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DiecdOn

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DIRECCION DE COMPRAS V CONTRATACIÔN PUSLICA DIVISION DE PERSONAS V GESTIÔN INSTITUCIONAL MAT: Aprueba Manual de Prevención de Lavado de Activos, Delitos Funcionarios y Financiamiento del Terrorismo. SANTIAGO,

23 JUN. 2016

VISTOS: Lo dispuesto en Ia ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Haoenda, que aprueba el reglamento del citado cuerpo legal; en el DFL N° 29/2004 que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de Ia Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo; Ia Ley N° 20.828 que perfecciona los mecanismos de prevenciOn, detección, control, investigación y juzgamiento del delito de lavado de activos; en Ia resolución N° 1.600, de 2008, de Ia ContralorIa General de Ia Repiblica, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón; y en el decreto N° 1.599, de 2014, del Ministerio de Hacienda, que Nombra Directora Nacional de Ia Dirección de Compras y Contratación Ptiblica. CONSIDERANDO: Que en el marco de Ia ley N° 20.818 publicada en febrero del año 2015, las instituciones piiblicas tienen Ia obligación de informar a Ia Unidad de Análisis Financiero (UAF) sabre operaciones sospechosas que sean advertidas en el ejerciclo de sus funciones. 2. Que el Ministerio de Hacienda, mediante Ia circular N°20/2016 refuerza a necesidad de generar una cultura de prevención, asI como Ia importancia del compromiso y Ia colaboración que deben tener todos los organismos piblicos con los más altos estándares de transparencia y probidad en Ia administraciôn del Estado. 3. Asimismo, Ia circular N°20/2016 señala Ia necesidad que los organismos piblicos obligados a reportar elaboren un manual de prevención que incluya las politicas y procedimientos relacionados con Ia prevención de lavados de activos, delitos funcionarios y financiamiento del terrorismo. RESU ELVO EXENTA N°

367

1. APRUEBASE el documento "Manual de Prevención de Lavado de Activos, Delitos Funcionarios y Financiamiento del Terrorismo", que se transcribe a continuación:

Dire cdOn

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ChiteCompra

MANUAL DE PREVENCON DE LAVADO DE ACTIVOS, DELITOS FUNCIONARIOS V RNANCIAMENTO DEL TERRORSMO

D!RECCION DE COMPRAS V CONTRATACION PUBLICA

JUN10, 2016

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ChiLeCompra TABLA DE CONTErW DOS

INTRODUCCION IL

MARCO REGUIATORIO

HI.

SEIALES DE ALERTA DE LOS RIESGOS NHERENTES A LAS ACTIVIDADES DE LA DIRECCION DE COMPRAS V CONTRATACION PUBUCA, EN MATERIA DE LAVADO DE ACTRFOS, DEUTOS FUNCIONARIOS V FINANCAMIENTO DEL TERRORISMO

V.

IDENTIFICACION DE LOS MECAMSMOS DE CONTROL EXISTENTES

V.

MECANISMOS A IMPLEMENTAR PARA MITIGAR LOS RiESGOS NSTITUCONALES EN MATERIA DE LAVADO DE ACTIVOS, DELITOS FUNCIONARIOS V FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO a. DesignaciOn de funcionarlo responsable y suplente b. Roles y responsabilidades c. Procedimiento interno de Reporte de Operaciones Sospechosas d. Difusión y Capacitación e. lnstalación de un Sistema de Integridad f. Plan de seguimiento y monitoreo

VI.

REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS PROVENIENTES DE INFORMES DEL OBSERVATORIO DE COMPRAS PUBLICAS

VII.

ANEXOS a. Anexo N1: Procedimiento de Riesgos b. Anexo N°2: Señales de Alerta UAF

2

LJ ChileCompra

DrerdOn

I.

INTRODUCCION

En el marco de Ia ley N° 20.818 publicada en febrero del afio 2015, las instituciones ptiblicas tienen Ia obligación de informar a Ia Unidad de Análisis Financiero (UAF) sobre operaciones sospechosas que sean advertidas en el ejercicio de sus funciones. Estos reportes son considerados una nueva herramienta para combatir y prevenir los delitos relacionados con las funciones de las instituciones piblicas, los cuales deben estar inmersos en una cultura de Ia prevención, con mecanismos internos que faciliten el traslado de Ia información, a objeto de prevenir Ia comisión de delitos clentro de sus instituciones. Al respecto, el Ministerio de Hacienda emitiO el oficio circular N° 20, de 15 de mayo de 2015, en eI cual 30 de Ia ley entrega orientaciones generales para el sector ptbIico en relaciOn al inciso sexto del artIculo N° 19.913, que crea Ia Unidad de Análisis Financiero. Tales orientaciones refuerzan Ia importancia que tiene el compromiso y Ia colaboración que deben tener todos los organismos pblicos con los más altos estándares de transparencia y probidad en Ia administración del Estado, para lo cual es gravitante el rol que aquéllos tienen al momento de analizar las eventuales operaciones sospechosas detectadas y de remitir oportuna y reservadamente a a UAF, para que se active el flujo de prevenciOn de lavado de activos, delitos funcionarios y financiamiento del terrorismo. Asimismo, señalan Ia necesidad que los organismos püblicos obligados a reportar elaboren un manual de prevenciOn que incluya las polIticas y procedimientos relacionados con Ia prevención de lavados de activos, delitos funcionarios y financiamiento del terrorismo. En cumplimiento con tales orientaciones se desarrolla eI presente manual que tiene por objeto dar a conocer a los funcionarios y funcionarias de Ia Dirección ChileCompra el sistema preventivo contra los delitos funcionarios, el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, el cual incluye su obligaciOn de denunciar las operaciones sospechosas. Estas operaciones son definidas como "todo acto, operación o transacciOn que, de acuerdo con los usos y costumbres de Ia actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurIdica aparente o pudiera constituir alguna de las conductas contempladas en el artIculo 8 de Ia ley N 18.314, o sea realizada por una persona natural o jurIdica que figure en los listados de alguna resolución del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, sea que se realice en forma aislada o reiterada. (Ley 19.913 art. 3, inciso dos).

3

DecciOn

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ChiteCompra MARCO REGULATORIO1

El marco regulatorlo del sistema preventivo contra los delitos funcionarios, lavado de activos y financiamiento del terrorismo se encuentra sujeto a Ia normativa legal vigente sobre a materia y complementado por las orientaciones y directrices contenidas en Ia oficio circular N 20 de mayo del año 2015. La ey N 19.913 crea a Unidad de Análisis Financiera cuyo objetivo es prevenir e impedir Ia utilización del sistema financiero, y de otros sectores de Ia actividad econOmica chilena, para Ia comisiOn de los delitos de lavado de activos (LA) y financiamiento del terrorismo (FT). Para ello realiza inteligencia financiera, emite normativa y señales de alerta, fiscaliza su cumplimiento, impone sanciones administrativas, capacita y difunde información de carácter póblico. La detección oportuna de posibles actividades sospechosas de introducción de ilicitos en Ia economIa chilena es un elemento dave de Ia estrategia de prevención, para lo cual se ha establecido Ia obligatoriedad de las entidades ptblicas definidas por Ia ley de reportar oportuna y reservadamente a Ia UAF operaciones sospechosas que se detecten en el ejercicio de sus funciones. De acuerdo a las definiciones generales establecidas por Ia Unidad de Análisis Financiero a través del oficio circular N°20, se entenderá lo siguiente: Corrupción: es el uso de cargos ptblicos para obtener ganancias privadas. En términos de lavado de activos y financiamiento al terrorismo, los delitos precedentes que constituyen los hechos de corrupciOn son: el cohecho, el cohecho a funcionario ptThlico extranjero, Ia malversaciOn de fondos piiblicos, los fraudes y exacciones ilegales y Ia prevaricaciOn. Lavado de Activos: el lavado de activos (LA) es un proceso mediante el cual se tiende a dar apariencia de legalidad a bienes de origen delictivo o ilIcito. Financiamiento del Terrorismo: el financiamiento del terrorismo (ET) es cualquier forma de acciOn económica, ayuda o mediación que propordione apoyo financiero a las actividades de elementos o grupos terroristas. Funcionario püblico: es toda persona natural que ocupa un cargo ptblico dentro de Ia AdministraciOn del Estado.

Delitos precedentes de Lavado de Activos: Se les denomina "delitos base o precedentes" de lavado de activos (LA) a aquellos cuyo producto -dinero o bienes- se busca ocultar o disimular, dado su origen ilIcito. El narcotráfico solo es uno de estos delitos precedentes, ya que a él se suman el cohecho, Ia malversación de caudales póblicos, eI uso de información privilegiada, Ia promoción de Ia prostituciOn infantil y el terrorismo, entre muchos otros. Todos ellos producen recursos obtenidos en forma ilegItima, condiciOn que los delincuentes buscan Iimpiar, introduciéndolos en Ia economIa a través de actividades Ilcitas.

