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MANUAL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO HIDROGRÁFICO Y OCEANOGRÁFICO DE LA ARMADA DE CHILE
N° Revisión: 02
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INDICE
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I.-
O LA D
Página
PRESENTACIÓN DEL SHOA.
Antecedentes del SHOA.…………………..……………………………
6
B.-
Reseña Histórica.……………………………..………………………….
6
C.-
Misión.…………………..…………………………..…………………….
9
D.-
Visión.……………………………………………..………………………
10
E.-
Estructura Organizacional.……………………..……………………….
10
II.-
PROPÓSITO DEL DOCUMENTO……………………………………………..
10
III.-
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SHOA…
IV.-
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SHOA..…………………..
N
O
C
O N
TR
A.-
B.-
Requisitos de la documentación……………………………………….
11
1.-
11
TO
Requisitos generales……………………………………………………
Generalidades…………………………………………………….
M EN D
10
A.-
10
Manual de la Calidad....……………………………………….....
12
3.-
Control de documentos……………………………………….....
12
4.-
Control de registros….…………………………………………..
13
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.…………………………………..
13
A.-
Compromiso de la Dirección.……………………………………………
13
B.-
Enfoque al cliente……………………….………………………………..
14
C.-
Política de la Calidad del SHOA.………………………………………..
14
D.-
Planificación…………………………………………………………..…..
15
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2.-
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V.
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2.-
Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad………….
15
Responsabilidad, autoridad y comunicación………………………….
16
1.-
Responsabilidad y autoridad……………………………………
16
2.-
Representante de la Dirección del SGC……………………….
21
3.-
Comunicación interna…………………………………………....
22
Revisión por la Dirección………………………………………………..
22
1.-
Generalidades…………………………………………………….
22
2.-
Información para la revisión……………………………………….
22
3.-
Resultados de la revisión………………………………………..
23
GESTIÓN DE LOS RECURSOS……………………………………………….
23
A.-
Provisión de recursos…………………………………………………....
23
B.-
Recursos humanos………………………………………………………
24
1.-
Generalidades…………………………………………………….
24
2.-
Competencia, toma de conciencia y formación……………….
24
Infraestructura……………………………………………………............
25
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C.-
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D.-
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Objetivos de la Calidad del SHOA………………………………
F.-
VII.-
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1.-
E.-
VI.-
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Ambiente de trabajo……………………………………………………...
26
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS).26 A.-
Planificación de la realización de cartas y publicaciones náuticas...
26
B.-
Procesos relacionados con el cliente………………………………….
27
1.-
Determinación de los requisitos relacionados con las cartas y publicaciones náuticas…………………………………………
27
32
1.-
Planificación del diseño y desarrollo…………………………..
32
2.-
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo…………..
32
3.-
Resultados del diseño y desarrollo……………………………
33
4.-
Revisión del diseño y desarrollo……………………………….
34
5.-
Verificación del diseño y desarrollo……………………………
34
6.-
Validación del diseño y desarrollo…………………………….
7.-
Control de los cambios del diseño y desarrollo…………….
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Compras………………………………………………………………….
34 35 35
1.-
Proceso de compras…………………………………………….
35
2.-
Información de compras…………………………………………
36
Verificación de los productos comprados…………………….
36
Producción y prestación del servicio………………………………….
37
1.-
Control de la producción y prestación del servicio…………..
37
2.-
Validación de los procesos de la producción y prestación del servicio……………………………………………………….
38
3.-
Identificación y trazabilidad…………………………………….
38
4.-
Propiedad del cliente……………………………………………
39
5.-
Preservación del producto……………………………………....
39
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Diseño y desarrollo………………………………………………………
3.-
E.-
30
31
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D.-
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Comunicación con el cliente……………………………………
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C.-
Revisión de los requisitos relacionados con las cartas y publicaciones náuticas…………………………………………..
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3.-
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MANUAL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO HIDROGRÁFICO Y OCEANOGRÁFICO DE LA ARMADA DE CHILE
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VIII.- MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA……………………………………………
40
Generalidades……………………………………………………………
40
B.-
Seguimiento y medición…………………………………………………
40
1.-
Satisfacción del cliente………………………………………….
40
2.-
Auditoria interna………………………………………………….
41
3.-
Seguimiento y medición de los procesos………………………
41
4.-
Seguimiento y medición del producto………………………….
42
C.-
Control del producto no conforme………………………………………
43
D.-
Análisis de datos…………………………………………………………
43
E.-
Mejora……………………………………………………………………..
43
1.-
Mejora continua………………………………………………......
43
2.-
Acción correctiva…………………………………………………
44
3.-
Acción preventiva…………………………………………………
44
ANEXOS………………………………………………………………………….
45
Anexo “A”:
Organigrama del SHOA…………………………………………
46
Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad…….
47
Apéndice 1 al Anexo “B”: Mapa de procesos de detalle……..
48
Apéndice 2 al Anexo “B”: Descripción de los procesos………
49
Anexo “C”:
Registro de Control de Modificaciones………………………….
58
Anexo “D”:
Objetivos de la Calidad …………………………………………..
59
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Anexo “B”:
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A.-
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IX.-
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Control de los dispositivos de seguimiento y de medición…………..
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F.-
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Tipo de Entidad Representante Legal RUT Dirección Número de Teléfono Número de Fax Página Internet Correo Electrónico
: : : : : : : :
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Razón Social
Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile, Pública. CN Sr. Cristián SORO Korn. 61.102.015-5 Errázuriz 254, Playa Ancha, Valparaíso. 56-32-2266666 56-32-2266542 http://www.shoa.cl
[email protected]
Reseña Histórica.
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B.-
Antecedentes del SHOA.
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PRESENTACIÓN DEL SHOA.
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I.-
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La labor hidrográfica de la Armada Nacional se remonta al 28 de diciembre de 1834, cuando el bergantín goleta “Aquiles” realizó el reconocimiento de la desembocadura del río Bueno en la provincia de Valdivia.
M EN
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El Supremo Gobierno, comprendiendo el beneficio que traería para la nación, dictó el 1° de mayo de 1874 el decreto de fundación de la Oficina Hidrográfica de la Marina. Esta resolución que lleva la firma del Presidente don Federico Errázuriz Zañartu y de su Ministro de Marina don Aníbal Pinto Garmendia, es un conjunto de disposiciones dictadas con un admirable espíritu previsor. Su primer director fue el Capitán de Fragata don Francisco Vidal Gormaz.
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En 1879, con motivo de la Guerra del Pacífico, Chile tuvo que ampliar su campo de acción al estudio geográfico y a la publicación de cartas topográficas de la zona norte y del área de operaciones, dictando instrucciones de gran utilidad para las actividades del Ejército y la Marina. El constante avance de la ciencia hace que cada día sea más exigente la exactitud requerida para los trabajos hidrográficos, perfeccionándose los métodos y el instrumental empleado. Todo esto lleva a la creación, en 1917, de la Escuela de Navegación dependiente de la Oficina Hidrográfica de la Marina, después que en 1914 se habían iniciado los cursos para Oficiales de Navegación e Hidrografía a bordo de la corbeta “General Baquedano”, fragata “Lautaro” y corbeta “Abtao”.
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En 1917, el instrumental de navegación de los buques de la Armada pasa a depender de la Oficina Hidrográfica de la Marina, permaneciendo a su cargo hasta 1968.
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En 1921, junto con otras diecisiete oficinas hidrográficas extranjeras, pasa a ser miembro fundador del International Hydrographic Bureau – IHB, con sede en el Principado de Mónaco, con el fin de uniformar los métodos de trabajo hidrográfico y la elaboración de cartas náuticas, como también para facilitar y dar mayor seguridad a la navegación mundial.
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En 1927 cambia su denominación a Departamento de Navegación e Hidrografía de la Armada.
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C
Por Decreto con Fuerza de Ley N° 2.090 del 30 de julio de 1930, se reafirma una vez más que constituye la autoridad oficial y permanente en representación del Estado de Chile en todo lo que se relacione con hidrografía, levantamientos hidrográficos marítimos, fluviales y lacustres, como asimismo con la confección y publicación de planos y cartas de navegación del territorio nacional.
TO
N
En 1930 se inaugura un sistema de péndulos eléctricos y mecánicos traídos desde Alemania, los que modernizan la antigua estación horaria que funcionaba desde 1913.
M EN
En 1941 se da comienzo a la observación sistemática y permanente de la marea, con la instalación del primer mareógrafo estándar en Valparaíso. Producto de estas observaciones, efectuadas a través de la red mareográfica de nuestra costa, se publica en el año 1947 la primera edición de las “Tablas de Marea de la Costa de Chile”.
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Durante el año Geofísico Internacional, entre 1957 y 1958, le correspondió al Departamento de Navegación e Hidrografía de la Armada representar a Chile en el campo de la oceanografía física, marcando esta fecha el punto de partida para el desarrollo de una investigación más sistemática y continua de esta ciencia, a través de la Sección de Oceanografía formada para dicho evento internacional. En 1959 pasa a ser miembro permanente del Sistema Internacional de Alarma de Maremotos del Pacífico, siendo el representante oficial del Estado de Chile ante este organismo internacional. Como consecuencia de lo anterior, en 1964, organiza y pone en funcionamiento el Sistema Nacional de Alarma de Maremotos.
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En 1964 entra en operaciones una planta de relojes de cristal de cuarzo, cuya gran precisión en la transmisión de las señales horarias da mayor seguridad a la navegación en nuestro extenso litoral.
En 1968 se crea el Centro de Datos Oceanográficos de Chile – CENDOC, para centralizar y procesar la información técnica referida a los océanos Pacíficos Sur y Austral.
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En 1968, por Ley Nº 16.771 cambia su denominación a Instituto Hidrográfico de la Armada de Chile – IHA.
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Mediante créditos externos contraídos en 1976 y 1978, se moderniza y renueva la extensa Red de Señalización Marítima del país a partir de 1979, con recursos anuales provenientes de la nueva Ley de Navegación, dándose inicio a una masiva tarea de desarrollo de la infraestructura de faros.
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C
En 1980 se efectúa el primer curso de Oficiales Especialistas en Hidrografía, en Señalización Marítima y Oceanografía. El mismo año, el IHA se incorpora como miembro integrante del Comité Ejecutivo de la Asociación Internacional de Autoridades en Señalización Marítima.
TO
En 1985, por disposición de la superioridad de la Armada, las actividades de Señalización Marítima son segregadas de su ámbito de competencia, pasando a ser asumidas por la Dirección General del Territorio Marítimo y de Marina Mercante.
M EN
En 1990, por Ley N° 19.002, cambia su denominación a Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile – SHOA, entendiéndose con ello aplicable a este organismo todas las atribuciones contenidas en los cuerpos legales correspondientes.
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En 1992, el SHOA inicia la era cartográfica digital a través del sistema AUTOCARTA, entrando así en un ambiente de computación asistida. Este mismo año se incorpora el Buque Oceanográfico “Vidal Gormaz”, importante apoyo a la investigación de nuestro territorio marítimo-oceánico. En 1997 se crea el Taller de Cartografía Electrónica en el Departamento de Cartografía, dándose inicio a la producción de cartas náuticas electrónicas en el nuevo estándar S-57, edición 3.0, en base a toda la cartografía de papel de origen aerofotogramétrico y dátum conocido.
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En 1999, mediante una importante inversión de hardware, software y entrenamiento, el Departamento de Cartografía establece las bases de los actuales flujos de producción de Cartografía Asistida por Computador y Cartografía Náutica Electrónica. La capacitación a nivel internacional y la complementación de la Ruta del Estrecho de Magallanes son eventos importantes del año.
TR
En el año 2000, se incorpora el Patrullero de Servicio Hidrográfico “Corneta Cabrales”, destinado a apoyar la actividad hidrográfica, el cual se encuentra equipado con dos ecosondas Multihaz que lo convierten en una de las más modernas unidades de Sudamérica.
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En el año 2000, se inaugura un moderno edificio que alberga en pleno al Departamento de Cartografía, centralizando todas sus dependencias de producción y reproducción gráfica de cartas y publicaciones náuticas y etapas conexas, en una misma gran obra.
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A contar del primer semestre del año 2000, se inicia la comercialización de cartografía electrónica en formato OHI-S-57, edición 3.0.
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N
A finales del 2000, se renueva el equipamiento de impresión offset, el cual es albergado en las nuevas dependencias del Departamento de Cartografía.
Misión.
El Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile – SHOA, tiene por misión principal proporcionar los elementos técnicos y las informaciones y asistencia técnica destinadas a dar seguridad a la navegación en las vías fluviales y lacustres, aguas interiores, mar territorial y en la alta mar contigua al litoral de Chile.
