PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018
RTVC, Sistema de Medios Públicos
BOGOTÁ, ENERO DE 2018
Contenido 1.
OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................................4
2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................................4
3.
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO....................................................................................5
4.
COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................................... 10 4.1 Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción ......................................................... 10 4.2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES ................................................................................................................ 14 4.3 RENDICIÓN DE CUENTAS: ............................................................................................................................ 17 4.4 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO .................................................................. 20 4.5 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: ................................................ 24
5.
MONITOREO Y EVALUACIÓN ......................................................................................................................... 29
RTVC es una empresa industrial y comercial del Estado, adscrita el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, tiene como función producir, programar y emitir en los canales públicos de la televisión colombiana Señal Colombia (Cultural y educativa), Canal Institucional (del Estado), así como las emisoras de Radio pública Nacional, Radio Nacional de Colombia y Radiónica. Los objetivos institucionales se enmarcan en el fortalecimiento de la participación ciudadana, la promoción de la identidad plural, beneficiar a más colombianos con la educación, la información y el conocimiento y abrir más espacios a la nueva industria de contenidos. RTVC, sistema de medios públicos, comprometido con las políticas nacionales de transparencia, participación ciudadana y lucha contra la corrupción, articuló desde el Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 “Crecer desde Nuestras Fortalezas” el objetivo estratégico promover la participación ciudadana y transparencia, a partir del cual se realiza la formulación, seguimiento y avance de las actividades enmarcadas en cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2018.
1. OBJETIVO GENERAL Definir las acciones encaminadas a la identificación y prevención de la materialización de los riesgos de corrupción, el fácil acceso de la ciudadanía a trámites y servicios, los espacios de Rendición de cuentas en la gestión y la oportuna atención al ciudadano; promoviendo espacios de participación como instrumento para el control de la gestión institucional; esto en cumplimiento de las políticas nacionales de transparencia, participación y eficiencia administrativa de la Gestión Pública y ser una apuesta institucional para combatir la corrupción.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Revisar y/o actualizar los elementos definidos para la gestión de riesgos de corrupción, tales como el mapa de riesgos de corrupción y sus respectivas medidas de prevención, mitigación y control, entre otros.
Formular e implementar la estrategia de Racionalización de Trámites en la entidad.
Establecer una estrategia de Rendición de Cuentas enmarcada en la participación ciudadana.
Desarrollar iniciativas para optimizar la atención al ciudadano.
Fortalecer los mecanismos para la transparencia y el acceso a la información pública.
3. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) es un instrumento preventivo para la lucha contra la corrupción, el cual define las acciones a seguir para identificar y gestionar los riesgos de corrupción, establecer acciones de Racionalización de Trámites, mejorar la atención al ciudadano, fortalecer el proceso de Rendición de Cuentas de la empresa hacía la ciudadanía y el acceso a la información pública de los grupos de valor de RTVC. Este debe ser implementado en las entidades del orden nacional, departamental y municipal, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano tiene un carácter preventivo para el control de la gestión, está integrado por una serie de componentes que cuentan con un soporte normativo propio, y se desarrollan en detalle en las dimensiones del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión de acuerdo a lo establecido en el decreto 1499 de 2017,
Dichas dimensiones son: 1.
Dimensión: Control Interno Componente Gestión del Riesgo de Corrupción (Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas
para su mitigación) 2. Dimensión: Gestión con Valores para Resultados (Relación Estado Ciudadano)
Componente Racionalización de trámites
Componente Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Componente Rendición de cuentas
3. Dimensión: Información y Comunicación
Componente Mecanismos para la transparencia y acceso a la información
El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano vigencia 2018, se encuentra alineado con
la
perspectiva de Procesos Internos del Plan Estratégico Institucional de RTVC 2014 - 2108, “Crecer desde Nuestras fortalezas”, así mismo, se ha formulado teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” y las directrices formuladas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el DAFP y el Departamento Nacional de Planeación y en el Decreto 124 del 26 de enero de 2016 de la Presidencia de la República.
Liderado por la Coordinación de Planeación, se formuló a través mesas de trabajo con los colaboradores de las áreas responsables de cada uno de los componentes, estableciendo las actividades a realizar durante la vigencia 2018 y a las cuales se les hará acompañamiento y monitoreo periódico. Participación ciudadana en la formulación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2018 Dentro de las actividades planificadas para la construcción participativa del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano RTVC 2018, se realizó una encuesta a la ciudadanía en el mes de diciembre de 2017 y enero de 2018, en las redes sociales twitter, Facebook y en la página WEB de RTVC, con el fin de determinar cuál de los componentes era considerado por la ciudadanía como el más importante para poner especial énfasis en la formulación de actividades, obteniéndose los siguientes resultados: Encuesta Página Web Link: https://www.rtvc.gov.co/content/que-componente-considera-usted-el-mas-importante-en-laformulacion-del-plan-anticorrupcion-y Resultados: total de votos 36, componente tratamiento de riesgos 33%, componte rendición de cuentas 28%, componente acceso a la información 22%, componte atención al ciudadano 17%
Encuestas Redes sociales Twitter 1 https://twitter.com/RTVCco/status/944230086756175872
2. https://twitter.com/RTVCco/status/946060172060971008
3. https://twitter.com/RTVCco/status/953371272204955649
Facebook 1.
