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El argumento comercial para la implementación de Epicor ERP en la nube Un documento de análisis
El argumento comercial para implementar Epicor ERP en la nube
Adelante Este resumen del análisis, junto con su complemento (El argumento económico para implementar Epicor ERP en la nube) están diseñados para promover la discusión y proporcionar orientación a las organizaciones que evalúan el mejor modelo de implementación de ERP (dentro de las instalaciones del usuario, SaaS para usuario único o SaaS para múltiples empresas), único para su ambiente técnico y empresarial. Es de especial importancia reconocer que no hay una respuesta universal a la pregunta “¿Qué modelo de implementación es el mejor?”, ya que cada cliente presenta requisitos técnicos y habilidades de negocio únicas. El propósito de este documento no es proporcionar respuestas absolutas, sino más bien armar a los lectores con preguntas adicionales (y tal vez mejores) para ayudar en su evaluación interna de las opciones de implementación. Esta es una conversación clave para los clientes potenciales (y actuales) de Epicor, debido a nuestra posición única con la oferta de Epicor ERP con múltiples opciones de licencia e implementación. Con excepción de conversaciones secundarias a comentarios de encuadre sobre la implementación en la nube, este documento no hace esfuerzo alguno por explorar características o funciones básicas de la ERP o temas tradicionales de la línea de negocio. Aunque se garantiza un análisis de la idoneidad de la solución específica de Epicor para las necesidades de su negocio como parte de la evaluación del producto, se dirige al lector al contenido disponible en www.epicor.com en referencia a todos los temas de funcionalidad de aplicaciones.
Conclusiones Clave 1. La pregunta “¿nube o dentro de las instalaciones?” presupone una solución intermedia innecesaria. La mejor respuesta es ‘ambas, y me reservo el derecho de cambiar mi respuesta en un futuro cuando las necesidades de mi empresa cambien’. Epicor invita a los clientes a demandar de su proveedor de ERP absoluta libertad de elección, y a no encontrarse artificialmente limitados a una sola opción de implementación debido a limitaciones impuestas por su proveedor de soluciones. 2. Los mejores sistemas ERP se encuentran ‘en todo lugar para todos.’ La implementación en la nube es (para la mayoría de los clientes) la manera más rápida de conectar instalaciones remotas y empleados móviles, racionalizando así la colaboración y el acceso en toda la empresa. 3. Su departamento de TI está preparado y dispuesto a hacer mucho más que ‘apilar y parchar’ sus servidores. Migrar Epicor ERP a la nube probablemente liberará sus recursos de TI para centrarse en tareas más estratégicas y alineadas con su misión.
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4. El tema de la seguridad de los datos y la residencia tiene más matices de lo que parece. En las implementaciones de nube, la ubicación física de los datos puede no ser obvia, y puede que eso sea (o no) importante para usted. Sin embargo, la seguridad y la preparación en caso de desastres de su Epicor ERP debe ser bien pensada, y para muchas empresas delegarle esa responsabilidad a Epicor puede generar un alto nivel de seguridad, confiabilidad y disponibilidad.
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Tabla de contenido Adelante..................................................................................................... i Conclusiones Clave .................................................................................... i ¿Qué es computación en la nube? ...........................................................1 ¿Qué está motivando la migración de los sistemas ERP a la nube?...........2 La falsa solución intermedia de ‘en la nube frente a en las instalaciones’.. 3 A distancia es bueno. Móvil es mejor. .......................................................3 Su departamento de TI es capaz de mucho más.......................................5 Centros de datos, residencia de datos y seguridad de datos inquebrantable...........................................................................................7 Para concluir..............................................................................................9 Apéndice A..............................................................................................11
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¿Qué es computación en la nube? Aunque ya no es un concepto extraño para la mayoría de la gente, es útil establecer y aclarar el término ‘Computación en la nube’1, que se utiliza de forma intercambiable con el término ‘software como servicio’ (SaaS) en este documento2. Con el interés de adoptar los estándares de la industria, haremos referencia a la definición de computación en la nube dada por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología, explicándola como “Un modelo para permitir un acceso a redes conveniente y por demanda a un cúmulo compartido de recursos informáticos configurables que pueden ser rápidamente suministrados y liberados con mínimo esfuerzo administrativo o mínima interacción con el proveedor del servicio”. En resumen, es la capacidad de “suscribirse” a la ERP (o a otra solución empresarial como CRM o nómina) de manera lista para usar por medio de Internet, donde el proveedor posee, administra, supervisa y atiende la solución completa por usted. Para un mayor ajuste sostenemos que la implementación tradicional de aplicaciones empresariales dentro de las instalaciones (donde un cliente compra una licencia permanente de software, hardware, infraestructura de soporte, y servicios para la implementación de su propia red privada) difiere en gran medida de