Módulo 7: Gestión del Tiempo y Toma de Decisiones

7.4 TOMAR DECISIONES: Vivir es decidirse. La toma de decisiones es una tarea implícita en la vida del ser humano desde sus orígenes. En todos los tiempos y culturas el ser humano ha tenido que hacer elecciones sobre diferentes aspectos de su vida cotidiana. En nuestro día a día la toma de decisiones es una tarea que debemos asumir. No hacerlo puede traer repercusiones importantes puesto que la toma de una u otra decisión deja de ser el problema para serlo el hecho de no haberla tomado. “¿Y si no decido yo?” Algunas veces puedes tener suerte y que las cosas se “resuelvan solas”, pero, lamentablemente, el tiempo no lo pone todo en su sitio tal y como muchos creen. A veces, o lo pones tú o queda descolocado. No tomar decisiones a corto plazo alivia la incertidumbre de la duda, por lo que a corto plazo el problema parece estar resulto, sin embargo a largo plazo puedes tener repercusiones importantes como:     

Bajos niveles de autoestima. Inhibición social. Baja tolerancia a la frustración. Sensación de falta de control sobre tu propia vida. Interferencias a nivel social y laboral.



Repercusiones mayores por no resolver el problema.

- ¿Por qué nos cuesta tomar decisiones?

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Tomar una decisión es asumir una pérdida, y a nadie nos gusta perder cosas. Si bien ésta es la esencia de por qué no tomamos decisiones, lo cierto es que no podemos simplificar todos los casos al mismo motivo. En la mayoría de ocasiones, la combinación de los siguientes factores están implicados en nuestras indecisiones: 1. Miedo al fracaso: existen personas que no se permiten el más mínimo error y consideran que siempre deben ser competentes en todo lo que hacen. Por eso, sus decisiones deben ser perfectas. 2. No saber ver varias alternativas: las cosas no son “a” o “b” ni blancas o negras. Sin embargo, hay personas que no ven más allá de las primeras opciones que se les vienen a la cabeza, por eso, nada les convence. 3. Falta de confianza en tus habilidades para resolver problemas: algunas personas entran en bucle. Es decir, una vez que han tomado una decisión vuelven a atrás y comienzan de nuevo todo el proceso para volver a elegir, entrando en un bucle infinitivo asociado con importantes niveles de malestar emocional. Algunos estudios sostienen que si bien este tipo de personas tienen buenas habilidades para solucionar problemas, lo cierto es que no confían en dichas capacidades, no se lo creen. Este hecho se asocia a un bajo nivel de autoestima. 4. Estilos educativos dictatoriales: el modelo paternal autoritario hace que los hijos no reciban un entrenamiento para tomar decisiones a lo largo de su desarrollo personal, por lo que llegan a su vida adulta sin saber decidir. Esto es porque han aprendido a que las cosas ya están decididas por otros. 5. Dependencia de otras personas: puede ser debido a lo anterior o bien al polo opuesto, es decir, a un estilo educativo sobreprotector donde otros se preocupaban en exceso por facilitarte la vida. 6. Estilo evitativo de afrontamiento del malestar: algunas personas rechazan tomar decisiones porque se niegan a aceptar el malestar que puede llevar implícita dicha tarea. De esta manera a corto plazo reducen su malestar, pero a la larga, éste es mayor y además no adquieren herramientas para solucionar los problemas de manera eficaz. 7. Falta de madurez: a veces se fantasea con la situación ideal aún sabiendo que no la llevarías a cabo, no tomando las riendas de la situación y cayendo en un infantilismo en las decisiones tomadas. 8. Tendencia a la procrastinación: si lo puedes resolver hoy, ¿por qué dejarlo para mañana?

- Cómo no dejar que otros decidan por ti No caer en el problema de la indecisión no pasa por un cambio de conducta puntual, www.motivaliacoaching.com

sino por un cambio de actitud hacia los problemas. Para ello, debemos tener una orientación positiva o activa ante las dificultades, lo que supone verlas como un desafío, siendo optimistas respecto a nuestras capacidades para resolverlas. Para ello, debes asumir que una buena toma de decisión requiere que inviertas tiempo y esfuerzo en su solución. Lo bueno nunca es gratis, sino que requiere esfuerzo. También debes aceptar que aunque la situación ideal no sea posible eso no quiere decir que la opción tomada tenga que ser mala. Simplemente es distinta. Por el contrario, aléjate de la actitud negativa al problema. Para ello, no valores la toma de decisión como una amenaza de problemas insolubles, la mayoría no lo son. Mucho menos dudes de tu capacidad para tomar la decisión, pues si tú dudas, harás dudar al resto. Nadie más que tú puede convencerte de tus propias capacidades. Asume también que equivocarse a la hora de tomar la decisión es parte del trato… y de la vida.

