Ciclo de Vida de Proyectos SIG

Implementar un SIG n

¿PORQUE? • Costo es elevado • Lucha por presupuesto • Requieren mucho esfuerzo • Administrar cambios administrativos • Miedo a lo desconocido

Implementar un SIG n

Estadisticas • 40% de proyectos tecnológicos fallan! www.techrepublic.com

• 30% de proyectos son cancelados antes de su finalización • Del resto 70% fallaron al cumplir alguna expectativa • Los que culminaron: n n

Sobrepasaron Sobrepasaron

presupuesto en 189% el tiempo en 222%

“Buiding your ArcFM” – American Scientific

Implementar un SIG n

Porque… • Beneficios potenciales son muchos • Estrategia organizacional requiere implementaciones tecnológicas agresivas para ser competitiva • Mejorar procesos del negocio, aumentar productividad y mejorar la atención al cliente

Decidimos implementar un SIG

Y ahora…? Cual es el proximo paso?

Preguntas n n n n n n n

Que hago actualmente? Como lo hago? Que necesito? Que daré? Que recibiré? Que mantengo? Que deshecho?

Términos

Amenazas n n n

Usuarios finales con miedo Usuarios resistentes al cambio Otros proyectos • Atención • Celos

n n

Escaso apoyo de alta gerencia Disponibilidad • Tecnología • Personal • Equipos

Amenazas n

n

n

n

Cambios estructurales en la compañía Otras aplicaciones a enlazar cambian su estructura Usuarios piensan del SIG como un sistema de mapeo automático (CAD) Deficiente administración del cambio

Posibles Causas de Falla n

n

n n

Comunicación deficiente dentro del equipo del proyecto Subestimación de la complejidad del proyecto Limitaciones de recursos Falta de Planificación n

“Si no sabes donde estas yendo…, cualquier camino te servira” (Proverbio chino)

Posibles Causas de Falla n n

n n

Obsolescencia de la tecnología Cambios al alcance del proyecto (renegociaciones) Fallas en la conversión de datos Fallas en las interfaces

Fases del Proyecto Diseño Detallado

Análisis del Sistema

Definición Del Proyecto

Evaluación Del Proyecto

Evaluar Potencial

Requerim. Funcionales

Selección del Sistema

Análisis De Factibilidad

Análisis De Riesgo

Analizar Factibilidad

Seleccionar Sistema

Conversión de Datos

Adaptación

Puesta en Marcha

del Software

Análisis Análisis De de Riesgo Funcional idad

Modificar/ Probar

Análisis Análisis De del Piloto Factibilidad

Prueba Real

Operación/ Mantenimi ento

Imple_ mentar

Actores del Proyecto JEFEDE DE JEFE PROYECTO PROYECTO

CONSULTOR CONSULTOR EXTERNO EXTERNO

PROVEEDOR PROVEEDOR DEL DEL SISTEMA SISTEMA

GRUPO GRUPO CONVERSOR CONVERSOR DEDATOS DATOS DE

RECURSOS RECURSOS HUMANOS HUMANOS

USUARIO USUARIO FINAL FINAL

GRUPO GRUPO INTEGRADOR INTEGRADOR SISTEMAS SISTEMAS

DPTO. DPTO. LEGAL LEGAL

SISTEMAS SISTEMAS

GRUPO GRUPO GERENCIAL GERENCIAL

INFLUENCIA DEL JP CONSULTOR CONSULTOR

PROVEEDOR/ PROVEEDOR/ CONVERSOR CONVERSOR DEDATOS DATOS DE

PROVEEDOR PROVEEDOR DEL DEL SISTEMA SISTEMA

JEFEDE DE JEFE PROYECTO PROYECTO

EQUIPODEL DELPROYECTO PROYECTO EQUIPO

COMITE COMITE TECNICO TECNICO

SISTEMAS SISTEMAS

CU RE

PLAN TIEMPO

E NC

RS

CA AL

OS

ADMINISTRAR

PROCESOS

CICLO DE PROCESOS Operación/ Mantenimie nto

Evaluación Del Proyecto

Definición Del Proyecto Análisis del Sistema

Puesta en Marcha

Conversión de Datos

Requerim. Funcionales

Análisis De Factibilidad

Prueba Piloto

Análisis de Funcionalidad

Selección del Sistema Adaptación del Software

Diseño Detallado

Análisis De Riesgo

VISION DE ACTORES CONSULTOR CONSULTOR EXTERNO EXTERNO

Evaluación Del Proyecto Definición Del Proyecto

Selección del Sistema

Análisis del Sistema

Análisis De Factibilidad Requerim. Funcionales

VISION DE ACTORES PROVEEDOR PROVEEDOR DEL DEL SISTEMA SISTEMA

Selección del Sistema Diseño Detallado

Puesta en Marcha

Adaptación del Software

Prueba Piloto Análisis de Funcionalidad

VISION DE ACTORES USUARIO USUARIO FINAL FINAL Análisis del Sistema

Selección del Sistema

Puesta en Marcha

Análisis del Piloto

VISION DE ACTORES SISTEMAS SISTEMAS Análisis del Sistema

Puesta en Marcha

Prueba Piloto Análisis de Funcionalidad

Diseño Detallado

Adaptación del Software

VISION DE ACTORES JEFEDE DE JEFE PROYECTO PROYECTO

Operación/ Mantenimie nto

Evaluación Del Proyecto

Definición Del Proyecto Análisis del Sistema

Puesta en Marcha

Conversión de Datos

Requerim. Funcionales

Análisis De Factibilidad

Prueba Piloto

Análisis de Funcionalidad

Selección del Sistema Adaptación del Software

Diseño Detallado

Análisis De Riesgo

ACTIVIDADES

Evaluación del Proyecto n

n n n n n n n

Identificar tecnologías que puedan dar solución a nuestros requerimientos Revisar planes tecnológicos de la Compañía Identificar mejoras potenciales en otras áreas Atender conferencias que aclaren panorama Visitar compañías con experiencia similar Visitar proveedores de tecnología Determinar beneficios a nivel macro Autorizar desarrollo de la Definición del Proyecto