2.
De la anterior actividad, se presentaron las mayores votaciones para los componentes Rendición de Cuentas, Acceso a la Información Pública de acuerdo a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y su decreto reglamentario 103 de 2015, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y tratamiento de Riesgos de Corrupción.
Posteriormente se pone en conocimiento de la ciudadanía y de los colaboradores de RTVC el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano 2018, mediante la publicación del documento preliminar en la WEB del Sistema de Medios Públicos ww.rtvc.gov.co y se abren los canales de comunicación con el fin de recibir las consideraciones, observaciones, aportes y sugerencias a las actividades formuladas para la implementación de los componentes de dicho Plan.
Teniendo en cuenta las observaciones presentadas por los colaboradores al interior de RTVC, se realizan ajustes a las fechas de ejecución de las actividades del componente de Rendición de Cuentas a cargo del Canal Señal Colombia, se adiciona al componente Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano la actividad formulación del Plan de Participación Ciudadana, determinando como responsables a las unidades Misionales y a la Oficina de Planeación. Se realizan los ajustes a la Estrategia de Racionalización de Tramites de acuerdo a las observaciones presentadas por el Asesor de la Dirección de Participación Ciudadana del DAFP en temas de trámites y servicios y se adicionan las actividades relacionadas con la Rendición de Cuentas de del Acuerdo de Paz, que deben ser incluidas en el componente de Rendición de Cuentas de acuerdo a las observaciones presentadas por el equipo del Sistema de Rendición de Cuentas de del Acuerdo de Paz del DNP y los encargados de la Oficina de Planeación de Min Tic
4. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
4.1 Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción Para la gestión de riesgos de corrupción, RTVC, ha dispuesto lineamientos que le permiten, de manera transversal y articulada, garantizar el uso de sanas y buenas prácticas, que mitiguen la materialización de los riesgos de corrupción en las actividades claves de funcionamiento de la empresa.
Estos lineamientos se establecen a partir de la Política operacional de administración de riesgos, la Política Sistema Integrado de Gestión -SIG y la Guía de administración de riesgos de RTVC, en la cual se describe la metodología interna adoptada por la entidad para el levantamiento de riesgos de corrupción y de procesos, así como las instancias de gobierno clave para el levantamiento, seguimiento y evaluación de la información recopilada en la matriz en mención. La Política SIG puede ser consultada en la página WEB de RTVC en el link : https://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/sistema-integrado-degestion, los documentos Política operacional de administración de riesgos y Guía de administración de riesgos de RTVC pueden ser consultados en el aplicativo Sistema de planeación y control Kawak. Las actividades a desarrollar en el componente de Gestión de Riesgos de corrupción están dirigidas a fortalecer al interior de RTVC análisis, valoración y control de riesgos a través de espacios de intercambio de conocimiento y acompañamiento para en la identificación, valoración y evaluación de los mismos asociados a los procesos que se encuentran vigente en RTVC, (ver mapa de procesos de RTVC)
Cuadro 1. Mapa de Procesos RTVC
Fuente: SIG RTVC
Consulta y divulgación.
La consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción le corresponde a la Coordinación de Planeación de RTVC, quien sirve de facilitadora en la gestión de riesgos de la empresa. Durante toda la construcción del Mapa de Riesgos, se comunica y vincula a los colaboradores de RTVC, principalmente líderes de los procesos, para realizar la construcción y/o revisión participativa de la misma y una vez se tenga consolidado y comunicado a las directivas de RTVC, se deberá publicar en la página web de la empresa. Esta publicación se deberá realizar antes del 31 de enero de cada año y se podrá modificar las veces que sean necesarias.
Monitoreo de cumplimiento en la aplicación de controles El monitoreo de cumplimiento en la aplicación de controles está bajo la responsabilidad de los jefes (Subgerentes, Jefes, Coordinadores, Directores, según corresponda) de área y/o líderes de proceso. Este monitoreo conlleva al ajuste de los controles y riesgos si es del caso.
Desde el área de Planeación se realiza, de manera programada, el acompañamiento o apoyo en el monitoreo de la implementación de los controles de la Matriz de Riesgos de Corrupción , el cual consiste en identificar el estado de avance de la ejecución de los controles y planes de tratamiento propuestos, este ejercicio no conlleva a la identificación y/o formulación de acciones correctivas o preventivas por parte del área de Planeación, más sí a la generación de una alerta en caso de estar en riesgo la ejecución de los mismos. Será decisión del líder de proceso formular acciones correctivas o preventivas como parte del ejercicio de auto control.
