Gestión AtlanticGes Integrada • AtlanticGes Factu • AtlanticGes TPV • AtlanticGes CRM • AtlanticGes Conta

DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos Parque Empresarial de Argame C/ Gamonal Parcela C-5 33163 Argame – Asturias Telf.: 985 96 55 25 / 984 11 36 11 – [email protected] – www.dinfisa.com

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AtlanticGes FACTU AtlanticGes Factu es una aplicación diseñada para la gestión administrativa de la empresa de una forma cómoda y versátil. Con ella el usuario dispone de una herramienta que le permitirá controlar la totalidad del ciclo comercial. • • • •

• • • •

Llevar en todo momento un control exhaustivo del stock del almacén. Gestionar los componentes de los artículos. Contempla los ciclos completos tanto de compras como de ventas. Posibilidad de ajustar los formatos de todos los documentos elaborados (ofertas, pedidos, albaranes, facturas, recibos,…) a las necesidades del usuario. Importación de forma automática de los datos procedentes de terminales portátiles (PDAs, máquinas de autoventa,…). Traspaso de facturas de compra y de venta a contabilidad tanto de forma manual como automática. Envío de documentos a través del correo electrónico (EDI). Se encuentra integrada con AtlanticGes CRM, disponiendo de • • • • •

•

Control de acciones comerciales. Elaboración de los partes de trabajo realizados por el personal. Incidencias, avisos y tareas que pueden asociarse a clientes y proveedores. Mensajería interna de la empresa. Agenda de personal a la que se asocian de forma automática las tareas.

También se haya integrada con E-Commerce, existiendo un enlace directo con la tienda virtual. Esto permite no sólo seleccionar los artículos que se desea incluir en ella (quitándolos y poniéndolos) sino también variar las tarifas de venta, recibir los pedidos realizados a través de la tienda virtual en la aplicación, etc…

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Los módulos de los que consta la aplicación son: • • • • • • • •

Almacén, Proveedores, Compras, Clientes, Ventas, Estadísticas, Parámetros Generales y Procesos.

1.- MODULO DE ALMACEN. El módulo de almacén permite a la empresa gestionar el stock y emitir los informes necesarios para su control. AtlanticGes Factu divide el almacén en cuatro opciones: •

Secciones: Permite agrupar a los artículos en grandes grupos a los que se les pueden asignar unas características comunes.

•

Familias: Son divisiones de las secciones que permiten generar grupos de artículos más pequeños, pudiendo modificar las características generales para cada una de ellas.

•

Artículos: Son las mercancías propiamente dichas. En su ficha se introducirán los datos referentes a la sección, la familia, el proveedor, los códigos (posibilidad de efectuar las compras y las ventas hasta por cinco códigos diferentes), las tarifas de compra y venta, etc. Desde la propia ficha del artículo se pueden consultar el stock, los documentos de compra y venta, etc.

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Encarpetado con información acerca del artículo. Códigos alternativos.

Características básicas del artículo: sección, familia, proveedor, tipo IVA,…

Formulario de un artículo.

Las principales consultas de la opción de artículos son: • • • • • • • • • •

Por Sección, Familia, Proveedor, Marca o Tipo. En Oferta. Emisión de Etiquetas con Código de Barras. Listado de Márgenes y Tarifas (sólo una). Tarifa General (Todas). Bajo Mínimos y Sobre Máximos. Necesidades de Compra por Almacén y por Artículo. Artículos que no se Venden desde una Fecha. Listados de Existencias: General, Valorado Almacén y Valorado Total.

Movimientos de Almacén: Permiten realizar operaciones de entrada y salida de stock sin que exista un documento de compra o venta. Las estadísticas no varían al realizar estas operaciones. Se divide en tres opciones: • • •

Movimientos: utilizados para la regularización y recuento de stock. Las opciones son: Inventarios, Entradas y Salidas. Traspaso entre Almacenes: permite mover el stock de los artículos de uno de los almacenes de la empresa a otro. Traspaso de Stock: permite convertir el stock de un artículo en otro u otros artículos. Es decir, transforma un artículo en otros diferentes.

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El módulo de almacén contiene también gran cantidad de consultas e informes que permiten obtener la información tanto por pantalla como en papel.

2.-MODULO DE PROVEEDORES. En el menú proveedores el usuario podrá ir dando de alta a aquellos proveedores con los que trabaja la empresa. La ficha de cada uno contiene un encarpetado compuesto por varias pestañas en las que se podrán introducir todos los datos referentes al mismo: • • • •

Datos fiscales. Condiciones de compra. Forma de pago. Etc.

3.-MODULO DE COMPRAS. El ciclo completo de compras se compone de varias fases: • • • •

Ofertas. Pedidos. Albaranes. Facturas.

Cabe la posibilidad de traspasar el contenido de un documento al siguiente en dicho ciclo. Éste finaliza con la elaboración de la factura o, si se ha adquirido AtlanticGes Conta, con la contabilización de dicha factura.

Ofertas Las ofertas permiten introducir los presupuestos solicitados a los proveedores con dos finalidades: • •

Disponer de información acerca de cuáles son los precios que nos ofrecen. Saber qué proveedor suministra a la empresa los mismos productos a un precio más interesante.

Se pueden realizar consultas por múltiples campos y obtener los correspondientes informes: • • • •

Por artículo. Por proveedor. Entre fechas. …

También es posible convertir cualquiera de las ofertas en pedido, en albarán o en factura. De esta manera no es preciso volver a teclear la información, evitándose la posibilidad de cometer errores.

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Pedidos Los pedidos son los documentos en los que se reflejará la mercancía que se ha solicitado a los proveedores. Su principal objetivo es mantener controlada la mercancía pendiente de recibir. Además de la captura de pedidos esta opción presenta una gran cantidad de consultas e informes a partir de varios campos • • • • • •

Proveedor. Por artículo. Pendientes. Recibidos. Entre fechas. …

así como procesos para agilizar el reflejo de la recepción de la mercancía en el almacén • •

Traspaso de pedido a albarán tanto parcial como completo. Facturación de pedidos.

