HISTORIA DE CLIENTE C E N T E R S H E A LT H C A R E

INDUSTRIA A S I S T E N C I A S A N I TA R I A

Redbooth y Box en Centers Health Care: Mejor juntos VER EL TRABAJO

de Benjamin Diamond resulta agotador para

cualquier persona no acostumbrada a hacer 50 cosas al mismo tiempo. Como Director de Planificación, Ingeniería y Mejoras para Centers Health Care, tiene la responsabilidad de dirigir proyectos de construcción multimillonarios, y solucionar problemas de mantenimiento en el consorcio de 25 centros de salud y rehabilitación y más de una docena de otras operaciones relacionadas con la sanidad en Nueva York y Nueva Jersey. Ben logra que el trabajo se realice con Redbooth y Box Enterprise.

BENJAMIN DIAMOND

Director de Planificación,

Con Redbooth, siempre sabe lo que debe hacerse, y cuándo, y

Ingeniería y Mejoras,

quién es responsable de la realización del trabajo. Con Box, puede

Centers Health Care

compartir voluminosos archivos de ingeniería, internamente y con contratistas, manteniéndolos sincronizados con el PC y los dispositivos de cada participante para el acceso offline. La integración entre los dos hace que adjuntar un archivo de Box a Redbooth sea tan fácil como cargarlo en Redbooth. Es importante porque quiere que el seguimiento de esos documentos se haga en el contexto de los proyectos asociados de construcción y mantenimiento de edificios que él gestiona. Antes de adoptar Redbooth, Ben dijo, “era muy difícil comprender la responsabilidad de cada uno”. Quería asegurarme de que estaba claro quién era el responsable en cada paso de nuestros proyectos. Tiene un valor incalculable para nuestra organización”. Ben es un entusiasta y está comprometido con Redbooth, siempre sugiere mejoras de productos, pero también está impresionado por las mejoras en el producto durante el tiempo que Centers Health Care ha sido cliente. “No tengo tiempo para migrar a otra solución; prefiero invertir el tiempo en hacerla mejor”, afirmó. 1

HISTORIA DE CLIENTE C E N T E R S H E A LT H C A R E

Ben eligió específicamente Redbooth debido a su relativa sencillez. Sabiendo que necesitaba una manera mejor de hacer el seguimiento y la gestión de los proyectos, se fijó inicialmente en algunas de las herramientas de gestión de proyectos más tradicionales, como Microsoft Project. El resultado que vio fue que la curva de aprendizaje resultante sería un proyecto en sí mismo. “Se necesitaría una persona a jornada completa para gestionarlo, y no es eso lo que buscábamos”, afirmó Ben. “No quería algo demasiado pesado. Quería algo desplegable”. En general, Ben dijo que el principio KISS (keep it simple, idiot) es esencial para su filosofía sobre cómo hacer el trabajo, y no solo en el campo del software. Dividiéndose el trabajo durante nuestra reunión, nos permitió asistir

INDUSTRIA A S I S T E N C I A S A N I TA R I A

“Quería asegurarme

de que estaba claro quién era el responsable en cada paso de nuestros proyectos. Tiene un valor incalculable para nuestra organización .

”

una conferencia en la que se discutieron los detalles y problemas diarios de un proyecto de construcción. En un determinado momento, intervino en un debate en relación con el nuevo cableado de un edificio que Centers Health Care iba a compartir con otro arrendatario y dijo que, considerando que su organización ocuparía la mayor parte del edificio, el detalle se reducía a una nota a pie de página relativamente poco importante. “No necesitamos dedicar tiempo, esfuerzo y dinero a la separación de los servicios públicos. Prefiero un enfoque simple”. De forma similar considera que quien diga que Redbooth debería ser más como una herramienta de gestión de proyectos tradicional, del tipo Microsoft Project, no se da cuenta de lo que su organización puede lograr con una plataforma más flexible y ágil. En ocasiones, eso significa ser más creativo para lograr los objetivos con herramientas relativamente ligeras, pero también implica no quedarse bloqueado en la idea de otra persona en cuanto a la organización de los proyectos. Box es también sencillo, bien enfocado y maravilloso, afirmó. “Los niveles de permiso son fantásticos”. Box y Redbooth juntos son incluso mejores, aseveró, y espera que las dos empresas continúen profundizando en su integración para mejorarla. Por ejemplo, le gustaría ver una integración más estrecha de Redbooth y Box en dispositivos móviles, así como en Internet. 2

HISTORIA DE CLIENTE C E N T E R S H E A LT H C A R E

El uso más intensivo de Redbooth y Box lo hace su equipo clave de ingenieros y planificadores, pero colaboran constantemente con los directores de instalaciones y mantenimiento de cada localización, trabajadores de compras, contratos y grupos financieros, y contratistas. En un principio, los directores de instalaciones se mostraron escépticos ante el cambio a un nuevo modo de comunicación y colaboración, pero cambiaron su forma de pensar cuando vieron que era mucho más fácil para ellos hacer el seguimiento de las solicitudes de mantenimiento. Ben descubrió Redbooth (entonces conocido con Teambox) y lo eligió por ser un producto simple basado en Internet, muy apreciado por sus usuarios y asequible para su organización. El uso de Redbooth de las convenciones de las redes sociales, como las fotografías de perfil, @mentions, notificaciones y hashtags simplifica la formación y la adopción,

INDUSTRIA A S I S T E N C I A S A N I TA R I A

Ben tiene un monitor de 60 pulgadas en su oficina conectado continuamente al panel de control de Redbooth y actualizando cada 180 segundos para disponer de una perspectiva general de todo lo que está ocurriendo.

comentó. Al mismo tiempo, Redbooth está centrado en un trabajo más inteligente, no en la cháchara social.

