Usar su Teléfono IP ShoreTel 210

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Marcas Registradas ShoreCare, ShoreWare y ShoreGear son marcas registradas de ShoreTel, Inc. en los Estados Unidos y/o otros países. ShoreTel, ShoreTel5, ShorePhone, AnyPhone y ShoreTel Smart son marcas registradas de ShoreTel, Inc. en los Estados Unidos y/o otros países.

Información de Versión PN 850-1038-01 ShoreTel5 210 TUI Lanzamiento: 2.0 Fecha: 23 de Febrero de 2005

Información de Empresa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 Telé: 1-408-331-3300 ó 1-800-425-9385 Fax: 408-331-3333 www.shoretel.com

Contenidos CÓMO EMPEZAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Conectar en el Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 OPERACIÓN DEL TELÉFONO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Hacer Llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Usar el Altavoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Hacer una Llamada de Conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Dejar un Mensaje y Opciones de Mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Avisar por el localizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Contestar a Llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Contestar a Llamadas Retenidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Responder al Servicio Nocturno. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Interactuar con Llamadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Silenciar una Llamada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Retener una Llamada o No Retener . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Transferir una Llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Park y Unpark de Llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Silent Monitor / Irrumpir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Cambiar Modo de Manejar y Desviar Llamadas. . . . . . . . . . . . . . . . 10 Cambiar Asignación de Extensión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Manejar el Estado de Grupo de Búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 CORREO DE VOZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Conectar al Menú Principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Conectar desde Otra Extensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Conectar desde un Teléfono Externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Enviar Mensajes desde Correo de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Ver Información de Teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Reiniciar su Teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 REFERENCIA RÁPIDA DE TAREAS COMÚNES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

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CÓMO EMPEZAR ¡Bienvenidos a su teléfono ShoreTelTM IP! Su teléfono tiene muchas características únicas, incluyendo modos de manejar llamadas para cuando no quiere ser molestado, conferenciar hasta seis líneas, y mucho más. Auricular anatómico

Visualizador LCD 2x24 caracteres

Indicador LED

La luz parpadeante alerta al usuario de las llamadas entrantes y los mensajes de voz que no ha escuchado.

Teclas de Función Personalice sus funciones básicas de telefonía.

Lámina de claves de función Lámina de vinilio impreso con símbolos internacionales

Micrófono Altavoz Produce sonido de banda ancha de alta calidad.

Teclas de Control de Audio

El botón de volumen controla el volumen del auricular, el altavoz y el tono. Las teclas Silencio, Altavoz y Auriculares se iluminan cuando estas funciones están activas.

Teclas de marcado

Conectar en el Sistema Si está utilizando su teléfono por primera vez, el visualizador del teléfono mostrará la fecha y la hora. Si no se especifica el servidor de hora, el teléfono mostrará "ShorePhone-IP210." En cualquier caso, puede hacer llamadas pero no recibirlas. Tiene que conectar en el sistema y asignar este teléfono como su extensión permanente. Para conectar: Paso 1 Presione Paso 2

C o rr e o d e V o z

.

Marque el número de extensión asignado por su administrador.

5

Paso 3

Si su administrador le asignó una contraseña, márquela ahora (o marque la contraseña predeterminada 1234), y presione .

Paso 4

Marque una nueva contraseña de 4-26 dígitos (como permitido en la página Sistema de Parámetros del Director ShoreWare®) seguido por contraseña.

Paso 5

Diga su nombre y presione siguientes opciones:

. Repita para confirmar

, luego presione una de las

Aceptar Repasar Re-grabar Eliminar Cancelar Paso 6 Presione

para opciones de correo vocal.

Paso 7 Presione

para re-asignar la extensión, luego presione

. Ahora se ha conectado en el sistema. Su teléfono puede recibir llamadas, y puede verificar nuevos mensajes. Su número de extensión ahora aparece en la segunda línea del visualizador. Puede conectar a cualquier teléfono ShoreTel IP en su red para cambiar su asignación de extensión del teléfono. Véase "Cambiar Asignación de Extensión” en página 11 para más información.

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OPERACIÓN DEL TELÉFONO Hacer Llamadas Para hacer una llamada interna, levante el auricular, o presione y marque la extensión. Para hacer una llamada externa, marque el código de acceso del enlace troncal y luego el número telefónico. Para terminar una llamada, cuelgue el auricular, o presione

.