Otra de las características del pedido es que puede imprimirse utilizando como referencias de los artículos los propios códigos empleados por el proveedor. Así se ahorra tiempo a éste a la hora de preparar el envío y como consecuencia la mercancía se acabará recibiendo con mayor antelación.

Albaranes El albarán es el documento a través del que se refleja la entrada física de la mercancía en el almacén. La entrada puede producirse de dos formas: • •

Mediante un traspaso de oferta o pedido (completo o parcial). Introduciendo directamente el albarán.

Una vez dado de alta el albarán se puede traspasar a factura • •

De forma simple (un albarán a una factura). O múltiple (facturando varios albaranes en una factura).

Al igual que en ofertas y pedidos es posible realizar consultas por múltiples campos • • • • •

Por proveedor. Por artículo. Entre fechas. Pendientes de facturar. …

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Líneas del albarán de compra. Importes del albarán: base imponible, IVA y total.

Formulario de un albarán de compra.

Facturas La factura es el documento final que recibiremos del proveedor como demostración de la relación comercial establecida. • •

Puede introducirse manualmente (con lo cual también servirá para dar de entrada la mercancía). O también generarla a partir de la oferta, el pedido o el albarán.

Una vez introducida la factura quedará también reflejada de forma automática en la contabilidad (si se dispone de AtlanticGes Conta y además está establecido el traspaso automático). Dicha anotación no sólo se refiere al asiento contable sino que engloba el registro de IVA y los vencimientos de pago, permitiendo así llevar un control de los pagos a efectuar. Al igual que en los demás documentos de compra es posible realizar consultas e informes por múltiples campos • • • •

Por proveedor. Por artículo. Entre fechas. …

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4.-MODULO DE CLIENTES. En este módulo llevaremos la gestión de todos los datos referentes a los clientes de nuestra empresa • • • •

Datos fiscales. Política de descuentos. Formas de pago. …

La información almacenada se puede consultar filtrándola a partir de varios parámetros.

5.-MODULO DE VENTAS. El módulo de ventas comprende un ciclo idéntico al de compras. Ofertas Las ofertas permiten introducir los presupuestos enviados a los clientes con el fin de realizar un seguimiento de los precios y trabajos ofrecidos, así como controlar los presupuestos aceptados y no aceptados. Permite también realizar consultas por múltiples campos • • • •

Por artículo. Por cliente. Entre fechas. …

cuyo resultado puede obtenerse tanto por pantalla como por impresora. También es posible convertir cualquiera de las ofertas en pedido, en albarán o en factura, con lo que se consigue no tener que volver a teclear la información, evitando así posible errores.

Pedidos Los pedidos son los documentos en los que se incluirá la mercancía solicitada por los clientes. Su principal objetivo es tener controlada en todo momento la cantidad de mercancía pendiente de servir. Además de la captura de pedidos propiamente dicha esta opción presenta gran cantidad de consultas e informes por varios campos • • • • • •

Por cliente. Por artículo. Pendientes. Servidos. Entre fechas. …

así como procesos para agilizar la salida de la mercancía al almacén • •

Traspaso de pedido a albarán tanto parcial como completo. Y facturación de pedidos. DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos

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Albaranes El albarán es el documento que muestra la salida física de la mercancía del almacén. La captura puede venir dada • •

Desde el traspaso de oferta o pedido (completo o parcial). O mediante la introducción directa del albarán.

Al igual que en ofertas y pedidos es posible realizar consultas por múltiples campos • • • • •

Por cliente. Por artículo. Entre fechas. Pendientes de facturar. …

Cabe también la posibilidad de traspasar uno o más albaranes a una factura o facturar los albaranes pendientes de un cliente.

Facturas La factura es el documento final que se emite al Cliente como prueba de la relación comercial. Si se dispone de AtlanticGes Conta (y está marcada la contabilización automática) la factura se contabilizará automáticamente: se dará de alta el asiento contable, el registro de IVA y el vencimiento, permitiendo este último el control de los cobros a realizar. Existen varias posibilidades a la hora de facturar: • •

Factura manual o factura directa. Factura generada desde oferta, pedido o albarán.

6.-MODULO DE ESTADISTICAS. Con éste modulo se obtienen de forma ágil y sencilla estadísticas a partir de las compras y ventas realizadas en la empresa. Proporciona información diferenciada para compras y ventas por diversos campos, según las necesidades, incluyendo en las ventas los consumos y otros datos relacionados. Todas las estadísticas se mostrarán tanto en euros como en unidades físicas e incluye la opción de Rendimiento por Artículo. Mediante él se muestra un listado para todos los artículos con movimientos entre las fechas señaladas por el usuario. En dicho listado se muestra una comparativa de las compras y las ventas, junto con el correspondiente cálculo de beneficios.

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7.-MODULO DE PARAMETROS GENERALES. Este módulo incluye todas las opciones necesarias para fijar la configuración inicial de AtlanticGes Factu, para su puesta en marcha: • Datos generales de la empresa. • Almacenes. • Centros de trabajo. • Empleados. • Formas de pago. • Series. • Ejercicios. • …

8.- MODULO DE PROCESOS. El usuario dispone en este módulo de varios recursos que pueden serle útiles en determinadas circunstancias: • • • •

Recálculo de stock y precios. Recálculo solo stock. Borrar y recalcular estadísticas. Cierre de ejercicio.

