Módulo 2

1

Técnico Normativo

2

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Gestión

Funcionalidad ROF •Para la Entidad •Representa una visión en conjunto de los órganos y unidades que la componen. •Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades orgánicas que la componen, evitando duplicidad e identificando responsables. •Para el personal •Permite al personal identificar que atribuciones y responsabilidades le corresponden enmarcados en la Gerencia y Sub Gerencia donde desempeñe sus actividades.

•Para el Órgano de Control •Facilita la labor de control interno de la entidad al identificar el cumplimiento de las funciones encomendadas.

•Vinculo con otros instrumentos de gestión •Se vincula directamente con el Manual de Perfil de Puestos - MPP, Manual de Procedimientos - MAPRO y Cuadro de Asignación del Personal - CAP

¿Por qué Reformular el ROF?

Actualizar Normatividad

Lograr Eficiencia

Asumir Nuevo Retos

Somos una gestión que viene trabajando con integridad, honestidad, honradez y empeño, con el fin de brindar un buen servicio a la ciudadanía

La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto consolida y analiza la información proporcionada por las diferentes Unidades Orgánicas de la corporación edil a fin de culminar con la elaboración del Proyecto de Reglamento de Organización y Funciones ROF

Identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definición de las funciones y estructura orgánica de la entidad, se procederá a elaborar la siguiente matriz, que distinguirá entre Funciones Generales, Funciones Específicas y áreas (órganos o unidades orgánicas) de la entidad

relaciones que existen entre las diversas áreas para el cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta información se podrá trazar la estructura orgánica real, es decir la que funciona en la práctica, aunque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejará la manera de interrelacionarse de las diferentes áreas de la entidad.

Definición de las Funciones ROF Las funciones que se definen para cada uno de los órganos o unidades pueden darse en cualquier nivel jerárquico de tipo estratégico, táctico u operativo, con la condición de respetar la secuencia jerárquica, es decir que las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones de su nivel inmediatamente superior, sino que se desplieguen a partir de éstas. Las funciones deberán expresarse en forma clara y precisa, iniciándose con verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez más operativas, enumerándose sólo aquellas que puedan cumplirse efectivamente y no las que se estime que podrían eventualmente llevarse a cabo. Cuidar que las funciones de la unidad orgánica sean congruentes con las funciones que persigue el órgano del que depende, el mismo cuyas funciones deberán guardar estricta relación con las funciones generales de la entidad, debiendo estar estas últimas orientadas a la consecución de la misión y objetivos de la entidad.

Un organigrama es de vital importancia para toda entidad, porque: Constituye una fuente autorizada de información sobre cómo están dispuestos los órganos y/o unidades orgánicas de una entidad. También ilustra qué relaciones existen entre aquellos de acuerdo con el tipo de función o actividad que desempeñan. P Indica la relación de jerarquía que guardan entre sí las principales áreas de una entidad, permitiendo detectar con precisión las fallas de control que pudieran existir. Facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. A través de análisis periódicos de los organigramas se puede detectar cuándo, por ejemplo, el espacio de control de un órgano o unidad excede a

Permite identificar relaciones de dependencia confusa. Estas se dan cuando se crean órganos y/o unidades orgánicas sin estudiar previamente su ubicación; como consecuencia, en el momento de representarlos gráficamente se descubren dos (o más) líneas de comunicación.

El Proyecto de ROF, para su aprobación, deberá ser acompañado de un Informe técnico que sustente la consistencia y viabilidad de la nueva organización propuesta. El Informe Técnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo

Justificación

Análisis de consistencias

Efectos Presupuestales

La identificación de las nuevas funciones establecidas en el ROF propuesto así como de aquellas que han sido suprimidas o modificadas en relación con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funciones. Las razones que sustentan la creación de cada uno de los nuevos órganos y unidades orgánicas, cuando corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse una explicación detallada de por qué las nuevas funciones no pueden ser asumidas por los órganos existentes - El organigrama vigente - El organigrama propuesto

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Paso 2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica Paso 4. Diseñar el Organigrama de la entidad Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información Matriz 5. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF Proyecto del Reglamento de Organización y Funciones vigente

De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos, existe un proceso básico para la aprobación del ROF que tiene particularidades en función de los grados de autonomía que la legislación reconoce para las entidades. En esencia el proceso de aprobación, a su vez, tiene los siguientes pasos, una vez culminada su elaboración y la del Informe Técnico Sustentatorio: Visación de la propuesta de ROF y del Informe Técnico Sustentatorio por el órgano que los elaboró (o cuya unidad orgánica fue responsable de hacerlo). Visación de la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces para verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF).