1 construido a partir de los conceptos contenidos en el oficio circular N 20/2015 del Ministerio de Hacienda

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[)ecdOn

C hiteCo rnp ía Operación sospechosa: es aquella operación que de acuerdo con los usos y costumbres de Ia actividad que se trate, resulte inusual o carente de justificaciOn económica o jurIdica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada. Criterios o principios orientadores para determinar cuándo una operaciOn es sospechosa: 1) Inusualidad: Este principlo aparece en todas las operaciones sospechosas, en razón de que Ia transacción es diferente de las actividades normales y esperadas para un trámite en particular. Las comparaciones con grupos de pares pueden ayudar a identificar inusualidades. 2) Conocimiento de los procesos u actividades organizacionales: La naturaleza misma de o caracterIsticas propias de una funciOn, operación o comportamiento que realiza Ia institución o sus funcionarios. 3) Carencia de jusficación: Se puede identificar una operación sospechosa, cuando Ia operación carece de justificaciOn económica o jurIdica aparente. Para determinar este punto, es necesario analizar copulativamente varios aspectos de las operaciones, tales como el perfil de quien Ia lleva a cabo, su correspondencia con Ia operaciOn en sí entre otros aspectos. Estos tres principios se pueden complementar unos con otros; se debe conocer los procesos u actividades que realiza Ia organización y los funcionarios para determinar Si SUS operaciones 0 acciones son inusuales en comparación con sus actividades o comportamientos normales y carecen de justificación económica o jurIdica aprente. Reporte de Operación Sospechosa (ROS): información de una identificación de una operación sospechosa envIada a Ia Unidad de Análisis Financiera a través de su portal de Entidades Supervisadas de Ia página web wwwuafgobcI Se pueden genera dos tipos de Reportes de Acciones Sospechosas (ROS) ROS que los funcionarios detecten en el ejercicio de los procesos de negocio de Ia instituciOn póblica. Estos reportes representan Ia materialidad de los riesgos operacionales detectados dentro de Ia institución y que pueden estar asociados a sospecha de lavado de activos. Se produce cuando por ejemplo, un fiscalizador perteneciente a una de Ia instituciones piiblicas, en el ejercicio de sus funciones detecta operaciones inusuales de su(s) fiscalizado(s) b. ROS asociados a actividades potencialmente ligadas a actos de corrupción u otro delito funcionario dentro de Ia organización. Estos reportes se generan al percibir que uno 0 mas funcionarios, realizan transacciones u otro tipo de actividaddes que escapan a aquellas que por ley o norma interna tienen comunmente designadas.

a.

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DftCOn

Chcompra Ill.

Señales de alerta asociadas a los riesgos iriherentes a las actividades de Ia Dirección de Compras y Contratación Piiblica, en materia de Lavado de Activos, Delitos Funcionarios y Financiamiento cIeJ Terrorismo

El diagnóstico realizado por Ia Dirección ChileCompra identifica las areas que son susceptibles a Ia ocurrencia de hechos sospechosos de lavado de activos, delitos funcionarios y financiamiento del terro rismo. Este proceso de identificación de riesgos tiene como objetivo principal comprender de mejor manera qué tan expuesta está Ia institución frente al lavado de activos, los delitos funcionarios y el financiamiento del terrorismo. Para ello se analizó Ia matriz de riesgo institucional construida sobre Ia base de los procesos y subprocesos de Ia institución, complementándola desde Ia mirada de operaciones sospechosas de LA/DF/FT. Asociado a cada uno de los riesgos detectados, se identificaron las siguientes señales de alerta: Detección por parte de Ia Dirección ChileCompra de acceso a servidores institucionales por parte de personas no autorizadas. Detección por parte de Ia DirecciOn ChileCompra de acceso a servidores institucionales por parte de funcionarios de ChileCompra autorizados, en horas no laborales, de manera remota sin causa justificada. Detección de requerimientos yb recepciones conforme de productos o servicios, que vulneren los procedimientos de control existente dentro de Ia DirecciOn ChileCompra, de acuerdo el manual de compras interno de Ia ChileCompra Denuncia por parte de funcionarios o terceras personas sobre sospecha de gastos o inversiones desproporcionadas por parte de Funcionarios o directivos en relación con los ingresos registrados. Conflicto de interés no declarado por parte de funcionario ChileCompra en relaciOn a procesos de Iicitación, evaluación y o adjudicación de un proceso de Convenio Marco o licitación Ilevada a cabo por Ia DirecciOn ChileCompra. Funcionarios ChileCompra que, pese a no atender ptiblico, son visitados o buscados regularmente por proveedores o funcionarios externos. Registro de permanencia habitual por parte de funcionarios ChileCompra dentro de las instalaciones fIsicas más alla de Ia hora del cierre, o concurren a ella por fuera del horario habitual, sin causa justificada. Ausencia, alteración o simulación de documentos que soportan el origen de las transacciones financieras relacionadas con a institución ptblica. Denuncia de Ia autoridad para desviar u omitir los procedimientos al interior de Ia instituciOn póblica, para de esta forma adaptar el proceso de acuerdo a los intereses particulares (Ejemplo. excesivo interés de los directivos, imposición de funcionarios para que participen indebidamente en el proceso, etc.). Comportamiento dentro del area comercial y de catalogacion de Convenio Marco que favorecen a un proveedor en particular. 6

DrLC1,fl

C hiteCo rnp ra Además de estas señales, particularmente importantes para nuestra institución, los funcionarios püblicos deben estar atentos a todas las señales de alerta identificadas por Ia UAF en el documento "Señales de Alerta Instituciones PUblicas", que se anexa al presente manual.

IV.

ldentificación de los mecanismos de control existentes

La DirecciOn ChileCompra cuenta con polIticas y procedimientos que dan cuenta de mecanismos de control que apuntan a abordar los riesgos a los cuales se pueden ver expuestos los funcionarios de Ia institución en las materias que podrIan relacionarse con delitos funcionarios, lavado de activos y financiamiento del terrorismo. La definición, elaboraciOn y revision de estas polIticas y procedimientos alimentan el Sistema de Prevención de nuestra instituciOn. Las politicas y directrices actualmente vientes son las siguientes: a)

PolItica de GestiOn de Riesgos, que define roles y determina responsabies del proceso de gestión de riesgos, tiene como objetivo principal realizar actividades coordinadas para dirigir y controlar los procesos de Ia lnstitución en relación con el riesgo potencial con que estos se pudieran ver afectos. La Gestión de Riesgos de Ia Dirección ChileCompra, tiene coma objetivo principal el revisar los procesos estratégicos y de soporte, en términos de eventualidades que pudieran afectar el eficiente y eficaz desempeño de Ia misión Institucional y el cumplimiento oportuno de los objetivos estratégicos vinculados a ésta. (Res 261B/ D-DIR-004 Politica Gestión de Riesgos, mayo 2014).

b) Matriz de Riesgo Institucional, permite identificar y gestionar aquellos eventos que puedan afectar el logro de sus objetivos estratégicos y misiOn institucional. En Ia matriz de riesgos institucional se ha identificado y diferenciado aquellos que tienen relación con el LA/FT/DF, de modo que puedan ser gestionados particularmente. c)

Politica de Seguridad de Ia información (ResoluciOn 261-B/2014), cuyo objetivo es contar con controles, procedimientos y polIticas establecidos por Ia Dirección ChileCompra, los que establecen las orientaciones y requisitos institucionales para garantizar Ia integridad, disponibilidad y confidencialidad de Ia información que gestiona, crea, procesa, resguarda y dispone, el Servicio. Esta polItica se ha alineado con las dems normas y regulaciones aplicables en materia de seguridad de Ia informaciOn, dentro del marco del Sistema de Compras Püblicas del Estado de Chile y de acuerdo con a PolItica de Gestión Institucional de ChileCompra.

d) Código de Buenas Prácticas Funcionarias, aprobado mediante resoluciOn N°1538-B/2008 contiene los principios y polIticas generales que deben guiar el actuar ético - profesional de todos los funcionarios y sobre quienes desempeñan labores aI interior de Ia organización. Su objetivo es 7

L)rccn

C h iteCompra resguardar los valores fundamentales para el recto funcionamiento de Ia Institución, en concordancia con el ordenamiento jurIdico aplicable a Ia materia.2 Asimismo, as reparticiones encargadas del control interno en ChileCompra (Fiscalla y AuditorIa Interna) tienen Ia obligación de velar por Ia observancia de las normas del TItulo Ill de Ia ley N° 18.575, que regula el principio de a probidad administrativa (Fuente: Art. 61 de ley 18.575). Además, es deber de todo funcionario püblico denunciar ante el Ministerio Pciblico o ante a policla si no hubiere fiscalIa en el lugar en que el funcionario presta servicios, con Ia debida prontitud, los crImenes o simples delitos y a Ia autoridad competente los hechos de carácter irregular, especialmente de aquéllos que contravienen el principio de probidad administrativa regulado por Ia ley N 18.575. (Fuente: art. 61, Jetra K, de Ia ley 18.834 Estatuto Administrativo). A su vez, el articulo N2 126 del Estatuto Administrativo dispone que si eI jefe superior de Ia institución estimare que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria o en el caso de disponerlo expresamente a ley, ordenará mediante resoluciOn Ia instrucción de una investigación sumaria, a cual tendrá por objeto verificar Ia existencia de los hechos, y Ia individualización de los responsables y su participaciOn, silos hubiere, designando para tal efecto a un funcionario que actuará como investigador. Por otro ado, el artIculo N2 127 del Estatuto Administrativo dispone que si en el transcurso de Ia investigación se constata que los hechos revisten una mayor gravedad se pondrá término a este procedimiento y se dispondrá, por a autoridad competente, que Ia investigación prosiga mediante un sumario administrativo. En el mismo orden de ideas, el artIculo 128 preciSa que siempre que Ia naturaleza de los hechos denunciados o su gravedad asI lo exigieren, a juicio de Ia instituciOn, se dispondrá Ia instrucciOn de un sumario administrativo. Tal como se señala en eI siguiente diagrama el sistema de prevención se disponibiliza a partir de Ia difusión y capacitación de las distintas directrices, asI como también, a través de un canal de consultas y denuncias que se implementará en los próximos meses en ChileCompra como parte de su Sistema de Integridad.