Seguimiento. La Oficina de Control Interno es la encargada de realizar el seguimiento al mapa de riesgos de corrupción. El Asesor de la oficina de Control Interno, es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, seguimiento y control del mapa de riesgos. Con base en lo considerado se determina continuar con el componente de Gestión de riesgos de corrupción, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 2: Componente: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018 DIMENSION CONTROL INTERNO Componente : Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción SUBCOMPONENTE
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
FECHA PROGRAMADA
Revisión y actualización, si
y formalizado en el
Coordinación de
hay lugar a ello, de la guía de
Sistema Integrado de
Planeación - Equipo
administración del riesgo en
Gestión de la empresa,
de profesionales SIG
la empresa.
en caso de requerir
y Profesional de TI
DE RIESGOS
1.1
30/07/2018
modificación. Socialización de la política 1.2
operacional de administración
CORRUPC
Análisis de contexto, de los
IÓN
2.1
DE
RIESGOS
DE
DEL MAPA
CCIÓN
del riesgo en RTVC
CONSTRU
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN
Documento actualizado
2
PROCESO
ONENTE
SUBCOMP
SUBCOMPONENTE PROCESO 1
/PROCESOS
META O PRODUCTO
riesgos de corrupción.
Coordinación de Política operacional
Planeación - Equipo
divulgada.
de profesionales SIG
31/ 06/ 2018 31/ 12/ 2018
y Profesional de TI Documento con análisis
Coordinación de
de contexto de la
Planeación - Equipo
empresa.
de profesionales SIG
28/02/2018
Actualización de riesgos de corrupción de los 18 2.2
procesos incluidos en el mapa de procesos de la empresa que se encuentre vigente. Fortalecimiento de la técnica
2.3
de análisis de riesgos a través de formación
Matriz de riesgos de corrupción actualizada
Coordinación de
para la vigencia 2018 y
Planeación - Equipo
publicada en página
de profesionales SIG
web.. Coordinación de Espacios de formación
planeación y
gestionados
Coordinación de
CONSULTA Y DIVULGACIÓN
SUBCOMPONENTE PROCESO 3
3.2
a
proceso para la actualización
Coordinación de Planeación - Equipo
de los mapas de riesgos de
Formato de asistencia
corrupción 2018
a capacitación de las
31/01/2018
de profesionales SIG
Divulgación en página
Coordinación de
Divulgación del mapa de
web de la actualización
Comunicaciones -
riesgos de corrupción.
del mapa de riesgos
Coordinación de
institucional.
Planeación
Cuadro de monitoreo y
Equipo de
revisión
profesionales SIG
implementación de los controles de la matriz de
30/05/2018
31/12/2018
riesgos
CONTROLES SUBCOMPONENTE
SEGUIMIENTO
líderes de procesos
el monitoreo de la 4.1
APLICACIÓN DE
PROCESO 5
acompañamiento
técnica a todos los líderes de
de
Acompañamiento o apoyo en
PROCESO 4
CUMPLIMIENTO EN LA
Acompañamiento y asistencia
reuniones realizadas.
SUBCOMPONENTE
VERIFICACIÓN DE
31/12/2018
Talento Humano Reuniones
3.1
31/01/2018
5.1
Verificación de cumplimiento en la aplicación de controles
Reporte de cumplimiento y generación de alertas
Equipo de control interno
31/12/2018
Fuente: Creación RTVC
El seguimiento se realiza 3 veces al año en las siguientes fechas: 1. Corte 30 de abril con publicación del seguimiento dentro de los primeros 10 días del mes de mayo. 2. Corte 31 de agosto con publicación del seguimiento dentro de los primeros 10 días del mes de septiembre. 3. Con corte 31 de diciembre con publicación de seguimiento dentro de los primeros 10 días del mes de enero. A partir del resultado generado a partir del seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción se deberá generar un plan de mejoramiento por parte de la Oficina de Control Interno.
4.2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES En el cumplimiento de la política de racionalización de trámites, se busca facilitar el acceso de la ciudadanía a los servicios de la empresa, normalizando procedimientos que garanticen simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites existentes al igual que Otros Procedimientos Administrativos - OPA.
Trámite: se define como el conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio. Otro Procedimiento Administrativo: Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia. Se caracterizan porque no son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En caso de tenerlo, se debe relacionar el respectivo soporte legal que autoriza el cobro. En la mayoría de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de este se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite. La estrategia a formular se debe enmarcar en las siguientes cuatro fases de la Política de Racionalización de Trámites: a. Identificación de trámites: Fase en la cual cada entidad debe establecer el inventario de trámites propuestos por la Función Pública y registrarlos en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT). b. Priorización de trámites: Fase que consiste en analizar variables externas e internas que afectan el trámite y que permiten establecer criterios de intervención para la mejora del mismo. Para la priorización de trámites se deben focalizar aquellos aspectos que son de mayor impacto para la ciudadanía, que mejoren la gestión de las entidades, aumenten la competitividad del país y acerquen el Estado al ciudadano.
c. Racionalización de trámites: Fase que busca implementar acciones efectivas que permitan mejorar los trámites a través de la reducción de costos, documentos, requisitos, tiempos, procesos, procedimientos y pasos; así mismo, generar esquemas no presenciales como el uso de correos
electrónicos, internet y páginas web que signifiquen un menor esfuerzo para el usuario en su realización. Los tipos de racionalización pueden desarrollarse a través de actividades normativas, administrativas o tecnológicas, orientadas a facilitar la relación del ciudadano frente al Estado.