Usar el Altavoz Se puede interactuar con llamadas con manos libres al usar el altavoz. • Para usar el altavoz, presione verde.

. La luz LED del botón se ilumina en

• Para volver al modo de auricular, presione

otra vez

Si sabe que va a usar solo el altavoz, el modo de manos libres hace la operación fácil al eliminar el tono de marcar cuando el auricular está descolgado. Para habilitar el modo de manos libres, use el Personal Call Manager o Web Access.

Hacer una Llamada de Conferencia Para conferenciar con un participante en una llamada conectada: Paso 1

R e te n e r

C o n f e r e n c ia

Presione . Para retener la llamada. (Presione si quiere cancelar la conferencia.)

Paso 2 Marque la extensión del participante con quien quiere conferenciar y consultar con el destinatario. C o n f e r e n c ia

Paso 3 Presione conferencia.

otra vez. Se establece la llamada de C o n f e r e n c ia

Para desconectar al participante que añadió, presione

otra vez.

Con adecuados permisos de su administrador (configurado en la página de Conmutadores de Director de ShoreWare y Servicio de Clase Telefónica), puede luego usar el software del Personal Call Manager o Web Access para conferenciar hasta seis participantes en una sola llamada.

Dejar un Mensaje y Opciones de Mensaje Cuando el destinatario de su llamada no responde y no se ha optado para automáticamente desviar llamadas, puede dejar un mensaje al aviso y descolgar, o usar una de las siguientes opciones mientras escuchar al saludo de buzón: Saltar el saludo y dejar un mensaje, luego colgar para enviarlo. 7

Transferir al asistente. Desviar al destino FindMe del destinatario (número opcional temporal donde se puede desviar todas las llamadas) -- si habilitado; si no se le avisará grabar un mensaje. Transferir a la auto-operadora. Después de grabar el mensaje, elegir entre una de las siguientes opciones: Opciones de Mensaje, luego: Enviar mensaje Cancelar Revisar Re-grabar Marcar / no-marcar urgente Transferir a la auto-operadora Transferir al asistente Re-grabar Enviar mensaje, transferir al asistente Enviar mensaje, desviar al destino de FindMe del destinatario, si habilitado Enviar mensaje, transferir a la auto-operadora NOTA Al colgar se envía el mensaje.

Avisar por el localizador Si su teléfono y otros teléfonos en su sito están configurados para avisar por el localizador, puede decir un mensaje que se puede escuchar en un altavoz conectado, generalmente arriba. Si tiene acceso a la función de avisar por el localizador (configurado por su administrador en Servicio de Clase Telefónica del Director), marque el número dado por su administrador y espere para el tono de confirmación, y empiece a la hablar. Cuando acabe puede colgar. Si escucha el tono de error cuando intente avisar por el localizador, puede que no se haya configurado avisar por el busca en su sitio o que no tenga el permiso necesario. Contacte con su administrador.

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Contestar a Llamadas Los tonos de timbre y la luz roja intermitente LED en el ángulo superior derecho de su teléfono identifican una llamada entrante a su teléfono. Si se dispone de la información, el nombre y número de la persona quien llama en su visualizador. Para contestar a la llamada, levante el auricular o presione

.

Regular el volumen de Timbre y Escucha Presione

y

en el botón de Volumen para regular:

• El volumen del timbre de teléfono mientras el teléfono esté cerrado y el altavoz esté cerrado. • El volumen de escucha mientras el teléfono esté cerrado, o el altavoz esté cerrado.

Contestar a Llamadas Retenidas Con permisos adecuados (configurados por la página del administrador en las Opciones Personales del Usuario del Director), puede recibir hasta 16 llamadas a la vez. Puede luego limitar el número de llamadas que quiere recibir usando el Personal Call Manager o Web Access. Si recibe una llamada mientras esté con otra línea, escuchará un bip en la llamada. Para contestar a otra llamada y retener la primera llamada, presione . Repetir para volver a la llamada anterior o ir a la próxima llamada. R e te n e r

Responder al Servicio Nocturno Cuando esté activado por su administrador el Servicio Nocturno, permite a las personas que llaman hacer una llamada que sonará en un altavoz arriba. Esta característica puede ser conveniente para horas desactivas cuando a la persona que llaman tiene que hablar con alguien en el sitio. Si tiene acceso a la característica del Servicio Nocturno (configurados por el administrador en el Servicio de Clase Telefónica del Director), marque para recibir la llamada en su sitio. Si escucha un tono de error cuando intenta servicio nocturno, esta característica puede no estar configurada en su sitio o puede que no tiene los permisos necesarios. Contacte con su administrador.