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C.-
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Entre los años 2001 y 2006, se implementa el plan quinquenal de desarrollo y modernización del SHOA tendiente a fortalecer aquellas actividades orientadas a la hidrografía, oceanografía, cartografía, alertas a la comunidad y servicios a sus usuarios mediante el uso de tecnologías de la información.
Del mismo modo constituye el servicio oficial, técnico y permanente del Estado, en todo lo que se refiere a hidrografía; levantamiento hidrográfico marítimo, fluvial y lacustre; cartografía náutica, elaboración y publicación de cartas de navegación de aguas nacionales, oceanografía, planificación y coordinación de todas las actividades oceanográficas nacionales relacionadas con investigaciones físico-químicas, mareas, corrientes y maremotos, geografía
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horarias
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oficiales
y
de
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náutica, navegación, astronomía, señales aerofotogrametría aplicada a la carta náutica.
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Corresponde también al SHOA, contribuir mediante la investigación al desarrollo y fomento de otras actividades nacionales e internacionales afines, que sean de interés para el país. D.-
Visión.
E.-
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Constituir un servicio hidrográfico y oceanográfico eficaz, eficiente, profesional, moderno, de amplio prestigio y confiabilidad en los ámbitos institucional, nacional e internacional, que brinde plena satisfacción a los diversos usuarios, contribuyendo al desarrollo nacional e internacional. Estructura Organizacional.
II.-
PROPÓSITO DEL DOCUMENTO.
O
C
La estructura organizacional del SHOA se muestra en el Anexo “A”.
III.-
TO
N
Este documento describe el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por el SHOA en conformidad con los requisitos establecidos en la Norma Internacional ISO 9001:2000 – Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SHOA.
M EN
El Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA determina el ámbito de aplicación de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000.
U
En función a lo anterior, el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA es el siguiente:
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“Planificación, captura de datos, procesamiento, elaboración, impresión, venta, actualización y distribución de Cartas y Publicaciones Náuticas.”
D
IV.-
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SHOA. A.-
Requisitos generales. El SHOA mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad establecido, documentado e implementado para mejorar en forma continua la eficacia de sus procesos.
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El Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA se ha planificado considerando la identificación, secuencia e interacción de los Procesos de la Dirección, Procesos Principales (operativos), Procesos de Gestión de la Calidad y Procesos de Apoyo, todos ellos orientados a proveer los productos cartográficos requeridos por la comunidad marítima nacional e internacional.
TR
También se han determinado los criterios y métodos necesarios para asegurar la eficacia, control, seguimiento, medición y análisis de estos procesos.
O N
Para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos, la Dirección ha implementado, a través del Sistema de Gestión de la Calidad, las acciones necesarias para su cumplimiento.
Requisitos de la documentación. Generalidades.
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1.-
O
B.-
C
El Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA se muestra en el Anexo “B”.
TO
El SHOA mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad documentado de acuerdo a lo especificado en la Norma Internacional ISO 9001:2000 – Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos.
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Entre los documentos anteriores se incluyen: a.-
Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad.
b.-
Manual de la Calidad.
c.-
Procedimientos documentados obligatorios requeridos por la norma ISO 9001:2000.
d.-
Procedimientos documentados para la eficaz operación y control de sus procesos principales.
e.-
Registros requeridos por la norma ISO 9001:2000 y registros de control que proporcionan evidencia de la actividad de los procesos.
planificación,
El sistema documental del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA está en medio físico (documentos impresos) y digital (Intranet).
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MANUAL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO HIDROGRÁFICO Y OCEANOGRÁFICO DE LA ARMADA DE CHILE
2.-
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El Jefe Departamento Investigación y Desarrollo es responsable de la mantención y disponibilidad de los documentos en Intranet y junto a ello, de generar los accesos y privilegios según lo definido por el Representante de la Dirección del SGC. Manual de la Calidad.
O N
TR
El presente documento es revisado y reeditado, si es necesario, bajo un nuevo número de revisión a fin de actualizar su contenido. Puede ser modificado debido a cambios en la estructura organizacional u operacional del SHOA o por cambios en los requisitos normativos que rigen el Sistema de Gestión de la Calidad.
C
Las modificaciones o cambios en sus capítulos y secciones se indican en el Registro de Control de Modificaciones del Anexo “C”.
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La actualización, revisión y distribución del Manual de la Calidad es de responsabilidad del Representante de la Dirección del SGC, y su aprobación, del Director. Las copias controladas que circulan al interior del SHOA son identificadas con la inscripción DOCUMENTO CONTROLADO en la primera página del documento. El poseedor de una copia controlada del Manual de la Calidad del SHOA se compromete a mantenerla bajo un adecuado resguardo y protección.
M EN
Las copias distribuidas a usuarios, por Intranet o a personas ajenas al SHOA, no están necesariamente sujetas a actualizaciones posteriores y, por lo tanto, se declaran como DOCUMENTO NO CONTROLADO.
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El SHOA se reserva el derecho de requerir la devolución del documento cuando finalice un contrato/convenio o cuando lo estime conveniente.
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3.-
Control de documentos. El Representante de la Dirección del SGC mantiene el control centralizado de los documentos que se generan por la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad a través de: a.-
“Listado maestro de documentos” (D-GC-CD-01).
b.-
“Matriz de responsabilidades para el control de documentos” (DGC-CD-02).
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“Listado de documentos externos” (D-GC-CD-03).
d.-
“Listado distribución documentos” (D-GC-CD-04).
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c.-
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Las actividades relacionadas se describen a través de la definición y establecimiento de dos procedimientos.
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El primero de ellos describe los niveles de la documentación que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, las pautas para su confección y emisión y corresponde al Procedimiento “Confección y modificación de Documentos” (P-GC-CD-01).
4.-
Control de registros.
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El segundo establece el mecanismo para controlar la documentación que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad, en relación a su revisión, aprobación y distribución de copias controladas, y corresponde al Procedimiento “Control y emisión de Documentos” (P-GC-CD-02).
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El Representante de la Dirección mantiene el control de los registros que se generan por la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad a través del “Listado de Control de Registros” (D-GC-CD-06).
V.-
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Las actividades relacionadas al control de los registros se describen en el procedimiento “Control de Registros” (P-GC-CD-03), el cual establece el mecanismo para controlar los registros en relación a su identificación, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN. Compromiso de la Dirección.
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A.-
El Director del SHOA manifiesta su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad a través de: a.-
La definición e implementación de la Política de la Calidad del SHOA.
b.-
La definición y medición de los Objetivos de la Calidad en las funciones y niveles pertinentes de la organización.
c.-
Las Revisiones por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.
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La disponibilidad de los recursos económicos, tecnológicos y humanos necesarios para asegurar la correcta adecuación e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
e.-
La designación del Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad.
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d.-
Enfoque al Cliente.
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B.-
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El Director del SHOA, a través del Comité Directivo Cartográfico Náutico Nacional – CDCNN, recopila los requerimientos de los diferentes usuarios (Armada, Marina Mercante, marina deportiva, marina pesquera, etc.) de los productos cartográficos, determinando y cumpliendo con los requisitos solicitados dentro del marco la normativa establecida por la Organización Hidrográfica Internacional – OHI, con el propósito de aumentar en forma permanente la satisfacción del cliente y la seguridad a la navegación. Política de la calidad del SHOA.
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C.-
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El SHOA ha definido, documentado y difundido al interior del Servicio, la siguiente Política de la Calidad:
Este compromiso se sustenta en:
a.-
Practicar los valores y principios de la Armada de Chile, dando énfasis en la probidad y transparencia en el uso de los recursos y medios disponibles.
b.-
Proveer una cobertura cartográfica náutica moderna y actualizada que contribuya a dar seguridad a la navegación en todo el territorio nacional.
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El Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile (SHOA) tiene por misión proporcionar los elementos técnicos y las informaciones y asistencia técnica, destinadas a dar seguridad a la navegación en las vías fluviales y lacustres, aguas interiores, mar territorial y en la alta mar contigua al territorio de Chile. Para cumplir esta misión, el SHOA manifiesta el compromiso con la calidad de los productos y servicios cartográficos que entrega a la comunidad en representación del Estado de Chile y de los procesos involucrados en su desarrollo.
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Conocer y atender los requerimientos actuales y futuros de los usuarios de cartas y publicaciones náuticas, comprometiéndose a su satisfacción dentro de la normativa y legalidad vigente.
d.-
Dar mayor valor a sus productos y servicios cartográficos mediante la implementación y mantención de un Sistema de Gestión de la Calidad que promueva la mejora continua de sus procesos.
e.-
Entregar capacitación permanente al personal involucrado en las áreas propias de su competencia.
f.-
Proveer la infraestructura apropiada, ambiente de trabajo y recursos humanos necesarios para el cumplimiento de su misión.
g.-
Proyectar su quehacer y prestigio más allá de las fronteras nacionales.
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c.-
1.-
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Planificación.
Objetivos de la Calidad del SHOA.
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El SHOA ha definido los Objetivos de la Calidad en el Documento “Objetivos de Calidad” (DPO-DI-PO-00) (ver Anexo “D”) en las funciones y niveles pertinentes de la organización, con la finalidad de conducir al Servicio al mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión de la Calidad. Estos Objetivos de la Calidad están alineados con la Política de la Calidad, y son revisados y/o modificados periódicamente, según su grado de cumplimiento.
2.-
Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.
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El Director del SHOA se asegura que: a.-
El Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los requisitos citados en el punto 4.1 de la Norma ISO 9001:2000 y con los Objetivos de la Calidad en cuanto a la planificación de: 1)
Los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
2)
La secuencia e interacción establecida para los procesos identificados en el Mapa de Procesos.
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Los procedimientos establecidos para la implementación de los procesos Principales, de la Dirección, de Apoyo y del Sistema de Gestión de la Calidad que determinan los criterios y métodos necesarios para el control y operación eficaz de estos procesos.
4)
Los recursos financieros y materiales proporcionados como parte del plan presupuestario anual.
5)
Las instancias de control y seguimiento de los procesos establecidas por el Director, tales como auditorias, revisiones por la dirección y SITREP de producción.
6)
La implementación de Acciones Correctivas y Preventivas para lograr la mejora continua de los procesos.
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3)
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El Sistema de Gestión de la Calidad contempla la mantención de su integridad cuando se planifican e implementan cambios.
Responsabilidad, autoridad y comunicación. Responsabilidad y autoridad.
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1.-
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b.-
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La responsabilidad del personal está definida en cada uno de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad.
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Para el establecimiento y mantención del Sistema de Gestión de la Calidad, el SHOA ha definido la existencia de un equipo de trabajo, integrado por:
-
Director Subdirector Jefes de área Jefes de departamento Jefes de división Jefes de sección Personal
Las responsabilidades y autoridades en cuanto a la operación del Sistema según la estructura presentada en el Organigrama del SHOA, se describen a continuación:
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Director.
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Define la Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad, y se asegura que sean difundidos y conocidos por todo el personal del SHOA.
2)
Efectúa revisiones para verificar la correcta operación del Sistema de Gestión de la Calidad y evalúa el cumplimiento de los Objetivos de la Calidad.
3)
Define y establece los cambios, adaptaciones y mejoramientos requeridos por los clientes o por las condiciones del mercado.
4)
Mantiene una constante relación con los clientes, de manera de contribuir a definir y mantener actualizados los requerimientos y valoración del producto y sus atributos.
5)
Procura y provee los recursos necesarios para el funcionamiento, mantención y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad.
6)
Define y establece, en conjunto con el Subdirector, Jefes de Área, Jefes de Departamento y Representante de la Dirección, acciones para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad.
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1)
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C
a.-
N° Revisión: 02
b.-
7)
Dispone los recursos asignados y acciones requeridas para el logro de los Objetivos de la Calidad.
8)
Posee autoridad sobre todo el sistema y su funcionamiento.
9)
En ausencia del Director, las funciones de carácter administrativo y técnico son asumidas por el Subdirector.
Subdirector. 1)
Difunde las políticas y directrices del Sistema de Gestión de la Calidad.
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Efectúa revisiones para verificar la correcta operación del Sistema de Gestión de la Calidad y evalúa el cumplimiento de los Objetivos de la Calidad.
3)
Dispone los cambios, adaptaciones y mejoramientos establecidos por el Director en base a los requerimientos realizados por los clientes o por las condiciones del mercado.
4)
Asegura la implementación de las acciones correctivas que sean requeridas en las diferentes áreas del SHOA.
5)
Facilita el desarrollo de las auditorias internas.
6)
Comunica al Representante de la Dirección cualquier problema o potenciales no conformidades que puedan ser detectadas en los procesos del área de la Dirección del SHOA.
7)
Dispone las acciones necesarias para el logro de los Objetivos de la Calidad establecidos por la Dirección.
8)
Coordina con el Representante de la Dirección la disposición de los recursos asignados por la Dirección, y llevan a cabo las acciones necesarias para el cumplimiento de las acciones de mejora de los Objetivos de la Calidad.
