MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL Bucaramanga 2017

Código: MDI.01 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

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Revisó Rector Vicerrector Administrativo Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Coordinación Calidad

Aprobó Rector

Fecha de aprobación

Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1861 Modificada: mayo 28 de 2012 Resolución No. 785

CONTENIDO OBJETIVO

4

1 ALCANCE Y EXCLUSIONES

4

1.1 ALCANCE CERTIFICACIÓN EN ISO 9001:2008 Y NTC GP 1000:2009 1.2 EXCLUSIONES

4 5

2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS

5

3 CONTENIDO DEL MANUAL

6

3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 6 3.1.1 Reseña histórica. 6 3.1.2 Misión. 7 3.1.3 Visión. 7 3.1.4 Políticas Generales. 8 3.1.5 Organigrama 11 3.2 CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN 12 3.2.1 Contexto Interno 12 3.2.2 Contexto Externo 14 3.2.3 Factores del entorno 14 3.2.4 Grupos de interés 16 3.3 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 19 3.3.1 Políticas del Sistema de Gestión. 19 3.3.2 Objetivos 20 3.3.3 Organigrama del Sistema de Gestión de Integrado 21 3.3.4 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. 21 3.3.5 Productos de los procesos misionales. 23 3.3.6 Responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión Integrado 24 3.4 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 25 3.4.1 Objetivo General Administración del Riesgo 25 3.4.2 Políticas Generales de Administración del Riesgo 26 3.4.3 Mapa de Riesgos de Gestión 26 3.5 REQUISITOS DE LOS BENEFICIARIOS CARACTERIZACIONES DE PROCESOS 26 3.5.1 De los beneficiarios por Proceso 26

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3.5.2 Requisitos de los beneficiarios por Subproceso 3.5.3 Requisitos Legales y Reglamentarios. 3.5.4 Requisitos De la organización. 3.5.5 Requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009. 3.6 DOCUMENTACIÓN 3.6.1 Proceso Transversal 3.6.2 Estructura de la Documentación. 3.6.3 Procedimientos Obligatorios. 3.6.4 Control de Documentos y Registros 3.6.5 Caracterizaciones. 3.7 COMUNICACIÓN CON EL BENEFICIARIO 3.8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 3.8.1 Satisfacción del Cliente 3.8.2 Auditoría Interna 3.8.3 Seguimiento y medición del proceso 3.8.4 Control de Producto no conforme 3.8.5 Mejora continua 3.8.6 Acción Correctiva y Preventiva

37 49 49 49 49 49 50 50 50 51 54 60 60 60 60 60 60 60

ANEXO 1

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ANEXO 2

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OBJETIVO El presente manual es una guía para establecer la planificación, operación y el control de los procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad, cuya estructura se adecúa a las siguientes normas: NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC 5906:2012, Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y demás requisitos legales aplicables. Nota: La información asociada al Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo, que establece en el Capítulo 6 los lineamientos para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y demás requisitos legales aplicables, se relacionan en el manual de Seguridad y Salud en el Trabajo del Proceso de Talento Humano. La planificación y seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental se presenta en el manual de Gestión Ambiental del Proceso de Recursos Físicos. 1 1.1

ALCANCE Y EXCLUSIONES ALCANCE CERTIFICACIÓN EN ISO 9001:2008 Y NTC GP 1000:2009

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad corresponde a:  “Los Servicios de Educación Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a través de los procesos de Formación, Investigación y Extensión.”  “Los Servicios de la Gestión Administrativa para las actividades de Educación Superior Universitaria, Docencia, Investigación y Extensión de la Universidad Industrial de Santander a través de los procesos de: Dirección Institucional, Planeación Institucional, Gestión de la Calidad Académica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Académico, Biblioteca, Bienestar Estudiantil, Comunicación Institucional, Contratación, Financiero, Gestión Cultural, Gestión Documental, Jurídico, Recursos Físicos, Recursos Tecnológicos, Relaciones Exteriores y Talento Humano”.  El servicio social de asesoría jurídica y la promoción de mecanismos alternativos de resolución de conflictos a personas de escasos recursos de la región, en las áreas del Derecho Laboral y Público, Penal y Privado del Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Industrial de Santander.  Los servicios de educación no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander. NOTA: Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurídico se detallan en el Manual de Calidad Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación-MEX-CJ.01. Las actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de Calidad MEX-IL.01.

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EXCLUSIONES

Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusión de las normas: NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC 5906:2012, Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y demás requisitos legales aplicables. 2

DEFINICIONES / ABREVIATURAS                     

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CNA: Consejo Nacional de Acreditación CUEES: Comité Universidad Empresa Estado DANE: Departamento Administrativo Nacional de Estadística DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia DIEF (Directores de investigación y extensión de facultad) Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad universitaria. Gestión ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar sus aspectos ambientales. IPRED: Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia IES: Institución de Educación Superior Manual de Gestión Integrado: Documento que enuncia las Políticas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, y la ambiental y describe el Sistema de Gestión Integrado de la Universidad. Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y Salud en el Trabajo, y ambiental. Políticas: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, la seguridad y Salud en el Trabajo, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado. PTG: Parque Tecnológico Guatiguará SGC: Sistema de Gestión de Calidad SGI: Sistema de Gestión de Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Modelo Estándar de Control Interno –MECI, y demás requisitos legales aplicables a la Universidad SGA: Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de gestión para desarrollar e implementar la política ambiental y gestionar los aspectos ambientales. SG SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. UAA: Unidad Académico Administrativa

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3 3.1

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CONTENIDO DEL MANUAL UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

3.1.1 Reseña histórica1. El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dámaso Zapata. En 1940 el abogado Mario Galán Gómez presentó ante la Asamblea de Santander el proyecto de ordenanza que inició el proceso legal de creación de la universidad, que apenas se limitaba a la creación de una "Facultad" de Ingeniería Industrial, "orientada de preferencia hacia las especializaciones de química, mecánica y electricidad", pero incluyó el establecimiento de un bachillerato técnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sería preparado un grupo de jóvenes para el ingreso, en óptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que la comisión designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprobó, el 21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniería Industrial" y establecía un bachillerato técnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos diputados se aprobó la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que creó definitivamente "La Universidad de Santander”. El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzón Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de Medellín. Con tres facultades de Ingeniería (Eléctrica, Mecánica y Química), respectivamente dirigidas por Hernando Pardo Ordóñez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martínez Villalba, la UIS aceptó sus primeros veinte estudiantes en 1948. En la década de los años sesenta ya existían doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados ascendían a 1147, fue así como a finales de los 60’s se dio paso a la auténtica universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompañado por la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramón González Valencia. La década de los años ochenta se inició con el nuevo marco de acción establecido por el Decreto Ley 80 de 1980, que obligó a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los programas profesionales: Geología (1982), Física (1983), Diseño Industrial (1985), Música (1985) e Historia (1987). Bajo la rectoría de Jaime Luis Gutiérrez se abrieron los Centros Regionales de Educación a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educación a Distancia., ya al final de la década se habían creado 7 especializaciones y 7 maestrías. Las necesidades de formación del profesorado en técnicas didácticas obligaron a crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigación se resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotación de los laboratorios. En la administración de Jorge Gómez Duarte ya sobre la década de los 90, se da un nuevo impulso renovador logrado mediante la creación del Programa de Regionalización que sitúa proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Málaga y Barrancabermeja, con sedes propias 1

Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html

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que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias de Santander. Así mismo durante la gestión del rector Gómez Duarte se da inicio a los procesos de autoevaluación de programas con fines de acreditación, logrando tener al final de su periodo 8 programas con acreditación de alta calidad. Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad más importante de la región oriental de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de gestión de sus recursos financieros liderados por su actual rector Hernán Porras Díaz. Con todo lo soñado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundización sin perder el sentido de su pertinencia social que se da en sus programas de maestría y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus programas, tal como lo destaca la acreditación de la mayoría de los mismos y la Acreditación Institucional conferida por el término de 8 años por el Ministerio de Educación Nacional, según Resolución No. 5775 de abril 24 de 2014, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con las que cuenta la Nación para la buena educación de la sociedad. 3.1.2

Misión.

La Universidad Industrial de Santander es una organización que tiene como propósito la formación de personas de alta calidad ética, política y profesional; la generación y adecuación de conocimientos; la conservación y reinterpretación de la cultura y la participación activa liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad. Orientan su misión los principios democráticos, la reflexión crítica, el ejercicio libre de la cátedra, el trabajo interdisciplinario y la relación con el mundo externo. Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia académica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propósitos institucionales y la construcción de una cultura de vida. 3.1.3

Visión.

Como visión general en el año 2018, la Universidad Industrial de Santander se habrá fortalecido en su carácter público, aportando al desarrollo político, cultural, social y económico del país, como resultado de un proceso de generación y adecuación de conocimiento en el cual la investigación constituye el eje articulador de sus funciones misionales. La Universidad habrá desarrollado exitosamente una política de crecimiento vertical, mediante la cual se crearán y consolidarán programas de maestría y doctorado de alta calidad, sustentados en procesos de investigación pertinente para la región y el país. La Institución habrá contribuido al desarrollo regional, mediante la formación del talento humano, la investigación y la extensión, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la competitividad internacional y el crecimiento económico. Como parte de este proceso, se ampliará la cobertura con la creación y consolidación de programas misionales pertinentes y soportes estratégicos en

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su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional como a nivel tecnológico, atendiendo a la política de formación por ciclos aprobada por el Consejo Superior. La Universidad habrá consolidado una política de articulación global que le ha permitido incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la cooperación con instituciones educativas y de investigación de alto prestigio, empresas, entidades gubernamentales, egresados y otros entes públicos y privados nacionales e internacionales. La Universidad habrá fortalecido en toda su organización una cultura de gestión de alta calidad de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Como resultado de la actualización permanente de sus programas académicos, la Universidad forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo económico y social y para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de desarrollo del país y a la consolidación de una sociedad del conocimiento a nivel regional, nacional e internacional. La Institución habrá consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura física y tecnológica. 3.1.4

Políticas Generales.2

Las políticas que se enuncian a continuación están definidas en el Proyecto Institucional de la UIS como líneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad, el Consejo Superior, la Rectoría y el Consejo Académico, de llevar a la práctica los propósitos establecidos por la Misión, con base en los principios establecidos a partir de los mismos.  Construcción de la comunidad universitaria Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitución de un compromiso colectivo de asimilación y cumplimiento de los propósitos definidos en la misión de la Institución.  Responsabilidad social Se trata de asumir plenamente, la condición pública de la Universidad para responder a la necesidad nacional de formación de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes, las actitudes y prácticas innovadoras que permitan pensar y transformar el país y la región con sentido ético y responsabilidad política.  Cultura de la investigación La construcción de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una acción prioritaria: hacer de la investigación la cultura básica de todos los universitarios para que el espíritu científico impregne todas nuestras acciones académicas, sociales y prácticas profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formación de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad. 2

Tomado del Proyecto Institucional de la UIS

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 Desempeño integral de los docentes Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad ética y social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la formación integral de los estudiantes. Para ello deberán articular en su desempeño las funciones de docencia, investigación y extensión, pues solo así podrán evidenciar los objetivos sociales del aprendizaje y su propósito último de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la sociedad.  Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas académicos Los programas académicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su calidad y pertinencia. La autoevaluación y evaluación externa, asegurarán la excelencia académica y la vigencia social de los programas.  Pedagogía para la formación integral La pedagogía que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialógica como norma de acción académica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la práctica la autonomía de los estudiantes para que asuman por sí mismos los procesos de aprendizaje y de formación integral.  Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un sentido de la racionalización en todos los procesos y unos propósitos de eficacia y eficiencia en la realización de las tareas institucionales.  Ampliación de cobertura Tradicionalmente, hemos formulado dos políticas de crecimiento de nuestros programas académicos: la que amplía la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia los niveles de maestría y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las dos direcciones. La ampliación de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deberá darse en todas sus sedes, con el propósito de apoyar el desarrollo regional y el avance científico y tecnológico, fortaleciendo así una política social de admisión a la Universidad. Algunos programas académicos de alta demanda social también podrán ampliar su cobertura mediante la duplicación de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresión bajo la política general de alta calidad y pertinencia social.  La UIS: Proyecto cultural Dado que la existencia de la Universidad es en sí misma la vigencia de un proyecto cultural de la nación colombiana, la política cultural parte de la comprensión de esta como la realización efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes más elevados del hombre. Esta política obliga a desarrollar los propósitos culturales formulados en la misión: formar personas de alta calidad ética, política y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio

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responsable de la ciudadanía, la cultura ética de la modernidad de Occidente, y las culturas del decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales.  Internacionalización Se trata de asumir la educación superior en el contexto moderno de la globalización y con espíritu crítico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander en una activa interrelación con las comunidades académicas internacionales.  Relación permanente con los egresados Es política de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la comunidad universitaria, respetando su autonomía y confiando en su capacidad para apoyar el desarrollo y el fortalecimiento de la institución, así mismo su contribución al progreso nacional. Parte de esta política es la organización de la oferta de educación permanente para este sector de la comunidad universitaria y la invitación a su participación en todas las actividades institucionales.  Política financiera La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalización y de adecuadas políticas estatales de financiación de la universidad. Los ingresos económicos de la UIS dependen de dichas políticas, de la generación de recursos propios, de la captación de donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociación con el sector productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta política debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiación de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeño en las funciones de formación, investigación y extensión.  Política organizacional Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnología, profundizando la cultura de la organización inteligente, con una gestión descentralizada, flexible, autónoma y responsable.

