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MIMSTERIO DE ENERGIA YMINAS

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SECRETARIAI¡o.oa1-2orr-uEu/sEc

2O11

VISTO: El Memorandum No 0104-2011-MEM-OGA-|NF, de fecha 20 de abril de 2011, remitido

por el Director de la Of¡cina de Informát¡ca de la Of¡cina General de Administrac¡ón del Min¡ster¡o de Energfa, sobre propuesta normativa.

CONSIDERANDO:

Energía

Que, la Oficina de Informática de la Oficina General áe Admin¡strac¡ón del Ministerio de y M¡nas, ha propuesto la Direct¡va 'Polfticas de Comunicación e Intercambio de

Información por Med¡os Electrón¡cos';

Que, la mencionada direct¡va t¡ene por objeto d¡sponer el uso adecuado de red y a través de los servicios de comunicación e intercamb¡o por medios

comun¡caciones

electrónicos al ¡nterior del M¡nisterio de Energfa y Minas, asl como preservar la confidencialidad de la información y la disponibil¡dad e ¡ntegridad de estos servicios en la misma entidad;

Que, resulta pertinente aprobar la propuesta de la D¡rectiva "Polít¡cas de Comunicación e Intercamb¡o de Información por Medios Electrónicos';

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgán¡ca del Sector Energla y M¡nas, Decreto Ley No 25962, asf como el Reglamento de Organización y Func¡ones del Ministerio de Energfa y Minas, aprobado por Decreto Supremo N' 031-2007-EM y modificado por el Decreto Supremo N' 026-201o-EM; SE RESUELVE:

Artfculo 1".- Aprobar la Directiva No oo3 -201 1-MEM-OGA, "Polfticas de Comun¡cac¡ón e Intercambio de Información por Medios Electrónicos", que forma parte de la presente resolución. Artículo 2".- La presente Direct¡va entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación.

Artfculo 3',- Déjense sin efectos todas la Directivas y documentos análogos que se opongan a lo dispuesto en la presente Directiva, la misma que sustituye toda d¡spos¡c¡ón que verse sobre la misma materia.

Artículo 4o.- La Oficina de Informática de la Of¡cina General de Adm¡nistrac¡ón publicará la presente Directiva en el s¡stema Intranet del Minister¡o de Energia y Minas, estando encargada de difusión entre el personal y áreas usuarias de servicios informáticos al inter¡or del Ministerio de Energfa y Minas. Regístrese y comunlquese.

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-2011-MEM-OGA

POLíTICAS DE coMUNIcAcIÓN E INTERGAMBIo oE INFoRMACIÓN PoR MEDIos ELECTRÓNICOS

1.

OBJETIVO Disponer el uso adecuado de los recursos de red y comun¡caciones a través de los servicios de comunicac¡ón e intercamb¡o de información por medios electrónicos al inter¡or del Ministerio de Energfa y Minas, asl como preservar la conf¡dencialidad de la información y la disponib¡lidad e integridad de estos servicios en la misma entidad.

2.

ALCANCE El ámbito de aplicación es el Minister¡o de Energía y Minas.

3.

BASE LEGAL Resolución Jefatural N' 088-2003-lNEl, que aprueba la Directiva N' 005-2003-lNEI/DTNpNormas para el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Adm¡nistrac¡ón

-

4.

Pública. Decreto Ley N'25962 - Ley Orgán¡ca del Sector Energía y M¡nas. Decreto Supremo N'031-2007-EM, que aprueba el Reglamento de Organizáción y Funciones del Min¡sterio de Energla y Minas y sus normas modificatorias.

DISPOSICIONES GENERALES

4.1. Los set.icios de comunicac¡ón e ¡ntercambio de información por medios electrónicos ("los Sew¡cios")

4.1.1.

Los Servicios son suministrados porel Ministerio de Energía y M¡nas con el objeto de apoyar en el logfo de los objetivos estratégicos institucionales, pudiendo ser usados

para temas personales, de forma incidental, en la medida que no interfieran con el rendimiento propio del servlcio o las labores propias de los gestores del serv¡cio y as¡m¡smo no generen costos para la entidad, por la contam¡nac¡ón de virus informáticos.

4.1.2.

El envio de informac¡ón para efectos leborales debe vincularse a temas refer¡dos a las actividades del Ministerio de Energfa y Minas. En tal sentido, está prohibido: (i) el

de

información con mensejes ofens¡vos, difamatorios, acosadores, pornográf¡cos, obscenos o vulgares y en el caso que algún usuario rec¡ba este t¡po de mensajes, deberá informar de inmediato a la Oficina de Informática para que tome las med¡das corespond¡entes; (ii) el envío de información a personas que no desean recibirlo, en tanto exista prev¡amente el pedido de abstención de envfo; (¡ii) alterar el contenido de la documentación oficial recibida por medios electrón¡cos.

envlo

4.1.3

El incumpl¡miento de las obligaciones contenidas en los páffafos precedentes y el punto 5.3. será evaluado según,las dispos¡ciones contenidas en el punto 6

(SANCtONES).

4.1.4. ta Oficina de Personal notificará a la Of¡cina de Informát¡ca el ingreso, cese o suspensión de cualquier servidor de la entidad, bajo cualquier modalidad de contratación del Ministerio de Energla y Minas, para que las cuentas de acceso a la

red

y

Correo Electrón¡co sean creadas, eliminadas

o

suspend¡das, según

corresponda.

4.2. Oficina de lnformática

4.2.1. La Oficina de

Informát¡ca es la encargada de definir las aplicaciones estándar de software para los Serv¡cios, especialmente las siguientes: Microsoft Outlook para Correo Electrónico Institucional y Memorando Electrón¡co. Microsoft Internet Explorer para Navegación por Internet.

. .

4.2.2. La Oficina de

Informática establecerá un "Perf¡|" para cada usuario, es decir, las facultades y limitaciones de acceso a los Servicios, que se refieren (sin aspectos de limitación), a los siguientes puntos:

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'. . .

Software y apl¡caciones. Capac¡dad de almacenamiento. Destinatarios. Listas de interés, listas de distribución, newsgoups.

ll ¡l

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4.3. [Jsuarios r!

4.3.1.

Para contar con acceso

del Director General o nivel equivalente del área en que labora el usuario, dirigida á la Of¡cina de Informática. D¡cha solicitud debe considerar la siguiente información: ii Nombre del {f Acceso a software y ,$ La declaración de haber tomado conocimiento de la presente Directiva. n Aceptada la sol¡c¡tud, lá Of¡cina de Informática establecerá su pe/fil de usuario, creará una cuenta de acceso a los Servic¡os, asignando al usuario éi¡ "nombre de usuar¡o" y "contraseña" (Password). El nombre de usuario y contraseña sirven como una med¡da de seguridad contra el acceso no autorizado a los lServicios. La contraseña es personal y privada. Los usuarios son responsableslf de todas las' actividades realizadas con su cuenta de

. . .

4.3.2.

a los Servicios se requiere une

usuario. aplicac¡ones.

acceso.

4.3.3.

Zl

Los usuarios son responsables de todas las actividades que realizan con sus cuentas de acceso. Cualquier usuario que deje su cuenta abierta en un lugar público es responsable de todo aquello de las contingencias que se geneien con dicha

cuenta. 4.3.4.

solic¡tud

¡t

rl

Para desactivar el acceso a los SeN¡cios, se requiere una solicitud por correo electrónico del Director General o n¡vel equivalente del área en que labora el usuario, dirig¡da a la Oficina de Informática.

EsPEcrFtcAs

DtsPosrcroNEs s.1. coRREO ELECTRÓN|CO |NSTITUC¡ONAL

("CEt")

li ri

tl

5.1.1.

De acuerdo a la Directiva N' 005-2003-INEUDTNP. el CEI es una h:brramienta de comunicac¡ón e intercambio de información oficial entre personas, por lo que no puede ser util¡zada como herramienta de difusión indiscriminada de información, salvo las listas de ¡nterés establecidas por las instituciones para fines inst¡tucionales.

5.1.2.

El contenido de información de cada casilla de CEI es de carácter privado y cada usuario es responsable a título personal de la información generada hácia el exterior

¡

a través del

5.1.3.

CEl.

'il

tl

El usuario es responsable de los mensajes de CEI que se desc'árguen en su computadora, desde el servidor de correo al accéder al serv¡cio. La Oficina de Informática no realizará copias de seguridad de las cas¡llas de correo de los usuar¡os en el servidor. Los mensajes de CEI almacenados en el servidor con más *: de 45 dias de antigüedad, serán

eliminados.

5.1.4.

electrónico

ffi

5.2.

lf

No están comprendidas en las presentes disposic¡ones las cuenias de correo

privadas.

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MEMORANDOELECTRÓNtCOl"ME')

5.2.1.

5.2.2.