7. 5. CÓMO ABORDAR LA TOMA DE DECISIONES Aunque no hay una sola manera de tomar decisiones, sí hay acciones que podemos llevar a cabo que nos faciliten esta tarea, y algunas de estas, son las que te comparto en las siguientes líneas. Ya lo sabemos, en general a las personas no nos gusta tomar decisiones. Las posponemos y dilatamos en el tiempo esperando a que en ocasiones sean las circunstancias o a veces otras personas las que elijan por nosotros. ¿Qué sucede en aquellos momentos en los que sí quieres tomar una decisión y no sabes si será la correcta? ¿La tomas, te quedas bloqueado, te paras en el análisis eterno…?

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A continuación proponemos una serie de claves que puedes utilizar a la hora de tomar decisiones o ayudar a otras personas a tomar las suyas. El orden no es necesario que sea este, puedes usarlas de manera combinada o independiente, e incluso crear tus propias claves. 1. Evita enfocarte en si son decisiones correctas o incorrectas: ¿Qué es una decisión correcta? ¿Recuerdas alguna decisión que tomaste hace 5 años? ¿Cómo sabías que era la correcta? Generalmente no suele saberse porque la respuesta la tiene el tiempo, por lo tanto es más útil tomar una decisión sin tener en cuenta estas dos variables. 2. Recuerda tu intención: Es muy importante a la hora de tomar una decisión, recordar cuál es su intención, eso le dará sentido. Suele haber una o varias implícitas en cada decisión conscientes o no, por lo que es recomendable coger papel y lápiz y anotar las intenciones de aquello que vamos a decidir. 3. Formula de forma precisa la pregunta que quieres resolver: Muchas veces podemos llegar a penar que las decisiones que tomamos no fueron las adecuadas porque no teníamos muy claro donde queríamos llegar. Tiene que ver un poco con la intención. Cualquiera que sea la cuestión, la duda que te asalta, escríbela de tres o cuatro formas diferentes, a ver qué sale. Ej: ¿Debería de cambiar de trabajo? ¿Cambiar de trabajo es algo que me gustaría? ¿Sería beneficioso para mi un cambio de trabajo? ¿Cómo me beneficiaría cambiar de trabajo en este momento? 4. No subestimes tu intuición: Quédate en silencio, busca un sitio cómodo y siéntate. Ahora cierra los ojos, respira hondo y hazte la pregunta que desees resolver. ¿Qué te dice tu vocecita interior? No la racionalices, sólo escucha lo que sale y cómo te sientes al escucharlo. Haz este ejercicio cuando te sientas descansado y evita tomar decisiones cuando estés agitado, estresado o agotado, tomar decisiones consume mucha energía y en momentos bajos corremos el riesgo de tomar decisiones erróneas. 5. Toma una decisión: Nada de lo anterior serviría para nada si finalmente no tomas una decisión, así que decide y ya luego evalúas los resultados (minimizando lo que puedas los riesgos antes). En realidad la mejor forma de tomar decisiones es tomándolas. Cuando uno toma una decisión siempre hay éxito como resultado, unas veces se gana y otras…se aprende.

- Entrenamiento de Resolución de Problemas, de D'Zurilla y Goldfried.

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Thomas D´Zurilla y Marvin Goldfried , idearon la Técnica de Solución de Problemas en 1971. Consiste en una estrategia de cinco pasos para encontrar solución a cualquier tipo de problema con el que nos encontremos. Se define un problema como "Un fracaso para encontrar una respuesta eficaz ante una situación determinada". La vida está llena de situaciones que en sí mismas no son problemáticas. Lo que en realidad se considera "problema" es la solución adoptada. La toma de decisiones normalmente es vista como resolución de un problema, por lo que esta técnica propuesta puede resultar de lo más eficaz.

1.

Orientación hacia el problema (desafío): consiste en relacionar con un problema determinado. Por ejemplo, “¿me compro un coche?”. Una vez que lo hayamos relacionado deberíamos preguntarnos si el problema es resoluble por nosotros y si merece la pena invertir esfuerzo y tiempo en hacerlo. Si la respuesta es positiva continuamos con la siguiente fase.