D
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U
M EN
TO
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O
C
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TR
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O
2)
c.-
9)
Dispone al Representante de la Dirección la realización de los cambios que se estimen necesarios para mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad y los requerimientos de entrenamiento.
10)
En ausencia del Director, asume la autoridad sobre todo el sistema y su funcionamiento.
Jefes de Área y Jefes de departamento. 1)
Difunden las políticas y directrices del Sistema de Gestión de la Calidad en su área o departamento.
2)
Aseguran la implementación de las acciones correctivas que sean requeridas en el área o departamento a su cargo.
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N° Revisión: 02
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Facilitan el desarrollo de las auditorias internas.
4)
Comunican al Representante de la Dirección cualquier problema o potenciales no conformidades que puedan ser detectadas en su área o departamento.
5)
Desarrollan las acciones necesarias para el logro de los Objetivos de la Calidad establecidos por la Dirección.
6)
Revisan la aplicabilidad de los cambios que se presenten en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad y que describan actividades relacionadas con su área o departamento.
7)
Coordinan con el Representante de la Dirección la disposición de los recursos asignados por la Dirección, y llevan a cabo las acciones necesarias para el cumplimiento de las acciones de mejora de los Objetivos de la Calidad.
8)
Proponen al Representante de la Dirección los cambios que estimen necesarios para mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad y los requerimientos de entrenamiento.
TO
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C
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TR
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O
3)
M EN
9)
D
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U
d.-
Presentan formalmente al Representante de la Dirección las sugerencias y opciones de mejoramiento que puedan aportar beneficios a las operaciones y cumplimiento de los Objetivos de la Calidad.
Jefes de división. 1)
Proponen las mejoras que puedan ser efectuadas en los procesos propios de su división.
2)
Comunican al Jefe del departamento correspondiente cualquier problema que afecte la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
3)
Supervisan los cambios a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad que se aplican en su área, e instruyen al personal a su cargo sobre ellos.
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Procuran entregar una capacitación permanente al personal involucrado en las áreas propias de su competencia.
5)
Comunican al Representante de la Dirección en ausencia de su superior directo, sobre cualquier problema que afecte al Sistema de Gestión de la Calidad.
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O
4)
Jefes de sección.
Observan la aplicación de la documentación y medidas definidas dentro del Sistema de Gestión de Calidad en relación con la ejecución de los trabajos por parte del personal a su cargo.
2)
Comunican al Jefe de división cualquier dificultad que pueda afectar el normal desarrollo de las actividades.
3)
Revisan los cambios a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad que se aplican en su área, e instruyen al personal a su cargo sobre ellos.
4)
Llevan a cabo las acciones que le sean solicitadas por su jefatura en cuanto al funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
C
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TR
1)
TO
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O
e.-
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D
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U
M EN
5)
f.-
Proponen acciones y medidas de corrección y mejora a las formas y métodos de trabajo.
6)
Dan las instrucciones al personal a su cargo sobre el cumplimiento a los procedimientos y programas de producción de su área.
7)
Comunican al Jefe del departamento en ausencia de su superior directo, sobre cualquier problema que afecte al Sistema de Gestión de la Calidad.
Personal. 1)
Observan la aplicación de la documentación definida dentro del Sistema de Gestión de la Calidad en relación con la ejecución de sus tareas y proponen acciones o medidas de corrección y mejora a los métodos de trabajo.
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Comunican a su jefe directo sobre cualquier dificultad que pueda afectar el normal desarrollo de las actividades.
3)
Desarrollan las actividades según lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
4)
Administran de manera eficiente los recursos asignados para la ejecución de sus actividades.
5)
Conocen la Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad establecidos por el SHOA.
TR
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2)
O N
2.-
N° Revisión: 02
O
MANUAL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO HIDROGRÁFICO Y OCEANOGRÁFICO DE LA ARMADA DE CHILE
Representante de la Dirección del SGC.
O
C
De acuerdo a los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA, el designado como Representante de la Dirección del SGC es el Jefe de la Unidad ISO 9001:2000.
Informa al Director respecto del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y sobre cualquier necesidad de mejora.
D
O C
U
M EN
b.-
Se asegura que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios del Sistema de Gestión de la Calidad.
TO
a.-
N
Las responsabilidades y autoridades asignadas al Representante de la Dirección del SGC son las siguientes:
c.-
Se asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles del SHOA.
d.-
Coordina las reuniones de Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad y procura la entrega por parte de los responsables involucrados de toda la información necesaria para estos efectos.
e.-
Asesora al Director, Subdirector, Jefes de área, Jefes de departamento, Jefes de división y Jefes de sección en el cumplimiento de los Objetivos de la Calidad y en la implementación de medidas y acciones para la correcta operación y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
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Elabora la planificación de Auditorias Internas y gestiona su ejecución mediante la designación del equipo auditor.
g.-
Procesa y analiza la información relativa al cumplimiento del plan de auditorias internas, Objetivos de la Calidad, estado de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, reclamos de clientes (entre otros) para ser tratados en las reuniones de Revisión por la Dirección.
h.-
Coordina el seguimiento de la implementación de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas derivadas de la realización de auditorias internas.
TR
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O
f.-
O N
3.-
N° Revisión: 02
Comunicación interna.
Revisión por la Dirección. 1.-
TO
F.-
N
O
C
Los procesos de comunicación interna en el SHOA se rigen bajo la normativa institucional establecida en la Ordenanza de la Armada, la cual se complementa con el desarrollo de reuniones, Intranet, correo electrónico, memorandos internos y publicación de información en el tablero general ubicado al interior del SHOA, con el propósito de lograr la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
Generalidades.
O C
U
M EN
El Director efectúa revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad a intervalos planificados, con el fin de evaluar su consistencia, adecuación y eficacia respecto de los requisitos normativos, Política de la Calidad y logro de los Objetivos de la Calidad. Las reuniones son programadas y coordinadas por el Representante de la Dirección, y en ellas participan el Director, Subdirector, Jefes de áreas y Jefes de departamento.
D
Las Revisiones por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA se efectúan de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento “Revisión por la Dirección” (P-DI-RD-01). 2.-
Información para la revisión.
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Resultados de auditorias anteriores.
b.-
Retroalimentación de los clientes.
c.-
Desempeño de los procesos y conformidad del producto.
d.-
Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.
e.-
Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.
f.-
Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.
g.-
Recomendaciones para la mejora.
Resultados de la revisión.
C
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TR
a.-
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3.-
O LA D
O
Las revisiones por la dirección se realizan sobre la base de información relacionada con:
a.-
La mejora del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA y de los procesos que lo conforman.
La mejora en las características del producto con respecto a los requisitos del cliente.
M EN
b.-
TO
N
Los resultados de la Revisión por la Dirección y los acuerdos derivados son documentados a través de la emisión de un Acta de Revisión por la Dirección los cuales consideran, entre otros aspectos:
GESTIÓN DE LOS RECURSOS.
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VI.-
A.-
D
La necesidad de recursos para aumentar la eficacia de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
U
c.-
Provisión de recursos. El Departamento de Abastecimiento tiene por objetivo realizar un eficiente y transparente uso de los recursos financieros y materiales, con el propósito de que el SHOA cumpla con su misión y tareas dispuestas en el Plan Anual de Actividades (PACSHOA).
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Implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia.
2.-
Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
TR
1.-
Recursos humanos. 1.-
Generalidades.
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B.-
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O
El Director del SHOA en conjunto con el Subdirector y los Jefes de área, con asesoría del Representante de la Dirección del SGC, determinan dentro de las reuniones de trabajo, la asignación de recursos para:
N
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C
La capacitación del personal del SHOA permite mantener un nivel de competencia adecuado a las labores que desempeña. Las actividades de capacitación se orientan a cubrir las competencias definidas en los Perfiles de Cargo y a proporcionar formación adicional. Para ello, se elabora un programa de capacitación anual y se coordinan capacitaciones internas puntuales, cuando se requieran.
2.-
TO
La descripción de los cargos del Sistema de Gestión de la Calidad se define en el documento “Descripción cargos SGC” (D-AP-RH-01). Competencia, toma de conciencia y formación.
M EN
El SHOA mantiene los registros de la competencia del personal y coordina las actividades de contratación, inducción, evaluación y capacitación, lo anterior para: Determinar la competencia del personal establecida en el documento “Descripción cargos SGC” (D-AP-RH-01), y en los procedimientos “Contratación de Personal” (P-AP-RH-01) y “Inducción al Personal Nuevo” (P-AP-RH-02).
b.-
Proporcionar formación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Capacitación de Personal” (P-AP-RH-04).
c.-
Evaluar la eficacia de las acciones tomadas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Evaluación de Personal” (P-APRH-03).
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a.-
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Asegurarse de que su personal es conciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los Objetivos de la Calidad.
e.-
Mantener los registros de educación, formación, habilidades y experiencia necesarios.
O
d.-
O LA D
C.-
N° Revisión: 02
Infraestructura.
O N
TR
El SHOA determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para cumplir con su misión y con los requerimientos establecidos en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta considera:
Edificios de la Dirección, Departamento de Hidrografía, Departamentos de Servicios Generales y Operaciones, Departamento de Oceanografía e Investigación y Desarrollo, Departamento de Abastecimiento y Área de Servicios a Terceros y Unidad ISO 9001:2000, todos ellos con servicios de mantención y limpieza permanente, tanto por medios propios como por contratos externos.
2.-
Estaciones de trabajo computacionales, software, impresoras, plotters y escáneres para la captura de datos, procesamiento, elaboración de productos cartográficos y trabajo administrativo de última tecnología, con servicios de soporte informático preventivo interno y correctivo interno o externo, según el caso de acuerdo al Procedimiento “Soporte de Hardware y Software” (P-AP-SI-01).
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C
1.-
Equipamiento para captura de datos en terreno de última generación con los servicios de apoyo en la mantención, calibración y verificación de acuerdo a lo indicado en Procedimiento “Mantención y Calibración de equipos para la Captura de Datos” (P-AP-MA-01).
4.-
Equipamiento para impresión de cartas náuticas de última generación con los servicios de apoyo en la mantención, calibración y verificación de acuerdo a lo indicado en Procedimiento “Mantención y Calibración de equipamiento de Imprenta” (P-AP-MA-03).
5.-
Servicios de apoyo a la mantención de equipos mediante el Taller de Electrónica, Taller de Precisión, Taller de Oceanografía y División Informática.
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3.-
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6.-
Servicios de apoyo a la comunicación mediante el uso de servicios de Intranet, correo electrónico y Central Telefónica.
7.-
Servicios de movilización y transporte mediante vehículos propios para la ejecución de comisiones.
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D.-
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O
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Ambiente de trabajo.
TR
Se cuenta con un ambiente de trabajo adecuado para cumplir con los requerimientos de los diferentes productos que el SHOA entrega a la comunidad.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS).
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VII.-
C
O N
Un ejemplo de la importancia que el SHOA le asigna a este tema se expresa a través de los proyectos de Habitabilidad y Beneficios para el personal incluidos en el Plan Quinquenal de Enlace para el Desarrollo del SHOA 2006 – 2010 actualmente en ejecución.
N
A.- Planificación de la realización de cartas y publicaciones náuticas.
M EN
TO
El SHOA actualiza anualmente el Plan Trienal de Actividades Hidro-Cartográficas en base a los requerimientos de los usuarios y a las necesidades del Estado, el cual es utilizado como base para la planificación anual de las actividades de captura de datos y elaboración de productos. Este proceso de planificación de largo plazo se realiza de acuerdo al procedimiento “Planificación HidroCartográfica Trienal” (P-DI-PT-01).
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Esta visión trienal se debe al tiempo estimado de diseño, desarrollo y producción que se requiere para la entrega de una nueva carta náutica a la comunidad, la que incluye, los dos primeros años, las etapas de captura de datos y el procesamiento de la data fotogramétrica, batimétrica, geodésica y oceanográfica de mareas y corrientes provenientes de terreno, y el tercer año la elaboración, impresión, venta y distribución del producto final. En base al Plan Trienal de Actividades Hidro-Cartográficas, se realiza la planificación anual de las actividades de captura de datos y elaboración de cartas náuticas en papel nuevas y nuevas ediciones, elaboración de cartas náuticas electrónicas y elaboración de publicaciones náuticas. Este proceso de planificación anual se realiza de acuerdo al procedimiento “Planificación Actividades Hidro-Cartográficas y Oceanográficas” (P-PP-PL-01) quedando formalizado en el Plan Anual de Actividades del SHOA (PACSHOA).
