Teléfono ShoreTel IP 420/420g Guía de usuario

Septiembre de 2016

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ShoreTel, ShoreTel (y el logotipo), Brilliantly Simple, Brilliantly Simple Communication, ShoreTel Connect, ShoreTel Connect ONSITE, ShoreTel Connect CLOUD y ShoreTel Connect HYBRID son marcas comerciales registradas de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y/o en otros países. El logotipo de ShoreTel es una marca comercial de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y en otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios.

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El teléfono ShoreTel IP 420/420g está cubierto por las patentes que se enumeran en http://www.shoretel.com/about/patents.html.

Información sobre la versión

Guía de usuario del teléfono ShoreTel IP 420/420g Número de referencia del documento: 800-1760-03 Fecha: Septiembre de 2016

Información corporativa ShoreTel, Inc.

960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 EE.UU. +1.408.331.3300 +1.408.331.3333 (fax) www.shoretel.com

Teléfono ShoreTel IP 420/420g

Guía de usuario

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Índice Antes de empezar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Acerca de este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Convenciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentos relacionados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 1

4 4 4 4

Primeros pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Descripción general del teléfono ShoreTel IP 420/420g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Botones de apariencia de línea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Ajuste del contraste de la pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Asignación de una extensión al teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Puesta en servicio de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD . . . . . . . . . . 8 Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Cambio de la zona horaria del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Funcionamiento del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Realizar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Contestar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Silenciar una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Guía de los iconos de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Uso del directorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Comprobar el historial de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Interacción con las llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Activar y desactivar llamadas en espera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Transferir una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Contestar llamadas adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Aparcar y recuperar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Configuración de las opciones de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Capítulo 2

Uso de las funciones avanzadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Realizar una llamada de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso del interfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambio del estado de disponibilidad y desvío de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Teléfono ShoreTel IP 420/420g

Guía de usuario

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Índice

Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Captura del servicio nocturno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambio del estado de un grupo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supervisión silenciosa de una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Coach silencioso en una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intervenir en una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 3

Uso del correo de voz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Conexión al correo de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conexión al correo de voz desde su teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conexión al correo de voz desde otra extensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conexión al correo de voz desde un teléfono externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interactuar con mensajes nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso de las teclas de acceso directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Escuchar, reproducir, guardar y borrar mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reenviar un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Responder a un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Escuchar mensajes guardados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enviar mensajes desde el correo de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso de las funciones del buzón de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grabación de su nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grabación de un saludo personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definición de su contraseña . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Asignación de una extensión a un teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambio de su estado de disponibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activar o desactivar la información descriptiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Escuchar mensajes borrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eliminar mensajes borrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . Activar o desactivar un perfil de notificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cambiar el estado de Workgroup Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activar o desactivar el desvío Find Me . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 4

24 25 25 26 26 26

29 29 29 29 30 30 30 30 31 31 31 32 33 33 33 34 34 34 35 35 36 36 36 37 37

Solución de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Problemas y soluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Visualización de la información del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Reiniciar el teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Teléfono ShoreTel IP 420/420g

Guía de usuario

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Antes de empezar Las siguientes secciones proporcionan una descripción general del manual: Acerca de este manual ............................................................................................... 4 Organización ........................................................................................................ 4 Convenciones ....................................................................................................... 4 Documentos relacionados .................................................................................... 4

Teléfono ShoreTel IP 420/420g

Guía de usuario del teléfono ShoreTel IP 420

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Antes de empezar

Acerca de este manual

Acerca de este manual Este libro va dirigido a personas usuarias del teléfono ShoreTel IP 420/420g en un sistema ShoreTel Connect CLOUD o ShoreTel Connect ONSITE. Describe las funciones del teléfono y cómo utilizarlas.

Organización Este documento está dividido en los siguientes capítulos: 

El Capítulo 1, Primeros pasos en la página 5, proporciona una descripción general del teléfono y describe cómo configurarlo y usarlo para las tareas más habituales.



El Capítulo 2, Uso de las funciones avanzadas en la página 21, describe cómo usar el teléfono para realizar tareas avanzadas, como personalizar el teléfono, hacer llamadas con varios participantes o utilizar funciones que requieren combinaciones de teclas especiales.



El Capítulo 3, Uso del correo de voz en la página 27, describe cómo utilizar el sistema de correo de voz para escuchar mensajes y realizar otras tareas relacionadas con el buzón de correo de voz.



El Capítulo 4, Solución de problemas en la página 38, proporciona información sobre las opciones de los destinatarios en el teléfono.

Convenciones En la redacción de este documento se han usado las siguientes convenciones tipográficas: Fuente

Descripción

Negrita

Teclas pulsadas en el teléfono

Azul

Referencias cruzadas e hipervínculos. Haga clic en el texto azul para acceder a la sección indicada. Todos los capítulos tienen una lista con vínculos a las secciones en la primera página. Nota: Las entradas del índice también son vínculos, pero no son de color azul.

Documentos relacionados También están disponibles los siguientes documentos:

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

El documento Referencia rápida contiene accesos directos para realizar tareas habituales con el teléfono.



La Guía rápida de instalación describe los puertos de la parte posterior del teléfono y cómo ajustar el ángulo de inclinación del teléfono cuando se usa sobre un escritorio. Para un público internacional, la Safe Installation Guide (Guía de instalación segura) proporciona la misma información mediante ilustraciones.



En la IP420 Wall Mount Safe Installation Guide (Guía de instalación segura para montaje en pared del IP420) se describe cómo montar el teléfono en una pared. En la 400-Series IP Phone Wall Plate Mount Safe Installation Guide (Guía de instalación segura de la montura para pared del teléfono IP 400-Series) se describe cómo montar el teléfono en una placa para pared.

Guía de usuario del teléfono ShoreTel IP 420

Teléfono ShoreTel IP 420/420g

CAPÍTULO

1.