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AtlanticGes TPV AtlanticGes TPV es un software diseñado para llevar la gestión administrativa de un comercio. Permite: • • • • • •

• • • • • •

Llevar en todo momento un control exhaustivo del stock del almacén. Gestionar los componentes de los artículos. Contempla los ciclos completos tanto de compras como de ventas. Actualización automática de precios por temporadas de rebajas y promociones. Se pueden personalizar los documentos de tickets. Dispone de varias formas para realizar el cobro de los tickets: efectivo, tarjeta de crédito, vales, talones, aplazado. Además cabe la posibilidad de realizar múltiples combinaciones de cobro. Captura de entradas y salidas de caja. Cierre y arqueo de caja desglosado. También se dispone de un histórico de arqueos. Utilidades que permiten cambiar los precios: por sección, familia y artículo. Se puede consultar el beneficio diario por tienda. Posibilidad de re-imprimir cualquier ticket. Traspaso a contabilidad (AtlanticGes Conta) tanto de las facturas de compra y venta como de los cierres de caja.

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Los Los módulos módulos de de los los que que consta consta la la aplicación aplicación son: son: •• •• •• •• •• •• •• •• ••

Almacén, Almacén, Proveedores, Proveedores, Compras, Compras, Clientes, Clientes, Ventas, Ventas, Estadísticas, Estadísticas, Parámetros Generales, Generales, Parámetros Procesos y Procesos y Terminal Punto Punto de de Venta. Venta. Terminal

1.- MODULO DE ALMACEN. El módulo de almacén permite a la empresa gestionar el stock y emitir los informes necesarios para su control. En AtlanticGes TPV el almacén se divide en cuatro apartados: •

Secciones: Permite agrupar a los artículos en grandes grupos a los que se les pueden asignar unas características comunes.

•

Familias: Son divisiones de las secciones que permiten generar grupos de artículos más pequeños, pudiendo modificar las características generales para cada una de ellas.

•

Artículos: Son las mercancías propiamente dichas. En su ficha se introducirán los datos referentes a la sección, la familia, el proveedor, los códigos (posibilidad de efectuar las compras y las ventas hasta por cinco códigos diferentes), las tarifas de compra y venta, etc. Desde la propia ficha del artículo se pueden consultar el stock, los documentos de compra y venta, etc.

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Encarpetado con información acerca del artículo. Códigos alternativos.

Características básicas del artículo: sección, familia, proveedor, tipo IVA,…

Formulario de un artículo.

•

Movimientos de Almacén: Permiten realizar operaciones de entrada y salida de stock sin que exista un documento de compra o venta. Las estadísticas no varían al realizar estas operaciones. Se divide en tres opciones: • • •

Movimientos: utilizados para la regularización y recuento de stock. Las opciones son: Inventarios, Entradas y Salidas. Traspaso entre Almacenes: permite mover el stock de los artículos de uno de los almacenes de la empresa a otro. Traspaso de Stock: permite convertir el stock de un artículo en otro u otros artículos. Es decir, transforma un artículo en otros diferentes.

El módulo de almacén contiene también gran cantidad de consultas e informes que permiten obtener la información tanto por pantalla como en papel.

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2.-MODULO DE PROVEEDORES. En el menú proveedores el usuario podrá ir dando de alta a aquellos proveedores con los que trabaja. La ficha de cada uno contiene un encarpetado compuesto por varias pestañas en las que se podrán introducir todos los datos referentes al mismo: • • • •

Datos fiscales. Condiciones de compra. Forma de pago. …

3.-MODULO DE COMPRAS. El ciclo completo de compras se compone de varias fases: ofertas, pedidos, albaranes y facturas. Cabe la posibilidad de traspasar el contenido de un documento al siguiente en dicho ciclo. Éste finaliza con la elaboración de la factura o, si se ha adquirido AtlanticGes Conta, con la contabilización de dicha factura.

Ofertas Las ofertas permiten introducir los presupuestos solicitados a los proveedores con dos finalidades: • •

Disponer de información acerca de cuáles son los precios que nos ofrecen. Saber qué proveedor suministra a la empresa los mismos productos a un precio más interesante.

Se pueden realizar consultas por múltiples campos (tanto en pantalla como por impresora): • • • •

Por artículo. Por proveedor. Entre fechas. …

También es posible convertir cualquiera de las ofertas en pedido, en albarán o en factura. De esta manera no es preciso volver a teclear la información, evitándose la posibilidad de cometer errores.

Pedidos Los pedidos son los documentos en los que se reflejará la mercancía que se ha solicitado a los proveedores. Su principal objetivo es mantener controlada la mercancía pendiente de recibir. Además de la captura de pedidos esta opción presenta una gran cantidad de consultas e informes a partir de varios campos • •

Proveedor. Por artículo. DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos

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• • • •

Pendientes. Recibidos. Entre fechas. …

así como procesos para agilizar el reflejo de la recepción de la mercancía en el almacén • •

Traspaso de pedido a albarán tanto parcial como completo. Facturación de pedidos.

Otra de las características del pedido es que puede imprimirse utilizando como referencias de los artículos los propios códigos empleados por el proveedor. De esta manera se ahorra tiempo en el momento en el que el proveedor prepara el envío y como consecuencia la mercancía se acaba recibiendo con mayor antelación.

Albaranes El albarán es el documento a través del que se refleja la entrada física de la mercancía en el almacén. La entrada puede producirse de dos formas: • •

Mediante un traspaso de oferta o pedido (completo o parcial). Introduciendo directamente el albarán.

Una vez dado de alta el albarán se puede traspasar a factura • •

De forma simple (un albarán a una factura). O múltiple (facturando varios albaranes en una misma factura).

Al igual que en ofertas y pedidos es posible realizar consultas por múltiples campos • • • • •

Por proveedor. Por artículo. Entre fechas. Pendientes de facturar. …

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Líneas del albarán de compra. Importes del albarán: base imponible, IVA y total.

Formulario de un albarán de compra.

Facturas La factura es el documento final que recibiremos del proveedor como demostración de la relación comercial establecida. • •

Puede introducirse manualmente (con lo cual también servirá para dar de entrada la mercancía). O también generarla a partir de la oferta, el pedido o el albarán.