N° Revisión: 02
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O
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O LA D
En base al PACSHOA, el Jefe Área Técnica en su rol de Jefe de Producción, envía las órdenes de trabajo de captura de datos, procesamiento y elaboración a los Jefes de departamento, quienes las asignan a los Jefes de división y de sección responsables. Cada Jefe de sección es responsable de realizar la programación individual de cada trabajo asignado de acuerdo a las etapas indicadas en los procedimientos respectivos.
O N
TR
La planificación de los aumentos de stock y reimpresiones de cartas y publicaciones náuticas se realiza en forma anual de acuerdo al procedimiento “Planificación Aumentos Stock y Reimpresiones” (P-PP-PL-03). Este plan es revisado mensualmente para una programación final de aumentos de stock del mes siguiente.
C
La asignación de los recursos para el cumplimiento del Plan Anual de Producción Hidro-cartográfica del SHOA, se realiza en base a un presupuesto anual financiado y controlado por el Ministerio de Hacienda.
TO
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O
Los Objetivos de la Calidad y los requisitos de las cartas y publicaciones náuticas están establecidos por la normativa internacional y tradición histórica de calidad indispensable para el desarrollo de estos productos, por lo que no se determinan en forma independiente para cada uno de ellos.
M EN
Los procesos y documentación necesaria están claramente establecidos y los recursos necesarios son proporcionados por la Dirección a través de un presupuesto anual para cumplir con las actividades planificadas. Las actividades de verificación, validación y los criterios de aceptación se encuentran contemplados en los procedimientos de captura de datos, procesamiento, elaboración e impresión de los productos cartográficos.
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U
Los registros que proporcionan evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen con los requerimientos del cliente y de la normativa hidrográfica se encuentran definidos en los procedimientos (Ej. Bitácoras de Revisión y Listas de Chequeo) y se cumplen, cuando corresponde, en los procesos principales del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA.
B.- Procesos relacionados con el cliente. 1.-
Determinación de los publicaciones náuticas.
requisitos
relacionados
con
las
cartas
y
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Cartas Náuticas en Papel. 1)
Requerimientos de la comunidad marítima (clientes) recibidos a través del Comité Directivo Cartográfico Náutico Nacional (CDCNN). Estos incluyen el propósito, escala y límites de las cartas náuticas. Estos requisitos son transmitidos por la Dirección del SHOA al Jefe de Departamento de Operaciones, mediante la entrega del Acta del CDCNN proveniente del Estado Mayor General de la Armada (EMGA) y la orden manuscrita, en la Hoja de Tramitación Interna, de confección del Plan Trienal Hidrocartográfico y PACSHOA. A través del PACSHOA se traspasan los requisitos del cliente a los Jefes de Departamento.
2)
Requisitos normativos reglamentarios Internacionales establecidos en Manual de Especificaciones Cartográficas de la OHI (M4).
3)
Requisitos normativos Internos establecidos en el Manual de Producción Cartográfica del SHOA (MPC1).
U O C D c.-
N
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Cartas Náuticas Electrónicas.
M EN
b.-
O
C
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TR
a.-
O LA D
O
El SHOA determina los requisitos relacionados con la realización de sus productos, diferenciándose de acuerdo a su tipo:
1)
Requerimientos de la comunidad marítima (clientes) recibidos a través del CDCNN. Estos contienen los requerimientos de elaboración de cartografía electrónica de cartografía náutica en papel vigente.
2)
Normativa interna relativa a la equivalencia con la cartografía náutica en papel del SHOA en propósito, límites, escala y contenido.
3)
Requisitos normativos reglamentarios Internacionales establecidos en el Documento: Normas de la OHI para el Intercambio de Datos Hidrográficos digitales (S-57).
Derrotero.
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2)
O
Requisitos de la estructura y contenido basados en el Manual de Especificaciones Técnicas de Diagramación de Publicaciones Náuticas. Actualización en base a cartas nuevas y nuevas ediciones.
Tabla de Marea y Almanaque Náutico.
Requisitos de la estructura y contenido basados en el Manual de Especificaciones Técnicas de Diagramación de Publicaciones Náuticas.
2)
Publicación Anual en base a pronósticos para el año.
TR
1)
Boletín de Avisos a los Navegantes. 1)
Requisitos de la estructura y contenido basados en el Manual de Especificaciones Técnicas de Diagramación de Publicaciones Náuticas.
2)
Publicación mensual en base a información de avisos recibidos de la comunidad marítima relacionados con ayudas a la navegación o información no incluida en la cartografía vigente.
Otras publicaciones.
1)
Requisitos de formato y contenido basados en publicaciones anteriores.
2)
Requerimientos de actualización de publicaciones vigentes recibidos a través de diferentes medios, tales como la información que llega al SHOA a través del CDCNN, Internet, e-mails o encuesta de percepción del cliente.
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f.-
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e.-
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d.-
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O LA D
1)
N° Revisión: 02
Para la determinación de los requisitos de la comunidad marítima se tiene el procedimiento Planificación Hidro-Cartográfica Trienal (P-DI-PT-01). Los otros requisitos son implementados, revisados, verificados y validados en los procesos de elaboración del Sistema de Gestión de la Calidad.
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“Elaboración Cartas Náuticas en Papel Nuevas y Nuevas Ediciones” (P-PP-EL-01).
b.-
“Elaboración Cartas Náuticas Electrónicas (CNE)” (P-PP-EL-05).
c.-
“Elaboración Derrotero” (P-PP-EL-06).
d.-
“Elaboración Almanaque Náutico” (P-PP-EL-09).
e.-
“Elaboración Tablas de Marea” (P-PP-EL-10).
f.-
“Elaboración Boletín” (P-PP-EL-11).
O N
TR
O LA D
O
a.-
C
Los requisitos de entrega de los productos a la comunidad marítima están determinados por el SHOA y están definidos en los respectivos procedimientos del Proceso de Distribución del Sistema de Gestión de la Calidad. “Distribución Cartas y Publicaciones Náuticas en Papel” (P-PP-DI01).
b.-
“Reparto General de Cartas y Publicaciones Náuticas en Papel” (P-PP-DI-02).
N
“Distribución Cartas Náuticas Electrónicas” (P-PP-DI-03).
“Distribución CNE Naval y por convenio” (P-PP-DI-04).
M EN
d.-
TO
c.-
O
a.-
D
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U
2.-
Revisión de los requisitos relacionados con las cartas y publicaciones náuticas. Los requisitos de producción de cartografía y publicaciones náuticas solicitados por la comunidad marítima se revisan y evalúan de acuerdo a las capacidades de cumplimiento del SHOA y los medios disponibles en la Armada para la captura de datos, priorizándose en un Plan Trienal de acuerdo a las necesidades del país y de la institución. Esto se cumple a través del procedimiento “Planificación Hidro-Cartográfica Trienal” (P-DIPT-01) y las evidencias quedan establecidas en las Actas de las Reuniones del Comité Directivo Cartográfico Náutico Nacional – CDCNN. Estos requisitos básicos se revisan durante todo el proceso de diseño y desarrollo.
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O
Con respecto a la revisión de los requisitos establecidos por la normativa internacional de la Organización Hidrográfica Internacional para la confección de cartas náuticas y los procesos involucrados en su desarrollo, ésta se evidencia mediante registros que incluyen formularios para indicar observaciones, listas de chequeo y bitácoras de revisión, establecidos en los procesos de diseño y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.
Comunicación con el cliente.
C
3.-
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TR
En relación a la revisión de los requisitos de estructura y contenido establecidos en el Manual de Especificaciones Técnicas de Diagramación de Publicaciones Náuticas, esta se evidencia mediante diferentes registros que incluyen formularios para indicar observaciones, listas de chequeo y bitácoras de revisión, establecidos en los procesos de diseño y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.
Para información sobre el producto, a través de: Catálogo de Cartas y Publicaciones Náuticas distribuido gratuitamente a través de la página Web del SHOA.
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1)
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El SHOA ha determinado diferentes formas para la comunicación con el cliente:
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2)
Catálogos en línea a través de la página Web del SHOA con características e imágenes de los productos ofrecidos.
3)
Ventas a través de comercio electrónico con información de los productos ofrecidos.
4)
Publicación SHOA “Atlas Hidrográfico de la Costa de Chile”, el cual incluye la cartografía vigente en formato miniatura.
b.-
Consultas y atención de pedidos a través de solicitudes directas, consignatarios, comercio electrónico, etc. De acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Ventas” (P-PP-VE-01).
c.-
Retroalimentación del cliente a través de la evaluación de encuestas a los clientes de acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Percepción de Usuarios” (P-GC-MP-01), y de la información de avisos a los navegantes recibidos a desde
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diferentes medios (mensajes, e-mail, fax, oficios, etc.) y otras fuentes tales como gobernaciones marítimas, capitanías y alcaldías de puerto, particulares, buques de la Armada y Marina Mercante. Diseño y desarrollo. 1.-
Planificación del diseño y desarrollo.
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TR
El SHOA planifica y controla el diseño y desarrollo de las cartas y publicaciones náuticas de acuerdo a lo indicado en los procedimientos de los procesos de Planificación, Captura de Datos, Procesamiento y Elaboración, en los cuales se detallan: Las etapas del diseño y desarrollo.
b.-
Las revisiones, verificaciones y validaciones apropiadas.
c.-
Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.
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a.-
2.-
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La planificación del diseño y desarrollo se actualiza, según sea apropiado, a medida que progresan los procesos de captura de datos, procesamiento y elaboración de las cartas y publicaciones náuticas. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo.
M EN
Los elementos de entrada para las etapas de Diseño y Desarrollo incluyen: La Ficha Técnica elaborada en el Proceso de Planificación de acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Preparación Especificaciones Cartográficas” (P-PP-PL-02), la cual corresponde al principal elemento de entrada para los procesos de captura de datos, procesamiento y elaboración.
b.-
Los requisitos funcionales y de desempeño de cada uno de los procesos involucrados en esta etapa.
c.-
Las Especificaciones de Diagramación de Publicaciones Náuticas y la información proveniente de diseños previos similares para el caso de las publicaciones náuticas.
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La normativa e instrucciones hidrográficas establecidas por el SHOA.
e.-
La normativa de la Organización Hidrográfica Internacional para la captura de datos, procesamiento y elaboración de productos hidrocartográficos.
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d.-
Resultados del diseño y desarrollo.
O N
3.-
TR
Los elementos de entrada son revisados para verificar su adecuación con el objeto de no presentar ambigüedades ni contradicciones que afecten el diseño y desarrollo de los productos del SHOA.
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Los resultados del diseño y desarrollo se revisan, verifican y validan respecto a los elementos de entrada del diseño y desarrollo de acuerdo a lo indicado en los procedimientos de los procesos de Captura de Datos y Procesamiento, para finalmente liberarse, a la etapa de impresión, en el proceso de Elaboración.
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N
Los resultados del diseño y desarrollo para todos los productos del Sistema de Gestión de la Calidad corresponden a los archivos originales de impresión obtenidos durante el proceso de Elaboración y validados por la Dirección del SHOA que se entregan al Proceso de Impresión. Los resultados incluyen: El cumplimiento de los requisitos de los elementos de entrada.
b.-
El tiraje y número de páginas (solo publicaciones) para determinar la información apropiada para la impresión de Cartas y Publicaciones náuticas.
c.-
Con respecto a los criterios de aceptación de los productos del SHOA éstos no se incluyen como resultados del diseño y desarrollo debido a que las cartas y publicaciones náuticas se diseñan y desarrollan de acuerdo a normas internacionalmente aceptadas y utilizadas por todas las oficinas hidrográficas miembros de la Organización Hidrográfica Internacional.
d.-
Con respecto a la especificación de las características del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto, estas no se incluyen como salida del diseño y desarrollo, porque no se
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4.-
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consideran necesarias para los productos Cartas y Publicaciones Náuticas debido a que se ajustan a normas internacionales y a que su correcto uso requiere de personal con la competencia adecuada y del conocimiento de esta normativa. Revisión del diseño y desarrollo.
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TR
Todos los procesos considerados en las etapas de Diseño y Desarrollo que incluyen los procesos de Planificación, Captura de Datos, Procesamiento y Elaboración, contemplan revisiones sistemáticas, por personal calificado en las funciones relacionadas con la revisión, que permiten: Evaluar el cumplimiento de los requisitos.
b.-
Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias.
C
a.-
Verificación del diseño y desarrollo.
N
5.-
O
Todas las revisiones son registradas en formularios de observaciones para verificar su futura corrección.
D
O C
U
M EN
TO
De acuerdo a lo planificado, el proceso de verificación que permite asegurar que los resultados cumplen los elementos de entrada del diseño y desarrollo, se realiza en los procesos de Planificación, Captura de datos, Procesamiento y Elaboración, por medio de la Unidad de Control de Calidad (UCC) y Jefes de Departamentos Técnicos que proveen información al proceso.