Primeros pasos

En este capítulo se presenta el teléfono ShoreTel IP 420/420g. Contiene la siguiente información: Descripción general del teléfono ShoreTel IP 420/420g ............................................. 6 Botones de apariencia de línea ............................................................................ 7 Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono............................................ 7 Ajuste del contraste de la pantalla........................................................................ 7 Asignación de una extensión al teléfono..................................................................... 8 Puesta en servicio de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD ...... 8 Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono..................... 9 Cambio de la zona horaria del teléfono .................................................................... 10 Funcionamiento del teléfono ..................................................................................... 10 Realizar llamadas ............................................................................................... 11 Contestar llamadas............................................................................................. 12 Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular ..................................... 13 Silenciar una llamada ......................................................................................... 14 Guía de los iconos de estado.................................................................................... 14 Uso del directorio ...................................................................................................... 15 Comprobar el historial de llamadas........................................................................... 16 Interacción con las llamadas..................................................................................... 17 Activar y desactivar llamadas en espera ............................................................ 17 Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número........................ 18 Transferir una llamada........................................................................................ 18 Contestar llamadas adicionales.......................................................................... 19 Aparcar y recuperar llamadas............................................................................. 20 Configuración de las opciones de usuario ................................................................ 20

Teléfono ShoreTel IP 420/420g

Guía de usuario

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Primeros pasos

Descripción general del teléfono ShoreTel IP 420/420g

Descripción general del teléfono ShoreTel IP 420/420g Le damos la bienvenida a su teléfono IP de ShoreTel™. La Figura 1 muestra una descripción general de los componentes del teléfono IP 420/420g. El IP420 incluye un conmutador Ethernet 10/100. El IP420g incluye un conmutador Ethernet 10/100/1000 que permite velocidad Gigabit. Teléfono con reposadedos

Pantalla

Teclas de navegación y botón de selección Selecciona las opciones en la interfaz. Indicador LED La luz intermitente avisa al usuario de la existencia de llamadas entrantes y mensajes de voz no escuchados.

Altavoz Emite sonido de alta calidad

Botones de apariencia de línea Indican llamadas activas, entrantes o en espera Teclas de función Llevan a cabo funciones básicas de telefonía (transferir, conferencia, directorio, historial, correo de voz, retener)

Teclado de marcación

Micrófono

Teclas de control de audio Los botones de volumen controlan el volumen del teléfono, del auricular, del altavoz y del timbre. Los botones del auricular, de silencio y del altavoz se iluminan cuando las funciones están activas. Figura 1: Componentes del teléfono ShoreTel IP 420/420g

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Primeros pasos

Botones de apariencia de línea

Puerto de teléfono

Puerto de PC

Puerto de auricular

Puerto de red

Figura 2: Puertos traseros del teléfono IP 420/420g

Botones de apariencia de línea El teléfono dispone de dos botones de apariencia de línea que indican la presencia de llamadas entrantes, activas o en espera. No puede programar estos botones para otras funciones.

Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Si los reflejos le impiden ver bien la pantalla del teléfono, puede ajustar el ángulo de inclinación de la base situado en la parte posterior. Encontrará instrucciones detalladas en la Safe Installation Guide (Guía de instalación segura) incluida con el teléfono.

Ajuste del contraste de la pantalla 1. Con el teléfono colgado, pulse el botón

y manténgalo presionado.

El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. 2. Pulse la tecla de navegación

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o

para aumentar o reducir el contraste.

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Primeros pasos

Asignación de una extensión al teléfono

Asignación de una extensión al teléfono El procedimiento que debe seguir para asignar su extensión al teléfono depende de lo que muestre el teléfono: 

Si el teléfono muestra su nombre y extensión, el administrador de ShoreTel o el contacto autorizado ya le habrá asignado personalmente su teléfono y no será preciso añadir la extensión. No obstante, sí es necesario conectarse para cambiar la contraseña y grabar su nombre, tal y como se describe en los pasos 1-6 Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono en la página 9.



Si el teléfono muestra Disponible y la fecha y la hora, siga las instrucciones que se indican en Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono en la página 9.



Si el teléfono muestra DDI, siga las instrucciones de Puesta en servicio de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD en la página 8 y luego las instrucciones de Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono en la página 9.

Mientras el teléfono no esté asignado, puede hacer llamadas internas marcando un número o usando el directorio, pero no puede recibir llamadas y probablemente tampoco hacer llamadas externas. Para recibir llamadas y hacer llamadas externas, debe conectarse al sistema de buzón de correo de voz y asignar su extensión al teléfono. Cuando su extensión esté asignada al teléfono, el teléfono mostrará su nombre, su extensión y la fecha y la hora. En este estado, el teléfono puede recibir llamadas y puede comprobar si hay nuevos mensajes. Con los permisos adecuados (asignados por su administrador de ShoreTel Connect), puede conectarse a cualquier teléfono IP de ShoreTel del sistema ShoreTel Connect para asignarle su extensión al teléfono. Consulte la sección Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono en la página 24 para obtener más información.

Puesta en servicio de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD Al añadir inicialmente un teléfono a un sistema ShoreTel Connect CLOUD, primero deberá registrar el teléfono en el sistema. Si el teléfono muestra DDI, ello indica que no se ha registrado en el sistema. Para registrar el teléfono, siga este procedimiento: 1. Conecte el teléfono a la red. El teléfono mostrará brevemente “Credenciales de la nube” y después el mensaje DDI. 2. En el indicador de DDI, introduzca el código de país más el código de área y el número de teléfono (por ejemplo, 1512555555) que le haya facilitado su contacto autorizado de ShoreTel Connect CLOUD y luego pulse #. El teléfono muestra el indicador de Contraseña.

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Primeros pasos

Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono

3. En el indicador de Contraseña, introduzca el PIN del teléfono que le facilitó su contacto autorizado de ShoreTel Connect CLOUD y, seguidamente, pulse #. El teléfono mostrará Disponible. 4. Siga las instrucciones facilitadas en Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono en la página 9.

Conexión al sistema de correo de voz y configuración del teléfono Para conectarse y asignarle su extensión al teléfono: 1. Pulse el botón Correo de voz. 2. Marque el número de extensión que le ha sido asignado por el administrador del sistema. 3. Introduzca la contraseña facilitada por su administrador o contacto autorizado de ShoreTel Connect y pulse #. 4. Si el sistema se lo pide, introduzca una nueva contraseña seguida de #. Sugerencia Su contraseña debe tener una longitud mínima de seis números. 5. Si el sistema se lo pide, para confirmar su nueva contraseña vuelva a introducirla y pulse #. 6. Cuando el sistema se lo pida, grabe su nombre y pulse #; a continuación, elija una de las opciones siguientes: 

Para aceptar la grabación, pulse #.



Para revisar la grabación, pulse 1.



Para volver a grabar su nombre, pulse 2.



Para cancelar la grabación, pulse *.

7. Para asignarle su extensión al teléfono, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 8. Pulse 3 para reasignar su extensión. 9. Pulse 1 para asignar su extensión al teléfono. Ahora su extensión está asignada al teléfono y el teléfono muestra su nombre y su extensión.

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Primeros pasos

Cambio de la zona horaria del teléfono

Cambio de la zona horaria del teléfono Si la configuración predeterminada de zona horaria del teléfono difiere de la zona horaria de su ubicación, puede cambiar la zona horaria del teléfono para que muestre la hora de su ubicación. 1. Pulse el botón de selector de navegación. 2. En el mensaje de Contraseña CV, introduzca su contraseña de correo de voz seguida de #. Se mostrará la zona horaria actual del teléfono. 3. Pulse el botón de selector de navegación. Tras mostrarse brevemente los atajos de teclado (* para Cancelar y # para OK), se mostrará una lista de zonas horarias en modo de edición; el ajuste actual de zona horaria estará resaltado e incluirá una marca de verificación. 4. Utilice las teclas de navegación seleccionar.

y

para desplazarse hasta la zona horaria que desea

5. Una vez resaltada la zona horaria deseada, pulse el botón de selector de navegación. Se mostrará la zona horaria seleccionada. 6. Pulse la tecla de navegación

una vez.

