Manual de Usuario avanzado de DSpace DSpace es un sistema de repositorio digital que es usado como repositorio institucional, un repositorio de objetos de aprendizaje, para el manejo de registros, y más. La plataforma de código abierto DSpace está libremente disponible para ser modificada y extendida según requisitos particulares para satisfacer necesidades. DSpace es una plataforma de código abierto que permite a las organizaciones: Capturar y describir el material digital usando un módulo del flujo de trabajo de la sumisión, o una variedad de opciones programáticas. – Distribuye los materiales digitales de una organización sobre la web a través de un sistema de la búsqueda y de recuperación. – Preserva el material digital por largo tiempo. –

En nuestro caso, se pretende preservar todo el material digital de generado por las unidades y centros de investigación de la Universidad de los Andes. Cada sitio DSpace es dividido en comunidades, estos típicamente corresponden a unidades, centros de investigación o departamentos. Una "Comunidad" del Repositorio Institucional de la Universidad de Los Andes (RIULA) es una unidad académica o de investigación como departamento, centro, grupo, instituto o laboratorio; tiene un individuo responsable por esa unidad, estabilidad a largo plazo, y puede asumir responsabilidades para definir las políticas de la comunidad. Cada comunidad debe ser capaz de asignar a un coordinador que puede trabajar junto con el personal del repositorio y la biblioteca. Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos relacionados. Una colección puede aparecer en mas de una comunidad. También las comunidades pueden contener sub-comunidades. Las comunidades pueden mantener un número ilimitado de colecciones en el RIULA. Las colecciones pueden ser organizadas según la materia o por el tipo de información. Las colecciones pueden tener diferentes políticas y procedimientos de trabajo (workflows). Cada colección de el RIULA tiene su propia página de entrada dónde se muestra información, noticias y enlaces relacionados con los intereses de los usuarios de aquella colección. Cada colección es compuesta de artículos (items), la cual es el elemento básico de un archivo. Cada articulo es propiedad de una colección. Adicionalmente, el articulo puede aparecer en colecciones adicionales, sin embargo cada articulo es de una y solo una colección. Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace: Objetivo

Ejemplo

Comunidad

Laboratorio de ciencias de la computación, centro de investigación oceanográfica Reportes Técnicos LCS, conjunto de data estadística ORC Un reporte técnico, un conjunto de datos acompañado de

Colección Item

descripción, el registro de vídeo de una lectura. Un grupo de Bitstream HTML e imágenes que hacen un documento HTML Bitstream Un simple archivo HTML, un simple archivo de imagen, un archivo de código fuente Formato BitstreamsMicrosoft word versión 6.0, formato codificado de imagen JPEG Paquete (Bundle)

Consideraciones generales al utilizar DSpace: DSpace es una herramienta que permite preservar material digital a largo plazo. DSpace permite archivar cualquier tipo de documento Permite a los investigadores y/o usuarios buscar cualquier tipo de documento. La persona que se registre en DSpace y tenga la autorización correspondiente puede enviar sus artículos a través de una interfaz web. – Tamaño de los archivos a ingresar a DSpace: los archivos a ingresar a DSpace se recomiendan que sean de 2MB para facilidad de manejo, si se desea trabajar con archivos superiores, se recomiendan que sean distribuidos en varios archivos y subidos individualmente como parte de un artículo. (los artículos pueden llegar incluso a 50MB). – – – –

Tipos de documentos que acepta DSpace: DSpace acepta documentos en cualquier formato digital. Se recomienda incluir principalmente material producto de una actividad académica, incluso los primeros resultados de un proyecto de investigación, papers o recursos de enseñanza aprendizaje. Entre los tipos de contenidos que acepta DSpace son: Animaciones, artículos, libros, capítulos de libros, imagenes, imagenes 3D, mapas, musica, preprint, blueprint, presentaciones, software, reportes tecnicos, tesis, video entre otros. Beneficios de usar DSpace: ●

Visibilidad: Aumenta la difusión nacional e internacional de los documentos, ya que permite que sean fácilmente recuperados y citados por académicos de todo el mundo. Ello, gracias al manejo de estándares para compartir información (Metadatos Dublín Core y el protocolo OAI-PMH), permite compartir toda nuestra información con los principales repositorios universitarios y los principales buscadores de información académicos.

●

Permanencia: Asegura la estabilidad de la localización de sus trabajo en línea, mediante la asignación de una dirección única en Internet (identificador Handle) para cada documento, lo que permite un modo de cita sencillo, directo y confiable.

●

Flexibilidad: Soporta el ingreso de múltiples formatos de archivo y tipos documentales, incluidos documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones, imágenes, programas, videos, etc..