los dos enfoques más comunes de la computación en la nube o del software como servicio, principalmente: • SaaS multiempresas, donde muchos clientes comparten un único cúmulo de recursos informáticos en sus organizaciones colectivas. En términos generales, este modelo permite llevarlo a gran escala con una rentabilidad atractiva mediante la implementación de una arquitectura compartida en múltiples empresas de clientes ‘inquilinos’. El uso por múltiples empresas puede suministrarse en los niveles de infraestructura, plataforma o aplicación. (Epicor incluye el formato multiempresa en el nivel de aplicación, generalmente considerado el modelo con mayor costobeneficio para implementaciones SaaS multiempresa.) • SaaS para usuario único, donde un cliente tiene los recursos informáticos dedicados a su uso exclusivo y mayor control sobre la administración y las políticas del sistema. Este enfoque es más común cuando las prioridades técnicas o empresariales de un cliente demandan que la implementación de su SaaS sea para su uso exclusivo, y no para compartir o mezclar con el de otros usuarios. El SaaS para único usuario suele suministrarse desde la misma ubicación física que el SaaS multiempresa, para aprovechar la eficiencia del centro de datos, pero la privacidad y la integridad de cada implementación SaaS para usuario único se mantiene absolutamente separada de los demás clientes con instalaciones en la nube. Es importante recordar al lector que Epicor soporta activamente los tres modelos de implementación (dentro de las instalaciones, multiempresa, y único usuario) desde el mismo código base exacto de Epicor ERP. No hay una única mejor respuesta a la pregunta ‘¿cuál de estos modelos es el mejor?’ Cada cliente tiene necesidades diferentes, y cuenta con diferentes requisitos técnicos, comerciales, y regulatorios para implementar Epicor ERP. Nuestros consultores de soluciones trabajan hombro a hombro con cada cliente para identificar el modelo de implementación adecuado para satisfacer sus necesidades.
1 Para obtener otras perspectivas fundamentales sobre los beneficios y riesgos normalmente asociados a la computación en la nube, consulte el apéndice A de este documento. 2 Para obtener otras perspectivas fundamentales sobre los beneficios y riesgos normalmente asociados a la computación en la nube, consulte el apéndice A de este documento.
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Las 5 razones más importantes mencionadas por el informe manejando 1. Menor costo total de propiedad 2. Reducción de costos y trabajo en actualizaciones 3. Costo inicial más bajo 4. Facilidad de implementación percibida 5. Enfoque más estratégico de recursos internos Aberdeen Research, “Observaciones sobre SaaS y ERP en la nube.” Nick Castellina.
¿Qué está motivando la migración de los sistemas ERP a la nube? Desde los primeros días de las aplicaciones para empresas, ha existido una tremenda inversión correspondiente en su infraestructura de apoyo (hardware, sistemas de servidores, bases de datos, servicios profesionales, herramientas de administración, sistemas de copia de seguridad, personal, energía, refrigeración, bienes raíces y más). A medida que la eficiencia (y la facilidad de uso) progresó de una computadora central a servidores mini, cliente-servidor, computadora de escritorio a móvil, la nube ha surgido como la mejor respuesta de esta década a la pregunta “¿cómo podemos reducir el costo de la calidad en nuestras aplicaciones empresariales? Esta búsqueda de la nube como un camino hacia la agilidad, eficiencia y efectividad de la ERP ha sido validada por una serie de estudios e indicadores en los últimos años3. Si bien el argumento financiero y económico para la implementación de Epicor ERP en la nube son tema de otro documento4, el argumento comercial para Epicor ERP en la nube está ampliamente estructurado en torno a estos cinco pilares: • Consistencia—La capacidad de mejorar las operaciones del negocio mediante la unificación y estandarización de la empresa en una solución de planeación de recursos empresariales (ERP) única e integrada en todos los niveles. • Eficiencia—Propiciar una mejor experiencia de usuario y mejor acceso al usuario combinados con menor tiempo de creación de valor. • Simplicidad—La oportunidad de eliminar de la ecuación preguntas de infraestructura de TI complejas, permitiendo que la selección de ERP y el proceso de implementación sean administrados por los responsables de la toma de decisiones de la línea del negocio. • Disponibilidad y seguridad—La forma como las soluciones de la nube ofrecen mayor escalabilidad, mejora de la seguridad y confiabilidad sobre las aplicaciones implementadas dentro de las instalaciones. • Agilidad—Ser capaz de ajustar al instante el alcance, la escala o la modalidad de la implementación en respuesta a cambios en las necesidades técnicas y de negocio de la empresa. Además de estos beneficios comerciales, el argumento económico para la computación en la nube es igualmente convincente. La reducción (y en algunos casos eliminación) de la inversión de capital inicial en software, hardware e infraestructura de soporte se considera por lo general como una reducción del costo total de propiedad (TCO) para los clientes. De hecho, una estimación reveló que las soluciones de ERP en la nube pueden llegar a costar 50% menos que las soluciones de ERP en las instalaciones en un ciclo de vida normal. Más allá de la TCO, muchos clientes de Epicor ERP con implementación en la nube reporta tiempos más rápidos por la rápida implementación de la aplicación, y agradecen el precio de suscripción mensual predecible y regular; que por lo general se asienta como gasto y no como capital, como es la práctica comúnmente aceptada para implementación en instalaciones propias.
