SIGRE
ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Manual de Usuario del Sistema de Gestión de Transporte
S. Herrera – G.Tkachuk
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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INDICE DE CONTENIDO Introducción
4
Características
4
Requerimientos
5
¿Cómo ingresar al sistema?
5
Ventana del Sistema de Transporte
6
Barra de Menú
7
Menú Archivo
7
Menú Procesos
8
Menú Reportes
9
Menú Mantenimiento
9
Menú Configuración
9
Menú Ventana
9
Barra de herramientas del sistema Generalidades del Sistema
10 ¡Error! Marcador no definido.
Actualización de una lista de datos Desplazamiento
14
Botones y Teclas de actualización
14
Cuadro de diálogo de actualización
14
Buscar, ordenar y filtrar una lista de datos
15
Buscando un registro en la lista
15
Ordenando la lista
15
Filtrando datos de la lista
16
Gestión de Unidades Actualización de Unidades Ingreso de nuevas unidades
17 17 17
Filtrar y ordenar
19
Reportes
19
Mantenimiento Preventivo
19
Asignación de un service a una familia
20
Asignación de un service periódico a una unidad
20
Familias de vehículos
21
Marcas y Modelos
21
Gestión de Ordenes de compra y proveedores Proveedores reportes Ordenes de compra
23 23 23 23
Control de Cuentas
23
reportes
24
Gestión de Personal
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13
25
Sanciones
25
Renovación de licencias
25
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario reportes Gestión de Gastos de Mano de Obra, Repuestos y Combustible Gestión de Ordenes de Trabajo
26 27 27
Generación de una orden de trabajo (OT)
27
Modificación de una orden de trabajo
27
Anulación de una orden de trabajo
28
Cierre de una orden de trabajo
28
Impresión de una orden de trabajo
28
Gestión de Pedidos de repuestos
28
Generación de un pedido
28
Modificación de un pedido
29
Anulación de un pedido
29
Cierre de un pedido
29
Impresión de un pedido
29
Gestión de vales de combustible
30
Carga manual de vales de combustible
30
Modificación de un vale
30
Eliminación de un vale
31
Actualización automática de gastos de combustible
31
Reportes
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31
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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1
Capítulo
Introducción El sistema Transporte fue desarrollado por la empresa Solido Sistemas, para el control de gastos y mantenimiento preventivo de vehículos. Este sistema permite la gestión de unidades (vehículos), proveedores, cuentas corrientes, empleados, así como, llevar un control sobre los gastos mensuales. Características Gestión de unidades •
Mantenimiento preventivo de unidades
•
Gestión de equipos asociados
•
Reportes sobre el historial de las unidades
Gestión de proveedores y cuentas corrientes •
Datos de los proveedores y cuentas corrientes
•
Control del monto límite de la cuenta
•
Control del monto límite mensual
•
Control del monto límite por cada compra
Gestión de ordenes de trabajo, pedidos y vales •
Generación de ordenes de trabajo internas y para talleres de terceros
•
Generación de pedidos de repuestos
•
Carga de vales de combustible
Liquidación mensual de gastos •
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Gastos agrupados por centro de costo
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
•
Gastos agrupados por gerencia
•
Gastos agrupados por unidad
•
Gastos agrupados por rubro
Requerimientos Requerimientos mínimos Procesador Pentium 166 Mhz (o equivalente) Memoria RAM 32 MB Espacio en disco 25 MB Requerimientos recomendados Procesador Pentium II (o equivalente) Memoria RAM 64 MB Espacio en disco 50 MB ¿Cómo ingresar al sistema? Para ingresar al sistema haga doble clic sobre el icono
Aparece la ventana de control de acceso
Usuario: Nombre del usuario del sistema. Clave: Clave asignada al usuario Nota: El nombre y la clave de usuario son asignados por el administrador del sistema
Nota: Tanto para el nombre de usuario como para la clave se debe respetar las mayúsculas y minúsculas, por ejemplo, los nombres “Nicolas” y “nicolas”, son distintos.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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Si se ingresa un usuario o clave errónea se muestra la siguiente pantalla y el acceso es denegado.