●

Alamacenamieto seguro: Garantiza la conservación, respaldo y perdurabilidad de todos los documentos ingresados, mediante mecanismos estándares de preservación digital automatizada.

●

Control de acceso: Faculta a los administradores de colecciones y a los mismos autores a determinar el nivel de acceso a sus documentos, dejándolos como públicos o privados, y con la posibilidad de variar esa condición en el tiempo.

●

Derechos de uso: Permite a los académicos definir el grado de uso que pueden hacer otras personas de sus documentos digitales, pudiendo determinar si permite el uso comercial o modificaciones de su obra. Para ello, se ofrece un modelo flexible de licencias de derecho de autor (utilizando el licenciamiento Creative Commons), complementarias al tradicional copyright.

Estructura básica de DSpace: DSpace, como anteriormente se mencionó, esta compuestas de comunidades, colecciones e ítems. La página principal de DSpace se presenta como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Página principal de DSpace

Navegación: La barra de navegación izquierda: –

Comunidades y colecciones: Le permite navegar por un listado de dependencias y colecciones

–

Títulos: permite ver por orden alfabético, los títulos de los documentos ingresados en el repositorio.

–

Autores: permite ver por orden alfabético los autores de los documentos ingresados en el repositorio.

–

Temas: muestra por orden alfabético el listado de temas de los cuales podemos conseguir artículos dentro del repositorio.

–

Fecha: permite ver por orden cronológico los ítems ingresados.

Búsqueda Existen opciones de búsqueda, que también la conseguimos en el lado izquierdo de la página (fig2):

Figura 2. Caja de texto para realizar búsqueda

Para acotar su búsqueda a una Unidad de investigación o a alguna Colección específica, navegue dentro de la Comunidad o Colección y use la barra de búsqueda que aparece allí. En el ejemplo de la Figura 3 da la opcion de realizar una Busqueda dentro de la coleccion “Documentos Libres”.

Figura 3. Motor de búsqueda Jakarta Lucene.

A continuación se explican algunas directrices: –

Los términos introducidos en el cuadro se buscarán en los campos de título, autor, materia, serie e identificador de cada registro.

–

Palabras vacías: en la búsqueda se ignoran palabras que no aportan valor a la búsqueda. Son: "a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" , "but" , "by" , "for" , "if" , "in" , "into", "is" ,"it" ,"no" , "not" , "of" , "on" , "or" , "such", "the" , "to" , "was"

–

Truncamiento: Se utiliza el asterisco * después del prefijo de una palabra para recuperar todos los documentos que contengan palabras con este prefijo. Ejemplo: so* recupera software, socioeconómico...

–

Stemming: el buscados expande automáticamente las palabras con las terminaciones habituales incluyendo plurales, tiempos verbales…etc.

–

Frases: para buscar frases concretas hay que entrecomillar la frase. Ejemplo: “software libre”

–

Coincidencia exacta de una palabra: cuando se buscan varios términos poner el signo + delante de un término si éste ha de salir obligatoriamente en el resultado. Ejemplo: +dog training (dog ha de aparecer en el resultado)

–

Términos no deseados: cuando un término no ha de aparecer en los resultados hay que marcarle por delante con el signo -. También se puede utilizar el operador NOT. Ejemplo: training –cat

–

Operadores booléanos: Se han de usar siempre en mayúscula. Se usa AND para sumar términos; OR para ampliar la búsqueda a dos términos; NOT para restringir la

búsqueda. –

Paréntesis: permiten agrupar distintos términos de búsqueda. Ejemplo: (cats OR dogs) AND (training OR discipline)

También tiene la opción de realizar “Búsqueda avanzada”. La búsqueda avanzada permite efectuar búsquedas sobre campos específicos del repositorio y asociarles términos booleanos AND, OR, o NOT. Puede restringir su búsqueda a una colección o dependencia seleccionándola en el menú de cascada que aparece en la caja de búsqueda. Si lo desea buscar en todo el repositorio, deje el menú de cascada en la opción "Todo el Repositorio" Luego, seleccione el campo por el que desea buscar y asocie más de un término con los conectores booleanos que aparecen en la caja de diálogo. (ver Figura 4)

Figura 4: muestra motor de búsqueda de DSpace.

