38º EXPOSICIÓN FERIA INTERNACIONAL DEL LIBRO BUENOS AIRES 17 de abril al 7 mayo de 2012 Stand de las Editoriales de las Universidades Nacionales

REGLAMENTO 1. Participantes Se invita a participar de este stand a todas las editoriales universitarias miembros de la REUN, no pudiendo en ningún caso ser más de una por Universidad. Eventualmente, cuando instituciones no contempladas en estas condiciones solicitaran la participación en el stand, se faculta al Comité Ejecutivo a decidir al respecto Se acepta la participación de las Revistas Científicas con un espacio específico de integración y exhibición, conforme el compromiso adquirido con la Comisión de Ciencia, Técnica y Arte del CIN. A ese fin se requiere que las respectivas editoriales promuevan en las IU esta posibilidad de participación y difusión de sus publicaciones. Todos los participantes se someterán a las pautas establecidas en este reglamento consensuado durante la Asamblea Anual Ordinaria de la REUN realizada en la Ciudad de Córdoba en septiembre de 2011. Las IU participantes serán las que comuniquen mediante nota suscripta por el Rector, su intención de participar hasta el día 31 de octubre de 2011, fecha que se establece como de cierre de pre-inscripción. El plazo de inscripción definitiva será el 18 de noviembre de 2011. 0

Cada IU designará un representante como interlocutor válido para el desarrollo de este proyecto. En aquellas IU que tengan editorial universitaria, el delegado será el director de la editorial. Cada IU debe comunicar los datos, teléfonos, fax y dirección electrónica del representante al CIN, a la REUN y a la Gerencia del stand y enviar copia del acto resolutivo mediante el cual se lo designa a la Secretaría Ejecutiva del CIN. 2. Gerencia La Gerencia contratada tendrá como responsabilidades: El manejo operativo integral del stand. Supervisar la construcción y montaje del stand, conforme al diseño y calidad de materiales aprobado. Receptar, almacenar, organizar, catalogar, trasladar, ordenar y codificar el material bibliográfico para su venta por sistema computarizado en la 38º Feria. Supervisar el cumplimiento de las tareas de las personas contratadas para la atención y ventas en el stand. Mantener contacto permanente con los delegados de cada IU para satisfacer las necesidades que se planteen en el stand, tales como la reposición de ejemplares o devolución de los materiales sobrantes a sus respectivas editoriales. Gestionar en el ámbito del predio ferial la promoción colectiva del stand y sus libros, así como asuntos referidos a su buen funcionamiento, enviar información al sistema interno de difusión de la Feria sobre los días de las IU y actos que organicen las editoriales. Contratar la impresión de bolsas con iso-logotipos oficiales del CIN y REUN conforme lo demande la REUN. Gestionar las solicitudes de reserva de salas para actos, pagar los alquileres y ofrecer información a la S.E. del CIN para facturar a las respectivas editoriales los cargos que se originen. Informar a la Presidencia de la REUN de las salas reservadas. Gestionar la reserva de entradas a la Feria para distribuir con cargo a las IU participantes según sus requerimientos. Presentar planos del stand al ente organizador de la Feria, pedido de potencia adicional si se requiere, retiro de credenciales, etc. Cumplir las directivas que el CIN con la REUN dispongan para el adecuado funcionamiento del stand. Asegurar que el personal aplique una dinámica activa, cordial y promotora de ventas, ejerciendo un rol promocional y no solo de control. Proveer la información necesaria para la programación técnica del sistema operativo informático sobre stock, facturación de ventas, rendición de cuentas a editoriales, elaboración de gráficos ilustrativos y otras necesidades que plantee la gestión del stand que especifique además los descuentos con que cada operación 1

