INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2012 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti

GRAFICACIÓN EN EXCEL. Graficar es generar una imagen que permita visualizar los datos almacenados en una tabla organizada convenientemente. Ello permite una interpretación rápida del significado de los valores y permite además extraer información de manera casi inmediata. Podríamos entonces decir que un gráfico, inteligentemente elegido, es una forma de “procesamiento”, ya que transforma los datos de tal suerte que se convierten en información. En cuanto al tipo de gráfico que elijamos dependerá fundamentalmente de lo que queramos visualizar y de cómo tengamos organizada nuestra tabla de datos: si se trata de tablas rectangulares sencillas configuradas por ítems, o de tablas de valores donde algunas columnas tendrán carácter de variables y otras de funciones que dependan de ellas. Incluso sobre una misma tabla de datos pueden obtenerse distintos tipos de gráficos según cómo se seleccionen los datos. Tal vez lo mejor sea comenzar con el más sencillo:

Gráficos de columnas. Para tablas rectangulares donde la primera fila (en este caso los años) y la primera columna representan los rótulos de los datos almacenados. Estos gráficos realizan comparaciones entre series de datos, para cada categoría. Por ejemplo:

en la cual bien podríamos comparar las inscripciones que realiza cada materia en cada año. Indudablemente tenemos dos modos de “mirar” esta tabla:  

Desde la izquierda (por Filas). Desde arriba (por Columnas).

y en cada caso los datos se organizarán de manera diferente. Lo fundamental en los gráficos de columnas es: Si miramos por “Filas”, la primera fila se interpreta como los RÓTULOS DE CATEGORÍAS y la primera columna como RÓTULOS DE LAS SERIES DE DATOS. Seleccionemos por lo tanto el cuadro completo (B4:E8) que se muestra arriba, e invoquemos al Asistente de Gráficos con lo cual se abrirá un cuadro con todas las opciones y subopciones de que dispone EXCEL:

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Nótese que este cuadro indica además qué realiza el tipo de gráfico elegido. Pulsemos Siguiente:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2012 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Las series de datos se hallan en Columnas, coincidiendo con lo dicho anteriormente: las Categorías son los años (correspondientes a la primera fila) y las Series de datos son los nombres de las asignaturas (correspondientes a la primera columna). Si en este momento hiciéramos clic en el botón “Columnas” pasaríamos a visualizar la tabla “desde arriba” y cambiaría a:

Donde la primera columna se convierte ahora en los Rótulos de Categorías y la primera fila en los Rótulos de las Series de datos. Esta última opción también es interesante porque tenemos concentrada la información por Materia para un mismo período. Conviene no tener demasiadas Series de datos para que las barras no se amontonen en exceso dificultando la visualización. Si se fija en las solapas superiores, notará una que dice Serie, veamos de qué se trata:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2012 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Aquí se nota claramente que los rótulos han sido extraídos de posiciones de celdas. ¿Pero qué pasaría si deseamos hacer cambios en ellos? Aquí viene lo bueno: podemos hacerlo a partir de este cuadro.

Ejemplo: en lugar de los nombres de asignaturas en minúsculas, queremos que estén en mayúsculas – FÍSICA, QUÍMICA, etc. Muy simple: hacemos clic en el cuadro Nombre (que entrará inmediatamente en edición), eliminamos su contenido y en su lugar escribimos FISICA. Luego en el cuadro Serie seleccionamos QUIMICA, de vuelta al cuadro Nombres y así sucesivamente hasta completar todos los rótulos. ¿Notó cómo van cambiando estos nombres en el cuadro de referencia del gráfico?

También los rótulos de las Categorías pueden cambiarse con la misma facilidad, pero como existe una sola casilla tendremos que escribir los nuevos nombres separados por punto y coma, por ejemplo los períodos ahora serán AÑO 2001;AÑO 2002; etc. En el gráfico se visualizan inmediatamente los cambios.

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Además existe un par de posibilidades muy interesantes:  

Agregar nuevas Series de datos. Quitar Series o Categorías ya existentes.

