PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONCLUSIÓN POR PROCEDIMIENTO ABIERTO DE UN ACUERDO MARCO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJESALAFUNDACIÓNUNIVERSIDADͲEMPRESADEVALENCIA 1.
INTRODUCCIÓN La Fundación UniversidadͲEmpresa de Valencia (en adelante “ADEIT” o “la Fundación”) es una organización, con personalidad jurídica propia, promovida por el ConsellSocialdelaUniversitatdeValènciaen1989,cuyoobjetivoes,porunlado,que la sociedad aproveche las capacidades de la Universidad y, por otro, servir de cauce paratrasmitiralaUniversidadlasnecesidadeseinquietudesdelasociedadengeneral ylasdelossectoresproductivosenparticular. EntrelosfinesdelaFundaciónseencuentranlapromociónyrealizacióndeactividades dedistintanaturalezaorientadasa:
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Formación,especializaciónyreciclajedeuniversitariosyprofesionales. Prácticas de estudiantes universitarios en entidades y empresas de la Comunitat ValencianayenlasdeotrospaísesdelaUniónEuropea. x Asesoramientoparalabúsquedadeempleoolacreacióndeempresas. x Difusióndelaculturaemprendedora. x Apoyoalainnovaciónyalatransferenciadetecnologíayconocimiento. x Gestiónyparticipaciónenproyectoseuropeos. El29dejuniode2015,elPatronatodeADEITacuerdamodificarsusestatutosconla finalidaddeconvertirseenmediopropiodelaUniversitatdeValència.Así,ADEITpasa aformarpartedelsectorpúblicouniversitario. El31dejuliode2015,laUniversitatdeValènciaotorgaaADEITdosencomiendasde gestiónparaeldesarrolloygestióndelasprácticascurricularesyextracurricularesyla gestión económicoͲadministrativa de los títulos propios de postgrado. Dichas encomiendascomienzanel1deseptiembrede2015. 2.
OBJETODELACUERDOMARCO SehapropuestoutilizarlafiguradelAcuerdoMarcoprevistaenelartículo196a198 delTextoRefundidodelaLeydeContratosdelSectorPúblico(enadelante“TRLCSP”) conelfindefijarlascondicionesaquehabrándeajustarseloscontratosdeservicio deagenciadeviajesquepretendaadjudicarADEITduranteunperíododeterminado.
Enestesentido,ADEITgestionaunagrancantidaddeactividadesenformadecursos, congresos,diplomas,talleres,seminariosydemásactividadesformativas.Dentrode estas actividades, el servicio de gestión de viajes y emisión de billetes, además de otros servicios adicionales, como la gestión y reserva de alojamiento y alquiler de vehículosparaprofesorado,tutores,ponentesyasistentes,esunadelasnecesidades
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recurrentes a cubrir. A ello se suman las necesidades de idéntica naturaleza que, derivadasdelejerciciodesuactividad,puedatenerelpersonaldelaFundación. Así,elobjetodeestepliegoesestablecerlascaracterísticastécnicasquedeberánregir en la prestación del servicio de agencia de viajes, es decir, asistencia, gestión, mediación y contratación de viajes, y otros servicios de carácter complementario propios del ámbito de actuación de la agencia de viajes como pueda ser alquiler de coches, gestión y reservas de alojamiento y otros servicios similares que requiera ADEITenelejerciciodesuactividad. Enelcitadoprocedimientosepretendeseleccionarunmáximodecinco(5)Agencias de Viajes, realizándose la adjudicación de las cinco que mejor puntuación obtengan porlaaplicacióndeloscriteriosdevaloraciónprevistosenelapartado13delCuadro deCaracterísticas. Las agencias de viajes seleccionadas y que formen parte del acuerdo marco deberán prestarsusserviciosatendiendoalostérminosycondicionesindicadosenelPliegode CondicionesdeContrataciónyenelpresentepliego,asícomoensuoferta. LaFundaciónsereservaelderechodecontratardirectamentedeterminadosservicios con compañías de transporte y/o establecimientos hoteleros u otro tipo de alojamiento (colegios mayores, residencias, apartamentos), especialmente aquellos serviciosconposibilidaddecontrataciónonͲlinequeporcuestióndeprecio,urgencia deltrámite,y/oagilidadenlagestión,procedacontratarlosdirectamente. 3.
ALCANCEYOBLIGACIONESDELACUERDOMARCO
3.1.