Una vez introducida la factura quedará también reflejada de forma automática en la contabilidad (si se dispone de AtlanticGes Conta y además está establecido el traspaso automático). No sólo se genera el asiento contable sino también el registro de IVA y los vencimientos de pago, permitiendo llevar un control de los pagos a efectuar. Al igual que en los demás documentos de compra es posible realizar consultas e informes por múltiples campos • • • •

Por proveedor. Por artículo. Entre fechas. …

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4.-MODULO DE CLIENTES. En este módulo llevaremos la gestión de todos los datos referentes a los clientes de nuestra empresa • • • •

Datos fiscales. Política de descuentos. Formas de pago. …

La información almacenada se puede consultar filtrándola a partir de varios parámetros.

5.-MODULO DE VENTAS. El módulo de ventas comprende un ciclo idéntico al de compras. Ofertas Las ofertas permiten introducir los presupuestos enviados a los clientes con el fin de realizar un seguimiento de los precios y mercancías ofrecidas, así como controlar los presupuestos aceptados y no aceptados. Permite también realizar consultas por múltiples campos • • • •

Por artículo. Por cliente. Entre fechas. …

cuyo resultado puede obtenerse tanto por pantalla como por impresora. También es posible convertir cualquiera de las ofertas en pedido, en albarán o en factura, con lo que se consigue no tener que volver a teclear la información, evitando así posible errores.

Pedidos Los pedidos son los documentos en los que se incluirá la mercancía solicitada por los clientes. Su principal objetivo es tener controlada en todo momento la cantidad de mercancía pendiente de servir. Además de la captura de pedidos propiamente dicha esta opción presenta gran cantidad de consultas e informes por varios campos • • • • • •

Por cliente. Por artículo. Pendientes. Servidos. Entre fechas. …

así como procesos para agilizar la salida de la mercancía al almacén • •

Traspaso de pedido a albarán tanto parcial como completo. Y facturación de pedidos. DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos

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Albaranes El albarán es el documento que muestra la salida física de la mercancía del almacén. La captura puede venir dada: • •

Desde el traspaso de oferta o pedido (completo o parcial). O mediante la introducción directa del albarán.

Al igual que en ofertas y pedidos es posible realizar consultas por múltiples campos: • • • • •

Por cliente. Por artículo. Entre fechas. Pendientes de facturar. …

Cabe también la posibilidad de traspasar uno o más albaranes a una factura o facturar los albaranes pendientes de un cliente.

Facturas La factura es el documento final que se emite al Cliente como prueba de la relación comercial. Si se dispone de AtlanticGes Conta (y está marcada la contabilización automática) la factura se contabilizará automáticamente: se dará de alta el asiento contable, el registro de IVA y el vencimiento, permitiendo este último el control de los cobros a realizar. Existen varias posibilidades a la hora de facturar: • •

Factura manual o factura directa. Factura generada desde oferta, pedido o albarán.

6.-MODULO DE ESTADISTICAS. Con éste modulo se obtienen de forma ágil y sencilla estadísticas a partir de las compras y ventas realizadas en la empresa. Proporciona información diferenciada para compras y ventas por diversos campos, según las necesidades, incluyendo en las ventas los consumos y otros datos relacionados. Todas las estadísticas se mostrarán tanto en euros como en unidades físicas e incluye la opción de Rendimiento por Artículo. Mediante él se muestra un listado para todos los artículos con movimientos entre las fechas señaladas por el usuario. En dicho listado se muestra una comparativa de las compras y las ventas, junto con el correspondiente cálculo de beneficios.

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7.-MODULO DE PARAMETROS GENERALES. Este módulo incluye todas las opciones necesarias para fijar la configuración inicial de AtlanticGes TPV, para su puesta en marcha: • • • • • • • •

Datos generales de la empresa. Almacenes. Formas de pago. Series. Ejercicios. Cajas. Tarjetas de crédito. …

8.- MODULO DE PROCESOS. El usuario dispone en este módulo de varios recursos que pueden serle útiles en determinadas circunstancias: • • • •

Recálculo de stock y precios. Recálculo solo stock. Borrar y recalcular estadísticas. Cierre de ejercicio.

9.- MODULO DE TERMINAL PUNTO DE VENTA. Con este módulo se pone a disposición del usuario un grupo de opciones que le permitirán tanto efectuar ventas por medio de tickets como su posterior análisis. Podrá desarrollar las labores habituales en los puntos de venta de manera sencilla y ágil. La introducción de tickets En el formulario de introducción de tickets el usuario dispone de las opciones que necesita para desarrollar las operaciones habituales en un punto de venta. • • • • • • • •

•

Ventas propiamente dichas. Aplicación de descuentos sobre la totalidad del importe del ticket o bien sobre determinados artículos. Dejar un ticket en espera mientras se realizan otras ventas y recuperarlo después. Convertir un ticket en factura. Consultar las tarifas de los artículos en cualquier momento. Registrar cobros por ventas anticipadas a determinados clientes. Registro de salidas de efectivo de la caja para efectuar pagos. Registrar la mercancía que se entrega en depósito a un cliente concreto. Cabe la posibilidad de convertir el depósito en ticket (si la venta es firme) o bien anularla si la venta no se materializa. Obtener información acerca de los importes del saldo y del depósito de un cliente. Y también un listado con los cobros efectuados por venta aplazada, la mercancía que se le ha entregado en depósito y los tickets de las ventas que se le han efectuado. DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos 19

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Formulario de nueva línea de ticket.

Datos del vendedor y del cliente.

Botones de funciones especiales del TPV: cobros, pagos, depósito, ficha cliente,...

Formulario de nuevo ticket.

