Nombre de actividad: Legalización de recursos convenio SENA

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Nombre del Instructivo: Instructivo para el diligenciamiento y envío del formato 28.

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OBJETIVO : Instruir al profesional de gestión de proyectos estratégicos en la validación de información financiera, el diligenciamiento del formato 28 y su envió oportuno al usuario correcto. 1. VERIFICACION DE INFORMACION FINANCIERA VALIDA

Todas las cuentas de gastos del convenio SENA a relacionar en el formato 28 deberán seguir los siguientes pasos: 1. Verificar que la información a diligenciar (soportes de pago) en el formato 28 es valida y corresponde a conceptos y rubros financiables con recursos del convenio con el SENA. Los conceptos y rubros validos se encuentran en el procedimiento de legalización de recursos, en los anexos a los contratos con los gremios referentes al convenio SENA para la vigencia, así como en este instructivo. 2. Verificar que dicha información corresponde a una acción de formación específica así: Gestión de medianas empresas ganaderas, Gestión de pequeñas empresas ganaderas, Escuelas de mayordomía, Círculos de excelencia, Giras técnicas. 3. Verificar que el rubro valido lo es también para dicha acción de formación, recuerde que algunos rubros no aplican para ciertas acciones de formación. Esta información la encuentra en los presupuestos aprobados anexos a los contratos de capacitación con los gremios referentes al convenio SENA: 4. Verificar que el registro a relacionar cumple con las especificaciones mínimas exigidas por la autoridad tributaria, según sea factura, factura equivalente, cuenta de cobro. 5. Verificar que la fecha del gasto que aparece en el documento soporte corresponde con la del corte que reporta (Fecha de pago). 6. Verificar que la fuente de financiación para el gasto corresponde a la asignada al

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concepto del gasto y rubro según anexos y presupuesto y que existe saldo para el pago. Fuentes de financiación: RECURSO SENA RECURSO FEDEGAN RECURSO GREMIO RECURSO GREMIO EN ESPECIE

2. INGRESO DE REGISTROS Y ENVIO DE LA INFORMACION FINANCIERA

1. Diligenciar la hoja electrónica de captura formato 28

siguiendo las

especificaciones y casillas en orden descendente, teniendo en cuenta las ayudas diseñadas en esta. VALOR

INFORME DE EJECUCION DE RECURSOS DEL PROYECTO FORMATO N° 28- MODIFICADO

Fecha

Miércoles, 10 de Septiembre de 2008

1

Acciòn de Formación

Liderazgo Regional Nivel 1

2

Centro de Servicio

Armenia - 25

3

Consecutivo pago proyectos

2

4,1

Número de Documento

C.E. 7007

4,2

No. Identificación Proveedor

9.591.677

4,4

Concepto

PAGO HONORARIOS DOCENTE

4. DETALLE

5

Fecha de pago

07/07/08

6

Rubro

Honorarios Expertos Nacionales (R05)

4.3 Nombre Proveedor

(dd/mm/aa)

JESUS ALBERTO RAMIREZ CAMACHO

7

Julio

2008

7. FUENTE DE FINANCIACION

7,1

Aportes efectivo SENA

7,2

Aportes efectivo FEDEGAN - FNG

50.000

7,3

Aportes efectivo GREMIO

50.000

7,4

Aportes GREMIO ESPECIE

190.000

GRABA REGISTRO

TOTAL DESEMBOLSO

290.000

ARCHIVO PLANO BOGOTA

2. Revisar cuidadosamente que la información relacionada corresponda con la de la cuenta o factura.

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Dicho formato hoja electrónica de captura formato 28 deberá ser diligenciado bajo las siguientes especificaciones: Casilla 1: Código del producto: Diligenciar de acuerdo a los siguientes productos definidos por FEDEGÁN SENA (A01) Medianos ganaderos nivel 1. (A01-1) Medianos ganaderos nivel 2. (A02) Capacitación Pequeños ganaderos. (A03) Escuela de Mayordomía. (A04) Liderazgo regional o círculos de excelencia Nivel 1. (A04-1) Liderazgo regional o círculos de excelencia Nivel 2. (A05) Giras técnicas. Casilla 2: Nombre del Ejecutor del Proyecto: FEDERACIÓN COLOMBIANA DE GANADEROS FEDEGÁN Ciudad donde se ejecuta el Centro de Servicios Tecnológico. Casilla 3: Consecutivo de pagos del Proyecto: Se genera de manera automática Casilla 4: DETALLE Casilla 4,1: Número de documento: Registre el número de la factura o cuenta de cobro del proveedor del servicio o bien adquirido. Casilla 4,2: Numero de identificación o NIT. del proveedor. Casilla 4,3: Nombre del proveedor: Persona Natural o jurídica que servicio o suministra el bien adquirido. Casilla 4,4: Concepto: Detalle el servicio que se esta cancelando o adquirido en forma específica.

presta el

el bien

Casilla 5: Fecha de pago: Indique la fecha del comprobante de pago. Casilla 6: Rubro: Registre el código del rubro de acuerdo con el listado de los rubros financiables para la acción de formación que este diligenciando. Casilla 7: Fuente de Financiación: Relacione por cada pago, si el valor cancelado se hizo con recursos del SENA, FEDEGAN-FNG, GREMIO EFECTIVO o GREMIO ESPECIE y regístrelos en la casilla correspondiente:

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Casilla 7,1: Cofinanciación: Son los gastos ejecutados con recursos del SENA. Casilla 7,2: Contrapartida Efectivo Fedegan: Son los gastos ejecutados con recursos de FEDEGAN-FNG. Casilla 7,3: Contrapartida Efectivo Gremio: Son los Gastos ejecutados con los recursos del Gremio. Casilla 7,4 Aportes en Especie: Registre los gastos que aporta la entidad gremial por administración (especificados en el presupuesto guía.) TOTAL DESEMBOLSO: Valor total pagado a cada proveedor de bienes y/o servicios. NOTA: Se deben registrar los valores brutos de las facturas, antes de efectuar los descuentos de retención en la fuente. 3. Marcar la opción GRABAR REGISTRO. Luego de marcar esta opción se liberaran los campos para ingresar nueva información. 4. Recuerde que puede relacionar el valor del pago en uno, dos o tres de los recursos en efectivo si es necesario, según el presupuesto en el que tenga aun saldo. Para registrar los VALORES EN ESPECIE, solicite autorización al nivel central, pues dichos registros se validan con certificaciones especiales firmados por el contador o revisor fiscal del gremio. 5. No olvide relacionar los pagos conservando la proporcionalidad, esto es, equilibrándolos gastando todas las fuentes de recursos SENA, FEDEGAN-FNG, GREMIO por igual según compromisos adquiridos en los anexos a los contratos con los gremios. Lo mencionado es muy importante en la medida en que el equilibrio financiero (que los convenientes gasten en forma proporcional a la que se comprometieron) es una de las variables que hacen valida la ejecución total de los recursos del convenio. 6. Repita los pasos anteriores con cada registro.

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7. Cuando termine de ingresar los registros del periodo, marque la opción CREACION DE ARCHIVO PLANO. El aplicativo creará automáticamente un archivo que se llamará ARCHIVO BOGOTA seguido de la acción de formación que contiene. 8. Siguiendo las fechas estipuladas, envíe el archivo creado automáticamente ARCHIVO BOGOTA al coordinador de la URGD, con copia al correo [email protected] 9. Verifique telefónicamente al 0915782020 ext. 380 el correcto recibo de la información enviada.

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