6.-
Todas las verificaciones realizadas son registradas en el formulario de observaciones de cada proceso. Una vez corregidas las observaciones realizadas, si es que las hay, se pasa al proceso de validación final. Validación del diseño y desarrollo. De acuerdo a lo planificado, el proceso de validación final que permite asegurar que los archivos de impresión resultantes satisfacen los requisitos de las cartas y publicaciones náuticas se realiza por la Dirección del SHOA (Jefe Área Técnica, Subdirector y Director). Todas las validaciones realizadas son registradas en el formulario de observaciones de cada proceso. Una vez corregidas las observaciones
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realizadas, si es que las hay, el Director del SHOA autoriza la impresión de la carta o publicación náutica. Para el producto carta náutica en papel se contempla también una validación bajo condiciones de uso, solo cuando es factible realizarla, de acuerdo a la disponibilidad de buques o embarcaciones navegando en el área que cubre la carta. Esta actividad es realizada por personal externo al SHOA de basta experiencia en navegación en costas chilenas.
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TR
Para el producto carta náutica electrónica se contemplan también dos validaciones, la primera realizada, desde el punto de vista del formato y contenido, de acuerdo a convenio con el Centro Internacional de Distribución de Cartas Náuticas Electrónicas IC-ENC de fecha 12 de Diciembre de 2005 y la segunda bajo condiciones de uso, es realizada por personal externo al SHOA de basta experiencia en navegación en costas chilenas.
N
O
C
Tanto para la cartografía náutica de papel como electrónica, los revisores entregan las observaciones encontradas para su análisis y corrección en los respectivos procesos de elaboración, para la validación final por la Dirección del SHOA.
7.-
TO
Para el caso de publicaciones náuticas no se contempla la validación en condiciones de uso antes de su liberación. Control de los cambios del diseño y desarrollo.
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Los cambios se identifican, se registran y se revisan, verifican, validan y aprueban antes de su implementación de acuerdo a lo indicado en los procesos de Planificación, Captura de Datos, Procesamiento y Elaboración.
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D.-
La revisión de los cambios incluye la evaluación su efecto en el desarrollo del producto final.
Compras. 1.-
Proceso de compras. El proceso de compras es realizado por la División de adquisiciones del Departamento de Abastecimiento desde la solicitud de compra, las cotizaciones, adjudicación y orden de compra de acuerdo a lo indicado en los siguientes procedimientos:
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“Adquisiciones FOFI por montos inferiores a 3 UTM” (P-AP-AD-01).
b.-
“Adquisiciones Nacionales por montos inferiores a 3 UTM” (P-APAD-02).
c.-
“Adquisiciones Nacionales portal ChileCompra” (P-AP-AD-03).
d.-
“Adquisiciones en el Extranjero” (P-AP-AD-04).
e.-
“Elaboración Solicitud de Adquisición Departamental” (P-AP-AD06).
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TR
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a.-
Información de compras.
N
2.-
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C
Tanto los materiales y servicios considerados críticos durante el desarrollo y producción de las cartas y publicaciones náuticas como los proveedores que los suministran son seleccionados, evaluados y re-evaluados de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento “Evaluación de proveedores” (P-AP-AD-05).
TO
El formulario utilizado para realizar la solicitud de adquisición contempla un área para la descripción de la compra a realizar, incluyendo los criterios que se deben utilizar en su evaluación.
D
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Cuando la compra requiere bases técnicas y administrativas se contempla una mayor información para la compra que incluye, si corresponde:
3.-
a.-
Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos.
b.-
Requisitos para la calificación del personal.
c.-
Requisitos del Sistema de Gestión de la calidad.
Verificación de los productos comprados. La verificación de los productos comprados se realiza de acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Recepción de Materiales en el Almacén Recepción y Almacén Central” (P-AP-AL-02) del proceso de Almacenes.
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Este proceso contempla la revisión de la conformidad del producto o insumo por los encargados del Almacén de Recepción y Almacén Central y por un asesor técnico, que generalmente corresponde al solicitante de la compra, el cual verifica la conformidad de los productos o insumos recibidos.
Producción y prestación el servicio. 1.-
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E.-
TR
Cuando la cantidad recibida o el material no corresponden a lo solicitado, el Encargado del Almacén de Recepción informa al proveedor y coordina la devolución del material o la entrega del material pendiente para el caso que no llegue el pedido completo.
Control de la producción y prestación del servicio.
N
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C
El Jefe Departamento Servicios Generales y el Jefe División Imprenta son responsables de la programación de la impresión de las cartas y publicaciones náuticas solicitadas por los departamentos técnicos a fin de cumplir con las fechas acordadas. La impresión en CD de las cartas náuticas electrónicas son responsabilidad del Jefe de Departamento de Hidrografía.
“Impresión Cartas Náuticas en Papel” (P-PP-IM-01).
D
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a.-
TO
El proceso de impresión de cartas y publicaciones náuticas en papel y electrónica se realiza bajo condiciones controladas de acuerdo a lo indicado en los procedimientos:
b.-
“Impresión Publicaciones Náuticas en Papel” (P-PP-IM-02).
c.-
“Impresión Cartas Náuticas Electrónicas – CNE” (P-PP-IM-03).
Estos procesos contemplan el uso de información sobre las características de cada producto mediante órdenes de trabajo que describen el pedido y la disponibilidad de archivos de impresión. Para el caso que sea necesario y no esté indicado en los respectivos procedimientos, están disponibles las instrucciones necesarias para realizar las diferentes etapas del proceso de impresión. También se cuenta con el equipamiento apropiado y con dispositivos y actividades de seguimiento y medición implementadas que aseguran un trabajo de óptima calidad.
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2.-
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Las actividades de liberación y entrega se realizan de acuerdo a los procedimientos indicados. Validación de los procesos de la producción y prestación del servicio.
TR
En el SHOA, todos los procesos de la División Imprenta del Departamento Servicios Generales se encuentran validados y son verificados mediante actividades de seguimiento y medición.
O N
Los equipos utilizados son mantenidos de acuerdo a Planes de Mantención y Calibración en forma interna o por contratos externos según sea el caso.
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C
La calificación del personal es la adecuada y la exigida para realizar las diferentes etapas de los procesos de impresión. Los procedimientos incluyen las etapas que se deben realizar en cada proceso y los registros necesarios para controlarlos. Los métodos utilizados son de conocimiento del personal o se encuentran en los manuales de cada equipo.
TO
N
Para el caso de la impresión de Cartas Náuticas Electrónicas, éstas sólo contemplan el grabado de CD que son validados mediante la verificación de la lectura antes de su distribución.
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Además de las etapas de validación realizadas en el proceso de producción y en la recepción de productos terminados en el Almacén de Cartas y Publicaciones Náuticas, se realiza una última etapa de actualización con los avisos a los navegantes que las afecten (cuando corresponda) antes de la distribución del producto al cliente como parte del Proceso de Actualización. Esta revisión queda registrada a través de la Guía de Entrega/Despacho de Cartas y Publicaciones Náuticas y mediante un timbre con la fecha de actualización en el producto.
3.-
Identificación y trazabilidad. De acuerdo a lo indicado en los procedimientos de impresión, los productos terminados son identificados por categoría de producto (Ej. todas las Cartas N° 5000 tienen el mismo número de serie). La trazabilidad está explicitada en los procedimientos de impresión y permite el control y seguimiento por categoría de producto impreso.
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Propiedad del cliente.
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4.-
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Preservación del producto.
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5.-
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Se excluye este requisito debido a que, en la producción de cartas y publicaciones náuticas, no se considera la utilización ni inclusión de información de propiedad del cliente. Todo tipo de información que el SHOA recibe de organismos externos corresponde a copias de dicha información que el SHOA utiliza como bienes de uso interno.
Control de los dispositivos de seguimiento y medición.
N
F.-
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C
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La preservación de la conformidad de las cartas y publicaciones náuticas durante el proceso interno y la entrega al destino previsto se realiza bajo condiciones controladas de acuerdo al procedimiento “Preservación de Cartas, Publicaciones Náuticas y sus insumos críticos” (P-AP-MA-04), el que establece la correcta preservación y mantención de las Cartas y Publicaciones Náuticas, determinando las condiciones que deben existir tanto para el producto final como para sus insumos en las etapas de recepción, almacenaje y distribución.
TO
Los dispositivos de seguimiento y medición utilizados dicen relación con el instrumental hidrográfico y oceanográfico empleado en la captura de datos (PAP-MA-01), en el procesamiento de datos (P-AP-MA-02) y en el proceso de imprenta (P-AP-MA-03).
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Si el dispositivo presenta errores de medición o deterioro, se evalúa su reparación o reemplazo de acuerdo a lo estipulado en los Procedimientos de Mantención indicados anteriormente.
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Para los casos específicos de los instrumentos que sólo se revisan en caso de daño, éstos se identifican y se contacta con el proveedor para su reparación o reposición. Con respecto a la validez de los resultados de las mediciones, cuando se detecta que un equipo no está conforme con los requisitos, los responsables de la operación de los equipos de captura de datos, procesamiento e impresión revisan los datos medidos y mediante un informe de revisión evalúan y recomiendan la disposición de los datos. Esta revisión se activa en los procesos de mantención (Mantención y Calibración de equipos para la Captura de Datos P-AP-MA-01), (Mantención y Calibración de equipos para el Procesamiento de Datos - P-AP-MA-02), (Mantención y Calibración de equipamiento de Imprenta -
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P-AP-MA-03) y en el proceso de Captura de Datos (Captura de datos hidrográficos - P-PP-CD-01), (Captura de datos corrientes - P-PP-CD-02) mediante los informes de mantención y calibración generados en los respectivos procesos. Los datos generados a través de estos equipos se revisan también durante las diferentes etapas de desarrollo del producto. VIII.- MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. Generalidades.
TR
A.-
Demostrar la conformidad de las cartas y publicaciones náuticas a través de la revisión, verificación y validación de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y la evaluación de la satisfacción de los usuarios.
2.-
Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad a través del cumplimiento de la Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad y del desarrollo de Auditorias Internas que verifican su conformidad.
3.-
Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad a través de la Revisión por la Dirección y la aplicación de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas necesarias.
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TO
Seguimiento y medición.
1.-
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1.-
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B.-
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El Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile planifica e implanta los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:
Satisfacción del Cliente. La metodología establecida en el Procedimiento “Percepción de Usuarios” (P-GC-MP-01), se basa en la revisión de la información recopilada respecto a la percepción sobre el grado en que se han cumplido las necesidades o expectativas de los usuarios de cartas y publicaciones náuticas. Además se considera la retroalimentación sobre los aspectos del producto entregado, los que se analizan periódicamente en las reuniones de Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad. El Sistema de Gestión de la Calidad también considera los posibles reclamos generados, como una oportunidad para mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y brindar a los usuarios un mayor grado de satisfacción.
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2.-
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Los reclamos se registran, y las soluciones inmediatas a ellos se emiten e implementan a la mayor brevedad posible. El mecanismo descrito en el Procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas” (P-GC-AC-01) contempla la investigación de la causa que genera el reclamo; la emisión, implementación y seguimiento de las Acciones Correctivas para prevenir la ocurrencia de ellos. Auditoria Interna.
O N
TR
Para verificar la correcta implementación, eficacia y conformidad con los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2000 y las disposiciones planificadas por el Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile, se realizan Auditorias Internas en las áreas que tienen directa relación con el Sistema de Gestión de la Calidad, las que son dirigidas y coordinadas por el Representante de la Dirección.
N
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C
Las actividades necesarias para la planificación, ejecución, emisión de registros y calificación de los Auditores internos del Sistema de Gestión de la Calidad se describen en el Procedimiento “Auditorias Internas del SGC” (P-GC-AI-01).
Seguimiento y medición de los procesos.
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3.-
TO
Las No Conformidades encontradas como parte de los procesos de Auditoria Interna son solucionadas por los responsables de cada área a la mayor brevedad.
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El seguimiento y medición de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA se efectúa para verificar el cumplimiento de los requisitos de los usuarios de cartas y publicaciones náuticas y el cumplimiento de la normativa vigente para su elaboración. Los Jefes de División o Sección responsables de cada proceso son los encargados de la identificación y aplicación de los métodos utilizados para el seguimiento y medición de sus procesos. Los Jefes de Departamentos deben responder ante el Jefe de Área Técnica con respecto al alcance de los resultados planificados, lo que se realiza en reuniones semanales de avance de producción de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Sitrep de Producción” (P-PP-PL-04). Cuando se detectan problemas que puedan afectar con la conformidad del producto, el Jefe de Área Técnica dispone las correcciones o acciones correctivas necesarias.
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4.-
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El Representante de la Dirección es el responsable de asegurar la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad por medio de la evaluación permanente de la política y los objetivos de la calidad. Seguimiento y medición del producto.