Interactuar con Llamadas Silenciar una Llamada Para silenciar una llamada para que la persona que llama no le escuche, presione . El LED en el botón Silenciar se pone en rojo.

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Retener una Llamada o No Retener Para retener una llamada o no retenerla, presione

R e te n e r

.

Si tiene más de una llamada en espera, escuchará un tono de marcar. En este momento, puede presionar para poner la próxima llamada en la pila activa y buscar la llamada que quiere. Repita si es necesario. R e te n e r

Transferir una Llamada Para transferir una llamada desde su extensión a otra extensión o número externo, presione , Luego marcar el número y colgar; o para cancelar la transferencia y no aparcar la llamada, Presione otra vez. T r a n s f e r ir

T r a n s f e r ir

Park y Unpark de Llamadas Con los permisos adecuados (configurados por el administrador en el Servicio de Clase Telefónica del Director), puede park una llamada conectada en otra extensión al hacer lo siguiente: R e te n e r

Paso 1

Presione

. Park la llamada.

Paso 2

Marque seguido por el número de extensión para park la llamada. Para unpark la llamada: Marque

seguido por el número de la extensión.

Silent Monitor / Irrumpir Con los permisos adecuados (configurados por el administrador en el Servicio de Clase Telefónica del Director para los dos teléfonos: el suyo y el teléfono meta), puede escuchar a una llamada sin que se le escuche, o unirse como un participante pleno en la conferencia ("Irrumpir"). • Para comprobar una llamada, marque que la llamada es activa. • Para irrumpir en una llamada, marque que la llamada es activa.

, luego la extensión en , luego la extensión en

Cambiar Modo de Manejar y Desviar Llamadas NOTA Use el Personal Call Manager o Web Access para configurar los modos

con distintas destinaciones de desvío de llamadas y saludos personales. Puede configurar uno de los cinco distintos modos de manejar llamadas para su extensión, incluyendo cuatro opciones "No Moleste" de desvío de llamadas o bien enviarlas al correo de voz. Cuando grabe un saludo personal, se lo vincula con el modo activo de manejar llamadas. 10

Como modo predeterminado, su teléfono está configurado al modo Estándar, que le permite contestar a todas las llamadas. Otras opciones de modo incluyen En una Reunión, Fuera de Oficina, Ausencia Prolongada, y Personalizar. Para seleccionar un modo distinto, acceda al correo de voz y presione Opciones Adicionales, y luego presione opción y seguir los avisos.

para

Cambiar Asignación de Extensión Con los permisos adecuados (configurados por el administrador en el Servicio de Clase Telefónica del Director), puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Las llamadas del usuario permanente se dirigirán a la destinación definida en el Personal Call Manager o Web Access cuando no se contestan. Paso 1

Acceder al correo de voz desde el teléfono meta.

Paso 2

Al aviso del Menú Principal, presione

Paso 3

Presione

• Presione

.

para re-asignar la extensión.

para asignar la extensión.

Si su administrador ha configurado su Puerto Inicio a ser cualquier teléfono IP disponible, entonces esta extensión ya es suya permanentemente. Si no, esta es una asignación temporal y el teléfono conectado a su Puerto Inicio muestra "Anónimo" que significa que otro usuario puede usarlo para llamadas externas, o puede acceder para recibir llamadas allí - hasta que salga de su teléfono actual. • Presione para no asignar la extensión. (El teléfono vuelve a la extensión originalmente asignada. Puede también usar el Personal Call Manager o Web Access para no asignar una extensión.

Manejar el Estado de Grupo de Búsqueda Con los permisos adecuados, puede manejar el estado de grupo de búsqueda de ocupado a no ocupado (o al revés) al marcar . Esta característica es especialmente útil cuando los miembros del grupo de búsqueda están en una reunión o salen temprano de trabajo.

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CORREO DE VOZ Una luz que continuamente hace flash en el visualizador LED de su teléfono y un tono intermitente significa que tiene mensajes no oídos.

Conectar al Menú Principal C o rre o d e V o z

Para conectar al menú principal de correo de voz, presione , luego marque su contraseña seguido por . (Su contraseña predeterminada es 1234.)

Conectar desde Otra Extensión Para conectar al menú principal de correo de voz desde otra extensión, presione , seguido por . C o rre o d e V o z

Para conectarse al menú principal de correo de voz desde un telefono análogo, presione , luego su extensión seguido por su contraseña, y entonces .