Requerimientos Funcionales n n

Identificación de usuarios Definición de Procesos Administrativos • Modificación de existentes • Nuevos

n n n n n n

Definir requerimientos de datos Requerimientos de conversiones Interfaz de usuarios Productos de salida Interfaces con otros sistemas Comunicación de datos

Selección del Sistema n

n n n n n

n n

Preparar documento con los requerimientos del sistema (Términos de Referencia) Elaborar “Lista Corta” de proveedores Determinar criterios de selección Recibir y evaluar propuestas Conducir pruebas de tecnologías propuestas Llevar a cabo pruebas comparativas apropiadas (Benchmark) Seleccionar al proveedor Contratos

Selección del Sistema n

Costos • Licencias, mantenimiento • Capacitación • Conversión de datos

n

Funcionalidad / Performance • • •

n

Arquitectura abierta Ambiente de desarrollo adecuado / estándar Soporte técnico

Estratégico • • •

Estabilidad del proveedor Liderazgo del producto en el mercado Crear relaciones de carácter estratégico con el proveedor n n

Elegir un colega o socio tecnológico, no solo un vendedor Darle oportunidad de compartir riesgos y oportunidades, éxitos y fracasos

Diseño Detallado n

n n

Elegir una metodología para el desarrollo del sistema Revisar Requerimientos Funcionales Diseño de: • Modelo lógico • Modelo físico • Interfaz grafica del usuario • Procesos administrativos • Seguridad y controles

Diseño Detallado n

Diseño de: • Interfaz con otros sistemas • Metodología de conversión de datos • Validaciones • Productos de salida (output) • Redes • Plan Piloto

Obtendrá una buena comida si sigue una receta y un buen diseño d el sistema si sigue una metodología.

Prototipo y Análisis de Funcionalidad n

n

n n n n n n

Convertir un pequeño pero significativo juego de datos Realizar pruebas al sistema desarrollado Realizar pruebas con usuarios Verificar la metodología operacional Verificar procedimiento de conversión Verificar procesos de comunicación Verificar impacto sobre redes de datos Verificar integridad de la BD

Prueba Piloto n

n

Implementar área inicial de trabajo y procedimientos Probar flujo de conversión • Preparación de datos • Conversión • Criterios de aceptación/rechazo

n

n

Implementar proceso de mantenimiento con datos reales Evaluar eficacia/eficiencia de la conversión y sus costos

Prueba Piloto n

Evaluar • • • • •

n

n n n

Tiempos de respuesta Carga del sistema Interfaces con otros sistemas Aplicaciones Reportes

Recibir retroalimentación de usuarios para optimización de la producción Evaluar eficacia del entrenamiento Evaluar documentación del sistema Verificar productividad, beneficios y costos

Prueba Piloto n

n

Independiente de los resultados, las pruebas piloto difícilmente fallan Prueban lo que pensamos saber: • • •

n

n

Requerimientos Plataforma tecnológica que seleccionamos Proveedor y sistema que seleccionamos

Si tenemos razón, podemos pasar tranquilamente a producción Si no, podemos hacer los ajustes necesarios ahora cuando es mas económico

Conversión de Datos n

n

n n n n n n

Referencia cruzada de los datos al nuevo modelo Documentar reglas de conversión y depuración de datos Elegir equipo humano Elegir fecha para su realización Preparar las fuentes Conversión de datos Ejecutar control de calidad (QA/QC) Actualizaciones pendientes

Puesta en Operación n

n n n n n n n n

Desarrollar manual de procedimientos del usuario Implementar cambios organizacionales Preparar los ambientes Instalar equipos y software Capacitación usuarios finales Cargar datos convertidos Cambio al nuevo sistema Apagamos sistema antiguo o Paralelo? Monitoreo de usuarios

MISION CUMPLIDA!

Y SI NO? QUE PASO?

Post-Implementación n

n

n n

n n

n n

No contamos con personal EXPERIMENTADO en la administración / ejecución de proyectos SIG Usuarios percibieron el SIG como una CAD para reemplazar registros manuales Pobre metodología de programación Duplicación / falta de objetos en el modelo de datos Capacitación no adecuada o muy corta Criterios vagos de aceptación/rechazo de datos (QA/QC) Expectativas no reales, subestimación Mal uso del software o no era el adecuado

Post-Implementación n

Lo cual conduce a: • • • • • • • •

Rediseño de cláusulas de conversión de datos Control de calidad mas exigente Capacitación adicional Negociar nuevos plazos Negociar mas presupuesto Cambios de personal Renegociar con proveedor de software Intensificar la administración del cambio o mercadeo interno

Conclusiones n n n n

No hay sustituto para el conocimiento y la experiencia Rápida implementación no es equivalente a una implementación exitosa Considerar nuestro plan original imperfecto y tener a mano “Plan B” Ser realistas en: • • •

n

Alcance y cronograma Capacidades Calidad de datos originales

Proyectos SIG son de largo plazo

MUCHAS GRACIAS