Se mostrará Salir. 7. Pulse el botón de selector de navegación. El teléfono mostrará la hora actual de la zona horaria que ha seleccionado.

Funcionamiento del teléfono En esta sección se ofrece una descripción general de las siguientes tareas básicas del teléfono: 

Realizar llamadas



Contestar llamadas



Enviar de una llamada entrante al correo de voz



Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular



Silenciar una llamada



Contestar llamadas en espera

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Primeros pasos

Realizar llamadas

Realizar llamadas Para realizar una llamada puede usar el teléfono, el altavoz o el auricular.

Uso del teléfono para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada, descuelgue el teléfono y marque un número de teléfono. 2. Para finalizar la llamada, cuelgue el teléfono.

Uso del altavoz para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada con el altavoz, pulse el botón El LED del botón

se iluminará en verde y se marcará la llamada.

2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón El botón

y marque un número de teléfono.

.

se apagará.

Uso del auricular para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada con el auricular, lleve a cabo una de las acciones siguientes: 

Si utiliza un auricular con cable, pulse el botón



Si utiliza un auricular inalámbrico, descuelgue el teléfono con el auricular.

El LED del botón

.

se iluminará en verde y se marcará la llamada.

2. Para finalizar la llamada, realice una de las acciones siguientes: 

Si utiliza un auricular con cable, vuelva a pulsar el botón



Si utiliza un auricular inalámbrico, ponga el auricular en la posición de colgado.

El botón

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.

se apagará.

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Primeros pasos

Contestar llamadas

Contestar llamadas Cuando se recibe una llamada, el teléfono emite un tono de timbre, se ilumina un botón de apariencia de línea verde intermitente o se ilumina un indicador rojo en la esquina superior derecha del teléfono. Si la información está disponible, el nombre y el número de teléfono de la persona que llama aparece en la pantalla. Para contestar una llamada puede usar el teléfono, el altavoz o el auricular. Según haya configurado la preferencia de descolgado automático en ShoreTel Connect o según su administrador haya configurado esta opción en ShoreTel Connect Director, también podrá contestar una llamada desde el altavoz o el auricular siguiendo uno de estos métodos: 

Pulsando un botón de apariencia de línea verde intermitente.



Si la llamada se muestra en la pantalla, pulse el botón de selección de las teclas de navegación.

Si recibe más de una llamada entrante cuando tiene ya dos llamadas activas, entrantes o en espera, la pantalla mostrará una flecha para indicar que hay más llamadas. Utilice las teclas de navegación para desplazarse por las llamadas y ver la información del ID de llamada de cada una. Pulse el botón de selección de las teclas de navegación para contestar la llamada que se muestra en la pantalla.

Uso del teléfono para contestar una llamada 1. Para contestar una llamada, descuelgue el teléfono cuando suene. 2. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono.

Uso del altavoz para contestar una llamada 1. Para contestar una llamada, realice una de las acciones siguientes: 

Pulse el botón



Si su preferencia de descolgado automático está configurada para usar el altavoz, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente.

El LED del botón

.

se iluminará en verde.

2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón El botón

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.

se apagará.

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Primeros pasos

Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular

Uso del auricular para contestar una llamada Si piensa usar un auricular para contestar las llamadas, utilice ShoreTel Connect para designar su auricular inalámbrico o con cable habitual como preferencia predeterminada de descolgado automático. 1. Para contestar una llamada con el auricular, lleve a cabo una de las acciones siguientes: 

Si utiliza un auricular con cable, pulse el botón



Si utiliza un auricular inalámbrico, descuelgue el teléfono con el auricular.



Si su preferencia de descolgado automático está configurada para usar el auricular, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.)

El LED del botón

.

se iluminará en verde.

2. Para finalizar la llamada, realice una de las acciones siguientes: 

Si utiliza un auricular con cable, vuelva a pulsar el botón



Si utiliza un auricular inalámbrico, ponga el auricular en la posición de colgado.

El botón

.

se apagará.

Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Para ajustar el volumen del teléfono, utilice los botones

.



Ajuste el volumen del timbre del teléfono con el teléfono colgado.



Ajuste el volumen de escucha del teléfono con el teléfono descolgado.



Ajuste el volumen del altavoz con el LED del botón



Ajuste el volumen de escucha del auricular con el LED del botón

iluminado iluminado.

Nota Si utiliza un auricular inalámbrico y experimenta alguno de los siguientes problemas de audio, deberá ajustar el auricular según las instrucciones del fabricante:   

No se escucha tono de marcado. El volumen no es suficientemente alto. Se escucha un zumbido o silbido.

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1

Primeros pasos

Silenciar una llamada

Silenciar una llamada 

Para silenciar una llamada e impedir que su interlocutor pueda oírle, pulse el botón El LED del botón



.

se iluminará cuando el modo de silencio esté activado.

Para anular el silencio de una llamada para que el interlocutor pueda oírle, vuelva a pulsar El botón

.

no se iluminará cuando el modo de silencio esté desactivado.

Guía de los iconos de estado El teléfono ShoreTel IP 420/420g muestra iconos para indicar el estado del teléfono y las llamadas recibidas o realizadas. Estos iconos se muestran en la Tabla 1. Tabla 1: Iconos de estado Icono

Descripción Llamada entrante fuera de pantalla (en pantalla principal)

Indicador de mensaje de correo de voz (en pantalla principal)

Llamada segura (en pantalla principal)

Workgroup Agent - Conectado (en pantalla principal)

Workgroup Agent - Desconectado (en pantalla principal)

Workgroup Agent - Resumen (en pantalla principal)

Llamada perdida (en pantalla principal y en el historial)

Llamada entrante (en el historial)

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1

Primeros pasos

Uso del directorio

Tabla 1: Iconos de estado (Continuación) Icono

Descripción Llamada saliente (en el historial)

Llamada transferida (en el historial)

Uso del directorio Puede utilizar el directorio para buscar y marcar rápidamente la extensión de una persona. 1. Pulse el botón Directorio. Sugerencia Para cerrar el directorio, pulse el botón Directorio. 2. Para localizar el nombre de la persona a la que quiere llamar puede usar uno de estos métodos: 

Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del directorio hasta que esté resaltado el nombre de la persona a la que desea llamar.



Marque los números correspondientes a las primeras letras del nombre o apellido de la persona y desplácese por la lista filtrada hasta que esté resaltado el nombre de la persona a la que desea llamar.

