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El auge del acceso móvil de un ERP Octubre 2015

El auge del acceso móvil de un ERP

Resumen El acceso del ERP, y otros sistemas internos, a través de un acceso móvil, se ha convertido en un requisito fundamental a medida que las organizaciones buscan una eficiencia operacional y profundizar la relación con el cliente. Sin acceso móvil, los usuarios de sistemas se ven perjudicados por la necesidad de volver a su escritorio, para ingresar datos relacionados a la tarea finalizada, así como obtener información de otras tareas. Con frecuencia esa información no es ingresada, convirtiéndose en un obstáculo para el usuario, en la adaptación del ERP. Los usuarios de dispositivos móviles buscan cada vez más la facilidad de acceso a la información del ERP desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, para poder realizar sus tareas. Esto requiere que la solución móvil soporte: • Distintos dispositivos y aplicaciones móviles para diferentes funciones o tareas; • La capacidad de ser usado por personal con habilidades limitadas de computación o de idiomas, en condiciones adversas (iluminación variable, distracciones o interrupciones, posibilidad de que se dañe el dispositivo). En esta era, con políticas de “traiga su propio dispositivo” (o BYOD, por sus siglas en inglés) los dispositivos móviles se pueden conseguir a un precio accesible, son convencionales, confiables, seguros, y permiten ejecutar varias aplicaciones al mismo tiempo. Hoy en día, podemos poner a prueba el retorno de inversión de las organizaciones que han implementado soluciones móviles y desarrollado políticas BYOD. En el entorno de hoy en día, las soluciones móviles son consideradas como los conductores principales que empujan a las empresas a esforzarse para obtener mayor eficiencia operativa contra sus competidores. De acuerdo con un informe reciente de Aberdeen Group, “las aplicaciones móviles para empresas en el 2013 dejaron de ser “un lujo”, y se han convertido en habilitadores esenciales de la transformación organizacional mediante el aumento de la eficiencia operacional, acelerando el tiempo de toma de decisiones, profundizando el compromiso con el cliente y racionalizando los procesos de flujo de trabajo”. (Fuente: Aberdeen Group, “Enterprise-Grade Mobile Apps: Powering Organizational Transformation,” (Aplicaciones móviles de clase empresarial: el impulso de la transformación organizacional) de Andrew Borg, abril de 2013).

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Tabla de Contenido ¿Quién es un usuario móvil?...................................................................1 Tipos de dispositivos móviles...................................................................1

Dispositivos de mano.......................................................................1



Dispositivos con un propósito específico..........................................2



Teléfonos inteligentes.......................................................................2



Tabletas............................................................................................3

¿Por qué el cambio?...............................................................................3 ¿Por qué Epicor?.....................................................................................4 Beneficios para la Compañía...................................................................4 Beneficios para el usuario final................................................................5 El futuro de la tecnología móvil...............................................................5

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¿Quién es un usuario móvil? Anteriormente, un usuario móvil se definía como una persona que tenía una función operativa específica y que estaba en campo la mayor parte del tiempo. Con la proliferación de los dispositivos inteligentes hoy en día, esta definición ha cambiado. En el mundo de hoy de teléfonos inteligentes Apple® iPhone®, Android™ y tablets como Apple iPad® y las próximas de Microsoft® Windows® 8 , más y más trabajadores están demandando acceder a datos del ERP. Un estudio de investigación realizado por Aberdeen Group, pudo ver la distribución del desarrollo de aplicaciones móviles que se hacen para diferentes plataformas, y la manera en que cada una está aumentando, especialmente las tabletas, como se muestra en la figura de abajo. Los usuarios de estas plataformas cubren desde los ejecutivos que están fuera de la oficina y valoran el beneficio de tener un menor tiempo de toma de decisiones, hasta los ejecutivos de ventas que necesitan acceder a datos de inventario en frente de un cliente para poder cerrar una venta. Los usuarios de dispositivos móviles están impulsando este requerimiento para que no sea exclusivo de su computadora de escritorio. La mayoría de los trabajadores que utilizan un ERP están creciendo con la habilidad de acceder instantáneamente e interactuar con la información en cualquier lugar y en cualquier momento. Estos mismos usuarios esperan lo mismo con los datos de su ERP, y hacen de esto un requerimiento.