Remisión del proyecto de ROF al órgano o entidad que revisará que este se ajuste a los Lineamientos previstos en el Decreto Supremo N° 043-2006- PCM acompañado del Informe Técnico Sustentatorio, la que podrá solicitar mayor información o emitirá un Informe Previo. Si el Informe Previo es favorable se procederá a su aprobación y promulgación mediante el dispositivo legal que corresponda según el tipo de entidad.

Aprobación del ROF

Difusión Muy importante la difusión institucional de la herramienta a fin de que cada colaborador de la institución conozca sus funciones y competencias.

Generaremos una sinergia entre los Recursos Humanos y las Herramientas de Gestión y tendremos como resultado la efectividad en el alcance de objetivos así como una identificación del colaborador con el logro de su entidad edil.

Estructura Orgánica General

Marco Conceptual El Manual de Perfil de Puestos es un instrumento de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo. Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución.

La Autoridad Nacional de Servicio Civil en su calidad de ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, brinda los lineamientos específicos para la implementación de los MPP por parte de las Oficinas de Recursos Humanos.

La oficina de Recursos Humanos dirigen el proceso de formulación de MPP, para la cual utilizaran la metodología determinada por SERVIR, a menos que la entidad cuente con una metodología propia, los perfiles y puestos deben contener información suficiente para su posterior proceso de selección. La Oficina de Racionalización debe emitir opinión favorable sobre el MPP, en relación a la coherencia y alineamiento entre el ROF y CAP.

• Identificación de Puestos • Misión de Puestos • Funciones del Puestos • Coordinaciones Principales • Requisitos del Puesto • Habilidades o competencias

El MPP será aprobado por Resolución de la más alta jerarquía de la entidad, a propuesta de la Oficina de Recursos Humanos , con opinión de la Oficina de Racionalización. Una vez aprobado y/o modificado deberá ser publicado en el portal de transparencia de la entidad.

Secretaria Cargo clasificado:

•Secretaria II (Código CAP: 0707ESSPC) Funciones específica: •Organizar y supervisar las actividades administrativas y secretariales. • •Recepcionar, sistematizar, tramitar y archivar la documentación. •Revisar y registrar la documentación. •Redactar documentos de acuerdo a instrucciones específicas. •Atender la correspondencia. •Coordinar la distribución de materiales de oficina. •Coordinar reuniones y preparar agenda respectiva. •Preparar y ordenar la documentación para reuniones. • •Atender y concertar llamadas telefónicas. •Custodiar y conservar los documentos del archivo, mobiliario, útiles y enseres del la Sub Gerencia. •Depende del: •Secretario General Ejerce autoridad sobre: •No ejerce autoridad. Requisitos mínimos •Formación en Secretariado Ejecutivo. •Experiencia no menor de 3 años en el desempeño del cargo. •Conocimiento de los procedimientos administrativos que se le encargue. •Conocimientos básicos en programas informáticos

Planificación y Presupuesto Cargo clasificado:

Manual de Perfil de Puestos - MPP

Reglamento de Organización y Funciones

Cuadro de Asignación de Personal

Manual de Perfil de Puestos • •

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La Oficina de Recursos Humanos emite los lineamientos para el proceso de elaboración del Manual de Perfil de Puestos

Misión del puesto

Identificación de Puestos

Función del puesto

Requisitos del puesto

Coordinaciones principales

Habilidad y competencia

Determina su las funciones del puesto se encuentran enmarcados dentro de las funciones generales de las respectiva unidad orgánica donde pertenece el puesto. Verifica si existe laguna función general no desarrollada a nivel de puesto y de ser así, informar a la unidad orgánica, para que esta solicite su incorporación en el ROF. Verifica si presenta duplicidad en las funciones del puesto frente a las desarrolladas por otros puestos de la misma o diferentes unidades orgánicas. Verifica que el contenido del perfil del puesto cuente con información suficiente y permite para sus procesos técnicos de gestión de recursos humanos, tales como: información necesaria para los procesos de selección de persona, detección de necesidades de capacitación, información para establecer criterios de medición del desempeño, entre otros.