En relación al cumplimento de la Estrategia de Racionalización 2017 se realizaron acciones de racionalización del tipo tecnológico a partir de la creación e implementación del formulario en línea que permitiera al usuario realizar la solicitud del trámite o de los servicios y adjuntar los documentos requeridos en el mismo formulario y a su vez realizar el seguimiento del estado del trámite o del servicio por medio de un número de radicado. Este formulario fue implementado para el trámite Asignación de Códigos a mensajes cívicos, espacios institucionales y comerciales regulares, las OPAS Certificado de emisión y visitas guiadas quedando estos para prestación parcialmente en línea. En el caso de la OPA Grabación de archivo histórico, esta acción no fue implementada debido a que la alta dirección a través del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo tomo la decisión de eliminarla y crear y poner en disposición de la ciudadanía la nueva OPA Consulta de archivo histórico de RTVC, totalmente en línea, a partir de la puesta al servicio de los ciudadanos por parte de Señal Memoria de un catálogo en línea que alberga más de 70.000 contenidos audiovisuales https://library.rtvc.gov.co/
Con base en lo considerado se determina continuar la racionalización, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 3: Componente 2: Racionalización de Trámites y Servicios
Nombre de la entidad:
SOCIEDAD RADIO TELEVISIÓN NACIONAL DE COLOMBIA
Sector administrativo:
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Departamento:
Bogotá D.C
Municipio:
BOGOTÁ
DATOS TRÁMITES A RACIONALIZAR
Orden:
Nacional
Año vigencia:
2018
ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN A DESARROLLAR
PLAN DE EJECUCIÓN
Situación actual
Mejora por impleme ntar
Benefici o al ciudada no o entidad
Para este Visita( otro s) procedimi guiada ento Otros a la administr procedimi Radio ativo entos Televis Inscr OPA , la administra 29029 ión ito asignació tivos de Nacion n de cita cara al al de se da en usuario Colom el bia transcurs RTVC o de un mes
Se asigna la cita para la visita guiada en un tiempo de 20 días
Disminuc ión del tiempo Reducción de del tiempo Coordinaci espera, Administra de 02/02/2 30/03/201 ón de mayor tiva respuesta 018 8 Comunicaci agilidad o duración ones den la del trámite respuest a
Tipo
Núme ro
Nomb re
Fuente: Creación RTVC
Esta do
Tipo Acciones racionaliza racionaliza ción ción
Fecha inicio
Fecha final Responsab racionaliza le ción
4.3 RENDICIÓN DE CUENTAS: La rendición de cuentas es un proceso permanente de información y diálogo enmarcado en una comunicación de doble vía, entre las entidades del estado y los servidores públicos con los ciudadanos. En dicho proceso las entidades públicas, y sus representantes legales, tienen la responsabilidad de informar a todos los ciudadanos y a las organizaciones civiles, todo lo referente a la gestión realizada, la forma en que se administran los recursos y sus resultados. El ciudadano tiene el derecho de exigir la información y la responsabilidad de retroalimentar con evaluaciones y propuestas de mejoras, o con incentivos para corregir, premiar o sancionar los resultados. Elementos de la Rendición de Cuentas La rendición de cuentas como proceso transversal y permanente se fundamenta en tres elementos o dimensiones: • El elemento información: Hace referencia a la socialización de datos y contenidos sobre la gestión, el resultado de la misma y el cumplimiento de sus metas misionales y las asociadas con el Plan Nacional de Desarrollo, así como a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos por parte de las entidades públicas. Los datos y los contenidos deben cumplir principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés. Esta información debe ser en lenguaje comprensible al ciudadano lo cual implica generar información de calidad para que sea oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y disponible en formatos accesibles. • El elemento diálogo: Debida sustentación, explicaciones y justificaciones o respuestas de la administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y decisiones. Estos diálogos pueden realizarse a través de espacios (bien sea presenciales - generales, por segmentos o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías) donde se mantiene un contacto directo con la población. • El elemento incentivo: Cuando la ciudadanía y los funcionarios tienen la debida información y está sustentada como corresponde, es necesario generar acciones para que se estimule la participación de los mismos en cada uno de los aspectos, para ello se deben considerar capacitaciones, acompañamiento estímulos – materiales, reconocimientos – para aquellos que se consideren merecedores de los mismos.
En cumplimiento de las directrices del Sistema de Rendición de Cuentas de del Acuerdo de Paz, se incluyen actividades en el componente de diálogo de la estrategia de Rendición de Cuentas las cuales tienen como objetivo facilitar el acceso a la información y generar espacios de diálogo ciudadano en torno
a
la
construcción
de
paz.
Para la vigencia 2017 se formularon, conjuntamente con el Área de Comunicaciones, las actividades a implementar de cada uno de los elementos anteriormente descritos, los cuales fueron implementados y se les realizó seguimiento y evaluación a partir del reporte de indicadores del Plan de Acción 2017.