fue realizada. Incluirá un resumen general de ventas en el que conste: número de factura, fecha de emisión, monto total, monto de descuento si lo hubiere, monto neto, monto total general de todas las ventas. Pagar a proveedores a través de un fondo rotativo que provea la SE del CIN y mediante cheques cuando la operatoria así lo recomiende. Realizar los depósitos bancarios de lo recaudado en concepto de ventas en la cuenta que especifique el CIN e informar de ello periódicamente a la SE del CIN y a la Presidencia de la REUN. Cumplir y hacer cumplir estrictamente en el Stand las normativas detalladas por el Reglamento de la 38° Exposición Feria Internacional del Libro Buenos Aires 2012 elaborado por la Fundación EL Libro. Presentar la rendición de cuentas de ventas y gastos al CE de la REUN para realizar la auditoría, consideración y aprobación, a fin de su elevación a la S.E. del CIN. 3. Detalles operativos Los detalles operativos que demande el stand 2012 en todos sus aspectos serán resueltos entre la SE del CIN y el CE de la REUN. Los aspectos que demanden una respuesta inmediata serán resueltos ad referéndum. Las IU no podrán realizar ninguna actividad que no haya sido programada con anterioridad e informada y autorizada en término por la Fundación El Libro, especialmente cuando no estén autorizadas por el Reglamento del ente organizador de la Feria. El citado ente efectúa un constante monitoreo de las actividades a través de la Comisión de Prácticas Comerciales y Reglamentarias. Aquellas que pudieran interpretarse como una transgresión pueden derivar en multas o pérdida de puntos, las cuales asumirán exclusivamente las editoriales que las provoquen. Se recomienda la consulta previa a la Gerencia de absolutamente todas las situaciones imprevistas que pudieran presentarse para considerar su viabilidad operativa. 4. Costo de participación por Editorial Los costos serán afrontados en su totalidad por las IU participantes de acuerdo al esquema detallado en el presente ítem. Los costos que se originen en actos o promociones de alguna editorial universitaria en particular serán afrontados, directamente, por la IU organizadora. El costo operativo del stand incluye compra del lote; diseño, armado y montaje; gerenciamiento, honorarios de personal de atención y ventas; servicios de limpieza, Internet, seguridad, seguros de accidentes personales e incendios; alquileres varios; impresión de material gráfico y bolsas; folletería; avisos publicitarios, insumos, programación informática y otros gastos imprevistos o de promoción del evento por diversos medios según se estime conveniente. 2

El esquema de prorrateo tiende a facilitar equitativamente la participación del mayor número de editoriales universitarias, incluyendo aquellas que posean volúmenes de edición pequeños. Se acuerda abonar: 1. un aporte básico e igualitario para todos los participantes. Cada universidad participante deberá abonar un monto fijo de $ 3.000 y 2. un adicional por la cantidad de títulos que exhiba. El Stand, en función del espacio disponible, ofrece condiciones para exhibir adecuadamente un máximo de 700 títulos. Cada IU debe presentar un máximo de 25 títulos. Por cada título se pagará un derecho que se calculará por el número total de títulos exhibidos en el stand y el costo general final del stand descontado el monto del canon básico. En el caso de obtenerse un subsidio por parte de la SPU del ME de la Nación se destinará para pagar los costos del stand. De existir un saldo respecto de los costos totales sin cubrir por dicho subsidio se cubrirá en primer lugar con el aporte básico e igualitario y luego de manera proporcional de acuerdo a la cantidad de títulos exhibidos por cada IU. Cada IU deberá informar antes del 17 de febrero la cantidad de títulos que exhibirá. 5. Forma de Pago La Gerencia realizará la rendición de cuentas de ingresos y egresos del stand la que será analizada por el CE para su posterior aprobación por el CIN. El pago de los saldos deudores deberán ser abonados por las IU dentro de los treinta días de comunicada la liquidación final. Los saldos acreedores deberán ser cobrados al CIN mediante presentación de factura de la Editorial respectiva. Las IU que necesiten por modalidades administrativas particulares abonar los gastos en forma total y cobrar las ventas en forma total, deberán solicitarlo directamente a la SE del CIN con adecuada anticipación. 6. Material por exponer y su ordenamiento en el stand El material a exponer son libros, publicaciones periódicas, DVD, CD y Videos producidos por las editoriales o centros de publicaciones universitarias y revistas científicas editadas en el ámbito de las IU. En el caso de que alguna IU tenga, además de su editorial general, otras editoriales en Facultades o centros de publicaciones, estas podrán participar del stand a través de su IU considerándoselo como una unidad de exhibición. En el caso de colecciones, se tomará como unidad cada volumen, aun cuando éstos se vendan en bloque. 3

El stand estará ordenado por el criterio de editorial y colección. Cada editorial contará con un espacio para exhibir sus títulos que será sorteado una vez que estén confirmadas las participaciones. Este sorteo será público y se realizará en la sede del CIN en día y horario a confirmar por mail.

