COMUNICADO Nº 011-2013-OSCE/PRE RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTA POR LA DETERMINACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIENES Y TÉRMINOS DE REFERENCIA DE SERVICIOS El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), recuerda a las Entidades y público en general lo siguiente: 1. Determinación de las especificaciones técnicas y términos de referencia. La determinación de las especificaciones técnicas, términos de referencia y/o condiciones mínimas del objeto de convocatoria de un proceso de selección es de exclusiva responsabilidad de la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas o de aquella dependencia que dada su especialidad canaliza requerimientos formulados por otras dependencias. Para la descripción de los bienes y servicios a contratar no debe hacerse referencia ni descripción que oriente la adquisición o contratación hacia determinada marca, fabricante o tipo de producto, salvo que la necesidad responda a un proceso de estandarización debidamente sustentado conforme a la normativa vigente. Previa autorización del área usuaria y como producto del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad puede ajustar las características de lo que se va a contratar. Todo lo relacionado a dichos ajustes deberá formar parte del Expediente de Contratación y lo actuado al respecto deberá estar en concordancia con los Principios que rigen las contrataciones del Estado. 2. Modificación de las características técnicas. Una vez designado el Comité Especial responsable de conducir el proceso de selección, de surgir dudas respecto de la información técnica materia de la contratación, dicho Comité podrá consultar los alcances del caso y/o coordinar las modificaciones que fueran pertinentes de conformidad con las normas vigentes sobre el particular. Al momento de elaborar las Bases del proceso de selección, el Comité Especial no podrá establecer especificaciones técnicas, términos de referencia ni condiciones mínimas que no formen parte del expediente de contratación ni modificar los previstos en éstos, por no ser de su competencia, siendo que cualquier duda o necesidad de corrección que considere en el expediente de contratación recibido, tendrá necesariamente que coordinarse con la instancia responsable. Al Comité Especial le compete entre otros, establecer en las Bases los factores de evaluación, debiendo precisar los criterios, puntajes y la forma de asignación de estos últimos, para lo cual deberá evitar establecer factores desproporcionados y/o incongruentes con el objeto de la convocatoria, cuyo alcance constituya un elemento de direccionamiento de la contratación o cuyo puntaje sea determinante en el resultado de la calificación de propuestas. 3. Consultas y observaciones a las Bases. De conformidad a lo dispuesto en la normativa de contrataciones se consideran consultas a las Bases aquellas solicitudes de aclaración o de modificación a las Bases, las cuales deben ser respondidas por el Comité Especial identificando

en el pliego a cada participante que las formuló, la transcripción literal de la consulta formulada y la respuesta fundamentada en cada caso. Si la solicitud de aclaración y/o modificación está relacionada con los requisitos técnicos mínimos, el Comité Especial deberá atenderlas previa coordinación con la dependencia de la entidad que estableció dichos aspectos técnicos. De otro lado, califican como observaciones a las Bases aquellos cuestionamientos que versan sobre el incumplimiento de las condiciones mínimas establecidas en el artículo 26 de la Ley de Contrataciones del Estado, el incumplimiento de cualquier disposición en materia de contrataciones del Estado, o de otras normas complementarias o conexas, debiendo el Comité Especial responderlas mediante un pliego que debe identificar a cada participante que la formuló, la transcripción literal de la misma (incluida la disposición que el observante considera incumplida) y la absolución de manera fundamentada sea que las acoja, las acoja parcialmente o no las acoja. Cuando las observaciones tengan relación con las especificaciones técnicas y/o términos de referencia, el Comité Especial deberá coordinar con el área usuaria. Las observaciones a las Bases, en los supuestos establecidos en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, pueden ser objeto de Pronunciamiento por parte de este Organismo Supervisor; no obstante, debe precisarse que, conforme a lo señalado en el numeral 1 del presente comunicado, en caso tales cuestionamientos estén relacionados con aspectos eminentemente técnicos de las especificaciones técnicas y/o los términos de referencia del objeto de convocatoria de un proceso de selección, el OSCE no ostenta la calidad de perito técnico dirimente de las posiciones técnicas especializadas relacionadas al objeto de la convocatoria sin embargo, podrá referir normas conexas o disponer que, en virtud del Principio de Transparencia, el Comité Especial publique informes emitidos por determinadas dependencias de la Entidad que sustenten los criterios, calificaciones u otras posiciones técnicas, bajo responsabilidad. 4. Responsabilidades y rendición de cuentas. La información técnica que se publique en el SEACE por parte de las Entidades tiene la condición de declaración jurada y la misma servirá para la rendición de cuenta de los funcionarios y servidores responsables ante el Titular de la Entidad, los órganos de control interno y externo, las instancias policiales y judiciales, de ser el caso, así como ante la ciudadanía en general. En tal sentido, debe tenerse en cuenta que para interactuar con el SEACE, las Entidades deben utilizar el Certificado SEACE, siendo que el uso de dicho certificado: i) Es de carácter personal e intransferible; ii) La información registrada por medio de este tiene carácter de declaración jurada y se encuentra sujeta a las responsabilidades legales correspondientes; y, iii) El Titular de la Entidad o el funcionario público que solicitó su emisión, así como el funcionario – usuario autorizado, asumirán las responsabilidades que les asiste. Jesús María, Noviembre de 2013

Presidencia Ejecutiva