Comunidad de Madrid WHERE G[NERATI O N S MEl' T

CONVENIO ENTRE LA COMUNIDAD DE MADRID (OFICINA DE CULTURA Y TURISMO

DE LA COMUNIDAD DE MADRID. CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA, JUSTICIA Y

PORTAVOCÍA DEL GOBIERNO) Y FAMILYSEARCH INTERNATIONAL PARA LA

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE, FORMANDO PARTE DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL MADRILEÑO, SE CONSERVEN EN LOS CENTROS DE ARCHIVO DE LA

COMUNIDAD DE MADRID

Madrid, a 1 de agosto de 2016.

REUNIDOS

De una parte, la Ilma. Sra. Da Anunciada Fernández de Córdova y Alonso - Viguera, Directora de la Oficina de Cultura y Turismo de la Comunidad de Madrid (en lo sucesivo: la Comunidad de Madrid), en virtud de su nombramiento por el Decreto 208/2015, de 22 de septiembre, del Consejo de Gobierno, por el que se nombra Directora de la Oficina de Cultura y Turismo a doña Anunciada Fernández de Córdova y Alonso - Viguera, publicado en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 23 de septiembre de 2015, en ejercicio de las competencias delegadas por el Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno mediante la Orden 1768/2015, de 10 de agosto, del Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno, por la que se delega el ejercicio de determinadas competencias, la firma de convenios y se desconcentra el Protectorado de fundaciones, publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 12 de agosto de 2015, y de lo previsto en el artículo 4 de la Ley 8/1999, de 9 de abril, de adecuación de la normativa de la Comunidad de Madrid a la Ley estatal 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. De otra parte, el Sr. D. Wayne J. Metcalfe, Vicepresidente Primero de Fami/ySearch International, en nombre de Fami/ySearch Internationa/ (en lo sucesivo, Fami/ySearch), cuyo domicilio social se encuentra ubicado en 50 East North Temple, 84150 Salt Lake City, Utah, Estados Unidos de América, en ejercicio de los poderes de representación otorgados y firmados ante el Sr. D. Robert Snyder, abogado y notario público del Estado de Utah (Estados Unidos de América) el 28 de marzo de 2013. Cada una de las partes se menciona individualmente como una "parte" y, colectivamente, como las "partes".

Ambas partes reconocen que su capacidad jurídica mutua es suficiente para firmar el presente Convenio (en lo sucesivo, el Convenio) y, a tales efectos,

EXPONEN I Fines de FamilySearch

Que Fami/ySearch Internationa/se constituyó en 1894, con el nombre de Genea/ogica/Society of Utah, como una entidad jurídica sin ánimo de lucro, de conformidad con la legislación del Estado

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de Utah (Estados Unidos de América). Fami/ySearch coopera con gobiernos de todo el mundo

para recopilar información sobre personas, y para mantener y otorgar el acceso de dichas

personas a información genealógica, dedicándose a conservar los documentos de la familia de la

humanidad.

Que Fami/ySearch Internationa/ tiene el propósito de ayudar a las personas a conectarse con sus

antepasados mediante un fácil acceso a los documentos históricos a través de la difusión de las

imágenes digitales de los mismos. Con este fin, la entidad está interesada en llevar a cabo un

programa exhaustivo de reproducción de la documentación genealógica histórica conservada en

el Archivo Regional de ·Ia Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid

(en lo sucesivo, los centros de archivo de la Comunidad de Madrid).

11 Fines de la Comunidad de Madrid Que la Comunidad de Madrid lleva a cabo las funciones otorgadas en el artículo 26.1.180, 19° Y 20° de su Estatuto de Autonomía, aprobado por la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, en lo que respecta a los archivos de interés para la Comunidad de Madrid, el patrimonio histórico y el fomento de la cultura y la investigación; y, en particular, la Oficina de Cultura y Turismo de la Comunidad de Madrid de la Consejería de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno asume la responsabilidad prevista en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid en lo que respecta a la defensa, la conservación, la difusión, la mejora y el uso adecuado del patrimonio documental, los archivos y las colecciones de naturaleza similar, de interés para la Comunidad de Madrid. Que, asimismo, la Comunidad de Madrid también es responsable, en lo que respecta a los archivos, de garantizar el acceso a los registros de los archivos, y asegurarse de que estén a disposición de las entidades que los producen y de los ciudadanos en general, tal y como dispone el artículo 37.1 de la Ley 4/1993, de 21 de abril. Con la reproducción del Patrimonio Documental Madrileño se consiguen dos objetivos: su conservación, ya que se dejan de consultar directamente los originales, y su máxima difusión. De esta manera, se cumple lo estipulado en los artículos 41.1 y 42 a) y b) de la Ley 4/1993, de 21 de abril.