7. Fondo bibliográfico a exhibir Cada editorial participante debe enviar en término los datos completos a fin de preparar el sistema operativo de ventas. Se fija como fecha tope de recepción de esta información el 17 de febrero de 2012. Los datos que se requieren son: Nombre de la Editorial Universitaria o Centro de publicaciones Título de la obra Apellido y nombre del autor o autores Colección Número de ISBN ó ISSN Precio de tapa (de venta al público) Número de ejemplares enviados Las IU -oportunamente- recibirán desde la Gerencia una Planilla en Excel para este fin a los efectos de lograr un documento único y uniforme. 8. Precios de venta, descuentos y facturación Las publicaciones ofrecidas tendrán el precio con el que se ofrecen regularmente en los lugares de venta de cada editorial o IU. Sin embargo, como se acostumbra en las Ferias, se acuerda ofrecer la siguiente escala de descuentos: * 20% a Mayoristas. Se entiende como Mayorista a quien adquiere un mínimo de cinco ejemplares de cada título y/o realiza compras de un mínimo de treinta títulos. Este descuento sólo operará los días correspondientes a las jornadas profesionales previas a la feria. * 50% a Bibliotecas Populares reconocidas por CONABIP los días fijados previamente para estas compras y 30% cualquier otro día de la feria. En ambos casos se requerirá constancia institucional. * 10% a Docentes y alumnos que acrediten fehacientemente su condición de tal. * Compras mayores a $ 50,oo o el monto que fije la Fundación El Libro, se descontará el valor de la Entrada a la Feria con retención del comprobante. El monto se descontará proporcionalmente a las editoriales cuyos libros pertenezcan a dicha venta. 4

Al momento de comunicar la participación en el Stand, si la IU desea establecer otra pauta de descuento a las que sujetará sus publicaciones, deberá comunicarlo por escrito, con firma de autoridad competente. La Gerencia facturará cada venta en formularios “C” numerados correlativamente. En la factura debe figurar con claridad la identificación del material vendido para que el procesamiento digital posterior determine a qué IU pertenece y qué condición de ventas existió (descuentos, medios de pagos, etc). 9. Entrega, recepción y devolución del material Las IU participantes deberán hacer llegar su material a la Gerencia fijándose como fecha tope el 5 de marzo, respetando las indicaciones que haga llegar, acordándose que los envíos deberán tener como destino RETIRO para facilitar la búsqueda. Se sugiere hacer los envíos preferentemente por Chevallier y Andesmar con flete pagado en ORIGEN. Si se despacha el material por transporte público será importante remitir de inmediato a la Gerencia por mail o fax una copia de la guía que ampara el envío, identificar la empresa utilizada (si no fueran las empresas señaladas indicar cuál es y su teléfono en Buenos Aires) y la cantidad de cajas remitidas. Aquellas IU cercanas a la Capital Federal podrán llevar el material al lugar que la Gerencia determine, lo cual deberán coordinar bilateralmente. Cada envío debe ser acompañado con dos copias de un remito completo del material que se adjunta. Esta lista debe ser adelantada por mail o fax a la Gerencia, al momento del envío. Se receptarán hasta 5 ejemplares de cada título, los que podrán reponerse en caso de agotarse. La fecha límite para la recepción del material será el 5 de marzo de 2012. A fin de evitar el manejo de importantes volúmenes de material remanentes y los consecuentes costos, se sugiere evaluar criteriosamente las posibilidades de venta que presenta cada título para reducir los gastos de movimiento y de transporte de devolución de los ejemplares sobrantes, cuyo costo se carga a cada IU según el importe que cueste su envío. Finalizada la Feria, la Gerencia devolverá el material sobrante. Los gastos, en cada caso, correrán por cuenta de la IU correspondiente y siendo enviados a través de sistemas de flete a pagar en DESTINO. Esta tarea debe estar terminada dentro de los 25 días posteriores al cierre de la Feria. 10. Día de cada Universidad Se dispone que cada IU tenga asignado un día para promover sus libros y publicaciones, pudiendo distribuir material relacionado a su producción y 5

