Guía de usuario del teléfono IP ShoreTel 265
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Patentes Este producto está cubierto por una o varias de las patentes siguientes: patente pendiente de Estados Unidos 6.996.059, patente de Estados Unidos 7.003.091, patente de Estados Unidos 7.167.486, patente de Estados Unidos 7.356.129, patente de Canadá 2.316.558, patente de Estados Unidos 7.379.540, patente de Estados Unidos 7.386.114, patente de Estados Unidos 7.450.574 y patente de Estados Unidos 7.450.703. El producto también está cubierto por otras aplicaciones pendientes de patente. ShoreTel, Inc. Todos los derechos reservados.
Información sobre la versión NP 850-1132-02 Guía de usuario del teléfono IP ShoreTel 265 Fecha: 13/03/2010
Información corporativa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 EE.UU. Teléfono: +1.408.331.3300 O BIEN +1.800.425.9385 Fax: +1.408.331.3333 www.shoretel.com
Contenido PRIMEROS PASOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Pantalla del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Retroiluminación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Guía de los iconos de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 CONEXIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 MANEJO DE LLAMADAS – FUNCIONES BÁSICAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Realizar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Mediante el teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Mediante el altavoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Mediante el auricular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Contestar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Mediante el teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Mediante el altavoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Mediante el auricular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Envío de una llamada al correo de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Desviar una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Atender llamadas adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Transferir una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Realizar una conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Usar el interfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Poner una llamada en espera o anular su retención . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Volver a marcar y comprobar llamadas perdidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 CONTROLES DE AUDIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ajuste del volumen del tono de timbre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ajuste del volumen del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ajuste del volumen del auricular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ajuste del volumen del altavoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Silenciar una llamada activa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 CORREO DE VOZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Acceso al menú principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Acceso desde otra extensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Acceso desde un teléfono externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Dejar mensajes y opciones de los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 OPCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Cambiar preferencia de descolgado automático . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Cambiar tono de timbre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Programación de botones personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Cambiar el estado del agente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Activación o desactivación del modo manos libres. . . . . . . . . . . . . . . . . 33 DIRECTORIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3
MANEJO DE LLAMADAS – FUNCIONES AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Botones personalizados programables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Bridge Call Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Supervisión silenciosa/Intervenir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Coach silencioso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Shared Call Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Botones programables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Llamadas entrantes y salientes Shared Call Appearance . . . . . . . . . . . . 42 Llamadas entrantes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Supervisión de extensiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Contestar una llamada de extensión supervisada . . . . . . . . . . . . . . 43 Interfono susurro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Capturar servicio nocturno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Cambiar estado del grupo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Extensión de megafonía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Uso de localización de grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Aparcar y recuperar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 SOFTWARE CALL MANAGER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 WEB ACCESS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Ver información del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Reiniciar el teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 REFERENCIA RÁPIDA DE LOS CÓDIGOS CON ASTERISCOS MÁS HABITUALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Funciones de Asignación de extensiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4
PRIMEROS PASOS Bienvenido al teléfono IP ShoreTel™ Este teléfono tiene muchas funciones exclusivas, por ejemplo, una interfaz visual intuitiva, teclas personalizables, un directorio de marcación rápida, modos de manejo de llamadas para activarlos cuando no quiera que le interrumpan, interfono, conferencias de hasta seis participantes y muchas funciones más. Teléfono con reposadedos
Altavoz Emite sonido de banda ancha de alta calidad.
Pantalla TFT-LCD en color 2,7 pulgadas 320 x 240 píxeles
Botón de desplazamiento Selecciona las opciones de la interfaz.
Toma de auriculares Toma de teléfono
Teclas programables Funciones definidas en la pantalla según el contexto.
Teclado de marcación
Teclas de control de audio Controles de volumen del teléfono, auricular, altavoz y timbre. Las teclas de silencio, altavoz y auricular se iluminan cuando las funciones están activas.
Indicador LED La luz parpadeante alerta al usuario sobre las llamadas entrantes y los mensajes de voz no escuchados.
Teclas personalizables Se pueden configurar como seis teclas con indicadores LED tricolor como teclas de llamadas, extensiones supervisadas o teclas de marcación rápida.
Lámina de teclas de función Lámina de vinilo impresa con símbolos internacionales.
Teclas de función Permiten realizar las funciones Micrófono básicas de telefonía.
5
Pantalla del teléfono La pantalla del teléfono IP ShoreTel muestra el nombre y la extensión, el modo de manejo de llamadas, la apariencia de llamadas, las extensiones supervisadas, las distintas llamadas, su duración, los mensajes de voz, la fecha y la hora, las funciones de las teclas programables y el estado operativo del teléfono. Pantalla inactiva del ShoreTel 265 Su nombre
Sarah Smith
Estado del agente
Su extensión
217 Mensajes de voz no escuchados
admin
Marcación rápida
4:18 pm 21 may Capturar Recuperar
Llamadas perdidas
Modo
Teclas programables
Retroiluminación Si no utiliza el teléfono durante varios minutos, la retroiluminación disminuye y la luminosidad de la pantalla se reduce a la mitad. Si el teléfono permanece inactivo durante un tiempo adicional configurable1, por ejemplo una hora o más, la retroiluminación se desactiva por completo. La retroiluminación recupera su intensidad total si se pulsa cualquier botón del teléfono o si entra una llamada.
1. Especificado en el parámetro BackLight del archivo de texto configurable. Consulte la Guía del administrador de ShoreTel para obtener más información. 6
Guía de los iconos de estado El teléfono IP ShoreTel proporciona iconos para una mejor indicación del estado operativo del dispositivo. En la siguiente tabla se incluye información acerca de estos iconos, así como datos adicionales sobre los colores de los indicadores LED y los patrones de parpadeo asociados a distintos estados operativos. Las referencias de colores de los indicadores LED se aplica a los modelos IP265, IP560/560g e IP565g, que admiten LED de tres colores para las teclas personalizables. Los valores mostrados en la siguiente tabla se aplican a ShoreTel 6.1 (versión 11.15.2603.0) y modelos superiores.
Icono
Icono parpadeante
Color de indicadores LED y patrón de parpadeo
Estado
Estados de apariencia de llamada Apagado
Inactivo
Naranja Encendido fijo
Inactivo y NM
Apagado
Inactivo y Mensaje en espera
Naranja Encendido fijo
Inactivo, Mensaje en espera y NM
Verde Encendido fijo
Descolgado
Verde Encendido fijo
Llamada activa
Verde Encendido fijo
Conferencia activa
Verde Encendido fijo
En espera remota
Verde 1.000 ms encendido, 1.000 ms apagado
Llamada de ofrecimiento
7
Icono
Icono parpadeante
Color de indicadores LED y patrón de parpadeo
Estado
Naranja 250 ms encendido, 250 ms apagado
Llamada retenida, aparcada o conferencia
Rojo Encendido fijo
Llamada de interfono susurro
Rojo Encendido fijo
Interfono susurro activo silenciado
Estados de supervisión de extensiones
8
Apagado
Inactivo
Naranja Encendido fijo
Inactivo y NM
Apagado
Inactivo y Mensaje en espera
Naranja Encendido fijo
Inactivo, Mensaje en espera y NM
Verde 1.000 ms encendido, 1.000 ms apagado
Llamada de ofrecimiento
Verde Encendido fijo
Llamada activa capturada
Naranja 250 ms encendido, 250 ms apagado
Llamada retenida, aparcada o conferencia
Rojo Encendido fijo
Ext. supervisada en llamada activa
Rojo Encendido fijo
Ext. supervisada en conferencia
Icono
Icono parpadeante
Color de indicadores LED y patrón de parpadeo
Estado
Verde 200 ms encendido, 100 ms apagado, 700 ms encendido, 1.000 ms apagado
Ext. supervisada en llamada activa + llamada de ofrecimiento
Verde 800 ms encendido
Llamada de ext. supervisada capturada + ext. supervisada en llamada activa
Naranja 200 ms encendido Naranja 200 ms encendido, 100 ms apagado, 200 ms encendido, 500 ms apagado
Llamada de ext. supervisada capturada y retenida + ext. supervisada en llamada activa
Naranja 200 ms encendido
Llamada de ext. supervisada capturada + llamada activa retenida con ext. supervisada
Verde 800 ms encendido Naranja 200 ms encendido Verde 100 ms encendido
Estados de Bridge Call Appearance Apagado
Inactivo
Verde 1.000 ms encendido, 1.000 ms apagado
Llamada de ofrecimiento
Verde Encendido fijo
Llamada activa capturada
Rojo Encendido fijo
Línea en uso
Naranja 250 ms encendido, 250 ms apagado
Llamada retenida, aparcada o conferencia
9
Icono
Icono parpadeante
Color de indicadores LED y patrón de parpadeo
Estado
Tecla de función con estados de destino de extensión Apagado
Inactivo o llamada de ofrecimiento
Rojo Encendido fijo
Conectado o llamada retenida
Naranja Encendido fijo
NM
Rojo Encendido fijo
(Sólo marcar/transferir buzón de correo) - MWI
Verde 1.000 ms encendido, 1.000 ms apagado
(Sólo capturar, capturar/ recuperar, capturar servicio nocturno) - ofrecimiento
Naranja 250 ms encendido, 250 ms apagado
(Sólo recuperar, capturar/ recuperar) - retenida/ aparcada Funciones de estado (grabar, silencio susurro)
10
Apagado
Función desactivada
Naranja Encendido fijo
Función disponible
Naranja 500 ms encendido, 500 ms apagado
Grabación activa
Naranja 500 ms encendido, 500 ms apagado
Silencio susurro activo
CONEXIÓN Si utiliza el teléfono por primera vez y no tiene aún ninguna extensión asignada, en la pantalla del teléfono aparece el mensaje “Disponible”. Puede realizar llamadas pero no recibirlas. Para ello es preciso conectarse, cambiar la contraseña, grabar el nombre y asignar su extensión a este teléfono. Para conectarse: Voice Mail
Paso 1
Pulse
Paso 2
Introduzca el número de la extensión que le haya asignado el administrador del sistema.