111 Objetivo general Que la Comunidad de Madrid y Fami/ySearch comparten la finalidad común de poner los documentos históricos genealógicos del Patrimonio Documental Madrileño a disposición de investigadores y del público en general. Que la Comunidad de Madrid y Fami/ySearch manifiestan su intención de llevar a cabo la reproducción digital de los documentos históricos que contengan información genealógica conservados en los centros de archivo de la Comunidad de Madrid.

IV Normativa aplicable La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 30 de abril y de 11 de mayo -para las correcciones de errores-). El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (publicado en el Boletín Oficial del Estado de 29 de enero) y su normativa de desarrollo.

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El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (publicado en el Boletín Oficial del Estado de 29 de enero) y su normativa de desarrollo. El Acuerdo de 16 de octubre de 2003, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueban criterios de coordinación de la actividad convencional de la Comunidad de Madrid (publicado en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 22 de octubre). La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (publicada en el Boletín Oficial del Estado de 27 de noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (publicada en el Boletín Oficial del Estado de 14 de enero). Dada su naturaleza administrativa, serán de aplicación: los principios del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (publicado en el Boletín Oficial del Estado de 16 de noviembre), para resolver cualquier duda u omisión que pudiera surgir; así como, las normas generales del Derecho Administrativo, los principios de la buena administración y el ordenamiento jurídico general. V Declaración de intenciones Que ambas partes, teniendo en cuenta que tienen determinados objetivos complementarios, desean firmar este Convenio para mejorar sus cometidos respectivos y, por ese motivo, formalizan el presente Convenio, de conformidad con las siguientes

CLÁUSULAS

PRIMERA. - FINALIDAD. El presente Convenio tiene como finalidad la digitalización de los documentos históricos de carácter genealógico constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, de acuerdo con lo establecido en los artículos 4 a 9 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, conservados en los centros de archivo de la Comunidad de Madrid. Para ello, la Comunidad de Madrid autoriza a FamilySearch

a: 1. Escanear y/o capturar digitalmente los documentos históricos originales que se conservan en los centros de archivo de la Comunidad de Madrid (en lo sucesivo, los documentos), seleccionados por FamilySearch de una lista que ambas partes elaborarán de común acuerdo (en lo sucesivo, la lista). 2. Escanear y/o capturar digitalmente las copias de documentos históricos originales en soporte microfilm (en lo sucesivo, los microfilmes) que posee la Comunidad de Madrid, siempre que los microfilmes reúnan unos mínimos de calidad suficientes. 3. Crear los archivos de imágenes digitales correspondientes.

SEGUNDA. - OBLIGACIONES Y DERECHOS DE FAMIL YSEARCH. FamilySearch asume las siguientes obligaciones: 1. Llevar a cabo la digitalización de los documentos conservados en los centros de archivo de la Comunidad de Madrid, así como de los microfilmes, seleccionados por FamilySearch de la lista, que cumplan las siguientes condiciones:

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• Que no contengan datos personales que puedan afectar a la seguridad, al honor, a la privacidad o a la imagen de personas, cumpliendo con todas las leyes vigentes en esta materia, o que los documentos tengan más de 100 años de antigüedad; • Que, en lo que respecta a los documentos conservados por los centros de archivo de la Comunidad de Madrid en régimen de depósito, cuenta con el consentimiento expreso y por escrito de las personas físicas o jurídicas que hubieran realizado el depósito para la reproducción y la difusión de dichos documentos; y • Que, en el caso de los documentos a que se refieren los artículos 6, 7 Y 8 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, se estará a las limitaciones que sus instituciones productoras hayan establecido. 2. Suministrar las copias de los documentos y de los microfilmes como imágenes digitales,

de conformidad con su capacidad técnica y los siguientes parámetros técnicos:

• En escala de grises. • En formato llFF. • Con una resolución de 300 o 600 ppp, según los requisitos técnicos para la digitalización establecidos por la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid. • Con las imágenes recortadas, página por página, sin pérdida de información y sin mostrar ninguna información adyacente. 3. Llevar a cabo la digitalización de los documentos y de los microfilmes en las instalaciones de los centros de archivo de la Comunidad de Madrid donde se conservan dichos documentos y microfilmes. Dicha digitalización se llevará a cabo con el equipo disponible en los centros de archivo de la Comunidad de Madrid o con el equipo suministrado por Fami/ySearch, en caso necesario. 4. Procesar las imágenes digitales de los documentos y digitalizar los microfilmes, corriendo con los gastos inherentes. 5. Asegurarse de que la calidad de las imágenes digitales sea conforme con la normativa vigente de Fami/ySearch y las disposiciones reguladoras de los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, así como con su normativa de desarrollo. 6. Suministrar, al menos una vez al año, sin cargo alguno y en la fecha establecida por la Comisión de Seguimiento del presente Convenio, a los centros de archivo de la Comunidad de Madrid, una copia de los documentos y microfilmes digitalizados en discos duros USB. Dicha copia únicamente estará disponible en el formato y en el soporte creados por Fami/ySearch en el momento de realizar la digitalización de dichos documentos, y deberá ser conforme con los parámetros técnicos establecidos en el presente Convenio y en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad. Todos los discos duros USB contendrán, además de . las etiquetas de calidad correspondientes a Fami/ySearch, todas las indicaciones de tipo técnico y de identificación de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid. 7. Identificar las imágenes siguiendo las pautas establecidas por la Subdirección General de Archivos y los centros de archivo de la Comunidad de Madrid, haciendo constar en todo caso la signatura completa, compuesta por: siglas del nombre del Archivo (ARCM ­ Archivo Regional de la Comunidad de Madrid- o AHPM -Archivo Histórico de Protocolos de Madrid-), nombre de la serie documental, número de contenedor y nO de orden (si es preciso).

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8. No vender copias de las imágenes digitales mencionadas en el presente Convenio en ningún tipo de soporte, sin la autorización expresa y por escrito de la Comunidad de Madrid. 9. Cuidar y evitar causar daño alguno a los documentos y a los microfilmes objeto de digitalización. Si se produjera algún tipo de daño a los documentos y a los microfilmes objeto de la digitalización y se demuestra la responsabilidad de FamilySearch, ésta se compromete a restaurar el material estropeado. 10. Crear un enlace al sitio web de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid (el futuro Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid) cuando las imágenes y las bases de datos digitales se cuelguen en Internet. Asimismo, permitirá el acceso a otras bases de datos creadas por Fami/ySearch, previo acuerdo mutuo. 11. Suministrar, de forma gratuita y para uso exclusivo de la Comunidad de Madrid, el software DCAM, diseñado especialmente por FamilySearch.

Faml'lySearch tendrá derecho a: 1. Reproducir, distribuir, exhibir, usar y autorizar el uso de cualquiera de las imágenes digitales mencionadas en el presente Convenio, sin ánimo de lucro, mediante cualquier tecnología o en cualquier soporte conocidos o desarrollados en el futuro, mencionando siempre su origen. En el caso de que se trate de imágenes de documentos o de microfilmes que sean objeto de propiedad intelectual, será necesario que los titulares de los derechos de propiedad intelectual cedan, por escrito, a FamilySearch los derechos correspondientes. 2. Almacenar las imágenes digitales, con la autorización para migrar a los formatos y soportes adecuados para las necesidades de Fami/ySearch. 3. Usar la información de las imágenes digitales para crear recursos como instrumentos de descripción o índices.

TERCERA. - OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID. La Comunidad de Madrid asume las siguientes obligaciones: 1. Suministrar los documentos determinados en la lista y los microfilmes para escanear y/o capturar digitalmente. 2. Gestionar, en el caso de documentos custodiados por los centros de archivo de la Comunidad de Madrid en régimen de depósito de microfilmes de los mismos, el consentimiento expreso y por escrito para su reproducción y difusión por parte de las entidades o personas que efectuaron el depósito de dichos documentos. 3. Asegurarse de que la calidad de las imágenes digitales sea conforme con los requisitos técnicos establecidos por la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid. 4. Llevar a cabo, en el plazo de un año a partir de la entrega de los trabajos de digitalización por parte de Fami/ySearch, a través de los centros de archivo de la Comunidad de Madrid, una evaluación de las imágenes digitales obtenidas, reservándose el derecho de rechazar las imágenes que no constituyan una copia fidedigna del original o que no cumplan los requisitos técnicos establecidos en el presente Convenio. La Comunidad de Madrid tendrá derecho a:

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Comunidad de Madrid WHlRE GENlRATlONS MElT

1. Reproducir, distribuir, exhibir, usar y autorizar el uso de cualquiera de las imágenes digitales mencionadas en el presente Convenio, mediante cualquier tecnología o en cualquier soporte conocidos o desarrollados en el futuro. 2. Usar la información de las imágenes digitales para crear recursos como instrumentos de descripción o índices. El presente Convenio no limita en modo alguno el uso de las copias. 3. Comprar a Fami/ySearch una copia de las imágenes digitales a precio de coste en el formato y soporte en que Fami/ySearch lo conserve en el momento de la solicitud, en caso de que la copia del Archivo se dañara, deteriorara, perdiera o fuese robada.