3 Hurwitz and Associates, “La TCO de la computación en la nube... Una comparación del costo total de propiedad entre las aplicaciones comerciales en la nube y en las instalaciones.” 4 Por favor consulte The Economic Case for Deploying Epicor ERP in the Cloud (el argumento económico para la implementación de Epicor ERP en la nube), obra acompañante de este documento para tener más información relacionada con los aspectos económico y financiero de la implementación en la nube.
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Un total de 47% de las organizaciones encuestadas planean migrar sus sistemas centrales de ERP a la nube en los próximos cinco años. Adopción de ERP en la nube, Publicado el 24 de Enero de 2014
La falsa solución intermedia de ‘en la nube frente a en las instalaciones’ A pesar de la creciente popularidad en la última década de los modelos de implementación en la nube, el modelo de implementación adecuado para cualquier cliente dado todavía requiere de reflexión y consideración. Algunos proveedores partidarios de ‘sólo y por siempre la nube’ han adoptado un enfoque falaz al poner la implementación en las instalaciones bajo una luz desfavorable. Si bien se puede argumentar en contra de la implementación en las instalaciones en ciertos casos, esto no siempre será cierto en todas las situaciones. Estos proveedores generalmente tienen interés especial de convencer a sus prospectos de que la implementación de su modelo es la ÚNICA respuesta viable que cumple con las necesidades de servicio. En Epicor rechazamos este punto de vista tan cerrado. Muchos de nuestros clientes han optado por implementar Epicor ERP en nuestro modelo SaaS multiempresa, muchos otros en nuestro modelo SaaS de único usuario. Sin embargo, hay clientes que tienen razones técnicas o comerciales de peso para optar por un modelo de implementación en sus instalaciones. De hecho, debido a que Epicor ERP es la misma solución implementada en el sitio del cliente, así como en la nube, ofrece absoluta “libertad de elección” cuando se trata de la implementación del modelo, algo que generalmente no ofrecen otros proveedores de ERP. Nuestro mejor consejo para los clientes, teniendo en cuenta la implementación en la nube (o en sus instalaciones), es no rendirse a un solo proveedor que les niegue la oportunidad de replantear su modelo de implementación (al tiempo que protege las inversiones existentes) a medida que sus necesidades cambien. Epicor ERP permite a los clientes migrar fácilmente entre sistemas implementados en la nube y sistemas con licencia para las instalaciones, sin impacto en la eficiencia del usuario final. De hecho, la mayoría de los clientes no tienen idea de la ubicación física de su aplicación y de los datos (antes o después de pasar hacia o desde la nube). La lección importante aquí para los clientes que estén tomando una decisión entre ‘la nube’ y ‘en sus instalaciones’ es que la mejor respuesta es ‘ambos.’ Blinde sus decisiones contra la obsolescencia asegurándose de que pueda migrar fácilmente a la nube (y tal vez de regreso) según sus necesidades cambien. Por último, es importante mencionar que con la implementación Epicor ERP en un modelo SaaS de único usuario o multiempresa, usted mantiene la propiedad de sus datos, y tiene la capacidad de “repatriarlos” a su red en cualquier momento. Sus datos siguen siendo de su exclusiva propiedad confidencial, y las políticas de privacidad y protección de datos de Epicor garantizan que en ningún momento estarán sus datos expuestos a terceros.
A distancia es bueno. Móvil es mejor. La mayoría de nosotros damos por sentada la omnipresencia de la conectividad móvil en nuestras vidas personales; nuestros teléfonos inteligentes ofrecen computación móvil que ha revolucionado nuestro mundo en términos de acceso a la información y de la conectividad en tiempo real. Sin embargo, no todos tienen las mismas altas expectativas de conectividad o movilidad globales cuando se trata de nuestras aplicaciones empresariales.