3.1.5 Organigrama Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander

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CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN

La identificación del contexto interno y externo, factores del entorno y las partes interesadas que se relacionan a continuación se tomaron del Plan de Transparencia construido por la Universidad. 3.2.1

Contexto Interno3

En el Estatuto General, aprobado por el Consejo Superior mediante acuerdo 166 de 1993, se estructura la Universidad respecto a las funciones académicas, de investigación y extensión; los órganos de gobierno; las funciones administrativas, de contratación y control fiscal. La organización de la función académica está definida por facultades y el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia (IPRED), donde se conjugan los campos y disciplinas afines del conocimiento, profesores, personal administrativo, bienes y recursos. Éstas a su vez, tienen dependencias académicas denominadas escuelas, departamentos, grupos de investigación, centros de investigación y sedes regionales. Actualmente hay 5 facultades, 27 escuelas, 9 departamentos, Sede Campus Principal, Sede Bucarica, Sede Guatiguará y 4 sedes regionales en Málaga, Barbosa, Barranca y Socorro. La UIS tiene como guía y principal orientador del desarrollo el Proyecto Institucional y el Plan de Desarrollo Institucional 20082018, aprobados por el Consejo superior mediante los acuerdos 015 de 2000 y 080 de 2007. A partir de las directrices marcadas en estos acuerdos y el Plan de Mejoramiento de la Autoevaluación Institucional, la dirección de la Universidad y todas las unidades académico administrativas de la institución desarrollan el proceso de planificación institucional.

Figura 2. Planificación Institucional

El Plan de Desarrollo Institucional tiene definidos 60 indicadores con el fin de describir las condiciones internas de la Universidad frente a 5 dimensiones fundamentales: Académica; del Talento Humano; Bienestar Universitario; de Relación con la Comunidad Internacional, Nacional, Regional; y de Gestión Administrativa y Financiera. A partir de estas dimensiones, se establecieron objetivos estratégicos que se esperan cumplir en el 2018.

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Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2, 2017

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Tabla 1. Dimensiones del Plan de Desarrollo DIMENSIÓN

ACADÉMICA

TALENTO HUMANO

BIENESTAR UNIVERSITARIO DIMENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD FRENTE A LA COMUNIDAD REGIONAL, NACIONAL E INTERNACIONAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERO

OBJETIVO ESTRATÉGICO Realizar investigación de alta calidad orientada al desarrollo científico y conducente a innovaciones tecnológicas, sociales, económicas, culturales y políticas pertinentes con el desarrollo del país. Consolidar la alta calidad de los programas académicos de pregrado Orientar los programas de posgrado hacia la consolidación de las maestrías y doctorados ligados a ejes estratégicos de investigación con proyección internacional Consolidar la capacidad institucional en materia de extensión y proyección social de alta calidad Mejorar las competencias académicas de los profesores Fortalecer las competencias administrativas como apoyo fundamental a la actividad misional de la Institución Promover el mejoramiento del bienestar y la calidad de vida de los estudiantes Favorecer el desempeño eficiente y la interacción armoniosa y funcional de las personas en el medio universitario Fortalecer la realización de las funciones misionales de la universidad en la región Fortalecer las relaciones internacionales de la Universidad Consolidar la interacción de la universidad con los egresados Contribuir al desarrollo artístico regional con proyección internacional Consolidar un modelo de gestión universitaria eficiente y eficaz al servicio de las funciones misionales

La Universidad Industrial de Santander está organizada por procesos: Misionales, Estratégicos, Evaluación y Apoyo, según se presenta a continuación en el Mapa de Procesos Institucional:

Figura 3. Mapa de Procesos Institucional

Actualizado mayo 2017

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.2.2

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Contexto Externo4

La Universidad Industrial de Santander es un ente universitario autónomo, de servicio público cultural, con régimen especial, vinculado al Ministerio de Educación Nacional y organizado como establecimiento público del orden departamental, con personería jurídica y autonomía académica, administrativa y financiera, conforme con la Constitución Nacional y la Ley, con patrimonio independiente, y creada mediante ordenanzas números 41 de 1940 y 83 de 1944 de la Asamblea Departamental de Santander, reglamentadas por el Decreto 1300 de Junio 30 de 1982 de la Gobernación de Santander5 Esta naturaleza de Institución pública y autónoma plantea una relación con el Gobierno y el Ministerio de Educación Nacional, creando una dependencia normativa, regulatoria y financiera. Asimismo, existen otros factores exógenos que condicionan el desempeño de la Universidad como los cambios demográficos y culturales, la economía, las nuevas tendencias en educación, la tecnología, los proveedores, colegios, instituciones educativas, entre otros. 3.2.3

Factores del entorno6

Para el análisis de factores se utilizó la metodología PEST7 por sus siglas para denominar cada factor estudiado. A continuación se referencia que se analiza por cada factor8:  Político: Regulaciones gubernamentales y legales, reglas formales e informales utilizadas en el mercado donde esta se desempeña, política fiscal, cambios de gobierno, regulación laboral, restricciones al comercio, estabilidad política e influencia política.  Económico: Crecimiento económico del país, variación en las tasas de interés, de inflación y de cambio, aranceles, PIB, PIB per cápita, impuestos, índice GINI5, déficit fiscal y balanza comercial.  Social: en esta variable se deben incluir aspectos culturales, sociales y demográficos que pueden afectar tanto las necesidades de los clientes como el tamaño del mercado  Tecnológico: Se deben analizar y tener en cuenta las siguientes variables: nivel de actividad de investigación y desarrollo, grado de automatización y rapidez con las que la empresa se adapta a cambios y actualizaciones, sistemas de información, conocimientos científicos y tecnológicos. Tabla 2. Análisis del Contexto Externo UIS según metodología PEST Factores

Político

Amenaza

Situación de riesgo Cambios en las políticas de apoyo a la Definición de lineamientos de los Situación Política institución que puedan impactar el desarrollo diferentes entes gubernamentales. de las funciones misionales. Normatividad nueva Normas que afectan los objetivos de la Imposición de normas que afecten el aplicable entidad. funcionamiento de la institución. Modificaciones legales a las fuentes de Dificultad para responder a los compromisos ingreso de la entidad que generen institucionales, disminución de cobertura, disminución en los montos de las detrimento de los recursos físicos y Modificaciones legales fuentes de ingreso tecnológicos. Modificación a normatividad aplicable a Efectos positivos o negativos por cambios en la los grupos de interés interno. estructura de la Institución.

Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2, 2017 Universidad Industrial de Santander. Acuerdo Superior 166 de 1994- Estatuto General Art. 2. 6 Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2, 2017 7 Fahey, Liam; V. K. Narayanan. Análisis macro-ambiental en gestión estratégica. 1968. 8 Bravo, O. y Sánchez, M., 2009, p. 32 4 5

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Factores Pos acuerdo.

Amenaza Incumplimiento de los acuerdos establecidos. Incorrecta implementación de los acuerdos.

Recesión económica Posible descenso en la actividad desarrollo económico económica de la región del sector Económicos

Políticas de Transferencias de Recursos

Desbalance entre los incrementos de transferencias frente a los costos. Déficit acumulado.

Situación de orden público

Protestas y manifestaciones violentas de la comunidad.

Comportamientos ciudadanos

Social

Relación con grupos de interés*

Sistemas de información

Degradación de los valores de la sociedad; subestimando los costos de contravenir los principios éticos (Complacencia social) Cambios derivados de las necesidades de los usuarios Cambios en las expectativas, percepciones de los usuarios Cambios derivados de demandas ciudadanas (transporte, comunicaciones, información, participación) Múltiples canales e interlocutores de la institución con los usuarios Deficiencia en las formas de comunicación Ausencia de espacios de deliberación de temas institucionales. Cambios en los sistemas de información que interactúan con los sistemas internos Errores de información

Tecnológico Cambios tecnológicos Obsolescencia Desactualización de los programas académicos Gestión del No vigencia acorde a las nuevas conocimiento tendencias de educación superior. Fallas en la gestión del cambio

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Situación de riesgo Incremento de la violencia en diferentes ámbitos rurales, ciudad, universidad. No preparación institucional para atender la población en el posconflicto. Incremento de la deserción estudiantil, incremento del desempleo, bajo volumen de venta de servicios a la industria. Dificultad para responder a los compromisos institucionales, disminución de cobertura, detrimento de los recursos físicos y tecnológicos. No incremento de planta degradando condiciones laborales Retrasos en la normalidad académica institucional. Daños en infraestructura, detrimento de los recursos institucionales. Daños a la integridad de las personas. Comportamientos incorrectos frente a trámites o servicios. Permisividad en el incumplimiento de normas, procedimientos, etc. Imposibilidad de responder a las necesidades, expectativas o demandas de los grupos de interés Presiones externas Fallas en la comunicación del mensaje que derive en inconformidades de los grupos de interés. Toma de decisiones que contravienen los intereses de la comunidad.

Retrasos en las adaptaciones de los sistemas internos para responder a los cambios de sistemas externos Oportunidad para fraudes, errores y aprovechamiento de vacíos en la información Falta de oportunidad en la respuesta a usuarios Disminución en la captación del mercado. Fallas en el relevo generacional, los cambios de dirección, los cambios de funcionarios públicos que causan reprocesos y pérdida de información.

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Grupos de interés9

Se entiende por grupos de interés las comunidades que tienen connotación de sujeto o colectivo de sujetos con los cuales la Universidad mantiene una forma de relacionamiento o comunicación diferenciada. Se declaran aquellas relaciones que se han formalizado porque son permanentes en el tiempo o porque tienen un largo período de duración. Figura 4. Grupos de Interés de la Universidad

A partir de la revisión y la reflexión y aporte del equipo se obtiene un gráfico de los grupos de interés de la institución compuesto por varias zonas, a saber: 1

9

Zona 1. Corresponde a los grupos de interés que comprenden la Alta Dirección de la Universidad: Rector, Consejo Superior y Consejo Académico.

Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 2017

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Zona 2. Se establece la relación de los grupos de interés con los procesos misionales, su ubicación está dada de acuerdo con esta relación, en algunos casos un grupo de interés tiene relación con más de un proceso misional: Profesores Cátedra, Estudiantes de intercambio, Profesor Ocasional, Decanos de Facultad, Directores de Escuela, Profesor Posgrado profundización, Estudiantes Posgrado profundización, Estudiantes de pregrado presencial, Estudiantes de pregrado a distancia, Estudiantes sedes, Estudiantes residentes, Aspirantes en formación, Estudiantes Instituto de Lenguas, Población programas educación continuada, Profesores, Tutores IPRED, Profesionales de proyectos de extensión, Consultorio Jurídico y centro de conciliación, Centros de investigación, Comunidad UIS – PTG, Grupos de investigación, DIEF (Directores de investigación y extensión de facultad), Profesores, Estudiantes de posgrado investigación. Zona 3. En este anillo se encuentran los procesos de apoyo que soportan la labor misional de la Universidad, así como el personal administrativo y operativo que hace parte de ellos, representando además que un proceso de apoyo es “cliente” de uno o varios procesos. A su vez el anillo delimita la institución y sus públicos internos frente a los externos: Admisiones y Registro Académico, Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones, Recursos Físicos, Relaciones Exteriores, Gestión Documental, Bienestar Estudiantil, Publicaciones, Talento Humano, Recursos Tecnológicos, UISALUD, Contratación, Gestión Cultural, Financiero, Jurídico, Biblioteca, Comunicación Institucional. Zona 4. Representa el colectivo de sujetos con los cuales la comunidad UIS se relaciona directamente en el ámbito de sus funciones misionales sin señalar con cuál de ellas se da esta relación. De acuerdo al proyecto institucional se declara que el propósito general de la Universidad consiste en posicionarse como la fuerza innovadora capaz de generar las sinergias del desarrollo social en las dimensiones cultural, política y económica, a partir de esta declaración se identifican algunos grupos de interés en cada dimensión. La zona 4 y 5 corresponden al público externo sin embargo la línea punteada hace la distinción del tipo de relación, si corresponde a los procesos de apoyo o a los procesos misionales: Ministerio de Educación Nacional, Padres de familia o de beneficiarios, Capítulos Estudiantiles, Unidad familiar – benefactores comunidad UIS, Observatorio de Salud Pública de Santander, Grupos deportivos, Grupos artísticos, Beneficiarios proyectos de extensión, Comunidad PTG no perteneciente a la UIS, Observatorio Laboral, Alcaldías Municipales, CUEES, Empresas de la región, Gobernación de Santander, Observatorios de Ciencia y Tecnología, Estudiantes financieras, Entidades de Cooperación Internacional, Comunidad científico – académica, Colciencias, Consejo Nacional de Acreditación CNA, Instituciones de Educación Básica y Media, Otras IES, Población aledaña/avecina a las instalaciones del campus, Aspirantes programas académicos pregrado y posgrado.

5

Zona 5. Representa el colectivo de sujetos con los cuales la comunidad UIS se relaciona directamente en el ámbito de sus procesos de apoyo: Empresas servicios públicos domiciliarios, Culturas Urbanas, DIAN, Autoridades ambientales, DANE, DAFP, Entes certificadores, Instituciones Conveniantes, Entidades para el desarrollo regional, empresarial y la innovación, Gobernación de otros departamentos, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría de la República, Contraloría General de la Nación, Contraloría Departamental, Consultores y asesores externos,

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

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Visitantes de los campus, Medios de Comunicación, Proveedores de bienes, Proveedores de servicios, Ciudadanía áreas de influencia, Diferentes grupos sociales étnicos, de género y de religión, Contraloría General de la Nación, Diferentes grupos sociales étnicos, de género y de religión. Adicional a esto se definen los siguientes criterios para seleccionar los grupos y ubicarlos en las diferentes áreas del gráfico: 1. 2. 3. 4.

Comunidades que tengan connotación de sujeto o colectivo de sujetos. Aquellos con los que la Universidad mantiene una forma de relacionamiento o comunicación diferenciada. Se declaran aquellas relaciones que se han formalizado porque son permanentes en el tiempo o porque tienen un largo período de duración. Aquellos con los que la comunidad UIS se relaciona directamente en el ámbito de sus funciones misionales.

Por otra parte, las asociaciones o las diversas formas de organización de los grupos de interés se representan con un punto o “luna” de color al lado del nombre.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.3 3.3.1

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 19 de 73

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Políticas del Sistema de Gestión.

3.3.1.1 Política de Calidad10 “La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias”. (Versión 03)

3.3.1.2 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo11 En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promoción de entornos seguros, la convivencia laboral y las prácticas de trabajo saludable; así como la prevención de enfermedades laborales y lesiones en el personal. Además, promovemos la identificación de peligros, la valoración del riesgo, el establecimiento de los respectivos controles y la práctica de los protocolos para la atención de emergencias en cada una de nuestras Unidades Académico Administrativas incluidas las Sedes Regionales, el Parque Tecnológico Guatiguará y demás centros de trabajo. Por lo anterior, garantizamos la implementación, actualización y mejora del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, con alcance para todos los funcionarios independientemente de su forma de vinculación, incluyendo contratistas y estudiantes, cumpliendo con los requisitos legales aplicables y vigentes en materia de riesgos laborales en las actividades misionales y los procesos de apoyo en la institución. (Versión 02) 3.3.1.3 Política de Gestión Ambiental12 En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generación de una cultura de desarrollo sostenible que incluye la protección del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución. Para ello, trabajamos por la educación ambiental, la minimización de los impactos ambientales significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeño de nuestro Sistema de Gestión Ambiental. (Versión 01)

Aprobación por medio de ACTA No. 006 de 2008 Comité de Calidad. Aprobación según Resolución Rectoría No. 829 de 24 mayo de 2017 12 Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 septiembre de 2011. 10 11

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.3.2

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 20 de 73

Objetivos

3.3.2.1 Objetivos de Calidad13       

Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales de la UIS. Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados de los procesos misionales. Consolidar una cultura de resolución de problemas presentes y potenciales en los procesos de la Universidad. Lograr en los beneficiarios una percepción altamente favorable de los productos y servicios ofrecidos por la Universidad. Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiación y empoderamiento de sus actividades para alcanzar los objetivos misionales. Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus necesidades. Proporcionar a los beneficiarios información veraz, clara y respetuosa, que facilite su interacción con la Institución.

3.3.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo14   

 

Mantener actualizada la identificación de los peligros, la evaluación y valoración de los riesgos; así como la priorización e implementación de los controles. Cumplir los requisitos legales vigentes y aplicables en Seguridad y Salud en el Trabajo en la Universidad Industrial de Santander. Facilitar información basada en la evidencia para la medición del desempeño en las actividades relacionadas con la promoción, prevención y protección de las condiciones de seguridad y salud en el personal de la Universidad. Controlar los índices de enfermedad laboral y de accidentes de trabajo, asociados a las condiciones de seguridad y salud en el trabajo del personal de la Universidad. Definir e implementar acciones derivadas del proceso de revisión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, que promuevan la mejora del bienestar laboral en la UIS.

3.3.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental15      

Uso eficiente de los recursos Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la institución Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria Mejorar continuamente la gestión ambiental en la institución Minimizar los impactos ambientales significativos Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad

Aprobación por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comité de Calidad. Aprobación según Resolución Rectoría No. 829 de 24 mayo de 2017. 15 Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 septiembre de 2011. 13 14

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

3.3.3

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 21 de 73

Organigrama del Sistema de Gestión de Integrado RECTOR REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VICERECTOR ADMINISTRATIVO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

COORDINADOR DE CALIDAD

AUXILIARES DE APOYO CALIDAD/PROCESOS

LÍDER GESTIÓN AMBIENTAL (Jefe División de Planta Física)

COORDINADOR AMBIENTAL

JEFES DE UAA / LIDERES DE PROCESO

FACILITADORES

LÍDER SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (Jefe División de Recursos Humanos) COORDINADOR EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Corresponde a la interacción entre roles Estrategia que asegura la conveniencia, la adecuación, eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión

Figura 5. Organigrama del Sistema de Gestión de Integrado

3.3.4

Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

El Mapa de Procesos Institucional se visualiza en la figura 3. A continuación, se describen los procesos:

Son el conjunto de procesos relacionados con la definición, difusión y establecimiento de políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, así como la fijación de objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribución apropiada de los recursos que contribuyen al logro de la Misión Institucional. Entre estos procesos se encuentran: 

DI: Dirección Institucional



PI: Planeación Institucional



PI: Planeación Institucional

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

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Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con las actividades destinadas a evaluar la Calidad Académica de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: 

CA: Gestión de la Calidad Académica



SE: Seguimiento Institucional



Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la razón de ser de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran:  



FO: Formación IN: Investigación EX: Extensión o o

Consultorio Jurídico: EX -CJU • Centro de Conciliación Instituto de Lenguas: EX - IL

Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecución de las políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran:  AR: Admisiones y Registro Académico  BI: Biblioteca  BE: Bienestar Estudiantil  CI: Comunicación Institucional  CO: Contratación  FI: Financiero  CU: Gestión Cultural  GD Gestión Documental

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

 

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 23 de 73

JU: Jurídico PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestión Integrado debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario. Esta situación se da porque la División de Publicaciones tomó la iniciativa de implementar su SGC antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migración al Sistema central.).

   

RE: Relaciones Exteriores RF: Recursos Físicos. En este proceso se encuentra el subproceso Gestión Ambiental. RT: Recursos Tecnológicos SI: Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones TH: Talento Humano UISALUD (Este proceso no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestión Integrado, dado que cuentan con una certificación independiente).

 

3.3.5

Productos de los procesos misionales.

A continuación, se relacionan los productos definidos para los procesos Misionales, Formación, Investigación y Extensión: Tabla 3. Relación de Productos de los Procesos Misionales PROCESO FORMACIÓN INVESTIGACIÓN

EXTENSIÓN

PRODUCTOS 

Técnicos, Tecnólogos y Profesionales Titulados

     

Proyectos de Investigación Concluidos Resultados de Investigación Derechos de Propiedad Intelectual Asesoría y Consultoría Servicios Educativos Servicios Tecnológicos

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

3.3.6

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 24 de 73

Responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión Integrado

La Universidad Industrial de Santander ha establecido responsabilidades y niveles de autoridad dentro de su Sistema de Gestión Integrado, ya que es consciente de la importancia de contar con un liderazgo visible para su funcionamiento. Por esto, la institución cuenta con el apoyo y compromiso de la Alta Dirección, la cual tiene la responsabilidad de liderar el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión, divulgar y revisar constantemente las directrices para su continua adecuación, verificar que las responsabilidades y autoridades sean definidas y comunicadas, y asignar los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema. Las responsabilidades y autoridades asignadas del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran definidas en el Anexo 1. Las responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en Trabajo y Ambiental se encuentran definidas en los documentos de los subprocesos de Seguridad y Salud en Trabajo y Gestión Ambiental. Por otra parte, se cuenta con las reuniones de Grupo Primario, donde se revisa al interior de los procesos los temas del Sistema de Gestión de Calidad. Finalmente, otra instancia importante donde se evalúa el Sistema de Gestión de Calidad a intervalos planificados es la Revisión por la Dirección, según se detalla a continuación: 3.3.6.1 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el líder del proceso y sus colaboradores, el cual se reúne periódicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del proceso: • • • • • • • • • • •

Hacer seguimiento al desempeño del proceso Conocer los resultados de la percepción del beneficiario Comunicar los cambios realizados en la documentación y demás que afecten el proceso. Conocer y revisar los resultados de auditoría interna y externa. Proponer y generar acciones necesarias para contribuir al mejoramiento continuo del proceso y dar tratamiento a las no conformidades y aspectos/oportunidades por mejorar de auditoría. Revisar los resultados de las PQRSDR y proponer acciones. Gestionar la ejecución de las acciones correctivas y preventivas Proponer mejoras orientadas a fortalecer y potencializar los procesos. Definir el plan de capacitación y sensibilización para la adecuada implementación y mejora del SGC Apoyar la gestión de los recursos requeridos para dar cumplimiento al objetivo del proceso. Revisar el seguimiento a las actividades y riesgos del Mapa de Riesgos del Proceso.

3.3.6.2 Revisión por la Dirección: Es una herramienta que asegura la conveniencia, la adecuación, eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión. La revisión por la dirección se realiza a intervalos planificados e incluye las siguientes entradas16:

16

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 (Cuarta actualización)

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 25 de 73

a) El estado en el que se encuentran las acciones de las revisiones por la dirección b) Los cambios en las cuestiones internas o externas que son referentes al Sistema de Gestión de la Calidad c) La información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad incluyen todas las tendencias según: 1. La satisfacción del cliente y de las partes interesadas. 2. El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad 3. El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos 4. Las no conformidades y las acciones correctivas 5. Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición 6. Los resultados de las auditorías internas 7. El desempeño de los proveedores externos d) La adecuación de los recursos e) La eficiencia de todas las acciones que se toman para abordar los riesgos y las oportunidades. f) Las oportunidades de mejora. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 17

3.4

La Universidad cuenta con un Manual para la Administración del Riesgo, documento que es una guía para orientar metodológicamente a los procesos en la identificación, análisis y valoración de los riesgos presentes en el desarrollo de sus actividades, y permite definir un lenguaje unificado en toda la Institución de las prácticas de administración del riesgo establecidas e implementadas en la Universidad. Adicionalmente, permite orientar la definición de los planes de acción que deben establecer cada uno de los procesos con el fin de mitigar y prevenir los riesgos, y así enfocar los esfuerzos a la mejora, estableciendo responsabilidades, políticas y seguimiento a estas acciones. 3.4.1

Objetivo General Administración del Riesgo

Fortalecer la implementación y desarrollo de las prácticas de la administración del riesgo en la Universidad Industrial de Santander a través del adecuado tratamiento de los riesgos de gestión y de corrupción, controlando las situaciones que puedan impactar en el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales.  Objetivos Específicos Administración del Riesgo   

Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de riesgos, consolidada en un ambiente de control adecuado a la Institución. Continuar con el Direccionamiento Estratégico que fije la orientación clara y planeada de la gestión dando las bases para el adecuado desarrollo de las Actividades de Control. Proteger los recursos de la Universidad, resguardándolos contra la materialización de los riesgos de gestión y corrupción.