Si se ingresó correctamente el usuario y la clave, el sistema se conecta a la base de datos y muestra la ventana principal. Ventana del Sistema de Transporte Barra de herramientas
Cuando se abre una ventana, por ejemplo, Gestión de ordenes de trabajo, el sistema se verá de la siguientes manera:
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Observe como el sistema ahora muestra dos barras de herramientas. La segunda barra de herramientas contiene botones que ejecutan operaciones sobre la ventana activa y cada una tiene su equivalente en el menú actualización. La ventana activa, en este caso, Gestión de ordenes de trabajo, contiene una grilla con todas las ordenes de trabajo generadas, donde cada fila representa una orden de trabajo y cada columna es un campo de la orden. En adelante a esta grilla la denominaremos, lista de datos. Barra de Menú Menú Archivo: contiene opciones para cerrar la ventana activa, imprimir o hacer una vista preliminar de una lista de datos, configurar la página de impresión y una opción para salir del sistema. Menú Procesos: es el menú más importante del sistema, puesto que desde aquí se abren las ventanas para la gestión de OT, pedidos, vales de combustible, unidades, personal, etc. Menú Reportes: desde aquí se pueden consultar o imprimir los gastos en mano de obra, repuestos y combustible, así como consultar un reporte de stock de repuestos. Menú Mantenimiento: este menú contiene opciones para actualizar las listas de datos básicas del sistema, por ejemplo, las gerencias y centros de costo. Menú configuración: permite configurar la barra de herramientas. Menú ventana: opciones para la administración de las ventanas abiertas. Menú ayuda: ayuda del sistema
Menú Archivo
Cerrar: cierra la ventana activa. Puede usar la tecla de accesos rápido Ctrl+W S. Herrera – G.Tkachuk
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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Imprimir: permite imprimir la lista de datos activa. Presentación Preliminar: permite ver en la pantalla una versión impresa de la lista de datos activa. Configuración de página: abre un cuadro de diálogo que permite seleccionar el tamaño del papel, la orientación, los márgenes, etc. que se utilizarán para la impresión de la lista de datos activa. Salir: sale del sistema. Menú Procesos
Orden de trabajo: abre la ventana de gestión de órdenes de trabajo Pedidos: abre la ventana de gestión de pedidos de repuestos Vales: abre la ventana de gestión de vales. Desde aquí se pueden visualizar también las cargas de combustibles extraídas desde el surtidor. Caja Chica: Gestión de gastos de caja chica en repuestos y mano de obra, imputados a centros de costo, o a unidades. Imputar gasto a unidad: abre un cuadro de diálogo desde donde se pueden ingresar los gastos incurridos por una unidad determinada. Ordenes de compra: abre la ventana de gestión de ordenes de compra otorgadas a proveedores autorizados por EDESE S.A. Unidades: abre la ventana de gestión de unidades desde donde se pueden actualizar los datos y los service periódicos para el mantenimiento preventivo. Personal: abre la ventana de gestión de personal de EDESE S.A.., la cual permite actualizar los datos personales y registrar sanciones y renovaciones de licencias de conducir. Submenú Mantenimiento preventivo: contiene dos opciones, service periódico por unidad y service por familia o parque. La primera, se utiliza para mostrar una lista de control para el mantenimiento preventivo, elaborada a partir de los service periódicos registrados a cada una de las unidades. La segunda, muestra una lista de control elaborada a partir de los service registrados a cada una de las familias. Submenú Liquidación mensual: contiene una opción para la liquidación del periodo actual y otra para anular el último periodo liquidado. Actualizar vales de combustible: muestra un cuadro de diálogo, el cual permite extraer los datos de la cargas de combustible realizadas en el surtidor durante un cierto periodo.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario Menú Reportes
Reportes de liquidación: permite ver o imprimir los reportes de liquidaciones de periodos anteriores. Reportes de gastos: Muestra una lista con distinto reportes históricos de gastos en mano de obra, repuestos y combustible, agrupados por unidad, proveedor, centro de costo, etc. Reporte de stock: Lista de repuestos y la cantidad existente en el inventario. Menú Mantenimiento
Gerencias, Centros de Costo y Distritos: muestra una ventana dividida en tres secciones para la actualización de las gerencias y centros de costo de EDESE S.A. y las localidades donde están destinadas las unidades. Items de gasto: abre una ventana dividida en dos secciones para la actualización de los rubros y los items de gasto que incluye cada rubro. Marcas y modelos de vehículos: permite ingresar las marcas y modelos de las unidades disponibles. Cargos y funciones: abre una ventana para la actualización de los nombres de funciones de los empleados de EDESE S.A. Proveedores: muestra una ventana para la gestión de los proveedores autorizados por EDESE S.A. Familias: permite el ingreso de los nombres utilizados para identificar a cada familia o parque de vehículos. Services por familia: muestra una ventana desde la cual se pueden registrar los service a cada una de las familias. Los service registrados de esta manera se aplicarán a cada una de las unidades que conforman la familia. Menú Configuración