2 Al respecto, es necesario mencionar que actualmente a institución está desarrollando un proceso de actualización de este documento, definiendo un código de ética institucional que será parte de a instalación de un Sistema de Integridad en el marco de un acuerdo de colaboración con eI PNUD.

8

Direcim

ChiLe Compra Sistema de Prevendón de ChileCompra

n ChfteCompra V.

Mecanismos a implementar para mitigar los riesgos institucionales en materia de lavado de activos, delitos funcionarios y financiamiento del terrorismo

a.

Designación de funcionario responsable

Todas las personas naturales yjurIdicas que supervisa Ia UAF, incluidas ahora las entidades püblicas que señala Ia ley, están obligadas a informar sobre operaciones sospechosas que adviertn en el ejercicio de sus actividades, debiendo para ello designar un funcionario responsable de relacionarse con Ia UAF.3 Nuestra lnstituciOn ha designado al iefe/a del Departamento Observatorio, y en su ausencia, a su subrogante, como funcionario/a responsable de reportar las eventuales operaciones sospechosas que se advierta, y para dar inicio al trabajo coordinado contemplado en los artIculos 6°, 7°, 13° y 31°. b. Roles y Responsabilidades Para Ia correcta aplicación de este manual resulta fundamental definir los roles y responsabilidades de cada uno de os involucrados en los distintos procesos de Ia Dirección ChileCompra en los que pudieran presentarse riesgos para Ia instituciOn: Rol del Director/a o Jefe/a superior del servicio: * Aprobar el Sistema de Prevención de Lavado de Activos, Delitos Funcionarios y Financiamiento del Terrorismo (SP/LA/DF/FT) que defina Ia institución. *Designar el Funcionario Responsable de coordinar el Sistema de Prevención de LA/DF/FT. * Autorizar el acceso a toda Ia información de Ia institución, incluyendo las PolIticas, Procedimientos y Manuales al Funcionario Responsable del Sistema de PrevenciOn LA/DF/FT. * Supervisar Ia implementaciOn efectiva del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT, por parte del Funcionario E nca rgad o. * Definir el inicio de investigaciones por faltas administrativas derivadas de incumplimientos de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan Ia actividad de los funcionarios de a Administración y del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT por parte del personal de Ia institución. * Difundir y promover el Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT, dentro de Ia institución, entendiendo este sistema como parte de Ia gestión de ella. * Velar y resguardar a confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT. * Aprobar y promover los procesos internos y externos de capacitaciOn en LA/DF/FT. * Informar oportunamente al Funcionario Responsable, por los canales correspondientes, a ocurrencia de cualquier situación sospechosa susceptible de ser reportada como un ROS a Ia UAF.

Oficio circular N° 20/2015 del Ministerio de Hacienda

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DieccOn

ChileCompra Rol de los Jefes de Division, Departamento, Area o equivalentes: * Informar oportunamente al Funcionario Responsable, por los canales correspondientes, Ia ocurrencia de cualquier situaciOn sospechosa susceptible de ser reportada como un ROS a Ia UAF. * Velar por el cumplimiento de los controles establecidos para prevenir el LA/DF/FT dentro del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT aprobado en Ia instituciOn. * Informar oportunamente al Funcionarlo Responsable sobre nuevos riesgos asociados con el LA/DF/FT dentro de Ia instituciOn. * Difundir el dentro promover LA/DF/FT Ia de Prevención de y Sistema lnstitución/División/Area/Departamento u otra unidad equivalente. * Velar y resguardar Ia confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de Prevención de LA/DF/FT. * Velar por Ia implementación y ejecución, en las distintas dependencias de Ia institución bajo su cargo, de los controles establecidos para prevenir situaciones sospechosas susceptibles de ser consideradas como eventual LA/DF/FT, y contenidos en el Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT. * Apoyar y promover los procesos internos y externos de capacitaciOn en LA/DF/FT. Rol de FiscalIa * Velar para que el diseño, actualizaciOn y aplicación del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT, se sujete a Ia normativa legal y reglamentaria vigente. * Asesorar al Director/a Nacional y a las divisiones, departamentos y unidades de Ia Dirección ChileCompra, en todos los aspectos de orden jurIdico relacionados con Ia aplicación del Sistema de Prevención de LA/DF/FT, y revisar y visar los actos administrativos emitidos necesarios para el cumplimiento de dicho Sistema. * Prestar asesorIa, segün corresponda, para Ia sustanciaciOn de las investigaciones o sumarios administrativos que le encomiende el Director/a Nacional, en aplicación del Sistema de PrevenciOn de LA/D F/FT * Asesorar en Ia elaboración de oficios e informes que deban enviarse a Ia Contralorla General de Ia Repüblica, al Ministerio PCiblico, al Consejo de Defensa del Estado, o a organismos jurisdiccionales, y colaborar con dichos organismos en los procesos relacionados con el Sistema de Prevención de LA/DF/FT Rol del Auditor/a Interno * Informar oportunamente al Funcionario Responsable, por los canales correspondientes, Ia ocurrencia de cualquier situaciOn sospechosa susceptible de ser reportada como un ROS a Ia UAF. * Incorporar en su plan anual de auditorIa revisiones al Sistema de Prevención de LA/DF/FT, para verificar su funcionamiento. * Evaluar el cumplimiento de Ia implementaciOn de Ia Circular N° 20/2015 del Ministerio de Hacienda. * Entregar toda Ia información relevante que requiera el Funcionario Responsable para el mejoramiento del funcionamiento operativo del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT. * [valuar Ia confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de Prevención de LA/DF/FT. 11

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ChiteCompra * No desarrollar actividades en el Sistema de Prevención de LA/DF/FT que afecten Ia objetividad yb independencia del auditor interno. Comité de Riesgos: * Informar oportunamente al Funcionario Responsable, por los canales correspondientes, Ia ocurrencia de cualquier situación sospechosa susceptible de ser reportada como un ROS a Ia UAF. * Contribuir a a identificación, análisis y actualización de los riesgos de LA/DF/FT a los que está expuesta a institución y que deben estar contenidos en una matriz de riesgos de LA/DF/FT. * Velar y resguardar Ia confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de Prevención LA/DF/FT, que obre en su poder. Rol de los funcionarios de Ia Dirección ChileCompra * Informar oportunamente a! Funcionario Responsable, por los canales correspondientes, Ia ocurrencia de cualquier situación sospechosa susceptible de ser reportada como un ROS a Ia UAF. * Conocer y cumplir lo dispuesto en el Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT, aprobado por el Jefe de Ia institución. * Velar y resguardar Ia confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT. *Ejecutar en su ambiente de trabajo, los controles establecidos para prevenir situaciones sospechosas susceptibles de ser consideradas como un eventual LA/DF/FT, y contenidos en el Sistema de Prevención LA/D F/FT. Rol del Funcionario Responsable * Coordinar y aplicar las polIticas y procedimientos del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT. * Recepcionar y gestionar cualquier comunicación de operación sospechosa presentada por el personal dentro de su institución. * Liderar investigaciones cuando exista una comunicaciOn de operación sospechosa que Jo amerite, reuniendo todos los antecedentes necesarios para reportarla a Ia UAF. * Reportar a Ia UAF mediante un ROS cualquier situación sospechosa de LA/DF/FT mediante el sistema de reporte seguro de Ia UAF. * Velar pore! cumplimiento de las normas contenidas en Ia Ley 19.913,Circulares de Ia UAF y otras normas complementarias * Mantener un registro permanente e histórico, conforme a los criterios establecidos en normas, manuales, circulares, etc., respecto a las operaciones sospechosas reportadas a Ia UAF. * Mantener información recIproca con FiscalIa, auditorla interna y las areas de negoclo y soporte de Ia instituciOn. * Ser el responsable del diseño, implementación y actualizaciones necesarias de las pollticas, procedimientos, directrices y lineamientos, para Ia operaciOn efectiva de un Sistema de Prevención de Lavado de Activos, Delitos Funcionarios y Financiamiento del Terrorismo. Dichas politicas, procedimientos, directrices y lineamientos deberân sujetarse a las disposiciones Iegales y reglamentarias 12