2.

Definición del problema: consiste en entender bien el problema respondiendo a los interrogantes acerca de qué se trata exactamente, cuándo apareció… Siguiendo con el ejemplo anterior, decirte a ti mismo que te tienes que comprar un coche o no, no vale para nada. El problema realmente no es ese, la forma correcta de reformularlo debería ser: “necesito comprarme un coche desde hace unos meses y no acabo de decidirme por si luego me arrepiento debido al gasto económico que supone… o por si le molesta a mi pareja o… por si no es tan necesario, etcétera”.

3.

Búsqueda de alternativas: la vida no se puede reducir a dos alternativas, por eso piensa en qué más posibilidades tienes. En esta fase no debe importarte que algunas de ellas te resulten absurdas, ya habrá tiempo para valorarlas. Por ejemplo, al problema de la duda sobre comprarte o no un coche puedes proponerte alternativas como esperar a tenerlo más claro, darte un plazo e ir revisando opciones de compra, comprarlo ya, no comprarlo, alquilar uno hasta que lo tengas más claro, comprar pero uno económico, etcétera. Como puedes ver en esta fase es más importante la cantidad de alternativas que la calidad de las mismas. Cuántas más mejor.

4.

Elección de la alternativa: debes seleccionar la alternativa que más beneficios te suponga a largo plazo. Por ello, busca la alternativa o combinación de opciones que más te beneficie. Por ejemplo puedes decidir no abandonar la idea de comprar el coche pero ir barajando diferentes opciones junto a tu pareja.

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5.

Idea un plan de acción: imagínate poniendo en marcha la alternativa seleccionada. Si realmente te ves capaz de hacerlo, adelante, si no, selecciona otra más adecuada para tu forma de ser/actuar. Hay algunas alternativas ideales, pero que a veces no nos sentimos capaces de hacer. Por ejemplo si necesitas ya el coche es posible que tengas que tomar la decisión lo antes posible y no puedas consultar más posibilidades. Lo importante es que ajustes tu plan de acción a tu forma de ser.

- Otras herramientas para la toma de decisiones: >> Árbol de Decisión Los árboles de decisiones sirven para representar y categorizar una serie de condiciones que ocurren de forma sucesiva, para la resolución de un problema. Ellos proveen una visión gráfica de la toma de decisión necesaria, especifican las variables que son evaluadas, qué acciones deben ser tomadas y el orden en la cual la toma de decisión será efectuada. Cada vez que se ejecuta un árbol de decisión, solo un camino será seguido dependiendo del valor actual de la variable evaluada. Ventajas y características: - Plantean el problema para que todas las opciones sean analizadas. - Permiten analizar totalmente las posibles consecuencias de tomar una decisión. - Proveen un esquema para cuantificar el “coste” de un resultado y la probabilidad de que suceda. - Ayuda a realizar las mejores decisiones sobre la base de la información existente y de las mejores suposiciones. Desventajas: Sólo es recomendable para cuando el número de acciones es pequeño y no son posibles todas las combinaciones. Cómo dibujar un árbol de decisiones: Para dibujar un árbol de decisiones es necesario seguir una serie de pasos, ellos son: 1. Lo primero que se debe hacer es escribir cuál es la decisión que se necesita tomar. 2. Se dibuja un recuadro para representar esto en la parte izquierda de una página grande de papel. 3. Desde este recuadro se deben dibujar líneas hacia la derecha para cada posible solución, y escribir cuál es la solución sobre cada línea. Se debe mantener las líneas lo más apartadas posibles para poder expandir tanto como se pueda el esquema. 4. Al final de cada línea se debe estimar cuál puede ser el resultado. Si este resultado es incierto, se puede dibujar un pequeño círculo. Si el resultado es otra decisión que necesita ser tomada, se debe dibujar otro recuadro. Los recuadros representan decisiones, y los círculos representan resultados

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inciertos. Se debe escribir la decisión o el causante arriba de los cuadros o círculos. Si se completa la solución al final de la línea, se puede dejar en blanco. 5. Desde los círculos se deben dibujar líneas que representen las posibles consecuencias. Nuevamente se debe hacer una pequeña inscripción sobre las líneas que digan lo que significan. 6. Seguir realizando esto hasta que se tengan dibujadas tantas consecuencias y decisiones como sea posible ver asociadas a la decisión original. Una vez que se tiene hecho esto, se revisa el diagrama en árbol. Se controla cada elemento para ver si hay alguna solución o consecuencia que no se haya considerado. Si hay alguna, se debe agregar. En algunos casos será necesario dibujar nuevamente todo el árbol si partes de él se ven muy desarregladas o desorganizadas. EJEMPLOS