Tipos de dispositivos móviles Con tantos teléfonos inteligentes, tabletas y otros tipos de dispositivos móviles, se puede volver confuso saber cuál es el que mejor funcionará. Esa respuesta depende de varios factores: el costo, el entorno, el acceso a la señal, la seguridad y el funcionamiento. Todos estos se deben tomar en cuenta al decidir qué dispositivo móvil va a ser usado en su estrategia móvil.

Dispositivos de mano Los dispositivos móviles de mano han estado en el mercado por muchos años; y normalmente se encuentran en forma de pistola o de PDA con un lector. Estos, pueden ejecutar diferentes tipos de sistemas operativos, pero el estándar es Windows CE. Este tipo de dispositivos se utilizan en bodegas o en los pisos de las tiendas, y dada a la función y su precio, permanecen ahí, como parte de la infraestructura de la empresa, teniendo una participación casi nula en el campo. El uso dado por los fabricantes es de las actividades del viajero mientras viaja, o la documentación de una tarea, para saber lo que se debe hacer y documentar cómo está el piso de ventas. Para los distribuidores representa eficacia en la bodega para recoger, embalar, enviar y recibir. Windows OS soporta: • Batería de larga duración • Larga vida útil • Estuche con exteriores reforzados

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• Costosos • Pantalla pequeña • Con actualización restringida

Dispositivos con un propósito específico Los dispositivos móviles fabricados con un propósito específico, normalmente se fabrican bajo requisitos específicos o funcionales de una empresa, tienden a ser muy costosos y a usarse para procesos internos y externos. Estos dispositivos pueden adquirir muchas formas, dependiendo del entorno y de cómo serán usados. Son ideales para los trabajadores que tienen procesos rígidos, o que necesitan un dispositivo que haga exactamente lo que les pidan. • Fabricados de manera personalizada para una empresa • Fabricados para funciones específicas • Batería de larga duración • Diseñados para su uso fuera y dentro de la organización • Difíciles de actualizar • Normalmente tienen un solo propósito • Costosos

Teléfonos inteligentes Los teléfonos inteligentes de hoy en día se están convirtiendo en herramientas tan poderosas como las computadoras de escritorio, pero a un costo menos elevado. Con la capacidad de conectarse a Internet y descargar aplicaciones, cada vez son más los consumidores que compran teléfonos inteligentes para cubrir sus necesidades. Bajo este principio, los consumidores buscan usar los teléfonos inteligentes para acceder y procesar datos del ERP. Este es uno de los principales factores que impulsan a las empresas a comenzar a desarrollar estrategias móviles, más allá de las típicas necesidades móviles que por años hemos observado. Al tener diversas empresas de tecnología, como Microsoft, Apple y Google, que respaldan el mercado de teléfonos inteligentes, existe una presión para que las estrategias móviles de cada empresa soporten todos estos dispositivos. • Se adaptan a las políticas “traiga su propio dispositivo” (BYOD, por sus siglas en inglés) • Separan el hardware del software • Fáciles de usar • No muy costosos • Pantallas pequeñas • Deben mantener varias configuraciones de dispositivo • Batería de corta duración • No están fabricados para uso duro

