ERP  Business  Suite     para  transporte  de  carga  terrestre    

    La  Solución  integrada  de     Gestión  Empresarial    

                 

 

 

     

ERP  

 

• Conductores   • Vehiculos   • Remesas   • Manifiestos   • Archivos  para  UIAF   (SIPLAFT),  minTransporte   (RNDC)  

• Prospectos   • Clientes   • Proveedores   • Empleados  

Terceros  

Transporte  

Contabilidad  y  finanzas   Nomina   • Registro  de  novedades   • Liquidación  de  nomina   • Provisión  de  prestaciones   • Provisión  de  aportes  

Comercial   • Compras   • An,cipos   • Pagos   • Facturación   • Cartera  de  CxC  y  CxP  

     

 

 

      Nuestro   ERP   cuenta   con   todas   las   funcionalidades   de   clase   mundial   permitiéndole   alcanzar   sus   metas  corporativas  y  de  negocio  de  manera  integral  y  rentable,  brindando  la  mejor  solución  que   cumpla   con   las   expectativas   de   hoy   así   como   del   futuro   adaptado   para   empresas   de   transportes  de  carga  terrestre  a  nivel  nacional.       Con   O.S.   Group   tiene   un   partner   confiable,   con   personal   altamente   capacitado   no   solamente   en   informática   también   en   contabilidad   y   gerencia   empresarial,   lo   cual   le   garantiza   una   implementación  exitosa  y  a  la  medida.       Con   soporte   técnico   por   expertos   locales   que   le   permitirá   manejar   el   sistema   adecuadamente   y   tener  un  recurso  garantizado  en  caso  de  problemas.       Ventajas:     • Rápida  implementación   • Interfaz  amigable  con  el  usuario  (Fácil  de  usar)   • Unico  pago  de  implementación,  soporte  y  mantenimiento  opcional.   • Sin  limite  de  usuarios   • Accesible  vía  Internet  a  través  de  un  navegador  como  Mozilla,  Chrome,  Safari  (No  funciona   en  internet  Explorer).   • Ayuda  en  Línea.   • Información  centralizada   • Generación   de   registros   contables   automaticamente   por   cada   documento   realizado   evitando  reprocesos  y  redigitación  de  información   • Facilmente  adaptable  por  los  administradores  de  sistemas.   • Bitacora   de   cambios   que   permite   auditar   cada   cambio   de   un   registro   con   valores   anteriores,  nuevos,  fecha,  hora  y  usuario  que  lo  realizó.   • Compatible  con  JAVA  6  funciona  en  equipos  Windows,  MAC,  Linux              

 

        Características:     El  modulo  de  transporte  esta  preparado  para  cumplir  con  todos  los  requerimiento  del  ministerio  de   transporte  y  la  UIAF.     • Crear  maestros  de   clientes,  conductores,   proveedores,   vehículos,  remolques,   remitentes,   destinatarios  y   propietarios  de  la   mercancía     • Crear  remesa,  orden   de  cargue,  anticipo,   manifiesto,  tiempos   de  cargue  y   descargue.   • Generar  facturación,   liquidación  y    pagos   de  clientes  y   transportadores.   • Generar  archivos  de   Personas,  Vehículos,   Manifiestos,   Remesas,  Tiempos,   Anexo  de  cambio  en   CxP,  SIPLAFT.     Imágen  del  menú  del  modulo  de  transporte

       

 

 

Flujograma  d e  proceso  de  transporte  

•

Almacenamiento  de  información  para  seguridad  de  los  viajes:  fotos  de  conductor,  cabezote   y  remolque.  Usuario,  clave  y  pagina  web  de  seguimiento  satelital      

•

•

Ventanas  con  diseño  uniforme  en  toda   la  aplicación   Manejo  intuitivo   Reportes  exportables  a  Excel  y  PDF   Configuración  de  consecutivos  de   documentos:  cada  documento  (factura,   pedido,  traslado,  cobro,  etc.)  puede   tener  su  propia  configuración  de   prefijos,  número  consecutivo  y  sufijos   Valor  por  defecto    de  predefinición  de   campos   Anulación  de  documentos:  Facturas,   requisiciones,  notas  de  crédito,   comisiones,  reportes   Ayudas:  

•

F1:  descripción  de  la  ventana  y  sus   Imágen  Ventana  Creación  de  terceros   campos.   Pasando  el  ratón  sobre  el  nombre  del  campo  aparece  la  descripción.   Procesador  de  alarmas,  definibles  a  discreción  Integración  con  la  previsora  para  generación  de  

• • •

• •

 

seguro  RCE  por  manifiesto.                  