Registrarse en RIULA: Para acceder al área de repositorio se requiere de autorización. Por los momentos no es necesario para los usuarios autoregistrarse, porque al ser ya usuarios de DSpace deben tener acceso por medio de su cuenta de correo de la ula. En el área “Registrarse para”, te presenta varias opciones: –

Recibir actualizaciones por correo: Los usuarios pueden suscribirse para recibir correos electrónicos diarios sobre los nuevos artículos agregados a las colecciones. Los usuarios pueden suscribirse al número de colecciones que deseen. Para ello, debe ser usuario registrado de DSpace. Para suscribirse, debe visitar la página principal de la colección y haga clic en el botón “Suscribir”.

–

Mi DSpace: es tu sitio personal, donde te mostrará: Nombre y apellido, grupos a los cuales eres miembro (grupos donde estas autorizado para enviar, aprobar flujos de trabajos o administrar), enlace para ver sus suscripciones y dos botones: “Comenzar un nuevo envío”, “Ver los mensajes aceptados”. Si tienes los permisos

correspondientes, podrás por subir artículos a los repositorios. –

Editar Perfil: como vemos en la figura 4, este enlace nos permite editar caracteristicas del usuario como Nombre, apellido, teléfono de contacto, y cambiar la contraseña.

Figura 5. Editar perfil del usuario

–

Ayuda: Al hacer click en este enlace se desplegará una ventana con la ayuda en linea de DSpace, proporcionandote informaci´on sobre comunidades, colecciones, como realizar las busquedas, como enviar items al repositorio, etc.

–

Sobre DSpace: este http://www.DSpace.org

enlace

te

lleva

a

la

página

oficial

de

DSpace:

¿Cómo subir contenidos al repositorio RIULA? Primero, para subir contenidos digitales al repositorio tienes que ser usuario registrado de DSpace, aparte de tener la autorización correspondiente para hacerlo, dentro de una o mas colecciónes ya creadas. Esta autorización es dada por el administrador del sistema, dependiendo de tus caracterisiticas de usuario. Entonces: 1. Haga click en el enlace “Mi DSpace”, le mostrará una página como la de la figura 6:

Figura 6: Registro de usuarios DSpace

2. Ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña (las que debe tener como usuario autorizado de DSpace). 3. Si sus datos son correctos, debería entrar en una página como la que sigue: Ésta es su Página principal de DSpace “Mi DSpace”, donde muestra su nombre, los grupos a los cuales pertenece (es decir, las colecciones a las cuales puede realizar envios)

Figura 7: “Mi DSpace” del usuario

4. Como puedes ver en las figuras anteriores, en tu página personal de DSpace se te presenta un botón, “comenzar nuevo envío”, al hacer click ahí puedes comenzar a enviar un artículo. También se presenta información acerca del grupo de autorización al cual perteneces, estas son las colección a la cual puedes realizar envíos.

5. Al hacer click en el botón “comenzar un nuevo envío” aparecerá un combo de selección como el que muestra la figura 8. En ella escogerás la colección a la cual enviarás el artículo, en el caso del ejemplo, la colección “Documentos libres”.

Figura 8. Seleccionando la colección a la cual se realizará el envío

6. Luego de seleccionar la colección, describirás el artículo con caracteristicas tales como las mostrada en la figura 9: “El ítem tiene mas de un título, por ejemplo, título traducido”, “El ítem ha sido publicado o distribuido públicamente con anterioridad” y el “item contiene mas de un archivo”. Seleccione la que se adecúe a su artículo:

Figura 9. Descripción del artículo

7. Al hacer click en siguiente, le mostrará un formulario con más preguntas sobre el artículo que está ingresando (figura 10 -1 y figura 10 -2), como son: nombre del autor (o de los autores), título (o títulos en el caso que haya seleccionado en que el ítem tiene más de un título, como muestra en la figura 9), fecha de publicación, donde fue publicado anteriormente, cita, número de serie del reporte, identificadores (other, isbn ...), tipo de documento (articulo, libro, preprint, software...), lenguaje en el que está el artículo. Haga click en el botón “siguiente”.

Figura 10 -1. Definiendo características propias del artículo

Figura 10 -2. Definiendo características propias del artículo (continuación)

8. Luego aparecerá una ultima ventana donde seguirá describiendo características del artículo (figura 11), como son, palabras claves o descriptores (subject keywords), un resumen del artículo (Abstract), patrocinadores (Sponsors) y cualquier otra descripción del artículo (Description).

Figura 11. Descripción de caracteristicas del artículo (continuación)

9. Al terminar de describir el artículo, pasamos a cargarlo o subirlo. Se te presenta una caja de texto donde colocas la ruta donde se encuentra el archivo y su nombre. Se encuentra al lado de la caja de texto un boton “Browse” para buscar dentro de tu computador donde se encuentra el artículo. Si al comenzar el envío del artículo, seleccionaste “El ítem tiene mas de un archivo” (en la figura 9), se te va a presentar la opción de ingresar un nuevo artículo luego de ingresado el primero (figura 12).