Paso 3
Si el administrador del sistema le ha asignado una contraseña, introdúzcala ahora (si no tiene contraseña, utilice la predeterminada: 1234) y pulse .
Paso 4
Introduzca una nueva contraseña seguida de . Póngase en contacto con el administrador del sistema para conocer la longitud necesaria de la contraseña. Repita la contraseña para confirmarla.
Paso 5
Diga su nombre en voz alta y pulse una de las opciones siguientes:
.
; seguidamente, pulse
Aceptar Revisar Volver a grabar Borrar Cancelar Paso 6
Para asignar su extensión, pulse
para las opciones del
correo de voz y, a continuación, pulse asignar la extensión. Después, pulse
para volver a .
Ahora sí está conectado. El teléfono puede recibir llamadas y puede comprobar si hay nuevos mensajes. Si dispone de los permisos adecuados (otorgados por el administrador del sistema), puede conectarse a cualquier teléfono IP ShoreTel de la red y asignarle su extensión.
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MANEJO DE LLAMADAS – FUNCIONES BÁSICAS Realizar llamadas Mediante el teléfono Para realizar una llamada interna, levante el teléfono y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace y, después, el número de teléfono. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono.
Mediante el altavoz Para realizar una llamada interna, pulse el botón del altavoz y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace y, después, el número de teléfono. Para finalizar la llamada, pulse de nuevo el botón del altavoz
.
Mediante el auricular Para realizar una llamada interna, pulse el botón del auricular y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace y, después, el número de teléfono. Para finalizar la llamada, pulse de nuevo el botón del
auricular.
En la figura siguiente se muestra la información que aparece en el teléfono IP ShoreTel 265 al realizar una llamada saliente. Observe que las teclas programables situadas en la parte inferior de la ventana no son las mismas que aparecen cuando el teléfono está inactivo: ahora permiten aparcar o colgar la llamada. Llamada saliente: ShoreTel 265
0:39
Cheryl Briggs Nombre del destinatario de la llamada
Duración de la llamada
9 +1 8058764321
Recep. 8:42 am 22 may Aparcar Unirse Número del receptor de la llamada 12
Info
Teclas programables
Colgar
Marcación rápida
Contestar llamadas Los tonos de timbre, el icono parpadeante de llamada entrante y el LED rojo situado en la esquina superior derecha del teléfono identifican las llamadas entrantes. Un timbre doble indica que se trata de una llamada interna, mientras que un solo timbre indica llamadas externas. En los teléfonos ShoreTel 265 la tecla de llamada también parpadea en verde. Si hay información disponible, la pantalla muestra el nombre de la persona que llama, su número y el icono de llamada entrante, tal como puede verse en la siguiente figura. (Es posible que el nombre de la persona que llama se abrevie para que pueda ajustarse al espacio de una línea.)
Tyrone Prontius
153
4155534321
Icono de llamada entrante Extensión del destinatario Nombre de la persona que llama
Recep.
Número de la persona que llama
0:09 Contestar A CV Funciones de tecla programable
Duración de la llamada
Para atender la llamada, haga lo siguiente:
Mediante el teléfono Para atender una llamada, levante el teléfono cuando suene. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono.
Mediante el altavoz Para atender una llamada, pulse el botón del altavoz se ilumina en verde.
. El LED del botón
Para finalizar la llamada, pulse de nuevo el botón del altavoz
.
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Mediante el auricular Para atender una llamada, pulse el botón del auricular botón se ilumina en verde.
. El LED del
Para finalizar la llamada, pulse de nuevo el botón del
auricular.
Envío de una llamada al correo de voz Cuando llega una llamada entrante, se activa la tecla programable Al CV, como puede verse en la figura de la página anterior. Pulse la tecla programable Al CV para enviar a la persona que llama directamente al buzón de correo de voz.
Desviar una llamada Puede enviar una llamada entrante a otra extensión o a un número externo sin necesidad de contestarla. Transfer
Paso 1
Pulse
Paso 2
Marque el número o pulse la tecla personalizable de la extensión.
Paso 3
Pulse la tecla programable Transf para transferir la llamada a una extensión.
.
Atender llamadas adicionales Si dispone de los permisos adecuados, puede recibir hasta 16 llamadas entrantes al mismo tiempo. (El número máximo de llamadas admitidas lo establece el administrador del sistema.) Si recibe una llamada entrante mientras está al teléfono, puede pulsar el botón parpadeante de apariencia de llamada para atender la llamada entrante; la llamada actual se pondrá automáticamente en espera. Si el teléfono no dispone de botones de apariencia de llamadas, otra forma de interactuar con varias llamadas es pulsar repetidamente el botón Retener Hold . Si recibe una llamada mientras está en otra llamada, escuchará un pitido. Para atender la llamada entrante poner la actual en espera, pulse el botón Retener Hold . Para volver a la llamada anterior, pulse la tecla de apariencia de Hold llamada o el botón Retener de nuevo para alternar entre las llamadas.
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Transferir una llamada Para transferir una llamada desde su extensión a otro número: Transfer
Paso 1
Pulse el botón Transferir espera.
Paso 2
Cuando se le solicite, marque el número de teléfono (también puede pulsar la tecla personalizable de extensión o utilizar el directorio para localizar el número) y, a continuación, realice una de las acciones siguientes:
. La llamada se pone en
a
Complete una transferencia ciega colgando el teléfono o pulsando la tecla programable Transf.
b
Hable con el destinatario antes de transferir la llamada pulsando la tecla programable Consult. Una vez finalizada la consulta, pulse la tecla programable Sí para completar la transferencia, o bien pulse la tecla programable Cancelar para cancelar la transferencia y volver a la llamada original.
c
Puede consultar el interfono pulsando la tecla programable Más y, después, Intfono.
d
Puede enviar la llamada al buzón de correo de voz del destinatario pulsando la tecla programable Más y, después, Al BC.
Realizar una conferencia Para incluir a un participante en una llamada conectada: Conference
Paso 1
Pulse el botón Conferencia espera.
Paso 2
Marque la extensión del participante con el que quiera establecer la conferencia.
Paso 3
Pulse la tecla programable Confer para llamar directamente al participante.
. La llamada se pone en
o Marque el número y pulse la tecla programable Consult para hablar con el destinatario antes de incluirlo en la conferencia. Una vez finalizada la consulta, pulse la tecla programable Sí para finalizar la conferencia, o bien pulse la tecla programable Cancelar para volver a la conferencia original de dos participantes. Paso 4
Repita el proceso para añadir más participantes. 15
Si dispone de los permisos adecuados (asignados por el administrador del sistema), puede incluir hasta seis participantes en una sola conferencia. Una vez establecida la conferencia, puede utilizar la tecla programable Mostrar para visualizar todos los participantes de la conferencia. Si quiere desconectar un participante, avance hasta la entrada correspondiente y pulse la tecla programable Colgar.