Manual para la Administración del Riesgo - MSE.01, Universidad Industrial de Santander, definiciones tomadas: Guía de Administración del Riesgo – DAFP y la Norma Técnica Colombiana NTC 5254. 17

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO   

3.4.2

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 26 de 73

Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones vigentes sobre Administración del Riesgo. Involucrar y comprometer a todos los servidores de la Universidad en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y controlar los riesgos. Fomentar entre los servidores de la Universidad la actitud preventiva encaminada a identificar, analizar su contexto y administrar los riesgos. Políticas Generales de Administración del Riesgo

La Alta Dirección y particularmente la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión se compromete a: 

     3.4.3

Liderar y apoyar la Administración de Riesgos en todos los procesos, programas, proyectos, y/o dependencias de la institución; todas las acciones conducentes a ello, estarán acordes con la legislación vigente y la normatividad interna. Pondrá especial atención en el manejo de los riesgos de corrupción que puedan afectar a la Institución. Establecer y mantener metodologías para la medición y monitoreo de los riesgos, que sean de conocimiento y difusión por parte de los líderes de proceso. Establecer, dar a conocer y mantener las estrategias de mitigación o tratamiento de los riesgos, como pilares fundamentales en la administración de los riesgos. Divulgar en toda la Institución la misión, visión, estrategias, políticas, responsabilidades y procedimientos de manera que todos los funcionarios se sientan involucrados y compartan su responsabilidad en el proceso de administración de riesgos. Vigilar el cumplimiento y entendimiento de las normas, políticas y procedimientos tendientes a minimizar el riesgo en cada una de las áreas expuestas en la Institución. Fomentar y mantener canales de comunicación que generen conciencia en toda la Institución sobre la importancia y relevancia de la efectiva administración del riesgo en la Institución. Mapa de Riesgos de Gestión

Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos de manera ordenada y sistemática, definiéndolos e identificando la descripción de cada uno de ellos y las posibles consecuencias. Cada proceso cuenta con el Mapa de Riesgos de Gestión, documento que se encuentra disponible en la intranet de la Universidad. El seguimiento es realizado por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión.

3.5

REQUISITOS DE LOS BENEFICIARIOS DE LAS CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

3.5.1

De los beneficiarios por Proceso

Los requisitos de los beneficiarios o partes interesadas, se presentan a continuación por proceso y subproceso en las Tablas 4 y 5.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 27 de 73

Tabla 4. Requisitos de los beneficiarios/partes interesadas por proceso PROCESO

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

BENEFICIARIOS Internos  Procesos Estratégicos  Procesos de Evaluación  Procesos Misionales  Procesos de Apoyo  UAA  Comunidad Universitaria Externos  Entes de control  Visitantes  Contratistas Internos  Dirección Institucional  UAA  Seguimiento Institucional  Comunidad Universitaria  Talento Humano – Gestión SST  Gestión Ambiental Externos  Ministerio de Educación Nacional  Visitantes  Contratistas  Todos los procesos  Comunidad Universitaria  Comunidad Externa  Entes Externos de Control  Talento Humano – Gestión SST  Gestión Ambiental  Visitantes  Contratistas

REQUISITOS

No aplica

 Información veraz y oportuna.  Transparencia en la gestión y cumplimiento de sus funciones.

en el

 Objetividad, Respuesta oportuna y asesorías efectivas.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA

FORMACIÓN

INVESTIGACIÓN

BENEFICIARIOS Internos  Unidades Académicas  Nodo Coordinador  Nodo de Facultad o IPRED  Nodo de Escuela o Programa  Dirección de la Universidad  Proceso de Planeación Institucional  Proceso de Seguimiento Institucional  Proceso de Formación  Proceso de Admisiones y Registro Académico  Comunidad Universitaria  Talento Humano – Gestión SST  Gestión Ambiental Externos  CNA  MEN  Visitantes  Contratistas Internos  Profesores  Estudiantes  Comunidad Universitaria  Talento Humano- Gestión SST  Gestión Ambiental  Proceso de Seguimiento Institucional  Consejo Superior  Consejo Académico  Programa Académico Externos  Visitantes  Contratistas  Sector Productivo  Sociedad Externos  Sociedad  Entidades financiadoras  Comunidad científica  Visitantes  Contratistas Internos Órganos Institucionales:  Consejo Superior  Consejo Académico  Comité Operativo de Investigación y Extensión

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 28 de 73

REQUISITOS

 Asesoría confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN).  Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso.

 Cumplimiento del plan de estudios vigente  Cumplimiento de las actividades programadas para los periodos académicos

 Disponibilidad de recursos para actividades de investigación en la Universidad.  Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de investigación.  Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigación.  Atención a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigación.  Efectividad en la gestión de los trámites financieros para la ejecución de los proyectos

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

BENEFICIARIOS

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 29 de 73

REQUISITOS

 Comité Primario de Calidad  Comité de Ética en Investigación Científica  Comité de Propiedad Intelectual  Unidades Académicas Administrativas UAA Procesos  Proceso Seguimiento Institucional  Proceso financiero  Proceso de Contratación  Proceso de Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones  Proceso Dirección Institucional  Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Otros interesados  Comunidad Universitaria  Grupos de Investigación  Centros de Investigación Científica y Tecnológica Externos  Partes interesadas  Visitantes contratistas

EXTENSIÓN

Internos Órganos Institucionales:  Consejo Superior  Consejo Académico  Comité Operativo de Investigación y Extensión  Comité Primario de Calidad  Unidades Académicas Administrativas UAA Procesos:  Proceso Seguimiento Institucional  Subproceso Consultorio Jurídico  Subproceso Instituto de Lenguas  Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

 Disponibilidad de recursos para actividades de extensión en la Universidad.  Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de extensión.  Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con extensión.  Solución a los requerimientos planteados a la Universidad en materia de extensión.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

BENEFICIARIOS

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 30 de 73

REQUISITOS

Otros interesados:  Comunidad Universitaria

EXTENSIÓN CONSULTORIO JURÍDICO

Internos  Docentes, estudiantes del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación  Comunidad Universitaria  Talento Humano  Seguimiento Institucional  Gestión Ambiental  Talento Humano - Gestión SST

 Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompañamiento.

Externos  Población de escasos recursos de la región  Ministerio de Justicia y del Derecho Externos  Partes Interesadas  Estudiantes de Extensión y padres de familia  DANE  Ministerio de Educación Nacional

EXTENSIÓN INSTITUTO DE LENGUAS

Internos  Comunidad Universitaria  Talento Humano - Gestión SST  Gestión Ambiental  Comité de Seguimiento Institucional  Estudiantes de extensión del Instituto  Docentes  Comunidad universitaria  Seguimiento Institucional

 Información oportuna y confiable  Cumplimiento de las actividades programadas para los ciclos

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

EXTENSIÓN CENTRO DE CONCILIACIÓN

BENEFICIARIOS Internos  Docentes y estudiantes del Centro de Conciliación  Comunidad Universitaria  Talento Humano  Seguimiento Institucional  Gestión Ambiental  Talento Humano – Gestión SST

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REQUISITOS

Oportunidad, Asertividad, acompañamiento..

Confiabilidad

y

Externos  Población de escasos recursos de la región  Ministerio de Justicia y del Derecho Internos  Estudiantes UIS  Unidades Académicas (Escuelas)  Todos los Procesos  Comunidad Universitaria  Talento Humano- Gestión SST  Gestión Ambiental

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

Externos  Estudiantes de once grado  Aspirantes  Admitidos  Estudiantes de otras universidades  Acudientes de los Estudiantes  Entidades Externas  Visitantes  Contratistas

 Información oportuna y confiable  Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades

Internos  Comunidad universitaria  UAA

BIENESTAR ESTUDIANTIL

Procesos  Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recurso Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos  Núcleo familiar del estudiante beneficiario de los programas y servicios ofrecidos por la DBU  Visitantes  Contratistas  Empresas

 Programas y servicios de calidad y que

cumplan con las especificaciones.

 Atención respetuosa y oportuna.  Beneficios justos y equitativos.  Atención y asesoría profesional.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

BIBLIOTECA

BENEFICIARIOS Internos  Comunidad Universitaria  Seguimiento Institucional  Talento Humano-Gestión SST  Gestión Ambiental Externos  Comunidad Externa  Visitantes  Contratistas Internos  Comunidad Universitaria (estudiantes, docentes, administrativos)  UAA  Egresados y graduandos  Jubilados

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

CONTRATACIÓN

Externos  Sociedad en general  Instituciones de Educación básica, media y superior a nivel nacional y regional  Instituciones de Investigación Nacionales e Internacionales  Entidades públicas y privadas  Medios masivos de comunicación y opinión Regionales y nacionales  Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC)  Televidentes ZOOM Canal Universitario Nacional Internos  Dirección Institucional  Unidades Académicas Administrativas UAA o Proyectos  Talento Humano / Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Gestión Ambiental Externos  Gobierno y Sociedad  Organismos de Control  Oferentes  Proveedores y/o Contratistas  Interventores

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 32 de 73

REQUISITOS

 Material bibliográfico disponible.  Disponibilidad de medios electrónicos para consulta.

 Atención a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgación, comunicación, producción y asesoría sobre la técnica, lenguaje y discurso de productos impresos, audiovisuales, radiales y multimediales.

 Disponibilidad de información oportuna.  Asesoría oportuna, clara y concisa en temas contractuales.  Atención a los requerimientos planteados a la Universidad

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

FINANCIERO

GESTIÓN CULTURAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

BENEFICIARIOS Internos  UIS  Seguimiento Institucional  UAA  Comunidad Universitaria  Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable  Subproceso Contabilidad  Talento Humano Externos  Visitantes  Contratistas  Organismos de Control Externos  Entes Externos Internos  UAA  Seguimiento institucional  Comunidad Universitaria  Talento Humano - Gestión SST  Gestión Ambiental Externos  Entidades públicas o privadas  Comunidad en general  Visitantes  Contratistas Internos  UAA  Seguimiento Institucional  Comunidad Universitaria  Talento Humano- Gestión SST  Gestión Ambiental Externos  Comunidad externa  Entidades públicas y privadas  Visitantes  Contratistas

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 33 de 73

REQUISITOS

 Información oportuna, clara y veraz.

 Información oportuna y confiable.  Escenarios Artísticos acondicionados.  Acompañamiento durante el desarrollo del evento.  Respetar los espacios asignados (fechas y horas).  Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos.  Atender las expectativas de los asistentes.

 Entrega Oportuna y Eficaz.  Revisión y aprobación de la solicitud de modificación de documentos.  Acceso a la información de una manera ágil y oportuna.

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

BENEFICIARIOS

GESTIÓN AMBIENTAL

Internos  Estudiantes  UAA  Proceso Dirección Institucional  Partes interesadas internas pertinentes  Comunidad Universitaria  Gestión Ambiental

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REQUISITOS

 Desarrollo ambientalmente sostenible.  Información oportuna y veraz.  Cumplimiento normatividad.

Externos  Partes interesadas externas pertinentes  Visitantes  Contratistas

PUBLICACIONES

JURÍDICO

El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario. Internos  Unidades Académico Administrativas  Consejo Superior  Consejo Académico  Rectoría  Vicerrectorías  Comunidad universitaria  Comité de Conciliación  Talento Humano - Gestión SST  Gestión Ambiental Externos  Personas Jurídicas  Particulares que ejercen funciones públicas  Personas Naturales  Autoridades Judiciales  Entes de Control  Autoridades Administrativas y policivas

 Atención respetuosa.  Respuesta oportuna.  Respuesta comprensible.  Respuesta coherente.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

RECURSOS FÍSICOS

BENEFICIARIOS Internos  UAA  Comunidad Universitaria  Planeación Institucional  Talento Humano  Seguimiento Institucional  Gestión Ambiental  Talento Humano - Gestión SST Externos  Establecimientos arrendados  Visitantes  Contratistas  Proveedores  Residentes de las sedes Internos  UAA  Comunidad Universitaria

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 35 de 73

REQUISITOS

  

Oportuna respuesta a la petición de servicio. Eficacia en el desarrollo del servicio. Comunicación asertiva.