Personalizar barras de herramientas: configura la posición y los tipos de botones de las barras de herramientas visibles. Menú Ventana
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Cascada: cuando se selecciona esta opción, las ventanas abiertas se “apilan” de manera que permanezcan visibles las barras de título. Mosaico horizontal: permite ver todas las ventanas abiertas al mismo tiempo. Esta opción redimensiona todas las ventanas al mismo tamaño y las reorganiza en filas. Mosaico vertical: al igual que mosaico horizontal, pero organiza las ventanas en forma de columnas. Capa: hace que la ventana activa ocupe todo el espacio de trabajo pero sin maximizarla. Minimizar todas las ventanas: envía todas las ventanas minimizadas a la parte inferior del espacio de trabajo. Nota: para acceder a las opciones del menú, utilizando el teclado, presione Alt y la letra que se está subrayada, en forma simultánea.
Barra de herramientas del sistema
Imprime la lista de datos activa Muestra una vista preliminar de la lista de datos activa Gestión de órdenes de trabajo Gestión de órdenes de pedidos de repuestos Gestión de vales de combustible Gestión de gastos de caja chica Gestión de cuentas corriente Gestión de unidades Gestión de personal Lista de control para el mantenimiento preventivo de unidades a través de services por unidad Lista de control para el mantenimiento preventivo de unidades a través de services por familia Configuración de la barra de herramientas Si desea cambiar la apariencia o posición de la barra de herramientas, dispone de una opción en el menú Configuración, llamada Personalizar Barra de Herramientas … El cuadro de diálogo Personalizar …, aparece para permitir configurar la barra de herramientas.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Framebar es el nombre de la barra de herramientas principal, mientras que Sheetbar es la secundaria. Para configurar la barra de herramientas: Haga clic en el nombre de la barra que desea personalizar Seleccione la posición que va a tener la barra de aquí en adelante Marque la casilla de verificación “Botones grandes” si desea que cada botón tenga un texto descriptivo en la parte inferior. Marque la casilla de verificación “Mostrar información” para que el sistema muestre el nombre del botón cuando mantenga el puntero del mouse sobre él. Administración de la ventanas El Sistema de Transporte permite tener múltiples ventanas abiertas al mismo tiempo, por lo tanto, dispone de una serie de comandos que permiten organizarlas dentro del espacio de trabajo. Desde el menú Ventana se puede seleccionar la forma en que se organizan las ventanas abiertas en el sistema. Existen cuatro modos: Cascada Mosaico horizontal Mosaico Vertical Capa
Cascada: cuando se selecciona esta opción, las ventanas abiertas se “apilan” de manera que permanezcan visibles las barras de título. Ejemplo:
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Mosaico horizontal: permite ver todas las ventanas abiertas al mismo tiempo. Esta opción redimensiona todas las ventanas al mismo tamaño y las reorganiza en filas. Ejemplo:
Mosaico vertical: al igual que mosaico horizontal, pero organiza las ventanas en forma de columnas. Ejemplo:
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SIGRE
ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Capa: hace que la ventana activa ocupe todo el espacio de trabajo pero sin maximizarla. Ejemplo:
Para hacer que una ventana se vuelva activa haga clic sobre su barra de titulo. Nota: Si una ventana abierta no está visible, puede activarla desde el menú Ventana seleccionando su título de la lista. Actualización de una lista de datos Una lista de datos, como dijimos anteriormente, es una grilla con filas que representan registros, y está contenida dentro de una ventana. A continuación se muestra una lista de datos correspondiente a gestión de familias (menú mantenimiento) y su cuadro de diálogo de actualización: S. Herrera – G.Tkachuk
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE Desplazamiento
Para el desplazamiento dentro de la lista de datos puede utilizar las teclas Flecha Arriba y Flecha Abajo, así como también la barras de desplazamiento horizontal y vertical, que se encuentran en la parte derecha e inferior, respectivamente. La fila que está remarcada con un color de fondo distinto, se denomina fila activa. Botones y Teclas de actualización
Ctrl+N
se utiliza para crear un registro nuevo
Ctrl+Del
elimina la fila activa
Ctrl+M
abre una ventana para la modificación de los campos del registro Nota: También puede utilizar las teclas: Ins
Agregar un registro
Del
Eliminar el registro seleccionado
Enter
Modificar el registro seleccionado Cuadro de diálogo de actualización
Cuando se crea un nuevo registro o se modifica uno existente, se abre un cuadro de diálogo que muestra los diferentes campos del registro. Para el movimiento entre los campos se utilizan las siguientes teclas: TAB – campo siguiente SHIFT TAB – campo anterior Generalmente, este cuadro de diálogo contiene botones de aceptar y cancelar. El botón Aceptar permite guardar los cambios efectuados al registro, mientras que el botón de Cancelar, descarta los cambios y mantiene los campos del registro con los valores anteriores.