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que regulan Ia actividad de Ia Administración, por to que deberán contar con Ia visación de Ia Fiscalla de Ch i leCo mp ra. * Velar porque todos funcionarios de Ia institución conozcan y cumplan los protocolos, polIticas, procedimientos, directrices y lineamientos establecidos para Ia prevención del LA/DF/FT, asI como las obligaciones y sanciones que emanan del funcionamiento del Sistema. * Participar en Ia identificaciOn, análisis y actualización de los riesgos de LA/DF/FT a los que está expuesta Ia institución y que deben estar contenidos en una matriz de riesgos de LA/DF/FT. * Mantener un registro actualizado de actividades que puedan representar, riesgo de comisión de los delitos de LA/DF/FT en Ia instituciOn. * Proponer un plan, o actividades, de capacitaciOn permanentes en materia de LA/DF/FT y coordinarse con Ia unidad de capacitaciOn para su implementación. * Capacitarse en forma permanente en materia de LA/DF/FT. * Velar y resguardar Ia confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT. Encargado lnformático LA/DF/FT Velar por el mantenimiento de Ia seguridad en los sistemas de información de apoyo at Sistema de Prevención de LA/DF/FT (incluyendo correo electrOnico provisto para estos efectos, en el caso que corresponda). Velar y resguardar Ia confidencialidad de Ia información derivada del funcionamiento del Sistema de Prevención de LA/DF/FT. Limitar el acceso a los sistemas de información de apoyo al Sistema de Prevención de LA/DF/FT (incluyendo correo electrOnico provisto para estos efectos, en el caso que corresponda) a través de cuentas y credenciales asignadas solo a personal autorizado ydesignado nominalmente (con nombre y apellido). Evitar el uso de cuentas genéricas. En caso estricto de Ia necesidad de ocuparlas, mantener registro inequIvoco (nombre y apellido) de los usuarios que tienen acceso a esa cuenta. Velar por el uso de sistemas de seguridad interna que mitiguen riesgos de accesos no autorizados (antivirus, firewall, etc.) a los sistemas de apoyo al Sistema de Prevención de LA/DF/FT. ncluir dentro del alcance de Ia polltica de seguridad institucional y del Decreto N° 83, a los sistemas de apoyo al Sistema de Prevención de LA/DF/FT. Reportar cualquier incidente de seguriclad relativo a los sistemas de apoyo del Sistema de PrevenciOn de LA/DF/FT, al Encargado de Seguridad de Ia instituciOn y at Funcionarlo Encargado. Recopilar informaciOn solicitada al area de informática para casos de análisis en eI contexto del Sistema de Prevención de LA/DF/FT, que no pude ser extralda por el personal de las areas de negocio, respetando Ia legislación vigente y velando por Ia estricta reserva de quienes participan en Ia extracción y recopilaciOn de aquella. Informar oportunamente at Funcionario Responsable, por los canales correspondientes, Ia ocurrencia de cualquier situación sospechosa susceptible de ser reportada como un ROS a Ia UAF.

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ChiteCompra Es importante señalar en relación a los roles y responsabilidades que en el evento de verificarse cualquier vulneración a! deber de secreto y reserva, y en el caso de que se omita denunciarlo al Ministerlo Püblico, a los funcionarios de Carabineros de Chile, Policla de Investigaciones, o ante cualquier tribunal con competencia en lo criminal, el funcionario respectivo se expondrá a ser sancionado con penas de presidio menor en sus grados medio a máximo y multa de cuarenta a cuatrocientas unidades tributarias mensuales.

c.

Procedimiento de reporte de operaciones sospechosas4

Parte importante de un sistema preventivo es Ia instauraciOn de mecanismos al interior de las instituciones páblicas que sean eficientes y efectivos, con canales que aseguren a confidencialidad tanto respecto de quien transmite Ia información a! Funcionario Responsable, como tambien los datos en sí. Para esto a instituciOn ha establecido distintos canales de comunicación que permiten canalizar as dudas y potenciales comunicaciones de operaciones sospechosas de manera segura: 1) Entrevistas personales que sean previamente solicitadas al Funcionario Responsable 2) Mediante Ia casilla de correo electrónico [email protected] 3) Denuncia reservada: Realizada a través del formulario Denuncia Anónima dispuesto en Ia página de www.chilecompra.cl

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Construido citando el oficio circular N 20/2015 del Ministerlo de Hacienda y el oficio N°268/2016 de a SubsecretarIa de Hacienda 14

DirecdO.n

ChiteCompra La comunicación de operaciones sospechosas debe contener antecedentes, siempre entregados de buena fe, que permitan hacer un análisis serb deb evento. Por tanto las comunicaciones de operaciones sospechosas deben contener: -

-

-

Operación inusual Fechas referenciales Nombre o cargo de los involucrados Narración de las circunstancias Forma en que tomó conociemiento de los hechos comunicados Adjuntar antecedentes, documentos y cualquier otro en los que se funda Ia comunicaciOn de una operación sospechosa

Esta información será procesada y canalizada para que el funcionario responsable pueda determinar si constituye una operación sospechosa a reportar a Ia UAF yb las medidas adicionales que estime necesario dado el carácter del hecho. En este contexto el funcionarios responsable debe: -

Registrar y mantener en absoluta confidencialidad cada consulta y comunicación recibida. Asegurar que ningün funcionario sufra discriminación o represalias por reportar operaciones inusuales de buena fe. Realizar análisis de Ia informaciOn recibida, con el fin de determinar si procede enviar un ROS a Ia UAF

Es importante que los funcionarios pibIicos tengan conocimiento de que Ia información proporcionada de buena fe en conformidad con Ia ley 19.913, eximirá de toda responsabilidad legal a quienes Ia entreguen, inctuyendo Ia institución püblica. El reporte de una operación sospechosa (ROS) no constituye una denuncia de carácter penal, sino que permite a Ia UAF dar inicio a una investigación preventiva en materia de avado de activos. Portal razón, Ia informaciOn provista por las instituciones püblicas a Ia UAF y las investigaciones que desencadenen poseen el carcter de confidencial. Asimismo, el reporte de una operación sospechosa que realice una institución póblica a Ia UAF, no obsta en caso alguno al normal ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan a Ia Administración del Estado, con el objeto de perseguir las responsabilidades administrativas que correspondan dentro de sus funciones. En consecuencia, un primer desafIo para las instituciones piblicas consiste en analizar, bajo una perspectiva preventiva, todos los actos, operaciones o transacciones que realizan para determinar cuáles de éstas deben ser informadas a Ia UAF bajo Ia modalidad de un Reporte de Operación Sospechosa (ROS). A continuación se presenta el flujo que describe el proceso que Ileva a cabo Ia instituciOn de reportabilidad de operaciones sospechosas.

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Es necesarlo mencionar que a partir de Ia instalación del Sistema de lntegridad de ChileCompra, se harán las adecuaciones respectivas para incorporar dentro del mismo, los procesos relacionados con el reporte de operaciones sospechosas recientemente descrito.

d. Difusión y Capacitación La institución ha establecido el siguiente programa para Ia difusión y capacitación respecto del presente manual: Publicación del Manual en Ia intranet institucional Mailing informando sobre el Sistema de Prevención del LA/DF/FT Charla: PrevenciOn del LA/DF/FT Como estrategia de prevención en el largo plazo, el programa de inducciOn institucional incluye un mOdulo relativo a ética y probidad, efectuado por FiscalIa, en el cual se dan a conocer las obligaciones y derechos de los funcionarios(as) ptbIicos, relevando el correcto desempeño de las responsabilidades y funciones asociadas a su cargo. Junto con ello, Ia inducción que efectóa el equipo de Desarrollo de Personas incluye aspectos vinculados con las obligaciones funcionarias. Por su parte, Ia estrategia de capacitaciOn para el periodo 2016 - 2018 considera entre sus lineamientos los siguientes:

16

rs

L)Tccor

ChiteCompra •

•

Derechos y deberes laborales: Difusión de normativas que rigen Ia administración pi.iblica, garantizando el respeto a Ia dignidad humana y eliminando todo trato prepotente, irrespetuoso o discriminatorio at interior de Ia Administración Piblica. Principios, valores y responsabilidades del funcionario püblico: Alineamiento, fortalecimiento y orientación en competencias vinculadas at rot del servidor póblico, promoviendo los principios de probidad, transparencia y buen trato, potenciando Ia valoración y confianza de Ia ciudadanIa. e.

Instalación de un Sistema de lntegridad en Ia institución

El principal mecanismo mediante el cual ChileCompra busca prevenir Ia comisión de delitos de corrupciOn al interior de a organización, además de resguardar Ia probidad y Ia transparencia de Ia funciOn piblica, es el Sistema de lntegridad que - en colaboraciOn con el PNUD - se implementará durante el segundo semestre del año 2016. El Sistema de Integridad tiene los siguientes componentes: COdigo de ética: herramienta que permite convenir participativamente los estándares éticos y legates que caracterizan a una institución, basado en valores comunes. Establece un marco de referencia respecto del actuar esperado, proporcionando un criterio claro y consensuado que permite a las personas adecuar su conducta hacia el buen ejercicio de sus funciones. -

Canal de consultas y denuncias: todo funcionario/a de Ia institución podrá utilizar el canal para realizar consuttas que permitan resolver dudas sobre el contenido del código de ética, conflictos ético-laborales o sobre delitos funcionarios y también realizar denuncias. Coordinadores de integridad: serán elegidos por los funcionarios/as de Ia institución considerando sus caracterIsticas de objetividad y conducta intachable. Su función será dar respuesta a las consultas referidas a faltas de Ia probidad y apoyar Ia implementación y difusión del Sistema de Integridad. Coordinador General: será elegido por el Director/a y tendrá Ia responsabilidad de Supervisar el trabajo de los coordinadores de integridad; Recibir las denuncias sobre conductas contrarias at principio de probidad y el Código de Etica; Presentar un reporte anual at Comité de respecto at funcionamiento del Sistema de Integridad; Coordinar capacitaciones para los funcionarios (as) y el plan de difusión. Comité de Integridad: Integrado por el Jefe/a de Servicio, el Jefe/a del Observatorio, el Coordinador General y un tercero externo experto en el tema de ética y probidad. Sus funciones serán: Supervisar y evaluar el funcionamiento del Sistema de lntegridad; Analizar las temáticas más recurrentes de las denuncias y consultas para sugerir junto con el Coordinador General las capacitaciones al respecto.