Externos  Contratistas  Proveedores  Visitantes

RECURSOS TECNOLÓGICOS

RELACIONES EXTERIORES

Procesos  Procesos Estratégicos  Procesos de Evaluación  Procesos Misionales  Procesos de Apoyo  Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos  Subproceso Gestión Ambiental Internos  Unidades Académicas y Administrativas  Comunidad Universitaria  Talento Humano – Subproceso Seguridad y Salud en el Trabajo  Gestión Ambiental Externos  Instituciones Conveniantes  Visitantes  Contratistas

 Funcionalidad, confiabilidad, relación costo beneficio.

oportunidad,

 Disponibilidad de información oportuna, actualizada.

veraz,

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

TALENTO HUMANO

BENEFICIARIOS Internos  Comunidad Universitaria: Unidades Académico Administrativas (UAA), Docentes, Estudiantes.  Procesos Institucionales Externos  Usuarios finales de los sistemas desarrollados o los servicios prestados: Egresados, futuros miembros de la comunidad universitaria, proveedores de bienes y servicios, visitantes, egresados, etc. Internos  Rectoría  Comunidad Universitaria  Todos los procesos  UAA  Estudiantes de pregrado  Becados de posgrado Externos  Jubilados y retirados  CAPRUIS  FAVUIS  COOPRUIS  ARPRUIS  Visitantes  Contratistas  EPS  IPS  Cooperativas  DIAN  Fondo Nacional de Ahorro  Bancos  AFP  ARP  Juzgados  Fiduciaria  Registraduría

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REQUISITOS

 Disponibilidad y continuidad.  Cumplimiento de requerimientos.  Oportunidad.  Asertividad de la comunicación.  Seguridad y confiabilidad.

 Veracidad (información).  Oportunidad (información).  Eficacia.  Ambiente seguro.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

3.5.2

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 37 de 73

Requisitos de los beneficiarios por Subproceso Tabla 5. Requisitos de los beneficiarios/partes interesadas por subproceso

PROCESO

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

SUBPROCESO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

BENEFICIARIOS Internos  Consejo Superior  Consejo Académico  Dirección Institucional  UAA  Seguimiento Institucional  Comunidad Universitaria Externos  Ministerio de Educación Nacional

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN ANUAL

Internos  Consejo Superior  Consejo Académico  Dirección Institucional  UAA  Seguimiento Institucional  Comunidad Universitaria Externos  Sociedad  Entidades financiadoras  Comunidad científica  Visitantes  Contratistas

INVESTIGACIÓN

GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Internos Órganos Institucionales:  Consejo Superior  Consejo Académico  Comité Operativo de Investigación y Extensión  Comité Primario de Calidad  Unidades Académicas Administrativas UAA Procesos  Proceso Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano – Gestión SST y Gestión Ambiental

REQUISITOS

 Información veraz y oportuna.  Transparencia en la gestión y en el cumplimiento de sus funciones.

 Información veraz y oportuna.  Transparencia en la gestión y en el cumplimiento de sus funciones.

 Disponibilidad de recursos para actividades de Investigación en la Universidad.  Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigación.  Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigación.  Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigación.  Efectividad en la gestión de los trámites financieros para la ejecución de los proyectos.

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SUBPROCESO

BENEFICIARIOS

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 38 de 73

REQUISITOS

 Proceso financiero  Proceso de Contratación Otros interesados  Comunidad Universitaria  Comunidad académico administrativa  Grupos de Investigación Externos  Sociedad  Entidades financiadoras  Comunidad científica  Visitantes  Contratistas

INVESTIGACIÓN

GESTIÓN Y PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

Internos Órganos Institucionales:  Consejo Superior  Consejo Académico  Comité Operativo de Investigación y Extensión  Comité Primario de Calidad  Comité de Propiedad Intelectual  Unidades Académicas Administrativas UAA Procesos  Proceso Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano – Gestión SST y Gestión Ambiental  Proceso financiero  Proceso de Contratación Otros interesados  Comunidad Universitaria  Comunidad académico administrativa  Grupos de Investigación

 Disponibilidad de recursos para actividades de Investigación en la Universidad.  Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigación.  Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigación.  Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigación.  Efectividad en la gestión de los trámites financieros para la ejecución de los proyectos.

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EXTENSIÓN CONSULTORIO JURÍDICO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 39 de 73

SUBPROCESO

BENEFICIARIOS

REQUISITOS

CENTRO DE CONCILIACIÓN

Internos  Docentes, estudiantes del Centro de Conciliación.  Comunidad Universitaria  Talento Humano  Seguimiento Institucional  Gestión Ambiental  Talento Humano - Gestión SST

 Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompañamiento.

Externos  Población de escasos recursos de la región  Ministerio de Justicia y del Derecho Externos  Partes Interesadas  Estudiantes de Extensión y padres de familia.  DANE  Ministerio de Educación Nacional

EXTENSIÓN INSTITUTO DE LENGUAS

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

ADMISIONES

Internos  Comunidad Universitaria  Talento Humano  Gestión SST  Gestión Ambiental  Comité de Seguimiento Institucional  Estudiantes de extensión del Instituto  Docentes  Comunidad universitaria  Seguimiento Institucional Internos  Estudiantes UIS  Unidades Académicas (Escuelas)  Unidades Administrativas  Subproceso Registro Académico  Todos los Procesos Externos  Estudiantes de once grado  Aspirantes  Admitidos  Estudiantes de otras universidades

 Información oportuna y confiable.  Cumplimiento de las actividades programadas para los ciclos.

 Información oportuna y confiable.

Código: MDI.01

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SUBPROCESO

Versión: 12 Página 40 de 73

BENEFICIARIOS

REQUISITOS

Internos  Estudiantes UIS  Unidades Académicas (Escuelas)  Todos los Procesos

REGISTRO ACADÉMICO

BIBLIOTECA

ATENCIÓN A USUARIOS

PROCESAMIENTO TÉCNICO

BIENESTAR ESTUDIANTIL

ATENCIÓN EN SALUD

Externos  Acudientes de los Estudiantes menores de edad o personas debidamente autorizadas por los estudiantes  Entidades Externas o empresas que soliciten con el respectivo trámite la información académica de los estudiantes activos, retirados y graduados.

Externos  Comunidad Universitaria

Internos  Proceso usuarios

Atención

a

Internos  Estudiantes de pregrado y postgrado que cancelan derechos de salud en su matrícula  Comunidad Estudiantil  Unidades Académicas  Planeación  Vicerrectoría Administrativa  Rectoría  Contratación  Seguimiento Institucional Externos  Ministerio de Educación

 Información Oportuna y Confiable.  Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades.

 Disponibilidad de material para consultar.  Recibir una atención adecuada a sus requerimientos y necesidades.  Disponibilidad de medios de consulta de material bibliográfico (físico y digital).  Material bibliográfico acorde con requerimientos.  Atención amable y cordial.  Tiempo de espera mínimo en la atención.  Información veraz.  Atención oportuna.  Conformidad del servicio de salud.  Atención oportuna e inmediata en el servicio de triage.  Remisiones pertinentes.  Atención profesionalizada.  Existencia de medicamentos requeridos para el tratamiento contemplados en el vademécum de la Sección.

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SUBPROCESO

ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA

BENEFICIARIOS

Internos  Comunidad Estudiantil  Planeación Institucional  Vicerrectoría Administrativa  Rectoría  Seguimiento Institucional  Unidades Académicas  Contratación Externos  Ministerio de Educación

PROGRAMAS EDUCATIVOPREVENTIVOS

PRODUCCIÓN DE MEDIOS COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

DIFUSIÓN INTERNA Y EXTERNA

Internos  Comunidad Estudiantil  Consejos de Escuela  Consejos de Facultad  Consejo Académico  Contratación  Seguimiento Institucional  Planeación  Vicerrectoría Administrativa  Rectoría  Unidades Académicas Externos  Ministerio de Educación  Comunidad Universitaria  Todos los procesos  UAA  Comunidad Externa  Entidades públicas y privadas  Portales Universitarios  Medios de comunicación externos  Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC)  Otras Universidades  Comunidad Universitaria  UAA  Comunidad externa  Entidades públicas y privadas  Portales universitarios  Medios de comunicación externos

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 41 de 73

REQUISITOS  Alimentación exquisita, nutritiva, saludable e higiénica.  Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad.  Atención amable y cordial.  Alta variación del menú del día.  Presentación y porciones de alimentos adecuadas.  Organización y limpieza tanto del salón como de los implementos en que se sirve la comida.  Tiempo de espera mínimo.

 Atención amable y cordial.  Tiempo de espera mínimo para ser atendido.  Información veraz.  Atención oportuna.  Atención profesional.

 Lograr productos comunicativos de calidad que apoyen y complementen las actividades de docencia, investigación y extensión.  Obtener asesoría clara y oportuna para la realización de programas audiovisuales y radiales creativos e innovadores.  Información veraz, clara y oportuna de los acontecimientos más importantes que tienen lugar en la Universidad Industrial de Santander y en la Sociedad.

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SUBPROCESO

PRESUPUESTO

FINANCIERO

TESORERÍA

INVENTARIOS

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 42 de 73

BENEFICIARIOS

REQUISITOS

 Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC) y redes comunitarias y redes digitales privadas y públicas de sistemas de comunicación  Otras universidades e instituciones de Educación Superior  Televidentes de ZOOM Canal Universitario Nacional Internos  Consejo Superior  Rectoría  UAA  Subproceso Tesorería  Subproceso Contabilidad

 Red de radio universitaria, redes comunitarias y redes digitales privadas y públicas de sistemas de comunicación.

Externos  Entes Externos Internos  UAA  Ordenador del Gasto  Comunidad Universitaria  Jefe División Financiera  Subproceso Contabilidad  Subproceso Presupuesto  Subproceso de Recaudos  Subproceso de Inventarios Externos  Proveedores  Entidades Financieras  Entes de Control Externo Internos  UAA  Jefe de UAA  Responsable del bien  Subproceso Contabilidad  Subproceso Tesorería  Comprador Externos  Comprador

 Información clara y veraz.

oportuna,

 Puntualidad en los pagos.  Disponibilidad de la información.

 Marcación de todos los bienes mayores.  Respuesta a las novedades generadas.  Descargue en el SIF de los elementos dados de baja.  Entrega de la cuenta mensual de bienes mayores, menores e intangibles.

Código: MDI.01

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SUBPROCESO

Versión: 12 Página 43 de 73

BENEFICIARIOS

REQUISITOS

Internos  Consejo Superior  Rectoría  UAA

CONTABILIDAD

RECAUDOS

Externos  Entes de Control  DIAN  Banco de la República  DANE  SNIES (Sistema  Nacional de Información de Educación Superior) Internos  Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable  UAA  Estudiantes  Subproceso Contabilidad  Subproceso Tesorería

 Información clara y veraz.

oportuna,

 Información herramientas para gestión de cartera.

y la

Externos  Ministerio de Educación Nacional  Organismos de Control Externo

ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE EVENTOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS

Internos  UAA  Seguimiento institucional Externos  Entidades públicas privadas  Comunidad en general

o

GESTIÓN CULTURAL

PROMOCIÓN Y FORTALECIMIENT O DE GRUPOS ARTÍSTICOS Y CULTURALES

Internos  UAA  Integrantes de los Grupos Artísticos UIS (Macondo, Danzas, Tuna, Coral, Teatro) Externos  Entidades públicas privadas  Comunidad en general

o

 Información oportuna y confiable.  Escenarios Artísticos acondicionados.  Respetar los espacios asignados (fechas y horas).  Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos.  Atender las expectativas de los asistentes.