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Tabletas Las tabletas, que son relativamente nuevas, en realidad han sido usadas durante mucho tiempo, pero con mejoras en tecnología y reducción en precio, se han convertido en un dispositivo muy comercial. “En solo tres años, las tabletas han superado a los teléfonos inteligentes en la cantidad de tráfico que generan”. (Fuente: Adobe® Digital Index, “The State of Mobile Benchmark,” Q2 2013). Los principales factores clave que durante años han evolucionado son la facilidad de uso, el robustecimiento del hardware móvil, incremento del tamaño de la pantalla y la inclusión de pantallas táctiles. Las tabletas hoy en día pueden y realizan muchas funciones del ERP que tradicionalmente se realizaban en estaciones de trabajo. Así como las computadoras portátiles han desplazado a las computadoras de escritorio en la manera de acceder al ERP remotamente, las tabletas se consideran como el siguiente paso evolutivo en este proceso. “Si bien los consumidores de tabletas y teléfonos inteligentes son usuarios móviles, tienen un comportamiento diferente. Los usuarios de tabletas realmente se comportan más como usuarios de computadoras en la manera en que exploran y se comprometen.” (Adobe Systems Incorporated, 2013) • Se adaptan a las políticas “traiga su propio dispositivo” (BYOD, por sus siglas en inglés) • Separan el hardware del software • Fáciles de usar • No muy costosos • Pantallas grandes • Deben mantener varias configuraciones de dispositivo • No están fabricadas para uso duro (se pueden comprar estuches por un costo adicional)

¿Por qué el cambio? La presión de los usuarios para poder acceder a datos del ERP no es la única razón para adoptar soluciones móviles. También toma relevancia la influencia de las mismas empresas al demandar eficiencias operativas y proporcionar una diferenciación competitiva como factores clave. La accesibilidad móvil se identifica como uno de los factores claves de la realineación del proceso, por medio de la mejora de la colaboración y comunicación, y ofreciendo un nuevo canal de productos y servicios para obtener estas eficiencias y diferenciación. Los estudios han demostrado que año tras año la demanda de la implementación de estas disciplinas ha aumentado. La realineación del proceso conduce el camino de los requerimientos en las aplicaciones móviles, como aprobaciones, notificaciones, inteligencia en el negocio, administración de productos y contactos, y administración de trabajos pendientes. En lugar de tener que ir a una estación de trabajo tradicional para acceder a estas funciones, las empresas ahora utilizan los accesos móviles, al darse cuenta de los beneficios de esta funcionalidad. Por otro lado, los usuarios de dispositivos móviles se han familiarizado rápidamente con estas funcionalidades y realizan rápidamente sus actividades diarias, lo cual les permite trabajar de manera más eficiente.

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Los usuarios al trabajar con datos de ERP en un dispositivo móvil, pueden proveer retroalimentación y realizar cambios a los problemas diarios, a medida que aparezcan, lo cual permite una mejor comunicación y colaboración, que tienen como base la transparencia de datos para toda la organización, a medida que esta trabaja en los retos. Al dejar las transacciones de tiempo real, en las manos de los ejecutivos, se toman decisiones más rápidas, lo cual ayuda a las organizaciones a obtener mayor eficiencia. A medida que los empleados ingresan al sistema ERP cambios en precios, nuevos productos y productos complementarios, el personal que se encuentra afuera en campo recibe rápidamente las notificaciones en su dispositivo móvil. Además, pueden ver rápidamente el estado de los pedidos, realizar nuevos pedidos y recibir notificaciones de recibo de servicios. Esto permite al personal en campo proporcionar un mejor servicio al cliente y también les permite vender más productos y servicios.

¿Por qué Epicor? Epicor ha estado en la industria de dispositivos móviles durante muchos años con dispositivos de mano para ayudar a los expedidores y receptores a hacer su tarea en la bodega, y con dispositivos fabricados con un propósito específico en campo utilizando Windows Mobile. Hoy en día, seguimos contando con esta funcionalidad, y además la hemos mejorado con aplicaciones móviles que se pueden descargar a teléfonos inteligentes y tabletas. Ahora más que nunca los clientes pueden implementar una estrategia móvil de manera sencilla. En Epicor adoptamos un enfoque ‘de principio a fin’ para las iniciativas móviles: • Epicor identifica los tipos de usuarios y los flujos de trabajo que sean los más adecuados para la implementación de dispositivos móviles; • Diseña soluciones móviles apropiadas (una combinación de dispositivo, aplicación y opciones de conectividad); • Se integra con los sistemas de ERP de Epicor, usando una tecnología móvil aprobada de sincronización; • Provee opciones para dispositivos fabricados con un propósito específico, dispositivos de mano, teléfonos inteligentes y tabletas.

