Guía de usuario del teléfono IP ShoreTel 212k

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Información sobre la versión PN 850-1061-02 ShoreTel 6.1 Versión 3 Guía de usuario del teléfono IP ShoreTel 212k Fecha: 30 de junio de 2006

Información corporativa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 EE.UU. Teléfono: +1.408.331.3300 O BIEN +1.800.425.9385 Fax: +1.408.331.3333 www.shoretel.com

Contenido PRIMEROS PASOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Pantalla del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Leyenda de los iconos de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Leyenda de colores de los LED de los botones personalizables del ShoreTel 212k . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 ACCESO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 ADMINISTRACIÓN DE LLAMADAS – FUNCIONES BÁSICAS . . . . . . . . . . . . 9 Realización de llamadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Recepción de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Recepción de llamadas adicionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Transferencia de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Realización de una llamada de conferencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Utilización del interfono. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Activación y desactivación de llamadas en espera . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Rellamada y comprobación de llamadas perdidas . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 CONTROLES DE AUDIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Ajuste del volumen del tipo de timbre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Ajuste del volumen del microteléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Ajuste del volumen del auricular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Ajuste del volumen del altavoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Silenciar una llamada activa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 CORREO DE VOZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Acceso al menú principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Acceso desde otra extensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Acceso desde un teléfono externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Cómo dejar un mensaje y opciones de los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . 22 OPCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío . . . . . . . 23 Cambio de la preferencia de descolgado automático . . . . . . . . . . . . . . 25 Cambio del tipo de timbre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Programación de los botones personalizables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Cambio del estado del agente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Activación o desactivación del modo de manos libres . . . . . . . . . . . . . . 30 DIRECTORIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 ADMINISTRACIÓN DE LLAMADAS – FUNCIONES AVANZADAS . . . . . . . . 32 Botones personalizables programables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Apariencias de llamada de puente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Supervisión silenciosa/Intervenir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Supervisión de extensiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Whisper Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Captura del servicio nocturno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Cambio del estado del grupo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3

Extensión de megafonía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Utilización de localización de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Aparcar y recuperar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 SOFTWARE CALL MANAGER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 ACCESO WEB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Visualización de la información del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Reinicio del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Ajuste del contraste de la pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 REFERENCIA RÁPIDA DE LOS CÓDIGOS DE ASTERISCOS MÁS FRECUENTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Funciones de Office Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

4

PRIMEROS PASOS Bienvenido al teléfono IP ShoreTel™ Con esta guía aprenderá a configurar su teléfono, a realizar y recibir llamadas y a utilizar las funciones avanzadas. Teclas de función Permiten llevar a cabo las funciones principales del teléfono.

Etiquetas de teclas de función Etiquetas superpuestas de vinilo con símbolos internacionales impresos

Microteléfono con reposadedos

Tecla de selección Tecla de menú

Toma para auricular Altavoz Proporciona sonido de banda ancha con gran calidad. Toma para microteléfono

Teclado numérico

Micrófono

Indicador LED La luz intermitente avisa al usuario de la existencia de llamadas entrantes y mensajes de voz no escuchados. Pantalla LCD 79 x 134 píxeles, monocromática Botones personalizables 12 botones personalizables con indicadores de tres colores que pueden configurarse como apariencias de llamada, extensiones supervisadas, apariencias de llamada de puente o teclas de funciones programadas. Teclas de control de audio La tecla de volumen controla el volumen del microteléfono, del auricular, del altavoz y del timbre de llamada. Las teclas de silencio, altavoz y auricular se iluminan cuando las funciones están activas.

5

Pantalla del teléfono La pantalla del teléfono IP ShoreTel muestra el nombre y la extensión, el modo de manejo de llamadas, las líneas de llamada, las extensiones supervisadas, las distintas llamadas, su duración, los mensajes de voz, la fecha y la hora, las funciones de las teclas programables y el estado operativo del teléfono. Interfaz del teléfono ShoreTel 212k

16:39, 3 Mar John Estándar

1856

Etiquetas de teclas personalizables

Line 1

Dave

Line 2

Captur

Line 3

Aparcr

Line 4

Recup.

Line 4

Modo de manejo de llamadas

En estado inactivo, la primera fila del teléfono muestra la fecha y la hora. Esta información se desplaza para mostrar también el nombre del sistema. La segunda fila contiene el número de llamadas perdidas, mensajes de voz y estado del agente. Esta información se desplaza para mostrar también el nombre de usuario y el modo de manejo de llamadas.

6

Leyenda de los iconos de estado Mensajes de voz no escuchados Llamadas perdidas Con acceso al grupo de trabajo Con acceso al grupo de trabajo Con resumen Fuera del grupo de trabajo

Leyenda de colores de los LED de los botones personalizables del ShoreTel 212k El teléfono ShoreTel 212k también proporciona información visual mediante colores para determinar el estado operativo del siguiente modo: Verde fijo: utilizado por el usuario Verde con parpadeo: en espera o llamada aparcada Rojo fijo: utilizado por el propietario (se aplica a la función de supervisión de extensiones) Naranja fijo: el modo de manejo de llamadas de la extensión está configurado en No molestar (desvío de llamadas siempre activado) o una extensión supervisada está configurada en No molestar.

7

ACCESO Si utiliza el teléfono por primera vez y no se ha asignado ninguna extensión, en la pantalla aparecerá el mensaje “Disponible”. Puede realizar llamadas, pero no recibirlas. Necesita configurar el acceso al teléfono, cambiar la contraseña, grabar su nombre y asignar su extensión a este teléfono. Para configurar el acceso: Paso 1

Pulse

Paso 2

Marque el número de extensión que le ha sido asignado por el administrador del sistema.

Paso 3

Si el administrador del sistema le ha asignado una contraseña, introdúzcala ahora (si no es así, puede introducir 1234 como contraseña predeterminada) y pulse .

Paso 4

Introduzca una nueva contraseña y pulse . Póngase en contacto con el administrador del sistema para saber qué longitud máxima puede tener la contraseña. Vuelva a introducirla para confirmarla.

Paso 5

Diga su nombre en voz alta y pulse pulse una de las siguientes teclas:

.

; a continuación,

Aceptar Revisar Volver a grabar Eliminar Cancelar Paso 6

Para asignar su extensión, pulse

para las opciones del

correo de voz y, a continuación, pulse asignar la extensión. A continuación, pulse confirmar la asignación.

para volver a para

Ahora ya ha accedido al teléfono. El dispositivo puede recibir llamadas y puede comprobar si hay mensajes nuevos. Si dispone de los permisos adecuados (concedidos por el administrador del sistema), puede acceder a cualquier teléfono IP ShoreTel de la red para asignar su extensión a dicho teléfono. El número de extensión aparecerá ahora en la pantalla, junto a la primera tecla personalizable. La fecha y la hora aparecen en la parte superior de la pantalla y una versión abreviada del nombre de usuario se muestra en la segunda línea. El nombre completo se desplaza por la pantalla junto con la información relativa al modo de manejo de llamadas y el nombre del sistema. 8

ADMINISTRACIÓN DE LLAMADAS – FUNCIONES BÁSICAS Realización de llamadas Con el microteléfono Para realizar una llamada interna, descuelgue el microteléfono y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace troncal y, después, marque el número de teléfono. Para finalizar una llamada, cuelgue el microteléfono.

Con el altavoz Para realizar una llamada interna, pulse la tecla del altavoz y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace troncal y, después, marque el número de teléfono. Para finalizar una llamada, vuelva a pulsar la tecla del altavoz

.