Sugerencias 

También es posible buscar por nombre y apellido al mismo tiempo. Después de introducir los dos o tres primeros dígitos del nombre o apellido, pulse # y marque los dos primeros dígitos del otro nombre (o apellido). Por ejemplo, para buscar la entrada de Steve Williams o William Stephens, marque 78#94.



Para borrar el filtro y volver a la lista del directorio completo, vaya hasta la entrada Borrar filtro situada al principio de la lista y pulse el botón de selección de las teclas de navegación. Si marca dígitos erróneos sin querer, puede mostrar rápidamente la opción Borrar filtro introduciendo varios dígitos adicionales. (Si el sistema no encuentra ninguna coincidencia para los dígitos introducidos, solo se visualizará la opción Borrar filtro en la pantalla del teléfono.)

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1

Primeros pasos

Comprobar el historial de llamadas

3. Con el nombre de la persona resaltado, puede marcar el número de dicha persona siguiendo uno de estos métodos: 

Pulsando el botón de selección de las teclas de navegación.



Pulsando un botón de apariencia de línea.



Descolgando el teléfono.



Pulsando el botón del altavoz.



Pulsando el botón del auricular. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.)

Comprobar el historial de llamadas El visor del historial muestra las llamadas entrantes y salientes recientes (la llamada más reciente se muestra en primer lugar). Cada entrada del historial muestra el nombre o el número de la persona que llama (si está disponible), así como la fecha y la hora de la llamada. Si no hay información disponible para el ID de llamada de un número concreto, el teléfono muestra “Desconocido”. Para ver la lista de las llamadas realizadas, recibidas y perdidas: 1. Pulse el botón Historial. Sugerencia Para cerrar el visor del historial, pulse el botón Historial. 2. Utilice las teclas de navegación recibidas o perdidas.

y

para recorrer la lista y revisar las llamadas realizadas,

Para realizar una llamada desde el visor del historial: 1. Pulse el botón Historial. Sugerencia Para marcar la llamada saliente más reciente, mantenga pulsado el botón Historial. Tenga en cuenta que si ha utilizado *67 en la última llamada saliente, estos dígitos no se incluirán si vuelve a marcar dicha llamada saliente manteniendo pulsado el botón Historial. 2. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del historial hasta que esté resaltado el nombre de la persona a la que desea llamar.

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1

Primeros pasos

Interacción con las llamadas

3. Con el nombre de la persona a la que quiere llamar seleccionado, elija una de las opciones siguientes para marcar la llamada: 

Pulse el botón de selección de las teclas de navegación.



Pulse un botón de apariencia de línea.



Descuelgue el teléfono.



Pulse el botón del altavoz.



Pulse el botón del auricular. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.)

Interacción con las llamadas En esta sección se describen los siguientes métodos posibles para interactuar con las llamadas: 

Activar y desactivar llamadas en espera



Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número



Transferir una llamada



Contestar llamadas adicionales



Aparcar y recuperar llamadas

Activar y desactivar llamadas en espera Para poner una llamada en espera: 

En una llamada activa, realice una de las siguientes acciones: 

Pulse el botón Retener.



Pulse el botón de apariencia de línea verde para la llamada activa.

El botón de apariencia de línea de la llamada en espera parpadeará en verde. Para recuperar una llamada: 1. Recorra la lista de llamadas en espera con las teclas de navegación muestre la llamada que desea recuperar.

y

hasta que se

2. Realice una de las acciones siguientes: 

Pulse el botón Retener.



Pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente.

La llamada se recupera y el botón de apariencia de línea asociado a la llamada se ilumina en verde de forma permanente. Si el teléfono está colgado y hay una llamada en espera, sonará un timbre recordatorio transcurridos 10 segundos y, después, a intervalos de un minuto mientras la llamada siga en espera.

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1

Primeros pasos

Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número

Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Esté o no usando el teléfono, puede enviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número de teléfono sin tener que contestarla. Para enviar una llamada entrante al correo de voz: 

Con la llamada entrante en la pantalla, realice una de las acciones siguientes: 

Pulse el botón Correo de voz.



Pulse #.

Para transferir una llamada entrante a otro número sin tener que contestarla: 1. Cuando suene el teléfono, pulse el botón Transferir. 2. Teclee el número al que quiera transferir la llamada. La llamada se transferirá al número designado.

Transferir una llamada Puede transferir una llamada de dos formas distintas: 

Una transferencia ciega permite transferir la llamada sin que la otra persona la conteste.



Una transferencia con consulta permite hablar primero con la otra persona antes de realizar la transferencia.

Para llevar a cabo una transferencia ciega: 1. Con la llamada activa, pulse el botón Transferir. 2. Marque el número al que quiera transferir la llamada. Sugerencia Si quiere cancelar la transferencia, recupere la llamada original. 3. Realice una de las acciones siguientes: 

Pulse el botón Transferir.



Cuelgue el teléfono.

La llamada se transferirá al número designado. Para llevar a cabo una transferencia con consulta: 1. Con la llamada activa, pulse el botón Transferir. 2. Marque el número al que quiera transferir la llamada.

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1

Primeros pasos

Contestar llamadas adicionales

Sugerencia Si quiere cancelar la transferencia antes de que la otra persona conteste la llamada, recupere la llamada original. 3. Cuando la otra persona conteste la llamada, realice una de las acciones siguientes: 

Para finalizar la transferencia, siga uno de estos métodos: 

Pulse el botón Transferir.



Utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Terminar transf y, a continuación, pulse el botón de selección.

La llamada será transferida. 

Para cancelar la transferencia, utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Cancelar y, a continuación, pulse el botón de selección. La transferencia se cancelará y la llamada original permanecerá conectada.

Contestar llamadas adicionales Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel Connect), puede recibir hasta 16 llamadas entrantes al mismo tiempo. Si recibe una llamada entrante mientras está ocupado con otra llamada, escuchará un pitido en la llamada, los botones de apariencia de línea parpadearán en verde y el teléfono mostrará la información de ID de llamada de la llamada entrante en la pantalla. Si hay tres o más llamadas, aparecerá una flecha hacia abajo en la pantalla para indicar que existen más llamadas entrantes, activas o en espera fuera de la pantalla. Cuando finaliza una llamada visualizada en la pantalla, otra llamada asciende una posición para ocupar el botón de apariencia de línea correspondiente. Puede interactuar con las llamadas del modo siguiente: 

Para contestar una llamada entrante y poner la llamada activa en espera, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente.



Si tiene varias llamadas entrantes, activas o en espera, utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista y localizar la llamada que quiera contestar o recuperar. Con la llamada en la pantalla, realice una de las acciones siguientes: 

Para contestar la llamada, pulse el botón de selección de las teclas de navegación.