Fila activa
Lista de datos Cuadro de diálogo de actualización
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SIGRE
ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Buscar, ordenar y filtrar una lista de datos Buscando un registro en la lista
Presione sobre icono
de la barra de herramientas
Aparece el cuadro de diálogo Buscar
Seleccione desde la lista desplegable “Buscar en”, el campo sobre el que se quiere realizar la búsqueda Ingrese el valor a buscar en “Valor” En la lista “Buscar” elija el sentido de la búsqueda. Si elige Abajo, la búsqueda comenzará en la fila activa y finalizará en la última fila, por el contrario, si selecciona Arriba, la búsqueda comenzará en la fila activa y finalizará en la primer a fila. Marque la casilla de verificación “Coincidencia de May/Min” si el proceso de búsqueda debe hacer diferencia entre letras mayúsculas y minúsculas. Presiones el botón “Buscar Siguiente” para encontrar el siguiente registro que cumpla la condición.
Ordenando la lista Presione sobre ícono
de la barra de herramientas
Aparece el cuadro de diálogo Buscar
En el área de la izquierda, se muestran todas las columnas disponible para el ordenamiento, mientras que en la derecha se muestran las columnas utilizadas para ordenar la lista Arrastre, desde la izquierda, la, o las, columnas que desea utilizar para el ordenamiento Marque la casilla de verificación si se debe ordenar en forma ascendente Presione el botón Aceptar
Nota: puede efectuar un ordenamiento rápido haciendo clic en el encabezado de la columna que se quiere utilizar para ordenar la lista.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE Filtrando datos de la lista
Los filtros se utilizan para ocultar información irrelevante, es decir, filtran los datos de una lista para mostrar sólo las filas que cumplen una condición especificada mediante un rango de criterios. La información se filtra a través de la selección de ciertos criterios, llamados criterios de filtrado, los cuales tienen la sig. forma: Columna / Operador / Valor / Lógico A) Columna: nombre del campo del informe por el cual se desea filtrar B) Operador: condición que relaciona la columna con el valor C) Valor: valor de la columna D) Lógico: operador lógico que se utiliza para relacionar dos criterios ( y ) -- las filas relacionadas deben cumplir con los dos criterios, a la vez ( o ) -- las filas relacionadas deben cumplir con alguno de los dos criterios Para filtrar la lista:
Presione sobre ícono
de la barra de herramientas
Aparece el cuadro de diálogo Filtrar
Edite los criterios de filtrado Presione el botón Aceptar
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
2
Capítulo
Gestión de Unidades Barra de Herramientas de Gestión de Unidades
Actualización de Unidades
Ingreso de nuevas unidades Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Unidades. Aparece una lista con todas las unidades registradas. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Nuevo Paso 4. Complete los campos. Paso 5. Presione el botón Aceptar
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Para la carga de unidades nuevas se requiere que estén disponibles todas las marcas y los modelos de vehículos que se van a utilizar para esta operación. Las valores que se muestran en las listas desplegables centro de costo, marca, modelo y familia se ingresan a través de las opciones disponibles en el menú mantenimiento. La lista desplegable Responsable es mantenida a través del proceso de gestión de personal, el cual está disponible en el menú procesos. Es recomendable ingresar todas las marcas, modelos y familias antes de realizar la carga unidades, puesto que si en el momento de realizar esta operación la marca deseada, por ejemplo, no está disponible en la lista se debe cancelar la operación. Ver la sección Marcas y Modelos en este capítulo. El kilometraje de la unidad es mantenido automáticamente a través de la carga de los vales de combustible, tanto en forma manual, como a través de la actualización desde el surtidor. El kilometraje ingresado en la actualización de órdenes de trabajo también actualizar el kilometraje de la unidad. Los equipos asociados (EA) se ingresan de igual manera que las unidades (consumidoras de combustible). La única excepción es que se