TramitacióndelosServicios La adjudicataria proporcionará a ADEIT los billetes que solicite para las fechas y destinos concretados. La Fundación comunicará, con antelación suficiente, tanto las fechasydestinoscomolaclasedebilletesrequeridos. Enelsupuestodequenoexistanplazasparalosdestinos,fechasyclasessolicitados,la agenciadeviajeadjudicatariadeberáproponeralaFundaciónsolucionesalternativas. Laadjudicataria,antesderealizarcualquierreservadeberáinformaralaFundaciónde las posibles opciones de compañía aérea (incluyendo compañías “low cost”) tarifa, escalas, etc., proponiendo en su caso las mejores opciones para el cliente. Una vez confirme la reserva, la adjudicataria entregará los billetes debidamente cumplimentadosenellugarqueleindiquelaFundación. Paralossupuestosdecancelacionesocambiosdefecha,destinooclaseseestaráalo quecadacompañíatengaestablecidoenfuncióntantodelosplazosdecancelacióno variación como de la clase de billete. No obstante, la agencia de viajes adjudicataria deberáinformarantesdelaconfirmacióndelareservadelascondicionesqueenese casorijansobreestosaspectos.
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Si la Agencia adjudicataria cometiera un error en la compra o reserva de un determinado servicio, deberá hacerse cargo del 100% del coste que pudiera suponer asícomodelaumentoquepudierasuponerenelcostefinaldelservicio. Corresponderá a la Agencia de viajes adjudicataria la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realizacióndelservicio. Enlossupuestosdeviajesapaísesquerequieranvisadoocualquierotrodocumento extraordinario, además de los documentos de identidad o pasaportes, la agencia de viajesadjudicatariaseresponsabilizarádesuobtención,conelcargoqueencadacaso corresponda. Asimismo,cuandolasautoridadessanitariasespañolasolaOrganizaciónMundialdela Salud aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios en determinados países, informarán puntualmente y por escrito al peticionario de la reserva. Laagenciadeviajesadjudicatariaproporcionarálosmedioshumanosconlaformación necesariaparaatendersusobligaciones,ymaterialessuficientesparaquecumplalos finesaqueestádestinada. La agencia de viajes adjudicataria habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por la Fundación ADEIT, dentro del áreadesurespectivacompetencia. Se deberá garantizar la atención de pedidos a los usuarios autorizados por la Fundaciónatravésdediversosmedios,preferentementecorreoelectrónico. En todo caso, el alojamiento, transporte, manutención, etc. encargado deberá efectuarse no sólo en condiciones dignas sino optimizando niveles de calidad en relaciónconlasofertasdisponiblesylospreciosdelmercado. 3.2.
CondicionesGeneralesderealizacióndelservicio
3.2.1. Horario LaAgenciadeviajesadjudicatariaprestaráelserviciodeformaregularycontinuada, delunesaviernes,enelhorariohabitualdeoficinamínimode9:00a19:00horas,en lasucursaluoficinaqueseindiqueenlaoferta. La Agencias de viajes adjudicataria deberá contar con un teléfono de asistencia para las incidencias que pueda sufrir el usuario directo del servicio contratado en cada momento y/o personal de la Fundación designado responsable de la tramitación del servicio.Esteservicionosupondráuncosteadicional. Dichoteléfonoseráfacilitadoalusuarioconcadacontratacióndelservicio. 3.2.2. Servicio24horas Sevaloraráunserviciodeatención24horas/365díasalaño(festivosincluidos),aser posibleunserviciopropioynosubcontratado,trilingüevalenciano/español/inglés,sin 3
coste adicional, con capacidad para realizar cambios, modificaciones o cancelaciones delosserviciosencargadosalaagenciaadjudicataria. LoscriteriosdevaloraciónsecontemplanenelPliegodeCondicionesdeContratación yenelapartado13delCuadrodeCaracterísticasanexoalmismo. 3.2.3. Otrosservicios Asimismo,lasagenciasadjudicatariasdeberánprestarotrosservicioscomplementarios a petición del departamento solicitante. Estos servicios pueden concretarse en serviciosdealojamiento,rentacar,etc. La agencia adjudicataria deberá facilitar al solicitante varias alternativas disponibles queseajustenalascaracterísticassolicitadasindicandoelpreciooficialdecadaunade ellasyposiblesdescuentos,condicionesetc. Alavistadelasdiversasalternativas,elsolicitantecomunicaráalcontratistalaopción elegida. Enrelaciónalasreservashoteleras,lasempresasadjudicatariaspondránadisposición delpersonaldelaFundación,aquellastarifasespecialmenteestablecidasparaclientes de empresa o instituciones por las principales cadenas hoteleras y cuantas otras existanencadamomentoenelmercado. Enrelaciónalserviciodecochesdealquiler,cuandoserequieraesteservicio,éstese efectuaráenlasmejorescondicionesdeprecio,yseguridad. 3.3.
Lugardeprestacióndelservicio Laprestacióndelserviciodeberárealizarseenlasoficinasdelaempresaadjudicataria, enlasucursaluoficinaqueseindiqueenlaoferta.Noobstante,sifueranecesario,la empresadeberáentregarenlasoficinasdelaentidadcontratantelosbilletesybonos enelmenortiempoposibledesdesuemisiónysincargoalguno.
3.4.
ModificacionesͲanulaciones La empresa adjudicataria que realice el servicio tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación solicitada por el departamento correspondiente se resuelva de la manera más satisfactoria para los intereses de la Fundación. Asimismo,laAgenciadeberáinformarenelmomentodelareservasobrelosgastoso costesquesegeneraránanteposiblescambiosoanulacionesdelserviciopropuesto.
3.5.
Personalyequipohumano Lasempresasseleccionadasdesignaránun“gestordecuenta”paralasrelacionescon laFundaciónyresolucióndeincidenciasquepuedansurgirenelfuncionamientode losservicioscontratados. Laempresaadjudicatariaaportaráparalaprestacióndelservicioelpersonalnecesario con la cualificación técnica adecuada, altamente profesional y experimentado, 4
designando una persona que será el responsable máximo de todos los servicios que seancontratadosporlaFundación,pudiendoasignarsediferentespersonasenfunción del departamento y características del servicio solicitado. Estas personas se relacionaránconlosinterlocutoresdesignadosporlaFundaciónencadadepartamento yresolveránlasincidenciasquepuedansurgirdelfuncionamientopuntualeinmediato delservicio. La agencia adjudicataria es responsable de la disciplina de su personal, resultando responsable de los daños y perjuicios que dicho personal pudiera ocasionar en la ejecucióndecontrato,noexistiendoningunarelaciónlaboralentredichopersonalyla Fundación. 3.6.
Ofertadelosserviciosmáseconómica La gestión de la prestación se realizará, en todos los casos, bajo el principio de proponerlasopcionesyalternativasqueresultenmásventajosasparalaFundación,y en particular, en lo económico a no ser que el departamento proponente eleve una peticiónexpresayconcretaacercadeunitinerario,compañía,otrayectoconcretoque respondaaotrasexigencias.
3.7.
Herramientasysistemasdegestión La empresa adjudicataria deberá asegurar que el trabajo se lleva a cabo con las herramientas y sistemas de gestión más adecuados existentes en el mercado que garanticenlamáximaeficienciayseguridadenlagestión.
3.8.Ͳ Seguros La adjudicataria deberá disponer de una póliza de responsabilidad civil, para cubrir cualquierresponsabilidadderivadadelcumplimientodelserviciodebiendogarantizar, dichapóliza,unmínimode300.000€porsiniestroyanualidad. Adicionalmente, deberá contar con los seguros necesarios para dar cobertura a los riesgos derivados del servicio, debiendo especificar en la oferta la descripción de los tipos de seguros de viajes con que cuenta, sin coste adicional para el viajero, y coberturas de los mismos incluyendo ámbito de cobertura mundial (seguro de accidentes de viaje, seguro de asistencia de viaje, etc.). En todo caso, el seguro de accidentesdeviajedeberácumplircomomínimolossiguientesrequisitos: Ͳ
Fallecimiento:cantidadaseguradaporsiniestro30.000€
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Invalidez:cantidadaseguradaporsiniestro30.000€
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Gastosmédicos:cantidadaseguradaporsiniestro6.000€
Elsegurodeaccidentesdeviajedeberácubrirlosriesgosdesdeeliniciodelviajehasta suterminación. 5
3.9.Ͳ Agilidadderespuesta Todos los servicios serán atendidos y contestados en menos de 4 horas desde su petición,salvopeticionesparaviajesconmásdedossemanasdeantelaciónqueserán contestadosenunplazomáximoaproximadode48horas. 3.10.Ͳ Informes El adjudicatario deberá proporcionar a la Fundación y concretamente a cada departamento solicitante, informes periódicos sobre las gestiones llevadas a cabo sobrelosserviciosqueéstosleshayanencomendado. Los informes deberán contener información acerca del gasto (costes medios por producto,gestión,etc.)yotrainformacióncomplementariaqueresultedeinterés. 4.
AUTORIZACIONES El contratista deberá disponer de todas las autorizaciones y licencias administrativas necesariasparaeldesarrollodesuactividad,siendoellalaúnicaresponsableantelas compañías de transporte, hoteles y empresas de alquiler de vehículos con la que subcontratelaprestacióndelservicioobjetodelcontrato.
5.
CONDICIONESDEFACTURACIÓNYPAGO Las agencias que resulten adjudicatarias del contrato remitirán al final de cada mes una relación de todos los servicios prestados en ese período y para cada Departamento/proyecto con el importe de cada uno de ellos y el desglose de los gastos de gestión aplicados y el IVA correspondiente a cada servicio. La relación de servicios facturados debe aportar el máximo detalle de cada uno de ellos, debiendo incluir entre otra información acerca del servicio realizado: origen Ͳ destino, persona querealizaeldesplazamiento,fecha,establecimientodondeserealizaelalojamiento, númerodereferenciadelbillete,mediodetransporteycompañía. Porreglageneral,elDepartamentoquehayagestionadoelserviciorevisaráelinforme (ofacturaproforma),dandotrasladodelasposiblesdiscrepanciasquepudieransurgir. EnloscasosqueasílorequieraADEIT,sepodráalterarparacasosconcretoselsistema defacturación. Respecto a los descuentos establecidos en las ofertas de los adjudicatarios sobre el volumentotaldefacturaciónporlaprestacióndeservicios(viajes,hoteles,etc.),con carácteranualserealizaráunaliquidaciónalosefectosdedeterminarelvolumentotal defacturaciónyelimportecorrespondientealdescuentoestablecidoenlaofertadel adjudicatario. Realizada la liquidación, ADEIT procederá a emitir la correspondiente factura, debiendo el adjudicatario abonarla dentro de los treinta días siguientes a la fechadefactura. Lascondicionesdepagoyfacturaciónseencuentrancontempladasenelapartado19 delCuadrodeCaracterísticas. 6
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CONFIDENCIALIDADYPROTECCIÓNDEDATOS Sinperjuiciodelodispuestoenlacláusula16.2.5y16.2.9delPliegodeCondicionesde Contratación,lainformacióndecarácterpersonalfacilitadaporlaFundaciónsobrelas personasusuariasdelservicioacontratar,seráúnicayexclusivamenteutilizadaporla empresa adjudicataria para este fin y para proporcionar una mejor asistencia, no permitiéndose que la misma sea utilizada para fines distintos, ni entre empresas del mismogrupo,sinelconsentimientoprevioyporescritodesutitular. La empresa adjudicataria, en relación con aquellos ficheros que contengan datos de carácterpersonalalosquepudierateneracceso,secomprometealcumplimientode loestablecidoenlaLeyOrgánica15/1999de13dediciembredeProteccióndeDatos deCarácterPersonalencuantoa:
7.
Notratarlosdatospersonalesobtenidosparafinesdistintosalosquefigurenen elacuerdomarco,nicederlosnicomunicarlosaúnparasumeraconservación.
Guardarsecretoprofesionalrespectodelosmismos.
Adoptar las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración,tratamientooaccesonoautorizado,deconformidadconlanormativa vigentedeProteccióndeDatosdeCarácterPersonal.
PRECIOMÁXIMO El precio máximo por tipo de servicio de gestión por la emisión de los siguientes billetesseráeldetalladoacontinuación: TIPOSERVICIO
SERVICEFEE/Preciomáximo poremisión
AéreoNacional
12,00€
AéreoContinentalͲEuropa
12,00€
AéreoIntercontinental
12,00€
Autocares/Tren/Ferry(soloidaoidayvuelta) Devolucióndetasas
5,00€trayecto 15,00€
SeentenderánoincluidoenestospreciosdegestióneltipodeIVAvigenteexceptoen losbilletesintercontinentales. No se aplicará fee o gastos de gestión por cambios o modificaciones de billetes no emitidos, ni por reembolso. Tampoco por la gestión de reserva de servicios complementarios(rentacar,hoteles,etc.). LadocumentaciónaincluirenlosSOBRES2y3paralavaloracióndelasofertasconsta enelCuadrodeCaracterísticasanexoalPliegodeCondicionesdeContratación. 7