En este componente de Rendición de cuentas cuyo cumplimiento, durante el 2017, fue del 95% y dentro del cual se cumplieron 17 de las 18 actividades programadas y según: Cuadro 4: Cumplimiento Componente Rendición de Cuentas 2017 Subcomponente
Actividades
Actividades
Cumplimiento
programadas
Ejecutadas
Información de calidad y en lenguaje comprensivo
7
7
100%
Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones
4
4
100%
Incentivos para motivar la cultura de la Rendición y Petición de
5
3
70%
2
2
100%
cuentas Evaluación y retroalimentación a la gestión Institucional
Fuente: Creación RTVC
La entidad publicó información de utilidad para los ciudadanos como la Estrategia de rendición de cuentas 2017, el Informe de gestión Rendición de Cuentas 2016 y el informe final de la Audiencia Pública de rendición de cuentas 2017 el cual incluyó el Plan de mejoramiento y las preguntas de ciudadanos que se recibieron a lo largo de la estrategia de divulgación la cual se puede consultar en el siguiente link: https://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/rendicion-2017
Las actividades formuladas para el Componente se describen en el siguiente cuadro: Cuadro 5: Componente: Rendición de Cuentas Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano RTVC 2018 Dimensión Gestión con valores para resultados Componente: Rendición de Cuentas
SUBCOMPONENTE 2 DIÁLOGO DE DOBLE VÍA CON LA CIUDADANÍA Y SUS ORGANIZACIONES
SUBCOMPONENTE 1 INFORMACIÓN DE CALIDAD Y EN LENGUAJE COMPRENSIBLE
Subcomponente
Actividades
1.1
1.2
Publicación y actualización de la información, sobre las actividades realizadas por la Entidad, en la sección de noticias y destacados en la página Web corporativa Publicación en Redes Sociales registro de las principales actividades adelantadas en la entidad
Meta o producto
Responsable
Fecha programada
Reporte trimestral de publicaciones en la página Web corporativa
Comunicaciones
30/03/2018 31/12/2018
Reporte trimestral de publicaciones en Redes Sociales – Facebook, Twitter, etc…
Comunicaciones
30/03/2018 31/12/2018
1.3
Publicación del Informe de gestión de RTVC vigencia 2017-
Informe de gestión publicado
Planeación / comunicaciones
31/01/2018
1.4
Relación directa con medios de comunicación para difundir contenidos de interés público y proyectos especiales de la Entidad.
Realizar dos escenarios de socialización con medios
Comunicaciones
01/03/2018 30/09/2018
1.5
Apertura mercado de coproducción
Divulgación, difusión en páginas oficiales -
Señal ColombiaComunicaciones
30/04/18
1.6
Cápsulas u espacios en radio sobre la gestión realizada durante el 2017
15 capsulas informativas
Planeacióncomunicaciones - Radio
01/02/2018 31/06/2018
1.7
Informe individual de avances de Rendición de Cuentas en Materia de Paz.
2 informes
Subgerencia de RadioSubgerencia de Televisión
30/05/2018 15/12/2018
2.1
Encuentros con Ciudadanos para la socialización de convocatorias y mercado de coproducción.
12 encuentros alrededor del país
Señal Colombia
31/03/2018
2.2
Audiencia Pública Rendición Cuentas 2017
Audiencia Pública
Comunicaciones/ Planeación
01/03/2018 30/06/2018
2.3
Visitas Guiadas a RTVC, con e fin de dar a conocer, procesos operativos de la radio y la
Visitas Guiadas
Comunicaciones
01/02/2018 31/11/2018
2.4
SUBCOMPONENTE 4 EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
SUBCOMPONENTE 3 INCENTIVOS PARA MOTIVAR LA CULTURA DE LA RENDICIÓN Y PETICIÓN DE CUENTAS
2.5
televisión pública, a docentes y estudiantes, además de dar a conocer información sobre los proyectos relevantes de la entidad. Socialización de la estrategia de comunicación efectiva para 1 socialización la convivencia enfocada en los avances del proceso de Paz Ejercicios de diálogo con los grupos de interés en materia de implementación del 3 ejercicios de diálogo acuerdo de Paz en el magazín llego la hora
Subgerencia de Radio
20/12/2018
Subgerencia de Televisión
20/12/2018
3.1
Plan de Sensibilización y divulgación a la ciudadanía sobre el componente Rendición de Cuentas
Plan de Sensibilización y divulgación
Planeación / Comunicaciones
01/03/2018 31/06/2018
3.2
Sensibilización colaboradores sobre el componente Rendición de Cuentas.
capacitación
Planeación /Comunicaciones
01/03/2018 31/09/2018
Plan de divulgación
Comunicaciones
01/05/2018 31/06/2018
Plan de divulgación de 3.3 Audiencia pública de rendición de cuentas 2017
4.1
Documento evaluación de las actividades estrategia rendición de cuentas 2018
Documento evaluación de las actividades Estrategia Rendición de Cuentas 2018
Comunicaciones
01/09/2018 31/12/2018
4.2
Formulación Plan de mejoramiento estrategia rendición de cuentas 2018
Plan de mejoramiento 2018
Comunicaciones
01/09/2018 31/12/2018
Fuente: Creación RTVC
4.4 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO Este componente se desarrollará siguiendo los parámetros del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y la Política de Gobierno Digital, garantizando el acercamiento al ciudadano, facilitando los canales de comunicación, desarrollando competencias y habilidades en los servidores públicos para la atención y el servicio al ciudadano.