dispone de un casilla de verificación para identificar la unidad como un EA y la lista desplegable tipo de combustible tiene una opción “sin combustible”. Los campos “último Service” y “proximo Service” están relacionados con el mantenimiento preventivo, por familia, de la unidad. El campo “ultimo Service” se actualiza en forma automática cuando se lleva a cabo el Service indicado en el campo “proximo Service”. Se puede seleccionar de la lista el próximo Service que se aplicará a la unidad, siempre y cuando se haya asignado antes la familia. Ver Service por familia para mas detalles. Generar informe de gastos indica si los gastos incurridos por la unidad serán incluidos en la liquidación mensual.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Para la modificación de los datos de las unidades utilice el botón
y para la eliminación
utilice Filtrar y ordenar Ver los pasos en la introducción para el filtrado de datos. A continuación se detallan algunos filtros que se pueden utilizan para el control de las unidades. Filtro
Las unidades de marca FORD (suponga que el 1 codigo de la marca FORD es 6) Las unidades cuyo año 2 de fabricación es 1995 Las unidades fabricadas 3 entre 1995 y 1999
Criterios
Columna
Operador
Marca
Es igual que
6
Año
Es igual que
1995
Año
Es igual o mayor que
1995
Año
Es igual o menor que
1999
Es mayor que
5000
Es igual que
1
Las unidades con mas Kilometraje de 5.000 km Las unidades asignadas Asignado a 5 a gerentes gerente 4
Valor Lógico
y
Ver los pasos para el ordenamiento de datos en la introducción. Reportes Utilice este botón para ver los reportes de gastos históricos por unidad, unidades agrupadas por familias, gerencias y centros de costo. Mantenimiento Preventivo El sistema Transporte permite realizar un seguimiento de los Services que se realizan sobre las unidades. Un Service es una reparación u operación de mantenimiento que se realiza sobre una determinada unidad o familia de unidades. El seguimiento es llevado a cabo a través de dos tipos de Service: 1. Service periódicos: estos Service se realizan en forma periódica, es decir, cada vez que la unidad recorre un cierto kilometraje. Los Service periódicos se registran a cada una de las unidades, en forma individual. 2. Service por familia: se realizan sobre la unidad, una sola vez, al cumplir el
kilometraje especificado. Cuando se registra un Service por familia, éste se aplica a cada una de las unidades que conforman la familia.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Asignación de un service a una familia Paso 1. Haga clic en el menú Mantenimiento Paso 2. Haga clic en la opción Service por familia. Aparece una lista con todos los services registrados. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Nuevo Paso 4. Complete los campos. Paso 5. Presione el botón Aceptar
El service por familia se aplica a toda la familia, por lo tanto, cada vez que se ingresa un service de este tipo, el campo “Próximo service” se actualiza para todas las unidas pertenecientes a esta familia (si corresponde). El campo “nombre del service” se utiliza como un nombre corto que identifica al service, por ejemplo “Service de los 50.000 km”. El campo kilometraje especifica al sistema cuando debe realizarse el service. Ver Mantenimiento preventivo por familia. En el campo familia se especifica la familia de vehículos que estará asociada con el service. El campo descripción se usa para detallar el trabajo involucrado en el service. La descripción ingresada aquí se puede utilizar luego en la confección de la orden de trabajo. Asignación de un service periódico a una unidad
Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Unidades. Aparece una lista con todos las unidades registradas. Paso 3. Seleccione una unidad de la lista Paso 4. Haga clic en el menú Actualización y luego en Service periódicos. Aparece una ventana con los datos de la unidad seleccionada todos los service registrados. Paso 5. Pulse el botón Agregar para ingresar un nuevo service Paso 6. Complete los campos. Paso 7. Presione el botón Aceptar
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Familias de vehículos
Marcas y Modelos Permite realizar la actualización de las marcas y los modelos de vehículos que se existen en la organización.
