Uso de EasyGantt a nivel de Proyectos [Asunto]

Uso de EasyGantt a nivel de Proyectos

Contenido Control de cambios ............................................................................................................................. 3 EasyGantt a Nivel de Proyecto ............................................................................................................ 4 1.

Como se muestran los Hitos en Easy Gantt ............................................................................ 5

2.

Baselines del proyecto ............................................................................................................ 6

3.

Ruta crítica del proyecto ......................................................................................................... 7

4.

Visualización de tareas „Padre-hijo“ ....................................................................................... 8

5.

Mover tareas con o sin sub-tareas .......................................................................................... 9

6.

Arrastrar y soltar relaciones con demora................................................................................ 9

7.

Tipos de relaciones de tareas en Easy Gantt......................................................................... 10

8.

Situaciones esquemáticas de relaciones de tareas ............................................................... 11

9.

Nueva tarea e hito desde Gantt ............................................................................................ 11

10. Arrastrar y soltar Actualización de la sincronización de tareas (Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Duración, Finalización) ............................................................................................ 12 11.

Arrastrar y soltar del calendario de los hitos .................................................................... 12

12.

Arrastrar y soltar la clasificación de las tareas a los hitos ................................................. 13

13.

Zoom de la línea de tiempo del proyecto (Días, Semanas, Meses) .................................. 14

14.

Botón de retroceso (deshacer).......................................................................................... 14

15.

Tareas Filtros y opciones Arriba de Gantt ......................................................................... 14

16.

Opciones de exportación .................................................................................................. 14

17.

Cómo usar Herramientas .................................................................................................. 15

18.

Cómo utilizar el botón Problemas ..................................................................................... 15

19.

Cómo se ordenan las tareas en Easy Gantt ....................................................................... 16

20.

Contraer todos los proyectos, hitos y tareas de los padres .............................................. 16

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Uso de EasyGantt a nivel de Proyectos

Control de cambios Fecha

Asunto

Responsable

Versión

16/06/2017

Creación de documento

Marcelo Cabello

0.9.1

05/07/2017

Publicación de documento

Marcelo Cabello

1.0

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EasyGantt a Nivel de Proyecto Ahora, echemos un vistazo a Easy Gantt a nivel de proyecto. Antes de poder acceder a él desde un proyecto, debe activar el módulo en particular en la configuración del proyecto como se muestra en la imagen de abajo (ver Figura 1)

Figura 1

El uso de la funcionalidad a nivel de proyecto es una mejor opción para los usuarios que necesitan trabajar en el proyecto en particular para que no haya necesidad de ver todo el árbol del proyecto como global. Otra diferencia es que Easy Gantt a nivel de proyecto es más personalizable, ya que puede cambiarse fácilmente entre varios tipos de vista, como por defecto, líneas de base y ruta crítica. Si abre un proyecto principal en Easy Gantt, sus subproyectos y tareas se muestran además del proyecto seleccionado (ver Figura 2)

Figura 2

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1. Como se muestran los Hitos en Easy Gantt Un hito abierto siempre se muestra bajo el proyecto en particular donde se define. Además, se muestra un hito abierto sobre las tareas visibles que están vinculadas al hito. Esto también se refiere a la situación cuando un hito se comparte con más proyectos que incluyen tareas relacionadas con el hito en otro proyecto. Los hitos cerrados sólo se pueden encontrar en Ajustes> Hitos del proyecto.

Figura 3

Seleccione: • • • • •

No compartir: El hito sólo se muestra en el proyecto en el que se creó. Con subproyectos: El hito se muestra en el proyecto en el que fue creado y en todos sus subproyectos. Con la jerarquía del proyecto: El hito se muestra en el proyecto en el que fue creado, en sus matrices (hasta el proyecto principal) y en sus subproyectos. Con el árbol de proyectos: El hito se utiliza en el proyecto en el que fue creado, y en todos los proyectos que pertenecen a su proyecto principal. Con todos los proyectos: El hito se utiliza en todos los proyectos.

