PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018 – V1
RTVC, Sistema de Medios Públicos
BOGOTÁ, ENERO DE 2018
Contenido 1.
OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................................4
2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................................4
3.
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO....................................................................................5
4.
COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................................... 10 4.1 GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ......................................... 10 4.2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES ................................................................................................................ 14 4.3 RENDICIÓN DE CUENTAS: ............................................................................................................................ 17 4.4 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO .................................................................. 20 4.5 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: ................................................ 24
5.
MONITOREO Y EVALUACIÓN ......................................................................................................................... 29
RTVC es una empresa industrial y comercial del Estado, adscrita el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, tiene como función producir, programar y emitir en los canales públicos de la televisión colombiana Señal Colombia (Cultural y educativa), Canal Institucional (del Estado), así como las emisoras de Radio pública Nacional, Radio Nacional de Colombia y Radiónica. Los objetivos institucionales se enmarcan en el fortalecimiento de la participación ciudadana, la promoción de la identidad plural, beneficiar a más colombianos con la educación, la información y el conocimiento y abrir más espacios a la nueva industria de contenidos. RTVC, sistema de medios públicos, comprometido con las políticas nacionales de transparencia, participación ciudadana y lucha contra la corrupción, articuló desde el Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 “Crecer desde Nuestras Fortalezas” el objetivo estratégico promover la participación ciudadana y transparencia, a partir del cual se realiza la formulación, seguimiento y avance de las actividades enmarcadas en cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2018.
1. OBJETIVO GENERAL Definir las acciones encaminadas a la identificación y prevención de la materialización de los riesgos de corrupción, el fácil acceso de la ciudadanía a trámites y servicios, los espacios de Rendición de cuentas en la gestión y la oportuna atención al ciudadano; promoviendo espacios de participación como instrumento para el control de la gestión institucional; esto en cumplimiento de las políticas nacionales de transparencia, participación y eficiencia administrativa de la Gestión Pública y ser una apuesta institucional para combatir la corrupción.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Revisar y/o actualizar los elementos definidos para la gestión de riesgos de corrupción, tales como el mapa de riesgos de corrupción y sus respectivas medidas de prevención, mitigación y control, entre otros.
Formular e implementar la estrategia de Racionalización de Trámites en la entidad.
Establecer una estrategia de Rendición de Cuentas enmarcada en la participación ciudadana.
Desarrollar iniciativas para optimizar la atención al ciudadano.
Fortalecer los mecanismos para la transparencia y el acceso a la información pública.
3. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) es un instrumento preventivo para la lucha contra la corrupción, el cual define las acciones a seguir para identificar y gestionar los riesgos de corrupción, establecer acciones de Racionalización de Trámites, mejorar la atención al ciudadano, fortalecer el proceso de Rendición de Cuentas de la empresa hacía la ciudadanía y el acceso a la información pública de los grupos de valor de RTVC. Este debe ser implementado en las entidades del orden nacional, departamental y municipal, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011. El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano tiene un carácter preventivo para el control de la gestión, está integrado por una serie de componentes que cuentan con un soporte normativo propio, y se desarrollan en detalle en las dimensiones del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión de acuerdo a lo establecido en el decreto 1499 de 2017,
Dichas dimensiones son: 1.
Dimensión: Control Interno Componente Gestión del Riesgo de Corrupción (Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas
para su mitigación) 2. Dimensión: Gestión con Valores para Resultados (Relación Estado Ciudadano)
Componente Racionalización de trámites
Componente Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Componente Rendición de cuentas
3. Dimensión: Información y Comunicación
Componente Mecanismos para la transparencia y acceso a la información
El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano vigencia 2018, se encuentra alineado con
la
perspectiva de Procesos Internos del Plan Estratégico Institucional de RTVC 2014 - 2108, “Crecer desde Nuestras fortalezas”, así mismo, se ha formulado teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” y las directrices formuladas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el DAFP y el Departamento Nacional de Planeación y en el Decreto 124 del 26 de enero de 2016 de la Presidencia de la República.