TR
La Unidad de Control de Calidad del SHOA mide y realiza el seguimiento de las características de las cartas y publicaciones náuticas para verificar que se cumpla con los requisitos establecidos y planificados.
O N
La evidencia de la conformidad con los requisitos de aceptación de las cartas y publicaciones náuticas se mantiene como parte de los procesos principales (operativos) del Sistema de Gestión de la Calidad.
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C
Los registros de verificación establecidos por la Unidad de Control de Calidad del SHOA, para cada uno de los procesos principales (operativos) indican los cargos responsables que autorizan la liberación del producto para la siguiente etapa de desarrollo.
TO
N
La validación y liberación final del producto en la etapa de diseño y desarrollo la realiza el Director del SHOA sólo una vez que se han cumplido satisfactoriamente los requisitos establecidos y se hayan efectuado todas las etapas de elaboración, revisión, verificación y validación del producto.
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La liberación del producto en la etapa de impresión, se realiza mediante las firmas de las personas responsables indicadas en las Actas de Entrega al Almacén de Cartas y Publicaciones. (Impresión Cartas Náuticas en Papel - P-PP-IM-01), (Impresión Publicaciones Náuticas en Papel - P-PP-IM-02) y en las Actas de Recepción de Cartas y Publicaciones Náuticas (Recepción de Material cartográfico en el Almacén Recepción y Almacén Cartas - P-AP-AL-03). La liberación final del producto para su distribución se realiza sólo una vez que se ha dado cumplimiento a lo establecido en los procedimientos: a.-
“Actualización de cartas náuticas en papel” (P-PP-AC-01).
b.-
“Actualización de publicaciones náuticas en papel” (P-PP-AC-02).
c.-
“Actualización de cartas náuticas electrónicas” (P-PP-AC-03).
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Control del producto no conforme.
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C.-
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D.-
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Las actividades relacionadas con la detección, identificación y emisión de registros donde se indica la disposición de los Productos No Conformes, están definidas en el Procedimiento “Control Producto No Conforme” (P-GC-CP-01). Análisis de datos.
TR
La operación y correcta implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, proporciona información que permite al Director del SHOA, evaluar la necesidad de realizar mejoras para aumentar su eficacia.
Estadísticas del grado de satisfacción de usuarios.
2.-
Conformidad con los requisitos del producto.
3.-
Estadísticas sobre las características de los procesos y los productos y las oportunidades para llevar a cabo Acciones Correctivas.
4.-
Estadísticas del resultado de la evaluación de proveedores críticos.
Mejora.
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C
1.-
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E.-
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Para el análisis de datos se utilizan herramientas estadísticas y la información resultante de las reuniones de Revisión por la Dirección y otras fuentes pertinentes, las cuales dicen relación con:
1.-
Mejora continua.
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El Director del SHOA es responsable de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, lo cual realiza mediante: a.-
Uso y revisión permanente de la Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad.
b.-
Análisis y evaluación de los resultados de las auditorias.
c.-
Análisis de datos.
d.-
Aplicación y seguimiento de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.
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Revisiones por la Dirección.
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e.-
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2.-
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Cada Jefe de departamento, división o sección, es responsable de proponer al Director la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad en sus respectivas áreas. Acción correctiva.
TR
El SHOA, determina e implementa acciones para eliminar y prevenir las causas que derivan en No Conformidades.
O N
El SHOA, mediante la implementación del Procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas” (P-GC-AC-01), se asegura que: Se revisan las No Conformidades.
b.-
Se determinan las causas de las No Conformidades.
c.-
Se evalúa la necesidad de adoptar acciones que aseguran que las No Conformidades no vuelvan a ocurrir.
d.-
Se determinan e implementan las acciones necesarias en relación a las No Conformidades.
O
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TO
Se registran los resultados de las Acciones Correctivas tomadas para eliminar las No Conformidades.
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e.-
C
a.-
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f.-
3.-
Se revisan las Acciones Correctivas tomadas en relación a las No Conformidades encontradas.
El Representante de la Dirección o quien el Director designe, es responsable de realizar el seguimiento de las Acciones Correctivas implementadas en el Sistema de Gestión de la Calidad con la finalidad de verificar su correcta implementación y efectividad en la eliminación de las causas de las No Conformidades.
Acción preventiva. El SHOA, determina e implementa acciones para eliminar y prevenir las causas que derivan en No Conformidades potenciales, siendo estas acciones apropiadas a los efectos de los potenciales problemas detectados.
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El SHOA, mediante la implementación del Procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas” (P-GC-AC-01), se asegura que: Se determinan las potenciales No Conformidades potenciales y sus causas.
b.-
Se actúa para prevenir la ocurrencia de las potenciales No Conformidades.
c.-
Se determinan e implementan las Acciones Correctivas necesarias en relación a las potenciales No Conformidades.
d.-
Se registran ejecutadas.
e.-
Se revisan las Acciones Correctivas tomadas en relación a las potenciales No Conformidades encontradas.
de
las
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resultados
Acciones
Correctivas
C
los
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a.-
ANEXOS. Anexo “A”:
Organigrama del SHOA.
Anexo “B”:
Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
M EN
IX.-
TO
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O
El Representante de la Dirección o quien el Director designe, es responsable de realizar el seguimiento de las Acciones Correctivas implementadas en el Sistema de Gestión de la Calidad con la finalidad de verificar su correcta implementación y efectividad en la eliminación de las causas de las potenciales No Conformidades.
D
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Apéndice 1 al Anexo “B”: Mapa de procesos de detalle.
Apéndice 2 al Anexo “B”: Descripción de los procesos.
Anexo “C”:
Registro de Control de Modificaciones.
Anexo “D”:
Objetivos de la Calidad.
ORGANIGRAMA DEL SERVICIO HIDROGRÁFICO Y OCEANOGRÁFICO DE LA ARMADA DE CHILE
- ENCARGADO SECRETARÍA GENERAL - ENCARGADO OFICINA PARTES SECRETARIA PROTOCOLAR
DIRECTOR
ASESOR JURÍDICO
- JEFE RELACIONES PUBLICAS - AYUDANTE RELACIONES PUBLICAS - ENCARGADO UNIDAD CONTROL DE GESTIÓN .
CONDESTABLE MAYOR
AYUDANTE SEGURIDAD Y CONDESTABLE ARTILLERO
- JEFE UNIDAD ISO 9001:2000 - REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL SGC - COORDINADOR DE LA CALIDAD ISO 9001:2000 - AUDITOR INTERNO ISO 9001:2000 - MONITOR DE CALIDAD
AYUDANTE ADMINISTRATIVO
SUBDIRECTOR -ENCARGADO DETALLÍA - AYUDANTE DETALLÍA
- JEFE UNIDAD CONTROL DE CALIDAD - REVISOR UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD
- JEFE OFICINA PERSONAL
O
- AYUDANTE OFICINA PERSONAL
JEFE ÁREA EDUCACIÓN
JEFE ÁREA SERVICIOS A TERCEROS
O LA D
JEFE AREA TECNICA
SECRETARIA
TRADUCTORA
SECRETARIA
ENCARGADA(O) CURSOS EXTRAINSTITUCIONALES
JEFE DIVISIÓN SONDAJE
ENCARGADO PLANETARIO
BIBLIOTECÓLOGA
TR
COORDINADOR DOCENTE
JEFE AREA LOGISTICA
ASESOR PEDAGÓGICO
O N
REVISOR BATIMÉTRICO
JEFE DIVISIÓN OCEANOGRAFÍA
REVISOR CARTOGRÁFICO Y FOTOGRAMÉTRICO
ENCARGADO CONTROL INVEST. CIENTÍFICA MARINA
REVISOR GEODÉSICO
C
PROFESORES
JEFE DIVISIÓN BORDE COSTERO
N
O
ALUMNOS
TO
JEFE DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES
JEFE DEPARTAMENTO HIDROGRAFIA
JEFE DEPARTAMENTO OCEANOGRAFIA
ENCARGADO COORDINACIÓN INTERNA INSTITUCIONAL
JEFE DIVISIÓN PLANIFICACIÓN TERRENO
JEFE DIVISIÓN INFONAV
SECRETARIO EJECUTIVO CONA JEFE SECCIÓN BOLETINES
JEFE SECCIÓN CARTOGRAFÍA NAVAL
JEFE SECCIÓN ACTUALIZACIÓN
JEFE SECCIÓN HORA OFICIAL
JEFE SECCIÓN TERRENO
JEFE ODM
ENCARGADO INFORMATICA DEPARTAMENTAL
SECRETARIA
O C
SECRETARIA
JEFE DIVISIÓN OPERATIVA
JEFE SECCION SERVICIOS
JEFE MAESTRANZA
JEFE DIVISION TECNICA
SECRETARIA
JEFE DIVISIÓN EDICIÓN PUBLICACIONES
JEFE DIVISIÓN IMPRENTA
EDITOR GRÁFICO
JEFE SECCIÓN PRE-PRENSA DIGITAL
JEFE SECCION CRETE
JEFE TALLER ELECTRÓNICA
DISEÑADOR GRÁFICO
JEFE CENDHOC
D
JEFE DIVISIÓN COORDINACIÓN EXTERNA INSTITUCIONAL
JEFE DEPARTAMENTO INVESTIGACION Y DESARROLLO
U
SECRETARIA SECRETARIA
SECRETARIA
M EN
JEFE DEPARTAMENTO OPERACIONES
JEFE DEPARTAMENTO
JEFE DEPARTAMENTO ABASTECIMIENTO (CF. RN. ZÚÑIGA )
DISEÑADOR MULTIMEDIA Y WEB
- ALBAÑIL
ENCARGADO BOLETINES
ENCARGADO RADIO-AVISOS
ENCARGADO CARTAS Y PUBLICACIONES RESERVADAS
ENCARGADO PUBLICACIONES SECRETAS
ENCARGADO ACTUALIZACIÓN CARTAS
ENCARGADO ACTUALIZACIÓN PUBLICACIONES
ENCARGADO TERRENO HIDROGRÁFICO
ENCARGADO GEODESIA
ENCARGADO TERRENO OCEANOGRÁFICO
MONITOREADOR AMBIENTAL
OCEANÓGRAFO TERRENO (GO 1 / GO 2)
JEFE SECCIÓN OCEANOGRAFÍA FÍSICA
JEFE SECCIÓN OCEANOGRAFÍA OPERATIVA
ENCARGADO OCEANOGRAFÍA Y VARIABILIDAD CLIMATICA
ENCARGADA PROYECTOS
ENCARGADO PROGRAMA MAREAS
JEFE TALLER ELECTRICIDAD
JEFE TALLER PRECISIÓN
OPERADOR RESTITUCIÓN ANÁLOGA
OPERADOR RESTITUCIÓN DIGITAL
FOTOINTERPRETE
PROCESADOR BATIMETRÍA MULTIHAZ
PROCESADOR BATIMETRÍA MONOHAZ
JEFE SECCIÓN PRENSA
PRENSISTA
JEFE SECCIÓN ENCUADERNACIÓN
JEFE CARPINTERÍA
ENCARGADOS TSUNAMI
ENCARGADO MANTENCION EQUIPOS OCEANOGRÁFICOS
ENCARGADO PROGRAMA CORRIENTES
JEFE SECCIÓN PROCESAMIENTO BATIMÉTRICO
ENCARGADO DEVENGACIONES E IMPUTACIONES
CORRECTOR DE PRUEBAS
ELECTRICISTA
JEFE MOVILIZACIÓN
JEFE SECCIÓN FOTOGRAMETRÍA
EDITOR AUDIOVISUAL
AYUDANTE PRECISIÓN
ENCARGADO PROGRAMA OLAS
JEFE DIVISIÓN PROCESO
ENCARGADO EGRESOS CONTABILIDAD Y RENDICIÓN CUENTAS
JEFE DIVISIÓN ALMACENES
ENCARGADO ADQ. EXTRANJERO, PASAJES, SEGUROS Y FOFI
ENCARGADO CONTROL CARTAS Y PUB. NÁUTICAS, MATERIALES Y CODE
ENCARGADO COMERCIO LOCAL Y FOFI
ENCARGADO ALMACEN RECEPCION
CONDUCTOR MILITAR
JEFE DIVISIÓN VENTAS
JEFE DIVISIÓN CONTABILIDAD NAVAL
ENCARGADO MATERIALES E INFORMÁTICA
MAESTRE VIVERES
ENCARGADO MENAJE Y EQUIPO GENERAL
ENCARGADO PAÑOL VIVERES SECOS Y VERDURAS
CALCULISTA GEODÉSICO
JEFE SECCIÓN NOMBRES GEOGRÁFICOS
EDITOR NOMBRES GEOGRAFICOS
JEFE SECCION CARTOGRAFIA NAUTICA EN PAPEL (CNP)
ENCARGADO INVENTARIO MATRIZ
ENCARGADO FONDOS Y BIENESTAR
ENCARGADO PAÑOL VÍVERES ESPEC. Y FRIGORÍFICO
ENCARGADO COBRANZAS Y CONTROL DEUDORES
ENCARGADO CONTROL CONSIGNATARIOS Y TELEPEAJES
ENCARGADO ALMACEN CENTRAL
CARTOGRAFO CNP
JEFE SECCIÓN PUBLICACIONES NAUTICAS
CARTOGRAFO CNE
DIAGRAMADOR PUBLICACIONES NÁUTICAS
PLANIFICADOR CARTOGRAFICO
ASESOR PUBLICACIONES NAUTICAS
ENCARGADO AUMENTOS STOCK CARTAS NAUTICAS
JEFE DIVISION INVESTIGACION Y PROYECTOS
JEFE DIVISION INFORMATICA
JEFE DIVISION ARCHIVOS
ADMINISTRADOR SERVIDORES Y REDES
ENCARGADO MAPOTECA Y BITÁCORAS
ADMINISTRADOR BASE DE DATOS
ENCARGADO INVENTARIO HARDWARE Y SOFTWARE
ENCARGADO FOTOTECA
WEBMASTER INTERNET
ENCARGADO SOPORTE HARDWARE Y SOFTWARE
ENCARGADO BASE DE DATOS Y DOCUMENTACIÓN
DESARROLLADOR APLICACIONES BASE DE DATOS CORPORATIVA (BDC)
ENCARGADO ALMACEN EXCLUIDOS
JEFE MAYORDOMOS CAMARAS
ENCARGADO ALMACÉN CARTAS Y DISTRIBUCIÓN
ENCUADERNADOR
ENCARGADO ACTIVO FIJO ENCARGADO PAÑOL GEODESIA
ENCARGADO PLANTA TELEFÓNICA
EDITOR BATIMÉTRICO
EDITOR FOTOGRAMÉTRICO WEBMASTER INTRANET
SASTRE
JEFE COCINA GENERAL
JEFE SECCIÓN PLANIFICACIÓN CARTOGRAFICA
JEFE SECCION CARTOGRAFIA NAUTICA ELECTRONICA (CNE)
PELUQUERO
ENCARGADO ADQUISICIONES NACIONALES
JEFE DIVISIÓN PRODUCCIÓN
JEFE SECCIÓN GEODESIA
ZAPATERO
DIAGRAMADOR
CARPINTERO
HIDRÓGRAFO TERRENO (GH 1 / GH 2)
ENCARGADO PRESUPUESTO
JEFE DIVISIÓN ADQUISICIONES
- GASFITER
JEFE TALLER OCEANOGRÁFICO ENCARGADO INSTRUMENTAL HIDROGRÁFICO
JEFE SECCIÓN PRE-PRENSA CONVENCIONAL
ANALISTA DE CUENTAS
ELECTRÓNICO - PINTOR
JEFE SECCIÓN OCEANOGRAFÍA QUÍMICA
DIAGRAMADOR
JEFE DIVISIÓN COMERCIAL
02
ENCARGADO LABORATORIO CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Anexo “A” Organigrama del SHOA
N° Revisión: 02
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ANEXO “B”
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TR
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MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
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MANUAL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO HIDROGRÁFICO Y OCEANOGRÁFICO DE LA ARMADA DE CHILE
USUARIOS DE CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS
C.D.C.N.N.