Para poner la llamada en espera o para recuperarla, pulse el botón Retener.

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1

Primeros pasos

Aparcar y recuperar llamadas

Aparcar y recuperar llamadas Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel Connect), puede aparcar una llamada conectada en otra extensión. 1. Con la llamada activa, pulse el botón Retener para poner la llamada en espera. 2. Marque *11 seguido del número de extensión en el que quiera aparcar la llamada. Para recuperar la llamada de otro dispositivo, marque *12 seguido del número de extensión. Nota Si no se contesta la llamada en el teléfono aparcado transcurrido un determinado tiempo (configurado por el administrador de ShoreTel Connect), la llamada regresa a la extensión original. El valor predeterminado es 60 segundos.

Configuración de las opciones de usuario Puede cambiar opciones tales como el tono de timbre y el direccionamiento de llamadas a través del cliente de ShoreTel Connect o el portal ShoreTel Connect CLOUD. Para obtener más detalles, consulte la documentación de cliente de ShoreTel Connect o los artículos del portal en el sitio web de soporte de ShoreTel.

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20

CAPÍTULO

2.

Uso de las funciones avanzadas

En este capítulo se incluyen instrucciones para usar las funciones avanzadas del teléfono ShoreTel IP 420/420g. Contiene la siguiente información: Realizar una llamada de conferencia........................................................................ 22 Uso del interfono ....................................................................................................... 23 Cambio del estado de disponibilidad y desvío de llamada ....................................... 23 Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono.......................................... 24 Captura del servicio nocturno ................................................................................... 25 Cambio del estado de un grupo de búsqueda .......................................................... 25 Supervisión silenciosa de una llamada ..................................................................... 26 Coach silencioso en una llamada ............................................................................. 26

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2

Uso de las funciones avanzadas

Realizar una llamada de conferencia

Realizar una llamada de conferencia Una llamada de conferencia implica la conexión de más de dos participantes en una llamada. El número de participantes que pueden reunirse en una conferencia con el botón Conferencia depende de la configuración del sistema. Póngase en contacto con el administrador de ShoreTel Connect para saber más sobre las funciones de conferencia del sistema. Para realizar una llamada de conferencia: 1. Marque la extensión de la primera persona a la que quiera incluir en la llamada de conferencia y consulte con esa persona. 2. Pulse el botón Conferencia. La llamada se pone en espera. Sugerencia Si quiere cancelar la conferencia en este punto, pulse el botón Retener para recuperar la llamada original. 3. En la ventana de marcación, marque la extensión de la siguiente persona a la que quiera incluir en la llamada de conferencia. 4. Realice una de las acciones siguientes: 

Pulse el botón Conferencia para iniciar la conferencia en cuanto la persona conteste la llamada.



Espere a que la persona conteste la llamada, consulte con la persona si es necesario y, después, continúe con el siguiente paso.

5. Realice una de las acciones siguientes: 

Para continuar con la conferencia, utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Terminar conf. y, a continuación, pulse el botón de selección. Habrá establecido una conferencia con tres participantes. El teléfono muestra el número de los otros participantes incluidos en la llamada de conferencia.



Para cancelar la conferencia, utilice las teclas de navegación para seleccionar la opción Cancelar y, a continuación, pulse el botón de selección. La conferencia se cancelará y la llamada original permanecerá conectada.

6. Repita los pasos 1-5 para cada persona adicional a la que quiera incluir en la llamada de conferencia.

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2

Uso de las funciones avanzadas

Uso del interfono

Uso del interfono La función Interfono permite conectar con otra persona sin tener que esperar a que conteste el teléfono. Para usar esta función, ambos usuarios deben usar teléfonos IP de ShoreTel y disponer de los permisos necesarios. Para usar el interfono y ponerse en contacto con otra persona: 1. Descuelgue el teléfono. 2. Marque * 15 seguido del número de extensión de la persona con la que quiera ponerse en contacto. Nota Si la persona está ocupada con una llamada cuando se pone en contacto con ella a través del interfono, la llamada se tratará como una llamada entrante normal.

Cambio del estado de disponibilidad y desvío de llamada Puede configurar seis estados de disponibilidad diferentes para su extensión. Estos estados de disponibilidad pueden configurarse con diversas opciones para desviar las llamadas entrantes a otro número o enviarlas al correo de voz. Con el sistema de correo de voz, también es posible grabar un saludo personal diferente para cada estado de disponibilidad. Para configurar opciones para los diversos estados de disponibilidad, utilice el cliente de ShoreTel Connect. Los estados de disponibilidad son: 

Disponible (predeterminado) permite contestar todas las llamadas entrantes.



En una reunión



Fuera de oficina



Vacaciones



Personalizado



No molestar

Puede cambiar su estado de disponibilidad activo empleando el cliente de ShoreTel Connect o el sistema de correo de voz. Para cambiar el estado de disponibilidad activo mediante el sistema de correo de voz: 1. Pulse el botón Correo de voz. 2. Introduzca su contraseña seguida de #. 3. Pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo.

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2

Uso de las funciones avanzadas

Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono

4. Pulse 2 y, a continuación, siga las indicaciones. Sugerencia Cuando se conecte al correo de voz, el sistema le notificará si hay configurado un estado de disponibilidad diferente del estado Disponible.

Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel Connect), puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Esta función resulta útil si va a usar el despacho y el teléfono de otra persona de forma temporal. También puede usar ShoreTel Connect para anular la asignación de una extensión. Para cambiar la asignación de extensiones de un teléfono: 1. Pulse el botón Correo de voz en el teléfono de destino. 2. Introduzca su contraseña seguida de #. 3. Cuando escuche las opciones del menú principal, pulse 7. 4. Pulse 3 para volver a asignar su extensión y, después, realice una de las acciones siguientes. 

Pulse 1 para asignar la extensión.



Pulse 2 para anular la asignación de la extensión de modo que el teléfono vuelva a la extensión que tenía asignada originalmente.

Nota Si asigna la extensión a un teléfono que suele estar ocupado por otro usuario, las llamadas enviadas a la extensión del usuario original se desviarán al destino que el usuario haya definido como estado de disponibilidad activo.

Busca Si su teléfono y otros teléfonos de la empresa están configurados con la opción de busca, puede grabar un mensaje que se escuchará en un altavoz conectado (normalmente un sistema de megafonía). Para usar la función de busca, el administrador de ShoreTel Connect debe darle acceso. Para usar la función de busca: 1. Marque el número que le haya proporcionado el administrador de ShoreTel Connect y espere el tono de confirmación. Seguidamente, hable por el teléfono.

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24

2

Uso de las funciones avanzadas

Captura del servicio nocturno

2. Cuelgue cuando haya terminado. Nota Si oye un tono de error al intentar utilizar esta función, es posible que no esté configurada en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios para usar la función de busca. Póngase en contacto con el administrador de ShoreTel Connect para solicitar asistencia.