    •

  Control  de  vencimiento  de  documentos  (SOAT,  Tecno  mecánica  Licencia  de  conducción),   Anticipos  a  manifiesto,  Facturación  individual  o  en  lote  de  manifiestos,  Cuentas  por  cobrar   y  pagar  con  calculo  de  retenciones  automáticas  y/o  manuales.      

Imágen  Ventana  Creación  de  vehiculos  

•

•

•

•      

   

Recibos,  Ordenes  de   pago  a  proveedores,   facturación.   Compras  con  imputación   a  centros  de  costos  y/o   actividades  ABC   (organizaciones   o  camiones)     Informes  de  ingreso  y   egreso  por  camiones,   informes  de  comisión  de   conductores  y   comerciales  por  margen   o  facturación   Liquidación  de  fletes   transportadores.   Graficos  de  informes  y  reportes  

 

 

  Seguridad  &  Usuarios    

• • • • •

Menú  de  ventanas  por  rol  y  usuario   Diferentes  roles  para  usuarios  con   diferentes  niveles  de  acceso     Un  Superusuario  controla  toda   configuración   Usuarios  entran  con  nombre  y  clave   Configuración  de  usuarios/accesos  y  de  

derechos/roles     Menú  p ersonalizado  para  un  usuario   Solamente  el  Superusuario  puede  modificar   ventanas,  generar  nuevas  ventanas,  etc.     • Definición  de  escalaciones  (incluso   definiciones  de  jerarquías  de  información,   p.ej.  5  días  después  de  no  cumplir  una   requisición  se  informa  automáticamente  al   jefe)   Guarda  automáticamente  quién  ha  generado   •

Bitacora  de  cambios  realizados  a  un  registro  

         

Imágen  Manifiesto  de  carga  

 

 

  Beneficios  de  nuestro  ERP   DIMENSION  

SUBDIMESION  

Explicación  

Operacional  

1. 2. 3. 4. 5.

Gerencial  

1. 2. 3. 6.

Mejorar  la  administración  de  recursos   Mejorar  planeación  y  toma  de  decisiones   Mejorar  desempeño   Definiciones  empresariales  se  plasman  en   el  sistema     7. Inteligencia  de  Negocios  

Con   una   base   de   datos   centralizada   y   capacidades   de   análisis   de   data,   prefabricadas,   provee  beneficios  de   información   a   la   gerencia.  

Estratégico  

1. 2. 3. 4. 5.

Apoyar  el  crecimiento  del  negocio   Apoyar  alianzas  de  negocio   Construir  innovaciones  de  negocio   Construir  liderazgo  en  costos   Generar   diferenciación   de   productos   (incluyendo  adaptación)   6. Crear   vínculos   externos   (clientes   y   proveedores)   7. Habilita  el  e-­‐commerce   8. Manejo  de  ciclo  de  productos  

Debido   a   su   plataforma   que   cubre   todo   el   negocio,   sus   capacidades   de   integración   externa   e   interna,   asiste   a   la   alta   dirección   en   lograr   estos   resultados.  

Infraestructura   de  TI  

1. Construir   la   flexibilidad   del   negocio   para   cambios  actuales  y  futuros   2. Reducir  los  costos  de  TI   3. Incrementar   las   capacidades   de   infraestructura  de  TI  

Con   su   arquitectura   de   aplicaciones   standard   e   integrada,   provee   una   estructura   que   soporta   esta   dimisión    

 

Reducir  costos   Reducir  de  ciclos  de  tiempo   Incrementar  la  productividad   Mejorar  servicio  al  cliente   Control  de  robos  y  obsolescencias  

Se   automatizan   los   procesos   de   negocio   y   habilitan   el   cambio   en  procesos.  