Cobro de los tickets AtlanticGes TPV admite varias formas de cobro para los tickets: contado, tarjeta, talón, vale y aplazado; así como combinaciones de las mismas. Se puede aplazar el pago quedando registrado éste en la ficha del cliente. En el caso de que se produzcan devoluciones de mercancía el programa genera un vale con una caducidad establecida en Parámetros Generales. En el momento en el que el cliente efectúe otra compra podrá entregar como medio de pago el vale.

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Formas de cobro disponibles.

Tipo de tarjeta.

Botón para generar vales.

Botón para aplazar el cobro.

Formulario de cobro de un ticket.

AtlanticGes TPV dispone de una serie de consultas e informes que permiten analizar las operaciones efectuadas en el punto de venta. • • • • • • •

Consultas de tickets (entre fechas, en espera y por usuario). Consultas de vales canjeados y pendientes (todos, entre fechas y por tienda). Cobros por tipo de tarjeta. Consulta del stock actual en distintos almacenes o tiendas. Históricos de caja, de artículos, de pagos y de cobros. La mercancía en depósito de un cliente determinado. El stock de los artículos que tienen existencias.

Con AtlanticGes TPV el cierre de caja se realiza de forma automática. El usuario obtiene el oportuno desglose de caja, tanto en pantalla como por impresora: • • • • • •

Efectivo. Cobros. Gastos. Talones. Tarjetas. Vales emitidos y recibidos.

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Desglose del cierre de caja.

Formulario del cierre de caja.

El cierre de caja emite un informe desglosado por impresora. Una vez efectuado el cierre de caja se puede traspasar a la contabilidad si se dispone de AtlanticGes Conta.

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AtlanticGes CRM AtlanticGes CRM es un software diseñado para gestionar las relaciones con los clientes y los preclientes (los que aún son clientes potenciales). Con él se podrá desarrollar con eficacia y versatilidad la labor comercial de la empresa y el seguimiento de la situación de los clientes:

•

Acciones comerciales realizadas en clientes.

•

Gestión de las actividades de postventa con los clientes (solución de las incidencias producidas).

•

Gestión y control de servicio técnico.

•

Gestión y control de proyectos a desarrollar, divididos en fases y tareas.

•

Agenda personal, utilización de la agenda para detallar y organizar las labores a realizar.

•

Control y seguimiento de avisos de clientes.

•

Control de producción a través de partes de trabajo en el que los empleados resumen las labores realizadas de diariamente.

•

Comunicaciones entre los usuarios por medio de mensajería interna.

•

Comunicación con los clientes mediante correo electrónico.

En el momento de entrar en la aplicación y de un solo golpe de vista el usuario puede consultar:

•

Notas pendientes del día.

•

Los mensajes recibidos que aún no están leídos.

•

Posibilidad de almacenar los mensajes tanto enviados y recibidos a los que haya que mantener un seguimiento en el apartado de recordatorio.

•

Las tareas pendientes.

•

Los avisos pendientes.

•

Las acciones de preventas pendientes del día (si el usuario es comercial).

•

Las reparaciones pendientes (si el usuario es técnico).

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1.-MODULO DE PANEL DE CONTROL. Muestra en pantalla con el inicio de la aplicación la información que necesita el usuario referida las cuestiones del día a día, personalizadas en función de cada usuario: •

Las notas pendientes.

•

Los mensajes que ha recibido y que aún se encuentran pendientes de leer.

•

Los recordatorios de los mensajes recibidos.

•

Cuáles son las tareas pendientes de realizar.

•

Los avisos pendientes de atender.

•

Si se trata de un comercial las acciones de preventas pendientes, si se tratara de un técnico las reparaciones pendientes.

Panel de Control.

Panel de control del CRM, con el inicio de la aplicación y siempre adaptado al usuario, tenemos de un vistazo en línea todas las notas del día pendientes, los mensajes recibidos sin leer, las tareas asignadas sin finalizar, avisos de clientes/proveedores, acciones programadas para el día y en caso de pertenecer al servicio técnico las reparaciones del día.

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2.- MODULO DE PRE VENTA. En este módulo los comerciales disponen de todo lo necesario para desempeñar su labor. Permite realizar las siguientes operaciones: •

• • • • •

Guardar información relevante acerca de la fecha de contacto, la prioridad de la operación comercial, el origen del contacto, los datos de quien ha realizado el contacto, el comercial,… Mantener información actualizada sobre la situación de la operación comercial (importe previsto, datos de la venta,…). Disponer del detalle de las acciones emprendidas por el comercial para materializar la venta (visitas, llamadas,…), estén cerradas o no. Consulta en línea de la información comercial de los productos ofertados (características,...). Consulta en línea de todas las acciones postventa y de servicio técnico del cliente. Indicar los documentos que están asignados a la preventa.

Datos de la preventa.

Encarpetado con opciones de la preventa: los asuntos, situación, acciones, productos y documentos relacionados.

Formulario de nueva preventa.

En el formulario se va incluyendo toda la información referida a la preventa, en especial las acciones comerciales que se llevan a cabo. Se van registrando todas las actividades DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos

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que los comerciales desarrollan en relación con el cliente (contacto, envío de documentación, visitas, llamadas de seguimiento,...). De esta forma se posee información actualizada acerca de cuál es la situación de la operación comercial con el cliente.

Acción a desarrollar.

Campo para anotar lo que se hizo.

Formulario de nueva acción de preventa.

Comunicación con otros usuarios y con clientes. •

• •

Desde el propio formulario de la preventa se pueden enviar correos electrónicos a los clientes, los cuales quedarán guardados en la ficha de la preventa para permitir su consulta. En el correo electrónico se puede adjuntar cuanta documentación se considere necesaria (trípticos y folletos,...) para apoyar la venta. Para facilitar la labor comercial se pueden vincular los documentos correspondientes a cada artículo incluido en la pestaña productos. Desde el formulario también se pueden enviar mensajes internos al resto de usuarios de la empresa. Si la persona que da de alta la preventa no es el responsable comercial éste recibirá de forma automática un mensaje comunicándole la creación de la nueva preventa.