Captura del servicio nocturno El servicio nocturno permite desviar las llamadas a una extensión que suena en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral si la persona que llama necesita hablar con alguna persona de la empresa. Si quiere usar la función de servicio nocturno, debe estar configurada en su empresa y el administrador de ShoreTel Connect debe autorizarle para poder acceder. Para capturar el servicio nocturno: 

Cuando oiga el timbre del teléfono en el altavoz de megafonía, marque *14 para contestar la llamada. Nota Si oye un tono de error al intentar capturar el servicio nocturno, es posible que el servicio no esté configurado en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios para contestar la llamada. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener ayuda.

Cambio del estado de un grupo de búsqueda Los grupos de búsqueda permiten ofrecer una llamada a un conjunto de extensiones de usuario y se pueden configurar para que todas las extensiones del grupo de búsqueda suenen al mismo tiempo o de una en una. Con los permisos adecuados, es posible alternar el estado de todo el grupo de búsqueda entre ocupado y no ocupado (y viceversa). Esta función resulta especialmente útil cuando los miembros del grupo de búsqueda están en una reunión o fuera de la oficina. Para alternar el estado de un grupo de búsqueda: 

Marque *18 y, a continuación, la extensión asociada al grupo de búsqueda.

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2

Uso de las funciones avanzadas

Supervisión silenciosa de una llamada

Supervisión silenciosa de una llamada Con los permisos adecuados (asignados por el administrador de ShoreTel Connect), es posible escuchar una llamada sin ser escuchado. Para activar la supervisión silenciosa en una llamada: 

Marque *17 y, a continuación, la extensión en la que se encuentre la llamada activa. Se incorporará a la llamada existente sin que ningún participante pueda escucharle.

Coach silencioso en una llamada Con los permisos adecuados (asignados por el administrador de ShoreTel Connect), puede escuchar y asesorar a una persona sin que el interlocutor externo pueda oírlo. Para asesorar en una llamada: 

Marque *22 y, a continuación, la extensión en la que se encuentre la llamada activa. Se incorporará a la llamada existente y podrá escuchar y hablar sin ser oído por el participante externo.

Intervenir en una llamada Con los permisos adecuados (asignados por el administrador de ShoreTel Connect), puede unirse a una llamada en curso (“intervenir”) como participante de conferencia. Para intervenir en una llamada: 

Marque *16 y, a continuación, la extensión en la que se encuentre la llamada activa.

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CAPÍTULO

3.

Uso del correo de voz

En este capítulo se incluye información sobre el uso del sistema de correo de voz. Contiene la siguiente información: Conexión al correo de voz ........................................................................................ 29 Conexión al correo de voz desde su teléfono .................................................... 29 Conexión al correo de voz desde otra extensión ............................................... 29 Conexión al correo de voz desde un teléfono externo ....................................... 29 Interactuar con mensajes nuevos ............................................................................. 30 Uso de las teclas de acceso directo ................................................................... 30 Escuchar, reproducir, guardar y borrar mensajes............................................... 30 Reenviar un mensaje.......................................................................................... 30 Responder a un mensaje ................................................................................... 31 Escuchar mensajes guardados................................................................................. 31 Enviar mensajes desde el correo de voz .................................................................. 31 Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes .............................................. 32 Uso de las funciones del buzón de correo ................................................................ 33 Grabación de su nombre .................................................................................... 33 Grabación de un saludo personal....................................................................... 33 Definición de su contraseña ............................................................................... 34 Asignación de una extensión a un teléfono ........................................................ 34 Cambio de su estado de disponibilidad .............................................................. 34 Activar o desactivar la información descriptiva................................................... 35 Escuchar mensajes borrados ............................................................................. 35 Eliminar mensajes borrados ............................................................................... 36 Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook .................. 36

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3

Uso del correo de voz

Escuchar mensajes borrados ............................................................................. 35 Eliminar mensajes borrados ............................................................................... 36 Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook .................. 36 Activar o desactivar un perfil de notificación....................................................... 36 Cambiar el estado de Workgroup Agent............................................................. 37 Activar o desactivar el desvío Find Me ............................................................... 37

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3

Uso del correo de voz

Conexión al correo de voz

Conexión al correo de voz Un icono de correo de voz y un indicador rojo intermitente situado en la esquina superior derecha del teléfono indican que tiene mensajes no escuchados. Para escuchar sus mensajes debe conectarse al sistema de correo de voz. También es posible conectarse al sistema de correo de voz desde otra extensión o desde un teléfono externo.

Conexión al correo de voz desde su teléfono 1. Pulse el botón Correo de voz. 2. Introduzca la contraseña y, a continuación, pulse #.

Conexión al correo de voz desde otra extensión Puede conectarse al sistema de correo de voz desde otra extensión del sistema ShoreTel Connect, ya sea desde un teléfono IP o uno analógico. 1. Realice una de las acciones siguientes: 

Pulse # con el teléfono colgado e inactivo o descolgado con tono de marcado.



Pulse # con el teléfono descolgado con tono de marcado.



Pulse el botón Correo de voz.

2. Cuando el sistema se lo pida, pulse # y, a continuación, marque su extensión. Nota Si está usando un teléfono en estado “Disponible” o “Anónimo”, no es necesario pulsar # para introducir la extensión. 3. Introduzca la contraseña y, a continuación, pulse #.

Conexión al correo de voz desde un teléfono externo 1. Marque el número de acceso al correo de voz que le ha facilitado el administrador de ShoreTel Connect. 2. Cuando el sistema se lo pida, pulse # y, a continuación, marque su extensión. 3. Introduzca la contraseña y, a continuación, pulse #.

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29

3

Uso del correo de voz

Interactuar con mensajes nuevos

Interactuar con mensajes nuevos En esta sección se describen accesos directos y tareas comunes para gestionar los mensajes en el sistema de correo de voz.

Uso de las teclas de acceso directo Puede pulsar las teclas siguientes mientras escucha los mensajes: 

Para escuchar la información descriptiva (hora y fecha de envío, nombre de usuario) de un mensaje, pulse 6.



Para retroceder varios segundos en el mensaje, pulse 7.



Para poner el mensaje en pausa, pulse 8.



Para avanzar varios segundos en el mensaje, pulse 9.



Para continuar con el siguiente mensaje, pulse #.



Para oír opciones adicionales, pulse 0.

Escuchar, reproducir, guardar y borrar mensajes 1. Conéctese al correo de voz. 2. Para escuchar los mensajes nuevos, pulse 1. 3. Mientras escucha cada mensaje, puede hacer lo siguiente: 

Para volver a reproducir un mensaje, pulse 1.



Para guardar un mensaje, pulse 2.



Para borrar un mensaje, pulse 3.

