III. Diseño del Programa 3.1. Árbol del Objetivo Asegurar el acceso oportuno a la información y la rendición de cuentas.

Archivos organizados

Medidas apropiadas para proteger y preservar la información

Las Dependencias y Organismos de la administración pública, preservan los documentos en archivos administrativos organizados y actualizados.

Existencia de Normatividad especifica en la materia

Existencia de presupuesto

Interés Legislativo

Adoptar medidas idóneas para preservar y ordenar documentos

Organización de los archivos

Conocimiento de los servidores públicos en relación al manejo de los documentos que conforman sus archivos

Capacitación en el tema

Instrumentos de control y consulta adecuados

3.1.1. Objetivo Central Problema Redactado El 93% de las Dependencias y Organismos de la administración pública, no preservan los documentos en archivos administrativos organizados y actualizados.

Objetivo Central Las Dependencias y Organismos de la administración pública preservan los documentos en archivos administrativos organizados y actualizados.

¿A quiénes beneficiará? A las Dependencias y Organismos de la Administración Pública Estatal

3.2. Alternativas de solución Medio 1: Alternativa de solución Existencia de Normatividad en la materia

Describa brevemente la alternativa Aprobación de la Ley Estatal de Archivos por el Congreso del Estado.

Medio 2: Alternativa de solución Adoptar medidas idóneas para preservar y ordenar documentos

Describa brevemente la alternativa 1.- Realizar visitas para impulsar la correcta implementación del control y gestión documental. 2.- Capacitación a los servidores públicos para adoptar medidas apropiadas

c2

Medio 3: Describa brevemente la alternativa

Alternativa de solución Conocimiento de los servidores públicos en relación al manejo de los documentos que conforman sus archivos

Mediante talleres, mesas de trabajo, asesorías se dara difusión a la correcta organización de los archivos administrativos.

3.3. Análisis y selección de la alternativa de intervención Nombre de la alternativa de solución identificada:

Descripción breve de la alternativa de solución:

Identifique si esta solución ya viene siendo ejecutada

Conocimiento de los Servidores Públicos en relación a la administración de archivos. Mediante talleres, mesas de trabajo, asesorías se dara difusión a la correcta organización de los archivos administrativos. No

Existe evidencia que justifica la efectividad de la alternativa de No solución

3.4. Transición de las alternativas de intervención a los bienes y servicios públicos Denominación del bien o servicio público: Grupo poblacional que recibe el bien o servicio público Responsable del diseño del bien o servicio público Responsable de la entrega del bien o servicio público

CONTROL DE ARCHIVO IMPLEMENTADO Dependencias y organismos que integran la administración pública del Estado. Titular de la Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información Pública Coordinador de acceso a la información y archivo Federal

Estatal

Identifique los órdenes de Gobierno que entregan el bien o servicio público

Municipal

X

Organización para la entrega del bien o servicio público

Unidad de enlace:Emite guia para el control de archivo, elabora circular para uso de la guía, elabora programa de capacitación y concreta, así como supervisa y emite observaciones Dependencias y organismos: acciones al interior de la dependencia tales como recibe memo y agenda capàcitación e implementa la guía para el control de archivo.

Método de agregación de actividades a bien o servicio público

Implementación de control de archivos al interior de las Dependencias y Organismos

Denominación del bien o servicio público:

GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZADO

Grupo poblacional que recibe el bien o servicio público

Dependencias y organismos que integran la administración pública del Estado.

Responsable del diseño del bien o servicio público

Titular de la Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información Pública

Responsable de la entrega del Coordinador de acceso a la información y archivo bien o servicio público Federal

Estatal

Identifique los órdenes de Gobierno que entregan el bien o servicio público

Municipal

X

Organización para la entrega del bien o servicio público

Unidad de enlace: Elabora programa de capacitación y concreta, así como supervisa y emite observaciones Dependencias y organismos: acciones al interior de la dependencia tales como organización de su información, agenda capacitación para el control de archivo.

Método de agregación de actividades a bien o servicio público

Adecuado control de los documentos públicos. A R C H I V O UNIDAD DE ENLACE PAREA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

TITULAR DE LA UNIDAD

DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS

c1

A R C H I V O UNIDAD DE ENLACE PAREA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

TITULAR DE LA UNIDAD

DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS

INICIO

Emite guia para el control de archivo

Aprueba

Elabora memorándum para el uso de la guía

Elabora programa de capacitación

Aprueba

Concreta capacitación

Flujo de procesos

Recibe memo y agenda para capacitación

Implementa la guía para el control de archivo

Supervisa y emite observaciones

Realiza observaciones

FIN

3.5. Actividades, tareas e insumos

Denominación de las actividades requeridas para la dotación del bien o servicio público Actividad 1

CONTROL DE ARCHIVO IMPLEMENTADO ESTABLECIMIENTO DEL ARCHIVO HISTORICO

Actividad 2

ESTABLECIMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Actividad 3

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO TRÁMITE

Denominación de las actividades requeridas para la dotación del bien o servicio público

GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZADO

Actividad 1 Actividad 2

Denominación de la actividad

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL FACILITA CAPACITACIÓN Y ASESORÍA

CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO HISTORICO

Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información: realiza la capacitación Organización para la ejecución e instruye a los servidores publicos sobre las caracteristicas de este tipo de archivos, así como supervisa los expedientes que tienen dicha caracteristica. de la actividad Organismos: Implementan acciones para la conservación del archivo Diagrama de Gantt Listado de insumos

personal, vehiculo, gasolina, proyector, computadora, hojas, impresora, energía electrica.

Denominación de la actividad

ESTABLECIMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información: cuya documentación se Organización para la ejecución encuentra en fase semiactiva de su ciclo vital, estableciendo el estado en que se encuentra y de la actividad medidas necesarias para su preservación. Diagrama de Gantt Listado de insumos

Adjuntar un diagrama de Gantt que muestre la ejecución de los procesos por mes Computadora, luz eléctrica ,personal, telefono, vehiculo, gasolina, papel, impresora, energía eléctrica

Denominación de la ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO TRÁMITE actividad Organización para la ejecución Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información: asesora a las Dependencia de la actividad Adjuntar un diagrama de Gantt que muestre la ejecución de los procesos por mes Diagrama de Gantt Computadora, luz eléctrica ,personal, telefono, vehiculo, gasolina, papel, impresora, energía Listado de insumos eléctrica