El Sistema de Integridad de ChileCompra se extiende a todas sus operaciones y transacciones para dar cumplimiento at principio de probidad, al código de ética y a Ia normativa de Ia UAF; permitiéndole contar 17

1J

Drecdón

ChileCompra con un mecanismo que facilite el conocimiento y apropiaciOn de los valores éticos y legales por parte de sus funcionarios, los cuales deberlan posteriormente reflejarse en sus actuaciones. Esto, puesto que contar con reglas y procedimientos claros, conocidos y practicados en a institución, facilita que cuando las personas se enfrenten a un dilema de probidad o ética, éstas actiien, en a mayorIa de los casos, de forma automática siguiendo los valores establecidos por Ia institución. Asimismo un sistema de integridad identifica los valores y conductas éticas y legales esperadas dentro de a organizaciOn, que a su vez se plasman en un código de ética o conducta que establece los estándares, procedimientos y expectativas de los y las funcionarias con el fin de guiar su conducta y servir de referenda para tomar una decision correcta, con sujeción a las disposiciones legales y reglamentarias que regulan las actuaciones de AdministraciOn del Estado y de sus funcionarios. La elaboración de un código de ética no es suficiente para garantizar que los funcionarios gulen sus conductas de acuerdo a los valores y principios establecidos y priorizados por Ia institución. Para que dicho código sea efectivamente implementado, se requiere insertarlo en un sistema que incluya procedimientos de gestión ética, contar con Ilderes promotores de Ia ética, difusión y formación continua a los funcionarios, procesos anOnimos de consultas, sanciones, rendición de cuentas, entre otros elementos. Se trata en definitiva de generar una cultura institucional que estimula el comportamiento ético y legal de los funcionarios desde un punto de vista preventivo.

f.

Plan de Seguimiento y Monitoreo

El plan de seguimiento y monitoreo del Sistema de Integridad contempla: •

AuditorIa al proceso de gestión de riesgos: La gestión de riesgos es un proceso incorporado al Sistema de Gestión de Calidad, por lo tanto, se revisa periOdicamente de acuerdo al calendario de auditorIas internas de esta temática. En esta revision al proceso de gestión de riesgos, se considera Ia revisiOn de los roles y responsabilidades que son declarados en el procedimiento, validando que su ejecución esté conforme a lo establecido. Se verifica además, Ia continuidad operacional del proceso, mediante Ia revision de evidencia, por ejemplo, se considera el plan de mitigación de riesgos del periodo y se revisa que las acciones comprometidas se hayan ejecutado en el tiempo que se indica. El equipo de auditores internos de calidad, puede además complementar Ia revision del proceso, realizando sugerencias de mejoras que observen en las actividades que se seiialan. De existir hallazgos, éstos quedan documentados en el informe de auditorla interria de calidad y son ademâs ingresados a Ia plataforma de administraciOn de hallazgos, para su posterior tratamiento, realizado por el responsable del proceso.

•

Monitoreo del Sistema de Integridaci: Una vez que el sistema de integridad esté operando, a fines del presente año, y tat como se menciona en el punto "lnstalación de un Sistema de Integridad en Ia institución" corresponde al Coordinador General de lntegridad establecer métodos para Ia 18

Dieccôn

C h ileCompra aplicación efectiva del Sistema de Integridad y su supervision con elfin de detectar y corregir sus fallas, asI como actualizarlo cuando las condiciones asI to ameriten, por otra parte el Código de Etica deberá ser revisado y actualizado al menos cada dos años, considerando Ia normativa vigente, el reporte anual del Coordinador General y sugerencias de los funcionarios (as) de ChileCompra.

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REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS PROVENIENTES DE INFORMES DE OBSERVATORIO

El Observatorio ChileCompra, tiene Ia misión de promover las mejores prácticas en materia de contratación pibica, para ello ha establecido procedimientos de revisiones de los procesos de compra que realizan los Organismos Püblicos sujetos a Ia Ley 19.886 y su reglamento. Será responsabilidad de Ia Jefatura del Departamento Observatorio derivar de manera oportuna a Ia Unidad de Análisis Financiero a través de Ia modalidad de ROS los hallazgos detectados en los informes del Observatorio.

19

ChiteCompra

VL

ANEXOS

ANEXO N° 1:

Procedimiento de Gestión de Riesgos

Taba de Contenidos

II.

1. OBJETIVO

20

III.

2. ALCANCE

20

IV.

3. DEFINICIONES

21

V.

4. REFERENCIAS

21

VI.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 21

A.

Generalidades..........................................................................................................

21

B. C. D.

Responsab/es ........................................................................................................... Descripción de Actividades ................................................................................. Flub del Pro ceso ....................................................................................................

21

VII.

6. INDICADORES DE DESEMPENO

VIII.

7. REGISTROS 26

IX.

8. ANEXOS

X.

9. REGISTRO DE CAMBIOS

22 25

26

26

40

1. Objetivo

El presente procedimiento establece Ia secuencia de actividades a desarrollar en el marco de Ia Gestión de Riesgos de Ia Dirección ChileCompra.

2. Akance Este procedimiento se aplica, aI menos en forma anuaJ, para todas las Divisiones/Departamentos/Areas de Ia Dirección ChileCompra y sus procesos asociados, en

20

Dvecc op

Ch lie Co mpra particular para aquellos que tienen un mayor impacto en el cumplimiento de Ia estrategia institucianal. 3. Deflniciones a) CAIGG: Consejo de AuditorIa Interna General de Gobierno. b) Matriz de Riesgos Estratégica: herramienta utilizada para sistematizar el análisis de los procesos, sus riesgos, Ia severidad de los mismos, los controles asociados y Ia exposición al riesgo que presenta cada uno. En esta matriz se registran todos los riesgos relevantes de Ia institución. c) Plan de Tratamiento de Riesgos: para los riesgos seleccionados de Ia Matriz de Riesgos Estratégica, debe definirse un plan de mitigación, con indicadores de efectividad y responsables, los que se vierten en una plantilla definida par el CAIGG para estos efectos. d) PolItica de Riesgos: Documento formal aprobado par Ia dirección que debe definir y documentar Ia disposición y actitud de Ia entidad ante el riesgo, conteniendo a Ia menos los objetivos y compromisos con Ia gestión de riesgo, el alineamiento entre Ia polItica y los objetivos estratégicos, el alcance o amplitud de Ia polItica, los responsables de gestionar los riesgos y las competencias que estos requieren, el compromiso de Ia dirección para Ia revision periódica. 4. Referencias o •

GuIa Técnica N°59: Objetivo Gubernamental de Auditorla N°2 - Año 2014 Documento D-DIR-004 PolItica Gestión de Riesgos 5. Descripción de Actividades A. Generalidades

El proceso de Gestión de Riesgos se basa en Ia metodologIa de trabajo establecida par el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno (CAIGG). Esta guIa técnica describe Ia secuencia de actividades que los Servicios deben realizar para cumplir satisfactoriamente con el Objetivo Gubernamental de Auditorla referido a mantener y mejorar el proceso de Gestión de Riesgos en las entidades de Administración del Estado. De este modo, el proceso de Gestión de Riesgos debe regirse bajo los formatos y ponderaciones definidas par el CAIGG en Ia GuIa Técnica vigente. Los Jefes de Division/Areas, a quienes ellos designen, para los efectos del proceso de Gestión de Riesgos actuarén coma Responsables de Procesos. B. Responsables

21

ChiteCompra Directora ChileCompra o Aprobar Ia PolItica de Gestión de Riesgos y verificar su cumplimiento y alineamiento con el Plan Estratégico, lineamientos gubernamentales y normativa aplicable. o Proporcionar los recursos necesarios para mitigar los riesgos, cuando corresponda, y promover a toma de conciencia respecto de Ia importancia del proceso de Gestión de Riesgos para Ia Institución. o

Analista de Procesos y Calidad o Cumplir el proceso de Gestión de Riesgos institucional de acuerdo a Ia normativa vigente y los procedimientos internos deflnidos. o Verificar a través del monitoreo Ia implementación de as soluciones contenidas en las estrategias de Tratamiento de Riesgos. o Disponer Ia información referente a Ia Gestión de Riesgos para el adecuado cumplimiento del proceso, asI como proponer mejoras al mismo.