  Organizacional  

1. Soportar  los  cambios  organizacionales   2. Facilitar  el  aprendizaje  de  negocio   3. Empoderamiento   Construir  visiones  comunes   4. Modificar   el   comportamiento   de   empleados   5. Mejorar   la   moral   de   los   empleados   y   su   satisfacción   6. Independencia  de  personal  

Las   capacidades   integradas   del   procesamiento   de   información   ayudan   al   establecimiento   de   capacidades   organizacionales.  

Implementación   O.S. Group ha desarrollado una metodología en base a las mejores prácticas de implementación de ERP y la experiencia adquirida la cual garantizar un proyecto exitoso, esta metodología se resume a continuación:

Planeación)del)proyecto)

Parametrización)

Carga)Inicial)de)datos)

Puesta)en)marcha)

Procesos)finales)

•  •  •  • 

Gerencia(del(proyecto( Definición(de(prioridades( Cronograma(de(ac6vidades( Asignación(de(responsabilidad(

•  Conocer(la(operación(de(la(empresa( •  Definición(de(parámetros( •  Análisis(ajustes(y/o(adicciones(a(la( plataforma( •  Parametrización( •  Digitación(o(migración(de:( •  Parámetros( •  Maestros( •  •  •  • 

Capacitación(básica( Pruebas(en(ambiente(preproduc6vo( Acompañamiento(en(inicio( Auditoria(y(ajustes(

•  Acompañamiento( •  Roles(y(seguridad( •  Planes(de(con6ngencia((respaldos,( replicación)( •  Aprobación(y(cierre(del(proyecto.(

)

 

  Funcionalidad  

)

• Ventanas  con  diseño  uniforme  en  toda  la  aplicación   • Acceso  por  internet   • Configuración  de  servidor  

 

  • • • • •

• • • • • •

Configuración  inicial  de  datos  maestros   Capacitaciones   Escalable  a  funcionalidad  total   Diferentes  usuarios   Roles  por  usuario  predefenidos:   • Consultas   • Monitoreo   • Operaciones   • Recepción   • Comercial   • Facturación   • Auxiliar  contable   • Contabilidad   • Administrador   Diferentes  Centros  de  Costos  (Actividades)   Calendarios  y  Períodos  fiscales   Generación  de  cargos   Impuestos   Bancos   Socios  de  Negocio       • Clientes   • Proveedores  (Propietario  -­‐  Tenedor)   • Conductores   • Propietario  mercancia   • Remitente,  destinatario,   • Empleados   • Grupos  de  Socio  de  Negocio   • Términos  de  Pago   • Condiciones  de  crédito   • Vendedor  asignado   • Direcciones   • Contactos   • Reportes  de  ventas,  antigüedad  de  cartera   •

Estado  de  cuenta  del  cliente    

•

Transporte  de  carga   • • •

 

Vehiculo  y/o  remolque   Orden  de  carga  manual  y  automatica   Remesas    

 

•

Manifiesto     Liquidación  (pago  al  proveedor),       Facturación  individual  de  remesas     Facturación  masiva  de  remesas  de  uno  o  varios  manifiestos.   Configuración  impresión  factura  a  consumidor  final   Cargos   Cobros     Contabilidad  

•

Compras  

•

Cuentas  por  pagar  

•

Recursos  Humanos  

• • • • • • •

 

Garantía   •

  O.S.   Group   garantiza   que   los   Servicios   serán   prestados   conforme   a   los   estándares   en   la   industria.    