Propuesta de la Oficina de Recursos Humanos

Opinión favorable de racionalización

Resolución de la mas alta autoridad

Se aprobara por Resolución de la mas alta autoridad de la entidad, a propuesta de la Oficina de Recursos Humanos y con opinión favorable de la Oficina de Racionalización.

Mientras dure el proceso de adecuación, en el caso de que las entidades se encuentren en proceso de actualización y/o modificación de su Manual de Organización y Funciones – MOF, o que hayan culminado los referidos procesos, dicho MOF mantendrá su vigencia hasta que se adecue a la nueva norma. A partir del 02 de enero 2014, los procesos de selección para e personal deberán tener como documento referencial el Manual del Perfil de Puestos.

Manual de Procedimientos El Manual de Procedimientos – MAPRO, es un documento descriptivo y de sistematización normativa, que posee un carácter instructivo e informativo, que busca facilitar al funcionario de la Administración Publica, asegurar la rápida orientación del personal, reduciendo al mínimo su periodo de adaptación, rapidez, uniformidad y precisión en el trabajo, determinándose como premisa los niveles de producción organizacional Así mismo, contiene de forma detallada, las acciones que rigen la ejecución de los procesos, en el cual se encontrará la descripción de actividades que deben de seguirse para la realización de las funciones de una unidad orgánica, y que para una mejor familiarización se grafica bajo los criterios de Diagrama de Flujo.

Manual de Procedimientos •

La descripción de los procedimientos deben guardar coherencia con los dispositivos legales o administrativos vigentes, que regulan a cada una de las dependencias orgánicas responsables de ejecutar cada proceso administrativo considerado en el presente MAPRO.

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Se debe tener en cuenta el funcionamiento de los diferentes procesos y los pasos para el eficaz servicio y se hayan simplificado acorde con las políticas de modernización de la Administración.

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Se deben incluir los puestos o unidades administrativas que intervienen directamente en la realización del procedimiento, precisándose en el mismo su responsabilidad, participación y producto a generar.

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Su formulación requiere de la participación directa de los actores en cada una de las actividades reguladas en el MAPRO para la realización de sus Procedimientos.

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Los procedimientos no son de carácter indefinido, sino de carácter temporal; por cuanto los cambios tecnológicos y la legalización variante obliga a rediseñarlo en sus etapas, actividades, tiempo y competencias resolutivas.

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Normatividad que regula su elaboración Directiva Nº 002-77-INAP/DNR.

Mapa de Procesos

El Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA es el documento unificado que contiene toda la información relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos — comúnmente denominados trámites— que se realizan en las distintas dependencias de las entidades de la administración pública. Asimismo contiene la relación de servicios prestados con exclusividad.

Finalidad • Uniformizar los criterios que utiliza la administración pública para la creación y eliminación de procedimientos administrativos. • Agilizar los trámites mediante la aplicación de principios como la aprobación automática de los mismos o el silencio administrativo.

• Simplificar la labor de la administración pública al reducir la cantidad de trámites y requisitos que se exigen al público. • Hacer más eficaz la labor de control de la administración pública;

• Otorgar seguridad jurídica en materia administrativa, puesto que los particulares sabrán exactamente qué es lo que sucede con sus trámites, el plazo de los mismos y ante quien formular impugnaciones.

