporte escogiendo la opción que más necesitamos

F. KARDEX DEL ALMACÉN •

INTRODUCCIÓN Resume el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacén, es elaborado mensualmente.

•

MOVIMIENTOS Ingresamos a la opción para verificar el Kardex

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Seleccionamos el almacen

Digitamos el item a ver los movmientos: engrapador%grande. Damos clic a mviomientos

Y veremos todos los movimientos que tiene dicho item

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•

ACTUALIZACIÓN DE SALDOS Para actualizar las entradas y salidas de nuestro almacén en el SIGA en la misma ventana del Kardex daremos clic al botón Actualiza Saldos

Aceptamos el mensaje

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•

REVISIÓN DE REPORTES Damos clic al ícono de la impresora y escogemos las distintas opciones que hay y las que creamos convenientes

Seleccionamos el resumen contable del almacén

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Y tenemos dicho reporte.

G. TRANSFERENCIAS DE ALMACÉN •

DIFERENCIA ENTRE INTERNO Y CONTABLE Haremos la transferencia interna para poder transferir bienes de un almacén a otro y la transferencia contable para modificar las cuentas contables que por error hayamos cometido.

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•

REGISTRO DE TRANSFERENCIA Seleccionar la opción Transferencias en Almacén.

En esta ventana daremoc clic derecho y escogemos la opción Insertar Transferencia

Nos mostrará esta ventana el cual seleccionamos el almacén Origen y el Almacén Destino

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Insertamos los bienes a pasar, clic derecho y escogemos insertar item.

Marcamos los items a pasar

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Y colocamos la cantidad que irá al otro almacén

Aceptamos el mensaje

Y luego damos clic al botón conformidad

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Y tendremos el botón Conformidad deshabilitado, dando a entender que se ha culminado con lo solicitado.

Regresamos a la ventana anterior y vemos que ya se ha realizado la primera transferencia.

Sacamos el reporte necesario, dando clic al ícono de la impresora

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•

EXTORNO DE TRANSFERENCIA Para extornar una transferencia tenemos que ir al menú Almacenes  Transferencia en Almacén, en dicha ventana daremos clic a la carpeta amarilla

Damos clic a la tecla F5 y escribimos la contraseña

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Aceptamos el mensaje

Y tenemos extornada la transferencia, viendo que el botón Conformidad vuelve a estar habilitada

H. PROCESO DE CIERRE DE ALMACÉN •

PROCESO DE CIERRRE MENSUAL Ingresamos a dicha opción para realizar los cierres mensuales de cada almacén.

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Seleccionamos el almacén y damos clic al icono del disquete

Aceptamos el mensaje

Y notamos que ya se cerró el mes de marzo y empezamos con el mes de abril para la realización de todo movimiento de ingresos y salidas que haya en el nuevo mes.

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PROCEO DE CIERRE ANUAL En la ventana anterior dar clic al botón Cierre Año

Seleccionamos el año a cerrar y damos clic al ícono del disquete para guardar.

Aceptamos el mensaje

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EXTORNO Para extornar un mes en el almacén nos vamos a la opción Parametro Ejecutora.

Seleccionamos el mes de retorno y grabamos

Aceptamos el mensaje

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Verificamos si el extorno del mes se ha realizado

Y notamos que si se ha extornado el mes, de Abril a Marzo

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