Por ejemplo seleccionemos AÑO 2001 en Serie, y luego hagamos clic en Quitar:

Observe qué pasó con el gráfico. Vayamos al extremo y eliminemos todas las series, llegando a:

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Lo cual nos brinda una hermosa oportunidad de experimentar con la opción faltante: Agregar. Pasemos a la acción! Ni bien hacemos clic en Agregar el cuadro cambia a este otro:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2012 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti En nombre escribiremos 2001 y haremos clic en Agregar. De nuevo a Nombre y esta vez será 2002, y así hasta completar los rótulos de series. ¿Pero y los valores de cada Serie? Ahora pasamos a esta parte:   

Clic en 2001 (en el cuadro Serie). Ahora clic en el cuadro Valores (en el ícono a su derecha). En la planilla seleccionar el rango de datos correspondiente a dicho año (columna):



Clic sobre el ícono del cuadro minimizado (volvemos al cuadro de configuración). Repetimos la secuencia para las otras dos Series.



¿Nos falta algo?... Sí: los rótulos de las Categorías, pero ya sabemos cómo resolver este problema: clic en el cuadro “Rótulos del eje de categorías” y escribir separados por punto y coma cada nombre: FISICA;QUIMICA;MECANICA;INFORMATICA.

¡ Listo ¡ Ya estamos en condiciones de avanzar. Pulsemos por lo tanto el botón que dice Siguiente:

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Aquí tenemos la posibilidad de colocar a nuestro gráfico un Título de orientación y un nombre a cada Eje. Escribamos algo como: Cursos de apoyo de verano (para el título) Asignaturas (para el eje horizontal) Inscriptos (para el eje vertical). y pasemos al Siguiente y último cuadro del Asistente:

El paso final consiste en decidir si nuestro gráfico residirá en la misma hoja donde se hallan los datos o en una hoja separada. Esto dependerá de cuestiones estéticas o de cuestiones prácticas. Si queremos una presentación muy bonita con toda la pantalla para nuestra imagen, podemos elegir “Hoja nueva”, caso contrario si vamos a jugar con los valores de nuestra tabla para ver cómo se modifica el gráfico, nos quedamos con la opción de abajo. En nuestro caso haremos esto último. El gráfico que aparecerá en nuestra Hoja de EXCEL dispondrá de un formato general muy poco vistoso, y por si no fuera suficiente, también mal ubicado. Ahora es cuando necesitaremos de nuestra vena artística para darle una presentación agradable que impacte a nuestra audiencia.

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2012 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti Pero antes de pasar a las ligas mayores, analicemos las partes constitutivas de un gráfico en EXCEL:

Título del gráfico

Area de trazado

Eje de Categorías

Leyenda

Area del Gráfico

Cada una de las cuales es configurable al gusto del cliente, incluso pueden no estar en el gráfico. La selección de cada parte se obtiene simplemente con un clic. El Título, Leyenda, etc. pueden ser movidos de lugar con el mouse por simple arrastre, y haciendo clic derecho aparecerá el cuadro de configuración correspondiente. Por ejemplo para el Título tendremos:

Y aquí elegimos los recuadros, colores, fuentes, etc. Lo mismo sobre formato de ejes. Activamos con un clic el eje correspondiente y luego con el botón auxiliar invocamos su correspondiente cuadro:

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En cuanto a la Serie de datos también pude ser modificada con facilidad. Hacemos clic dentro de cualquier Serie y con el botón auxiliar:

Por ejemplo con la solapa Opciones podemos modificar el ancho de cada columna para que no parezcan tan escuálidas:

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En Ejes tenemos la posibilidad de agregar un Eje auxiliar (para Series con valores muy disímiles, lo veremos más adelante). En Tramas podemos modificar los contornos de las columnas (tanto en color como en estilo de línea) y su color de relleno:

También podemos hacer que aparezcan los nombres de los Rótulos de datos y de Categorías en las correspondientes columnas (en realidad aparte de redundante en nuestro caso, luce poco estético). Por último el “Orden” de las Series de datos pude ser alterado en el gráfico. Juegue un poco y obtenga sus propios diseños.

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Gráfico de Columnas Apiladas Compara entre cada categoría el valor aportado por cada serie al total.

En esta variante de los gráficos de columnas continúa valiendo todo lo dicho en las páginas anteriores, así que no lo repetiremos y sólo nos centraremos en su significado. Obsérvese que CADA CATEGORIA posee un máximo acumulado que es DIFERENTE en cada caso, y dentro de cada máximo individual se encuentran los aportes de cada Serie de datos. Así por ejemplo para el 2001, 2002 y 2003 vemos al primer golpe de vista que INFORMATICA llena la delantera, y que el año que más inscriptos tuvo (contando todas las materias) fue el 2002. FISICA fue el menos inscriptos tuvo.