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La fabricación y distribución de software como SaaS aumentará de 22% en el 2013 a 45% en 2023. Mint Jutras Research Aspectos destacados de estudio
Tal vez hemos tolerado estas limitaciones en la conectividad empresarial por razones históricas. No hace mucho tiempo, era técnicamente inimaginable poder revisar en tiempo real los niveles de inventario o jugar con la programación de la producción en tiempo real desde un iPad® Apple® en la comodidad de una silla en casa, o por un iPhone® desde el asiento trasero de un taxi en Shangai. Sin embargo, Epicor ERP funciona mejor cuando se ejecuta en toda la organización, y conecta en forma contigua a organizaciones y cualquier dispositivo posible: desde telefonía inteligente hasta tablets y ordenadores portátiles hasta interfaces ‘máquina a máquina’ no manipuladas por el hombre. Para la mayoría de los clientes, la implementación Epicor ERP en la nube por lo general hace mucho más fácil para las empresas enlazar lugares remotos, empleados móviles e incluso clientes y proveedores externos (anteriormente ‘islas’ sin conectividad ERP). Un beneficio inherente de una implementación en la nube es el hecho de que los receptores finales (tales como tabletas, navegadores Web, dispositivos de recopilación de datos en montacargas o clientes ricos e inteligentes) sólo necesitan acceder a Internet para tener acceso seguro a Epicor ERP sin importar su ubicación geográfica. La implementación de la nube también suele considerarse como una forma excelente de acabar con “la proliferación y separación de sistemas” internas. Con la implementación en la nube muchos clientes descubre que la oportunidad de estandarizar en una sola instancia de Epicor ERP mejora radicalmente la consistencia y el control contable. Históricamente una organización con 10 subsidiarias o ubicaciones geográficas implementaría 10 instancias diferentes de un sistema de contabilidad (o para empeorar las cosas, 10 sistemas contables diferentes). Las pesadillas en la consolidación de fin de mes eran rutinarias, por lo general con sacrificio de la consistencia y el control; por no hablar de los costos de soporte y mantenimiento. Aparte de las cargas de trabajo financieras tradicionales, la imposibilidad de colaborar entre los equipos de ventas, servicio y producción seguía siendo limitada. Al unificar a su personal en una única solución Epicor ERP basada en la nube, la colaboración se convierte en norma, impulsando una mayor satisfacción del cliente (y del proveedor) y efectividad operativa, sin importar la amplitud de sus cadenas de suministro y producción. La nube es definitivamente la ‘gran red unificadora’ que se extiende de forma segura por toda su organización, y fuera de ella en manos de sus empleados y clientes, si así lo desea. Por supuesto, este mismo nivel de conectividad ERP es técnicamente posible con una implementación en las instalaciones; sin embargo, lograrlo requiere que usted provea y mantenga recursos de TI para ofrecer acceso seguro y de alto rendimiento para todos los usuarios. El hardware, la red y las implicaciones de seguridad para lograrlo están por lo general fuera del alcance de muchas organizaciones de menor tamaño, y fuera de la cartera de negocio principal de la mayoría de las empresas. Muchos clientes prefieren evitar los costos de infraestructura que conlleva el ofrecer estas funciones por sí mismos, implementar Epicor ERP en la nube e invertir ese mismo capital en maquinaria, servicios, ventas o marketing. Para muchos clientes un caso aún más convincente es el acceso móvil sin interrupciones en toda la empresa, ya que permite el acceso de Epicor ERP a una ubicación geográfica remota (por ejemplo, instalaciones de producción en alta mar, o una oficina de ventas lejana de la ciudad) siendo un beneficio obvio de la implementación de la nube, Los profesionales de ventas, personal de servicio móvil y personal ejecutivo que viaja, armados con las tabletas y los teléfonos inteligentes son todos grandes ejemplos de
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los trabajadores que tienen que estar constantemente conectados pero fuera de su lugar de origen. Si necesitan verificar detalles de producción mientras están en casa el fin de semana, o ‘compromisos de disponibilidad’ de información sobre inventarios desde la sala de juntas de su cliente, la implementación en la nube puede ser la mejor opción para usted, ya que requiere sólo un teléfono inteligente o tableta para acceder a la solución Epicor ERP sin necesidad de generar canales VPN protegidos para usarla. Del mismo modo, una implementación de SaaS ofrece la posibilidad de permitir a proveedores y clientes estratégicos el acceso remoto a flujos de trabajo clave de su sistema ERP, a menudo críticos para su operación como cadena de suministro unificada en la moderna economía interconectada. No hay duda de que el acceso móvil a los datos de ERP, combinado con una experiencia de usuario que fomenta el autoservicio está cambiando la cara de los sistemas de ERP actuales, pues llevamos nuestras expectativas de consumidor con conexión permanente con nosotros al trabajo (junto con nuestros celulares siempre en línea).