Figura 12. Subir artículo luego de realizar la descripción

10.Luego de seleccionar el artículo y hacer click en el boton “siguiente”, te muestra si el archivo fue subido correctamente (figura 13). En caso afirmativo, se muestra los detalles del archivo subido: nombre, tamaño, formato y maneras de

conmprobar que el archivo ha subido correctamente. En esta sección, te permite realizar cualquier modificación si el formato no es correcto y si el archivo no es correcto. Si todo es correcto, haga click en el boton “siguiente” y entrará en una ventana de verificación (figura 14 -1 y figura 14 -2).

Figura 13. Archivo subido correctamente

11.En la ventana de verificación se te muestra todos los datos que has ingresado. Verifica si todos estan correctos, de lo contrario aquí tienes la opción de correjirlos (figura 14-1 y figura 14 -2).

Figura 14 -1. Verificación de los datos del envío.

Figura 14 -2. Verificación dle envío

12. El ultimo paso del envío es aceptar la licencia del artículo. Existe una licencia por defecto de DSpace, pero esta es definida cuando es creada la colección. Esta licencia permite reproducir, traducir y distribuir el artículo por todo el mundo. Si estás de acuerdo con ella, acepta. Si no estás de acuerdo con la licencia y no aceptas, no borrará su articulo ingresado, lo dejara en su “Mi DSpace” hasta que tomes la desición de aceptar la licencia o rechazar el envío.

Figura 15. Licencia del artículo

13.Al aceptar la licencia, finaliza su envío. !!!!

Figura 16. Envío completo.

Si todo transcurrió satisfactoriamente, lograste subir tu artículo al repositorio. Luego tu envío pasará por un proceso de flujo de trabajo para la colección a la que lo estás enviando (si este fue definido al crear la colección). Luego podras ver tu artículo por la barra de navegación (como te reseñamos anteriormente) o por los motores de busqueda. En tu página personal de DSpace, podras ver tu envío realizado:

Figura 17. Vista del envío realizado.

en la figura 17, puedes ver el envío que realizaste, en un cuadro que dice “envios en proceso de flujo de trabajo”. Esto porque aún las personas responsables de aprobar que ingrese tu artículo no han completado el flujo de trabajo. Al ellos completarlo, tu “Mi DSpace” se verá así:

Figura 18. “Mi DSpace” luego de aprobado el artículo enviado

Luego de aprobado el envío, deberias poder ver tus artículos enviados al hacer click en el botón “Ver envíos aceptados”.

figura 19. Tus envíos aprobados

Flujo de trabajo en DSpace El usuario avanzado de DSpace es un usuario con las mismas características que un usuario básico DSpace además de privilegios que le autorizan aprobar y/o rechazar un envío y editar metadatos de envíos realizados. Estos privilegios son sobre una colección o sobre un grupo de colecciones, y son otorgados por el administrador del sistema DSpace en base a políticas definidas para los miembros del repositorio. Pasos del flujo de trabajo: Un usuario con autorización de envío en DSpace (llamados en DSpace eperson o epeople) envía un ítem (o artículo). Este pasa por unos pasos (ó “step”) de un flujos de trabajo (ó “workflow”). El workflow de una colección puede tener hasta tres pasos: Cada colección puede tener un grupo e-person asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo asociado a cada paso, el paso es saltado. Si una colección no tiene un grupo e-person asociado con un paso, los envíos de esa colección son instaladas directamente dentro del archivo, osea, son montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar aprobación. En otras palabras, la secuencia es esta: La colección recibe una envío. Si la colección tiene un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es invocado, y el grupo es notificado. De otra manera, el paso 1 del workflow es saltado. Así mismo, los pasos 2 y 3 del workflow son desarrollados si y solo si la colección tiene un grupo asignado para estos pasos. Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se puso en el “pool de tareas” del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la tarea del pool, y es entonces removido del “pool de tareas”, para evitar la situación donde varios personas en el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser realizada. El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarrollar una de las tres acciones:

Figura 20.Flujo de trabajo en DSpace

Paso del Flujo de trabajo

Acciones posibles

1

Puede aceptar el envío para inclusión, o rechazar el envío.

2

Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el envío, pero no puede cambiar estos archivos. Puede aceptar el envío para la inclusión, o rechazar el envío.

3

Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el envío, pero no puede cambiar estos archivos. Debe entonces confiar en el archivo, no puede rechazar el envío.