 Información oportuna y confiable.  Escenarios Artísticos acondicionados.  Acompañamiento durante el desarrollo del evento.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBPROCESO GESTIÓN DE PRODUCCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS GESTIÓN DE CORRESPONDENCI A

GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

BENEFICIARIOS Internos  UAA

RECURSOS FÍSICOS

SEGURIDAD Y VIGILANCIA

Internos  UAA Externos  Comunidad externa Internos  UAA  Comunidad Universitaria Externos  Comunidad Externa  Organizaciones Externas

DISEÑO, SUPERVISIÓN Y MONTAJE DE OBRAS

Externos  Establecimientos arrendados  Visitantes  Residentes de las sedes Internos  Sección de seguridad Externos  Visitantes  Contratistas  Residentes de las sedes  Personas naturales y jurídicas vinculadas por razones varias a la Universidad Industrial de Santander Internos  UAA  Proceso de Institucional

Versión: 12 Página 44 de 73

REQUISITOS  Oportunidad actualización documentos.

Internos  UAA  Comunidad Universitaria

MANTENIMIENTO FÍSICO

Código: MDI.01

Planeación

Externos  Visitantes  Contratistas Residentes de las sedes

en de

la los

 Entrega oportuna y eficaz.

 Acceso a la información de una manera ágil.  Para los clientes externos a la Universidad depende del tipo de servicio que se haya pactado.  Asesoría confiable y oportuna.  Oportuna respuesta a la petición de servicio.  Eficacia en el desarrollo del servicio.  Comunicación asertiva.  Post servicio (garantía).

 Oportuna respuesta a la petición de servicio.  Eficacia en el desarrollo del servicio.  Atención respetuosa.

 Oportuna respuesta a la petición de servicio.  Eficacia en el desarrollo del servicio.  Comunicación asertiva.  Post servicio (garantía).

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SUBPROCESO

GESTIÓN AMBIENTAL

BENEFICIARIOS Internos  Estudiantes  UAA  Proceso Dirección Institucional  Partes interesadas internas pertinentes  Comunidad Universitaria  Gestión Ambiental Externos  Partes interesadas externas pertinentes  Visitantes  Contratistas

RECURSOS TECNOLÓGICOS

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Internos  UAA

VERIFICACIÓN METROLÓGICA

Internos:  UAA Internos  Procesos Institucionales  Comunidad Universitaria: Unidades Académico Administrativas (UAA), Docentes, Estudiantes

DESARROLLO DE SOFTWARE

SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

SERVICIOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Externos  Usuarios finales de los sistemas desarrollados: Egresados, futuros miembros de la comunidad universitaria, proveedores, visitantes, etc. Internos  Comunidad Universitaria: Unidades Académico Administrativas (UAA), Docentes, Estudiantes  Personal DSI Externos  Proveedores de bienes y servicios  Egresados  Visitantes

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 45 de 73

REQUISITOS

 Desarrollo ambientalmente sostenible.  Información oportuna y veraz.  Cumplimiento normatividad.

 Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economía.  Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economía.

 Oportunidad.  Cumplimiento requerimientos.  Facilidad en el uso.  Seguridad.  Confiabilidad.

de

 Disponibilidad y continuidad.  Oportunidad.  Eficiencia, eficacia y efectividad.  Asertividad de la comunicación.  Seguridad y Confiabilidad.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

SUBPROCESO

DESARROLLO HUMANO ORGANIZACIONA L

FORMACIÓN DEL PERSONAL TALENTO HUMANO

ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO

TALENTO HUMANO

ASUNTOS PERSONAL DOCENTE

BENEFICIARIOS Internos  Profesores  Personal administrativo profesional  Personal administrativo no profesional Externos  Comunidad  CAPRUIS  FAVUIS Internos  Personal UIS  Archivo hojas de vida División de Recursos Humanos  Unidades Académicas y Administrativas  Entidades públicas y privadas Internos  Personal Administrativo  Unidades Académicas Administrativas  Comité de Evaluación Administrativo  Comité de Relaciones Laborales Externos  Familiares Personal Administrativo  Familiares o beneficiarios de auxilios funerarios del personal pensionado Internos  Rectoría  Vicerrectoría Administrativa  Planeación  Decanos  Directores de Escuela  UAA  Profesores  Subproceso Administración de la Compensación Salarial  Sistema de Información Recursos Humanos.  Archivo Historias Laborales División Recursos Humanos

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 46 de 73

REQUISITOS

 Oportunidad en la atención.  Claridad y veracidad de la información.  Oportunidad en el servicio.

 Oportunidad.  Formadores competentes.  Efectividad del programa de Capacitación.

 Información oportuna y veraz.  Cumplimiento normatividad.  Transparencia.

 Información veraz y oportuna.  Amplia divulgación de las convocatorias.  Honestidad y transparencia.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

SUBPROCESO ASUNTOS PERSONAL DOCENTE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO TALENTO HUMANO

ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN SALARIAL

BENEFICIARIOS Externos  Contraloría Nacional  Contraloría Departamental  Ministerio de Hacienda  Ministerio de Educación Nacional (Grupo de seguimiento Decreto 1279/2002) Internos  Brigada de emergencias  CADE  COPASST  Estudiantes  Funcionarios  Proceso Dirección institucional  Proceso Talento Humano  Subproceso Formación de Personal  Subproceso SST  Unidades Académico Administrativas UAA Externos  Visitantes  Contratistas  Entidades privadas y/o públicas Internos  Empleados Públicos  Trabajadores Oficiales  Profesores de Cátedra  Estudiantes  Subprocesos: Asuntos Personal Administrativo, Asuntos Personal Docente, Desarrollo Humano Organizacional, Asuntos Pensionales, SST y Formación de Personal.  Sindicato UIS Externos  ARPRUIS  CAPRUIS  FAVUIS  COOPRUIS  Jubilados  Gobierno Nacional  Bancos  Fundación Colegio UIS  EPS

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 47 de 73

REQUISITOS

 Ambiente seguro.  Información oportuna y veraz.  Cumplimiento normatividad.

 Confidencialidad.  Información oportuna y veraz  Cumplimiento normatividad.  Transparencia.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO

SUBPROCESO

ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN SALARIAL

TALENTO HUMANO

RELACIONES EXTERIORES

ASUNTOS PENSIONALES

PROGRAMA DE EGRESADOS

BENEFICIARIOS

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 48 de 73

REQUISITOS

 ARP  AFP  DIAN  Asociaciones  Cooperativas  Registraduría  Juzgados  Fondo Nacional de Ahorro  FIDUCAFE  Contraloría  Tribunales administrativo Internos  Personal activo  Proceso Financiero Externos  Jubilados  Retirados  Familiares y personas conexas de jubilados y retirados  AFP  Fiduciaria  Ministerio de Hacienda y Crédito Público Internos  Comunidad Universitaria  Unidades Académicas y Administrativas de la UIS Externos  Egresados UIS  Comunidades y Asociaciones de Egresados  Entidades públicas y privadas  Universidades e instituciones de Educación Superior nacionales e internacionales

 Información oportuna, precisa y veraz.  Objetividad.

 Disponibilidad de información veraz, oportuna, actualizada  Acompañamiento y consejería.  Asesoría confiable

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.5.3

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 49 de 73

Requisitos Legales y Reglamentarios.

Los requisitos legales para los procesos de la UIS frente al Sistema de Gestión de Calidad se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos, publicados en la intranet de la Universidad. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se relacionan en la Matriz de Requisitos Legales FTH.108. Los requisitos legales del Sistema de Gestión Ambiental de la Institución se presentan en la Matriz de Requisitos Legales Ambientales FGA.01. 3.5.4

Requisitos De la organización.

Los requisitos de la organización para los procesos de la UIS, se encuentran establecidos a nivel macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI. 3.5.5

Requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009.

Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander, se encuentran establecidos en la Matriz de Interacción de Requisitos. (Ver anexo 2) La matriz de interrelación de requisitos de la Norma NTC 5906:2012 se define en el Manual de Calidad del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación-MEX-CJ.01.

3.6 3.6.1

DOCUMENTACIÓN Proceso Transversal

La Universidad ha definido los siguientes procesos transversales, donde se pueden definir lineamientos que pueden afectar las políticas académicas, administrativas y financieras de la Universidad, por tal razón, previo a la aprobación de los documentos se requiere la revisión de Planeación, siempre y cuando los cambios que se realicen sean de impacto. Los procesos transversales son:  Financiero  Formación  Talento Humano  Contratación  Admisiones y Registro Académico  Calidad Académica

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.6.2

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 50 de 73

Estructura de la Documentación.

La Universidad cuenta con la Guía de Actualización de Documentos GGD.01, donde se muestra la estructura documental y se describen los lineamientos para el manejo de la documentación de los Sistemas de Gestión. Los tipos de documentos establecidos para la Institución son los siguientes: • • • • • • • • • •

Reglamento Manual Caracterización Procedimiento Guía Instructivo Protocolo Programa Formato Ficha Técnica

3.6.3

Procedimientos Obligatorios.

De acuerdo con lo establecido en la normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, se relacionan los procedimientos obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementación. (Ver Tabla 6). Tabla 6. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGI

PGD.01 PGD.02 PGD.07 PGD.09 PSE.01 PSE.02 PSE.03 3.6.4

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Procedimiento control de documentos internos Procedimiento control de registros Procedimiento control de documentos internos especiales Procedimiento control de documentos externos Procedimiento de auditorías internas Procedimiento acciones preventivas/correctivas Procedimiento control de producto o servicio no conforme

Control de Documentos y Registros

La Universidad cuenta con los procedimientos: control de documentos internos y externos, control de registros, control de documentos internos especiales, según codificación mencionada anteriormente, los cuales hacen parte del proceso de Gestión Documental, donde se definen los elementos y lineamientos a tener en cuenta en el manejo documental y el control de registros de la Institución. Estos documentos se encuentran disponibles en la intranet de la Universidad.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.6.5

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 51 de 73

Caracterizaciones.

De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institución, se relacionan a continuación las caracterizaciones respectivas. Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentación de cada proceso. Tabla 7. Relación de caracterizaciones de procesos PROCESOS ESTRATÉGICOS CDI.01 CPL.01 CPL.02 CPL.03

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL Caracterización de Proceso Dirección Institucional PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Caracterización del Proceso Planeación Institucional Caracterización del Subproceso Planeación Estratégica Caracterización del Subproceso Programación Anual PROCESOS DE EVALUACIÓN

CSE.01 CCA.01 CCA.02 CCA.03 CCA.04

SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Caracterización de Proceso Seguimiento Institucional GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA Caracterización de Proceso Gestión de la Calidad Académica Caracterización de Subproceso Renovación de la Acreditación Institucional Caracterización de Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas Caracterización Subproceso de Programas Académicos PROCESOS MISIONALES

FORMACIÓN CFO.01 Caracterización de Proceso de Formación INVESTIGACIÓN CIN.01 Caracterización del Proceso de Investigación CIN.02 Caracterización del Subproceso de Gestión y Promoción de la Investigación CIN.03 Caracterización del Subproceso de Gestión y Protección de la Propiedad Intelectual EXTENSIÓN CEX.01 Caracterización del Proceso de Extensión CEX-CJ.01 Caracterización del Proceso Consultorio Jurídico CEX-CJ.02 Caracterización del Subproceso Centro de Conciliación CEX-IL.01 Caracterización del Proceso Extensión – Instituto de Lenguas PROCESOS DE APOYO CAR.01

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO Caracterización de Proceso Admisiones y Registro Académico

CAR.02

Caracterización de Subproceso Admisiones

CAR.03

Caracterización de Subproceso Registro Académico

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 52 de 73

PROCESOS DE APOYO

CFI.01

BIBLIOTECA Caracterización de Proceso Biblioteca Caracterización de Subproceso Atención a Usuarios Caracterización de Subproceso Procesamiento Técnico BIENESTAR ESTUDIANTIL Caracterización de Proceso Bienestar Estudiantil Caracterización de Subproceso Atención en Salud Caracterización del Subproceso Programas Educativo-Preventivos Caracterización del Subproceso Atención Socioeconómica COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Caracterización de Proceso Comunicación Institucional Caracterización de Subproceso Producción de Medios Caracterización de Subproceso Difusión Interna y Externa CONTRATACIÓN Caracterización de Proceso Contratación FINANCIERO Caracterización de Proceso Financiero