Su departamento de TI es capaz de mucho más La mayoría de las organizaciones que eligen implementar soluciones ERP en sus instalaciones recurren a sus departamentos internos de TI para proveer toda la infraestructura necesaria y brindar servicio y soporte permanentes. Muchos clientes de Epicor tienen departamentos de TI de clase mundial que llevan a cabo sin problemas todas las tareas necesarias para instalar y mantener un sistema de toda la empresa, como Epicor ERP Si tiene la fortuna de contar con tal equipo de TI que tenga capacidad adicional y esté altamente calificado en la administración de servidores, bases de datos y redes (así como en ajuste de aplicaciones, redacción de informes, conformidad con licencias, monitoreo de aplicaciones, instalación de actualizaciones y funciones de ‘centro de ayuda’), entonces es buen candidato para la implementación de Epicor ERP en las instalaciones. Sin embargo, si su personal de TI se encuentra a su máxima capacidad o si considera que su departamento de TI es más estratégico para su misión y no quiere que esté ‘apilando y parchando’ servidores o si no están equipados con todas las habilidades que por lo general se exigen en diversos puntos del ciclo de vida de una ERP, entonces puede que sea un mejor candidato para la implementación en la nube. No se equivoque: optar por una implementación en la nube no significa que su departamento de TI ya no sea necesario. Sus roles simplemente ascienden en la cadena de valor, para pasar menos tiempo administrando servidores, y más tiempo suministrando servicios de alto valor a los usuarios de su línea de negocio, como la construcción de paneles de control de desempeño o la redacción de informes administrativos por encargo. De hecho, Epicor reconoce el papel fundamental desempeñado por las TI en cada una de nuestras implementaciones (tanto SaaS como dentro de las instalaciones), y aconseja a los responsables de la toma de decisiones de la empresa que pongan la TI sobre la mesa al inicio de la discusión para determinar si se elige ‘en la nube o en las instalaciones’. Tómese su tiempo para entender cómo los departamentos de TI pueden brindarle el mejor soporte en los 3 diferentes modelos, y asegúrese
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de que las prioridades de TI estén reflejadas en su decisión respecto al tipo de implementación. Es probable que descubra que sus talentosos recursos de TI están siendo subutilizados, pasando demasiado de su valioso tiempo en ‘mantener discos girando y luces parpadeando’. Muchos clientes de Epicor descubren que la migración a la nube es la oportunidad ideal para alinear mejor sus recursos de TI existentes con los objetivos de la empresa, enviando las tareas administrativas de Epicor ERP de ‘bajo nivel’ o rutinarias a nuestro equipo de administración de SaaS Epicor, cuyo trabajo se escala a centenares de clientes más. El resultado neto se traduce en valor dramáticamente mayor por cada recurso administrativo de TI, mejor alineación entre su TI y sus objetivos de negocio, y una implementación de Epicor ERP que es administrada, atendida y optimizada por la misma empresa que creó la aplicación y sabe cómo atenderla mejor. Otra discusión de gran importancia sobre TI para sostener al tomar la decisión de ‘en la nube o en las instalaciones’ tiene que ver con la escalabilidad y la elasticidad de la demanda. Las implementaciones de Epicor ERP basadas en la nube le permiten añadir (y eliminar) usuarios en incrementos de un usuario, lo que le permitirá tener en cuenta pequeños cambios en su implementación de ERP, y contabilizar la variabilidad del sistema, como los cambios de temporada. Esto por lo general no es tan simple cuando la implementación se hace en las instalaciones. Con las implementaciones en las instalaciones, su equipo de TI deberá abastecerse de hardware (servidores, enrutadores, almacenamiento, etc.) para soportar el número pico de usuarios potenciales en forma simultánea (la “cota máxima”), lo que resultará en capacidad de software y hardware inactiva en los momentos de mayor ajetreo5. Lo mismo sucede para todas las licencias de soporte necesarias (como las licencias de Microsoft Windows Server Client Access, de Microsoft SQL Server, etc.), así como con las licencias de software de Epicor. Debido a que muchas de las inversiones de TI tienen largos plazos y escenarios de ascenso con función escalonada, ejecutar su sistema Epicor ERP en sus instalaciones puede requerir una administración bien pensada por parte de su equipo de TI para lograr el mismo nivel de agilidad proporcionada en la nube. La implementación en la nube traspasa a Epicor la responsabilidad de la planificación de esta escala, lo que le permite como cliente centrarse en sus objetivos de negocio principales, no en sus especificaciones de desempeño de hardware, arquitectura del sistema o cumplimiento de licencias. Una consideración final relativa a la TI al tomar una decisión de implementación en la nube o en las instalaciones está asociada a su perspectiva empresarial sobre “mantenerse al día” con sus aplicaciones empresariales. Uno de los argumentos más convincentes para una implementación SaaS (sobre todo una multiempresa) es el beneficio de las ‘actualizaciones automáticas libres de errores’. Con la ejecución de cada actualización poco después del ciclo de desarrollo y ensayo en manos de los administradores del SaaS Epicor, se tiene la ventaja de beneficiarse inmediatamente de cada nueva prestación con cada nueva versión, sin ningún trabajo administrativo de su parte. De hecho, para muchos clientes, la capacidad de ‘absorber’ automáticamente estas actualizaciones puede crear una enorme mejora sobre el statu quo, donde se estima que dos tercios de las medianas empresas ejecutan versiones no actualizadas de su software ERP.6
5 Una investigación de Gartner reporta que 46% de todo el software adquirido termina como “software de anaquel” no utilizado. La implementación en la nube mitiga este riesgo permitiendo la escalabilidad inmediata. 6 ¿Por qué la computación en la nube es importante para las finanzas?”, Ron Gill, CMA, CFM, Estrategias Financieras, Enero, 2011
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“Ya no es necesario preocuparnos de si nuestros sistemas de información pueden ir a nuestro ritmo.” Tony Chircherello, cliente de Epicor
Los clientes cuyas necesidades de negocios son mucho más estáticas, o que tienen una política para lanzar actualizaciones sólo después de una larga revisión técnica, pueden considerar menos convincente este modelo de actualización ‘instantánea y automática’, y pueden encontrar que la capacidad de control más de cerca de su entorno Epicor ERP les da motivos para llevar a cabo una implementación en las instalaciones o un modelo de implementación de SaaS para único usuario.