Quienes están obligados a tener TUPA

1. El Poder Legislativo. 2. Poder Ejecutivo, incluyendo Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados. 3. El Poder Judicial. 4. Los Gobiernos Regionales. 5. Los Gobiernos Locales. 6. Los Organismos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes confieren autonomía. 7. Las demás entidades y organismos, proyectos y programas. 8. Las personas jurídicas bajo el régimen privado que prestan servicios públicos o ejercen función administrativa.

Qué debe contener un TUPA? • • • • •

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BASE LEGAL Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 29060, Ley del Silencio Administrativo. Decreto Supremo Nº 079-2007-PCM, Aprueba lineamientos para elaboración y aprobación del TUPA y establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del Silencio Administrativo. D. S. 062-2009-PCM, Decreto que aprueba el formato del TUPA y establece su aplicación

D.S. Nº 064-2010-PCM, Decreto que aprueba la metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad comprendidos en los Textos Únicos de Procedimientos Administrativos de las Entidades Públicas, en cumplimiento del numeral 44.6 del artículo 44° de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Resolución de Secretaria de Gestión Publica N° 002-2010-PCM-SGP, que establece los mecanismos y plazos para la implementación gradual de la nueva metodología de determinación de costos para todas las entidades públicas, en cumplimiento de la Primera Disposición Complementaria Final del Decreto Supremo Nº 064-2010-PCM. Resolución de Secretaria de Gestión Publica N° 001-2011-PCM-SGP, Resolución que modifican plazos de implementación de la metodología de determinación de costos aprobada mediante Decreto Supremo Nº 064-2010-PCM

DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO INSTANCIAS DE RESOLUCION DE RECURSOS

AUTORIDAD COMPETENTE PARA RESOLVER

REQUISITOS

TUPA

INICIO DE PROCEDIMIENTO

DERECHO DE TRAMITACION

CALIFICACION

PLAZO PARA RESOLVER

Regla general: Brindado por entidades públicas y privadas a la vez (precio público)

SERVICIOS NO EXCLUSIVOS

Requisitos: a) aprobado por resolución del titular; b) difundidos para su conocimiento

Determinación del monto: sujeto a costo de servicio?

Aprobación del TUPA

El TUPA es aprobado por Decreto Supremo del sector, por la norma de máximo nivel de las autoridades regionales, por Ordenanza Municipal, o por Resolución del Titular de organismo constitucionalmente autónomo, según el nivel de gobierno respectivo.

Publicación cada 2 años.

Artículo 1º Modificase el párrafo 3.8 del artículo 38º de la Ley 27444 con el siguiente tenor: “Artículo 38º .Aprobación y Difusión del Texto Único de Procedimientos Administrativos (…) El TUPA es publicado en el Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas – PSCE y en el Portal Institucional”. LEY 29091 Ley que Modifica el Párrafo 38.3 del Artículo 38 de la Ley 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, y establece la publicación de diversos dispositivos legales en el Portal del Estado Peruano y en Portales Institucionales

Publicación de Documentos Legales en el PEP y Portales Institucionales (Artículo 2º) Artículo 2º Las entidades públicas y las empresas privadas con participación del Estado están obligadas a publicar en el PEP y en sus portales institucionales, los documentos siguientes: 1. ROF 2. CAP 3. Reglamentos técnicos 4. Directivas 5. Otros que la PCM disponga mediante D.S. Las Resoluciones del JNE serán publicadas en el portal electrónico de su página Web. Las Resoluciones que mandato de ley deben ser publicadas en “El Peruano”, se realizará su publicación gratuita bajo responsabilidad

Publicación de la Norma aprobatoria o modificatoria en el Diario Oficial “El Peruano” u otro diario (Artículo 3º) Artículo 3º En los supuestos del artículo 2º, la norma legal aprobatoria, modificatoria o denegatoria deberá publicarse en el “El Peruano” cuando se trate de entidades con alcance nacional, o en el diario encargado de los avisos judiciales, en la Capital de la Región o Provincia, tratándose de entidades de alcance regional o local. La publicación de los documentos de gestión, así como de los lineamientos, directivas o reglamentos técnicos en el PEP, deberá realizarse al día siguiente de la aprobación de la norma legal y tendrán vigencia al día siguiente de su publicación en el PEP y en sus portales institucionales.