Con el auricular Para realizar una llamada interna, pulse la tecla del auricular y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace troncal y, después, marque el número de teléfono. Para finalizar una llamada, vuelva a pulsar la tecla del auricular

.

En la figura siguiente se muestra la información que aparece en el teléfono IP ShoreTel 212k al realizar una llamada saliente. Llamada saliente: ShoreTel 212k

Walker, John 6851 1856

Line 1

Dave

Line 2

Captur

Line 3

Aparcr

Line 4

Recup.

Line 4

Nombre del destinatario Extensión del destinatario

9

Recepción de llamadas Los tonos de llamada y la luz LED roja intermitente situada en la esquina derecha indican las llamadas entrantes. Un tono doble se identifica como una llamada interna, mientras que un solo tono identifica una llamada externa. Si la información está disponible, el nombre y el número de teléfono de la persona que llama aparece en la pantalla. Llamada entrante: ShoreTel 212k

Page, Jimmy (408) 555-1212 1856

Line 1

Dave

Line 2

Captur

Line 3

Aparcr

Line 4

Recup.

Line 4

Nombre de la persona que llama (se alterna con la información troncal que se desplaza por la pantalla) Número de la persona que llama

Para contestar la llamada, realice una de las acciones siguientes:

Con el microteléfono Para contestar una llamada, descuelgue el microteléfono cuando suene la llamada. Para finalizar una llamada, cuelgue el microteléfono.

Con el altavoz Para contestar una llamada, pulse la tecla del altavoz en verde.

. El LED se ilumina

Para finalizar una llamada, vuelva a pulsar la tecla del altavoz

.

Con el auricular Para contestar una llamada, pulse la tecla del auricular ilumina en verde.

. El LED se

Para finalizar una llamada, vuelva a pulsar la tecla del auricular 10

.

Envío de una llamada al correo de voz Cuando reciba una llamada entrante, pulse el botón de menú al menú siguiente:

para acceder

Pulse el botón personalizable situado junto a tecla programable A CV para dirigir a la persona que llama directamente al buzón de correo de voz. Como alternativa, puede pulsar el botón de menú para volver a la pantalla anterior.

Desvío de una llamada Puede desviar una llamada entrante a otra extensión o a un número externo sin necesidad de contestar. Paso 1

Pulse la tecla Transferir

Paso 2

Marque el número o pulse la tecla personalizable de la extensión.

Paso 3

Deje que transcurra todo el tiempo de espera o simplemente cuelgue el microteléfono para completar la transferencia a una extensión.

.

11

Recepción de llamadas adicionales Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), el teléfono 212k puede recibir de forma simultánea hasta 12 llamadas entrantes simplemente pulsando uno de los botones personalizables previamente programados para una apariencia de llamada. Si recibe una llamada entrante mientras está hablando, puede pulsar el botón personalizable de apariencia de llamada para contestar la llamada entrante y poner la llamada actual automáticamente en espera.

Transferencia de llamadas Para transferir una llamada desde su extensión a otro número: Paso 1

Pulse la tecla Transferir

Paso 2

Cuando se le solicite, marque el número de teléfono (también puede pulsar la tecla personalizable de extensión o utilizar el directorio para localizar el número) y, a continuación, realice una de las acciones siguientes:

. La llamada se pone en espera.

a

Realice una transferencia ciega colgando o pulsando la tecla programable Sí.

b

Hable con el destinatario antes de transferir la llamada. Tras la consulta, pulse la tecla programable Sí para finalizar la transferencia, o bien pulse la tecla programable No para abandonar la transferencia y volver a la llamada original.

Realización de una llamada de conferencia Para incluir a un participante en una llamada conectada:

12

Paso 1

Pulse la tecla Conferencia espera.

Paso 2

Marque la extensión del participante con el que quiere establecer la conferencia.

Paso 3

Cuando contesten en el otro extremo, puede ponerse en contacto con el participante y pulsar la tecla programable “Sí” para completar la transferencia. De lo contrario, pulse la tecla programable “No” para desconectar al participante agregado y regresar a la llamada original.

. La llamada se pone en

Puede mostrar una lista de todos los participantes de la llamada de conferencia pulsando el botón de menú (Lista). Para terminar la llamada de uno de los participante, pulse el botón asociado a dicho participante y confirme con “Sí” o vuelva a la lista pulsando “No”. Si dispone de los permisos adecuados (concedidos por el administrador del sistema), puede realizar llamadas de conferencia con hasta seis participantes.

Utilización del interfono La función de interfono permite al usuario conectarse con otro participante sin necesidad de realizar la llamada a través de una línea. Para utilizar esta función debe disponer de los permisos adecuados (definidos por el administrador del sistema). El destinatario debe utilizar un teléfono IP ShoreTel. Para establecer una comunicación con otro participante a través del interfono: Paso 1

Pulse

Paso 2

Marque la extensión del participante o pulse la tecla personalizable asociada a la extensión.

Paso 3

Para finalizar la llamada, pulse la tecla del altavoz

.

.

NOTA Una llamada a través del interfono anula el modo de manejo de llamadas

de la extensión marcada. Esto permite al usuario utilizar el interfono incluso si la extensión marcada se desvía siempre al correo de voz.

Activación y desactivación de llamadas en espera Para poner una llamada en espera, pulse la tecla Retener o pulse la tecla personalizable de llamada, si está disponible. En el teléfono ShoreTel 212k, la tecla personalizable parpadea en verde e indica el momento en que puede colgar de forma segura el microteléfono (o pulsar la tecla del altavoz o del auricular) sin finalizar la llamada. Para desactivar la llamada en espera, pulse la tecla personalizable con el LED verde intermitente, o bien vuelva a pulsar la tecla Retener

.

Si no está ocupado con otra llamada mientras una llamada se encuentra en espera, escuchará un tono a modo de recordatorio transcurridos 15 segundos y, seguidamente, en intervalos de un minuto. Si ha recibido varias llamadas, escuchará un tono recordatorio para la llamada que permanezca en espera el mayor tiempo. Si tiene varias llamadas en espera, puede pulsar el LED verde intermitente asociado a la llamada que se ha puesto en espera para atender el resto. 13

Rellamada y comprobación de llamadas perdidas Puede utilizar la función de rellamada para marcar, no sólo el último número con el que habló, sino varias de las últimas llamadas realizadas o recibidas, incluidas las perdidas identificadas con el icono . Para volver a marcar una llamada: Paso 1

Pulse . Vuelva a pulsar para marcar el último número al que llamó. o bien Pulse el botón de rellamada para mostrar una lista de los números marcados previamente, tal como se indica a continuación. Interfaz de rellamada del teléfono ShoreTel 212k Al pulsar el botón Most, aparece la fecha y la hora en que se marcó el número

Un asterisco indica el último número marcado

Pulse para retroceder en la página hasta los números anteriores

Pulse para avanzar en la página hasta los números anteriores

Pulse el botón personalizable situado a la izquierda del número que desee marcar. Los botones personalizables situados a la derecha del número se desactivan cuando el menú de rellamada está activo. Puede pulsar el botón de selección (Most), seguido de uno de los botones personalizables situados junto al número de teléfono para mostrar la fecha y la hora en que se realizó, recibió o no atendió la llamada. Como alternativa, puede pulsar el botón de menú para salir. También puede pulsar los botones personalizables asociados a las teclas programables Arriba y Abajo para desplazarse por los números marcados página a página. 14

CONTROLES DE AUDIO Ajuste del volumen del tipo de timbre Para ajustar el volumen del tono, con el microteléfono colgado y el altavoz desactivado, pulse y en la tecla de volumen. Si pulsa varias veces, puede desactivar el volumen del timbre.

Ajuste del volumen del microteléfono Para ajustar el volumen del microteléfono, con el microteléfono descolgado, pulse y en la tecla de volumen.

Ajuste del volumen del auricular Para ajustar el volumen del auricular, con el LED del auricular iluminado, pulse y en la tecla de volumen.

Ajuste del volumen del altavoz Para ajustar el volumen del altavoz, con el LED del altavoz iluminado, pulse y en la tecla de volumen.

Silenciar una llamada activa Para silenciar una llamada activa, pulse la tecla Silen . El LED se ilumina en rojo. Para anular el silencio de una llamada activa, vuelva a pulsar la tecla.

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CORREO DE VOZ Si el indicador luminoso situado en la esquina superior del teléfono parpadea insistentemente y escucha una sucesión de tonos cortos, significa que tiene mensajes no escuchados. El número de mensajes no escuchados aparece en la pantalla inactiva del teléfono junto al icono .

Acceso al menú principal Para acceder al menú principal del correo de voz, pulse la tecla Correo de Voz y, a continuación, marque la contraseña y pulse predeterminada es 1234.)

. (La contraseña

Acceso desde otra extensión Para acceder al menú principal del correo de voz desde otra extensión, pulse la tecla Correo de Voz

, seguidamente pulse

y, a continuación, marque

su extensión, su contraseña y, por último, . Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono analógico, pulse , marque la extensión, la contraseña y, seguidamente, pulse .

Acceso desde un teléfono externo Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono externo, marque el número de acceso del correo de voz facilitado por el administrador del sistema, pulse , marque la extensión, la contraseña y, seguidamente, pulse

.

Escucha e interacción con mensajes nuevos Desde el menú principal puede escuchar y volver a reproducir mensajes nuevos pulsando . Para interactuar con los mensajes nuevos, pulse una de las teclas siguientes: Volver a reproducir el mensaje Guardar el mensaje Eliminar el mensaje Reenviar el mensaje Tras grabar el comentario introductorio, pulse: Si es correcto Revisar

16

Volver a grabar Cancelar la grabación Tras especificar el mensaje, pulse para marcarlo como urgente, o bien simplemente cuelgue para enviar el mensaje. Responder al mensaje Elija una de las opciones siguientes: Responder con un mensaje de voz Responder con una llamada Volver al menú anterior Escuchar la información descriptiva (fecha y hora de envío) Retroceder Mientras escucha el mensaje, puede “retroceder” varios segundos en el mensaje. Poner en pausa Avanzar Mientras escucha el mensaje, puede “avanzar” varios segundos en el mensaje. seguido de

para transferir al asistente

Mientras escucha un mensaje, puede comunicarse con el asistente para solicitar o compartir información sobre un correo de voz. Continuar con el siguiente mensaje Cancelar la revisión del mensaje

Envío de mensajes desde el correo de voz Desde el menú principal, puede enviar mensajes pulsando . Dispone de las opciones siguientes mientras graba el mensaje: Cancelar Grabación finalizada Revisar Volver a grabar

17

Cuando esté satisfecho con la grabación, se le pedirá que marque la extensión del destinatario. En este momento, puede pulsar: Opciones adicionales de especificación Buscar destinatarios por nombre en un directorio Especificar una lista de distribución personal Difundir a todas las extensiones Cancelar las opciones de especificación Una vez que el mensaje está especificado, si lo desea, puede pulsar: Marcar/no marcar como urgente Solicitar aviso de confirmación Escuchar mensajes guardados Desde el menú principal, puede escuchar los mensajes guardados pulsando . Para interactuar con los mensajes guardados, pulse cualquiera de las opciones descritas en la sección “Escucha e interacción con mensajes nuevos” en la página 16 (excepto la opción 2). Opciones del buzón Pulse para acceder a las distintas funciones del buzón personal y, seguidamente, pulse una de las opciones siguientes: Grabar el saludo personal NOTA Cuando graba un saludo personal, éste se asocia al modo de

manejo de llamadas actual activo. Grabe el saludo personal para el modo de manejo de llamadas activo cuando escuche el tono y pulse . A continuación, seleccione una de estas opciones: Aceptar Revisar Volver a grabar Eliminar Cancelar

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Seleccionar el modo de manejo de llamadas Para obtener más información sobre el manejo de llamadas, consulte la sección “Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío” en la página 23. Los modos y opciones siguientes están disponibles: Estándar En una reunión Fuera de la oficina Ausencia prolongada Personalizado Cancelar Volver a asignar la extensión Si dispone de los permisos adecuados, puede asignar su extensión a cualquier teléfono. Dispone de las opciones siguientes: Asignar la extensión1 Anular la asignación de la extensión (el teléfono vuelve a la extensión asignada originalmente). Para asignar a su extensión el último número externo. Definir la contraseña Introduzca la nueva contraseña, pulse para confirmarla. Pulse

y vuelva a introducirla

para cancelar.

Deshabilitar o habilitar la información descriptiva Utilice esta opción para activar o desactivar la información descriptiva con la fecha y la hora del mensaje, el ID de la persona que llama o el nombre grabado de la persona que dejó el mensaje de correo de voz. Grabar su nombre Pulse cuando haya terminado de grabar su nombre y elija una de las opciones siguientes: Aceptar

1. Si asigna la extensión a un teléfono que suele estar ocupado por otro usuario, las llamadas enviadas a la extensión del usuario original llegarán al destino desviado definido en el modo de manejo de llamadas activo. 19

Revisar Volver a grabar Eliminar y utilizar la grabación predeterminada del sistema Cancelar Escuchar los mensajes eliminados Como medida de seguridad frente a la eliminación accidental de mensajes, el sistema conserva los mensajes eliminados durante unas horas. Para escuchar los mensajes eliminados, pulse . El correo de voz reproduce todos los mensajes eliminados que aún se conservan en el sistema. Durante la reproducción, puede administrar los mensajes eliminados como si se tratase de mensajes recién recibidos. Pulse para restaurar el mensaje eliminado y convertirlo en un mensaje guardado. Eliminar mensajes eliminados Dispone de las opciones siguientes: Confirmar Cancelar Opciones adicionales A continuación se describen algunas de las opciones adicionales disponibles: Habilitar o deshabilitar manejo de llamadas automatizado por Outlook Cambiar opciones de entrega de correo electrónico Deshabilitar entrega de correo electrónico Habilitar entrega de correo electrónico Habilitar entrega de correo electrónico con mensaje de voz adjunto Marcar correo de voz como escuchado tras entrega de correo electrónico Cambiar estado del agente (Consulte “Cambio del estado del agente” en la página 29.) Acceder y asignar extensión Salir 20

Acceder sin asignar extensión Cambiar estado de desvío Localízame Al habilitar la opción Localízame, las personas que llaman y son desviadas a su buzón de correo de voz reciben la instrucción de pulsar 1, tras lo cual el sistema de correo de voz intentará llamarle a uno de los dos posibles números de teléfono en los que pueda localizársele. Para definir los destinos Localízame, utilice el Personal Call Manager o el acceso Web. Habilitar Deshabilitar Menú anterior Cancelar operación actual Terminar la sesión Volver a la operadora automática Transferirla al asistente Escuchar el estado del buzón Seleccione esta opción para escuchar el número de mensajes no escuchados.

21

Cómo dejar un mensaje y opciones de los mensajes Cuando la llamada se envía al correo de voz, puede dejar un mensaje cuando se le solicite o utilizar una de las opciones siguientes mientras escucha el saludo del buzón de correo: Omitir el saludo, dejar un mensaje y colgar para enviarlo. Transferir al asistente. Desviar la llamada al destino Localízame del destinatario (número opcional al que pueden desviarse las llamadas) si éste está habilitado; si no, grabar el mensaje cuando se le pida. Transferir a la operadora automática. Una vez finalizada la grabación del mensaje, seleccione una de las opciones siguientes: Opciones de los mensajes y después: Enviar mensaje Cancelar Revisar Volver a grabar Marcar/no marcar como urgente Transferir a la operadora automática Transferirla al asistente Volver a grabar Enviar mensaje, menú principal de transferencia Enviar mensaje, desviar al destino Localízame del destinatario (si está habilitado) Enviar mensaje, transferir a la operadora automática NOTA Al colgar se enviará el mensaje.

22

OPCIONES Puede administrar varias opciones del teléfono 212k pulsando la tecla Opciones e introduciendo la contraseña. Puede configurar el modo de manejo de llamadas, la preferencia de descolgado automático, el tono del timbre, las teclas programables, el estado del agente y el modo de manos libres. Si pulsa el botón Opciones y después introduce la contraseña seguida de accederá a la pantalla siguiente:

Salir Opciones : Manej Llam Descolg. Aut. Camb. Timbre Tecl. Prog (Estado Agnt)

Aparece entre paréntesis porque el usuario no dispone de permiso para utilizar esta función

Manos libre Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío NOTA Utilice el Personal Call Manager o el acceso Web para configurar los

modos con distintos destinos de desvío de llamadas y saludos personales. Puede definir uno de los cinco modos de manejo de llamadas distintos para su extensión, incluidas cuatro opciones “No molestar” para desviar llamadas entrantes o enviarlas al correo de voz. Puede grabar saludos personales para asociarlos al modo activo de manejo de llamadas. De forma predeterminada, el teléfono está configurado en modo Estándar, lo que permite contestar todas las llamadas entrantes. Otras opciones de modo son: En una reunión, Fuera de la oficina, Ausencia prolongada y Personalizado. Puede utilizar la tecla Opciones para seleccionar el modo que desee si realiza una de las acciones siguientes: Paso 1

Si pulsa el botón Opciones y después introduce la contraseña seguida de , o si pulsa la tecla programable Entrar accederá a la pantalla siguiente: 23

El asterisco indica que se trata del modo seleccionado actualmente

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda de Manejo de llamadas.

Paso 3

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda del modo de manejo de llamadas que desee. o bien Cambie el destino de Desviar llamada siempre o No contesta con el siguiente método:

Paso 4

a

Pulse el botón personalizable de la derecha.

b

Pulse el botón de selección en el ajuste actual.

c

Introduzca el nuevo destino seguido del botón personalizable asociado a Entrar.

Pulse el botón de menú

(Atrás) para retroceder

(Salir) para salir.

Como alternativa, puede seleccionar un modo distinto si accede al correo de voz y pulsa para ver las opciones adicionales. Seguidamente, pulse la opción y siga los mensajes que aparecen en la pantalla. Consulte la sección “Opciones del buzón” en la página 18 para obtener más información.

24

Cambio de la preferencia de descolgado automático Los usuarios de ShoreTel que utilicen auricular con frecuencia tal vez quieran recurrir a la función de preferencia de descolgado automático para seleccionar qué salida de audio (altavoz o auricular) se activa automáticamente al realizar o recibir llamadas. Puede controlar la actividad de la llamada con PCM. Esta función también proporcionar una mejor notificación para llamadas entrantes gracias a la generación de un tono de espera cuando la ruta de audio predeterminada se configura en Auricular y el auricular está activado. Además, el teléfono IP emite timbres con volumen normal si se desactiva el auricular. Para configurar la función de preferencia de descolgado automático siga el procedimiento que se detalla a continuación: Paso 1

Pulse el botón Opciones y después introduzca la contraseña seguida de , o pulse la tecla programable Entrar.

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda de Descolgado Automático para acceder a la pantalla siguiente:

Salir Descolg. Aut. *Altavoz Auricular

Paso 3

El ajuste actual se indica con un asterisco. Pulse la tecla personalizable situada junto a Auricular para cambiar al auricular, o bien pulse Altavoz para cambiar al altavoz.

Paso 4

Pulse el botón de menú

para salir.

25

Cambio del tipo de timbre Puede configurar el teléfono IP 212k para que suene uno de los cuatro tonos de timbre distintos. De forma predeterminada, el tono de timbre del teléfono es Estándar. Puede utilizar la tecla Opciones para seleccionar el tono de timbre que desee si realiza una de las acciones siguientes: Paso 1

Pulse el botón Opciones y después introduzca la contraseña seguida de , o pulse la tecla programable Entrar.

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda de Cambiar tono para acceder a la pantalla siguiente:

Pulse el botón situado a la derecha de este icono para escuchar el tono de timbre.

26

Paso 3

Pulse la tecla personalizable situada a la derecha de cada tono de timbre para escuchar el correspondiente.

Paso 4

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda del tono de timbre que desee para seleccionarlo.

Paso 5

Pulse el botón de menú

para salir.

Programación de los botones personalizables Es posible programar los botones personalizables del teléfono IP 212k como atajos para operaciones que, normalmente, requerirían pulsar dos o tres teclas para lograr la misma tarea. Tras asignar una función a uno de los 12 botones personalizables, puede introducir un texto descriptivo de hasta seis caracteres. Éste aparecerá en la pantalla junto al botón personalizable. Para programar los botones personalizables del teléfono IP 212k, siga el procedimiento que se detalla a continuación: NOTA Póngase en contacto con el administrador del sistema para comprobar

si tiene los permisos para configurar los botones programables del teléfono. Paso 1

Pulse el botón Opciones y después introduzca la contraseña seguida de , o pulse la tecla programable Entrar.

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda de las Teclas programables para acceder a la pantalla siguiente:

Cancelar Seleccione Vuelva a pulsar uno de los botones personalizables para asignarle una función. (No pulse los botones de menú o selección de la parte superior del teléfono.)

Paso 3

Pulse uno de los 11 botones personalizables disponibles (el superior está reservado para la apariencia de llamadas) para seleccionar el botón al que desee asignar una función concreta. Aparecerá la pantalla siguiente:

27

Cancelar Seleccione Apariencia Marcar

La palabra “Llamada” se intercambia por “Apariencia” por las posibles limitaciones de número de caracteres que pueden mostrarse.

Sólo estarán disponibles en la interfaz del teléfono las funciones Apariencia de llamada y Marcar (es decir, marcado rápido). Póngase en contacto con el administrador del sistema si desea acceder a otras funciones de botones programables.

Paso 4

Pulse la tecla personalizable situada a la izquierda de la función que desee asignar a la tecla.

NOTA El administrador del sistema puede asignar varias funciones a los

botones personalizables mediante el gestor ShoreWare. Sin embargo, cuando la programación de los botones se realiza mediante la interfaz del 212k, las posibilidades se limitan a Apariencia de llamada y Marcar (es decir, marcado rápido). Para programar el resto de funciones de los botones personalizables, póngase en contacto con el administrador del sistema. Paso 5

Marque la extensión (si procede) y pulse la tecla personalizable situada junto a Entrar. Si marca un número externo, tenga en cuenta que debe hacerlo en formato canónico, es decir, debe introduce un símbolo + seguido de un 1 y, a continuación, el número de 10 dígitos. Por ejemplo, para llamar a un número de Estados Unidos: +14085551212.

Paso 6

Puede introducir texto de hasta seis caracteres pulsando la tecla personalizable situada junto a A -> a1 (de este modo se cambia el teclado de numérico a alfabético).

NOTA En modo alfabético, pulse la tecla adecuada del teclado numérico

varias veces para desplazarse por las letras del alfabeto asociadas a dicha tecla. Ejemplo: Para la letra ‘C’, deberá pulsar el dígito #2 tres veces en el teclado numérico.

28

Paso 7

Cuando haya terminado, pulse la tecla personalizable situada junto a Entrar.

Paso 8

Pulse el botón de menú

para salir.

Cambio del estado del agente Si forma parte de un grupo de trabajo y necesita acceder a él a primera hora de la mañana o salir para tomarse un descanso, puede cambiar el estado del agente mediante la interfaz del teléfono IP 212k. Tenga en cuenta que la opción Estado del agente sólo estará disponible si su tipo de cliente PCM es: un agente del grupo de trabajo, un supervisor del grupo de trabajo o un operador. Para cambiar el estado del agente del teléfono IP 212k, siga el procedimiento que se detalla a continuación: Paso 1

Pulse el botón Opciones y después introduzca la contraseña seguida de , o pulse la tecla programable Entrar.

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada junto a Estado del agente. Si las palabras se muestran entre paréntesis, significa que no dispone del permiso adecuado. Si necesita acceso, póngase en contacto con el administrador del sistema para solicitar la modificación de su tipo de cliente. Aparecerá la pantalla siguiente:

Salir Etat Agente * Conectado Desconectado Resumen

Paso 3

Las opciones disponibles para los agentes son Conectado, Desconectado y Resumir. El estado actual se indica con un asterisco. Pulse el botón personalizable situado junto al estado que desee.

Paso 4

Pulse el botón de menú

para salir. 29

Activación o desactivación del modo de manos libres El modo de manos libres está pensado para usuarios de teléfonos analógicos que utilicen auriculares. En su lugar, los usuarios de teléfonos IP recurren a la opción de preferencia de descolgado automático. Consulte la sección “Cambio de la preferencia de descolgado automático” en la página 25 para obtener más información. Con el modo de manos libres activado, puede realizar o recibir llamadas con unos auriculares o mediante el altavoz. El modo de manos libres está activado de forma predeterminada. Lleve a cabo las acciones siguientes para activar el modo de manos libres: Paso 1

Pulse el botón Opciones y después introduzca la contraseña seguida de , o pulse la tecla programable Entrar.

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada junto a Manos libres para acceder a la pantalla siguiente:

Salir Modo: *Desactivado Activado

Paso 3

Las opciones disponibles para el modo de manos libres son Deshabilitado y Habilitado. El estado actual se indica con un asterisco. Pulse el botón personalizable situado junto a la opción que desee.

Paso 4

Pulse el botón de menú

para salir.

NOTA Si activa el modo de manos libres no escuchará el tono de llamada en el

teléfono. 30

DIRECTORIO Puede utilizar el directorio para buscar números de extensión internos en la red. Pulse el botón Directorio

para acceder a la pantalla siguiente:

Interfaz del directorio ShoreTel 212k

Salir Nombre

Atrás

Mike T Hershel W Billy C Marketing 01 Sales 04 Arriba

Abajo

Para limitar los resultados de la búsqueda, escriba el apellido de la persona que busca con el teclado. Utilice para escribir un carácter comodín y para introducir un espacio. También puede pulsar los botones personalizables asociados a las teclas programables Arriba y Abajo para desplazarse por los números marcados página a página. Una vez localizado el nombre o el número que buscaba, pulse el botón personalizable asociado para marcarlo. Como alternativa, puede pulsar el botón de menú (Salir) para salir.

31

ADMINISTRACIÓN DE LLAMADAS – FUNCIONES AVANZADAS Además de utilizar las funciones habituales de realización y recepción de llamadas, el teléfono cuenta con otras funciones avanzadas adicionales. Si utiliza alguna de las funciones con regularidad, puede solicitar al administrador del sistema que le asigne la función que desee a una de las las teclas personalizables del teléfono.

Botones personalizables programables El teléfono IP 212k tiene once botones personalizables que pueden programarse con distintas funciones. El administrador del sistema puede configurar los botones personalizables mediante el gestor de ShoreWare (mediante un usuario) o puede otorgar permisos a usuarios individuales para que puedan modificar los botones personalizables del teléfono IP a través de la interfaz del teléfono. NOTA Los usuarios del teléfono IP 212k sólo pueden programar la apariencia

de llamada y el marcado (marcado rápido) desde la interfaz del teléfono. El resto de funciones debe programarlas el administrador del sistema mediante el gestor ShoreWare. La siguiente lista contiene las distintas funciones que se pueden asignar a los botones del teléfono para poder crear atajos para operaciones que, normalmente, requerirían pulsar dos o tres botones. • Intervenir: la función Intervenir permite a los usuarios con el permiso adecuado acceder a una llamada existente. Esta función resulta útil para determinados usuarios entre los que se incluyen operadores, asistentes ejecutivos, formadores y supervisores ACD que deban intervenir en llamadas por motivos importantes. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función Intervenir, así como incluir opcionalmente una extensión concreta para un acceso rápido y sencillo. Si necesita utilizar esta función, consúltelo con el administrador del sistema. • Apariencia de llamada de puente: la función de apariencia de llamada de puente comparte la información de apariencia de llamada entre varios teléfonos IP independientes para ofrecer un manejo de llamadas más rápido entre los usuarios. Esta función está pensada para entornos de sistemas clave (oficinas pequeñas o filiales), como por ejemplo un concesionario de vehículos o un pequeño banco con 4 unidades troncales y 8 teléfonos IP. Consulte la sección “Apariencias de llamada de puente” en la página 35 para obtener más información sobre la administración de llamadas con apariencias de llamada de puente. • Apariencia de llamada: la apariencia de llamada representa una llamada de teléfono en su extensión. Consulte la sección “Recepción de llamadas adicionales” en la página 12 para obtener más información sobre la administración de llamadas en su extensión.

32

• Conferencia ciega: el sistema ShoreTel permite establecer conferencias con hasta tres participantes (o seis, según la configuración) sin necesidad de consultar con cada participante antes de acceder a la llamada de conferencia. Consulte la sección “Realización de una llamada de conferencia” en la página 12 para obtener más información. • Conferencia de consulta: el sistema ShoreTel permite establecer conferencias con hasta tres participantes (o seis, según la configuración) con la posibilidad de consultar con cada participante antes de acceder a la llamada de conferencia. Consulte la sección “Realización de una llamada de conferencia” en la página 12 para obtener más información. • Conferencia con interfono: el sistema ShoreTel permite establecer conferencias con hasta tres participantes (o seis, según la configuración) permitiendo la consulta mediante el interfono con cada participante antes de acceder a la llamada de conferencia. Consulte la sección “Realización de una llamada de conferencia” en la página 12 para obtener más información. • Marcar buzón: el sistema ShoreTel permite llamar al buzón de correo de otro usuario sin necesidad de que suene el teléfono. Si utiliza esta función a menudo, póngase en contacto con el administrador del sistema para programar una tecla personalizable. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función Marcar buzón, así como incluir opcionalmente un buzón de correo concreto para un acceso rápido y sencillo. • Marcar número (marcado rápido): el sistema ShoreTel permite programar teclas personalizables del teléfono para realizar un marcado rápido y poder teclear una extensión o un número externo con un solo toque. • Interfono: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado utilizar el interfono para comunicarse con otros usuarios del sistema. Cuando se utiliza el interfono para comunicarse con otro usuario, el teléfono no suena: el destinatario escuchará un tono y se conectará al altavoz. El destinatario debe utilizar un teléfono IP ShoreTel para que el funcionamiento sea correcto. Además de la tecla con función fija, se puede programar una tecla personalizable para invocar la función del interfono con una extensión específica para un acceso rápido y sencillo. Consulte la sección “Utilización del interfono” en la página 13 para obtener más información. • Supervisar extensión: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado supervisar la extensión de otro usuario. Esto facilita la administración de las llamadas entrantes para dicha extensión y también sirve de atajo para utilizar una de las funciones siguientes: marcar la extensión, transferir, realizar conferencia, aparcar llamadas, responder llamadas y comunicarse mediante el interfono con dicha extensión. Consulte la sección “Supervisión de extensiones” en la página 37 para obtener más información.

33

• Localizar: el sistema ShoreTel permite que los usuarios con permisos adecuados puedan acceder al sistema de extensión de megafonía o busquen un grupo de teléfonos IP ShoreTel. Marque el número correspondiente proporcionado por el administrador del sistema y espere el tono de confirmación. Seguidamente, comience a hablar. El mensaje se transmitirá mediante el altavoz o los altavoces de los teléfonos IP. Consulte las secciones “Extensión de megafonía” en la página 39 y “Utilización de localización de grupos” en la página 39 para obtener más información. • Aparcar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios aparcar una llamada conectada en otra extensión. Consulte la sección “Aparcar y recuperar llamadas” en la página 39 para obtener más información. • Aparcar y localizar: esta función también permite al usuario aparcar y llamar mientras, de forma simultánea, se realiza una extensión de megafonía. • Capturar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado capturar una extensión activa. • Capturar servicio nocturno: el sistema ShoreTel permite que las llamadas se encaminen a una extensión que sonará en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral si la persona que llama necesita hablar con alguna persona de la empresa. • Capturar/Recuperar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios aparcar una llamada conectada en otra extensión o recuperar la llamada una vez aparcada. Consulte la sección “Aparcar y recuperar llamadas” en la página 39 para obtener más información. • Grabar llamada: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado grabar las llamadas activas en curso. Esta función resulta útil para determinados usuarios, entre los que se incluyen redactores, entrevistadores, personal de ventas o abogados que deben grabar las llamadas por motivos laborales importantes. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función de grabación para un acceso rápido y sencillo. Si necesita utilizar esta función, consúltelo con el administrador del sistema. • Grabar extensión: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado grabar una llamada activa en otra extensión. Esta función resulta útil para determinados usuarios, entre los que se incluyen los supervisores ACD que deben grabar las llamadas por motivos laborales importantes. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función de grabación, así como incluir opcionalmente una extensión concreta para un acceso rápido y sencillo. Si necesita utilizar esta función, consúltelo con el administrador del sistema. • Enviar dígitos con llamada: el sistema ShoreTel permite a los usuarios enviar un grupo preconfigurado de tonos DTMF durante una llamada. Esta función resulta útil para navegar por sistemas externos IVR, así como en sistemas que requieran un código de cuenta. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función de envío de dígitos, así como incluir los dígitos que se desean enviar para un acceso rápido y sencillo. Si necesita utilizar esta función, consúltelo con el administrador del sistema. 34

• Supervisión silenciosa: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado supervisar de forma silenciosa una llamada activa en otra extensión. Esta función resulta útil para determinados usuarios, entre los que se incluyen los supervisores ACD que deben supervisar las llamadas por motivos laborales importantes. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función de supervisión silenciosa, así como incluir opcionalmente una extensión concreta para un acceso rápido y sencillo. Si necesita utilizar esta función, consúltelo con el administrador del sistema. • Transferencia ciega: el sistema ShoreTel permite transferir una llamada a otro participante sin necesidad de consultar con dicho participante antes de realizar la transferencia. Consulte la sección “Transferencia de llamadas” en la página 12 para obtener más información. • Transferencia de consulta: el sistema ShoreTel permite transferir una llamada a otro participante pudiendo consultar con dicho participante antes de realizar la transferencia. Consulte la sección “Transferencia de llamadas” en la página 12 para obtener más información. • Transferencia de interfono: el sistema ShoreTel permite transferir una llamada a otro participante pudiendo consultar con dicho participante mediante el interfono antes de realizar la transferencia. Consulte la sección “Transferencia de llamadas” en la página 12 para obtener más información. • Transferir a buzón de correo: el sistema ShoreTel permite transferir una llamada directamente al buzón de correo de otro participante. • Transfer Whisper: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado transferir una llamada a otro participante pudiendo consultar con dicho participante mediante la función Whisper antes de realizar la transferencia. • Recuperar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios recuperar una llamada conectada desde otra extensión. Consulte la sección “Aparcar y recuperar llamadas” en la página 39 para obtener más información. • Whisper Page: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con el permiso adecuado acceder a una llamada en otra extensión y utilizar la función Whisper sólo con dicho participante. El tercer participante de la llamada no podrá percibir la función Whisper. El participante de destino tiene la opción de hablar con usted en privado con la función de silencio de llamada. • Silenciar/No silenciar llamada: si recibe una llamada Whisper, puede hablar en privado con el participante utilizando la función de silencio de llamada Whisper.

Apariencias de llamada de puente La función de apariencia de llamada de puente (BCA) se puede asignar (mediante el administrador del sistema) a un botón personalizable del teléfono. La función BCA proporciona información de “puente” entre varios teléfonos IP independientes y permite un manejo de llamadas más rápido entre los usuarios. Esta función está pensada para entornos de sistemas clave (oficinas pequeñas o filiales), como por ejemplo un concesionario de vehículos o un pequeño banco con 4 unidades troncales y 8 teléfonos IP. 35

Se configura un botón personalizable de cada teléfono IP para la función BCA, de modo que cuando llega una llamada entrante, la tecla personalizable parpadea en verde en todos los teléfonos. Si alguien contesta la llamada, el LED de su teléfono deja de parpadear y se ilumina de forma constante en color verde mientras que la tecla personalizable del resto de teléfonos IP programados con la extensión BCA se ilumina en rojo. Así, la información de apariencia de llamada se comparte (o se establece un puente) entre los distintos teléfonos de una empresa. Puede realizar una llamada saliente con la apariencia de llamada de puente para que el resto de usuarios puedan ver la actividad de la llamada. Para realizar una llamada saliente, pulse la apariencia de llamada de puente, marque el código de acceso troncal y, a continuación, marque el número. Al realizar una llamada saliente, el LED del teléfono de la persona que llama se ilumina de forma constante en verde y la tecla asociada del resto de teléfonos se ilumina en rojo. Si la llamada se pone en espera, los LED asociados de todos los teléfonos parpadean en verde. Se puede programar un botón para cada posición de la pila de llamadas. NOTA Al pulsar la tecla personalizable BCA situado más arriba para las

llamadas salientes no implica necesariamente el acceso a la unidad troncal 1. Existe una correlación de uno a uno entre los botones personalizables programados para extensiones BCA y una unidad troncal concreta. Las unidades troncales se pueden asociar a extensiones BCA de forma aleatoria por el administrador del sistema. Otra de las ventajas de la función BCA es que un ID de llamada saliente se puede asociar a dicho botón (configurado por el administrador del sistema). Las reglas siguientes determinan qué ID de llamada se muestra cuando se realiza una llamada saliente con BCA: • Llamada saliente a una extensión interna: se utilizará el nombre y el número del usuario que inició la llamada BCA y, si dicho usuario es “privado”, el ID de llamada permanece oculto. • Llamada saliente a un número externo: el ID de llamada se utiliza en el orden siguiente, según la disponibilidad: • ID de llamada saliente configurado para dicha BCA • Número DID configurado para dicha BCA • Identificación externa o número de ID de llamada del usuario que inició la llamada BCA • Llamada saliente a un número de emergencia externo (por ejemplo, el 112): se envía la identificación de emergencia o un número CESID del usuario. Para obtener más información sobre la apariencia de llamadas de puente consulte con el administrador del sistema. El administrador del sistema puede configurar las apariencias de llamada de puente para recibir el ID de llamada en llamadas entrantes, mostrar el ID de llamada en las llamadas activas, así como activar, desactivar o retrasar el timbre de las llamadas entrantes.

36

Supervisión silenciosa/Intervenir Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador tanto para su teléfono como para el teléfono de destino), puede escuchar una llamada sin que le oigan o unirse a una llamada como participante de conferencia (“intervención”). • Para supervisar una llamada de forma silenciosa, marque y, seguidamente, la extensión en la que la llamada está activa. • Para intervenir en una llamada, marque y, seguidamente, la extensión en la que la llamada está activa. NOTA Si utiliza las funciones de supervisión silenciosa e intervención a

menudo, hable con el administrador del sistema para que configure una tecla personalizable en su teléfono y poder utilizarlas con un solo toque. Consulte la sección “Programación de los botones personalizables” en la página 27 para obtener más información.

Supervisión de extensiones Una extensión supervisada es una tecla personalizable (definida por el administrador del sistema) con la que se pueden administrar las llamadas entrantes de dicha extensión. También sirve como atajo para realizar una de las funciones siguientes: marcar la extensión, transferir, realizar conferencia, aparcar llamadas, responder llamadas y comunicarse mediante el interfono con dicha extensión. Además, puede ver si la extensión supervisada tiene mensajes no escuchados gracias al icono .

Recepción de una llamada en una extensión supervisada Los LED de las teclas personalizables proporcionan pistas visuales y emiten tonos distintos al recibir una llamada. Si entra una llamada cuando está ocupado con otra, escuchará un tono más alto en la llamada en espera. Puede capturar la llamada mientras suena pulsando la tecla personalizada o pulsando la tecla programable Contes. Puede enviarla al correo de voz de la extensión supervisada pulsando A CV. También puede contestar una llamada después de que el usuario de la extensión supervisada la haya puesto en espera pulsando la tecla programable Captur. Cuando se pone una llamada en espera que haya entrado en la extensión supervisada, la llamada se aparca en el teléfono del usuario para que cualquiera pueda volver a capturarla. El administrador del sistema puede configurar las extensiones supervisadas para recibir el ID de llamada en llamadas entrantes, mostrar el ID de llamada en las llamadas activas, así como activar, desactivar o retrasar el timbre de las llamadas entrantes.

37

Whisper Page Si se dispone de los permisos adecuados (concedidos por el administrador del sistema tanto para su teléfono como para el terminal de destino), la función Whisper Page permite irrumpir en una llamada activa para hablar con el usuario interno. Esto se produce sin que la persona que llama sea consciente de la interrupción y sin que usted oiga al interlocutor remoto. Para utilizar la función Whisper Page con otro usuario de una llamada, marque seguido de la extensión de dicho usuario. Tenga en cuenta que el destinatarios debe utilizar un teléfono ShoreTel IP (salvo el modelo IP100). Si la llamada Whisper Page se envía a cualquier otro teléfono (por ejemplo, IP100, SoftPhone o un teléfono analógico), la llamada se gestionará como una llamada con interfono. NOTA Si utiliza la función Whisper Page a menudo, hable con el administrador

del sistema para que configure una tecla personalizable en su teléfono y poder utilizar Whisper Page con un solo toque. Consulte la sección “Programación de los botones personalizables” en la página 27 para obtener más información.

Captura del servicio nocturno El servicio nocturno, si está activado por el administrador del sistema, permite encaminar llamadas hacia una extensión que sonará en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral si la persona que llama necesita hablar con alguna persona de la empresa. Si tiene acceso a la función de servicio nocturno (definida por el administrador del sistema), marque para contestar la llamada en su puesto. Si oye un tono de error al intentar capturar el servicio nocturno, es posible que el servicio no esté configurado en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios. Póngase en contacto con el administrador del sistema si esto ocurre. NOTA Si utiliza la función de servicio nocturno a menudo, hable con el

administrador del sistema para que configure una tecla personalizable en su teléfono y poder utilizar la función de servicio nocturno con un solo toque. Consulte la sección “Programación de los botones personalizables” en la página 27 para obtener más información.

38

Cambio del estado del grupo de búsqueda Si dispone de los permisos adecuados, puede cambiar el estado del grupo de búsqueda de ocupado a no ocupado (o viceversa) marcando seguido de la extensión del grupo de búsqueda. Esta función resulta especialmente útil cuando los miembros del grupo de búsqueda están en una reunión o salen del trabajo antes de tiempo. Si pertenece a más de un grupo de búsqueda, debe marcar la extensión asociada al grupo de búsqueda que desee después de marcar el código de acceso descrito anteriormente.

Extensión de megafonía Si cuenta con los permisos adecuados (concedidos por el administrador del sistema) para acceder al sistema de extensión de megafonía, marque el número que le ha facilitado el administrador del sistema, espere el tono de confirmación y, después, comience a hablar. Cuelgue cuando haya terminado. Si oye un tono de error al intentar utilizar esta función, es posible que no esté configurada en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios. Póngase en contacto con el administrador del sistema.

Utilización de localización de grupos Esta función es similar a la de localización y también puede enviar un mensaje audible para seleccionar un grupo de usuarios de los teléfonos de su empresa configurados para la localización de grupos. Al marcar la extensión del grupo de localización asociada a dichos usuarios, puede grabar un mensaje que se transmitirá por el altavoz de cada teléfono IP ShoreTel de los usuarios. Para utilizar esta función, marque la extensión de localización de grupos facilitada por el administrador del sistema y espere el tono de confirmación. Cuando escuche el tono, comience a hablar. No olvide que está creando una grabación que escucharán todos los miembros del grupo de localización. Cuelgue cuando haya terminado la grabación.

Aparcar y recuperar llamadas Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador del sistema), puede aparcar una llamada conectada en otra extensión del modo siguiente: Paso 1

Conteste la llamada entrante y pulse el botón de menú

Paso 2

Pulse la tecla personalizable situada junto a la palabra “Aparcar” y, a continuación, marque la extensión en la que desee aparcar la llamada. Transcurrido el tiempo de espera (o al colgar), la llamada se envía automáticamente a la extensión y puede colgar el teléfono.

.

39

Si utiliza esta función con frecuencia, puede asignar la función Aparcar a uno de los botones personalizables del teléfono para mayor comodidad. Para liberar la llamada desde una ubicación distinta: Paso 1

Pulse el botón de menú y la tecla personalizable situada junto a la palabra “Recuperar” que aparece en la pantalla.

Paso 2

Marque el número de la extensión desde el que desee recuperar la llamada.

Paso 3

Pulse la tecla personalizable situada junto a la palabra “Entrar”.

NOTA Si utiliza la función Aparcar o Recuperar a menudo, hable con el

administrador del sistema para que configure una tecla personalizable en su teléfono y poder utilizar la función con un solo toque. Consulte la sección “Programación de los botones personalizables” en la página 27 para obtener más información.

40

SOFTWARE CALL MANAGER Además de utilizar la interfaz del teléfono IP 212k para acceder a las funciones de ShoreTel, puede realizar muchas de estas tareas con el software Call Manager de ShoreTel. El software Call Manager de ShoreTel proporciona una interfaz visual con mucha información para administrar y controlar las comunicaciones, tanto las llamadas telefónicas como el correo de voz. La interfaz sencilla y clara permite acceder a todas las funciones y opciones del sistema de teléfono IP ShoreTel, incluidos los mensajes unificados, la administración de llamadas en un solo toque, la administración personalizable y el correo de voz visual desde el PC de plataforma Windows. El software funciona en combinación con el teléfono IP 212k para poder realizar las tareas siguientes: • • • •

marcar por nombre cambiar el modo de manejo de llamadas abrir una sesión SoftPhone conservar un historial de llamadas de 1000 líneas para llamadas entrantes y perdidas • escuchar los mensajes de voz desde el PC

Call Manager le libera de tareas anodinas como la reproducción de etiquetas de teléfonos, la búsqueda de números, el proceso de establecimiento de llamadas de conferencia o la interacción con los mensajes de correo de voz. Su presencia integrada elimina las etiquetas de teléfonos, ya que permite saber si una línea está ocupada o si un empleado ha desviado las llamadas a otra extensión, todo esto antes de marcar. También dispone de una pantalla que admite hasta 16 números y permite pasar de uno a otro, transferir las llamadas a otro destino o iniciar una conferencia con un solo clic del ratón. El software Call Manager de ShoreTel se comercializa en cinco variantes y cada una ofrece acceso a distintas funciones y características: • • • • •

Personal Call Manager Advanced Call Manager Workgroup Agent Call Manager Workgroup Supervisor Call Manager Operator Call Manager

Para obtener más información sobre el Personal Call Manager y las funciones disponibles, póngase en contacto con el administrador del sistema.

41

ACCESO WEB El acceso Web de ShoreTel es una interfaz basada en navegador mediante la cual los usuarios pueden administrar las opciones y configuraciones personales desde cualquier navegador Web de cualquier rincón del mundo. La información de manejo de llamadas y la configuración de notificaciones se pueden gestionar de forma fácil y segura desde cualquier lugar. Para obtener más información sobre el acceso Web y las funciones disponibles, póngase en contacto con el administrador del sistema.

42

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Problema: el sistema notifica a las personas que le llaman que el buzón ha superado su límite y no puede aceptar más mensajes. Solución: el sistema de correo de voz incluye los mensajes eliminados recientemente que se siguen contabilizando como mensajes contenidos en el buzón.2 Si el buzón está lleno, primero purgue cualquier rastro de los mensajes eliminados: Paso 1

Cuando escuche las opciones del menú principal, pulse

Paso 2

Pulse para eliminar definitivamente los mensajes eliminados.

Paso 3

Pulse

.

para confirmar la eliminación.

Problema: en la pantalla aparece el mensaje “No hay servicio”. Solución: el teléfono se encuentra no operativo temporalmente. Póngase en

contacto con el administrador del sistema. Problema: nadie puede escucharle cuando habla por el altavoz. Solución: compruebe si hay objetos (por ejemplo, tazas de café, libros, etc.)

que puedan bloquear el micrófono. Verifique también los ajustes de volumen. Problema: la pantalla se queda en blanco. Solución: el dispositivo no tiene alimentación. Verifique que el cable de red está conectado al puerto LAN del teléfono y al puerto de datos de red correspondiente de la oficina. Además, compruebe si hay un adaptador local de corriente alterna para su teléfono o si la alimentación proviene de un conmutador PoE de la red corporativa. Póngase en contacto con el administrador del sistema si esto no soluciona el problema.

Problema: no hay tono de marcado al descolgar, pero el teléfono funciona

correctamente. Solución: ha activado el modo de manos libres, que es la función destinada a

usuarios de teléfonos analógicos con auricular. Consulte la sección “Activación o desactivación del modo de manos libres” en la página 30 para obtener información acerca de la desactivación de esta función. 2. El sistema hará saber que el buzón de correo está lleno la próxima vez que acceda al correo de voz. 43

Problema: la pantalla del teléfono no muestra ni la fecha ni la hora. Solución: el teléfono no puede localizar el servidor de hora. Póngase en

contacto con el administrador.

Visualización de la información del teléfono Para ver la información del teléfono (por ejemplo, la dirección IP, la máscara de subred, la versión o la dirección MAC), siga los pasos que se describen a continuación: Paso 1

Con el teléfono colgado, pulse la tecla Silen

.

El LED no debe aparecer iluminado ni debe apreciarse ningún tono. Si no es así, descuelgue el microteléfono y reemplácelo. Paso 2

Marque I-N-F-O en el teclado y, después, pulse

.

Aparecerá la información siguiente. Para desplazarse por las opciones, pulse . Puede pulsar en cualquier momento para salir: • IP Address (DHCP) • Subnet Mask • Gateway • • • • • • • • • • • • • • • •

Link Speed3 FTP Server Media Gateway Controller (MGC) Server SNTP Server (IP address) 802.1Q VLAN ID setting Application File Name Boot File Name Config File Date Country Language setting Application Version Boot Version Model Number MAC Address Serial Number Hardware Version

3. El número indica la velocidad de ambos puertos. 44

Reinicio del teléfono Para reiniciar el teléfono, siga los pasos que se describen a continuación: Paso 1

Con el teléfono colgado, pulse la tecla Silen

.

El LED no debe aparecer iluminado ni debe apreciarse ningún tono. Si no es así, descuelgue el microteléfono y reemplácelo. Paso 2

Marque R-E-S-E-T en el teclado y, después, pulse El teléfono se reiniciará.

.

Ajuste del contraste de la pantalla Puede ajustar el contrastre de la pantalla LED realizando lo siguiente: Paso 1

Con el teléfono colgado, pulse la tecla Silen

.

El LED no debe aparecer iluminado ni debe apreciarse ningún tono. Si no es así, descuelgue el microteléfono y reemplácelo. Paso 2

Marque I-N-F-O en el teclado y, después, pulse

Paso 3

Pulse los botones personalizables situados a la izquierda (Con-) y a la derecha (Con+) para ajustar la pantalla. Si pulsa varias veces el botón personalizable situado más abajo, aumentará el contraste. Si hace lo propio con el botón situado más arriba, el contraste disminuirá.

Paso 4

Cuando el contraste se encuentre en el nivel que desee, pulse para salir.

.

45

REFERENCIA RÁPIDA DE LOS CÓDIGOS DE ASTERISCOS MÁS FRECUENTES Aparcar una llamada

+ ext.

Recuperar una llamada

+ ext.

Capturar una extensión remota

+ ext.

Captura del servicio nocturno Utilización del interfono

+ ext.

Intervenir

+ ext.

Supervisión silenciosa

+ ext.

Cambio del estado del grupo de búsqueda

+ HG ext.

Whisper Page

+ ext.

Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío

+ contraseña +

+

Cambio de asignación de extensión

+ contraseña +

+

Anulación de asignación de extensión

+ contraseña +

+

Asignación de extensión a número externo

+ contraseña +

+

Funciones de Office Anywhere Transferir una llamada

+ destinatario +

Llamada de conferencia

+ destinatario +

Retener una llamada Colgar Acceder a otros códigos de asteriscos

46

+

?? (de la tabla anterior) + ext.