CFI.02

Caracterización de Subproceso Presupuesto

CFI.03

Caracterización de Subproceso Tesorería

CFI.04

Caracterización de Subproceso Inventarios

CFI.05

Caracterización de Subproceso Contabilidad

CFI.06

CRF.01

Caracterización de Subproceso Recaudos GESTIÓN CULTURAL Caracterización del Proceso Cultural Caracterización del Subproceso Organización y Coordinación de Eventos Culturales y Artísticos Caracterización de Subproceso Promoción y Fortalecimiento de Grupos Artísticos y Culturales GESTIÓN DOCUMENTAL Caracterización de Proceso Gestión Documental Caracterización de Subproceso Gestión de Producción y Control de Documentos Caracterización de Subproceso Gestión de Correspondencia Caracterización de Subproceso Gestión Archivística JURÍDICO Caracterización del Proceso Jurídico RECURSOS FÍSICOS Caracterización de Proceso Recursos Físicos

CRF.02

Caracterización de Subproceso Mantenimiento Físico

CRF.03 CRF.04 CRF.05

Caracterización de Subproceso Seguridad y Vigilancia Caracterización del Subproceso Diseño, Supervisión y Montaje de Obras Caracterización del Subproceso Gestión Ambiental

CBI.01 CBI.02 CBI.03 CBE.01 CBE.02 CBE.03 CBE.04 CCI.01 CCI.02 CCI.03 CCO.01

CCU.01 CCU.03 CCU.04

CGD.01 CGD.02 CGD.03 CGD.04 CJU.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 53 de 73

PROCESOS DE APOYO CRT.01 CRT.02 CRT.03 CSI.01 CSI.02 CSI.03 CSI.04 CSI.05

CTH.01 CTH.02 CTH.03 CTH.04 CTH.05 CTH.06 CTH.07 CTH.08 CRE.01 CRE.02

RECURSOS TECNOLÓGICOS Caracterización del Proceso Recursos Tecnológicos Caracterización de Subproceso Mantenimiento de Equipos Caracterización de Subproceso Verificación Metrológica SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Caracterización del Proceso Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones Caracterización de Subproceso Administración de Servidores y Base de Datos Institucionales Caracterización de Subproceso Construcción y Mantenimiento de la Red de Datos Institucional Caracterización de Subproceso Desarrollo de Software Caracterización de Subproceso Asesoría y Soporte en Servicios y Recursos Informáticos TALENTO HUMANO Caracterización de Proceso Talento Humano Caracterización de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Docente Caracterización de Subproceso Formación de Personal Caracterización de Subproceso Seguridad y Salud en el Trabajo Caracterización de Subproceso Administración de la Compensación Salarial Caracterización de Subproceso Asuntos Pensionales Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Administrativo RELACIONES EXTERIORES Caracterización del Proceso Relaciones Exteriores Caracterización del Subproceso Programa de Egresados

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

3.7

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 54 de 73

COMUNICACIÓN CON EL BENEFICIARIO

Existen varios mecanismos de comunicación con los beneficiarios, a continuación, se relacionan algunos de ellos:  Boletín de Actualización de Documentos: La Institución dispone de un boletín que permite informar a la Comunidad Universitaria los documentos modificados del Sistema de Gestión de Calidad.

 Módulo PQRSDR: Módulo de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y reconocimientos, medio que le permite a la comunidad universitaria y la ciudadanía en general, expresar su opinión acerca del cumplimiento de los objetivos institucionales en virtud de los principios de eficiencia, transparencia y de los derechos de participación e información.

 Link de Transparencia a la información pública

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 55 de 73

 Diario Normativo Institucional: La Secretaría General de la UIS genera el Diario Normativo que contiene los actos administrativos del día y es enviado a la comunidad universitaria.

 Módulo Veeduría ciudadana: Es un módulo donde la comunidad puede acudir, con el fin de obtener información y asesoría sobre la forma como realiza el proceso de Contratación Administrativa ejecutada por la Universidad Industrial de Santander, publicado en la página principal de la Universidad.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

 Rendición de Cuentas

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 56 de 73

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Versión: 12 Página 57 de 73

 Módulo de Admisiones: Inscripciones para estudiantes de pregrado, posgrado y distancia  Posgrad os

 Distancia

 Pregrado

 Módulo de Inscripción y Actualización de Proveedores en Línea

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 58 de 73

 Boletín Informativo Sistema de Gestión: Periódicamente se diseña y publica el boletín informativo del Sistema de Gestión de Calidad.

 Sistemas de Información: Los diferentes sistemas de información que soportan el desarrollo de las actividades académicas, administrativas y financieras de la Universidad.

 Buzón de sugerencias en algunos procesos de la Universidad  Preguntas frecuentes en la página de la Universidad.  Encuestas de satisfacción aplicadas por los procesos

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO  Página web Institucional

 Emisora UIS, Redes Sociales, UIS TV, periódico e Informativo UIS  Línea gratuita de atención al ciudadano 01 8000 111 641  Correo electrónico Institucional  Sistema de Gestión de Egresados

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MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO 3.8

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 60 de 73

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

La Institución planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: Demostrar la conformidad con los requisitos del producto, asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de calidad, mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad. 18 El seguimiento y medición del sistema de gestión de calidad en la Universidad se realiza mediante: 3.8.1

Satisfacción del Cliente: La percepción de la satisfacción del beneficiario es evaluada por cada uno los procesos de la Institución a través de encuestas de satisfacción aplicadas, los resultados son revisados y tabulados para su reporte en el informe de desempeño FSE.10.

3.8.2

Auditoría Interna: Se cuenta con el “Procedimiento de Auditorías Internas, PSE.01”, que hace parte del proceso de Seguimiento Institucional, donde se orienta el ejercicio de auditoria bajo las normas NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008 y NTC 5906:2012. La auditoría interna es realizada por el equipo de auditores de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. El plan de auditorías de calidad es aprobado mediante acto administrativo. El proceso auditado recibe un informe y documenta las acciones pertinentes con el acompañamiento y revisión de Calidad.

3.8.3

Seguimiento y medición del proceso: Se efectúa la medición del desempeño de los procesos mediante indicadores que se reportan de manera trimestral a la Coordinación de Calidad. El reporte es realizado en los formatos: Hoja de Vida de Indicadores - FSE14, Formato Informe de Desempeño de los Procesos - FSE10.

3.8.4

Control de Producto no conforme: Los procesos identifican y brindan tratamiento al producto o servicio no conforme, de acuerdo con lo definido en el procedimiento Control de Producto o Servicio No Conforme, PSE.03 y hacen uso del Formato Producto o Servicio No Conforme FSE09

3.8.5

Mejora continua: La Universidad mejora la eficacia del SGC, mediante el uso de la política de calidad, objetivos de calidad, resultados de auditorías, gestión del riesgo, acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 19

3.8.6

Acción Correctiva y Preventiva: Se tiene definido el procedimiento de Acciones Preventivas/Correctivas PSE.02, para la identificación, análisis, eliminación de causas de los problemas potenciales/reales con origen en los procesos de la UIS, con el fin de tomar las acciones apropiadas para prevenir su ocurrencia. Las acciones se documentan en el Formato Acciones Preventivas/Correctivas, FSE07.

18 19

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Código: MDI.01 Versión: 12 Página 61 de 73

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01

FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 04 de 2007

02

Mayo 02 de 2008

03

Octubre 31 de 2008

04

Abril 17 de 2009

05

Abril 21 de 2010

06

07

Junio 08 de 2010

Octubre 20 de 2011

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento Modificación del alcance, Inclusión de la relación de procedimientos obligatorios y modificación del Anexo 1  Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC GP1000:2004: Modificación de Alcance, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos, inclusión de los procesos misionales (numerales 4.2.5, 4.2.7 y 4.2.8) y anexo 1- Matriz de Interrelación de Requisitos.  Inclusión del numeral 4.2.9: Relación de productos de los procesos misionales  Inclusión de la NTC ISO 9001:2008 como norma de referencia y actualización del Anexo 1 – Matriz de Interacción de Requisitos.  Actualización de la Estructura Organizacional de la UIS y del Mapa de Procesos  Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones de los procesos Recursos Físicos y Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones  Modificación de la tabla No 4: Cambio del producto de formación  Modificación de la tabla No 5: Inclusión del procedimiento obligatorio Control de Documentos Externos y cambio del nombre del procedimiento obligatorio Control de Documentos Internos  Cambio del mapa de procesos  Modificación de la tabla No 1: Requisitos de los beneficiarios por proceso  Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones por inclusión del proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico.  Actualización de la Norma NTC GP 1000:2009  Cambio nombre del documento: Manual de Calidad por Manual de Gestión Integrado  Inclusión de lineamientos según las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007  Inclusión del proceso Gestión Ambiental.  Inclusión Políticas, Objetivos y Programas en SYSO y Ambiental  Inclusión de algunos controles operacionales identificados para SYSO y Ambiental.  Modificación de la figura 2. Organigrama del Sistema de Gestión de Calidad.  Inclusión de las funciones del Comité de Gestión Integrado, Comité Técnico para la Gestión SYSO, Comité Técnico Ambiental y Sanitario.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO VERSIÓN 07

FECHA DE APROBACIÓN Octubre 20 de 2011

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DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS  Inclusión en la tabla 3 de la caracterización del proceso Gestión Ambiental.  Inclusión de los peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales más significativos.  Inclusión de la Matriz de requisitos para NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007.  Inclusión de las responsabilidades y autoridades calidad.  Modificación Anexo Matriz de Interrelación de requisitos para NTC ISO 9001:2008.  Inclusión de la conformación de los comités.  Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades Calidad.  Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades Calidad e inclusión del cargo de Jefes de Sección/ Supervisores.  Modificación de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso.  Inclusión del alcance de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto de Lenguas. Se relaciona el Manual de Calidad MEX-IL.0  Inclusión del Instituto de lenguas como parte del proceso de Extensión dentro del Mapa de Procesos de la universidad.  Inclusión de la Ficha Técnica dentro de la Estructura de la Documentación (numeral 3.2.4).  Modificación de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso.  Modificación de la Tabla 4. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGI.  Modificación de los controles operacionales del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo  Inclusión de la Norma NTC5906:2012, actualización del organigrama del Sistema de Gestión de Calidad.  Modificación del organigrama del Sistema de Gestión de Calidad.  Inclusión del ítem 3.2.7 Proceso Transversal  Actualización de algunos procesos de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso, de acuerdo a los cambios realizados en las caracterizaciones. Inclusión de los beneficiarios del CJU e IL.  Inclusión de la Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por subproceso.  Actualización de la Tabla 3. Actualización de caracterizaciones de procesos.  Actualización de los controles operacionales de Seguridad y Salud en el Trabajo.  En el ítem 3.2.8.4 se incluye la ubicación de la matriz de interrelación de requisitos.  Fortalecimiento del Alcance del Manual de Gestión Integrado.  Fortalecimiento de términos y abreviaturas.  Actualización del Organigrama de la Universidad.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO VERSIÓN

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FECHA DE APROBACIÓN

Julio 21 de 2017

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DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS  Actualización de la Reseña Histórica de la Universidad.  Inclusión de los Capítulos: Contexto Institucional (Interno y Externo), Grupos de Interés, Gestión del Riesgo, Documentación, Comunicación con el Beneficiario, Medición, Análisis y Mejora.  Actualización del Mapa de Procesos.  Actualización de los requisitos del beneficiario e inclusión de los requisitos del subproceso de Egresados.  Actualización de la Política y Objetivos del SST  Modificación del nombre de Salud Ocupacional por Seguridad y Salud en el Trabajo.  Para brindar mayor practicidad, facilidad en los trámites de aprobación y oportunidad en la actualización de los cambios internos y externos, según la normativa aplicable a los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental, se excluye la información del presente manual y se detalla en los documentos de los Procesos de Recursos Físicos y Talento Humano. Estas unidades lideran estos temas en la Institución, de ésta forma, se garantiza que las actualizaciones se realicen de manera oportuna y en el momento que las Coordinaciones así lo consideren.  Actualización del organigrama SGI.  Actualización de los anexos.  Actualización de la Matriz de Interrelación de requisitos de las normas ISO 9001:2009/NTC GP1000:2009

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

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ANEXO 1 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CARGO: RECTOR RESPONSABILIDADES  Asegurar una gestión efectiva del Sistema de Gestión Integrado, adoptado por la Universidad y demás requisitos legales asociados aplicables.  Asegurar el cumplimiento de las políticas de los sistemas de gestión en todos los niveles de la Institución.  Asegurar la conveniencia, adecuación y efectividad de los Sistemas de Gestión.  Asegurar la disponibilidad de recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar los Sistemas de Gestión implementados en la Universidad.  Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación, las funciones, responsabilidades, y autoridades de los Sistemas de Gestión implementados.  Designar a un miembro de la Alta Dirección con responsabilidad específica en los Sistemas de Gestión.  Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución frente a los Sistemas de Gestión.  Garantizar la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad. RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ A QUIÉN Desempeño del Sistema de Gestión Comunidad Universitaria, Entes (Objetivos, Indicadores, acciones) Externos y Sociedad en General Implementación efectiva del SGI dando cumplimiento a los requisitos legales vigentes y Autoridades competentes otros que adopte voluntariamente la institución. Autoridades competentes, Comunidad Las políticas de los sistemas de gestión Universitaria Comunidad Universitaria, Entes Informes de desempeño del SGI Externos y Sociedad en General Dar a conocer la designación del representante de Líderes de Procesos, Comunidad la Alta Dirección Universitaria Evidenciar el cumplimiento de los requisitos Autoridades competentes y Entes legales y otros que adopte la institución Externos AUTORIDAD     

Tomar decisiones sobre la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión. Aprobar los cambios en las políticas y demás que afecten la conformidad de los sistemas de gestión. Tomar decisiones sobre los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora continua de los sistemas de gestión. Aprobar y asignar el presupuesto. Delegar responsabilidades en el Representante de la Alta Dirección.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO  

Delegar la identificación y evaluación del cumplimiento de requisitos a los profesionales encargados de los Sistemas de Gestión. Delegar responsabilidades de funcionamiento y seguimiento del SGI.