Liderado por la Coordinación de Planeación, se formuló a través mesas de trabajo con los colaboradores de las áreas responsables de cada uno de los componentes, estableciendo las actividades a realizar durante la vigencia 2018 y a las cuales se les hará acompañamiento y monitoreo periódico. Participación ciudadana en la formulación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2018 Dentro de las actividades planificadas para la construcción participativa del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano RTVC 2018, se realizó una encuesta a la ciudadanía en el mes de diciembre de 2017 y enero de 2018, en las redes sociales twitter, Facebook y en la página WEB de RTVC, con el fin de determinar cuál de los componentes era considerado por la ciudadanía como el más importante para poner especial énfasis en la formulación de actividades, obteniéndose los siguientes resultados: Encuesta Página Web Link: https://www.rtvc.gov.co/content/que-componente-considera-usted-el-mas-importante-en-laformulacion-del-plan-anticorrupcion-y Resultados: total de votos 36, componente tratamiento de riesgos 33%, componte rendición de cuentas 28%, componente acceso a la información 22%, componte atención al ciudadano 17%
Encuestas Redes sociales Twitter 1 https://twitter.com/RTVCco/status/944230086756175872
2. https://twitter.com/RTVCco/status/946060172060971008
3. https://twitter.com/RTVCco/status/953371272204955649
Facebook 1.
2.
De la anterior actividad, se presentaron las mayores votaciones para los componentes Rendición de Cuentas, Acceso a la Información Pública de acuerdo a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y su decreto reglamentario 103 de 2015, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y tratamiento de Riesgos de Corrupción.
Posteriormente se pone en conocimiento de la ciudadanía y de los colaboradores de RTVC el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano 2018, mediante la publicación del documento preliminar en la WEB del Sistema de Medios Públicos ww.rtvc.gov.co y se abren los canales de comunicación con el fin de recibir las consideraciones, observaciones, aportes y sugerencias a las actividades formuladas para la implementación de los componentes de dicho Plan, las cuales serán tenidas en cuenta para realizar los ajustes al Plan
4. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
4.1 GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Para la gestión de riesgos de corrupción, RTVC, ha dispuesto lineamientos que le permiten, de manera transversal y articulada, garantizar el uso de sanas y buenas prácticas, que mitiguen la materialización de los riesgos de corrupción en las actividades claves de funcionamiento de la empresa. Estos lineamientos se establecen a partir de la Política operacional de administración de riesgos, la Política Sistema Integrado de Gestión -SIG y la Guía de administración de riesgos de RTVC, en la cual se describe la metodología interna adoptada por la entidad para el levantamiento de riesgos de corrupción y de procesos, así como las instancias de gobierno clave para el levantamiento, seguimiento y evaluación de la información recopilada en la matriz de riesgos de corrupción y de procesos. Los anteriores documentos pueden ser consultados en la página WEB de RTVC en el link : https://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/sistema-integrado-de-gestion
Las actividades a desarrollar en el componente de Gestión de Riesgos están dirigidas a fortalecer al interior de RTVC análisis de riesgos a través de espacios de formación y acompañamiento en la identificación, valoración y evaluación de los riesgos de corrupción, asociados a los procesos operacionales de RTVC, (ver mapa de procesos de RTVC ver Cuadro 1), que encuentran vigentes desde el 31 de mayo de 2016, con el fin de realizar el levantamiento de la matriz de riesgos de corrupción para la vigencia 2018.
Cuadro 1. Mapa de Procesos RTVC
Fuente: SIG RTVC
Consulta y divulgación.
La consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción le corresponde a la Coordinación de Planeación de RTVC, quien sirve de facilitadora en la gestión de riesgos de la empresa. Durante toda la construcción del Mapa de Riesgos, se comunica y vincula a los colaboradores de RTVC, principalmente líderes de los procesos, para realizar la construcción y/o revisión participativa de la misma y una vez se tenga consolidado y comunicado a las directivas de RTVC, se deberá publicar en
la página web de la empresa. Esta publicación se deberá realizar antes del 31 de enero de cada año y se podrá modificar las veces que sean necesarias.