Dentro de las acciones de mejoramiento continuo, implementadas por el Área de Atención al Ciudadano, se encuentran las relacionadas con la implementación de desarrollos tecnológicos que permitieron poner a disposición de los ciudadanos canales de atención y medios de participación ciudadana que se observan en la gráfica siguiente:
Gráfica 1: Canales de atención al ciudadano
Línea gratuita 018000123414
Línea para personas Hipo acusicas: 2200703
Correo electrónico
[email protected]
Formulario
de
PQRS´D Web:
https://www.rtvc.gov.co/atencion-al-ciudadano/servicio-de-
atención
Atención Presencial: Sede CAN Carrera 45 # 26-33
Comunicación escrita
Chat: https://www.rtvc.gov.co/content/chat-1
Igualmente, el Área de Atención al Ciudadano cuenta para el desarrollo de su gestión con la resolución 343 del 3 de octubre de 2016, referente al Manual de Procedimiento de Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias de RTVC, donde están cada uno de los lineamientos normativos para el trámite,
respuesta y envió que les debe dar a cada uno de los requerimientos que ingresan a la entidad desde el Buzón de PQRS, por medios electrónicos y medios presenciales.
De la misma manera, los ciudadanos pueden consultar el estado de su PQRSD ingresando a la página web de RTVC con el e enlace: http://www.rtvc.gov.co/seguimiento-de-pqrsd, registrando el número de radicado asignado por el Orfeo y el número de verificación que se les envió al correo que colocaron en el formulario y el código de seguridad para que puedan visualizar la respuesta en la plantilla de Orfeo que maneja la entidad. En este componente de Atención al ciudadano, el cumplimiento, durante el 2017, fue del 100% de acuerdo al siguiente cuadro: Cuadro 6: Cumplimiento componente servicio al ciudadano 2017. Subcomponente
Actividades
Actividades
Cumplimiento
programadas
Ejecutadas
Estructura administrativa y direccionamiento estratégico
3
5
100%
Fortalecimiento de los canales de atención
3
3
100%
Talento humano
2
3
100%
Normativo y procedimental
2
3
100%
Relacionamiento con el ciudadano
2
4
100%
Fuente: RTVC
Con base en lo considerado se determina continuar con el componente de Atención al ciudadano, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 7: Componente: Mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano RTVC 2018 Dimensión Gestión con valores para resultados. Componente: Mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano
Informe de encuesta de
IENTO
1.1
ESTRATÉGICO
Actividades
DIRECCIONAM
VA Y
ADMINISTRATI
ESTRUCTURA
NTE 1
SUBCOMPONE
Subcomponente
percepción, aplicada a los
ciudadanos, sobre la atención, cuando se hace presencial.
Meta o producto
Responsable
Fecha programada
Informe de Resultado de la encuesta presencial a los servidores públicos que interactúan directamente con los ciudadanos .
Oficina PQR
30/03/2018 30/12/2018
4 publicaciones de los Aplicar la encuesta de satisfacción
informes de la encuesta de
al ciudadano sobre la respuesta
satisfacción a ciudadano de
dada por la Entidad a las PQRSD.
las respuestas de PQRSD,
1.2
Oficina PQR
30/03/2018 30/12/2018
Divulgación de los canales de
2 Campaña de divulgación
atención que existen en RTVC
web- monitores- cartelera -
sistema de medios públicos.
redes
Divulgación de los protocolos de
2 Campaña de divulgación
atención que existen en RTVC
web- monitores- cartelera -
sistema de medios públicos.
redes
2.1
ATENCIÓN
FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE
SUBCOMPONENTE 2
incluye acciones de mejora.
2.2
Comunicaciones
30/03/2018 -
/ Oficina PQR
30/12/2018
Comunicaciones
30/03/2018 -
/ Oficina PQR
30/12/2018
Campaña de sensibilización a los funcionarios y contratistas sobre 2.3
la importancia de citar el radicado de entrada en las respuestas de
Campaña de sensibilización Comunicaciones ejecutada-
30/03/2018 -
/ Oficina PQR
30/12/2018
Recursos
30/03/2018 -
Humanos
30/09/2018
2 Actividad de
PQR
30/03/2018 -
sensibilización
Comunicaciones
30/12/2018
Recursos
30/03/2018 -
Humanos
30/06/2018
las PQRD que ingresan. Capacitación a los colaboradores
TALENTO HUMANO
SUBCOMPONENTE 3
en temas de cultura de servicio al ciudadano, ética y valores del
3.1
servidor público, lenguaje claro, incluidos en el plan de capacitación institucional Actividad de Sensibilización para
3.2
fortalecer la cultura de servicio al
Y PROCEDIMENTAL
colaboradores de la Entidad frente a la participación ciudadana y los derechos y deberes de los
4.1
Capacitaciones
5.1
Formulación del Plan de participación ciudadana de RTVC
ANO
L CIUDAD
ciudadanos.