material institucional. Los gastos que demande la realización de esta actividad serán íntegramente afrontados por cada universidad en particular. Se respetarán los mismos días asignados durante la feria 2011. Se atenderán solicitudes de IU del interior que deseen hacer coincidir su Día con el de su provincia. Dado que no alcanzan las jornadas de duración de la feria para que cada institución tenga un día exclusivo, algunas editoriales deberán compartir con otra, lo cual se determinará por sorteo. Una opción es que dos o más IU elijan el mismo día, o que intercambien la fecha de común acuerdo avisando a la Gerencia la modificación efectuada. Se sugiere evaluar la posibilidad de realizar actos regionales entre IU. Se deberá confirmar antes del 17 de febrero de 2012 la actividad a realizar durante el día que le corresponda a cada IU. En caso de no confirmación, el espacio quedará vacante pudiendo utilizarla otra IU que así lo requiera.

El cronograma de Días de cada Universidad quedará confeccionado el 17 de febrero de 2012, para que cada Editorial pueda hacer sus preparativos con tiempo.

11. Alquiler de salas La Fundación El Libro establece en su cronograma fechas para la reserva de salas para actos.

Cada IU que desee alquilar salas deberá comunicarlo a la Gerencia a fin de que gestione la respectiva reserva antes del 21 de noviembre de 2011. Siendo el CIN el titular del lote, es la entidad habilitada por su condición de contratante del espacio para hacer las reservas, para lo cual se establece como fecha tope para comunicar la intención de hacerlo cinco días antes de las fechas fijadas por el reglamento de 38° Feria del Libro Buenos Aires. Recordamos que la prioridad se adquiere por orden de llegada de las reservas. El pago del alquiler de la sala será incluido en la liquidación final, con cargo a la IU solicitante.

12. Diseño y armado del stand Las propuestas de diseño y presupuestos presentados para el stand 2012, serán analizadas y evaluadas por el Consejo Ejecutivo de la REUN, atendiendo criterios que se especifican a continuación: Reglamento que formará parte de las BASES y del CONTRATO que oportunamente se firme con la Empresa Adjudicataria. 6

DATOS DEL STAND: o o o o

Nº Identificatorio: …….. Ubicación: Pabellón ……….. Superficie: ………..2 Forma …………………….

IDEA OBJETIVO El “Libro Universitario Argentino” constituye la propuesta central del stand, basado en la idea de que hay un colectivo de trabajo que “invita a leer”. “Una invitación a la lectura” es el leit motiv del stand. Pensamos expresar la impronta universitaria nacional con fuerza e impacto a través de la nómina de Instituciones Universitarias participantes, destacada de forma central en el stand. NECESIDADES: 1) Diseño, construcción, montaje en sede exposición y desmontaje. 2) La idea es exhibir los libros de cada editorial universitaria ordenados por colección y por editorial. Cada editorial exhibe hasta 25 títulos aproximadamente. Debe ser claramente ordenado el espacio por exhibidores que muestren las colecciones de cada editorial (unas 35 aproximadamente). 3) Color: predominancia del color azul del logotipo de la REUN, aceptándose la sugerencia de aplicación de otro/s color/es que contribuya/n a destacarlo o darle mayor impacto visual. 4) Altura: se deberá dar especial importancia ajustándose a las normas fijadas al respecto por el Reglamento de la 38º Feria. 5) Iluminación: deberá dotarse de un muy buen sistema. 6) Depósito para la guarda de material. 7) Muebles: dos (2) escritorios, cuatro (4) sillas, dos (2) banquetas altas, un (1) mostrador para sector ventas con cajón con llave y espacio suficiente para una (1) PC. Un espacio de lectura con algún/os sillón/es. 8) Considerar en el diseño la posibilidad de dotar al stand de un campo visual amplio y liviano con empleo de superficies vidriadas y que capitalice el formato de isla con entrada por todos sus lados. La idea es invitar a entrar y sentarse a leer. 9) La exhibición de los libros no es temática. No corresponde la idea de librería. Es importante dentro de la idea de colectivo (editoriales de universidades nacionales) que cada editorial tenga desde el diseño una lectura individual. Prismas de lectura frente y dorso móviles (quizá con ruedas) es un dato para poder sugerir lo que buscamos. La impronta visual que se pretende es un espacio de lectura con libros "a la mano" de los lectores. Por eso es importante no anclar en formatos prediseñados con exhibidores tipo mueble o 7