Usar el interfono La función de interfono permite conectar con otro participante sin tener que utilizar una línea para llamarlo. Ambos usuarios deben tener un teléfono IP ShoreTel y los permisos necesarios para poder utilizar esta función (configurada por el administrador del sistema). Para utilizar el interfono con otro participante: Intercom
Paso 1
Pulse
Paso 2
Marque la extensión del participante o pulse la tecla personalizada asociada a la extensión.
Paso 3
Pulse la tecla programable Intfono.
Paso 4
Para finalizar la llamada, pulse la tecla programable Colgar.
.
o Marque el número del destinatario en el teclado numérico y pulse la tecla programable Intfono; pulse la tecla programable Colgar para colgar. NOTA Una llamada de interfono anula todos los demás modos de manejo de
llamadas de la extensión marcada. Esto permite utilizar el interfono con usuarios cuyo teléfono esté desviado siempre al correo de voz.
Poner una llamada en espera o anular su retención Hold
Para poner una llamada en espera, pulse el botón Retener o la tecla personalizada de llamada (si existe). En el teléfono ShoreTel 265, la tecla personalizable parpadea en naranja e indica el momento en que puede colgar de forma segura el microteléfono (o pulsar la tecla del altavoz o del auricular) sin finalizar la llamada. Para anular la retención de la llamada, pulse la tecla personalizada con el LED parpadeante o vuelva a pulsar el botón Retener Hold . Si no está atendiendo otra llamada cuando la llamada está en espera, escuchará un timbre recordatorio transcurridos 15 segundos y, desde ese momento, en intervalos de un minuto. Si tiene varias llamadas, el timbre recordatorio corresponderá a la llamada que lleve más tiempo en espera.
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Si tiene varias llamadas en espera, puede contestarlas pulsando el LED parpadeante asociado a la llamada. Si tiene más de una llamada en espera, escuchará un tono de llamada. En ese Hold momento, puede volver a pulsar el botón Retener para activar la siguiente llamada. Tenga en cuenta que el LED asociado a una llamada activa se ilumina en verde de forma fija, mientras que las llamadas puestas en espera siguen parpadeando en naranja.
Volver a marcar y comprobar llamadas perdidas Puede utilizar la función Rellamada para marcar, no sólo el último número marcado, sino las últimas llamadas realizadas y recibidas, incluidas las llamadas perdidas (indicadas con el icono ). La información de fecha y hora aparece directamente sobre las teclas programables de la llamada seleccionada. Para volver a marcar una llamada: Paso 1
Redial
Pulse marcado.
. Vuelva a pulsarlo para marcar el último número
o Utilice el botón de desplazamiento para seleccionar el número al que quiera llamar y, a continuación, pulse la tecla programable Marcar. (También puede pulsar la tecla programable Intfono para comunicarse con el destinatario mediante el interfono.)
A La flecha indica que puede seleccionar más.
A A A A
1(408) 555-1234 1(805) 555-4321 1(650) 555-2121 1(415) 555-1212 1(415) 555-1111
153
9:16 am Vie 1 jun Marcar
Intfon
Cancelar
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CONTROLES DE AUDIO Ajuste del volumen del tono de timbre Para ajustar el volumen del timbre, con el teléfono colgado y el altavoz desactivado, pulse y en el botón del volumen. Si pulsa varias veces, el volumen del timbre se puede desactivar.
Ajuste del volumen del teléfono Para ajustar el volumen del teléfono, con el teléfono descolgado, pulse y en el botón del volumen.
Ajuste del volumen del auricular Para ajustar el volumen del auricular, con el LED del auricular iluminado, pulse y en el botón del volumen.
Ajuste del volumen del altavoz Para ajustar el volumen del altavoz, con el LED del altavoz iluminado, pulse y en el botón del volumen.
Silenciar una llamada activa Para silenciar una llamada activa, pulse el botón Silenciar . El LED se iluminará en rojo. Para anular el silencio de la llamada, vuelva a pulsar el botón.
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CORREO DE VOZ Un parpadeo lento en la luz situada en la esquina superior derecha del teléfono y un tono de marcado intermitente indica que existen mensajes no escuchados. El número de mensajes no escuchados aparece en la pantalla inactiva del teléfono junto al icono .
Acceso al menú principal Para acceder al menú principal del correo de voz, pulse el botón Correo de voz Voice Mail
y teclee la contraseña seguida de es 1234.)
. (La contraseña predeterminada
Acceso desde otra extensión Para acceder al menú principal del correo de voz desde otra extensión, pulse el botón Correo de voz Voice Mail seguido de , después teclee la extensión seguida de la contraseña y, por último, pulse
. Para acceder al menú
principal del correo de voz desde un teléfono analógico, pulse , después teclee su extensión seguida de la contraseña y, por último, pulse
.
Acceso desde un teléfono externo Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono externo, marque el número de acceso del correo de voz facilitado por el administrador del sistema, pulse , después teclee su extensión y la contraseña seguida de . Escucha e interacción con mensajes nuevos Desde el menú principal puede escuchar y volver a reproducir los mensajes nuevos pulsando . Para interactuar con los mensajes nuevos, pulse una de las teclas siguientes: Volver a reproducir el mensaje Guardar el mensaje Borrar el mensaje Reenviar el mensaje Una vez grabado el mensaje de introducción, pulse: Es correcto Revisar Volver a grabar el mensaje Cancelar la grabación 19
Cuando haya terminado con el mensaje, pulse para marcarlo como urgente, o simplemente cuelgue para enviar el mensaje. Responder al mensaje Elija una de las opciones siguientes: Responder con un mensaje de voz Responder con una llamada Volver al menú anterior Escuchar información descriptiva (fecha y hora de envío) Retroceder Mientras escucha el mensaje, puede “rebobinarlo” varios segundos. Poner en pausa Avanzar Mientras escucha el mensaje, puede “avanzar rápidamente” varios segundos en el mensaje. seguido de
para transferir al asistente
Mientras escucha el mensaje, puede ponerse en contacto con el asistente para solicitar o compartir información relacionada con el correo de voz. Continuar con el siguiente mensaje Cancelar revisión del mensaje Enviar mensajes desde el correo de voz Puede enviar mensajes desde el menú principal pulsando . Durante la grabación del mensaje dispone de las opciones siguientes: Cancelar Finalizar grabación Revisar
20
Volver a grabar el mensaje Si está satisfecho con la grabación, se le pedirá que introduzca la extensión del destinatario. En ese momento, puede pulsar: Opciones adicionales de asignación Buscar destinatario por nombre en un directorio Especificar una lista de distribución personal Difundir a todas las extensiones Cancelar las opciones de direcciones Una vez dirigido el mensaje, si lo desea puede pulsar: Marcar/desmarcar como urgente Solicitar confirmación de recepción Escuchar mensajes guardados Desde el menú principal puede escuchar los mensajes guardados pulsando . Para interactuar con los mensajes guardados, pulse una de las opciones de “Escucha e interacción con mensajes nuevos” en la página 19 (salvo la opción 2). Opciones del buzón Pulse para acceder a las distintas opciones de su buzón de correo personal y, a continuación, pulse una de las teclas siguientes: Grabar saludo personal NOTA Cuando grabe un saludo personal, éste quedará vinculado al modo
de manejo de llamadas activo. Grabe su saludo personal para el modo de manejo de llamadas activo cuando oiga el tono y pulse ; seguidamente, seleccione una de estas opciones: Aceptar Revisar Volver a grabar Borrar Cancelar
21
Elegir el modo de manejo de llamadas Para obtener más información sobre el manejo de llamadas, consulte “Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar” en la página 26. Están disponibles los siguientes modos y opciones: Estándar En una reunión Fuera de la oficina Ausencia prolongada Personalizado Cancelar Reasignar extensión Si dispone de los permisos necesarios, puede asignar su extensión a cualquier teléfono. Dispone de las siguientes opciones: Asignar la extensión2 Desasignar la extensión. (El teléfono vuelve a la extensión original que tuviera asignada.) Para asignar su extensión a su último número externo. Definir la contraseña Introduzca la nueva contraseña seguida de confirmarla. Pulse
y repítala para
para cancelar.
Desactivar o activar información descriptiva Utilice esta opción para activar o desactivar la información descriptiva que contiene la fecha y la hora del mensaje, el identificador de llamada o el nombre grabado de la persona que dejó el mensaje de correo de voz.