La ventana muestra el tab-page de Marcas que permite realizar las actualizaciones. Eligiendo el Boton Nuevo, Modificar o Eliminar se muestra la siguiente pantalla:
Modelo: Modelo del vehículo Marca: Permite seleccionar una Marca desde la lista desplegable. El numero de orden se genera automáticamente. Para eliminar un modelo se debe seleccionar al mismo de la lista y presionar el botón eliminar, se mostrara una pantalla con los datos del modelo, al presionar el botón aceptar se borrara el modelo. Nota: No se borrara el modelo y se mostrara el mensaje
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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si el modelo esta relacionado en alguna tabla. Reportes: permite seleccionar y emitir reportes.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
3
Capítulo
Gestión de Ordenes de compra y proveedores Proveedores Para acceder a la ventana de gestión de proveedores haga clic en el menú mantenimiento y luego en la opción proveedores. Para la actualización de la lista de datos de proveedores, consulte la sección “Actualizar una lista de datos” en el capitulo Introducción. El sistema requiere que exista un proveedor con Nº Proveedor: 0, y Razón Social: EDESE S.A. reportes
Haga clic en este botón para imprimir un reporte histórico de las cuentas corrientes y sus proveedores correspondientes. Ordenes de compra Para acceder a la ventana de gestión de órdenes de compra haga clic en el menú Procesos y luego en la opción Ordenes de compra. Para la actualización de la lista de datos de ordenes de compra, consulte la sección “Actualizar una lista de datos” en el capitulo Introducción. Control de Cuentas
El sistema de Transporte lleva a cabo un control automático de las cuentas a través de la fecha de vencimiento y del monto límite de la cuenta. El sistema coloca un fondo rojo en el numero de cuenta y en la fecha de vencimiento, treinta días antes de que se cumpla la fecha de vencimiento y permanece en rojo cuando ya está vencida. Otra situación que se puede presentar es que el saldo total de la cuenta (Saldo Total = Monto Límite Total - Acumulado total) sea menor o igual que el límite por compra. En este caso, el sistema detecta que la cuenta está llegando al límite, por lo tanto, también mostrará el color rojo de fondo en el número de cuenta y en el campo acumulado total.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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reportes
Desde aquí se puede imprimir un reporte histórico de las cuentas corrientes y sus proveedores correspondientes.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
4
Capítulo
Gestión de Personal Para acceder a la ventana de gestión de proveedores haga clic en el menú Procesos y luego en la opción Personal. En Gestión de Personal puede agregar, eliminar o modificar los registros de los empleados de EDESE S.A. Para la actualización de la lista de datos del personal, consulte la sección “Actualizar una lista de datos” en el capitulo Introducción. Otra característica muy importante de módulo este el registro de sanciones y renovaciones de licencias de conducir. Sanciones Seleccione el empleado haciendo clic en la fila correspondiente en la lista de datos
Haga clic en el icono Aparece el cuadro de diálogo Sanciones:
En la parte superior aparecen los datos mas importantes del empleado seleccionado, mientras que la parte inferior, se muestran las sanciones registradas. Utilice los botones de Agregar y Eliminar para editar las sanciones. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios.
Renovación de licencias Seleccione el empleado haciendo clic en la fila correspondiente, en la lista de datos
Haga clic en el icono Aparece el cuadro de diálogo Renovación de licencias:
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
En la parte superior aparecen los datos mas importantes del empleado seleccionado, mientras que la parte inferior, se muestran las renovaciones anteriores. Utilice los botones de Agregar y Eliminar para editar las sanciones. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios.
reportes
Haga clic en este botón para imprimir un reporte con los datos de los empleados de EDESE S.A.