Reenviar un mensaje 1. Conéctese al correo de voz. 2. Para escuchar los mensajes nuevos, pulse 1. 3. Cuando haya escuchado el mensaje que quiere reenviar, pulse 4. 4. Grabe una breve introducción y después realice una de las acciones siguientes: 

Si está satisfecho con la breve introducción, pulse #.



Para revisar la breve introducción, pulse 1.



Si quiere volver a grabar la breve introducción, pulse 2.



Para cancelar la grabación, pulse *.

Sugerencia Tras enviar un mensaje, puede pulsar 1 para marcarlo como urgente.

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3

Uso del correo de voz

Responder a un mensaje

Responder a un mensaje 1. Conéctese al correo de voz. 2. Para escuchar los mensajes nuevos, pulse 1. 3. Cuando haya escuchado el mensaje al que quiere responder, pulse 5. 4. Elija una de estas opciones: 

Para responder con un mensaje de voz, pulse 1.



Para responder con una llamada, pulse 8.



Para responder a todos con un mensaje de voz, pulse 3.



Para volver al menú anterior, pulse *.

Escuchar mensajes guardados 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 3. Para interactuar con los mensajes guardados, pulse una de las opciones (salvo la opción 2) descritas en la sección Interactuar con mensajes nuevos en la página 30.

Enviar mensajes desde el correo de voz 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 2. 3. Grabe el mensaje y seleccione una de las opciones siguientes: 

Para cancelar la grabación del mensaje, pulse *.



Para terminar la grabación, pulse #.



Para revisar el mensaje, pulse 1.



Para volver a grabar el mensaje, pulse 2.

4. Si está satisfecho con la grabación, pulse # para finalizarla. 5. Cuando el sistema se lo pida, introduzca la extensión del destinatario.

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31

3

Uso del correo de voz

Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes

6. Para elegir opciones adicionales de destinatarios, pulse 0 y seleccione cualquiera de las opciones siguientes: 

Para buscar un destinatario por nombre en el directorio, pulse 1.



Para enviar a una lista de distribución personal, pulse 2.



Para difundir el mensaje a todas las extensiones, pulse 3.



Para cancelar las opciones de destinatarios, pulse *.

7. Una vez seleccionados los destinatarios del mensaje, elija una de las opciones siguientes: 

Para marcar o desmarcar un mensaje como urgente, pulse 1.



Para solicitar una confirmación de recepción, pulse 4.



Para enviar el mensaje, pulse #.

Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes Si el destinatario de la llamada no contesta y no ha activado la opción de desvío automático de llamadas, puede dejar un mensaje cuando el sistema se lo indique. 1. Elija una de las opciones siguientes cuando oiga el saludo del buzón de correo: 

Para omitir el saludo y dejar un mensaje directamente, pulse #.



Para transferir la llamada a un asistente, pulse 0.



Para devolver la llamada a la operadora automática, pulse 9.



Para desviar la llamada al destino Find Me del destinatario (un número opcional al que se pueden desviar las llamadas), pulse 1. Si no hay ningún destino Find Me activado, el sistema reproduce un tono e inmediatamente después graba su mensaje.

2. Cuando haya grabado el mensaje, elija una de las opciones siguientes: 

Cuelgue para enviar el mensaje.



Para acceder a las opciones del mensaje, pulse # y seleccione una de las siguientes opciones: 

Para enviar el mensaje, pulse #.



Para cancelar el mensaje, pulse *.



Para revisar el mensaje, pulse 1.



Para volver a grabar el mensaje, pulse 2.



Para marcar o desmarcar el mensaje como urgente, pulse 3.



Para marcar o desmarcar el mensaje como privado, pulse 4.



Para transferir a la operadora automática, pulse 9.



Para transferir al asistente, pulse 0.



Para volver a grabar el mensaje, pulse *.



Para enviar el mensaje y transferir a un asistente, pulse 0.



Para enviar el mensaje y transferir a la operadora automática, pulse 9.



Para enviar el mensaje y desviarlo al destino Find Me del destinatario (si está activo), pulse 1.

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32

3

Uso del correo de voz

Uso de las funciones del buzón de correo

Uso de las funciones del buzón de correo Desde el menú secundario de opciones del buzón de correo del sistema de correo de voz, puede: 

grabar su nombre



grabar un saludo personal



definir su contraseña



asignar una extensión a un teléfono



cambiar su estado de disponibilidad



activar o desactivar la información descriptiva



escuchar mensajes borrados



eliminar mensajes borrados



activar o desactivar el manejo de llamadas automático de Outlook



activar o desactivar la entrega de correo electrónico



cambiar el estado del agente



activar o desactivar el desvío Find Me

Grabación de su nombre 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 6. 4. Grabe su nombre y, a continuación, pulse #. 5. Elija una de las opciones siguientes: 

Para aceptar la grabación de su nombre, pulse #.



Para revisar la grabación de su nombre, pulse 1.



Para volver a grabar su nombre, pulse 2.



Para borrar esta grabación, pulse 3.



Para cancelar, pulse *.

Grabación de un saludo personal 1. Conéctese al correo de voz. 2. Pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 1 para grabar un saludo personal. Nota El saludo personal está enlazado al estado de disponibilidad activo.

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33

3

Uso del correo de voz

Definición de su contraseña

4. Grabe el saludo personal para el estado de disponibilidad activo cuando escuche el tono y pulse #. A continuación, seleccione una de estas opciones: 

Para aceptar el saludo personal, pulse #.



Para revisar el saludo personal, pulse 1.



Para volver a grabar el saludo personal, pulse 2.



Para cancelar la grabación, pulse *.

Definición de su contraseña 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 4. 4. Introduzca la nueva contraseña y pulse #. 5. Realice una de las acciones siguientes: 

Para confirmar la nueva contraseña, introduzca la nueva contraseña otra vez y, a continuación, pulse #.



Para cancelar la nueva contraseña, pulse *.

Asignación de una extensión a un teléfono Si dispone de los permisos necesarios, puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema a través del sistema de correo de voz. Para obtener más información, consulte Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono en la página 24.

Cambio de su estado de disponibilidad Los estados de disponibilidad le permiten especificar su estado y determinar qué debe hacerse con las llamadas entrantes. Es posible grabar distintos saludos y especificar opciones diferentes de desvío de llamadas para cada estado. Para cambiar su estado de disponibilidad: 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 2 para configurar un estado de disponibilidad.

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Guía de usuario

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3

Uso del correo de voz

Activar o desactivar la información descriptiva

4. Elija uno de los siguientes estados de disponibilidad u otras opciones: 

Para elegir Disponible, pulse 1.



Para elegir En una reunión, pulse 2.



Para elegir Fuera de oficina, pulse 3.



Para elegir Vacaciones, pulse 4.



Para elegir Personalizado, pulse 5.