Centros de datos, residencia de datos y seguridad de datos inquebrantable Dada la condición crítica del sistema ERP de una empresa para su operación continua, los clientes tiene razón al hacer la pregunta: “¿Están seguros mis datos ERP en la nube?” Hace una década, los clientes se preocupaban de que “si el Internet se cae, entonces ¡nuestro negocio se cae también!” Afortunadamente, esos primeros días de redes y plataformas informáticas débiles han quedado muy atrás. Los centros de datos que albergan la ERP Epicor son centros de datos con estándares de talla mundial (instalaciones nivel 4, tipo SOC 2 y 3 validado, certificados como SSAE16 y ISAE3402, antes SAS 70), y auditado anualmente para verificar el cumplimiento de ISO 27001, 14001, y 9001 7), construidos para soportar intentos de penetración física y electrónica, y con múltiples niveles de redundancia a través de circuitos de energía, refrigeración y redes. El personal de seguridad y de operaciones está en el sitio 24X7X365, con instalaciones que cuentan con múltiples rutas de conectividad eléctrica y a internet redundantes. La construcción física del centro de datos, la seguridad interna y los protocolos relacionados con el acceso físico y de redes son elementos centrales en las prácticas de “centros de datos reforzados” hardened. No hay duda de que estos centros de datos, combinados con nuestros protocolos de funcionamiento y de seguridad generan un ambiente que es mucho más seguro y confiable de lo que la mayoría de las empresas puede justificar construir para albergar una implementación en las instalaciones. Implementó el sistema Epicor ERP. Pregúntese “¿qué tan seguro es nuestro centro de datos existente y los datos de ERP?” La mayoría de las empresas no pueden responder de forma independiente a esa pregunta y muchos de los que pueden admitirán que sus datos de ERP—posiblemente la misión más crítica de todos sus sistemas—residen en un servidor que pueden o no haber auditado recientemente en busca de vulnerabilidades en la seguridad o potenciales debilidades del hardware. En pocas palabras, el costo y la complejidad para proveer el mismo nivel de seguridad de centros de datos y la disponibilidad proporcionada por los centros de datos de Epicor es un costo prohibitivo para todos, con excepción de las empresas más sofisticadas.8 No importa si usted aloja sus propios sistemas Epicor ERP en sus instalaciones, o si se suscribe a nuestros servicios SaaS, la seguridad de datos y la privacidad
7 Dado que los programas y los procedimientos de certificación y acreditación cambian con el tiempo, y las configuraciones de los centros de datos pueden ser dinámicas, esta información puede estar desactualizada cuando lea este documento. La información al día puede obtenerla de su gerente de cuenta de Epicor. 8 Puede encontrar más información acerca de la seguridad del centro de datos de Epicor, incluyendo una visión general de nuestras políticas de seguridad en las áreas de datos, aplicaciones, host, red y físicos en un documento separado de Epicor.