Monitoreo de cumplimiento en la aplicación de controles El monitoreo de cumplimiento en la aplicación de controles está bajo la responsabilidad de los jefes (Subgerentes, Jefes, Coordinadores, Directores, según corresponda) de área y/o líderes de proceso. Este monitoreo conlleva al ajuste de los controles y riesgos si es del caso.
Desde el área de Planeación se realiza, de manera programada, el acompañamiento o apoyo en el monitoreo de la implementación de los controles de la Matriz de Riesgos de Corrupción , el cual consiste en identificar el estado de avance de la ejecución de los controles y planes de tratamiento propuestos, este ejercicio no conlleva a la identificación y/o formulación de acciones correctivas o preventivas por parte del área de Planeación, más sí a la generación de una alerta en caso de estar en riesgo la ejecución de los mismos. Será decisión del líder de proceso formular acciones correctivas o preventivas como parte del ejercicio de auto control. Seguimiento. La Oficina de Control Interno es la encargada de realizar el seguimiento al mapa de riesgos de corrupción. El Asesor de la oficina de Control Interno, es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, seguimiento y control del mapa de riesgos. Con base en lo considerado se determina continuar con el componente de Gestión de riesgos de corrupción, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 2: Componente: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018 DIMENSION CONTROL INTERNO
1.1
ÓN DE
STRACI
CA DE
ADMINI
SO 1
POLÍTI
NTE
PROCE
SUBCO
MPONE
/PROCESOS
ACTIVIDADES
META O PRODUCTO
Documento actualizado
Revisión y actualización, si
S
SUBCOMPONENTE
RIESGO
Componente : Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
hay lugar a ello, de la guía de
y formalizado en el Sistema Integrado de
RESPONSABLE
Coordinación de Planeación - Equipo
FECHA PROGRAMADA
30/07/2018
administración del riesgo en
Gestión de la empresa,
de profesionales SIG
la empresa.
en caso de requerir
y Profesional de TI
modificación. Socialización de la política 1.2
operacional de administración
2.1
Análisis de contexto, de los riesgos de corrupción.
Actualización de riesgos de
CORRUPCIÓN
SUBCOMPONENTE PROCESO 2
CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DE
del riesgo en RTVC
corrupción de los 18 2.2
procesos incluidos en el mapa de procesos de la empresa que se encuentre vigente. Fortalecimiento de la técnica
2.3
de análisis de riesgos a través de formación
Coordinación de Política operacional
Planeación - Equipo
divulgada.
de profesionales SIG
Documento con análisis
Coordinación de
de contexto de la
Planeación - Equipo
empresa.
de profesionales SIG
Planeación - Equipo
publicada en página
de profesionales SIG
CONSULTA Y DIVULGACIÓN
SUBCOMPONENTE PROCESO 3
3.2
web.. Coordinación de Espacios de formación
planeación y
gestionados
Coordinación de Talento Humano
4.1
de a
proceso para la actualización
Coordinación de Planeación - Equipo
Formato de asistencia
31/01/2018
de profesionales SIG
a capacitación de las
Divulgación en página
Coordinación de
Divulgación del mapa de
web de la actualización
Comunicaciones -
riesgos de corrupción.
del mapa de riesgos
Coordinación de
institucional.
Planeación
30/05/2018
implementación de los
Cuadro de monitoreo y
Equipo de
revisión
profesionales SIG
31/12/2018
riesgos
SUBCOMPONENTE
Fuente: Creación RTVC
líderes de procesos
controles de la matriz de
CONTROLES
SEGUIMIENTO
técnica a todos los líderes de
el monitoreo de la
APLICACIÓN DE
PROCESO 5
31/12/2018
Acompañamiento o apoyo en
PROCESO 4
CUMPLIMIENTO EN LA
31/01/2018
reuniones realizadas.