2. Si asigna la extensión a un teléfono que suele estar ocupado por otro usuario, las llamadas enviadas a la extensión del usuario original llegarán al destino desviado definido en el modo de manejo de llamadas activo. 22
Grabar el nombre Pulse cuando haya terminado de grabar su nombre y, después, elija una de estas opciones: Aceptar Revisar Volver a grabar el mensaje Borrar y utilizar grabación predeterminada del sistema Cancelar Escuchar los mensajes borrados Como medida de seguridad para evitar la eliminación accidental de mensajes, el sistema conserva los mensajes borrados durante unas horas. Para escuchar los mensajes borrados, pulse . El correo de voz reproducirá todos los mensajes borrados aún disponibles en el sistema. Durante la reproducción, puede administrar los mensajes borrados como si se tratase de mensajes recién recibidos. Pulse para restaurar los mensajes borrados en la carpeta Guardados. Eliminar mensajes borrados Dispone de las siguientes opciones: Confirmar Cancelar Opciones adicionales Dispone de las siguientes opciones adicionales: Activar o desactivar manejo de llamadas automatizado de Outlook Cambiar opciones de entrega de correo electrónico Desactivar entrega de correo electrónico Activar entrega de correo electrónico Activar entrega de correo electrónico con mensaje de voz adjunto Marcar mensajes de voz como escuchados tras entrega de correo electrónico
23
Cambiar estado del agente Conectarse y asignar extensión Desconectarse Conectarse sin asignar extensión Cambiar estado de desvío Find Me Cuando se activa el modo Find Me, las personas que llaman y se enrutan al buzón de correo de voz pueden recibir instrucciones para que pulsen 1 y el sistema de correo de voz le llame a uno de los dos números de teléfono donde sea posible localizarle. Para definir los destinos Find Me, utilice Personal Call Manager o Web Access. Habilitar Desactivar Menú anterior Cancelar operación actual Cerrar sesión Volver a la operadora automática Transferir al asistente Escuchar el estado del buzón Seleccione esta opción para oír el número de mensajes no escuchados.
24
Dejar mensajes y opciones de los mensajes Cuando la llamada se envía al correo de voz, puede dejar un mensaje cuando se le solicite, o bien utilizar una de las opciones siguientes mientras escucha el saludo del correo de voz: Saltar el saludo y dejar un mensaje; después, colgar para enviarlo. Transferir al asistente. Reenviar al destino Find Me del destinatario (número opcional donde se pueden desviar las llamadas) si está activado; en caso contrario se le pedirá que grabe un mensaje. Transferir a la operadora automática. Tras la grabación del mensaje, seleccione una de las opciones siguientes: Opciones de mensaje, luego: Enviar mensaje Cancelar Revisar Volver a grabar el mensaje Marcar/desmarcar como urgente Transferir a la operadora automática Transferir al asistente Volver a grabar el mensaje Enviar mensaje, transferirlo al menú principal Enviar mensaje, desviar al destino Find Me del destinatario, si está activado Enviar el mensaje, transferirlo a la operadora automática NOTA Al colgar el teléfono, se envía el mensaje.
25
OPCIONES Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar NOTA Utilice Personal Call Manager o Web Access para configurar los modos
con distintos destinos de desvío de llamadas y saludos personales. Puede definir uno de los cinco modos modos distintos de manejo de llamadas para su extensión, incluidas cuatro las opciones “No molestar” que desvían las llamadas entrantes o las envían al correo de voz. Puede grabar saludos personales vinculados al modo de manejo de llamadas activo. De forma predeterminada, el teléfono está configurado en modo Estándar. Este modo permite atender todas las llamadas entrantes. Los otros modos son En una reunión, Fuera de la oficina, Ausencia prolongada y Personalizado. Puede utilizar el botón Opciones la forma siguiente: Paso 1
para seleccionar el modo que desee de
Pulse el botón Opciones después, pulse
Paso 2
Options
Options
.
Compruebe que 1. Manej. llam. está resaltado y pulse la tecla programable Modif.
Opciones 1. Manej llam. Este usuario no pertenece a un grupo de trabajo, por lo que el Estado del agente no está disponible. La flecha indica que puede seleccionar más
26
seguido de la contraseña y,
2. 3. 4. --
153
Descolg. Aut. Cambiar timbre Programar botones Estado del agente
Modif.
Hecho
Paso 3
El asterisco indica que se trata del modo actual.
Avance hasta la opción que desee y pulse la tecla programable Aceptar.
2. En una reunión 3. Fuera de la oficina 4. Ausencia prolongada 5. Personaliz. Modif.
Paso 4
153
Manejo de llamadas *1. Estándar
Aceptar Cancelar
Pulse la tecla programable Hecho.
NOTA Puede alternar entre los modos Estándar y En una reunión con “un
solo toque” si utiliza la tecla programable Modo (en la pantalla del teléfono). De esta forma no necesitará conectarse con el botón Opciones. También puede cambiar el destino de desvío de llamadas de cada modo de manejo de llamadas. Paso 1
Pulse el botón Opciones después, pulse
Options
seguido de la contraseña y,
.
Paso 2
Compruebe que 1. Manej. llam. está resaltado y pulse la tecla programable Modif.
Paso 3
Seleccione el modo de manejo de llamadas que desee y pulse la tecla programable Modif.
Paso 4
Introduzca el número que desee y pulse la tecla programable Aceptar.
27
Cambiar preferencia de descolgado automático Los usuarios de ShoreTel que normalmente utilizan auricular pueden utilizar la función Preferencia de descolgado automático para seleccionar qué ruta de audio (altavoz o auricular) se activa automáticamente cuando se realizan o se reciben llamadas. Puede controlar la actividad de las llamadas con Personal Call Manager. Para configurar la función Preferencia de descolgado automático, siga este procedimiento: Paso 1
Pulse el botón Opciones después, pulse
Options
seguido de la contraseña y,
.
Paso 2
Pulse 2 o avance hasta la segunda opción de la lista 2. Descolgado automático.
Paso 3
Con la opción resaltada, pulse la tecla programable Modif.
Paso 4
Avance hasta 2. Auricular o 3. Auricular inalámbrico y pulse la tecla programable Aceptar, o seleccione 1. Altavoz para activar el altavoz.
El asterisco indica que se trata de la ruta de audio actual.
Descolg. Aut. *1. Altavoz 2. Auricular 3. Auricular inalámbrico
Aceptar Paso 5
28
153
Pulse la tecla programable Hecho.
Cancelar
Cambiar tono de timbre Puede elegir entre cuatro tonos de timbre distintos para distinguir su teléfono de los de sus compañeros. Options
Paso 1
Pulse , escriba la contraseña y pulse la tecla programable Aceptar.
Paso 2
Desplácese para seleccionar la opción Cambiar timbre.
Paso 3
Pulse la tecla programable Modif.
Paso 4
Utilice el botón de desplazamiento para seleccionar el timbre que quiera escuchar y pulse la tecla programable Timbre para escuchar el tono de timbre seleccionado.
Cambiar timbre *1. Estándar El asterisco indica que se trata del tono actual.
2. Timbre 2 3. Timbre 3 4. Timbre 4 Timbre
Paso 5
153
Aceptar Cancelar
Pulse la tecla programable Aceptar cuando haya elegido el timbre que desee y pulse Hecho.
29
Programación de botones personalizados Es posible programar los botones personalizables del teléfono IP 265 como atajos para operaciones que, normalmente, requerirían pulsar dos o tres teclas para lograr la misma tarea. Para programar los botones personalizables del teléfono IP 265, siga el procedimiento que se detalla a continuación: NOTA Lo primero que debe hacer es ponerse en contacto con el
administrador del sistema para comprobar si tiene permisos para configurar los botones programables del teléfono. Paso 1
Pulse el botón Opciones después, pulse
Options
seguido de la contraseña y,
.
Paso 2
Avance por la lista hasta la opción 4. Botones programables, o bien pulse 4 en el teclado de marcación.
Paso 3
Pulse la tecla programable Modif.
Paso 4
Pulse el botón programable que quiera programar.
Paso 5
Desplácese por la lista de funciones hasta encontrar la que quiera aplicar a este botón.
Seleccione una función
La flecha indica que puede seleccionar más
153
Marcar buzón de correo Marcar número Captura de grupo Andy Meringue Andy Interfono Meringue Última externa Atrás
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Siguiente Hecho Cancelar
Paso 6
Una vez resaltada la función que desee, pulse la tecla programable Siguiente.
Paso 7
Introduzca una extensión o un número externo. A continuación, pulse la tecla programable Siguiente.
Paso 8
Pulse la tecla programable para cambiar el modo del teclado de marcación entre numérico y alfabético e introduzca una etiqueta descriptiva (de no más de cinco caracteres) que sirva de resumen de la función del botón personalizado.