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Los dos mayores beneficios de la ERP basada en la nube según Aberdeen:
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olaboración eficiente a C través del mundo
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apacidad para responder C con rapidez a las demandas del negocio
son preocupaciones legítimas en cualquiera de los modelos. Debe haber escudos impenetrables en operación para garantizar la seguridad de los datos críticos para su misión. Sin embargo, la seguridad física y de la red son solo una parte de la ecuación. Epicor se ajusta a las normas de la industria con el suministro de un Acuerdo de Nivel de Servicio del 99,5%9 (SLA) (los sistemas implementados como SaaS estarán disponibles el 99,5% del tiempo fuera de las ventanas de mantenimiento programado.) Nos enorgullecemos de exceder este compromiso con nuestros clientes, y tenemos tanta confianza en nuestra capacidad de cumplir con este compromiso contractual que ‘acompañando nuestras palabras con hechos’, y ofrecemos sanciones financieras contra nosotros mismos (pagaderas al cliente) en caso de que no logremos cumplir con este compromiso de disponibilidad del 99,5%.10 Este acuerdo de nivel de servicio es una consideración importante para decidir entre la implementación de Epicor ERP como aplicación SaaS o en sus instalaciones. Si su departamento de TI es capaz de proporcionar el mismo acuerdo de nivel de servicio (sin que suponga una carga operativa o financiera a su presupuesto), entonces sin duda usted tiene paridad de disponibilidad con la nube de Epicor. Sin embargo, muchos departamentos internos no cuentan con el personal, los recursos, o el equipamiento para cumplir dicho compromiso de nivel de servicio con los clientes internos. La realidad es que muchos departamentos de TI no son siquiera capaces de informar sobre el tiempo de actividad de su sistema a la administración interna. La naturaleza invisible y dinámica de las implementaciones en la nube a veces pueden crear confusión en cuanto a la ubicación física real de cualquier dato dado de los clientes. En cierto nivel, puede perdonarse a los clientes por pensar que eso no importa; siempre que esté disponible bajo demanda en forma oportuna, la ubicación física de los 1 y los 0 de sus datos ERP simplemente no importa. Aunque es conveniente pensar en un nivel simplista, se ignora un buen número de consideraciones clave. 1. La ubicación física muchas veces define el desempeño. Para minimizar cualquier tiempo de espera del sistema, Epicor generalmente localiza las bases de datos de los clientes en el centro de datos físicamente más cerca de ellos, aunque otras cuestiones técnicas y de negocio pueden modificar esta regla de oro. Sin embargo, incluso cuando implementamos a los clientes en un centro de datos geográficamente cercano, seguirá siendo ‘más lejos en la red que la sala de servidores al fondo del pasillo’. Como resultado, los clientes necesitan trabajar con Epicor SaaS Operations para optimizar las configuraciones de su red y de sus computadoras para mejorar el desempeño del sistema. 2. La mayoría de los clientes de Epicor ERP en la nube tienen sus datos ubicados en el mismo país donde tienen su oficina principal. Esto por lo general simplifica los protocolos legales relativos a la privacidad y la protección de datos. Sin embargo, los clientes en industrias altamente reguladas (contratos de defensa, registros médicos, servicios financieros, etc.) pueden necesitar realizar diligencias adicionales para garantizar la conformidad con todos los requisitos normativos. (Revise los documentos separados publicados por Epicor sobre nuestros Controles de Organización de Servicio e Vista General de los Centros de Datos.)
9 Para más detalles sobre nuestra SLA, consulte la documentación de Epicor SaaS. 10 Consulte la sección de “Compromiso de tiempo en funcionamiento” del Acuerdo relevante de Hosting Epicor para obtener información adicional sobre nuestros compromisos financieros SLA.
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Más allá de la residencia física de los datos, se encuentran los protocolos de planificación y preparación ante desastres. Epicor tiene protocolos de mitigación y recuperación en caso de desastres que son mucho más sofisticados que los practicados por la mayoría de los clientes. Los centros de datos multiempresa de Epicor (cada uno situado a cientos de millas de distancia el uno del otro) replican sus datos en tiempo casi real a otro ‘centro de datos de copia de seguridad en caliente’ que existe solamente como capa de seguridad adicional en caso de un desastre catastrófico que deshabilite todo un centro de datos. En el improbable caso de tal evento, los datos del cliente son restablecidos rápidamente a partir de este centro de datos independiente a algún centro de datos que se haya conservado manejado por personal operativo de Epicor, lo que resultaría en poco tiempo de inactividad para los clientes.
Para concluir Este documento pretende actuar como catalizador para inspirar muchas discusiones críticas que los clientes deben tener al decidir entre la implementación de un sistema Epicor ERP como solución en sus instalaciones o en forma de suscripción SaaS multiempresa o de único usuario. Reconocemos que el modelo de implementación indicado para cualquier organización depende de las características de la compañía, de sus recursos técnicos y sus habilidades establecidas, sus objetivos de negocio y su industria. Epicor está comprometido con apoyar a nuestros clientes en cualquiera de nuestros tres modelos de implementación. Lo más importante, es fundamental que los clientes reconozcan que algunos proveedores de la competencia que han construido un modelo de negocio en torno a un único modelo de implementación a menudo acorralan a los clientes en una situación que les niega la oportunidad de blindar su negocio contra la obsolescencia mediante la libertad de elección y la libertad de escalar y crecer. Estamos abiertos a la oportunidad de discutir más a fondo el mejor modelo de implementación para su negocio. Epicor ERP es un líder reconocido en todos los modelos de implementación, y es probable que hayamos visto muchas organizaciones similares a la suya. Esta experiencia en acomodar las necesidades de su negocio al modelo de implementación más apropiado es lo que se debe esperar de un proveedor estratégico como Epicor.