O CON E
NAMIENT
NORMATIVO
Sensibilización a los
RELACIO
ENTE 5
SUBCOMPONENTE 4
interior de la entidad
COMPON
Capacitaciones
Plan de participación
Radio televisión
ciudadana
planeación
31/03/2018
5.2
A partir del informe trimestral de
Informar las acciones de
PQRS identificar mejoras en la
mejora realizadas a partir
Oficina PQR /
31/03/2018-
prestación de los servicios de
de la identificación de
TI - AOM
30/12/2018
RTVC
PQRSD
Fuente RTVC
4.5 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: Este componente recoge los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de Acceso a la Información Pública regulado por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, según los cuales, toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de las entidades del estado. En tal sentido, las entidades están llamadas a incluir en su Plan Anticorrupción acciones encaminadas al fortalecimiento del derecho de acceso a la información pública en la gestión administrativa.
a. Lineamientos de Transparencia Activa La transparencia activa implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos. De acuerdo con los parámetros establecidos por la ley 1712 de 2014, en su artículo 9º y por la Política Gobierno Digital, dicha información debe estar disponible en el sitio web de la entidad en la sección ‘Transparencia y acceso a la información pública’.
Así mismo se debe publicar de manera proactiva toda información que sea útil para los ciudadanos, las actividades que desde la administración se generan para que el ciudadano con el acceso a la información tome mejores decisiones, controle la actuación de las entidades públicas, participe en la gestión de lo público y se garanticen otros derechos. b. Lineamientos de Transparencia Pasiva La transparencia pasiva se refiere a la obligación de responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley. Para este propósito se debe garantizar una adecuada gestión de las solicitudes de información siguiendo los lineamientos del Programa Nacional
de Servicio al Ciudadano establecidos en el Cuarto Componente y las directrices del Decreto 1081 de 2015 respecto a la gestión de solicitudes de información. c. Elaboración de los Instrumentos de Gestión de la Información La Ley estableció tres (3) instrumentos para apoyar el proceso de gestión de información de las entidades. Estos son el Registro o inventario de activos de Información, el Esquema de publicación de información y el Índice de Información Clasificada y Reservada.
d. Criterio diferencial de accesibilidad Para facilitar qué poblaciones específicas accedan a la información que las afecte, la ley estableció el criterio diferencial de accesibilidad a información pública. Para el efecto, las entidades deberán implementar acciones tendientes a divulgar la información en formatos alternativos comprensibles. Es decir, que la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información pública, permita su visualización o consulta para los grupos étnicos y culturales del país, y para las personas en situación de discapacidad.
e. Monitoreo del Acceso a la Información Pública Con el propósito de contar con un mecanismo de seguimiento al acceso a información pública, las entidades deben generar un informe de solicitudes de acceso a información que contenga: 1. El número de solicitudes recibidas. 2. El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. 3. El tiempo de respuesta a cada solicitud. 4. El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información. Estas actividades ejecutadas durante el 2017, junto con la matriz de seguimiento se publican en el espacio en la WEB de RTVC del Componente de Ley de Transparencia que se pueden consultar en el siguiente link: http://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/ley-de- transparencia En este componente de Transparencia y acceso a la información, el cumplimiento, durante el 2017, fue del 100% y dentro del cual se cumplieron 18 de las 18 actividades programadas y según: Cuadro 8: Cumplimiento componente Acceso a la información Pública 2017 Subcomponente
Lineamientos de Transparencia Activa
Actividades
Actividades
programadas
Ejecutadas
5
5
Cumplimiento
100%
Lineamientos de Transparencia Pasiva
3
3
100%
Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información
3
3
100%
Criterio Diferencial de Accesibilidad
3
3
100%
Monitoreo del Acceso a la Información Pública
4
4
100%
Fuente: Creación RTVC
Con base en lo considerado se determina continuar con el componente de Transparencia y acceso a la información, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 9. Componente de Transparencia y acceso a la información Pública Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimensión: Información y Comunicación Componente: Mecanismos para la transparencia y Acceso de la Información Subcomponente
Actividades
actualización y
Transparencia Activa
publicación de la 1.1
Matriz de cumplimiento de la ley 1712 de 2014
1.2
Transparencia Pasiva
Lineamientos de
Subcomponente 2
Subcomponente 1 Lineamientos de
Revisión,
2.1
Meta y
Indicadores
Responsable
asignación de
1 matriz
Planeación/ Todas Las
responsables de
actualizada
Áreas
producto Matriz
30/03/2018 -
publicación de la información
Divulgación de
datos abiertos
datos abiertos
PUBLICADOS
implementado
Revisar los
100% de las
Número de
estándares del
solicitudes de
solicitudes de
datos abiertos
programada
actualizada con
Divulgación de
Divulgación de
Fecha
contenido de la
información
información
respuesta
respondida con
respondidas a los
entregada al
los estándares
ciudadanos con
ciudadano, la
de calidad
los estándares de
cual debe ser
requeridos,
calidad/ Número
objetiva, veraz,
Incluir soportes
de solicitudes de
Planeación/Gestión
30/03/2018 -
Documental
30/09/2018
PQR / Ci
30/01/2018 30/12/2018
completa,
de visitas de
información
motivado y
campo
recibidas
actualizado,
realizadas.