estantería tradicional. El concepto es que dentro de una totalidad las partes no pierden identidad. 10) Cartelería en parte superior:  Logo del CIN –fondo blanco letras en negro Logo de REUN –fondo blanco letras en azul Isologotipo “Libro Universitario Argentino” de fondo blanco con letras en celeste.  Incluir simbólicamente una bandera nacional.  Escudo e Isologo “Apoya Ministerio de Educación de la Nación. Secretaría de Políticas Universitarias”. 11) Nómina de Instituciones Universitarias participantes, en lugar destacado y con diseño atractivo, no un mero listado. Podrían usarse letras de diferentes tamaños y tipos, incluso en diferentes colores, con fuerte espacio e impacto visual, evitando la repetición de ”Universidad Nacional” en cada caso. 12) Evaluación de la conveniencia de utilizar gigantografías de tapas de libros u otro recurso que otorgue un perfil identitario al Stand 13) Instalación eléctrica: provisión general incluida en el armado. 14) Considerar la pretensión de reutilizar a futuro el material construido para este stand. Las cotizaciones deberán presentarse en sobre cerrado, en formato papel y digital, con la leyenda “CONCURSO DE PRECIOS DISEÑO STAND LIBRO UNIVERSITARIO ARGENTINO – CIN-REUN- 2011”, Pacheco de Melo 2084, Buenos Aires, Tel. (011) 4806 2269 - E-mail: [email protected], fijándose como fecha límite el lunes 5 de diciembre de 2011 hasta las 16:00 horas.

13. Varios Atento al objetivo de la Feria, al espacio disponible y el volumen de información que puede significar la difusión de la oferta académica, se acuerda no incluir esta actividad en el stand 2012. Se imprimirá un folleto institucional de la REUN, que será distribuido entre interesados, autoridades, mayoristas, académicos y compradores. Comentarios finales El texto que antecede acumula experiencia de ediciones anteriores y la previsión de aspectos que fueron advertidos y considerados para alcanzar un mejor y eficiente funcionamiento.

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RED DE EDITORIALES DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES

Datos de Contacto: CIN Dra. Norma B. Costoya Tel-Fax: 011 4806 2269 - E-mail: [email protected] REUN Presidencia: José Luis Volpogni – Tel. (0342) 4571194 - internos 112 o 103 e-mail: [email protected] Secretario: Carlos Gazzera: (0353) 453-9145 e-mail: [email protected] Vicepresidentes: Osvaldo Piccardo: (0223) 4921700 Int 141 – [email protected] Darío Stukalsky: (011) 4469-7507 – [email protected] Aldo Battisacco: (0341) 480-2780 Int. 32 – [email protected] Gustavo Reyscher: (011) 6322-9200 int. 5727 [email protected] Rafael Centeno: (011) 4365-7100 - [email protected] Leonardo González: (0221) 427-3992 – [email protected]

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CRONOGRAMA Octubre

31

Pre inscripción participación stand 2012

18

Inscripción definitiva participación stand 2010

2011

Presentar la solicitud a la SE del CIN

Noviembre 2011

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Concurso de precios para el Diseño de Stand y Gerencia. Reunión ampliada de CE Apertura de Propuestas de diseño Stand y Gerencia.

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Recepción de la información para sistema operativo de publicaciones (Remito electrónico)

Diciembre 2011

Febrero 2012

Recepción solicitudes reserva de salas para actos, enviar formulario a Gerencia. FECHA LIMITE.

Confirmación del evento a realizar durante el día que corresponda a la Universidad. Marzo 2012

Junio 2012

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Recepción de libros enviados por IU a Gerencia. Fecha límite.

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Solicitud de entradas de la Feria a la Gerencia.

30

Cancelación de saldos por la participación en el Stand.

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