REQUERIMIENTOS POR CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL NUEVAS Y NUEVAS EDICIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SHOA
PROCESOS PRINCIPALES (OPERATIVOS)
PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN ACTIVIDADES HIDROCARTOGRÁFICAS Y OCEANOGRÁFICAS P-PP-PL-01 SITREP DE PRODUCCIÓN P-PP-PL-04
PROCESOS DE LA DIRECCIÓN
PLANIFICACIÓN AUMENTOS DE STOCK Y REIMPRESIONES P-PP-PL-03
PREPARACIÓN ESPECIFICACIONES CARTOGRÁFICAS P-PP-PL-02
PLANIFICACIÓN HIDRO CARTOGRÁFICA TRIENAL P-DI-PT-01
CAPTURA DE DATOS
POLÍTICA DE LA CALIDAD D-DI-PO-00
PROCESOS DE APOYO
CAPTURA DE DATOS HIDROGRÁFICOS P-PP-CD-01
PREPARACIÓN REQUERIMIENTOS CARTOGRÁFICOS – MAREAS Y CORRIENTES P-PP-CD-05
CORRECCIÓN VELOCIDAD DEL SONIDO EN SONDAJE I-PP-CD-01
ELABORACIÓN CARTAS NÁUTICAS EN PAPEL NUEVAS Y NUEVAS EDICIONES P-PP-EL-01
PROCESAMIENTO GEODÉSICO P-PP-PR-03
ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS P-GC-AC-01
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS
AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC P-GC-AI-01
ELABORACIÓN DERROTEROS P-PP-EL-06
ELABORACIÓN BOLETÍN P-PP-EL-11
ELABORACIÓN ALMANAQUE NÁUTICO P-PP-EL-09
ELABORACIÓN CARTAS NÁUTICAS ELECTRÓNICAS P-PP-EL-05
ESTUDIO NOMBRES GEOGRÁFICOS P-PP-EL-07
ADQUISICIONES P-AP-AD-01 P-AP-AD-02 P-AP-AD-03 P-AP-AD-04 P-AP-AD-05 P-AP-AD-06
RECURSOS HUMANOS P-AP-RH-01 P-AP-RH-02 P-AP-RH-03 P-AP-RH-04
O N
PROCESAMIENTO CORRIENTES P-PP-PR-05
IMPRESIÓN
C
IMPRESIÓN PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-IM-02
IMPRESIÓN CARTAS NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-IM-01
MEDICIÓN DE CORRIENTES CON ADCP REMOLCADO I-PP-CD-03
IMPRESIÓN CARTAS NÁUTICAS ELECTRÓNICAS P-PP-IM-03
TO M EN
CONTROL DE DOCUMENTOS P-GC-CD-02
D
CONFECCIÓN DE DOCUMENTOS P-GC-CD-01
O C
CONTROL DE REGISTROS P-GC-CD-03
VENTAS VENTAS P-PP-VE-01
INSPECCIÓN A CONSIGNATARIOS P-PP-VE-02
ACTUALIZACIÓN DISTRIBUCIÓN REPARTO GENERAL DE CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-DI-02
ACTUALIZACIÓN CARTAS NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-AC-01
ACTUALIZACIÓN PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-AC-02
DISTRIBUCIÓN CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-DI-01
DISTRIBUCIÓN CNE NAVAL Y POR CONVENIO P-PP-DI-04
DISTRIBUCIÓN CARTAS NÁUTICAS ELECTRÓNICAS P-PP-DI-03
ACTUALIZACIÓN CARTAS NÁUTICAS ELECTRÓNICAS P-PP-AC-03
SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS DE CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS
MANTENCIÓN P-AP-MA-01 P-AP-MA-02 P-AP-MA-03 P-AP-MA-04 I-AP-MA-01
SOPORTE INFORMÁTICO P-AP-SI-01 P-AP-SI-02 P-AP-SI-03
U
MEDICIÓN DE LA PERCEPCIÓN DE LOS USUARIOS P-GC-MP-01
ARCHIVO P-AP-AR-01 P-AP-AR-02
ALMACENES P-AP-AL-01 P-AP-AL-02 P-AP-AL-03 P-AP-AL-04
N
CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES P-GC-CP-01
INSTALACIÓN CORRENTÓMETROS FIJOS I-PP-CD-02
ELABORACIÓN TABLA DE MAREAS P-PP-EL-10
O
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
CAPTURA DE DATOS CORRIENTES P-PP-CD-02
ELABORACIÓN AUMENTOS DE STOCK PUBLICACIONES NÁUTICAS P-PP-EL-04
ELABORACIÓN AUMENTOS STOCK CARTAS NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-EL-03
DETERMINACIÓN DE CORRIENTES Y PLANOS MAREALES P-PP-EL-08
PROCESAMIENTO BATIMÉTRICO P-PP-PR-02
PROCESAMIENTO MAREAS P-PP-PR-04
PREPARACIÓN COMISIÓN OCEANOGRÁFICA DE CORRIENTES (IICC) P-PP-CD-04
ELABORACIÓN REIMPRESIONES CARTAS NÁUTICAS EN PAPEL P-PP-EL-02
O
PREPARACIÓN COMISIÓN HIDROGRÁFICA (IIHH) P-PP-CD-03
O LA D
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN P-DI-RD-01
ELABORACIÓN PROCESAMIENTO FOTOGRAMÉTRICO P.PP-PR-01
TR
OBJETIVOS DE LA CALIDAD DPO-DI-PO-00
PROCESAMIENTO
PEDIDOS DE CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL Y ELECTRÓNICAS
ENTREGA DE CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS EN PAPEL Y ELECTRÓNICAS
USUARIOS DE CARTAS Y PUBLICACIONES NÁUTICAS
02
Apéndice 1 al Anexo “B” Mapa de Procesos de Detalle
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O LA D
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
O
APÉNDICE 2 AL ANEXO “B”
TR
El SHOA mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad diseñado para mejorar continuamente la eficacia de sus procesos. El sistema ha sido planificado considerando la integración de procesos de la Dirección, de Gestión de la Calidad, de Realización del Producto y de Apoyo; todos orientados a proporcionar de manera coherente productos que satisfagan los requisitos de los clientes.
O N
Todos los documentos asociados a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran detallados en el “Listado Maestro de Documentos” (D-GC-CD-01). A continuación se describen los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad indicados en el Anexo “B” precedente.
1.-
C
PROCESOS DE LA DIRECCIÓN.
Comunicación con el usuario (plan trienal).
O
A.-
Política de la Calidad.
M EN
2.-
TO
N
El SHOA, implementa y mantiene una permanente comunicación con los usuarios de cartas y publicaciones náuticas a través del Comité Directivo Cartográfico Náutico Nacional – CDCNN, el cual recoge los requerimientos de los anteriores a través del Plan Trienal hidro-cartográfico, el cual sirve de base para elaborar los planes anuales de captura de datos y elaboración.
O C
U
La Política de la Calidad establece los lineamientos del SHOA con respecto a la calidad de los productos y servicios cartográficos náuticos entregados a la comunidad, como además con respecto a los recursos y medios disponibles para la consecución de lo anterior.
D
3.-
La Política de la Calidad es difundida a todo el SHOA y revisada para su continua adecuación.
Objetivos de la Calidad. Los Objetivos de la Calidad del SHOA se han extraído desde la Política de la Calidad estableciéndose en base a: a.-
Aumentar y modernizar la cobertura cartográfica náutica nacional.
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Cumplir con la producción de cartas y publicaciones náuticas.
c.-
mejorar la calidad de los productos y servicios de ayuda a la navegación.
d.-
Cumplir con el plan de capacitación del personal.
e.-
Aumentar el grado de actualización de la cartografía náutica nacional.
O LA D
Revisión por la Dirección.
O
b.-
TR
4.-
N° Revisión: 02
O N
El Director efectúa revisiones periódicas al Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de evaluar su consistencia, adecuación y eficacia respecto a los requisitos normativos y al logro de los Objetivos de la Calidad, lo anterior a través de reuniones programadas y coordinadas por el Representante de la Dirección.
O
C
Las Revisiones por la Dirección se realizan sobre la base de información relacionada con: Resultados de auditorias internas.
b.-
Retroalimentación de los usuarios.
c.-
Desempeño de los procesos y conformidad del producto.
d.-
Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.
M EN
TO
N
a.-
Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.
f.-
Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.
g.-
Recomendaciones para la mejora.
D
O C
U
e.-
Los resultados de la Revisión por la Dirección y los acuerdos derivados de esta actividad, son documentados a través de la emisión de un Acta de Revisión por la Dirección.
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PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 1.-
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O LA D
B.-
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O
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Confección y modificación de documentos.
2.-
TR
Se ha establecido como parte del Sistema de Gestión de la Calidad, un procedimiento documentado que establece las normas para la confección y modificación de los documentos, sean éstos procedimientos, listados de control o de otro tipo. Control y emisión de documentos.
C
O N
Se ha establecido como parte del Sistema de Gestión de la Calidad, un procedimiento documentado que establece las normas para el control de los documentos, sean éstos documentos nuevos del sistema o modificaciones a documentos previamente implementados y distribuidos.
Control de registros.
N
3.-
O
El control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA cumple con lo establecido en la cláusula 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000.
M EN
TO
Se ha establecido como parte del Sistema de Gestión de la Calidad, un procedimiento documentado que establece las normas para el control de los registros (registros de calidad), los cuales obedecen a un formato dependiente del área funcional en la cual se establecen. El control de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA cumple con lo establecido en la cláusula 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000.