Soporte  técnico     Se  puede  adquirir  un  paquete  de  soporte  para  el  primer  año.   Este  soporte  no  es  una  renovación  de  licencias,  es  un  paquete  de  horas  de  soporte  técnico  para  la   resolución  de  problemas  (tickets).  El  soporte  por  renovación  de  licencias  no  existe  en  el  modelo  de   nuestro  negocio.  El  monto  de  horas  es  una  estimación  del  soporte  requerido  durante  el  primer   año  después  de  la  salida  en  vivo  de  acuerdo  al  tamaño  de  la  empresa  y  al  alcance  de  la   implementación.      

   

 

Ticket  

Tiempo de respuesta

Tiempo máximo de solución

Normal   (NO  detiene  la  operación  de  ninguna  área)  

<  1  hora  

<  2  días  

Urgente  (Detiene  la  operación  de  una  área  NO  critica)   <  1  hora  

<  1  día  

Inmediato  (Detiene  la  operación  de  una  área  critica  -­‐ Producción,  Ventas-­‐)  

<  2  horas  

<  1  hora  

  1. Vías  de  comunicar  los  problemas  a  O.S.  Group     • Teléfono     • email   • Chat     • Skype   • En  persona     2. Formas  de  resolución   Si  el  problema  es  sencillo,  se  contesta  inmediatamente  por  el  mismo  canal  que  se  recibe  el   problema.   En  caso  contrario  existen  4  alternativas.     1. Acceso  por  web  a  aplicación  del  cliente   En  las  oficinas  de  O.S.  Group  se  corre  un  browser  desde  el  que  se  llama  la  aplicación  del   cliente.  Con  el  browser  se  pueden  ver  los  datos  del  cliente  como  si  estuviera  en  la  red  local.   Requiere  que  el  Firewall  del  cliente  se  configure  de  tal  manera  que  permita  el  acceso  a  la   aplicación  del  cliente.     Este  permiso  solamente  lo  puede  otorgar  el  cliente,  si  opta  por  esta  manera  de   prestación  de  soporte.       2. Acceso  remoto  a  la  pantalla  del  cliente   Con  la  ayuda  de  un  programa  de  simulación  de  terminal  puede  ver  el  técnico  de  O.S.  Group   la  pantalla  del  cliente.  Igualmente,  el  programa  permite  que  el  cliente  vea  la  pantalla  del   técnico  de  O.S.  Group.  Requiere  que  el  Firewall  del  cliente  permita  correr  la  aplicación  por   el  puerto  80.     Este  permiso  solamente  lo  puede  otorgar  el  cliente,  si  opta  por  esta  manera  de   prestación  de  soporte.       3. Acceso  al  servidor  del  cliente   En  casos  de  gravedad,  en  los  que  sea  necesario  corroborar  o  corregir  bases  de  datos  o   analizar  el  comportamiento  del  programa,  se  puede  acceder  al  servidor  del  cliente  para   analizar  profundamente  el  problema.  Requiere  que  el  Firewall  del  cliente  permita  a  O.S.   Group  correr  el  programa  de  acceso  remoto  al  servidor  del  cliente.   Este  permiso  solamente  lo  puede  otorgar  el  cliente,  si  opta  por  esta  manera  de   prestación  de  soporte.      

 

  4. Presencia  física  en  las  oficinas  del  cliente   Si  ninguna  de  las  anteriores  posibilidades  funciona,  se  apersonara  un  experto  de  O.S.   Group  para  solucionar  el  problema.     Esta  metodología  tiene  la  ventaja  que  la  mayoría  de  los  problemas  se  resuelven  remotamente,  ya   que  no  es  preciso  realizar  viajes  para  su  solución.    

Requerimientos  técnicos     Nuestro  ERP  requiere  un  Servidor  de  Aplicaciones  y  un  Servidor  (software)  de  Base  de  datos  para   funcionar.  Ambos  pueden  ser  instalados  en  dos  maquinas  diferentes,  o  en  una  sola.   El   servidor   de   aplicaciones   se   utiliza   para   distribuir   las   aplicaciones   “Swing”,   manejar   las   aplicaciones  “Web”,  el  Procesador  de  Contabilidad,  el  Procesador  de  Reportes,  el  Procesador  de   Alarmas  y  el  Procesador  de  Reabastecimiento.   El   servidor   de   base   de   datos   se   ocupa   del   repositorio   (meta   data),   así   como   de   los   datos   maestros   y  dinámicos  de  la  empresa.     CONFIGURACIÓN ESTANDAR RECOMENDADA PARA ERP EN AMBIENTE DE PRODUCCION Cantidad máx. de usuarios Servidor concurrentes