SUBCOMPONENTE
VERIFICACIÓN DE
Coordinación de
para la vigencia 2018 y
acompañamiento
corrupción 2018
28/02/2018
Matriz de riesgos de corrupción actualizada
Acompañamiento y asistencia
de los mapas de riesgos de
31/ 12/ 2018
y Profesional de TI
Reuniones
3.1
31/ 06/ 2018
5.1
Verificación de cumplimiento en la aplicación de controles
Reporte de cumplimiento y generación de alertas
Equipo de control interno
31/12/2018
El seguimiento se realiza 3 veces al año en las siguientes fechas: 1. Corte 30 de abril con publicación del seguimiento dentro de los primeros 10 días del mes de mayo. 2. Corte 31 de agosto con publicación del seguimiento dentro de los primeros 10 días del mes de septiembre. 3. Con corte 31 de diciembre con publicación de seguimiento dentro de los primeros 10 días del mes de enero. A partir del resultado generado a partir del seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción se deberá generar un plan de mejoramiento por parte de la Oficina de Control Interno.
4.2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES En el cumplimiento de la política de racionalización de trámites, se busca facilitar el acceso de la ciudadanía a los servicios de la empresa, normalizando procedimientos que garanticen simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites existentes al igual que Otros Procedimientos Administrativos - OPA.
Trámite: se define como el conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio. Otro Procedimiento Administrativo: Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia. Se caracterizan porque no son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En caso de tenerlo, se debe relacionar el respectivo soporte legal que autoriza el cobro. En la mayoría de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de este se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite. La estrategia a formular se debe enmarcar en las siguientes cuatro fases de la Política de Racionalización de Trámites: a. Identificación de trámites: Fase en la cual cada entidad debe establecer el inventario de trámites propuestos por la Función Pública y registrarlos en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
b. Priorización de trámites: Fase que consiste en analizar variables externas e internas que afectan el trámite y que permiten establecer criterios de intervención para la mejora del mismo. Para la priorización de trámites se deben focalizar aquellos aspectos que son de mayor impacto para la ciudadanía, que mejoren la gestión de las entidades, aumenten la competitividad del país y acerquen el Estado al ciudadano. c. Racionalización de trámites: Fase que busca implementar acciones efectivas que permitan mejorar los trámites a través de la reducción de costos, documentos, requisitos, tiempos, procesos, procedimientos y pasos; así mismo, generar esquemas no presenciales como el uso de correos electrónicos, internet y páginas web que signifiquen un menor esfuerzo para el usuario en su realización. Los tipos de racionalización pueden desarrollarse a través de actividades normativas, administrativas o tecnológicas, orientadas a facilitar la relación del ciudadano frente al Estado.
En relación al cumplimento de la Estrategia de Racionalización 2017 se realizaron acciones de racionalización del tipo tecnológico a partir de la creación e implementación del formulario en línea que permitiera al usuario realizar la solicitud del trámite o de los servicios y adjuntar los documentos requeridos en el mismo formulario y a su vez realizar el seguimiento del estado del trámite o del servicio por medio de un número de radicado. Este formulario fue implementado para el trámite Asignación de Códigos a mensajes cívicos, espacios institucionales y comerciales regulares, las OPAS Certificado de emisión y visitas guiadas quedando estos para prestación parcialmente en línea. En el caso de la OPA Grabación de archivo histórico, esta acción no fue implementada debido a que la alta dirección a través del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo tomo la decisión de eliminarla y crear y poner en disposición de la ciudadanía la nueva OPA Consulta de archivo histórico de RTVC, totalmente en línea, a partir de la puesta al servicio de los ciudadanos por parte de Señal Memoria de un catálogo en línea que alberga más de 70.000 contenidos audiovisuales https://library.rtvc.gov.co/
Con base en lo considerado se determina continuar la racionalización, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 3: Componente 2: Racionalización de Trámites y Servicios PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018 Dimensión Gestión con valores para resultados Componente 2: Racionalización de Trámites y Servicios
DESARROLLAR
o
Nombr
Estad
Situación
e
o
actual
implement ar
Tipo
Tip
Mejora a
racionalización
ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN A
RACIONALIZAR
Número
DATOS TRÁMITES A
PLAN DE EJECUCIÓN Fecha
Acciones
final
racionalizaci
present
ón
e vigencia
Fecha final
Responsabl
racionalizaci
e
ón
El usuario va
más Filas del Estado y desde allí , a través del Link
a de
publicado, se
archivo históric
Incrementar la
dirige al
Actualizació
catálogo de
n Catálogo
o de
Señal
RTVC
Memoria y escoge el material requerido y hace la consulta respectiva.