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Figura 4

2. Baselines del proyecto En la gestión de proyectos, una línea de base es el plan original del proyecto. Este plan original se visualiza para compararlo con el plan actual del proyecto. Easy Gantt PRO ofrece esta característica de resaltar el plan de línea de base. El plan de línea de base no cambia cuando se edita el programa. El gráfico de Easy Gantt le permite crear más líneas de base que funcionan como las instantáneas del plan del proyecto. Antes de comenzar a utilizar Baselines, debe habilitar el módulo en la configuración del proyecto, tal como se muestra en la imagen de abajo (ver Figura 4)

Figura 5

Ahora, regrese a Easy Gantt y encontrará el botón Baselines en la esquina superior derecha del gráfico. Haga clic en él, seleccione Crear e ingrese el nombre de su línea de base. A continuación, verá que todas las tareas (ediciones) e hitos (versiones) en el gráfico de Gantt se han dividido en dos, donde los superiores son los actuales y los inferiores son los originales desde el momento de la creación de la línea de base. De esta manera usted tiene una gran visión general de todos los cambios de tiempo que hizo en cualquier momento (ver Figura 6)

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Figura 6

Además de la representación gráfica de las líneas de base en una línea de tiempo, también puede encontrar información sobre la fecha de inicio de la línea de base y la fecha de vencimiento dentro de las columnas de información específicas del lado izquierdo de la línea de tiempo (como se ilustra a continuación). Esta información adicional será útil cuando necesite comparar las fechas de inicio y fechas de vencimiento actuales con el plan original o línea base (ver Figura 7).

Figura 7

3. Ruta crítica del proyecto Un camino crítico es una secuencia de tareas (cuestiones) que no pueden retrasarse o bien el proyecto entero se retrasaría. Además, muestra el tiempo más corto que el proyecto puede ser completado. Una tarea dentro del proyecto se considera crítica si su fecha de vencimiento no puede retrasarse ya que afectaría directamente a la fecha de finalización del proyecto. Easy Gantt PRO muestra esta secuencia después de hacer clic en el botón "Ruta Crítica". Una actividad en el camino crítico no se puede iniciar hasta que su actividad predecesora esté Página 7 de 17

Uso de EasyGantt a nivel de Proyectos completa; Si se retrasa por un día, todo el proyecto se retrasará por un día a menos que la actividad posterior a la actividad retrasada se complete un día antes. Para el correcto funcionamiento de un camino crítico, el proyecto debe tener sólo 1 tarea de inicio y 1 de finalización y las tareas deben estar conectadas con las relaciones (ver Figura 8).

Figura 8

4. Visualización de tareas „Padre-hijo“ Arrastre una tarea haciendo clic en su símbolo de flecha y suéltelo en cualquier otra tarea, convirtiéndola inmediatamente en una subtarea de la tarea seleccionada. El mismo patrón es aplicable a proyectos y subproyectos. Además, de esta manera puede mover rápidamente las tareas de un proyecto o hito a otro. Las tareas de los padres se visualizan en el gráfico de Gantt con sus puntos de interrupción característicos como se muestra en la imagen a continuación (ver Figura 9).

Figura 9

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5. Mover tareas con o sin sub-tareas Las tareas y subtareas móviles en Easy Gantt se pueden realizar por cada una de forma independiente o se puede mover todo el árbol de tareas principal de una vez (es decir, la tarea principal con sus subtareas). El primer caso ocurre cuando se expande una tarea principal (o hito con tareas asociadas) para que pueda ver la lista de subtareas y moverse con cada una por separado. El segundo caso ocurre cuando una tarea principal (o hito con tareas asociadas) se contrae para que no pueda ver la lista de subtareas. Al mover una tarea principal colapsada (o hito con tareas asociadas), sus subtareas se mueven simultáneamente.

6. Arrastrar y soltar relaciones con demora Las tareas relacionadas se pueden vincular simplemente mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar. Cambie al modo de edición y al mover el cursor sobre una tarea, aparecen las funciones de ajuste. Mueva el ratón hasta el final de una tarea, haga clic en el semicírculo rojo y mantenga pulsado. Ahora arrastre a otra tarea y déjelo allí. Las dos tareas diferentes sólo se convierten en tareas relacionadas con el tipo de predecesor / seguidor de la relación. Establecer el retraso no es más complicado. Simplemente haga clic en la línea que conecta las tareas e introduzca el retardo, es decir, el número mínimo de días laborables entre la fecha de vencimiento del predecesor y la fecha de inicio del seguidor. Tenga en cuenta la siguiente opción en la configuración de Gantt, que permite establecer si los días no laborables se cuentan en relación con el retraso o no. Cuando la casilla de verificación está desmarcada, también puede introducir un valor negativo de retardo como "-3 días".