Almacenamiento Interno (10K RPM)  

Backup  

25  

1  socket,  4  core,  2.4  ghz,  4GB  RAM  

2  x  146  GB  RAID  1    

NAS  1TB  

50  

1  socket,  6  core,  2.4  ghz,  6GB  RAM  

2  x  146  GB  RAID  1  

NAS  2TB  

100  

2  socket,  8  core,  2.4  ghz,  12  GB  RAM  

2  x  300  GB  RAID  1  

NAS  4TB  

150  

2  socket,  12  core,  2.4  ghz,  16  GB  RAM   2  x  500  GB  RAID  1  

NAS  8TB  

Cliente  (no  Windows  Vista  Ni   1  socket,  2-­‐4  core,  2  Ghz,  2GB  RAM     windows  2000)   LAN:  100MByte/s   Internet:  1MBit/s,  Firefox  >  3.7  (no   Internet  Explorer)  

Espacio  libre  de  500  MB  aprox.   NA  

        Para  la  dimensión  final  de  los  servidores,  es  conveniente  que  haya  una  pruebas  previas    

 

  CONFIGURACIÓN ESTANDAR RECOMENDADA PARA ERP EN AMBIENTE DE PRUEBAS TIPO

Hardware

Almacenamiento Interno  

Backup  

Servidor  (Base  de  datos  y  aplicaciones)   Por  usuario  que  acceda  por  web  se  necesitan   aprox  250  MB  de  memoria  en  el  servidor  de   aplicaciones.  

1  socket,  4  core,  2  Ghz,  4GB   RAM  

2  x  146  GB  RAID  1    

NAS  1TB  

Cliente  (no  Windows  Vista  Ni  windows  2000)   LAN:  100MByte/s   Internet:  1MBit/s,  Firefox  >  3.7  (no  Internet   Explorer)  

1  socket,  2-­‐4  core,  2  Ghz,  2GB   RAM  

Espacio  libre  de  500   MB  aprox.  

NA  

  UPS  para  evitar  pérdida  de  datos  en  caso  de  corto  de  energía.   Respaldo  diario  de  BdD.     Nota:     Los  datos  arriba  mencionados  garantizan  el  funcionamiento.  Para  obtener  los  requerimientos   óptimos  es  preciso  realizar  pruebas  de  campo,  para  saber  a  ciencia  cierta  cuáles  son  los   parámetros  necesarios  en  el  contexto  productivo.  Estos  pueden  variar  de  los  mencionados   anteriormente.     La  configuración  final  de  los  servidores  dependerá  de  diferentes  factores  como  cantidad  de   usuarios,  tráfico,  etc.  El  servidor  central  deberá  poseer  el  ancho  de  banda  suficiente  y  la  conexión   una  estabilidad  tal  de  mantener  las  sesiones  en  línea.     Si  muchos  usuarios  utilizan  el  ERP  por  medio  de  un  browser,  éste  necesitará  mayor  memoria    que   si  la  mayoría  utiliza  Swing.     Usuarios  que  utilicen  el  ERP  por  medio  de  un  browser,  pueden  utilizar  máquinas  que  estén   menormente  dimensionadas  que  los  requerimientos  mínimos;  es  de  hacer  pruebas  para  saber  si  la   configuración  de  una  máquina  específica  es  suficiente.      

 

     

ESPERAMOS  QUE  EL  SERVICIO  QUE  OFRECEMOS  SATISFAGA  LAS   NECESIDADES  DE  SU  ORGANIZACION  SI  NO  ES  ASI  CONSULTENOS  YA   QUE  PODEMOS  BRINDARLE  SOLUCIONES  A  SU  MEDIDA          

GRACIAS