incluir soportes de visitas de campo realizadas y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados. Campaña de divulgación a la 2.2
ciudadanía sobre
Campaña de
1 campaña de
PQR
la solicitud de
divulgación
divulgación
Comunicaciones
30/03/2018
información pasiva Número de solicitudes de
2.3
100% de las
información
Dar respuesta
solicitudes de
pasiva
oportuna a las
información
respondidas a los
solicitudes de
pasiva
ciudadanos
información
respondida en
dentro de los
pasiva requerida
los términos
términos
por los
establecidos por
establecidos/
ciudadanos
el sistema de
Número de
PQRS
solicitudes de
PQR
01/01/2018 30/12/2018
información
la Información
los Instrumentos de Gestión de
Subcomponente 3 Elaboración
pasiva recibidas
3.1
3.2
inventario de
Elaborar
Elaborar y
Registro o
publicar Registro
inventario de
o inventario de
activos de
activos de
Información.
Información.
Actualizar y
Elaborar y
esquema de
publicar el
publicar el
publicación de la
Esquema de
Esquema de
información
activos de Información publicado en la
Gestión Documental
30/04/2018
Comunicaciones
30/03/2018
WEB del Sistema.
publicación de
publicación de
publicado en la
información
información
WEB del Sistema índice de
3.3
Elaborar y
Elaborar y
Información
publicar el índice
publicar índice
Clasificada y
de Información
de Información
Reservada
Clasificada y
Clasificada y
publicado en la
Reservada.
Reservada.
WEB del
Gestión Documental
30/04/2018
Comunicaciones
30/06/2018
Sistema. Divulgar la
Subcomponente 4 Criterio Diferencial de Accesibilidad
información En 4.1
formatos Alternativos Comprensibles -
Socialización del
Manual
manual de
implementado y
política editorial
socializado
usabilidad Accesibilidad de la WEB del sistema de 4.2
medios Públicos a población en situación de discapacidad Adecuación espacios
del sistema de
Estándares de
medios Públicos
accesibilidad
Ti /
30/03/2018 -
con los
implementados
Comunicaciones
30/12/2018
estándares de
en la WEB
Servicios Generales
30/04/2018
accesibilidad
de
físicos
en RTVC acorde 4.3
Página la WEB
Plan de adecuación de
a lineamientos de espacios físicos accesibilidad
para población
para
en situación de
población
en situación de
discapacidad
1 Informe de cumplimiento de los lineamientos de accesibilidad a espacios físicos
Acceso a la Información Pública
Subcomponente 5 Monitoreo del
discapacidad Consolidar en el informe
5.1
Reporte
trimestral de la
trimestral de
oficina de
solicitudes de
PQRS, la
acceso a la
solicitudes de
información
acceso a la
Publica
información realizada por la ciudadanía
4 informes de solicitud de información
PQR
30/03/2018 30/12/2018
acorde con lo establecido en la ley 1712 de 214 Seguimiento a la actualización de la información
Información
5.2 publicada a partir actualizada en la del esquema de
WEB de RTVC
4 jornadas de actualización
Comunicaciones
30/03/2018 30/12/2018
publicación de la información 100% de las Seguimiento a la publicación de 5.3
hoja de vida de funcionarios de planta en el SIGEP
hoja de vida de función pública, de los
2 Seguimientos
funcionarios que
en el año al
ingresan a la
cumplimiento
Talento Humano
30/06/2018 30/12/2018
planta, actualizadas en el SIGEP.
Seguimiento a la
54
5.4
Revisión de las
publicación de
hojas de vida del
hoja de vida de
personal de
funcionarios de
planta en el
planta en el
SIGEP y solicitar
SIGEP
su actualización.
Seguimiento a la
100% de las
publicación de
hoja de vida de
hoja de vida de
función pública
funcionarios de
actualizadas en
planta en el
el SIGEP de los
SIGEP
contratistas
Fuente: Creación RTVC
5. MONITOREO Y EVALUACIÓN
1 Seguimiento en el año al
Talento Humano
30/09/2018
cumplimiento
dos seguimientos en el año al cumplimiento
Jurídica
30/03/2018 30/09/2018
De acuerdo con el Manual del Nuevo modelo de Planeación y Gestión, No se incluyen iniciativas adicionales por cuanto ellas están contempladas en cada uno de los componentes relacionados.
La consolidación del PAAC está a cargo de la oficina de planeación de las entidades, instancia que actuará como facilitadora para su elaboración y monitoreo a la implementación. Debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año en la sección "transparencia y acceso a la información pública" del sitio web oficial de la entidad. Para su elaboración, es necesario tener en cuenta: – El PAAC debe ser parte integral del Plan de Acción Institucional. – La apropiación del PAAC debe darse desde la Alta Dirección de la entidad – Se debe socializar el PAAC antes de su publicación para que actores internos y externos formulen sus observaciones y propuestas – Las entidades deberán promocionar y divulgar el PAAC dentro de su estrategia de rendición de Cuentas El PAAC debe contener acciones, responsables y fechas de cumplimiento esperadas – El PAAC contiene la apuesta institucional para combatir la corrupción Adicionalmente, la Oficina de Control Interno verificará tres veces al año el cumplimiento de las acciones contenidas en el PAAC, así: – Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril – Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto – Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre