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
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Capítulo
Gestión de Gastos de Mano de Obra, Repuestos y Combustible Gestión de Ordenes de Trabajo
Generación de una orden de trabajo (OT) Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Ordenes de trabajo. Aparece una lista con todas las ordenes de trabajo. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Generar Paso 4. Complete los campos. Paso 5. Presione el botón Aceptar
Cuando se genera una OT, se le asigna un nuevo número y permite completar los demás datos. El único campo obligatorio es la unidad sobre la cual se realizará el trabajo. Si desea que la OT sea interna, seleccione de la lista el proveedor EDESE S..A.. Si elige un proveedor distinto de EDESE S.A., el sistema supone que es una OT para talleres de terceros y el campo mecánico se coloca en blanco. Posteriormente, si despliega la lista de mecánicos, y elige uno, el proveedor se coloca automáticamente en EDESE S.A. Modificación de una orden de trabajo Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Ordenes de trabajo. Aparece una lista con todas las ordenes de trabajo. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Modificar Paso 4. Ingrese el Nº de OT y presione Aceptar Paso 5. Complete los campos. Paso 6. Presione el botón Aceptar
Si desea que la OT sea interna, seleccione de la lista el proveedor EDESE S..A..
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Si elige un proveedor distinto de EDESE S.A., el sistema supone que es una OT para talleres de terceros y el campo mecánico se coloca en blanco. Posteriormente, si despliega la lista de mecánicos, y elige uno, el proveedor se coloca automáticamente en EDESE S.A. El sistema no permite modificar una orden de trabajo cerrada (definitiva)
Anulación de una orden de trabajo Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Ordenes de trabajo. Aparece una lista con todas las ordenes de trabajo. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Anular Paso 4. Ingrese el Nº de OT y presione Aceptar Paso 5. Presione el botón Sí para anular la orden de trabajo
El sistema no permite anular una orden de trabajo cerrada (definitiva)
Cierre de una orden de trabajo Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Ordenes de trabajo. Aparece una lista con todas las ordenes de trabajo. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Cerrar OT Paso 4. Ingrese el Nº de OT y presione Aceptar Paso 5. Presione el botón Sí para cerrar la orden de trabajo.
Cuando se cierra una orden de trabajo, su estado cambia a definitiva. Para que se muestren en la lista las ordenes de trabajo definitivas, haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Definitivas.
Impresión de una orden de trabajo Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Ordenes de trabajo. Aparece una lista con todas las ordenes de trabajo. Paso 3. Seleccione en la grilla la orden de trabajo Paso 4. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Imprimir OT
Gestión de Pedidos de repuestos
Generación de un pedido Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Pedidos. Aparece una lista con todos los pedidos distribuidos en dos fichas, Pedidos por unidad, y Pedidos por centro de costo. Paso 3. Haga clic en una de las fichas Paso 4. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Generar Paso 5. Complete los campos. Paso 6. Presione el botón Aceptar
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SIGRE
ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Cuando se genera un pedido, el sistema le asigna un nuevo número y permite completar los demás datos. En la ficha Pedidos por unidad, se encuentran los pedidos que generan gastos que luego se imputarán a las unidades. Tenga en cuenta que una unidad está asociada con un centro de costo y, por lo tanto, estos gastos también se imputan a los centros de costo correspondientes. En la ficha Pedidos por centro de costo, se encuentran aquellos pedidos que generan gastos que luego se imputarán directamente a los centros de costo. Modificación de un pedido Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Pedidos. Aparece una lista con todos los pedidos distribuidos en dos fichas, Pedidos por unidad, y Pedidos por centro de costo. Paso 3. Haga clic en una de las fichas Paso 4. Seleccione en la grilla el pedido a modificar Paso 5. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Modificar Paso 6. Modifique los campos. Paso 7. Presione el botón Aceptar
Anulación de un pedido Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Pedidos. Aparece una lista con todos los pedidos distribuidos en dos fichas, Pedidos por unidad, y Pedidos por centro de costo. Paso 3. Haga clic en una de las fichas Paso 4. Seleccione en la grilla el pedido que desea anular Paso 5. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Anular Paso 6. Presione el botón Sí para anular el pedido
Cierre de un pedido Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Pedidos. Aparece una lista con todos los pedidos distribuidos en dos fichas, Pedidos por unidad, y Pedidos por centro de costo. Paso 3. Haga clic en una de las fichas Paso 4. Seleccione en la grilla el pedido que desea cerrar Paso 5. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Cerrar Pedido Paso 6. Presione el botón Sí para cerrar el pedido
Cuando se cierra un pedido, su estado cambia a definitivo. Para que se muestren en la grilla los pedidos definitivos, haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Definitivos.