NOTA En modo alfabético, pulse la tecla correspondiente del teclado
varias veces para llegar a la letra del alfabeto asociada a dicha tecla. Ejemplo: para la letra ‘C’ debe pulsar el dígito #2 tres veces en el teclado numérico para saltar las letras ‘A’ y ‘B’. Paso 9
Pulse la tecla programable Hecho.
Paso 10 Vuelva a pulsar la tecla programable Hecho para guardar los
cambios.
31
Cambiar el estado del agente Si forma parte de un grupo de trabajo y necesita acceder a él a primera hora de la mañana o salir para tomarse un descanso, puede cambiar el estado del agente mediante la interfaz del teléfono IP 265. Tenga en cuenta que la opción Estado del agente sólo está disponible si su tipo de cliente PCM es: Workgroup Agent, Workgroup Supervisor u Operator. Para cambiar el estado del agente del teléfono IP 265, siga el procedimiento que se detalla a continuación: Paso 1
Pulse el botón Opciones después, pulse
Paso 2
Options
seguido de la contraseña y,
.
Desplácese por las funciones disponibles hasta llegar a 5. Estado del agente, o bien pulse 5 en el teclado de marcación para resaltar la opción y pulse la tecla programable Modif.
NOTA Si la opción no está disponible y necesita acceder a ella, póngase
en contacto con el administrador del sistema para solicitar el campo de su tipo de cliente. Paso 3
El asterisco indica que se trata del estado actual.
Las opciones disponibles son Conectado y Desconectado. Las opciones disponibles para supervisores son Conectado, Desconectado y Resumen. Avance hasta la opción que desee y pulse la tecla programable Modif.
Estado del agente *1. Conectado 2. Desconectado --. Resumen
Aceptar Paso 4
32
Pulse la tecla programable Hecho.
153
Cancelar
Activación o desactivación del modo manos libres Para entendernos, el modo de manos libres está pensado para usuarios de teléfonos analógicos que utilicen auriculares. NOTA Los usuarios de teléfonos IP deben seleccionar la preferencia de
descolgado automático. Consulte “Cambiar preferencia de descolgado automático” en la página 28 para obtener más información. Con el modo manos libres activado, puede realizar y atender llamadas mediante el auricular o el altavoz. De forma predeterminada, el modo manos libres está desactivado. Para activar el modo manos libres: Paso 1
Pulse el botón Opciones después, pulse
Options
seguido de la contraseña y,
.
Paso 2
Avance hasta Modo manos libres o pulse 6 en el teclado hasta que 6. Modo manos libres aparezca resaltado.
Paso 3
Pulse la tecla programable Modif.
Paso 4
Las opciones disponibles del modo manos libres son Desactivado y Activado. Avance hasta la opción que desee y pulse la tecla programable Aceptar.
El asterisco indica que se trata del modo actual.
Modo manos libres *1. Desactivado 2. Activado
Aceptar Paso 5
153
Cancelar
Pulse la tecla programable Hecho para salir.
33
DIRECTORIO Puede utilizar el directorio para buscar números de teléfono de la red. Basta con pulsar y, después: Directory
Nombre:
153
Alice Low Amanda Kurle Andrea Dice Andrew Absinthe Andy Meringue Marcar Intfon
Velocidad Cancelar
• Pulsar las teclas que correspondan a las primeras letras del nombre o apellido del usuarios de la extensión para que el directorio reduzca el número de entradas por usted. Pulsar para incluir un espacio en el nombre y pulsar para cualquier carácter. Si se equivoca al pulsar una tecla, seleccione la tecla programable Atrás para borrar el carácter. • Pulsar y en el botón de desplazamiento situado junto a la pantalla para visualizar el nombre que desee. Pulsar la tecla programable Marcar para marcar el número. También puede utilizar el directorio para realizar llamadas de interfono con la tecla programable Intfono en la pantalla, mediante como tal, e incluso al transferir, aparcar, recuperar y poner llamadas en conferencia. Consulte las secciones correspondientes de este manual para obtener más información. Intercom
El directorio también contiene las marcaciones rápidas de teclado configuradas con Personal Call Manager o con ShoreWare Web Access al pulsar Rápida. Para marcar un número desde esta pantalla, pulse el número correspondiente en el teclado o utilice el botón de desplazamiento para seleccionar una entrada y pulse la tecla programable Marcar.
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MANEJO DE LLAMADAS – FUNCIONES AVANZADAS Además de las funciones habituales de realizar y atender llamadas, el teléfono dispone de varias funciones avanzadas adicionales. Si utiliza alguna de estas funciones con frecuencia, puede solicitar al administrador del sistema que le asigne la función correspondiente a una tecla personalizada del teléfono.
Botones personalizados programables El teléfono IP 265 tiene seis botones personalizables que pueden programarse con distintas funciones. El administrador del sistema puede configurar los botones personalizables Con ShoreWare Director (mediante un usuario) o puede otorgar permisos a usuarios individuales para que puedan modificar los botones personalizables del teléfono IP a través de la interfaz del teléfono. La siguiente lista contiene las distintas funciones que pueden asignarse a los botones del teléfono. De este modo, se crean accesos directos para las operaciones que normalmente requerirían pulsar dos o tres botones. • Intervenir: esta opción permite a los usuarios con permisos adecuados acceder a una llamada existente. Esta función es útil para determinados usuarios, como las operadoras, los asistentes ejecutivos, los formadores y los supervisores de ACD que deben acceder a llamadas por motivos importantes justificados. Se puede programar una tecla personalizada para invocar la función Intervenir, así como incluir una extensión específica para reducir la operación a un solo toque. Si necesita utilizar esta función, póngase en contacto con el administrador del sistema. • Bridge Call Appearance: esta función comparte la información de apariencia de llamadas de varios teléfonos IP independientes. Esto acelera significativamente el manejo de llamadas entre usuarios. Esta función está pensada para entornos de sistemas clave (oficinas pequeñas o filiales), por ejemplo, un distribuidor o un banco de pequeña envergadura con 4 enlaces y 8 teléfonos IP. Consulte “Bridge Call Appearance” en la página 38 para obtener más información sobre el manejo de llamadas con Bridge Call Appearance. • Call Appearance: la apariencia de llamada representa una llamada de teléfono en su extensión. Consulte “Atender llamadas adicionales” en la página 14 para obtener más información sobre el manejo de llamadas en su extensión. • Conferencia ciega: el sistema ShoreTel permite establecer una conferencia de hasta tres participantes (seis, según la configuración) sin tener que consultar previamente con cada uno de ellos antes de introducirlos en la conferencia. Consulte para obtener más información “Realizar una conferencia” en la página 15.