Cuando establezca relaciones con el retraso, tenga en cuenta que Easy Gantt cuenta el retraso por días laborables / no laborables. En contraste con eso, el servidor cuenta el retraso por días naturales. Por lo tanto, a veces puede conducir a cierta incoherencia cuando planee en Easy Gantt mientras cambia las fechas de inicio / vencimiento en el servidor, o viceversa. Para evitar esta inconsistencia, recomendamos planificar y cambiar la fecha de inicio / vencimiento dentro de Easy Gantt solamente (ver Figura 9)

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Figura 9

7. Tipos de relaciones de tareas en Easy Gantt En Easy Gantt, puede crear y visualizar 4 tipos estándar de relaciones entre tareas utilizando la función de arrastrar y soltar: Finish-to-start (FS) La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que la tarea de la que depende (A) esté completa

Start-to-start (SS) La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que la tarea de la que depende (A) comience. Este tipo de relación no requiere que ambas tareas comiencen simultáneamente.

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Finish-to-finish (FF) La tarea dependiente (B) no puede ser completada hasta que la tarea de la que depende (A) esté terminada. Este tipo de relación no requiere que ambas tareas sean completadas simultáneamente.

Start-to-finish (SF) La tarea dependiente (B) no puede ser completada hasta que la tarea de la que depende (A) comience. Este tipo de relación no requiere que la tarea de la que depende (A) esté completada simultáneamente con el inicio de la tarea de la que depende.

8. Situaciones esquemáticas de relaciones de tareas • • • • • •

Las relaciones entre proyectos no pueden visualizarse. Los únicos tipos de relaciones que se pueden visualizar son predecesor/seguidor y relacionados / bloqueados. La relación Start-to-start (SS) se conserva correctamente sólo cuando la relación se crea/cambia en Easy Gantt, no desde la ventana de actualización de tareas. No se permite agregar una relación entre una tarea principal y su subtarea Entre dos tareas no puede haber más de 2 relaciones (inicio-inicio, acabado-acabado) No se permiten combinaciones de relaciones que conduzcan a una secuencia cíclica de tareas (bucle). Esto incluye intentar crear una relación con cualquier tarea que tenga un padre.

9. Nueva tarea e hito desde Gantt Puede crear una nueva tarea o hito haciendo clic en el botón "Nuevo" y luego en Nueva tarea, resp. Nuevo botón del hito. Además, el botón Nueva tarea siempre está presente en la esquina superior derecha de la pantalla. Con el fin de preservar una buena visión general de los hitos, Easy Gantt muestra en la línea de tiempo sólo los hitos que se definen dentro de los proyectos actualmente abiertos, así como hitos compartidos que son utilizados por las tareas. Los hitos compartidos no utilizados no se visualizan en el gráfico de Gantt (ver Figura 10)

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Figura 10

10. Arrastrar y soltar Actualización de la sincronización de tareas (Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Duración, Finalización) Los atributos de sincronización de las tareas también se pueden editar con la funcionalidad de arrastrar y soltar. Cambe al modo de edición, mueva el cursor sobre una tarea y tendrá varias opciones que hacer (ver Figura 11) • • •

mover la tarea en la línea horizontal para cambiar su fecha de inicio y termino, estirar o reducir la tarea para cambiar su duración, o mover el jinete de la tarea para cambiar su% de finalización.

Figura 11

11.

Arrastrar y soltar del calendario de los hitos

Arrastre un hito, muévalo a través de la línea de tiempo y suéltelo en la fecha de vencimiento requerida (ver Figura 12)

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Figura 12

12.

Arrastrar y soltar la clasificación de las tareas a los hitos

Easy Gantt permite vincular tareas con hitos en tan sólo unos clics. Arrastre una tarea de la lista y suéltela en el hito con el que desea enlazar. Al desmarcar la opción

en Más> Administración> Configuración> Rastreo de tareas, cuando una tarea esté asociada a un hito, no podrá mover la tarea más allá del hito en la línea de tiempo. Si necesita mover la tarea más adelante, primero tiene que mover el hito. Al marcar la opción, puede moverse con tareas independientemente de los hitos.

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13. Zoom de la línea de tiempo del proyecto (Días, Semanas, Meses) La línea de tiempo ofrece tres tipos de vista: días, semanas, meses. Basándose en la longitud del proyecto y el nivel de detalle necesario, se pueden cambiar entre el menú superior (ver Figura 13)

Figura 13

14.

Botón de retroceso (deshacer)

Cuando accidentalmente hace algo mal, simplemente retome un número ilimitado de pasos que ha hecho simplemente haciendo clic en el botón Atrás en los controles principales.

15.

Tareas Filtros y opciones Arriba de Gantt

Personalice la configuración de su filtro y las columnas visibles en un momento. A nivel de proyecto, Easy Gantt admite filtros de tareas y filtros de proyectos, mientras que Easy Gantt de nivel global sólo admite filtros de proyectos. Es porque Global Easy Gantt se supone que debe utilizarse sólo cuando se trabaja con proyectos, no con tareas.

16.

Opciones de exportación

Puede imprimir sus tablas desde Easy Gantt o guardarlas como PDF simplemente haciendo clic en el botón Imprimir en la esquina inferior izquierda. Cambiar el formato de tamaño de exportación es posible a través del diálogo de impresión del navegador o una herramienta de creador de PDF externa (como Foxit Reader o PDFCreator).

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17.

Cómo usar Herramientas

En el botón Herramientas, encontrará algunas características prácticas adicionales que son ligeramente diferentes en el global y el proyecto Easy Gantt como se ilustra a continuación (ver Figura 14)

Figura 14

Las opciones son las siguientes: Modificar Referencias Flujo de liquidez Ruta crítica Nuevo Edición de volumen

Agregará casillas de verificación en el lado izquierdo de la lista de tareas para que pueda comprobar más tareas y editarlas utilizando el menú que se muestra al hacer clic con el botón derecho del ratón

Filtrar asuntos pendientes Gestión de recursos

Filtro problemas de retraso: Este botón sólo muestra tareas retrasadas, es decir, tareas abiertas cuya finalización real (% hecho) está en el pasado (consulte la siguiente captura de pantalla). Mostrar tareas con la fecha de progreso más baja Este botón sólo muestra las tareas con la fecha de progreso más baja, es decir, una o más tareas abiertas por proyecto cuya finalización real (% realizado) es la más antigua. En la siguiente captura de pantalla, es el número de tarea 1 porque su proporción actual se muestra el 10 de noviembre, mientras que la razón de la segunda tarea llega a 12 de noviembre. El valor de la información es que le dice en qué tarea debe empezar a trabajar primero.

18.

Cómo utilizar el botón Problemas

El botón Problemas puede encontrarse entre los controles principales en la parte superior derecha. El botón se complementa con un número que representa la cantidad de problemas identificados como se ilustra a continuación. Al hacer clic en el botón se expande la lista de problemas, incluidos los nombres de las tareas afectadas y las explicaciones cortas. Estos

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Uso de EasyGantt a nivel de Proyectos elementos de la lista son enlaces para que pueda hacer clic en cualquiera y que resalte la tarea respectiva en la línea de tiempo. Al hacer clic de nuevo en el botón, se reduce la lista (ver Figura 15)

Figura 15

19.

Cómo se ordenan las tareas en Easy Gantt

Por defecto, las tareas en Easy Gantt ordenan automáticamente de acuerdo con los atributos de tarea de la siguiente manera: Orden de clasificación # 1 Orden de clasificación # 2 Regla de clasificación # 3 Regla de clasificación # 4

20.

Las tareas asociadas con los hitos son priorizadas en el orden de clasificación sobre las que están desvinculadas de cualquier hito. Si la regla # 1 se aplica a más tareas, ordenan por fecha de inicio ascendente (desde una fecha anterior hasta una fecha posterior). Si la regla # 2 se aplica a más tareas, clasifican por fecha de vencimiento ascendente (desde una fecha anterior hasta una fecha posterior). Si la regla # 3 se aplica a más tareas, clasifican por ID ascendente (cuanto antes se creó la tarea, la ID más baja tiene).

Contraer todos los proyectos, hitos y tareas de los padres

Para contraer todos los proyectos, hitos y tareas de los padres en la lista situada en el lado izquierdo de Easy Gantt, sólo use los siguientes iconos justo encima de la lista. Un clic más volverá a expandir lo expandido anteriormente (ver Figura 16)

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Uso de EasyGantt a nivel de Proyectos

Colapse todos los proyectos, hitos y tareas relacionadas

Figura 16

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