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Desde el propio formulario de la preventa se pueden consultar las últimas ofertas, ventas e incidencias referidas al cliente. Adicionalmente dispone de un gran número de consultas mediante las que se podrá realizar un análisis de la información: • • • • •

Acerca de los clientes a los que se han efectuado preventas. Información sobre cuáles han sido las acciones realizadas. Estado de los presupuestos (entregados y pendientes de entrega). Análisis de las acciones emprendidas con los clientes. Análisis de las visitas efectuadas.

3.-MODULO DE POST VENTA. Este menú permite controlar todas las incidencias que son comunicadas por los clientes así como la forma en que han sido solucionadas. Se encuentra indicado especialmente para aquellas empresas que dispongan de un servicio de soporte a clientes.

Datos del cliente de la incidencia.

Características de la incidencia.

Botones para consultar las ventas e incidencia del cliente, enviar mensajes internos y correos electrónicos.

Formulario de una incidencia.

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• • • • • •

•

En el momento de dar de alta la incidencia se dispone del nombre del contacto y de su dirección de correo electrónico. Si se introduce el artículo al que se refiere se dispone de datos acerca de la garantía, el final de la misma, el número de la factura y su fecha,... Existe la posibilidad de asociar documentos a la incidencia. Permite consultar de forma rápida el historial de incidencias del cliente así como acceder a cualquiera de ellas. Se puede acceder a información comercial presentando en pantalla las últimas ventas efectuadas al cliente y las preventas en curso. La clasificación de la incidencia según la prioridad (sin valorar, baja, media o alta), el tipo (problema, consulta, solicitud de información,...) y situación (pendiente de solución, resuelta,...) facilitan el trabajo del departamento de soporte haciendo posible conocer en todo momento cuál es su estado exacto. Se dispone de una pestaña en la que se van introduciendo todas las actuaciones llevadas a cabo para resolver la incidencia anotada hasta el momento en que ésta es cerrada definitivamente. Esta información se anota de forma automática en el parte del empleado.

Formulario de un registro del historial de la incidencia.

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•

•

•

Para que el responsable de postventa se encuentre puntualmente informado la aplicación le envía un mensaje interno cada vez que se guarda una incidencia sin cerrar. Desde el propio formulario se pueden enviar mensajes internos a otros usuarios. Además también se puede mantener un contacto con el cliente por medio del correo electrónico (utilizando la opción de enviar e-mail). Todos los correos enviados al cliente quedan guardados en el formulario de la incidencia permitiendo su consulta posterior. Si se asigna una incidencia a un técnico la aplicación da de alta una nota en su agenda personal y le envía un mensaje para avisarle.

El módulo se completa con una gran cantidad de consultas e informes, así como estadísticas con las que medir la efectividad del departamento de soporte.

4.-MODULO DE SERVICIO TECNICO. Con este módulo de AtlanticGes CRM se registran todos los datos relacionados con el servicio de reparaciones de la empresa. Se consiguen dos objetivos: • •

Planificar la labor del servicio técnico. Para facilitarlo existe una opción que permite asignar técnico, fecha y hora (planning del técnico). Mantener un seguimiento completo de las reparaciones, desde el momento en el que el artículo es entregado por el cliente hasta que éste lo recoge.

Se incluyen los datos generales de la reparación: • • • • • •

Información proporcionada por el cliente acerca de la avería y los accesorios entregados (CDs con drivers, cables,…). Informe técnico del encargado de realizar la reparación. Información adicional sobre la garantía del producto a reparar. Los materiales utilizada en la reparación. Registro de la mano de obra empleada (número de horas). Control de la fecha de entrega y de los participantes en la misma (técnico responsable y cliente).

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Pestañas para introducir los materiales empleados y la manos de obra.

Información proporcionada por el cliente. Importes reparación.

Botones para el traspaso a documentos e impresión de informes.

Formulario de una reparación.

Cabe la posibilidad de traspasar el parte de reparación a otros documentos (pedido, albarán, factura,…). El usuario también puede obtener en papel varios tipos de informes que le serán muy útiles: etiquetas, justificantes, órdenes y partes. A continuación se muestra la pantalla de mano de obra. En ella se detallan los datos para el control de horas empleadas (fecha y horas de comienzo y finalización), el nombre del técnico, el artículo y los precios unitarios y total. Además el técnico puede detallar cuáles son los trabajos realizados y que se están facturando.

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Control horario e importes. Espacio destinado a que el técnico detalle los trabajos efectuados.

Formulario de alta de mano de obra.

Además dispone de un conjunto de consultas variadas acerca de las reparaciones efectuadas: • • • •

Entre fechas. Por cliente y por técnico. Por número de serie y en garantía. …

Se dispone de un submódulo para dar de alta los RMA y poder consultarlos. Este submódulo se encuentra indicado en especial para las empresas mayoristas de componentes electrónicos. Por medio de él se controlan las devoluciones de piezas defectuosas que se encuentran en garantía realizadas por los clientes. • • •

Si se encuentra aún en el almacén; Si ya ha sido entregada al cliente; Si todavía permanece en poder del proveedor.

En relación a la devolución de piezas devueltas en garantía existen varias posibilidades: • • •

Que le sea devuelta al cliente la misma pieza, una vez reparada. Que se le entregue una pieza nueva, de la misma marca o una similar. Que se le entregue al cliente el importe monetario de la misma.

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5.-MODULO DE AVISOS. Dispone de un módulo para controlar todos los avisos anotados en la empresa a lo largo del día, procedentes tanto de clientes como de proveedores. Para cada aviso se introducen todos los datos necesarios: • • • • • •

Fecha y hora de alta del aviso. El nombre del cliente o del proveedor de quien se recibe el aviso. Se pueden codificar los diversos tipos de avisos según su naturaleza. A quién va destinado (nombre, departamento y centro de trabajo). El texto y la valoración. En todo momento se puede conocer la situación exacta del aviso (si está o no resuelto, en este último caso en las consultas aparecen resaltados en otro color).