Cómo utiliza Redbooth Centers Health Care El seguimiento de todos los proyectos gestionados por el equipo de Ben se hace a través de Redbooth, y no se realiza ninguna solicitud de cambios de diseño o actividades de mantenimiento hasta que está introducida en Redbooth, aprobada y asignada a alguien con un plazo de realización específico. Para un proyecto actual de construcción de 35 millones de dólares, tiene un proyecto Redbooth separado solamente para los aspectos de división en zonas y, a su vez, tiene muchas tareas, subtareas y archivos y conversaciones asociados. Él hace personalmente el seguimiento de cientos de proyectos activos en cualquier momento. La actividad de seguimiento a través de Redbooth es muy superior a intentar desentrañar sucesiones de correos electrónicos, comentó, aunque el correo electrónico sigue teniendo su utilidad. “Mi objetivo sería lograr un 70% de Redbooth, 30% de correo electrónico”, comentó Ben. El modo de comunicación de la corriente de actividad le permite recibir notificaciones acerca de las tareas que le afectan 3

HISTORIA DE CLIENTE C E N T E R S H E A LT H C A R E

directamente (a través de un @mention, asignación o haciendo el seguimiento de la tarea) pero también tiene una visión de águila de “dónde se encuentra todo”, dijo. Como director, Ben también utiliza Redbooth para supervisar y ajustar la carga de trabajo asignada a diferentes personas y hacer el seguimiento de las horas y costes asociados con diferentes proyectos. Usando hashtags asociados con los números de compra y de proyecto, puedes buscar rápidamente tareas y comunicaciones asociadas con cualquier actividad específica. Viaja mucho, por lo que

INDUSTRIA A S I S T E N C I A S A N I TA R I A

“Existe un límite en

las cosas que puedes planificar. Por ello, hay que estar preparado para reaccionar con efectividad .

”

disponer de la información a distancia es esencial. Recientemente ha añadido una empresa de seguridad con la que Centers Health Care trabaja con frecuencia con su cuenta de Redbooth, indicando a este socio que quería ver actualizaciones de las referencias y tareas clave de las que son responsables grabadas en Redbooth, en vez de comunicarlas por correo electrónico, “porque es mucho más eficiente”, comentó. Es tal el compromiso de Ben con Redbooth que, cuando está haciendo algún otro trabajo, mantiene Redbooth abierto en segundo plano en su ordenador (como nos lo pudo mostrar con una webcam mientras celebraba una reunión en HD con Redbooth con un equipo de integración de producto). Y no acaba aquí. También tiene un monitor de 60 pulgadas en su oficina conectado continuamente al panel de control de Redbooth y actualizando cada 180 segundos para disponer de una perspectiva general de todo lo que está ocurriendo. Redbooth es una de sus aplicaciones de la pantalla de inicio de su iPad y iPhone porque es muy importante para su trabajo. “Por lo tanto, si quieres hablar de usuarios comprometidos, no creo que encuentres ninguno más comprometido que yo”, afirmó. “Me llevaría un año intentar cambiar, incluso si quisiera hacerlo, y no veo ninguna razón para ello”.

Potencia y flexibilidad Ya se trate de una persona o un equipo, no se puede exagerar el valor de la agilidad y la flexibilidad, dijo Ben. En otras palabras, es necesario hacer las planificaciones lo mejor posible, pero también hay que estar preparado cuando llega el momento de hacer cambios. 4

HISTORIA DE CLIENTE C E N T E R S H E A LT H C A R E

INDUSTRIA A S I S T E N C I A S A N I TA R I A

“En mi día, puedo planificar aproximadamente un 30% y el 70% tengo que organizarlo para poder reaccionar con efectividad”, comentó Ben. Como bombero voluntario en su tiempo libre, hizo una comparación: “Como bombero, existe un límite en las cosas que puedes planificar. Por ello, hay que estar preparado para reaccionar con efectividad”. Parte de esto es asegurarnos de que tenemos las herramientas adecuadas para el trabajo, y que podemos confiar en ellas. Para los incendios que apaga durante su trabajo, las crisis en relación con deficiencias de construcción o inspecciones en una industria altamente regulada, dos de las herramientas en las que confía Ben son Redbooth y Box.

Acerca de Redbooth, Inc. Redbooth es la plataforma galardonada que permite a equipos y empresas colaborar, comunicarse en tiempo real e incrementar la productividad. Redbooth es utilizado por más de 6.000 empresas de todo el mundo para transformar su trabajo. Entre ellas se incluyen Al Jazeera, App Annie, Deutsche Telekom, eBay, Universidad de Harvard, Nvidia, Cruz Roja, ReMax, Spotify, Thomson Reuters, Volkswagen Audi, Warner Brothers y Western Digital. Fundada en Barcelona en 2008, es una empresa privada con sede en Redwood City, California, EE. UU. www.redbooth.com | 1-800-733-1190 o 1-650-241-1425

5