CUARTA. - REGULACIÓN DEL CONVENIO Y ÓRGANO DE SEGUIMIENTO. El presente Convenio estará regulado por las disposiciones contenidas en estas cláusulas y, en lo no contenido en ellas, mediante acuerdos conjuntos de interpretación establecidos entre la Comunidad de Madrid y Fami/ySearch. A tal efecto, y con el objeto de realizar el seguimiento de la ejecución de los trabajos de digitalización que constituyen el objeto del presente Convenio e interpretar lo no contenido en el mismo, se formará una Comisión de Seguimiento, cuyas reuniones, con un carácter mínimo anual, tendrán lugar en las instalaciones del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en ellas participarán: por parte de la Comunidad de Madrid, las personas titulares de la Dirección de los centros de archivo de la Comunidad de Madrid; y, por parte de Fami/ySearch, el Sr. D. Jesús Sánchez Chacón, representante de Fami/ySearch en España, u otro representante autorizado de Fami/ySearch.

QUINTA. - FINANCIACIÓN. El presente Convenio no generará ni dará lugar a contraprestaciones económicas entre las partes.

SEXTA. - PUBLICIDAD. Toda difusión pública o referencia a las actividades realizadas en virtud del presente Convenio deberá mencionar expresamente la colaboración entre la Comunidad de Madrid y Fami/ySearch.

SÉPTIMA. - DERECHO APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE DISPUTAS. El presente Convenio estará regulado por la legislación española. Toda discrepancia originada en la interpretación, el desarrollo, la modificación, la resolución, los efectos o cualquier otra cuestión relativa al presente Convenio deberá resolverse por mutuo acuerdo de las partes en la Comisión de Seguimiento correspondiente, establecida en la cláusula cuarta del presente .Convenio. En caso de no llegar a un acuerdo, la discrepancia será resuelta por los tribunales de lo contencioso - administrativo de la ciudad de Madrid. Las partes, por consiguiente, renuncian expresamente a cualquier otra jurisdicción que pudiera series de aplicación.

OCTAVA. - ENTRADA EN VIGOR, VALIDEZ Y MODIFICACIÓN DEL CONVENIO. El presente Convenio entrará en vigor en la fecha de su firma y su validez quedará sujeta al cumplimiento de su finalidad y mientras no se produzca ninguna de las causas de extinción enumeradas en la cláusula siguiente. Para poder cumplir mejor con la finalidad del presente Convenio, las partes podrán modificarlo, siempre de acuerdo mutuo y por escrito.

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NOVENA. - EXTINCIÓN, SUSPENSIÓN Y DENUNCIA. Ambas partes se reservan el derecho a extinguir unilateralmente el presente Convenio en cualquier momento, en caso de haber una causa justificada y suficiente, y para ello deberán notificar la decisión por escrito a la otra parte con una antelación mínima de 60 días naturales. Cualquiera de las partes podrá cancelar las operaciones de digitalización mediante una notificación previa por escrito a la otra parte con una antelación mínima de 60 días naturales. No obstante, las obligaciones, los derechos y las restricciones con respecto a las imágenes digitales seguirán teniendo validez tras la cancelación de las operaciones de digitalización. Independientemente de la fecha de extinción del presente Convenio, serán causas de denuncia:

1. El incumplimiento de las obligaciones asumidas por las partes. 2.

El acuerdo mutuo.

El presente Convenio podrá ser denunciado por cualquiera de las partes mediante el envío de una notificación por escrito con 60 días naturales de antelación.

Y, en prueba de conformidad y para que así conste, ambas partes firman el presente Convenio en ejemplar triplicado y en todas sus hojas, en el lugar y fecha al principio indicados.

POR LA COMUNIDAD DE MADRID,

POR FAMILYSEARCH INTERNA 7l0NAL,

Fdo.: Anunciada Fernández de Córdova y Alonso - Viguera. Directora de la Oficina de Cultura y Turismo de la Comunidad de Madrid

ayne J. Metcalfe Vicepresidente Prime/1 de Fami/ySearch Internatlonal

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APPENDIX A I APÉNDICE A

Original Records / Registros Originales

~adrid,

1841

1870

Testamentarias 1500-1900

1500

1900

Mac!rid Civil~.egistra_~ion Defunciones 1841 -1870

1841

1870

. ~eHist!o de Expositos 1~90- 1900 Madrid Civil re~l.istration Matrimonios 1841 -1870

1500

1900 .. ....

1841

1870

Madrid Census 1550-1900 .. --­

1550

1900

Quintas 1800-1900

1800

1900

Civil registration Nacimientos 1841-1870

Registros de Prohijamientos Registos de Entradas Registros

Pro~ocolos

E~(:J_edientes

enlncl~sa

de Huerfanos

Y..

Acogidos

Consulares

de Limpieza de sangre

page/Página 5 of/de 6

1500

1900

1500

1900

1763

1915

1700

1900