El ME es un tipo de CEl, siendo una herram¡enta de comunicación e'iitercambio de

información oficial. Su em¡s¡ón o recepción generan resionsabilidades administrativas similares al memorando escrito y al igual que este último, su recepción se configura al momento de la aceptación en el Sistema de Trámite tl Docümentario - SITRADOC. lf Los Directores del Ministerlo de Energfa y Minas o aquellos funcionarios debidamente designados tendrán facultades para autorizar un ME, siendo responsables de revisar el contenido de sus cor¡eos electrónicos.

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5.2.3.

Los Los usuarios que se ausenten del Ministerio de Energía y Minas por com¡s¡ón de serv¡cio, enfermedad, vacaciones o motivos de otra naturaleza, deben comunicar a la Ofic¡na de Personal la fecha de retorno y el nombre del funcionario alterno, de ser el caso, para que pueda recibir los ME durante la ausencia del titular.

5.2.4.

Los documentos que se generen internamente y acompañen al ME, pueden tener cualqu¡er formato (excel, word), con la posibilidad de digitalizarse en formato PDF.

5.2.5.

La calidad de conf¡dencial es asignada por el emisor del ME y debe mantenerse con esta caracterfstica durante el flujo del procedim¡ento.

5.2.6.

El em¡sor autoriza el envío del ME y sús documentos adjuntos directamente desde la aplicación M¡crosoft Outlook.

5.2.7.

En casos excepcionales, se podrá ut¡lizar el formato impreso y f¡rmado en la emisión deberá escanear dicho documento suscrito y lo cargará en el sistema para su visualización en el SITRADOC.

de un Memorando. En tal caso, la secretaria dé la oficina respectiva

. 5.3. ACCESOAINTERNET 5.3.1. 5.3.2.

El acceso a Internet es libre, debiendo destinarse al complemento de las labores de

los usuarios en el Minister¡o de Energía y Minas. La Secretaría Generai fijará los niveles de acceso, según el tipo de usuario.

La utilización del servicio de navegac¡ón por Internet pará acceder a sitios web de o tópicos pornográficos, se considera como uso no apropiado. El acceso a este tipo de páginas consume recursos de red y perjudica el

juegos, radioemisoras

servic¡o a otros usuarios.

SANCIONES 6,1 En el caso de detectarse infracción a los contenidos de la presente Direct¡va, por parte de

algún funcionario designado, destacado o servidor sujeto al régimen de la careta adm¡nistrativa reg¡do por el Decreto Legislativo No 276 y sus normas reglamentarias, se

procederá conforme a lo señalado en dichas normas, aplicándose las sanciones respectivas, cons¡derando adicionalmente las disposiciones del Código de Etica de la Función Públ¡ca, Ley No 27815 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo No 033-2005-PCM.

6,2 En el caso de detectarse infracción a alguno de los contenidos de la presente Directiva, por parte de personal contratado bajo el régimen de Confatación Administración de Servic¡os, se procederá conforme a lo señalado en el Decreto Legislativo 1057 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo No 075-2008-PCM, aplicándose las sanciones respectivas, considerando adic¡onalmente las disposiciones del Código de Etica de la Función Pública, Ley N" 27815 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N" 033-2005-PCM. 6.3 En los supuestos señalados en los numerales 6.1 y 6.2,la Oficina de Informática procederá a emitir un Informe Técnico que permita determinar la existencia de una presunta infracción a los contenidos de la presente Directiva. Dicho Informe será dirig¡do a la Secretarfa General para el trámite de desl¡nde de responsabilidad administrativa, según corresponda, debiendo señalarse que esta situación no altera las d¡sposiciones prev¡stas por el S¡stema Nacional de Control, sobre la determinación de responsabilidad admin¡strativa funcional prev¡sta en la Ley No 29622 y su reglamento, aprobado por Decreto Supremo No 023-2011-PCM. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

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7.1. En el caso que se requiera mayores detalles sobre los aspectos técnicos de la presente D¡rectiva, los usuerios pueden contactarse con el responsable del Serv¡c¡o a través del

correo: [email protected]. pe. Si ex¡sten aspectos relativos a los Serv¡c¡os que no han sido previstos en la presente Directiva, deberán ser puestos en considerac¡ón de la Oficina de lnformática.

7.2. La Oficina de Informát¡ca real¡zará auditorías para ver¡ficar el cumplimiento de la presente Directiva, debiendo contar con las facilidades respect¡vas, por parte de los usuarios.

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VIGENCIA La D¡rectiva entrará en vigenc¡a a partir del dfa siguiente de su aprobación.

San Borja,

8 de junio

2011

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