•

Jefes de Division/Areas, o a qulen designe o Realizar acciones para prevenir o reducir los efectos de los riesgos identificados. o Controlar el Tratamiento de Riesgos e identificar y registrar cualquier problema relacionado con Ia gestión de los riesgos. o Designar los Responsables de Proceso, para efectos de este procedimiento. Responsables de Proceso o Conocer los procesos de su ámbito y sus respectivos riesgos, priorizándolos de acuerdo a su nivel de impacto y criticidad. o Definir las acciones de mitigación a los riesgos detectados y de conseguir los recursos asociados a Ia implementaciOn de las acciones de mitigación que se definan.

•

Auditor Interno o Realizar Ia evaluación y entregar aseguramiento sobre el Proceso de Gestión de Riesgos a Ia DirecciOn, de acuerdo a Ia metodologIa de auditorIa basada en riesgos y directrices del organismo competente. o Revisar reportes de riesgos crIticos. C. Descripción de Actividades 1

EstaWedmiento de Contexto

El CAIGG entrega a los servicios las instrucciones para Ia generación de los productos asociados al Objetivo Gubernamental de AuditorIa. Estas instrucciones contienen un resumen del contenido de los prod uctos que deben ser entregados y las fechas de entrega para cada uno. No obstante lo anterior, las especificaciones de cOmo generar los productos y las herramientas se encuentran en Ia Gula Técnica vigente.

22

ft:i C hiteCompra

Dfrecciön

Habitualmente, el CAIGG requiere Ia entrega de los siguientes productos; sin perjuicio pueda modificar su solicitud o frecuencia: Poiltica de Riesgos (anual ) Matriz de Riesgos Estratégica (anual) Monitoreo Plan de Tratamiento de Riesgos semestre anterior (semestral) Plan de Tratamiento de Riesgos semestre actual (semestral) Otros que sean considerados en Ia Gula Técnica vigente.

°

o • • o

Al menos con una frecuencia anual, Ia PolItica de Riesgos es revisada por Ia Dirección, validando su vigencia o realizando Ia actualización de Ia misma de acuerdo al contexto organizacional vigente.

2. Identfficacón y Prorizacán de Procesos CrIUcos De acuerdo at catastro de procesos de Ia Institución se realiza Ia priorización de procesos e identificación de los procesos crIticos en función del nivel de contribución que éstos tienen a los objetivos estratégicos de Ia Institución.

3

Generación de a Matrz de Riesgo Estratégica

La actualizacián de los riesgos se realiza a partir de Ia revision de los procesos definidos como crIticos, esta revisiOn Ia realiza el Analista de Procesos y Calidad en conjunto con los Responsables de Procesos con el propósito de internalizar que el control de los riesgos está incluido dentro del proceso, y no una actividad paralela o puntual.

Como parte de este levantamiento, también se analizan los riesgos identificados en función de los parámetros definidos por el CAIGG: probabilidad de ocurrencia, nivel de impacto, identificación y categorización del control existente, información que permite completar Ia Matriz de Riesgos.

Una vez construida Ia Matriz de Riesgos con los procesos criticos, se le asignan un peso relativo a los subprocesos que componen los procesos crIticos, coincidente con Ia priorización de procesos realizada.

Esta información luego es revisada en conjunto con el Auditor Interno para validar Ia forma y contenido, corrigiendo o adecuando aquellos aspectos que sean identificados en esta revision.

4. Eaboracón del P'an de Tratamento

23

r ChileCompra

[)irc ói

Una vez creada a Matriz de Riesgos Estratégicas, se debe realizar un ranking en relación a su nivel de exposiciôn al riesgo y Ia ponderación del subproceso en eI cual esté inserto, determinando asI el nivel de criticidad segn los niveles de riesgos levantados.

Sobre este subconjunto de riesgos levantados se definirán las acciones que serán implementadas en el tratamiento de los mismos. Estas acciones determinan el Plan de Tratamiento, el cual es elaborado por los Responsables de Procesos en conjunto el Analista de Procesos y Calidad. 5. Monitoreo del Plan de Tratamento En función de las acciones y plazas definidos en el Plan de Tratamiento de Riesgos, el Analista de Procesos y Calidad realiza un monitorea periódico del cumplimiento del Plan comprometido, explicitando el nivel de dicho cumplimiento y registrando esta información en Ia plantilla seguimiento correspondiente, levantando las alertas correspondientes cuando se identifica un riesgo de incumplimiento.

6. Envio de Ia documentaciôn La Matriz de Riesgos, el Plan de Tratamiento y el Monitoreo del mismo son remitidos al CAIGG en Ia fecha por ellos definida, previa revision de Ia jefatura del area de Gestión Estratégica y aprobación de Ia Directora en cada uno de los entregables. En el caso de a Matriz de Riesgo Institucional, se realiza una validación final par parte del Auditor Interno, quien utiliza un programa de revision diseñado par el CAIGG para asegurar Ia integridad y formato de este prod ucto.

24

ChileCompra D. Flujo del Proceso A continuación se presenta un diagrama que grafica Ia secuencia correspondiente a Ia Gestión de Riesgos.

Gestión de Riesgos Responsable del Proceso

Analista de Procesos y Caiidad

Auditor lnterno

CAIGG

IniciO

Et eg

t

d

-

L

_______________________

Analies de Ruesgos egnnpararnetras

Mat

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d

L H

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Construcción de a Matria deltiesgos

t

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IIdp t

de

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t bp

,

CS

H /

/

Revision y -3- Aproba ion de

*----------------------------------

- Director(a)

Prodacto

Cnvro de Produ tos al CAIGG

rIN

25

Li ChiteCompra

Drcnn

6. Indicadores de Desempeño No aplica.

7. Registros Nro.

Nombre

Disposición

Responsable

1.

Matriz de Riesgos Estratégica

http//ftitranet/montoreo 2jResgos%2O1nstitucion aes/Forrns/AHIterns,aspx

Analista de Procesos y Calidad

2.

Plan de Tratamiento

http://ntranet/rnonitoreo 2/Riesçjos%2Olnstitucion ales/Forrns/AIlIternsaspx

Analista de Procesos y Calidad

3.

PolItica de Riesgos

https://dccpcompras.sha repoint.com/SGC/Paqns /Procedrnientosspx

Jefe Area Gestión Estratégica

4.

Informe de productos de entrega al CAIGG

Carpeta del Area de Gestión Estratégica

Analista de Procesos y Caiidad

8. Anexos Anexo 1. Ciasificación y Descripción de Procesos Transversales en Ia Administración del Estado

PROCESOS TRANSVERSALES EN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO

Subsidios a privados de fomento

Subsid,os a pnvados social

DESCRIPCION

Se entienden aquellos cuyo objetivo es a promover, mediante incentivos econámicos, que los particulares realicen por Si mismos actividades productivas. Se entienden como tales los procesos cuyo objetivo es a promoción de ciertos objetivos sociales como Ia integración, etc.

26

Dir&fiOn

ChiLe Compra PROCESOS TRANSVERSALES EN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO Subsidos a prvados asktenciaK: Transferencias a/de otras entidades pübKicas Servicios de atención aK ciudadano contraprestación Servicios de atención sociaK/ previsionaK / sa K ud

Créditos - recuperación prestamos Almacenamiento y distribución Infraestructura AsesorIa a infraestructura Estudios para marco cuKtural Estudios para reguKaciones, normativa y fijación tarifaria Administración de bienes estratégicos

Otorgamiento yb reconocimiento de derechos Mejoramiento de Ia gestión Estudios e investigaciones

Legal estratégico Control de outsourcing

DESCRIPCION Consisten en procesos cuya finalidad es entregar ayuda de subsistencia a particulares. Son procesos en que, por ley o convenios, se entregan o reciben recursos de otro organismo del Estado. Procesos que se orienten a servir a todos los ciudadanos a través de Ia entrega de atención, servicios o productos. Procesos que se orienten a prestar una atención de salud, previsional o social a personas que tengan ciertas calidades (Ej.: pensionados püblicos, ancianos, personas de las fuerzas armadas, etc.) Se refiere a procesos de entrega de préstamos, incluyéndose los procesos de planificación, ejecución y cobranzas. Procesos que consistan en bodegaje, mantenimiento de stock y distribución de materiales o bienes. Procesos que se refieran a los bienes muebles e inmuebles del servicio que se utilizan para cumplimiento del rol del Serviclo. Procesos que impliquen estudios y acciones que apoyen decisiones sobre Ia infraestructura. Procesos de estudios culturales que releven las artes, literatura, pintura y todo 10 relacionado a temas culturales. Procesos de estudios que sirvan o puedan servir de base para Ia emisián de normativa, regulaciories, tarifas, etc. Proceso a través del cual el serviclo gestiona aquellos bienes que son indispensables para el cumplimiento de su función; que son de Ia esencia de su "negoclo". En el caso de aquellos servicios que entregan derechos o beneficios a personas naturales como ser parte de un registro, derechos de aguas, etc. Entendiendo todos aquellos proceso relacionados al PMG, convenios de desempeño y otros estImulos por metas. Aquellos estudios cuyo sentido es investigar un tema económico, financiero, de mercado u otra situaoón determinada importante para el Se rv I ci o. Desarrollo de acciones legales yb judiciales como negoclo del Servicio. Equivalen a Ia gestión y monitoreo de los contratos que externalizan funciones propias del Serviclo.