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>> Práctica de los Cinco ¿Por qué? “Una forma de motivar hacia una buena toma de decisiones bajo condiciones de gran incertidumbre es hacer que la gente piense más amplia y profundamente acerca de los problemas, en lugar de que se base en una comprensión superficial y en una primera respuesta. En cada problema, los empleados aprenden a preguntar “¿Por qué? no solamente una vez, sino cinco veces. El primer porque generalmente produce una explicación superficial del problema y cada porque subsiguiente examina de una manera más profunda las causas del problema y las soluciones potenciales (Daft, 2006)”.

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>> Brainstorming / Filtrado

El Brainstorming o Lluvia de Ideas, es una herramienta que sirve para la generación de ideas por medio de un consenso entre varios individuos para tratar un tema o problemática en específico. La generación de ideas ayudará a generar una serie de alternativas que servirán para adoptar una decisión de manera grupal para resolver un problema. Este proceso consta de una serie de pasos, en donde además de la generación de ideas, se debe hacer un filtro para escoger las mejores de ellas, que posteriormente se convertirán en una, la cual será aplicada para componer o mejorar una situación dentro de una organización. Etapas del Brainstorming / Filtrado • Etapa 1: Prepararse para el Brainstorming. Engloba el establecimiento de un límite de tiempo de la sesión, designar un moderador del grupo y definir las reglas para la actividad. • Etapa 2: Selección del Método de Brainstorming. Se puede escoger entre aleatorio o secuencial. En el primero los integrantes van a mencionar sus ideas conforme se les vayan ocurriendo y en el segundo cada integrante menciona su idea por turno. • Etapa 3: Generación de Ideas. Iniciar el proceso de mención de ideas en cada uno de los participantes para resolver o mejorar una problemática. • Etapa 4: Creación de Filtros. Establecimiento de criterios o restricciones para evaluar alternativas, ya sea para eliminarlas o para incluir algunas otras. • Etapa 5: Aplicar Filtros. Se aplican los filtros a cada una de las ideas mencionadas por los participantes, en donde se van a eliminar las alternativas que no cumplan con las restricciones. • Etapa 6: Finalizar la Sesión. Analizar las ideas que hayan aprobado el filtro y asegurar que todos los integrantes del equipo estén de acuerdo con las ideas propuestas.

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7.6. FACTORES QUE INFLUYEN EN LA TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones no es un proceso que pueda ser realizado por las personas aislándose completamente de las circunstancias que los rodean. Más bien al contrario, es un proceso en el que los sujetos se ven influidos por un conjunto de circunstancias que afectarán a la hora de tomar la decisión. Estas circunstancias vienen determinadas por dos condicionantes. 1. El primero se centra en el hecho de que el proceso es desarrollado por seres humanos que gozan de su propia psicología y carácter, que lógicamente van a influir a la hora de tomar decisiones. 2. El segundo parte de la base de que los sujetos se dejan influir por el entorno o circunstancias que les rodean o que envuelven la situación sobre la que hay que decidir
 Por ello, se pueden dividir los condicionantes que influyen en los procesos de decisión entre factores externos a la persona que decide, y condicionantes internos a quien decide en cuestión.

• Factores y condicionantes externos.
 - La estabilidad del entorno: Cuando el entorno que rodea la toma de decisiones goza de estabilidad se facilita el proceso de toma de decisiones. Esto es así porque el propio medio genera la certeza, entre los sujetos que intervienen en la toma de decisiones, de que las consecuencias de la opción elegida van a permanecer entre los límites por ellos supuestos, lo que limita en gran medida la incertidumbre sobre los resultados. Si imaginamos una empresa que tiene que decidir comprar materia prima para su producción anual, y el pedido ha de hacerlo una vez al año. Si las condiciones de producción y venta son estables, la decisión sobre la cantidad a pedir se tomará con más confianza y seguridad que si se pasa por una situación como la actual, de inestabilidad comercial. La estabilidad del entorno viene influida por los propios límites que imponga el mercado y por los cambios que se producen en el mismo. Empresas constantemente sometidas a cambios, necesitarán un cuidadoso análisis de las causas de los mismos y de sus efectos para tomar las decisiones oportunas. - El riesgo: Puede ser definido como la posibilidad de que un evento o circunstancia, dañinos o no deseados, se produzcan. Cuando es preciso tomar una decisión hay que analizar qué posibilidades existen de que la alternativa elegida lleve al resultado esperado. Para ello habrá que analizar las consecuencias de cada alternativa. Puede ocurrir que a pesar de los análisis llevados a cabo, no pueda precisarse qué consecuencias tendrá la opción que se vaya a adoptar. En estos casos, el riesgo que