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Implementación “tradicional” dentro de las instalaciones. Es un modelo acreditado y bien entendido para implementar aplicaciones empresariales, que le asigna el control absoluto (y responsabilidad) a los departamentos de TI internos. También puede proporcionar una integración superior a sistemas de TI legados, y le permite aprovechar mejor las inversiones existentes de TI. Aunque exhibe altos costos iniciales, este es un modelo de implementación común cuando los clientes tienen personal de TI de clase mundial con capacidad de asumir responsabilidades adicionales relacionadas con la implementación y el soporte permanente de la solución Epicor ERP. SaaS multiempresa. Con el tiempo de creación de valor más rápido, la mayoría de implementaciones multiempresa mide sus ciclos de implementación en semanas. También ofrece una atractiva mezcla de agilidad con la economía más atractiva aprovechando los sistemas informáticos de alto rendimiento existentes a escala para apoyar a otros clientes de la Epicor ERP basada en la nube. La mayoría de los clientes también descubre que esta opción permite el mayor control sobre el flujo de efectivo y las inversiones iniciales. SaaS para único usuario. Este modelo es generalmente considerado como un enfoque “híbrido” que compensa sus altos costos iniciales de inversión con muchos de los beneficios de una implementación en las instalaciones, mejorado con muchos de los beneficios económicos y operativos del SaaS multiempresa. Cuando se implementa la Epicor ERP bajo un modelo de único usuario, permite entornos de implementación altamente personalizados que hacen posible engranes directos con su personal de TI, además de un control mucho más detallado sobre la configuración, la personalización y la administración de la ERP.
Epicor recuerda a todos los clientes que hagan la selección de su sistema independientemente de la selección de su modelo de implementación. Nunca acepte que el modelo de implementación actual será necesariamente adecuado para usted en dos, cinco, o incluso 10 años, y exija la oportunidad de cambiar su enfoque a la implementación de aplicaciones a medida que cambien sus necesidades (al tiempo que protege sus inversiones existentes.)
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El argumento comercial para implementar Epicor ERP en la nube
Apéndice A ISACA identificó beneficios clave de la implementación de la nube en aplicaciones empresariales. 1. Control de gastos – La nube ofrece a las empresas la opción de escalabilidad sin los compromisos financieros necesarios para la compra y el mantenimiento de la infraestructura. 2. Inmediatez – Muchos pioneros de la computación en la nube han expresado la capacidad para proveer y utilizar el servicio en un mismo día. 3. Disponibilidad – Los proveedores de la nube cuentan con la infraestructura y el ancho de banda para acomodar los requerimientos del negocio de acceso a alta velocidad, almacenamiento y aplicaciones. 4. Escalabilidad – Con una capacidad ilimitada, los servicios en la nube ofrecen mayor flexibilidad y escalabilidad para las cambiantes necesidades de TI. 5. Eficiencia – El traslado a la nube de las actividades operacionales de gestión de la información ofrece a las empresas una oportunidad única de centrar esfuerzos en innovación, investigación y desarrollo. Esto hace posibles el crecimiento de la empresa y de sus productos y puede ser aún más beneficioso que las ventajas financieras que ofrece la nube. 6. Resistencia – Los proveedores de la nube han replicado soluciones que pueden utilizarse en un caso de desastre, así como tráfico para balance de cargas. También hay riesgos con las soluciones en la nube que deberán acomodarse y administrarse; por ejemplo: 1. Las empresas deben ser exigentes al elegir un proveedor. La reputación, la historia y la sostenibilidad deben ser factores para considerar. 2. El proveedor de SaaS a menudo asume responsabilidades para el manejo de la información, que es una parte crítica del negocio. El no cumplir con los niveles de servicio acordados puede afectar no sólo la confidencialidad, sino también la disponibilidad. 3. La naturaleza dinámica del SaaS puede generar confusiones acerca de dónde reside la información en realidad. Cuando se requiere recuperar información puede generarse retrasos. 4. El acceso de terceros a información sensible genera un riesgo que pone en peligro la información confidencial. En la computación en la nube, esto puede plantear una amenaza significativa para garantizar la protección de la propiedad intelectual y los secretos comerciales. 5. Debido a la naturaleza dinámica de la nube, la información puede no localizarse de inmediato en caso de un desastre. La continuidad del negocio y los planes de recuperación después de un desastre deben estar bien documentados y probados. 6. El cumplimiento de las regulaciones y las leyes en diferentes regiones geográficas puede ser un desafío para las empresas. En este momento, existe poco precedente legal relativo a las responsabilidades en la nube. © ISACA - http://www.isaca.org/Knowledge-Center/Research/ResearchDeliverables/ Pages/Cloud-Computing-Business-Benefits-With-Security-Governance-andAssurance-Perspective.aspx
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Acerca de Epicor Epicor Software Corporation es un líder mundial en la entrega de soluciones de software de negocios a las industrias de manufactura, distribución, venta al detalle y servicios. Con más de 40 años de experiencia, Epicor tiene más de 20 000 clientes en más de 150 países. Las soluciones de Epicor permiten a las empresas impulsar la mayor eficiencia y mejorar la rentabilidad. Con un historial de innovación, experiencia en la industria y pasión por la excelencia, Epicor inspira a los clientes a desarrollar ventajas competitivas duraderas. Epicor proporciona el punto de responsabilidad único que demandan las empresas locales, regionales y mundiales. Para más información, visite www.epicor.com.
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