27

r-i• Lrccn

ChiLeCompra PROCESOS TRANSVERSALES EN ADMINISTRACION DEL ESTADO Seguridad y Controi de Personas yb Recintos

Seguridad d& transporte

Caflficadón ambiental Producción de bienes materiaes Comercialización Coordinación de Acciones de Emergencia

Planificación presupuestaria Planificación estratégica Coordinación entre instancias

Gobierno Egectrónico

Iniciativas de inversion Mercado financiero

DESCRIPCION Proceso relacionado con seguridad que realizan determinados entes del estado en relación a las personas en distintas calidades: victimas, imputados, reos, reclutas y Ia ciudadanla en general. Esto pod na incluir operaciones de distinta naturaleza como vigilancia, traslados, control u otros de Indole distinta, relacionados con a seguridad. Procesos relacionados con seguridad operacional y respuestas ante situaciones de emergencias de los servicios de transporte terrestre, maritimo y aéreo, asI como de las instalaciones portuarias y aeroportuarias o de cualquier otra Indole, en donde exista tráfico de pasajeros o carga. Procesos relacionados a análisis, autorizaciones y permisos medio ambientales. Corresponde a aquellos procesos productivos que generan bienes materiales como resultado Procesos que desarrollan aquellos Servicios que venden productos yb servicios a terceros. Procesos asociados a a ejecución y coordinación de operaciones de emergencia, gestión de recursos para emergendas, monitoreo y análisis de los diversos factores y elementos relacionados con situaciones de Proceso anual que se realiza en el Servicio para programar Ia presupuestación de las diversas acciones que ejecuta. Proceso que realiza el servicio en el que fija sus objetivos, sus metas y a forma como las cumplir. Procesos que implican relaciones entre diversos niveles, personas o entidades cuya organización y canalización son de responsabilidad del servicio. Procesos integrales para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar eficiencia y eficacia de Ia gestión pt)blica e incrementar Ia transparencia del sector piblico y a participación de los ciudadanos a través del uso de as tecnologIas de información y comunicaciones (TIC) Todos los procesos de inversion considerados en el subtItulo 31, desde los estudios a Ia ejecución. Inversion en instrumentos financieros y de mercado accionario que realizan algunos Servicios autorizados. 28

r ChiteCompra

Deccón

PROCESOS TRANSVERSALES EN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO

DESCRIPCIóN

29

Drcn

ChiteCompra Anexo 2. Ejemplos de Tipificación de Riesgos

Financieros

Se relacionan con el uso no adecuado de los recursos entregados por el Estado a sus entidades

Económicos

Se relacionan con elementos financieros, comerciales y presupuestarios

Sociales

Se relacionan con elementos de comunidad social, cultural, demogrfica, comportamientos sociales.

Tecnológicos

Acerca de las tecnologIas de Ia información como concepto y los cambios que producen a nivel global en el sector o el Servicio

- Mal uso de los recursos - Desviación de recursos - Entrega de recursos a no beneficiarios - Malversación de fondos - Uso de recursos con fines distintos a los aprobados - Falta de disponibilidad presupuestaria - Modificaciones presupuestarias por deficiente ejecución - Errores en el serviclo de Ia deuda - Servicio de a deuda muy alto - Exceso de compromisos del Servicio que afecten su presupuesto - Malas inversiones en mercado de capita les - Deficiencias en Ia ejecución presupuestaria del Servicio - Falta de Suplementos del Ministerio de Hacienda o falta de oportunidad en los mismos. - Deficiente comportamiento de usuarios (bajo compromiso, bajo cumplimiento, etc.) - Problemas con los datos personales y privados de los clientes o proveedores - Falta de responsabilidad social del Servicio o excesivamente gravosa - Cambios culturales en los usuarios del Servicio (bajo interés, dificultades para aplicar polIticas, etc.) - Interrupción de servicios - Complejidades del Comercio Electrónico gravosas para el Servicio - Complejidades y requisitos del Gobierno Electrónico - Falta de cumplimiento de las obligaciones emanadas del Gobierno Electrónico - Falta de confiabilidad de los datos externos - Desactualización del Serviclo debido a las tecnologIas emergentes - Falta de poder adquisitivo del Servicio frente a las nuevas tecnologias.

30

rt Direcdón

Chitecompra Estratég icos

Aspectos claves para el desarrollo del Servicio, que se relaciona con decisiones superiores y polItica de Gobierno

Medloambientales

Aspectos que afectan Ia calidad del medloambiente, sean ocasionados por el hombre a Ia naturaleza

Procesos

Elementos que se relacionan con los distintos aspectos de los procesos que desarrolla el Servicio; como el diseño, a ejecución, Ia supervision y los clientes

Legal

Aspectos de cumplimiento y de conformidad del actuar del Servicio con Ia normativa ptiblica general y especIfica aplicable al Servi ci o

Personas

Aspectos relacionados al personal del Servicio, desde su ingreso hasta su egreso del mismo.

- Falta de planificación en los cambios de gobierno - Deficiencias en el conocimiento, comprensión y aplicación de las polIticas piiblicas par parte del Servicio - Nuevas regulaciones y tarifas dificultan el quehacer institucional a lo hacen ms gravoso - Falta de cumplimiento normativo en las emisiones y residuos - Dificultades con el usa de Ia e nerg ía - Situaciones producidas par catstrofes naturales - Falta de garantías de desarrollo sustentable - Malas decisiones de impacto medloambiental - Deficiencias en el diseño del proceso - Ejecución errónea de los procesos - Ejecución inopartuna de los procesos - Falta de supervision - Falta de responsables de ejecutar a supervision y monitoreo - Falta de medidas adoptadas ante Ia supervisiOn, a se adoptan medidas que no son adecuadas - Falta de cumplimiento a deficiencias en el mismo par parte de los clientes - Falta de actualización par cambios en Ia legislación - Aumento de los requerimientos por cambio de legislación - Falta de cumplimiento de normas par deficiencias en las mismas (normas oscuras o contradictorias, vacIos legales) - Falta de capacidad del personal - Personal sin capacitación - Actividad fraudulenta del personal - Deficiencias en Ia seguridad e hígiene y en el ambiente de trabajo del Servicia. - Deficiencias en el cumplimienta de normas de personal (dotación, escalafón, etc.)

31.

L)ireccOn

0

ChiteCompra Imagen

Aspectos relacionados con el perfil del Servicio y a reputación social del mismo. Percepción de Ia cornunidad del actuar del Servicjo

Sistemas

Relacionado con los sistemas de información del Serviclo, las tecnologias que posee y los datos que maneja.

Anexo 3.

Escándalos Corrupción - Incumplimiento de las funciones del Serviclo - Disconformidad de los usuarios - Mal uso de recursos - Falta de integridad y confiabilidad de datos - Falta de disponibilidad de datos y siste m as - Deficiencias en a seleccjón de sistemas - Deficiencias en el desarrollo y despliegue de los sistemas - Deficjencjas en el mantenirniento - Falta de interoperabilidad de los si sterna S -

-

Severidad del Riesgo - Categorlas de probabilidad de Tipificacián de Riesgos

Riesgo cuya probabilidad deocurrencia es muy alta, es decir, se tiene un alto grado de seguridad que este se presente (90% a 100%) Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 66% a 89% de seguridad que éste se presente.

Probab'e

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media, es decir, se tiene entre 3l% a 65% de seguridad que éSte se presente.

Moderado

tmprobaffle

Muy improbab'e

2

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja, es decir, se tiene entre 11% a 30% de seguridad que éste se p rese nte.

1

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es rnuy baja, es decir, se tiene entre 1% a 10% de seguridad que éste se presente.

32

H

DirecdOn

ChiteCompra

Anexo 4. Severidad del Riesgo - CategorIas de Impacto

Riesgo cuya materialización puede generar pérdidas financieras (5) que tendrán un impacto catastrófico en el presupuesto yb comprometen totalmente a imagen piblica de Ia institución y del Gobierno. Su materialización dañarIa gravemente el desarrollo del proceso y el cumplimiento de los objetivos, impidiendo finalmente que estos se logren.

4

Riesgo cuya materialización puede generar pérdidas financieras ($) que tendrán un impacto importante en el presupuesto yb comprometen fuertemente Ia imagen ptblica de Ia institución y del Gobierno. Su materialización dañarIa significativamente el desarrollo del proceso y el cumplimiento de los objetivos, impidiendo que se desarrollen total o parcialmente en forma normal.

3

Riesgo cuya materialización puede generar pérdidas financieras ($) que tendrán un impacto moderado en el presupuesto y/o comprometen moderadamente Ia imagen pblica de Ia institudón y del Gobierno. Su materializacián causarIa un deterioro en el desarrollo del proceso dificultando o retrasando el cumplimiento de sus objetivos, impidiendo que éste se desarrolle parcialmente en forma normal. Riesgo cuya materialización puede generar pérdidas financieras Cs) que tendrén un impacto menor en el presupuesto yb comprometen de forma menor Ia imagen piiblica de Ia institución y del Gobierno. Su materialización causarIa un bajo daño en el desarrollo del proceso y no afectarla el cumplimiento de los objetivos.

33

Dcn

ChiLeCompra

Insignificantes

Riesgo cuya materiaflzación no genera pérdidas financieras ($) ni compromete de ninguna forma Ia imagen póblica de a institución y del Gobierno. Su materialización puede tener un pequeño o nub efecto en el desarrollo del proceso y que no afectarIa el cumplimiento de los objetivos.