Impresión de un pedido Paso 1. Haga clic en el menú Procesos
S. Herrera – G.Tkachuk
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Paso 2. Haga clic en la opción Pedidos. Aparece una lista con todos los pedidos distribuidos en dos fichas, Pedidos por unidad, y Pedidos por centro de costo. Paso 3. Haga clic en una de las fichas Paso 4. Seleccione en la grilla el pedido que desea imprimir Paso 5. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Imp. Pedido
Imputar gasto a unidad Cuando se selecciona la opción Imputar gasto a unidad del menú Procesos se abre un cuadro de diálogo desde donde se pueden ingresar los gastos incurridos por una unidad determinada. Los gastos que se ingresan aquí son computados para los reportes de liquidación por familia, pero no aparecen cuando se imprimen los reportes de liquidación por centro de costo o gerencia. Esta opción está disponible para aquellos casos donde se realizan pedidos, por centros de costo, que incluyen la compra de un cierta cantidad de repuestos, y, por lo tanto, se desea imputar los gastos a cada una de las unidades que hayan utilizado una fracción de esos repuestos. Por ejemplo: Supongamos que se haya generado un pedido por centro de costo, el cual incluye la compra de 100 filtros de aceite. De esta manera, el reporte de gastos por centro de costo mostrará dichos gastos. Sin embargo, si una unidad emplea uno de estos repuestos, el reporte de gastos históricos por unidad no reflejará esta situación ( a menos que se utilice esta opción).
Puesto que los gastos registrado mediante esta opción del menú no se tienen en cuenta para la liquidación por centro de costo, no se corre el riesgo de computar dos veces el mismo gasto. Gestión de vales de combustible Los gastos en combustible se pueden registrar de dos maneras: manualmente o automáticamente a través del surtidor. Carga manual de vales de combustible Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Vales. Aparece una lista con todos los vales. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Nuevo
Todos los campos son obligatorios cuando se carga un vale. Modificación de un vale Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Vales. Aparece una lista con todos los vales. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Modificar Paso 4. Modifique los campos Paso 5. Presione el botón Aceptar
IMPORTANTE!!!. El kilometraje ingresado en el vale se utiliza para actualizar el kilometraje de la unidad y, una vez cargado el vale, este campo no se puede modificar. De modo que, si se cargó un vale con el kilometraje equivocado, se puede resolver el problema de la siguiente manera: Paso 1. Eliminar el vale CSI-2- 30
S. Herrera – G.Tkachuk
SIGRE
ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
Paso 2. Corregir manualmente el kilometraje de la unidad. Paso 3. Cargar el vale nuevamente Eliminación de un vale Paso 1. Haga clic en el menú Procesos Paso 2. Haga clic en la opción Vales. Aparece una lista con todos los vales. Paso 3. Haga clic en el menú Actualización y luego en la opción Nuevo
Actualización automática de gastos de combustible
Los gastos de combustible registrados por el sistema del Surtidor se pueden extraer mediante la opción Actualizar vales de combustible del menú Procesos. Cuando se selecciona esta opción aparece la ventana siguiente:
Paso 1. Ingrese el rango de fechas dentro del cual deben estar las cargas realizadas por el surtidor Paso 2. Presione el botón Extraer datos. Las cargas extraídas se mostrarán en la grilla y se habilitará el botón Actualizar. Paso 3. Presione el botón de Actualizar para transferir los datos de las cargas. Si algunas filas permanecen en la grilla, significa que el sistema de Transporte no las pudo transferir debido a un error o incompatibilidad con los datos originales. Utilice la barra de desplazamiento para consultar el campo “error”, el cual muestra un mensaje sobre el error ocurrido. Paso 4. Si desea, puede intentar corregir los datos manualmente y presionar el botón Actualizar. Repita este paso hasta que no queden filas por actualizar, o bien, decida que ya no es necesario seguir actualizando. Paso 5. Presione el botón Cerrar Reportes En el menú reportes se encuentra la opción Reportes de gastos, la cual permite ver o imprimir una serie de reportes entre los que se encuentran: Gastos en mano de obra y repuestos sin agrupar
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ANEXO CSI-2: Manual de Usuario
SIGRE
Gastos en mano de obra y repuestos agrupados por parque, centro de costo o gerencia Gastos en combustible sin agrupar Gastos en combustible agrupados por parque, centro de costo o gerencia Gastos imputados a centros de costo
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S. Herrera – G.Tkachuk