Control de productos no conformes.
D
O C
U
4.-
El control de productos no conformes del Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA se establece a través de un procedimiento documentado que regula las acciones a seguir ante su aparición. Los productos no conformes deben ser tratados de acuerdo a lo señalado en el procedimiento documentado establecido para dichos efectos, pudiendo éstos provenir desde fuentes tales como reclamos de usuarios y procesos del sistema.
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5.-
O LA D
O
Los productos no conformes son tratados de acuerdo a la No Conformidad detectada, manteniéndose registro de ellos. Auditorias internas del Sistema de Gestión de la Calidad.
TR
El procedimiento documentado que regula la planificación e implementación de las Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA, establece los niveles de competencia, responsabilidad y tareas asignadas a cada uno de los participantes de las auditorias.
Acciones correctivas y acciones preventivas.
C
6.-
O N
Las Auditorias Internas obedecen a un proceso sistemático y planificado de análisis crítico del comportamiento y eficacia de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, debiendo ser ejecutadas de acuerdo a lo señalado en el procedimiento implementado para tales efectos.
Medición de la percepción de los usuarios.
TO
7.-
N
O
Se ha establecido como parte del Sistema de Gestión de la Calidad, un procedimiento documentado que establece las normas para el tratamiento de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas emanadas de las No Conformidades a los procesos y productos del sistema.
M EN
Se ha establecido como parte del Sistema de Gestión de la Calidad, un procedimiento documentado que establece un mecanismo para medir la percepción de los usuarios de los productos y servicios cartográficos náuticos.
U
La estrategia establecida en el procedimiento anterior se establece a través de una encuesta de productos y servicios distribuida por cada venta de cartas y/o publicaciones náuticas, la cual, de acuerdo a las instrucciones de dicha encuesta, debe ser enviada al SHOA para su procesamiento y análisis.
D
O C
8.-
Seguimiento, medición y análisis de datos.
El Sistema de Gestión de la Calidad del SHOA no contempla a la fecha un procedimiento documentado específico para el seguimiento, medición y análisis de los datos emanados de la encuesta de productos y servicios, no obstante, el Representante de la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad deberá seguir las pautas establecidas en el procedimiento de medición de la percepción de los usuarios para extraer la información más relevante que permita mejorar los productos y servicios y los procesos asociados al sistema.
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1.-
O
PROCESOS PRINCIPALES (OPERATIVOS).
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Planificación (operativa).
O LA D
C.-
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TR
El proceso de planificación anual contempla las actividades hidrográficas y cartográficas necesarias para la elaboración de la cartografía náutica en papel, cartografía náutica electrónica, publicaciones náuticas y la ejecución de comisiones hidrográficas y oceanográficas de terreno, todas necesarias para cumplir con el plan trienal hidro-cartográfico.
2.-
O N
El proceso de Planificación Cartográfica se desarrolla a partir del Plan de Actividades del SHOA – PACSHOA, y contempla la secuencia en que se desarrollan las diferentes etapas en la planificación operativa. Captura de datos.
TO
N
O
C
Los antecedentes para la elaboración de la carta se obtienen en las comisiones hidrográficas y oceanográficas. En terreno se efectúan las mediciones necesarias para iniciar el flujo cartográfico, se efectúa el apoyo geodésico para el control aerofotogramétrico, el levantamiento batimétrico, clasificación de campo, clasificación de fondeaderos, nombres geográficos y observaciones de mareas y corrientes.
M EN
El proceso de preparación de las comisiones hidrográficas y oceanográficas establece el mecanismo para el desarrollo de las Instrucciones Hidrográficas u Oceanográficas necesarias para la planificación de la captura de datos en terreno. Todas las etapas están descritas en los respectivos procesos, en los cuales se detallan las responsabilidades, variables, criterios y registros.
O C
U
El proceso de captura de datos describe la secuencia de las diferentes etapas en que se efectúan el proceso de obtención de la información que se utilizará en el desarrollo de las cartas náuticas. En los procedimientos respectivos se detallan las etapas y las responsabilidades, variables, criterios y registros.
D
3.-
Procesamiento. Este proceso comienza con la recuperación, desde la División Archivo y otras fuentes de origen, de los datos hidrográficos, fotogramétricos, geodésicos y oceanográficos, los cuales son verificados, transformados y editados con el fin de garantizar su adecuación previo a ser procesados, pudiendo ser rechazados si éstos no cumplen con los parámetros técnicos establecidos.
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O
Este proceso describe las etapas y actividades necesarias para realizar el procesamiento de la información que se utilizará en el desarrollo de las cartas náuticas. En los procedimientos respectivos se detallan las etapas y las responsabilidades, variables, criterios y registros.
La información resultante de los procesos anteriores es respaldada nuevamente en la Sección Archivo, quedando disponible para el proceso de Elaboración. Elaboración.
TR
4.-
O N
Este proceso describe la secuencia en que se desarrolla la elaboración de cartas náuticas de papel, cartas náuticas electrónicas y publicaciones náuticas.
C
El proceso comienza con la recuperación desde la División Archivo y otras fuentes de origen disponibles, de la información batimétrica, fotogramétrica y complementaria necesaria para la edición de las cartas.
N
O
La etapa de edición consiste en la utilización de la información anterior para la confección de la carta de acuerdo a las normas técnicas nacionales e internacionales establecidas y vigentes.
TO
En los procedimientos respectivos de elaboración se detallan las etapas y las responsabilidades, variables, criterios y registros de cada una.
M EN
La carta ya editada y validada por todos los estamentos técnicos del SHOA, es transformada en antecedentes de reproducción, los cuales pasan posteriormente a la etapa de Impresión. Los antecedentes utilizados en la edición de la carta, son respaldados en la División Archivo para su futura re-edición o utilización en otras cartas.
Impresión.
D
O C
U
5.-
El proceso de Impresión contempla la ejecución de los trabajos destinados a la impresión de las cartas y publicaciones náuticas requeridas. Parte de este proceso contempla el solicitar los insumos necesarios al Almacén Central del Departamento Abastecimiento y distribuir las tareas entre el personal a cargo.
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6.-
O LA D
O
Las etapas de este proceso se encuentran contenidas en los procedimientos respectivos, los cuales detallan las actividades necesarias para llevar a cabo este proceso de forma controlada. Venta.
O N
TR
En el proceso de Ventas se describe la entrega a través de venta directa, de consignatarios de Cartas y Publicaciones Náuticas, por canjes con países miembros de la Organización Hidrográfica Internacional (OHI), solicitudes de entrega de estos mismos productos para trabajo en el SHOA o para ser entregados a usuarios externos a través de la Oficina de Relaciones Públicas y el proceso de entrega de Cartas y Publicaciones Náuticas con cargo al crédito asignado por el SHOA a las Unidades y Reparticiones de la Armada.
C
El proceso para realizar las revistas de inspección anual a consignatarios de Cartas y Publicaciones Náuticas producidas por el SHOA, se describe en el procedimiento respectivo. Actualización.
O
7.-
TO
N
La actualización de las cartas y publicaciones náuticas es un proceso posterior al proceso de impresión tendiente a entregar al usuario las cartas y publicaciones náuticas que edita el SHOA debidamente corregidas y actualizadas conforme con los Avisos a los Navegantes que se publican mensualmente a través del Boletín de Noticias a los Navegantes.
8.-
M EN
Las etapas de este proceso se encuentran contenidas en los procedimientos respectivos, los cuales detallan las actividades necesarias.
Distribución.
D
O C
U
La distribución de las cartas y publicaciones náuticas se efectúa a través del Departamento Abastecimiento. Las etapas están descritas en los procedimientos de distribución establecidos para tales efectos, en los cuales se detallan los criterios y registros de control para cada una de las etapas.
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1.-
O
PROCESOS DE APOYO.
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Archivo.
O LA D
D.-
N° Revisión: 02
TR
Es una unidad de información que actúa como nexo administrativo en las diferentes etapas de elaboración de las cartas y publicaciones náuticas; y al cual corresponde preservar y custodiar la documentación original de terreno y de procesamiento de la información hidrográfica, oceanográfica y cartográfica. Para esto, el requirente llena un formulario en la Intranet, en el cual se individualizan las informaciones y datos requeridos.
2.-
O N
Las etapas están descritas en los procedimientos respectivos que detallan los criterios y registros de control para cada una de las actividades. Almacenes.
N
O
C
Los suministros y materiales adquiridos por el SHOA son almacenados en la Almacén Central dependiente del Departamento Abastecimiento, lugar en el que se mantienen ordenados y dispuestos para ser ocupados en los procesos productivos.
TO
Para esto, el requirente llena un formulario en la Intranet en el cual se individualizan los insumos solicitados.
3.-
M EN
Las etapas están descritas en los procedimientos de entrega y recepción los cuales detallan los criterios y registros de control. Adquisiciones.
D
O C
U
Posterior a la aceptación de la oferta por parte del proveedor, el SHOA planifica y realiza la compra de los suministros y materiales requeridos por la instancia técnica respectiva. Las principales etapas del proceso dicen relación con solicitud de cotización y adquisición, emisión de la orden de compra, recepción y revisión de la factura emitida por el proveedor, las cuales están descritas en los procedimientos respectivos que detallan las responsabilidades, variables, criterios y registros. Los proveedores de materiales y servicios considerados críticos son seleccionados, evaluados y re-evaluados de acuerdo a los criterios establecidos para tales efectos, siendo esta actividad responsabilidad del Jefe Departamento Abastecimiento y del Representante de la Dirección.
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Recursos humanos.
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O
4.-
N° Revisión: 02
O LA D
La capacitación constante del personal del SHOA permite mantener un nivel de competencia adecuado a las labores que desempeñan.
TR
Las actividades de capacitación se orientan a cubrir los niveles de competencia definidos en los Perfiles de Cargo o a proporcionar formación adicional. Para ello, se elabora un programa de capacitación anual y se coordinan capacitaciones internas puntuales, cuando se requieran.
Mantención.
C
5.-
O N
El Jefe Oficina Personal mantiene los registros de competencia del personal y coordina las actividades de contratación, evaluación e inducción del personal, siendo el proceso de capacitación responsabilidad del Área Educación del SHOA.
TO
N
O
Los equipos oceanográficos, hidrográficos, maquinas y herramientas que se utilizan en los procesos, como las instalaciones del SHOA, se someten a una adecuada mantención, de manera que se encuentren en buenas condiciones para ser usados, y con ello, contribuir a que la elaboración de las cartas y publicaciones náuticas se efectúe en óptimas condiciones.
Soporte informático. Todo lo concerniente a este ítem es de gran importancia para el buen desempeño del SHOA, por cuanto los procesos principales para el desarrollo de la carta náutica de papel y electrónica y publicaciones náuticas se realiza a través de este medio, obteniendo y guardando información recibida de los usuarios, además de la información desarrollada internamente, ambas orientadas a lograr la mayor eficiencia en el desarrollo de los productos.
D
O C
U
6.-
M EN
Para ello, se han definido procedimientos de mantención de maquinas, herramientas y equipos en los cuales se señalan las frecuencias y responsabilidades para llevar a cabo estas actividades de forma controlada.
Para garantizar el funcionamiento continuo de los equipos computacionales y sus sistemas utilizados en los procesos técnicos y logísticos del SHOA, se han desarrollado procedimientos de soporte de hardware y software, de recepción de equipamiento computacional y de entrega de equipamiento computacional, los cuales detallan las responsabilidades, variables, criterios y registros de control necesarios.
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O LA D
ANEXO “C” REGISTRO DE CONTROL DE MODIFICACIONES Número Revisión
Fecha
Modificaciones Realizadas
- Definición de la Responsabilidad y Autoridad del Subdirector. 01
02/01/08
02
- Se incluye Anexo “C” Objetivos de la Calidad. - Modificación del Mapa de Procesos. - Se modifica Mapa de Procesos de Detalle. - Se corrige en general el texto. - Punto VII, letra E, N°4, Propiedad del Cliente, se modifica texto en el cual se explicita su exclusión del SGC. - Apéndice 2 al Anexo “B”, letra A, N°3, Objetivos de la Calidad, se reemplaza texto de acuerdo a objetivos modificados. - Se reemplaza Anexo “D” Objetivos de la Calidad. Se agrupan objetivos de cumplimiento productivo de cartas y publicaciones náuticas. - Se amplía descripción de V-D-2-a (Planificación del SGC), detallando los procesos del sistema. - En I-A se cambia Representante Legal a CN Sr. Cristián SORO Korn.
D
O C
U
M EN
TO
N
O
C
O N
TR
16/10/07
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N° Revisión: 02
REF: M-GC-MC-00
D
O C
U
M EN
TO
N
O
C
O N
O LA D
TR
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
O
ANEXO “D”
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