Anexo 5 Severidad del Riesgo - Nivel de Severidad del Riesgo

Casi Certeza (5)

Catastróficas (5)

Casi Certeza (5)

Mayores (4)

Casi Certeza (5)

Moderadas (3)

Casi Certeza (5)

Menores (2)

Casi Certeza (5)

Insignificantes (1)

Probable (4)

Catastróflcas (5)

Probable (4)

Mayores (4)

Probable (4)

Moderadas (3)

Probable (4)

Menores (2)

Probable (4)

Insignificantes (1)

Moderado (3)

Catastróficas (5)

Moderado (3)

1ayores (4)

Moderado (3)

Moderadas (3)

Moderado (3)

Menores (2)

Moderado (3)

Insignificantes (1)

Improbable (2)

Catastróficas (5)

Improbable (2)

Mayores (4)

Improbable (2)

Moderadas (3)

Improbable (2)

Menores (2)

Improbable (2)

Insignificantes (1)

34

Direcdôn

f

ChiteCompra muy improbable (1)

Catastróficas (5)

muy improbable (1)

Mayores (4)

muy improbable (1)

Moderadas (3)

muy improbable (1)

Menores (2)

muy improbable (1)

Insignificantes (1)

En el cuadro anterior se muestra el resultado de Ia combinación entre las categorias del nivel de impacto del riesgo y las categorIas del nivel de probabilidad de ocurrencia del riesgo, es decir, el nivel de severidad.

De ese esquema se puede observar que las categorias de impacto tienen una mayor incidencia en el nivel de severidad asignado, puesto que aunque Ia probabilidad de ocurrencia sea menor, al tratarse de riesgos con impactos altos, cualquier materialización del riesgo (aunque sea en solo una oportunidad) tendrá una consecuencia significativa en el uso de los recursos y en el cumplimiento de los objetivos del proceso examinado. Esto explica los casos en que a igual valor, Ia severidad del riesgo es distinta. Anexo 6. Diseño del control - Oportunidad de Ia Aplicación del Control (0)

Preventivo (Pv)

Controles claves que actüan antes 0 al inicio de una actividad.

Correctivo (Cr)

Controles claves que actüan durante el proceso y que permiten corregir las deficiencias.

Detectivo (Dt)

Controles claves que solo acttan una vez que el proceso ha terminado.

Anexo 7. Diseño del control - Periodicidad en Ia Aplicación del Control (PD)

Permanente (Pe)

Controles claves aplicados durante todo el proceso, es decir, en cada operación.

Periódico (Pd)

Controles claves aplicados en forma constante solo cuando ha transcurrido un perlodo especIfico de tiempo.

35

r

ChileCompra Ocasional (Oc)

Controles claves que se aplican solo en forma ocasional en un proceso.

Anexo 8. Diseño del control - Automatización en Ia Aplicación del Control (A)

100% automatizado (At)

Controles claves incorporados en el proceso, cuya aplicación es completamente informatizada. Estn incorporados en los sistemas informatizados.

Semi - automatizado (Sa)

Controles claves incorporados en el proceso, cuya aplicación es parcialmente desarrollada mediante sistemas informatizados.

Manual (Ma)

Controles claves incorporados en el proceso, cuya aplicación no considera uso de sistemas informatizados.

Anexo 9 Diseño del control - Escala de Clasificación de Ia Efectividad de los Controles

36

Drcnn

C hiteCompra

CUMPLIMIENT o ADECUADO

CUMPLIMIENT

o ADECUADO

CUMPLIMIENT o ADECUADO

CUMPLIMIENT

o ADECUADO

CUMPLIMIENT

o

ADECUADO

CUMPLIMIENT

o ADECUADO

CUMPLIMIENT

o ADECUADO

INSUFICIENTE

PERMAN ENTE

DETECTIVO

IN FORMATIZADO

PERMANENTE

DETECTIVO

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PERIODICO

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37

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ChileCompra En el esquema anterior se señala que en primer lugar, se debe evaluar si el control mitigante asociado a un riesgo tiene un nive! de cumplimiento adecuado respecto de las normas o requisitos de control bsicos que en este modelo se han relevado para dar razonable seguridad de cumplimiento de los objetivos y metas. Esto implica realizar un análisis integral de las referidas normas o requisitos (segregación, autorización, formalización, etc.) y determinar si éStaS se cumplen de para un control examinado en particular. Producto de este análisis, se puede dar que los referidos requisitos se cumplan satisfactoriamente, es decir, que el control esté sustentado en una estructura básica sólida. Posteriormente, se debe seguir con el análisis del diseño del control, este aspecto es relevante, ya que los riesgos son por naturaleza dinámicos y requieren que los controles tengan una estructura que se oriente a Ia prevención de Ia materialización del efecto de los riesgos dinmicos. Finalmente, se debe clasificar el nivel de efectividad del control examinado, de acuerdo con el esquema presentado, asignándole el valor respectivo segón Ia escala. En caso que esto no ocurra, es decir, los requisitos no presentan un cumplimiento suficiente en el control examinado, debe entenderse que su nivel de cumplimiento es insuficiente y corresponde clasificarlo como si se tratara de un control inexistente, con valoración de 1, sin que ya sea necesario evaluar a efectividad en el diseño del control respecto de Ia ocurrencia del riesgo. Por consiguiente, debe clasificarse como inexistente, con nivel de eficiencia del control examinado de 1, de acuerdo con Ia escala contenida en el esquema presentado Anexo 10. Niveles de Clasificación del Nivel de Exposición al Riesgo

La exposición al riesgo está determinada por Ia severidad del riesgo dividida por Ia eficiencia del control asociado a ese riesgo. Estos elementos se obtienen de las relaciones detalladas previamente. A continuación se presenta Ia escala de nivel de exposición al riesgo que los califica:

NIVEL SEVERIDAD DEL RIESGO NIVEL EFICIENCIA DEL CONTROL

8,0

-

25,0

NO ACEPTABLE (Na)

4,0

-

7,99

MAYOR (Ma)

3,0

-

3,99

MEDIA (Md)

0,2

-

2,99

MENOR (Me)

Tal como se señaló, Ia escala previamente presentada, ha sido construida en base a Ia relación entre el nivel de severidad del riesgo (Bajo, Moderado, Alto. Extremo) y el nivel de eficiencia del control asociado a ese riesgo (Deficiente, Regular, Mãs que regular, Bueno, Optimo). 38

[)recciOn

C h iteCompra Un primer anlisis de dicha escala observarla que los niveles de exposición a! riesgo Mayor y No Aceptable, pudiesen tener un rango muy extenso de valores; 4,0 a 7,99 y 8,0 a 25 puntos respectivamente, pero al realizar un análisis más riguroso, se deberIa observar que en realidad los niveles de exposición al riesgo con valores más altos, corresponden a las combinaciones entre los niveles de riesgo más severos y los niveles de eficiencia del control más Bajos, o a las combinaciones entre los riesgos con severidad más altas y con controles que tienen un nivel de efectividad solo de Regular.

Por otra parte, los niveles de exposición al riesgo más bajos están conformados por las combinaciones entre los niveles de riesgos menos severas y los niveles de eficiencia del control más altos, o por las combinaciones entre riesgos con severidades Bajas y controles con niveles de efectividad Deficiente o Regular, o por las combinaciones entre riesgos con severidad altas, pero con controles con nivel de efectividad Ôptimo o Bueno.

Por ejemplo, en el esquema siguiente se observa que el nivel de exposición al riesgo El = 10, (Nivel de exposición al riesgo No Aceptable) está conformado por un nivel de severidad del riesgo, Extremo = 20 y un nivel de efectividad de control, Regular = 2.

En el caso del nivel de exposición E2 = 4 (Nivel de exposición al riesgo Mayor), está conformado por un nivel de severidad del riesgo, Alto = 12 y un nivel de efectividad de control, Más que Regular = 3.

Finalmente, el nivel de exposición E3 = 1 (Nivel de exposición al riesgo Menor), está conformado por un nivel de severidad del riesgo, Alto = 5 y un nivel de efectividad de control, Ôptimo = 5.

Reaciones Entre Severidad d& Riesgo y Efectivdad deB Contro que Determnan Escaa d& Nive de Exposicón a Resgo

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39

DireLc11

ChiLeCompra

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1.0

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01/12/2014

Eduardo Peña

40

LJ ChiteCompra

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ANEXO 2: SEALES DE ALERTA - INSTITUCIONES PUBUCAS

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a oaokcro,ao,,ar,

2. DES±GNESE a Ia Jefa del Departamento de Observatorlo coma Funcianaria Responsable del Sistema de Prevención. 3. DESiGNESE al Encargado de Seguridad de Ia Información, coma Encargado Informático del Sistema de Prevención. 4. PUBLfQUESE Ia presente resolución en Ia intranet institucional, y diftindase par diversos medios internos.

Anótese, Reg Istrese y Corn u n Iq uese,

-

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TRINIDAD INOSTROZA CASTRO DIRECTORA I DIRECCION DE COMPRAS V CONTRATACIaN PUBLICA'-

RMZ/ PlC /DRM/RMS