Administrativa
Consult
Inscrito
Otros procedimientos administrativos de cara al usuario
al portal No
cantidad de piezas digitalizadas y catalogadas
1/02/201 8
31/08/2018
Señal Memoria
Play
Servicio en Implementaci ón
Administrativa
de cara al usuario
Otros procedimientos administrativos
RTVC
1/02/201 8
31/09/2018
TI / Planeación
Fuente: Creación RTVC
4.3 RENDICIÓN DE CUENTAS: La rendición de cuentas es un proceso permanente de información y diálogo enmarcado en una comunicación de doble vía, entre las entidades del estado y los servidores públicos con los ciudadanos. En dicho proceso las entidades públicas, y sus representantes legales, tienen la responsabilidad de informar a todos los ciudadanos y a las organizaciones civiles, todo lo referente a la gestión realizada, la forma en que se administran los recursos y sus resultados. El ciudadano tiene el derecho de exigir la información y la responsabilidad de retroalimentar con evaluaciones y propuestas de mejoras, o con incentivos para corregir, premiar o sancionar los resultados. Elementos de la Rendición de Cuentas La rendición de cuentas como proceso transversal y permanente se fundamenta en tres elementos o dimensiones: • El elemento información: Hace referencia a la socialización de datos y contenidos sobre la gestión, el resultado de la misma y el cumplimiento de sus metas misionales y las asociadas con el Plan Nacional de Desarrollo, así como a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos por parte de las entidades públicas. Los datos y los contenidos deben cumplir principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés. Esta información debe ser en lenguaje comprensible al ciudadano lo cual implica generar información de calidad para que sea oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y disponible en formatos accesibles.
• El elemento diálogo: Debida sustentación, explicaciones y justificaciones o respuestas de la administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y decisiones. Estos diálogos pueden realizarse a través de espacios (bien sea presenciales - generales, por segmentos o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías) donde se mantiene un contacto directo con la población. • El elemento incentivo: Cuando la ciudadanía y los funcionarios tienen la debida información y está sustentada como corresponde, es necesario generar acciones para que se estimule la participación de los mismos en cada uno de los aspectos, para ello se deben considerar capacitaciones, acompañamiento estímulos – materiales, reconocimientos – para aquellos que se consideren merecedores de los mismos.
Para la vigencia 2017 se formularon, conjuntamente con el Área de Comunicaciones, las actividades a implementar de cada uno de los elementos anteriormente descritos, los cuales fueron implementados y se les realizó seguimiento y evaluación a partir del reporte de indicadores del Plan de Acción 2017.
En este componente de Rendición de cuentas cuyo cumplimiento, durante el 2017, fue del 95% y dentro del cual se cumplieron 17 de las 18 actividades programadas y según: Cuadro 4: Cumplimiento Componente Rendición de Cuentas 2017 Subcomponente
Actividades
Actividades
Cumplimiento
programadas
Ejecutadas
Información de calidad y en lenguaje comprensivo
7
7
100%
Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones
4
4
100%
Incentivos para motivar la cultura de la Rendición y Petición de
5
3
70%
2
2
100%
cuentas Evaluación y retroalimentación a la gestión Institucional
Fuente: Creación RTVC
La entidad publicó información de utilidad para los ciudadanos como la Estrategia de rendición de cuentas 2017, el Informe de gestión Rendición de Cuentas 2016 y el informe final de la Audiencia Pública de rendición de cuentas 2017 el cual incluyó el Plan de mejoramiento y las preguntas de ciudadanos que se recibieron a lo largo de la estrategia de divulgación la cual se puede consultar en el siguiente link: https://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/rendicion-2017