Conectar desde un Teléfono Externo Para conectar al menú principal de correo de voz desde un teléfono externo, marque el número de acceso a correo de voz proporcionado por su administrador de sistema, presione , luego su extensión, su contraseña, seguido por . Escuchar e Interactuar con Nuevos Mensajes Desde el Menú Principal, puede escuchar y volver a escuchar nuevos mensajes al presionar . Para interactuar con nuevos mensajes, presione uno de los siguientes: Volver a escuchar el mensaje Guardar el mensaje Eliminar el mensaje Adelantar el mensaje Después de grabar el comentario prefacio, presione: Si correcto Revisar Re-grabar Cancelar grabación Después de dirigir al mensaje, presione 12

para marcarlo urgente.

Responder al mensaje Elija una de las siguientes opciones: Contestar con un mensaje vocal Contestar con una llamada devuelta Volver al menú anterior Escuchar a la información de sobre (hora y fecha, fecha de envío, grabar nombre de usuario) Rebobinar Mientras escuche a un mensaje puede "rebobinar" a muchos segundos antes en el mensaje. Pausar Avanzar Mientras escuche a un mensaje puede "rebobinar" a algunos segundos antes en el mensaje. Pasar al siguiente mensaje

Enviar Mensajes desde Correo de voz Desde el Menú Principal, puede enviar mensajes al presionar de las siguientes opciones mientras graba su mensaje:

. Se dispone

Cancelar Grabación Terminada Revisar Re-grabar Cuando esté satisfecho con su grabación se le pedirá que marque la extensión del destinatario. En este momento, tendrá la opción de presionar: Opciones adicionales de dirección Buscar al destinatario por nombre en un directorio Especificar una lista personal de distribución Transmitir a todas las extensiones Cancelar opciones de dirección Después de dar dirección al mensaje, si quiere, puede presionar: 13

Marcar /no-marcar como urgente Rogar recibo devuelto Escuchar a Mensajes Guardados Desde el Menú Principal, puede escuchar a mensajes guardados al presionar . Para interactuar con mensajes guardados, persione cualquier de las opciones bajo, "Escuchar e Interactuar con Nuevos Mensajes” en página 12 (exepto opción 2). Opciones de Buzón Presione para conectar a varias opciones para su buzón personal, luego presione uno de los siguientes: Grabar saludo personal NOTA Cuando se graba un saludo personal, se vincula con el modo de

manejar llamadas activas. Grabar su saludo personal para el modo actualmente activo al tono y presione , luego elegir entre las siguientes opciones: Aceptar Revisar Re-grabar Eliminar Cancelar Elegir modo de manejo de llamadas Para más información sobre manejo de llamadas, véase "Cambiar Modo de Manejar y Desviar Llamadas” en página 10. Se dispone de los siguientes modos y opciones: Estándar En una Reunión Fuera de Oficina Ausencia Prolongada Personalizar Cancelar Reasignar extensión

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Si tiene el permiso adecuado, puede asignar su extensión a cualquier teléfono de sistema. Se dispone de las siguientes opciones: Asignar la extensión No-asignar la extensión (El teléfono vuelve a la extensión originalmente asignada.) Configurar su contraseña Escriba su contraseña nueva, seguido por Presione

y repita para confirmar.

para cancelar.

Deshabilitar o habilitar información de sobre Utilice esta opción para que los destinatarios de sus mensajes puedan escuchar la fecha y hora de la entrega de su mensaje y también su nombre. Grabar su nombre Presione cuando termine grabar su nombre, luego elija de las siguientes opciones: Aceptar Revisar Re-grabar Eliminar y utilizar sistema predeterminado de grabar Cancelar Escuchar a sus mensajes eliminados Como medida preventiva de eliminaciones accidentales, el sistema guarda los mensajes por unas horas. Para escuchar sus mensajes eliminados, presione . El correo de voz reproduce todos los mensajes eliminados todavía disponibles en el sistema. Mientras escucha, puede manejar mensajes eliminados como si fueran mensajes nuevos. Presione para restaurar el mensaje eliminado a mensaje guardado. Quitar mensajes eliminados Se dispone de las siguientes opciones: Confirmar Cancelar Opciones adicionales Se dispone de las siguientes opciones adicionales: 15