Si el envío es rechazado, la razón (ingresada por el participante del workflow) es enviada a la eperson que lo envío, y esta es retornada a la página “Mi DSpace” de ese usuario. La eperson que lo envío puede entonces hacer cualquier modificación necesaria y re-enviarla, con lo cual el proceso comienza de nuevo. Si el envío es aceptado, este es pasado al próximo paso del workflow. Si no hay mas pasos del workflow con grupos asociados, el envío es instalado en el archivo principal. Una ultima posibilidad es que un workflow puede ser “abortado” por el administrador del site de DSpace. Esto es realizado usando la interfaz de administración. Por ejemplo, vimos anteriormente como realizar el envío de un artículo, pero no vimos como fué aprobado. La figura 17 muestra el artículo en “envíos en el proceso de flujo de trabajo”. El usuario que envío el artículo ahora tiene que esperar para que su envío sea aprobado. La eperson o el grupo eperson asociado a la colección a la que se envío este artículo recibe una notificación de este envío, mostrando una tarea pendiente, como podemos ver en la figura 21:

Figura 21. Tareas en el pool para el usuario autorizado que aprueba el envío

Este eperson, el cual pertenece a el grupo de la colección a la cual se envió el artículo, es el que se encarga de aprobar y/o rechazar el envío. Esta aceptación o rechazo la realiza en base a criterios definidos por los administradores del repositorio, como es, por ejemplo, que el articulo tenga autor, o que que tenga descriptores definidos, que sea acorde con la colección, etc. Esta eperson ve los envíos pendientes por aprobar en su página personal “Mi DSpace”, en la figura 21, en la sección que vemos se llama “Tareas en el Pool”:

figura 22. Tareas pendientes por aprobar del eperson autorizado

Como ves en la figura 22, se le dá la información de la persona que realizó el envío, ademas de la colección a la que fué enviada, nombre del artículo y el estado en el que el que se encuentra el artículo en el flujo de trabajo, en este caso “Revisar envío”. Al hacer click en el botón “Tomar la tarea”, podras realizar lo que sería el primer paso del workflow, el de aprobar o rechazar el envío:

Figura 23. Aceptar la tarea en el flujo de trabajo

Como en la figura23 la eperson puede visualizar toda la información del envío, y luego si está de acuerdo, acepta la tarea haciendo click en el botón “Aceptar la tarea”. En caso contrario al hacer click en “Cancelar” la tarea volverá al pool de tareas. Al “Aceptar la tarea”,aparecerá una página como esta:

Figura 24. Opciones sobre el artículo enviado

donde te aparece las distintas acciones a realizar sobre el artículo: – – – –

Se ha revisado el artículo y su inclusión es viable en la colección, seleccione “Aprobar” Se ha revisado el item y su inclusión no es viable en la colección, seleccione “Rechazar”. Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a “Mi DSpace”, use esta opción “Hacer mas tarde” Para devolver esta tarea al pool y que sea otra persona quien lo haga, use esta opción “Devolver la tarea al pool”

Entonces, con la finalidad de aprobar la inclusión del artículo y estando correctos los datos, haz click en “Aprobar”. Ahora, en el pool de tareas de la eperson encargada de la otra fase del workflow, aparecerá en las “Tareas en el pool” algo como lo mostrado en la figura 25:

Figura 25. Proximo paso del flujo de trabajo luego de aprobado en el paso anterior

El estado de la tarea es “Edición final del envío”:

Figura 26. Previsualización de los metadatos del artículo antes de aceptar la nueva tarea

Figura 27. nuevas opciones sobre el artículo enviado

Ahora , al aceptar la tarea en la figura 26, te aparece nuevas opciones sobre el artículo enviado, como son:

– – – –

Una vez que ha editado el artículo, utilice esta opción para poner el item en el archivo “poner en el archivo” Seleccionar esta opción para corregir, añadir o editar los metadatos del artículo “Editar metadatos” Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a “Mi DSpace”, use esta opción “Hacer mas tarde” Para devolver la tarea al pool y que sea otra persona quien la haga, use esta opción “Devolver la tarea al pool”

En esta parte del flujo de trabajo puedes realizar la edición de los metadatos del artículo (la segunda opción). En caso que consideres que no es necesario editarlo, haz click en “Poner en el archivo”, lo cual cargará el archivo definitivamente al listado de contenidos digitales de DSpace. Como ves en la figura 28, el envió fue finalizado y colocado en el archivo principal con un identificador. Este identificador es llamado un “handle” el cual será unico en todo el site de DSpace para cada documento electrónico ingresado al repositorio.

Figura 28. Envío finalizado