Las actividades formuladas para el Componente se describen en el siguiente cuadro: Cuadro 5: Componente: Rendición de Cuentas
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano RTVC 2018 Dimensión Gestión con valores para resultados Componente: Rendición de Cuentas Meta o producto
Responsable
Fecha programada
1.1
Publicación y actualización de la información, sobre las actividades realizadas por la Entidad, en la sección de noticias y destacados en la página Web corporativa
Reporte trimestral de publicaciones en la página Web corporativa
Comunicaciones
30/03/2018 31/12/2018
1.2
Publicación en Redes Sociales registro de las principales actividades adelantadas en la entidad
Reporte trimestral de publicaciones en Redes Sociales – Facebook, Twitter, etc…
Comunicaciones
30/03/2018 31/12/2018
1.3
Publicación del Informe de gestión de RTVC vigencia 2017-
Informe de gestión publicado
Planeación / comunicaciones
31/01/2018
Realizar dos escenarios de socialización con medios
Comunicaciones
01/03/2018 30/09/2018
Actividades
SUBCOMPONENTE 2 DIÁLOGO DE DOBLE VÍA CON LA CIUDADANÍA Y SUS ORGANIZACIONES
SUBCOMPONENTE 1 INFORMACIÓN DE CALIDAD Y EN LENGUAJE COMPRENSIBLE
Subcomponente
Relación directa con medios de comunicación para difundir 1.4 contenidos de interés público y proyectos especiales de la Entidad. 1.5
Apertura mercado de coproducción
Divulgación, difusión en páginas oficiales -
Señal ColombiaComunicaciones
01/01/2018 31/03/2018
1.6
Cápsulas u espacios en radio sobre la gestión realizada durante el 2017
15 capsulas informativas
Planeacióncomunicaciones Radio
01/02/2018 31/06/2018
2.1
Encuentros con Ciudadanos para la socialización de convocatorias y mercado de coproducción.
12 encuentros alrededor del país
Señal Colombia
01/02/2018 31/06/2018
2.2
Audiencia Pública Rendición Cuentas 2017
Audiencia Pública
Comunicaciones/ Planeación
01/03/2018 30/06/2018
2.3
Visitas Guiadas a RTVC, con e fin de dar a conocer, procesos operativos de la radio y la televisión pública, a docentes y estudiantes, además de dar a conocer información sobre los proyectos relevantes de la entidad.
Visitas Guiadas
Comunicaciones
01/02/2018 31/11/2018
SUBCOMPONENTE 3 INCENTIVOS PARA MOTIVAR LA CULTURA DE LA RENDICIÓN Y PETICIÓN DE CUENTAS SUBCOMPONENTE 4 EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
3.1
Plan de Sensibilización y divulgación a la ciudadanía sobre el componente Rendición de Cuentas
Plan de Sensibilización y divulgación
Planeación / Comunicaciones
01/03/2018 31/06/2018
3.2
Sensibilización colaboradores sobre el componente Rendición de Cuentas.
capacitación
Planeación /Comunicaciones
01/03/2018 31/09/2018
3.3
Plan de divulgación de Audiencia pública de rendición de cuentas 2017
Plan de divulgación
Comunicaciones
01/05/2018 31/06/2018
4.1
Documento evaluación de las actividades estrategia rendición de cuentas 2018
Documento evaluación de las actividades Estrategia Rendición de Cuentas 2018
Comunicaciones
01/09/2018 31/12/2018
4.2
Formulación Plan de mejoramiento estrategia rendición de cuentas 2018
Plan de mejoramiento 2018
Comunicaciones
01/09/2018 31/12/2018
Fuente: Creación RTVC
4.4 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO Este componente se desarrollará siguiendo los parámetros del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y la Política de Gobierno Digital, garantizando el acercamiento al ciudadano, facilitando los canales de comunicación, desarrollando competencias y habilidades en los servidores públicos para la atención y el servicio al ciudadano.