Beneficios para la Compañía Para una empresa que use aplicaciones de Epicor, hay muchas ventajas de usar soluciones móviles de Epicor a diferencia de las aplicaciones de otros proveedores. • Contamos con experiencia en aplicaciones móviles • Como editores de aplicaciones de Epicor, comprendemos la estructura y el flujo de trabajo de los datos • La integración la mantiene Epicor • Son fáciles de implementar

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• Pueden ser utilizadas en dispositivos fabricados con un propósito específico, manuales, teléfonos inteligentes y tabletas • Mantienen una conexión segura • Son de fácil mantenimiento para el usuario • El conjunto de herramientas es fácil de usar y de agregar flujos de trabajo específicos para la empresa

Beneficios para el usuario final Los usuarios finales agradecerán la facilidad de uso dentro de las aplicaciones móviles de Epicor. En lugar de hacer su trabajo en campo sin alguna aplicación, y luego actualizar los datos cuando vuelvan a la tienda, los trabajadores pueden acceder inmediatamente al ERP e interactuar en ese momento, eliminando los errores o el retraso para ingresar los datos en el sistema. Con las aplicaciones móviles los ejecutivos pueden tener una vista en tiempo real de lo que sucede en campo y tener tiempos para toma de decisiones más exactos y rápidos para cuando sea necesario, lo que les da la seguridad de saber que la manera en que funciona la empresa está acorde con sus iniciativas estratégicas. A medida que los trabajadores pasan más tiempo trabajando de manera remota, el uso de Epicor en dispositivos móviles proporciona flexibilidad de acceder a los datos en cualquier momento desde cualquier dispositivo, basándose en sus políticas y requisitos de seguridad. Esto produce una fuerza de trabajo más productiva y feliz.

El futuro de la tecnología móvil Tanto la interfaz del usuario, como la capa de presentación de las aplicaciones del ERP, han experimentado una evolución. Esta evolución se ha visto al empezar con pantallas verdes, pasando a ventanas en estaciones de trabajo, y por último llegando a formas web inteligentes accesibles mediante exploradores de Internet. Los usuarios exigen poder interactuar con los datos del ERP en cualquier lugar desde cualquier dispositivo. Ponga en la balanza eso con la necesidad de que las organizaciones le den seguridad a los datos, y que se cercioren, mediante la aplicación de un flujo de trabajo a los procesos comerciales, de que estos sean exactos. El acceso móvil se convertirá en algo más común, y la manera en que los usuarios accederán a aplicaciones del ERP también. A medida que esto se convierte en algo más común y comercial, las empresas ya están viendo los beneficios reflejados en mayor productividad, mayores eficiencias y menor costo. Las empresas exigentes, como Epicor, fabrican aplicaciones como estas, para tener una estrategia en vigor que transforme el acceso móvil, desde ser un complemento “de lujo”, a ser la manera principal en la que los usuarios finales interactuarán con la aplicación.

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Acerca de Epicor Epicor Software Corporation es líder mundial en ofrecer soluciones de software de negocios para las industrias de manufacturas, distribución, comercio minorista y servicios. Con más de 40 años de experiencia, Epicor tiene más de 20.000 clientes en más de 150 países. Las soluciones de Epicor permiten a las empresas obtener mayores eficiencias y mejorar la rentabilidad. Con un historial de innovación, experiencia en la industria y pasión por la excelencia, Epicor inspira a los clientes a crear ventajas competitivas duraderas. Epicor proporciona el único punto de responsabilidad que necesitan las empresas locales, regionales y mundiales. Para obtener más información, visite www.epicor.com.

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