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (Representante de la Dirección) RESPONSABILIDADES         

Administrar y asegurar la utilización de los recursos asignados al SGI Verificar el cumplimiento de las políticas del SGI. Verificar la conveniencia, adecuación y efectividad del SGI. Garantizar la comunicación al Rector acerca de todos los cambios generados en el SGI. Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución. Asegurar que el SGI se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009. Desarrollar estrategias comunicativas con todas las áreas de la organización para la implementación, mantenimiento y mejora del SGI. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGI en los diferentes componentes que lo conforman y cualquier necesidad de mejora. Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Nivel de cumplimiento de las políticas Informes de desempeño del SGI Cambios, planes, programas, proyectos y recursos Seguimiento al cumplimiento de requisitos Implementación efectiva del SGI Cumplimiento de las estrategias de comunicación Informes de la Revisión por la Dirección.

AUTORIDAD

A QUIÉN Rector Rector Rector Rector Autoridades competentes Rector Rector Rector

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MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO         

Realizar la asignación de recursos requeridos para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integrado. Programar y participar de la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad. Solicitar informes en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión. Direccionar los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado. Tomar decisiones en materia del SGI que conciernen a sus funciones o que se deban tomar en ausencia del Rector. Solicitar informes a los Jefes de Unidad y Lideres de Proceso en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión Solicitar informes del cumplimiento de requisitos Gestionar los cambios del SGI Delegar el desarrollo y cumplimiento de las estrategias de comunicación, participación y consulta del SGI

CARGO: COORDINADOR CALIDAD RESPONSABILIDADES  Realizar el acompañamiento en la articulación del SGC con los demás sistemas de gestión.  Brindar la inducción del Sistema de Gestión de Calidad a los facilitadores, profesores, administrativos y auxiliares que ingresan a la Universidad.  Coordinar la difusión de las políticas, objetivos, programas y demás directrices de los sistemas de gestión junto con los profesionales de los demás sistemas.  Preparar, consolidar y presentar los resultados del mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad en la Revisión por la Dirección.  Seguimiento de las no conformidades y oportunidades de mejora de Auditoría Externa.  Realizar el acompañamiento requerido por los procesos y las unidades académico administrativas de la Institución cuando se realicen las auditorías internas y externas de los sistemas de gestión en calidad.  Realizar el seguimiento a las acciones correctivas de auditoría interna y externa de los procesos.  Presentar ante la Alta Dirección o Representante de la Dirección las necesidades de recursos requeridos para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.  Realizar reuniones con las coordinaciones en SST y ambiental, para evaluar elementos comunes o ajustes requeridos en los Sistemas de Gestión.  Elaborar los planes detallados de trabajo del Sistema de Gestión de Calidad.  Solicitar, revisar y consolidar el desempeño de los procesos, para su posterior publicación.  Documentar y ejecutar las acciones del Proceso de Dirección Institucional

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Revisar la documentación (procedimientos, manuales, formatos, protocolos, guías, fichas, etc.) asociada con el sistema de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos y la Guía de creación de documentos de la Universidad. Revisar y fortalecer la formulación de las acciones correctivas, preventivas y de mejoras generadas por los procesos estratégicos, misionales, de evaluación y de apoyo de la Universidad, así como de las Unidades Académico Administrativas que así lo requieran. Seguimiento al desarrollo de la estrategia de comunicación y difusión del sistema de gestión de calidad.

RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ A QUIÉN Procedimientos, planes, manuales, formatos y Vicerrector Administrativo documentos actualizados y publicados Líderes de Procesos Vicerrector Administrativo Informes de desempeño del SGC revisados y Líderes de Procesos publicados Entes externos Comunidad en General Indicadores de la Política de Calidad publicados Entes externos Vicerrector Administrativo Acta Revisión por la Dirección Líder de Seguimiento Institucional Reporte de necesidades para el mantenimiento Vicerrector Administrativo del SGC Apoyo en la estrategia de comunicación del SGC Vicerrector Administrativo Presentación de resultados del Informe de Vicerrector Administrativo Auditoría Externa Resultado de los Planes de formación ejecutados

Vicerrector Administrativo

AUTORIDAD     

Realizar las modificaciones a la documentación institucional del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental. Solicitar a los procesos la evaluación de desempeño para su seguimiento, consolidación y publicación en la página institucional. Publicar la información asociada al Sistema de Gestión de Calidad en la página de la Universidad. Solicitar a los procesos las acciones correctivas producto de auditoría interna y externa. Solicitar a los procesos las acciones formuladas a las oportunidades de mejora de Auditoría Externa.

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Solicitar los recursos requeridos para el plan de formación ante el Representante de la Dirección. Solicitar los cronogramas e informes acerca de los planes de formación requeridos.

CARGO: LÍDERES DE PROCESO RESPONSABILIDADES               

Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, en la unidad bajo su responsabilidad Revisar que la documentación sea acorde con los lineamientos del Sistema de Gestión. Gestionar los recursos para el desempeño del SGC en la unidad bajo su responsabilidad. Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. Garantizar que los funcionarios bajo su cargo cumplan con los requisitos legales, del beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución. Garantizar el estado y disposición de los registros del SGC Garantizar el uso de las versiones aprobadas en la documentación del SGC Garantizar la identificación de necesidades de formación Atender las auditorías internas y externas. Ejecutar las acciones correctivas o planes de acción resultado de las auditorías. Dar cumplimiento a los procedimientos establecidos para la implementación de los Sistemas de Gestión liderados en la Universidad. Dar respuesta a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Reconocimientos, PQRSDR. Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. Medir el desempeño del proceso a través de las actividades de seguimiento y monitoreo del proceso.

RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de desempeño Documentos actualizados Acciones cerradas eficazmente

A QUIÉN Líder de Seguimiento Institucional Coordinador Calidad Comunidad Universitaria y entes externos. Líder de Seguimiento Institucional Coordinador Calidad

Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO QUÉ Recursos del Sistema de Gestión PQRSDR atendidas Mapa de Riesgos actualizado Acciones ejecutadas del Mapa de Riesgos de Gestión Estado y disponibilidad de los registros del SGC Utilización de versiones aprobadas Necesidades de los planes de formación

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A QUIÉN Vicerrectores Líder de Seguimiento Institucional Líder de Seguimiento Institucional Líder de Seguimiento Institucional Coordinador Calidad Coordinador Calidad Líder de Talento Humano

AUTORIDAD           

Solicitar al grupo de apoyo los informes de desempeño del SGC Solicitar los resultados de la evaluación de la percepción del beneficiario Solicitar el seguimiento de los planes de acción. Identificar los recursos para el mantenimiento y mejora del SGC. Delegar la actualización de los documentos. Realizar el seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución Delegar el manejo de los registros. Verificar la utilización de los documentos por parte del líder y colaboradores de las UAA Solicitar las necesidades de formación al personal de la unidad. Socializar y garantizar el cumplimiento de los procedimientos aplicados al personal adscrito a su proceso.

CARGO: FACILITADORES CALIDAD RESPONSABILIDADES  Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y demás requisitos legales aplicables.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO          

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Apoyar y cumplir los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución. Realizar seguimiento y promover acciones para la mejora continua del proceso. Evaluar la percepción del beneficiario. Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso junto con el Líder del Proceso. Identificar las necesidades de formación y reporte al Líder del Proceso. Monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión junto con el Líder del Proceso. Verificar el uso, diligenciamiento y almacenamiento de los registros del proceso. Actualizar junto con el personal responsable del proceso, el Listado Maestro de Documentos Externos. Realizar inducción del SGC al personal nuevo que ingresa al Proceso. Revisar y actualizar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso y difundir los cambios, políticas, objetivos y procedimientos.

RENDICIÓN DE CUENTAS QUÉ Informes de desempeño Seguimiento a las acciones del Mapa de Riesgos de Gestión Seguimiento a la mejora continua del Proceso Documentación actualizada Informe de los resultados de la percepción del beneficiario Listado maestro de documentos externos y de registros implementado y actualizado Planes de formación

A QUIÉN Coordinador Calidad Líder del Proceso Líder de Seguimiento Institucional Líder del Proceso Coordinador Calidad Líder del Proceso Coordinador Calidad Líder del Proceso Coordinador Calidad Líder del Proceso Director/Jefe UAA

AUTORIDAD       

Solicitar a los funcionarios información referente al cumplimiento de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad Verificar el cumplimiento de los procedimientos actualizados. Verificar el uso adecuado y almacenamiento de los registros. Solicitar las encuestas de satisfacción aplicadas. Solicitar la información para alimentar los indicadores del proceso. Solicitar las necesidades de formación al personal del proceso. Solicitar información del cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y que adopte voluntariamente la institución.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

ANEXO 2 MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE REQUISITOS NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008

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Código: MDI.01

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

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4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5. RESPONSABILID AD DE LA DIRECCIÓN

NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008

6. GESTIÓN DE RECURSOS

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

P: participa

1 NTC GP 1000:2009 / NTC ISO 9001:2008 DI REQUISITOS GENERALES R 4.2.1 GENERALIDADES R 4.2 REQUISITOS DE 4.2.2 MANUAL DE CALIDAD R DOCUMENTACIÓN 4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS R 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS R 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN R 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE R 5.3 POLÍTICA DE CALIDAD R 5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD R 5.4 PLANIFICACIÓN 5.4.2 PLANEACIÓN DEL SISTEMA R 5.5 RESPONSABILIDAD 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD R AUTORIDAD Y 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN R COMUNICACIÓN 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA R 5.6.1 GENERALIDADES R 5.6 REVISIÓN POR LA 5.6.2 INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN R DIRECCIÓN 5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓN R 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS R 6.2 RECURSOS 6.2.1 GENERALIDADES HUMANOS 6.2.2 COMPENTENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN P 6.3 INFRAESTRUCTURA P 6.4AMBIENTE DE TRABAJO P 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.2 PROCESOS 7.2.1DET. DE LOS REQ. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO RELACIONADOS CON 7.2.2REVISIÓN DE LOS REQ. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO EL CLIENTE 7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE P 7.3.1 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO 7.3.2 ELEMENTOS DE ENTRADA PARE EL DISEÑO Y DESARROLLO 7.3.3 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO 7.3 DISEÑO Y 7.3.4 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO DESARROLLO 7.3.5 VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO 7.3.6 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO 7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DES. 7.4.1 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS R 7.4 COMPRAS 7.4.2 INFORMACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS R 7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOSR 7.5.1 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5 PRODUCCIÓN Y 7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PROD. Y/O SERV. PRESTACIÓN DEL 7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD SERVICIO 7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE 7.5.5 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.1 GENERALIDADES P 8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE R 8.2 SEGUIMIENTO Y 8.2.2 AUDITORIA INTERNA P MEDICIÓN 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS R 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO 8.3 CONTROL DEL PRODUTO NO CONFORME P 8.4 ANÁLISIS DE DATOS R 8.5.1 MEJORA CONTINUA R 8.5 MEJORA 8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA R 8.5.3 ACCION PREVENTIVA R

R: Responsable

2 PI P P P P P

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