Para elegir No molestar, pulse 6.



Para activar teléfonos adicionales (configurados por el administrador de ShoreTel Connect), pulse 7.



Para cancelar, pulse *.

El estado de disponibilidad permanece activo hasta que lo cambie. No obstante, si está activado el modo de manejo de llamadas automático de Outlook, Outlook modifica el estado de disponibilidad en función de su estado.

Activar o desactivar la información descriptiva La información descriptiva de un mensaje incluye la fecha y la hora de la entrega del mensaje, así como su nombre. De forma predeterminada, la información descriptiva está desactivada. 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 5 para activar y desactivar la información descriptiva.

Escuchar mensajes borrados Como medida de seguridad frente a la eliminación accidental de mensajes, el sistema de correo de voz conserva los mensajes borrados durante unas horas. 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 7 para escuchar los mensajes borrados. El sistema de correo de voz reproduce todos los mensajes borrados aún disponibles en el sistema. Puede gestionar estos mensajes como si se tratase de mensajes nuevos. 4. Pulse 2 para recuperar el mensaje borrado y guardarlo de nuevo.

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3

Uso del correo de voz

Eliminar mensajes borrados

Eliminar mensajes borrados 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 8 para eliminar los mensajes borrados. 4. Pulse una de las opciones siguientes: 

Para confirmar la eliminación de los mensajes borrados, pulse 1.



Para cancelar la eliminación de los mensajes borrados, pulse *.

Activar o desactivar el manejo de llamadas automático en Outlook 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 9. 4. Para activar o desactivar el manejo de llamadas automático de Outlook, pulse 1.

Activar o desactivar un perfil de notificación 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 9. 4. Pulse 2. 5. Elija una de estas opciones: 

Introduzca el número del nuevo perfil de notificación.



Para cancelar, pulse #.

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3

Uso del correo de voz

Cambiar el estado de Workgroup Agent

Cambiar el estado de Workgroup Agent Si su teléfono tiene activado Workgroup Agent, mostrará un icono para indicar qué estado está activo en cada momento. Para saber más sobre los iconos de estado de Workgroup Agent, consulte la Tabla 1 en la página 14. 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 9. 4. Pulse 3. 5. Elija una de las opciones siguientes: 

Para conectarse, pulse 1.



Para desconectarse, pulse 2.

Activar o desactivar el desvío Find Me Si el desvío Find Me está activado, las llamadas enviadas al correo de voz se desvían al destino Find Me especificado si la persona que llama pulsa 1 mientras escucha su saludo del correo de voz. Es posible activar o desactivar la opción de desvío Find Me para el estado de disponibilidad activo en cada momento. Sin embargo, solo oirá la opción para activar o desactivar el desvío Find Me si cumple una de las siguientes configuraciones: 

El administrador de ShoreTel Connect ha activado la opción Find Me para usted y ha configurado un destino Find Me en el cliente de ShoreTel Connect.



Ha utilizado el cliente de ShoreTel Connect para activar la opción Find Me y configurar un destino Find Me.

Para activar o desactivar el desvío Find Me: 1. Conéctese al correo de voz. 2. Desde el menú principal del correo de voz, pulse 7 para acceder a las opciones del buzón de correo. 3. Pulse 9. 4. Pulse 5. 5. Elija una de las opciones siguientes: 

Para activar el desvío Find Me, pulse 1.



Para desactivar el desvío Find Me, pulse 2.

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Guía de usuario

37

CAPÍTULO

4.

Solución de problemas

Este capítulo contiene información para ayudarle a identificar y solucionar problemas del teléfono. Contiene la siguiente información: Problemas y soluciones ............................................................................................ 39 Visualización de la información del teléfono ............................................................. 40 Reiniciar el teléfono................................................................................................... 40

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4

Solución de problemas

Problemas y soluciones

Problemas y soluciones La Tabla 2 muestra problemas habituales y cómo solucionarlos. Tabla 2: Solución de problemas Problema

Solución

Cuando las personas que llaman intentan dejar un mensaje, el sistema les notifica que el buzón de correo ha superado su límite y que no es posible aceptar mensajes nuevos.

Su buzón de correo está lleno. Debe borrar los mensajes que ya no necesite.

En la pantalla del teléfono se visualiza el mensaje “Sin servicio”.

El teléfono se encuentra no operativo temporalmente. Póngase en contacto con el administrador del sistema.

La pantalla del teléfono se queda en blanco.

Pruebe lo siguiente:

No se oye tono de marcado al descolgar el teléfono, pero sí cuando utiliza el altavoz o el auricular.



Es posible que el teléfono se encuentre en modo de ahorro de energía. Descuelgue el teléfono y pulse cualquier tecla para que la pantalla vuelva a activarse.



El teléfono tal vez no esté conectado a una fuente de alimentación operativa. Póngase en contacto con el administrador del sistema.

El cable del teléfono debe estar bien conectado tanto en la base del teléfono como en el propio teléfono. Para garantizar que la conexión es buena, desenchufe y vuelva a conectar el cable en ambos extremos, y asegúrese de que la toma está bien conectada. Descuelgue el teléfono y compruebe si hay tono de marcado.

Nota La alerta del buzón de correo se activa cuando ya solo queda espacio para 10 mensajes más. Cuando el buzón de correo de voz se acerca a su límite, se reproduce un mensaje de advertencia para indicar que solo queda espacio para “n” número de mensajes, donde “n” va descendiendo desde 10 hasta 0. Este mensaje se reproducirá cada vez que se conecte al sistema de correo de voz hasta que no borre suficientes mensajes para conseguir que el número de mensajes quede por debajo del umbral.

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4

Solución de problemas

Visualización de la información del teléfono

Visualización de la información del teléfono Es posible acceder a información sobre el teléfono, como la dirección IP, la máscara de subred, la versión y la dirección MAC. 1. Con el teléfono colgado, pulse el botón

.

El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. 2. Marque 4636 (los dígitos correspondientes a I-N-F-O) y, a continuación, pulse #.

Reiniciar el teléfono 1. Con el teléfono colgado, pulse el botón

.

El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. 2. Marque 73738 (los dígitos correspondientes a R-E-S-E-T) y, a continuación, pulse #. 3. Seleccione una de las opciones siguientes: 

Para reiniciar el teléfono, utilice las teclas de navegación para acceder a la opción Restablecer y pulse el botón de selección. El teléfono se reiniciará.



Para cancelar el reinicio, utilice las teclas de navegación para acceder a la opción Salir y pulse el botón de selección. El proceso de reinicio se cancelará y el teléfono volverá a funcionar con normalidad.

Sugerencia Aunque también es posible reiniciar el teléfono desconectando el cable Ethernet de la parte posterior y conectándolo otra vez, el método recomendado es el que se describe en este procedimiento, ya que mantiene la conexión con el PC.

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