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se asumirá será elevado. También es posible que, a pesar de saber las alternativas que cada opción tenga, sea difícil decidirse por una u otra. Un ejemplo de este tipo de circunstancias suele plantearse cuando, ante una enfermedad, los médicos señalan las probabilidades de quedar bien ante una operación, y existe un 80% de quedar mejor y un 20% de quedar igual o peor. Como se puede apreciar, aunque las probabilidades de mejorar sean elevadas, si la decisión pone en juego aspectos muy importantes de la persona, la dificultad al elegir será elevada. - Las presiones: Es casi inevitable la existencia de presiones ante ciertas decisiones que implican cambios importantes. Son más fuertes cuando los cambios afectan a aspectos importantes de la vida. Una vez que las presiones están encima de la mesa no se pueden despreciar, sino que hay que tenerlas en cuenta para la toma de decisiones. La influencia estará en función del poder con que se hagan las presiones. - El tiempo: El tiempo del que se dispone para tomar la decisión y el poder de quien toma la decisión son factores fundamentales en la resolución de conflictos.  

 

Con mucho tiempo y poco poder, lo mejor es analizar bien la situación e intentar llegar a acuerdos beneficiosos para todos. Con mucho tiempo y mucho poder se puede pensar bien cuál es la decisión más beneficiosa si no se logra un acuerdo.

Con poco tiempo y poco poder, lo más probable es que haya que ceder y no se puedan imponer soluciones. Con poco tiempo y mucho poder, puede ocurrir que haya que elegir una alternativa sin negociarla con nadie.


 Factores y condicionantes internos. Junto a los factores externos, en la toma de decisiones influyen notablemente las características individuales del decisor. Desde el punto de vista psicológico, se señala que los principales factores internos a tener en cuenta ante la toma de decisiones son: - La actitud: Cuando hablamos de actitud nos estamos refiriendo a la manera en la que nuestra ánimo o nuestra mente se enfrentan con determinadas circunstancias. La actitud que mantengan los sujetos que han de tomar decisiones ante las situaciones sobre las que hay que decidir influirá en la propia elección. - La aptitud: Se conoce con esate nombre al conjunto de capacidades físicas,

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intelectuales o sociales que tenemos cada uno de los seres humanos. Por ejemplo, un representante sindical tendrá más facilidad para negociar con la empresa si tiene habilidades naturales. - La experiencia personal y profesional: La experiencia influye en gran medida sobre los procesos de toma de decisiones. Cuanto mayor es la experiencia, menor es la posibilidad de cometer errores, ya que es común utilizar las mismas soluciones para problemas similares planteados en el pasado. - La cultura en que vive el decisor: Nos referimos al conjunto de ideas, sentimientos, valores, tradiciones, estilo de vida y creencias que determinan la forma de vivir de un determinado grupo de personas. Es indudable que la cultura en la que se encuentra inmerso un sujeto va a afectar a la manera y tipo de decisiones que se tomen, tanto individuales como grupales. La persona que toma decisiones deberá ser capaz de reconocer sus propios valores para tener claro cómo éstos van a incidir en la toma de las decisiones que tenga que realizar. Es decir, las personas toman decisiones en función de lo que es importante para ellas.

- La creatividad: Junto a los factores ya expuestos, las últimas tendencias de la Psicología incorporan a la creatividad como un factor esencial en la toma de decisiones. En el análisis del fenómeno creativo hay que señalar que todos los seres humanos tienen la capacidad de crear. La creatividad supone ver o analizar las cosas desde posiciones diferentes a las que son habituales, que permita crear situaciones que en principio no se esperaban. En estas últimas tendencias se considera que la creatividad consiste en "hacer y comunicar nuevas relaciones con sentido para ayudarnos a experimentar de diversas formas y tomar diferentes puntos de vista, para ayudarnos a pensar en posibilidades nuevas e inusuales, para guiarnos en la generación y selección de alternativas". La creatividad es una importante fuente de soluciones para los problemas.

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