Datos básicos del aviso: fecha, procedencia, destinatario,…

Contenido del aviso.

Formulario de un aviso.

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A medida que el usuario vaya realizando acciones para resolver el aviso irá anotando éstas con el correspondiente formulario

Formulario de una línea de aviso.

Se incluirán entre otros datos: • • • •

Las fechas de notificación y resolución. Los datos de quien resuelve el aviso (nombre, departamento y centro de trabajo). El código de resolución. La solución dada.

Se puede controlar en todo momento el estado de los avisos por medio de las consultas disponibles. Mientras no se encuentre resuelto aparecerá resaltado en otro color. • • • •

Avisos entre fechas. Por centro de trabajo, departamento, empleado, cliente y proveedor. Avisos sin resolver. Avisos sin comunicar.

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6.-MODULO DE MENSAJERIA. El módulo de mensajería recoge dos tipos de comunicaciones: • •

Mensajería interna. El envío de mensajes entre los usuarios del programa. Correo electrónico. La posibilidad de enviar e-mail.

Como características más relevantes se pueden citar: • • •

Tanto en el caso de la mensajería interna como del correo electrónico existen dos bandejas para recoger los enviados y los recibidos. Se pueden adjuntar archivos tanto a los mensajes internos como a los e-mail. Si el usuario tiene mensajes sin leer aparece una mensaje de advertencia en el momento en el que entra en la aplicación.

Formulario de las bandejas (entrada y salida).

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En el caso de que se desee mantener un seguimiento tanto de los mensajes enviados como de los recibidos se puede marcar en su formulario el check recordatorio. Así el usuario podrá consultarlos cuando quiera en el apartado Recordatorios.

Check para que el mensaje se muestre en el apartado de recordatorios.

Formulario de un mensaje.

El usuario puede mantener un seguimiento del mensaje en el apartado de Recordatorio.

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7.-MODULO DE AGENDA PERSONAL. Todos los empleados de la empresa dispondrán de una agenda personal mediante la que organizar sus actividades. De un simple vistazo podrán saber en qué días han realizado algún tipo de anotación puesto que éstas se identifican mediante iconos. Adicionalmente dichos iconos muestran la naturaleza de la anotación: visita, llamada telefónica,… La agenda es totalmente personal y ningún usuario, a excepción de los responsables de personal y gerencia, puede acceder a las agendas de los demás empleados.

Iconos avisando de que hay anotaciones en ese día: llamadas y tareas

Agenda personal.

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Basta con incluir las notas en el día de la semana que corresponda

Nota en la agenda.

Se detalla en las líneas de las notas su tipo exacto (llamada o visita) y si se encuentra o no realizada.

Check que permite el acceso a la anotación a los usuarios que sean supervisores.

Línea de la nota en la agenda.

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8.-MODULO DE PARTES DE TRABAJO. En este módulo se incorporan las opciones relativas al control de las actividades realizadas por el personal a lo largo del día. En cada parte se incluyen el centro de trabajo, el departamento, el técnico y su fecha.

Identificación trabajador.

Línea del parte diario.

Formulario de un parte de trabajo.

Dentro del parte se irán dando de alta las líneas en las que se hace constar las labores desarrolladas. Con este módulo tanto el departamento de recursos humanos como la gerencia disponen de una descripción resumida del trabajo realizado día a día por el personal de la empresa.

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Formulario de una línea de un parte de trabajo.

Para simplificar la labor de rellenar el parte diario se han automatizado muchas de las anotaciones que se hacen en él: •

•

Se actualiza automáticamente con las anotaciones realizadas en el historial de incidencias en el módulo de postventa. Cuando se van dando de alta las anotaciones con el detalle de cómo se va atendiendo la incidencia éstas se dna de alta también en el parte del trabajador. Los trabajos realizados contra una tarea también se dan de alta en el parte del empleado.

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9.-MODULO DE PROYECTOS. La finalidad de este módulo es controlar los proyectos desarrollados en la empresa. En él se registrarán los datos relacionados con ellos, pudiendo analizar la información introducida mediante la batería de consultas.

Información acerca del proyecto: fechas, personal encargado, fases, situación,…

Formulario de alta de un nuevo proyecto.

• • •

Se introducen los objetivos finales del proyecto y las fechas clave del mismo. Quién se responsabiliza del proyecto. Las fases de realización del proyecto en las que se incluyen las diferentes tareas y un resumen de su situación.

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Rejilla en la que se dan de alta las tareas de las que consta la fase.

Formulario de nueva fase.

En el submódulo de Tareas éstas se van dando de alta, asignándolas a un proyecto concreto. La aplicación avisa al empleado al entrar si hay alguna tarea que se le haya asignado. Cuando el empleado cubre las labores realizadas en relación a una tarea esta información se da de alta en su parte.

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Detalle de a quién se le ha asignado la tarea y a qué proyecto y fase concretos corresponde.

Formulario de nueva tarea.

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10.-MODULO DE CLIENTES. Por medio de este módulo se desarrolla la gestión de todos los datos referidos a los clientes actuales y potenciales (preclientes) de nuestra empresa • • • •

Datos fiscales. Política de descuentos. Formas de pago. …

La totalidad de la información almacenada puede ser consultada filtrándola a partir de una serie de parámetros.

Formulario de Cliente.

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AtlanticGes CONTA AtlanticGes Conta es una potente aplicación que permite llevar contabilidades de una forma rápida y sencilla. Permite analizar los datos introducidos por medio de múltiples consultas junto con los informes asociados.