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Gráfico de Columnas Apiladas Porcentuales. Como no hay dos sin tres, aparece esta tercera opción que asigna a todas las columnas LA MISMA ALTURA, pero prorrateando porcentualmente dentro de cada categoría el aporte que Cada Serie hace al total.

Dicho en otras palabras: no estamos trabajando con valores absolutos, sino relativos entonces nos independizamos de las magnitudes: IMPORTANTE: El 100% de cada categoría NO IMPLICA EL MISMO VALOR ABSOLUTO. Se toma el total que corresponda y se dice “en esta categoría, este valor será tomado como el 100% y se verá qué aporte porcentual hace cada serie”, esto es todo. Los cuatro subtipos de gráficos restantes representan exactamente lo mismo, salvo que el gráfico aparece en tres dimensiones dando un efecto más vistoso pero no más práctico.

Gráficos Circulares. Es condición necesaria que sólo puede aparecer UNA UNICA SERIE DE DATOS y representa el aporte que cada valor hace al total. En nuestro ejemplo anterior disponemos de tres columnas de datos ¿podremos realizar un gráfico circular? Sí podemos y la cuestión está en saber seleccionar adecuadamente los rangos. Pintemos la primera y tercera columna de nuestra tabla (o sea las asignaturas y el año), y elijamos Gráfico Circular en nuestro Asistente:

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Notará que existen seis subtipos de los cuales en realidad sólo tres son útiles: los que presentan extensiones laterales para series numerosas y el primero (o el segundo) de la primera fila. Pero continuemos avanzando: elijamos el segundo:

Aquí no vale el intercambio de Series en Filas o Columnas: es único, los datos se hallan en columnas. Pasemos a Siguiente y mejoremos el Título:

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INFORMATICA – C.B.I. (Ciclo Básico de Ingeniería) - 2012 GRUPO II - Dictado: Ing. Juan Manuel Conti y en la solapa Rótulos de datos decidamos incluir en cada porción el valor de inscriptos para cada materia. El cuadro nos indica que podemos visualizar diferentes contenidos en nuestro diagrama: Nombre de la Serie, Nombre de la Categoría, etc. Creemos que con lo que pusimos es suficiente. Finalmente optamos por el siguiente formato:

Si no nos gusta la “perspectiva” de nuestro gráfico, podemos modificarla ampliamente. Lo primero que debemos hacer es activar el gráfico y luego: Menú Gráfico  Vista en 3 D…

y mediante estos botones simples de flecha hacerlo girar en sentido horizontal o vertical. Incluso si conocemos los valores exactos podemos escribir los mismos en sus respectivos cuadros de valores: Elevación y Giro:

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La ventanita que dice Alto se refiere al espesor en un sentido vertical. Podemos modificar todo:      

El área de trazado. El color de las porciones. El tamaño de las fuentes. La ubicación de los rótulos. Los bordes de límite. Etc.

Dejamos al lector esta agradable y artística tarea. Lamentablemente como este material saldrá también por fotocopiadora todos los colores y detalles finos se perderían.

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Ejes auxiliares. Modifiquemos la tabla original para los siguientes valores:

e intentemos realizar un gráfico de columnas:

Los valores para la asignatura FISICA son prácticamente invisibles e imposibles de discriminar (a menos que coloquemos los rótulos con los valores como hicimos con el gráfico circular):

Sin embargo existe otra solución: colocar un eje auxiliar vertical. Para ello lleguemos hasta “Finalizar” y sobre el gráfico que ahora se encuentra en la planilla, activamos la serie más pequeña y hacemos clic derecho sobre ella:

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Obviamente hemos elegido “Formato de la serie de datos”. Si deseamos imponer un poco más nuestra serie tan disminuida originalmente, podemos ir a opciones y cambiarle su ancho por defecto:

Finalmente llegamos a:

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Utilización de Sub-gráficos. En los diagramas circulares cuando la cantidad de porciones es demasiado grande y se pierde la legibilidad, conviene recurrir a los denominados Subgráficos de Barras que permiten “derivar” hacia una imagen auxiliar una cierta cantidad de dichas porciones, descongestionando de esta manera al diagrama circular. Tomemos como ejemplo la siguiente tabla de datos:

en la cual se registran la cantidad de viajes en un determinado mes, realizadas por cada una de las tres empresas destacadas, y se desea visualizar en un diagrama circular la distribución por provincia de los viajes realizados por la empresa PANAMERICANO. Seleccionemos por lo tanto las dos primeras filas e invoquemos al Asistente de Gráficos:

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e indiquemos en el cuadro siguiente que deseamos mostrar Leyendas, y además con Valores a la derecha. Llegamos a lo siguiente: PANAMERICANO

SALTA JUJUY SANTIAGO CHACO CORRIENTES CATAM. SAN JUAN MENDOZA BS. AS.

donde aún no hemos decidido cómo haremos la derivación de porciones hacia el subgráfico de la derecha. Para ello activemos la serie de datos y hagamos clic con el botón derecho y elijamos Formato de la serie de datos…

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Donde dice Dividir serie por elegimos Valor y establecemos que pasaremos al subgráfico todos aquellos cuya magnitud sea menor que 30. La ventana que dice Tamaño del segundo trazado permite achicar o agrandar el subgráfico. Finalmente llegamos a un diseño como el siguiente: PANAMERICANO BS. AS. 120 CHACO 28 CATAM. 35 Otros 78

CORRIENTES 15 SAN JUAN 20

SANTIAGO 85 JUJUY 30

SALTA 45

MENDOZA 15

en el cual ahora puede leerse con mucha comodidad los detalles específicos.

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Detalles muy importantes en los gráficos de columnas. Este es el momento de hacer hincapié en ciertos elementos que han sido incorporados mentalmente en forma “intuitiva”. Las tablas de datos con el siguiente formato:

ROTULOS

magnitudes numéricas

donde la primera fila y la primera columna SON TODOS LITERALES, al hacer la selección de la tabla completa y elegir Gráfico de columnas, todo funciona correctamente según se explicó al comienzo, según se mire de arriba (datos en columnas) o desde la izquierda (datos en filas). Además la celda punteada del ángulo superior izquierdo es dejada de lado en la construcción del gráfico. Pero ¿qué pasaría por ejemplo si tuviésemos las dos primeras columnas con literales? Veamos la siguiente porción de una tabla de datos:

Si seleccionamos la tabla completa y miramos en modo columna (datos en columnas), la celda que dice Fecha es ignorada, como siempre, y de la primera fila, que establece los rótulos de las Series de datos, sólo son tomadas en cuenta las celdas que encabezan magnitudes numéricas (en este caso únicamente Cantidad).

Los rótulos de las Categorías (normalmente la primera columna) esta vez es tomado con las dos primeras columnas, dado que AMBAS SON LITERALES. Esto establece que los rótulos sobre el eje horizontal (categorías) sean los contenidos de las columnas Fecha y Destino:

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Viajes por fecha y por destino 5 4 3 2 1 0 BS. AS.

SALTA

05-08-02

05-08-02

LA BANDA CORDOBA 05-08-02

12-08-02

JUJUY

SANTA FÉ

12-08-02

26-08-02

Hemos eliminado la leyenda lateral (rótulo de las series) ya que sólo existía una que decía Cantidad, y carecía por demás de sentido. Si hubiesen existido más de una columna numérica entonces sí aparecerían varias series de datos.

Gráficos de Líneas. Estos gráficos son muy útiles para visualizar “tendencias” a lo largo de períodos regulares de tiempo, por ejemplo:

donde tres empresas de vuelos cortos de cabotaje declaran la cantidad de viajes realizados en el primer semestre de este año. A fin de visualizar la evolución de cada una en lo referente a número de viajes, seleccionaremos todo el cuadro e invocaremos a nuestro viejo amigo el Asistente de gráficos. Seleccionamos el Tipo “Líneas” que abre el siguiente cuadro de opciones:

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donde en forma muy aparecida a las opciones de los gráficos de tipo Columnas, aparecen posibilidades como: “Líneas apiladas” y “Líneas apiladas porcentuales”. Elegiremos el de tendencias con marcadores para hacerlo más vistoso. Luego de un poco de trabajo llegamos a:

En el cual se nota claramente que la empresa LUPIN ha incrementado paulatinamente su cantidad mensual de viajes, en tanto que las otras dos empresas han sufrido una clara disminución. Detectado esto podría encararse un estudio para determinar las causas.

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