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• Conferencia con consulta previa: el sistema ShoreTel permite establecer una conferencia de hasta tres participantes (seis, según la configuración) pudiendo consultar previamente con cada uno de ellos antes de introducirlos en la conferencia. Consulte “Realizar una conferencia” en la página 15 para obtener más información. • Conferencia con interfono: el sistema ShoreTel permite establecer una conferencia de hasta tres participantes (seis, según la configuración) utilizando previamente el interfono con cada uno de ellos antes de introducirlos en la conferencia. Consulte la sección “Realizar una conferencia” en la página 15 para obtener más información. • Marcar buzón de correo: el sistema ShoreTel permite llamar al buzón de correo de otro usuario sin llamar a su teléfono. Si utiliza esta función frecuentemente, póngase en contacto con el administrador del sistema para que le programe una tecla personalizada. Se puede programar una tecla personalizada para invocar la función Marcar buzón de correo, así como incluir un buzón de correo específico para reducir la operación a un solo toque. • Marcar número (marcación rápida): el sistema ShoreTel permite programar teclas personalizadas en el teléfono para marcación rápida. Esto permite marcar una extensión o un número externo con un solo toque. • Interfono: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados utilizar el interfono para comunicarse con otros usuarios del sistema. Cuando se utiliza el interfono con otro usuario, en vez de sonar su teléfono, el usuario escuchará un tono cuando se conecte al altavoz. El usuario debe utilizar un teléfono IP ShoreTel para que la operación funcione correctamente. Además de la tecla de función física, se puede programar una tecla personalizada para invocar la función Interfono en una extensión determinada para reducir la operación a un solo toque. Consulte “Usar el interfono” en la página 16 para obtener más información. • Supervisar extensión: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados supervisar la extensión de otro usuario. Así se gestionan mejor las llamadas entrantes en la extensión. También sirve de método abreviado para realizar las siguientes funciones: marcar la extensión, transferir, conferencia, aparcar llamada, recuperar llamada o utilizar interfono en la extensión. Consulte “Supervisión de extensiones” en la página 42 para obtener más información. • Localizar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados acceder al sistema de extensión de megafonía (o localizar un grupo de teléfonos IP ShoreTel), marcar el número proporcionado por el administrador del sistema, esperar el tono de confirmación y, entonces, empezar a hablar. El mensaje se difunde por el altavoz general de megafonía o a través de los altavoces de los teléfonos IP. Consulte “Extensión de megafonía” en la página 45 y “Uso de localización de grupos” en la página 45 para obtener más información. • Aparcar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios aparcar una llamada conectada a otra extensión. Consulte “Aparcar y recuperar llamadas” en la página 46 para obtener más información. 36
• Aparcar y localizar: esta función también permite a los usuarios aparcar una llamada y, simultáneamente, llevar a cabo una extensión de megafonía. • Capturar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados capturar una extensión que esté sonando. • Capturar servicio nocturno: el sistema ShoreTel permite a las llamadas enrutarse a una extensión que suene en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral cuando un usuario necesita hablar con alguien de la oficina. • Capturar/Recuperar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios aparcar una llamada conectada en otra extensión o recuperarla una vez aparcada. Consulte “Aparcar y recuperar llamadas” en la página 46 para obtener más información. • Grabar llamada: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados grabar las llamadas activas en las que se encuentran. Esta función resulta útil para usuarios como escritores, entrevistadores, comerciales, abogados, etc., que deben grabar llamadas por motivos importantes de trabajo. Se puede programar una tecla personalizable para invocar la función de grabación para un acceso rápido y sencillo. Si necesita utilizar esta función, póngase en contacto con el administrador del sistema. • Grabar extensión: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados grabar una llamada activa en otra extensión. Esta función resulta útil para usuarios como supervisores ACD que deben grabar llamadas por motivos importantes de trabajo. Se puede programar una tecla personalizada para invocar la función de grabación, así como incluir una extensión específica para reducir la operación a un solo toque. Si necesita utilizar esta función, póngase en contacto con el administrador del sistema. • Enviar dígitos durante llamada: el sistema ShoreTel permite a los usuarios enviar un conjunto predefinido de tonos DTMF en un enlace durante una llamada. Esta función resulta útil para navegar rápidamente por sistemas IVR externos o por sistemas externos que requieran un código de cuenta. Se puede programar una tecla personalizada para invocar la función de envío de dígitos e incluir los dígitos que se quieren enviar para reducir la operación a un solo toque. Si necesita utilizar esta función, póngase en contacto con el administrador del sistema. • Supervisión silenciosa: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados supervisar silenciosamente llamadas en otra extensión. Esta función resulta útil para usuarios como supervisores ACD que deben supervisar llamadas por motivos importantes de trabajo. Se puede programar una tecla personalizada para invocar la función Supervisión silenciosa, así como incluir una extensión específica para reducir la operación a un solo toque. Si necesita utilizar esta función, póngase en contacto con el administrador del sistema. • Transferir - Ciega: el sistema ShoreTel permite al usuario transferir una llamada a otro participante sin tener que consultarlo previamente para realizar la transferencia. Consulte “Transferir una llamada” en la página 15 para obtener más información. 37
• Transferir - Consulta: el sistema ShoreTel permite al usuario transferir una llamada a otro participante consultándolo previamente para realizar la transferencia. Consulte “Transferir una llamada” en la página 15 para obtener más información. • Transferir - Interfono: el sistema ShoreTel permite al usuario transferir una llamada a otro participante consultándolo previamente (mediante interfono) para realizar la transferencia. Consulte “Transferir una llamada” en la página 15 para obtener más información. • Transferir - Al buzón de correo: el sistema ShoreTel permite al usuario transferir una llamada directamente al buzón de correo de otro participante. Consulte “Desviar una llamada” en la página 14 para obtener más información. • Transferir - Interfono susurro: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados entrar en una llamada activa y comunicarse con uno de los participantes sin que el otro pueda escuchar la conversación. De este modo, el usuario puede consultar con el otro participante antes de transferirle la llamada. A su vez, el destinatario de la llamada puede responder de forma privada (con la función de silencio de susurro) sin que el otro participante pueda escuchar nada. • Recuperar: el sistema ShoreTel permite a los usuarios recuperar una llamada conectada de otra extensión. Consulte “Aparcar y recuperar llamadas” en la página 46 para obtener más información. • Interfono susurro: el sistema ShoreTel permite a los usuarios con permisos adecuados acceder a una llamada en otra extensión y susurrar al destinatario sin que el otro participante pueda escuchar nada. El destinatario de la llamada puede hablar con el usuario en privado mediante la función de silencio de interfono susurro. • Silencio de interfono susurro: si recibe un interfono susurro, puede hablar en privado con el usuario mediante la función de silencio de interfono susurro.
Bridge Call Appearance La función Bridge Call Appearance (BCA) proporciona información “de puente” entre diversos teléfonos IP independientes. De este modo, los usuarios pueden gestionar las llamadas más rápidamente. Esta función está pensada para entornos de sistemas clave (oficinas pequeñas o filiales), por ejemplo, un distribuidor o un banco de pequeña envergadura con 4 enlaces y 8 teléfonos IP. Un botón personalizado de cada teléfono IP se configura para BCA, de modo que cuando llega una llamada entrante, el botón personalizado parpadea en verde en todos los teléfonos. Si alguien contesta la llamada, el LED de su teléfono deja de parpadear y se ilumina de forma constante en color verde mientras que la tecla personalizable del resto de teléfonos IP programados con la extensión BCA se ilumina en rojo. Así, la información de apariencia de llamada se comparte (en puente) entre los distintos teléfonos de una empresa.
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Puede realizar una llamada saliente con Bridge Call Appearance para que otros usuarios puedan ver la actividad de la llamada. Para realizar una llamada saliente, pulse Bridge Call Appearance, marque el código de acceso del enlace y, después, marque el número. Al realizar una llamada saliente, el LED del teléfono de la persona que llama se ilumina de forma constante en verde y la tecla asociada del resto de teléfonos se ilumina en rojo. Si la llamada se pone en espera, los LED asociados de todos los teléfonos parpadean en verde. Se puede programar un botón para cada posición de las llamadas simultáneas. NOTA Pulsar el botón personalizado BCA situado más arriba para las
llamadas salientes no accede necesariamente al enlace 1. No hay correlación unívoca entre los botones personalizados programados para extensiones BCA y un enlace concreto. Los enlaces se pueden asociar a extensiones BCA de cualquier forma aleatoria escogida por el administrador del sistema. Otra ventaja de la nueva función BCA es que se puede asociar un identificador de llamada externa al botón BCA (configurado por el administrador del sistema). Las siguientes reglas determinan qué identificador de llamada se muestra cuando se realiza una llamada externa con BCA: • Saliente a una extensión interna: se utiliza el nombre y el número del usuario que inició la llamada BCA. Si el usuario es un usuario “privado”, el identificador de llamada se deja en blanco. • Saliente a un número externo: se utiliza el identificador de llamadas en el siguiente orden, en función de la disponibilidad: • Identificador de llamada saliente configurado para dicho BCA • Número DID configurado para dicho BCA • Identificación externa o número de identificador de llamada del usuario que inició la llamada BCA • Saliente a un número de emergencia externo (por ejemplo, 112): se enviará la identificación de emergencia o un número CESID de dicho usuario. Para obtener más información sobre Bridge Call Appearance, póngase en contacto con el administrador del sistema. El administrador del sistema puede configurar su Bridge Call Appearance para facilitar el identificador de llamada de la llamada saliente, mostrarlo en las llamadas activas, así como activar, desactivar o retrasar el timbre de las llamadas salientes.
Supervisión silenciosa/Intervenir Si dispone de los permisos adecuados (configurados por el administrador del sistema para su teléfono y el de destino), puede escuchar sin ser escuchado, o bien unirse a una llamada como participante de conferencia (“intervenir”). • Para supervisar una llamada silenciosamente, marque después, la extensión en la que esté activa la llamada.
y,
39
• Para intervenir en una llamada, marque extensión en la que esté activa la llamada.
y, después, la
NOTA Si utiliza las funciones Supervisión silenciosa e Intervenir con
frecuencia, póngase en contacto con el administrador del sistema para que le configure una tecla personalizada y realizar la operación con un solo toque. Consulte “Programación de botones personalizados” en la página 30 para obtener más información.
Coach silencioso Coach silencioso permite a un usuario intervenir en la llamada activa de otro usuario y comunicarse con él. El iniciador puede hablar con el usuario especificado y escuchar al resto de participantes de la llamada. El usuario especificado es el único participante de la llamada que puede escuchar al iniciador. Los privilegios de Coach silencioso vienen asignados por una clase de servicio de telefonía. Coach silencioso se puede iniciar desde diversos teléfonos IP ShoreTel. Para utilizar la función Coach silencioso desde un botón programable ShorePhone, pulse el botón CoachSil. • Si el botón especifica un destinatario de Coach silencioso, el sistema inicia inmediatamente una sesión con el usuario. Omita los pasos siguientes. • Si el botón no especifica ningún destinatario de Coach silencioso, introduzca el nombre o el número del destinatario en la interfaz del teléfono. Para utilizar la función Coach silencioso desde cualquier teléfono del sistema, • Introduzca el código *22 seguido del número de la extensión de destino. Los teléfonos ShoreTel muestran opciones programables en la pantalla cuando la opción Supervisión silenciosa está activada. En la siguiente ilustración puede verse la interfaz del teléfono ShorePhone 265 para un usuario que ha iniciado una sesión con Coach silencioso.
ShoreTel 10 Conexión de Coach silencioso
CoachSilen
12:09 pm Vie, 29 ene SupSil Interv Mostrar Colgar 40
Las opciones programables para el iniciador de la sesión de Coach silencioso: • SupSil: convierte la sesión en una de Supervisión silenciosa. • Interv: convierte la sesión en una intervención en llamada. • Mostr.: muestra todos los participantes de la llamada en la interfaz del teléfono. Las opciones programables para el destinatario de la sesión de Coach silencioso: • Consul: pone la llamada activa en espera y establece una ruta de voz bidireccional con el iniciador de la sesión de Coach silencioso. Cuando el destinatario consulta al iniciador, las opciones programables son: • Reanudar: reinicia la llamada original del destinatario. • Mostr.: muestra todos los participantes de la llamada. • Colgar: finaliza la llamada. • Mostr.: muestra todos los participantes de la llamada en la interfaz del teléfono. • Colgar: finaliza la sesión de Silent Coach.
Shared Call Appearance Shared Call Appearance es una función de cliente de ShoreTel que establece una conexión Bridged Call Appearance entre un usuario (superiores) y al menos otro usuario (ayudantes). Una conexión Shared Call Appearance suele establecerse para que uno o varios ayudantes puedan gestionar las llamadas internas e iniciar llamadas externas para sus superiores.
Botones programables Los usuarios superiores y ayudantes pueden acceder a aBCA y a la línea directa desde Call Manager o ShorePhone gracias a los botones programables configurados en Bridged Call Appearance. Los botones para extensiones de superiores no se pueden configurar en Call Appearance.
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Llamadas entrantes y salientes Shared Call Appearance Llamadas entrantes El siguiente ejemplo describe un proceso típico de recepción de llamadas de un superior por parte de su ayudante en Shared Call Appearance. Paso 1
La llamada entrante hace que parpadee un indicador aBCA del teléfono del superior y del ayudante (ShorePhone o Call Manager). El superior puede atender la llamada en este momento y eliminar la necesidad del ayudante.
Paso 2
El ayudante atiende la llamada que parpadea en el botón aBCA y obtiene el nombre y el motivo de la llamada.
Paso 3
El ayudante pone la llamada en espera.
NOTA El temporizador de llamada del superior se reinicia si éste pone la
llamada en espera. Paso 4
El ayudante pulsa el botón de línea directa para llamar al superior.
Paso 5
El ayudante informa al superior sobre la llamada en curso y le informa sobre cómo aceptar la llamada.
Paso 6
El superior acepta la llamada en espera pulsando el botón aBCA, tal como le ha informado el ayudante.
Los usuarios internos que llamen al superior verán el ID de participante del número aBCA marcado mientras suena la llamada y el número real del superior una vez conectada.
Supervisión de extensiones Una extensión supervisada es una tecla personalizada (configurada por el administrador del sistema) que ayuda al usuario a gestionar las llamadas de la extensión. También permite acceder directamente a las siguientes funciones: marcar la extensión, transferir, conferencia, aparcar llamada, recuperar llamada y comunicarse mediante interfono con dicha extensión. Además, puede saber si la extensión supervisada tiene mensajes no escuchados gracias al icono . El teléfono ShoreTel 265 muestra los iconos en el área de extensiones supervisadas para que pueda determinar el estado operativo de la extensión supervisada.
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Contestar una llamada de extensión supervisada Los iconos de extensión supervisada y los LED de las teclas personalizables dan información visual para anunciar llamadas entrantes en una extensión supervisada. Una llamada entrante en una extensión supervisada se muestra en el teléfono del modo siguiente (abajo): Extensión supervisada Nombre de extensión supervisada Nombre de la persona que llama Número de la persona que llama
Para 153 Tyrone Prontius
888
Mariam Mucurios 822 153 Contestar A CV Icono de llamada entrante para extensión supervisada
Puede capturar la llamada mientras suena pulsando la tecla personalizada correspondiente o la tecla programable Contestar. Puede enviarla al correo de voz de la extensión supervisada pulsando Al CV. También puede contestar una llamada una vez que el usuario de la extensión supervisada la haya puesto en espera pulsando la tecla programable Capturar. Cuando se pone una llamada en espera que haya entrado en la extensión supervisada, la llamada se aparca en el teléfono del usuario para que cualquiera pueda volver a capturarla. El administrador del sistema puede configurar las extensiones supervisadas para facilitar el identificador de llamada de la llamada saliente, mostrarlo en las llamadas activas, activar, desactivar o retrasar el timbre de las llamadas salientes.
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Interfono susurro Si dispone de los permisos adecuados (configurados por el administrador del sistema para su teléfono y el de destino), la función Interfono susurro le permite entrar en una llamada activa para hablar con un usuario interno. Esto se produce sin que el participante remoto escuche la interrupción y sin que usted escuche al participante remoto. Para enviar un interfono susurro a otro usuario que se encuentre en una llamada, marque seguido de la extensión del usuario. Recuerde que el destinatario debe disponer de un teléfono IP210, IP212k, IP230, IP265 o IP560/560g/565g. Si la llamada de interfono susurro se envía a cualquier otro teléfono (por ejemplo, el IP100, un SoftPhone o un teléfono analógico), la llamada se tratará como una llamada de interfono. NOTA Si utiliza la función Interfono susurro con frecuencia, póngase en
contacto con el administrador del sistema para que le configure una tecla personalizada y realizar la operación de interfono susurro con un solo toque. Consulte “Programación de botones personalizados” en la página 30 para obtener más información.
Capturar servicio nocturno El servicio nocturno, si lo activa el administrador del sistema, permite enrutar las llamadas a una extensión que sonará en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral cuando un usuario necesita hablar con alguien de la oficina. Si tiene acceso a la función Servicio nocturno (configurada por el administrador del sistema), marque para atender la llamada en su oficina. Si escucha un tono de error al intentar capturar el servicio nocturno, es posible que no esté configurado para su oficina o que no disponga de los privilegios necesarios. Póngase en contacto con el administrador del sistema si le ocurre esto. NOTA Si utiliza la función Servicio nocturno con frecuencia, póngase en
contacto con el administrador del sistema para que le configure una tecla personalizada y realizar la operación de servicio nocturno con un solo toque. Consulte “Programación de botones personalizados” en la página 30 para obtener más información.
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Cambiar estado del grupo de búsqueda Si dispone de los permisos adecuados, puede cambiar el estado del grupo de búsqueda de ocupado a no ocupado (o viceversa) marcando seguido de la extensión del grupo de búsqueda. El sistema anuncia el estado actual (ocupado/no ocupado) del grupo de búsqueda. Esta función es muy útil si los miembros del grupo de trabajo están en una reunión o salen antes del trabajo. Si forma parte de más de un grupo de búsqueda, debe introducir la extensión asociada al grupo de búsqueda correspondiente tras haber marcado el código de acceso anterior.
Extensión de megafonía Si dispone de los permisos adecuados (configurados por el administrador del sistema) para acceder al sistema de extensión de megafonía, marque el número facilitado por el administrador del sistema y espere el tono de confirmación para empezar a hablar. Cuelgue el teléfono cuando haya terminado. Si escucha un tono de reordenación o de interceptación durante la localización, es posible que esta función no se haya configurado en su empresa o tal vez no disponga de los permisos adecuados. Póngase en contacto con el administrador del sistema si le ocurre esto.