Habilitar o deshabilitar manejo automatizado de Outlook Cambiar opciones de entregar correo electrónico Deshabilitar entregar correo electrónico Habilitar entregar correo electrónico Habilitar entregar correo electrónico con mensaje vocal adjuntado Marcar correo de voz escuchado después de entregar el correo electrónico Cambiar estado de agente Conectar y asignar extensión Salir Conectar sin asignar extensión Cambiar desvío de estado de FindMe Su destino de desvío de FindMe es un número temporal donde se desvían las llamadas cuando está habilitada. Configure este destino en el Personal Call Manager o Web Access. Habilitar Deshabilitar Menú anterior Salir Volver a la Auto-Operadora Escuchar Estado de Buzón Elija esta opción para escuchar el número de mensajes no oídos.

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SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Problema: Su sistema está notificando a las personas quienes llaman que su buzón ha excedido su límite y es incapaz de aceptar nuevos mensajes. Solución: El sistema de correo de voz incluye mensajes eliminados recientemente todavía disponibles en el buzón en la cuenta total. Si su buzón está lleno, primero elimine cualquier atraso de mensajes eliminados :

Paso 1

Al aviso del Menú Principal, presione

.

Paso 2

Presione

para eliminar mensajes ya eliminados.

Paso 3

Presione

para confirmar eliminación

Problema: Su visualizador muestra "No Servicio." Solución: Su teléfono está temporalmente no-operable. Contacte su

administrador.

Problema: Nadie puede oírle cuando se habla en el altavoz. Solución: Verifique si hay suciedad delante del micrófono.

Problema: Su visualizador no muestra nada. Solución: No hay potencia. Contacte con su administrador.

Ver Información de Teléfono Para ver información de su teléfono, como dirección IP, apariencia, versión, y el código de acceso de media, siga estos pasos: Paso 1

Con el teléfono cerrado, presione

.

No se debe de encender la luz LED y no debe de escuchar ningún tono; si este no es el caso, levante y cuelgue el auricular. Paso 2

Marque los dígitos en el teclado numérico que corresponde con I-N-F-O, y presione .

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Reiniciar su Teléfono Para reiniciar su teléfono, siga estos pasos: Paso 1

Con el teléfono colgado, presione

.

No se debe de encender la luz LED y no debe de escuchar ningún tono; si este no es el caso, descuelgue y cuelgue el auricular. Paso 2

18

Marque los dígitos en el teclado numérico que corresponde con R-E-S-E-T, y presione . Su teléfono reinicia.

REFERENCIA RÁPIDA DE TAREAS COMÚNES Usar el Altavoz Hacer una Llamada de Conferencia Avisar por el localizador Contestar a Llamadas

C o n f e r e n c ia

+ ext. +

C o n f e r e n c ia

número proporciando por el administrador levante el auricular o

Ajustar el volumen

Contestar a Llamadas Retenidas

R e te n e r

Responder al Servicio Nocturno Interactuar con Llamadas Silenciar una Llamada Retener una Llamada o No Retener Transferir una Llamada Park / Unpark de Llamadas

R e te n e r

T r a n s f e r ir

+ ext. + descolgar

R e te n e r

+

+ ext./

Silent Monitor / Irrumpir Cambiar Modo de Manejar y Desviar Llamadas Cambiar Asignación de Extensión

+ ext./ C o rr e o d e V o z

C o rr e o d e V o z

+ ext. + ext.

+ +

Manejar el Estado de Grupo de Búsqueda Solución de Problemas Ver Información de Teléfono Reiniciar su Teléfono Conectar al Menú Principal Conectar desde Otra Extensión Conectar desde un Teléfono Externo

+ I-N-F-O + + R-E-S-E-T + C o rre o d e V o z

+ contraseña + + ext. + contraseña +

número de acceso +

+ ext. + contraseña +

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Escuchar e Interactuar con Nuevos Mensajes Volver a escuchar el mensaje Guardar el mensaje Eliminar el mensaje Desviar el mensaje Responder al mensaje Escuchar a la información de sobre Rebobinar Pausar Avanzar Pasar al siguiente mensaje Enviar Mensajes desde Correo de voz Escuchar a Mensajes Guardados Opciones de Buzón Grabar saludo personal Elegir modo de manejo de llamadas Reasignar extensión Configurar su Contraseña Deshabilitar o habilitar información de sobre Grabar su nombre Escuchar a sus mensajes eliminados Quitar mensajes eliminados Opciones adicionales Salir Volver a la Auto-Operadora Escuchar Estado de Buzón 20

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