Los módulos de los que consta esta ERP son: • • • • • • • •

Financiera, Vencimientos, Presupuestaria, Inmovilizado, Costes, IVA, Impresos Oficiales y Procesos

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1.- MODULO DE FINANCIERA. En este módulo se hayan las opciones principales de la contabilidad: • • • •

Alta y gestión de cuentas contables. Introducción de los justificantes contables. Elaboración de extractos de cuentas. Elaboración de balances de acuerdo a la normativa mercantil. Para facilitar el análisis de los balances se muestran los importes de los saldos de las cuentas contables que figuran en cada uno de sus apartados.

Permite la introducción de justificantes por medio de varios mecanismos: • • •

Alta manual de los justificantes. Traspaso de las facturas de venta y compra desde AtlanticGes Factu hasta la contabilidad. Empleo de justificantes automáticos, pudiendo elaborar plantillas para aquellos justificantes más empleados por el usuario, ahorrándole tiempo a la hora de registrar las operaciones.

Elaboración de todos los registros en el momento en el que se introduce el justificante contable Generación de los siguientes registros al dar de alta el justificante contable: • Registro de IVA, si es una factura o emitida. • Vencimientos de cobro o de pago, si se trata de una factura. • Registro de costes, imputación de las cuentas de ingresos y de gastos incluidas en el justificante a su correspondiente centro de coste.

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Pestañas de registros

Apuntes del justificante .

Formulario del justificante.

AtlanticGes Conta permite realizar la importación y exportación de datos contables a otros programas de contabilidad, como por ejemplo Contaplús

2.- MODULO DE VENCIMIENTOS. Este módulo permite llevar el control de los vencimientos correspondientes a las facturas contabilizadas. En este módulo el usuario dispone de las siguientes posibilidades: • • • •

de

cobro

y

pago

Cobrar y pagar vencimientos. Elaborar remesas de efectos para enviar al banco, tanto según el cuaderno 19 como según el 58 del Consejo Superior Bancario (C.S.B.). Elaborar pagarés. Generar órdenes de pago de transferencias en soporte magnético según el cuaderno 34 del Consejo Superior Bancario (C.S.B.).

Gestión de vencimientos de cobros y pagos • • • •

Cobro y pago tanto total como parcial. Generación automática de los justificantes de cobro y pago. Unir varios vencimientos en uno solo (refundir). Dividir un vencimiento en varios (disgregar). DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos

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Elaboración de remesas • • • •

Permite elaborar remesas a partir de los vencimientos de cobro incluidos en la contabilidad. Se dan de alta de forma automática los justificantes contables de la remesa. Informe del contenido de la remesa. Se obtiene el soporte magnético para ser remitido al banco, cuadernos 19 y 58.

Datos básicos de la remesa

Botones para generación de justificantes

Vencimientos de la remesa

Formulario de la remesa.

Elaboración de pagarés • • •

Permite elaborar pagarés a partir de los vencimientos de pago dados de alta en contabilidad. Elaboración automática de los justificantes de emisión y pago de los pagarés. Impresión de los pagarés generados.

Generación de órdenes de pago de transferencias en soporte magnético según el cuaderno 34 • • •

A partir de los vencimientos de pago registrados en la contabilidad se elabora la correspondiente orden de pago. Obtención del soporte magnético de acuerdo al cuaderno 34. Se dan de alta de forma automática los justificantes correspondientes. DINFISA, S. L. Desarrollos informáticos

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3.- MODULO PRESUPUESTARIA. Con este módulo el usuario puede elaborar presupuestos para diferentes cuentas, tanto a nivel de cuenta del PGC como de cuenta auxiliar. • •

Permite estudiar la evolución de las cantidades reales con respecto a las presupuestadas de manera mensual. Múltiples consultas para poder analizar las desviaciones existentes entre las cantidades presupuestadas y las reales.

Cumplimiento del presupuesto

Importes contabilizados Importes presupuestados Formulario del presupuesto.

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4.- MODULO INMOVILIZADO. • •

Control de los inmovilizados de los que dispone la empresa. Elaboración de los cuadros de amortización y alta de los justificantes correspondientes.

Cuadros de amortización de inmovilizados. • • •

Cálculo del cuadro de amortización de los inmovilizados. Realización de las amortizaciones tanto de manera individual como conjunta. Alta automática de los justificantes correspondientes a las amortizaciones.

Cantidades para la elaboración del cuadro

Cuadro de amortización

Botones para generar amortizaciones y contabilizarlas

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5.- MODULO COSTES. Se efectúan las operaciones relacionadas con los centros de coste de la empresa: los almacenes, tiendas o departamentos de los que consta. • •

Los gastos e ingresos se asignan a cada uno de los centros de coste dados de alta en el momento de dar de alta el justificante. Variedad de consultas para obtener información acerca de: • Los costes correspondientes a los centros de coste. • Los imputados a una cuenta auxiliar. • Información acerca de los ingresos y gastos asignados a cada centro de coste, permitiendo analizar su rentabilidad.

6.- MODULO IVA. • • • •

Control de las facturas recibidas y emitidas. Elaboración de los libros de facturas emitidas y recibidas. Obtención de resúmenes de IVA y de retenciones para la elaboración de las declaraciones fiscales. Elaboración de la declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347).

7.- MODULO IMPRESOS OFICIALES. Permite elaborar la memoria abreviada y los impresos de las declaraciones fiscales de la empresa: modelos 303, 390, 349, 111, 115 y 180. • • •

Los modelos se calculan a partir de los datos disponibles en la contabilidad. Se pueden realizar modificaciones y ajustes en los modelos obtenidos. Impresión sobre modelo oficial.

8.- MODULO PROCESOS. El usuario cuenta con dos tipos de opciones: •

•

Elaboración automática de los asientos de cierre: • Asiento de variación de existencias. • Asiento de regularización. • Asiento de cierre. • Asiento de apertura. Herramientas para solucionar incidencias.

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