Uso de localización de grupos Esta función es similar a la función de localización, pero también permite enviar un mensaje audible a un grupo seleccionado de usuarios previamente configurados para la localización de grupos. Al marcar la extensión de localización de grupos asociada a usuarios, podrá grabar un mensaje que se difunda en los altavoces individuales de los teléfonos IP ShoreTel de dichos usuarios concretos. Para utilizar esta función, marque la extensión de interfono de grupo facilitada por el administrador del sistema y espere el tono de confirmación. Comience a hablar cuando escuche el tono. No olvide que está creando una grabación que se difundirá a todos los miembros del grupo de localización. Cuelgue cuando haya terminado la grabación.
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Aparcar y recuperar llamadas Si dispone de los permisos adecuados (configurados por el administrador del sistema), puede aparcar una llamada conectada en otra extensión si hace lo siguiente: Paso 1
Pulse la tecla programable Aparcar.
Paso 2
Marque la extensión y pulse la tecla personalizada, o bien utilice el directorio para encontrar al participante.
Paso 3
Vuelva a pulsar la tecla programable Aparcar. Para recuperar la llamada, pulse Recuperar, repita el paso 2 y pulse Recuperar otra vez.
NOTA Si utiliza las funciones Aparcar o Recuperar con frecuencia, póngase en
contacto con el administrador del sistema para que le configure una tecla personalizada y realizar la operación de aparcar con un solo toque. Consulte “Programación de botones personalizados” en la página 30 para obtener más información.
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SOFTWARE CALL MANAGER Además de utilizar la interfaz del teléfono IP 265 para acceder a las funciones de ShoreTel, puede realizar muchas de estas tareas con el software Call Manager de ShoreTel. El software Call Manager de ShoreTel tiene una interfaz visual repleta de información para poder gestionar y controlar las comunicaciones (llamadas de teléfono y correo de voz). Su interfaz intuitiva permite acceder a todas las funciones y características del sistema de teléfonos IP de ShoreTel, incluida la mensajería unificada, el control directo de gestión de llamadas, modos de manejo de llamadas personalizables y correo de voz visual desde su ordenador Windows. El software funciona en combinación con el teléfono IP 265 para poder realizar las tareas siguientes: • • • •
marcar por nombre o por número cambiar el modo de manejo de llamadas abrir una sesión de SoftPhone conservar un historial de 1.000 líneas de llamadas entrantes, salientes y perdidas • interactuar con los mensajes de voz desde el ordenador
Call Manager le libera de tareas anodinas como la reproducción de etiquetas de teléfonos, la búsqueda de números, el proceso de establecimiento de llamadas de conferencia o la interacción con los mensajes de correo de voz. Su presencia integrada elimina la necesidad de etiquetas telefónicas, ya que permite saber si la línea está ocupada o si un empleado tiene desviadas las llamadas a otro destino... puede saber todo esto ¡antes de marcar el número! Su representación visual de hasta 16 interlocutores permite cambiar entre ellos, transferirlos a otros destinos o iniciar una conferencia con un solo clic del ratón. El software Call Manager de ShoreTel está formado por cinco clientes distintos. Cada uno ofrece conjuntos de capacidades y funciones sensiblemente distintas: • • • • •
Personal Call Manager Advanced Call Manager Workgroup Agent Call Manager Workgroup Supervisor Call Manager Operator Call Manager
Para obtener más información sobre Personal Call Manager y las funciones disponibles, póngase en contacto con el administrador del sistema.
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WEB ACCESS ShoreTel Web Access es una interfaz basada en navegador con la que los usuarios pueden gestionar las distintas opciones y parámetros personales desde cualquier navegador Web en cualquier lugar del mundo. La información detallada del manejo de llamadas y los parámetros de notificación se pueden gestionar de forma segura y sencilla desde cualquier lugar. Para obtener más información sobre Web Access y las funciones disponibles, póngase en contacto con el administrador del sistema.
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SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Problema: el sistema de correo de voz notifica a las personas que lo llaman
que su buzón de correo ha superado su límite y no puede aceptar nuevos mensajes.3 Causa: su buzón de correo está lleno. Debe eliminar los mensajes que ya no necesite: Paso 1
En el mensaje del menú principal, pulse al mensaje.
Paso 2
Pulse
para responder
para eliminar el mensaje.
Problema: en la pantalla aparece el mensaje “No Service”. Causa: el teléfono está inoperativo temporalmente. Póngase en contacto con el
administrador del sistema. Problema: nadie puede escucharle cuando habla por el altavoz. Causa: compruebe que no hay ningún objeto (por ejemplo, tazas de café, libros, etc.) bloqueando el micrófono. Compruebe también los ajustes del volumen. Problema: no aparece nada en la pantalla. Causa: el teléfono no tiene corriente. Asegúrese de que el cable de red esté conectado al puerto LAN del teléfono y al puerto de datos de red correcto de su puesto. Además, compruebe si hay un adaptador local de corriente alterna para su teléfono o si la alimentación proviene de un conmutador PoE de la red corporativa. Póngase en contacto con el administrador del sistema si esto no soluciona el problema. Problema: no tiene tono de marcado al descolgar, pero por lo demás el teléfono parece funcionar correctamente. Causa: ha activado el “modo manos libres”, una función utilizada por el
usuario de un teléfono analógico con auricular. Consulte “Activación o desactivación del modo manos libres” en la página 33 para obtener información sobre la desactivación de esta función. 3. La advertencia de límite de buzón de correo se produce cuando sólo queda espacio para 10 mensajes más en el buzón del usuario. Cuando el buzón de correo de un usuario se acerca a su límite, se reproduce un mensaje de advertencia para indicar que sólo queda espacio para “n” número de mensajes, donde “n” va descendiendo desde 10 hasta 0. Este mensaje se reproduce cada vez que el usuario se conecta a su buzón de correo mediante la interfaz de usuario del teléfono y no desaparece hasta que se reduce el número total de mensajes por debajo del límite permitido. 49
Problema: la pantalla del teléfono no muestra la fecha y la hora. Causa: el teléfono no puede encontrar el servidor de tiempo. Póngase en contacto con el administrador del sistema.
Ver información del teléfono Para ver la información del teléfono, por ejemplo, la dirección IP, la máscara de subred, la versión o la dirección MAC, siga estos pasos: NOTA Sólo debe hacer esto si se lo ha indicado el administrador del sistema. Paso 1
Con el teléfono colgado, pulse el botón Silenciar
.
El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. Paso 2
Marque I-N-F-O en el teclado y pulse
.
Aparecerá la siguiente información; para desplazarse por ella, pulse : • Dirección IP (DHCP) • Máscara de subred • Puerta de enlace • • • • • • • • • • • • • • • •
Velocidad de enlace4 Servidor FTP Servidor Media Gateway Controller (MGC) Servidor SNTP (dirección IP) Parámetro de ID de VLAN 802.1Q Nombre de archivo de la aplicación Nombre de archivo de arranque Fecha de archivo de configuración País Configuración de idioma Versión de la aplicación Versión de arranque Número de modelo Dirección MAC Número de serie Versión del hardware
4. El número indica la velocidad de ambos puertos. 50
Reiniciar el teléfono Para reiniciar el teléfono, siga estos pasos: NOTA Sólo debe hacer esto si se lo ha indicado el administrador del sistema. Paso 1
Con el teléfono colgado, pulse el botón Silenciar
.
El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. Paso 2
Marque R-E-S-E-T en el teclado y pulse reiniciará.
. El teléfono se
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REFERENCIA RÁPIDA DE LOS CÓDIGOS CON ASTERISCOS MÁS HABITUALES Aparcar una llamada
+ ext.
Recuperar una llamada
+ ext.
Capturar una extensión remota
+ ext.
Capturar servicio nocturno Usar el interfono
+ ext.
Intervenir
+ ext.
Supervisión silenciosa
+ ext.
Cambiar estado del grupo de búsqueda
+ ext. de GB
Interfono susurro
+ ext.
Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar
Voice Mail
+ contraseña +
+
Cambiar asignación de extensiones
Voice Mail
+ contraseña +
+
Anular asignación de extensiones
Voice Mail
+ contraseña +
+
Asignar extensión a número externo
Voice Mail
+ contraseña +
+
Funciones de Asignación de extensiones Transferir una llamada
+ destino +
Conferencia
+ destino +
Retener una llamada Colgar Acceder a otros códigos con asterisco
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+
?? (de la tabla anterior) + ext.