Dentro de las acciones de mejoramiento continuo, implementadas por el Área de Atención al Ciudadano, se encuentran las relacionadas con la implementación de desarrollos tecnológicos que permitieron poner a disposición de los ciudadanos canales de atención y medios de participación ciudadana que se observan en la gráfica siguiente:
Gráfica 1: Canales de atención al ciudadano
Línea gratuita 018000123414
Línea para personas Hipo acusicas: 2200703
Correo electrónico
[email protected]
Formulario
de
PQRS´D Web:
https://www.rtvc.gov.co/atencion-al-ciudadano/servicio-de-
atención
Atención Presencial: Sede CAN Carrera 45 # 26-33
Comunicación escrita
Chat: https://www.rtvc.gov.co/content/chat-1
Igualmente, el Área de Atención al Ciudadano cuenta para el desarrollo de su gestión con la resolución 343 del 3 de octubre de 2016, referente al Manual de Procedimiento de Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias de RTVC, donde están cada uno de los lineamientos normativos para el trámite, respuesta y envió que les debe dar a cada uno de los requerimientos que ingresan a la entidad desde el Buzón de PQRS, por medios electrónicos y medios presenciales.
De la misma manera, los ciudadanos pueden consultar el estado de su PQRSD ingresando a la página web de RTVC con el e enlace: http://www.rtvc.gov.co/seguimiento-de-pqrsd, registrando el número de radicado asignado por el Orfeo y el número de verificación que se les envió al correo que colocaron en
el formulario y el código de seguridad para que puedan visualizar la respuesta en la plantilla de Orfeo que maneja la entidad. En este componente de Atención al ciudadano, el cumplimiento, durante el 2017, fue del 100% de acuerdo al siguiente cuadro: Cuadro 6: Cumplimiento componente servicio al ciudadano 2017. Subcomponente
Actividades
Actividades
Cumplimiento
programadas
Ejecutadas
Estructura administrativa y direccionamiento estratégico
3
5
100%
Fortalecimiento de los canales de atención
3
3
100%
Talento humano
2
3
100%
Normativo y procedimental
2
3
100%
Relacionamiento con el ciudadano
2
4
100%
Fuente: RTVC
Con base en lo considerado se determina continuar con el componente de Atención al ciudadano, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 7: Componente: Mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano RTVC 2018 Dimensión Gestión con valores para resultados. Componente: Mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano
ESTRATÉGICO
Y DIRECCIONAMIENTO
percepción, aplicada a los
1.1
ciudadanos, sobre la atención, cuando se hace presencial.
Meta o producto
Responsable
Fecha programada
informe de Resultado de la encuesta presencial a los servidores públicos que
Oficina PQR
interactúan directamente
30/03/2018 30/12/2018
con los ciudadanos . 4 publicaciones de los
Aplicar la encuesta de satisfacción
informes de la encuesta de
al ciudadano sobre la respuesta
satisfacción a ciudadano de
dada por la Entidad a las PQRSD.
las respuestas de PQRSD,
1.2
Oficina PQR
30/03/2018 30/12/2018
ATENCIÓN
2.1
DE
CANALES
LOS
incluye acciones de mejora.
MIENTO DE
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Actividades
Informe de encuesta de
FORTALECI
ONENTE 2
SUBCOMP
SUBCOMPONENTE 1
Subcomponente
Divulgación de los canales de
2 Campaña de divulgación
atención que existen en RTVC
web- monitores- cartelera -
sistema de medios públicos.
redes
Comunicaciones
30/03/2018 -
/ Oficina PQR
30/12/2018
2.2
Divulgación de los protocolos de
2 Campaña de divulgación
atención que existen en RTVC
web- monitores- cartelera -
sistema de medios públicos.
redes
Comunicaciones
30/03/2018 -
/ Oficina PQR
30/12/2018
Campaña de sensibilización a los funcionarios y contratistas sobre 2.3
la importancia de citar el radicado de entrada en las respuestas de
Campaña de sensibilización Comunicaciones ejecutada-
30/03/2018 -
/ Oficina PQR
30/12/2018
Recursos
30/03/2018 -
Humanos
30/09/2018
2 Actividad de
PQR
30/03/2018 -
sensibilización
Comunicaciones
30/12/2018
Recursos
30/03/2018 -
Humanos
30/06/2018
las PQRD que ingresan. Capacitación a los colaboradores
TALENTO HUMANO
SUBCOMPONENTE 3
en temas de cultura de servicio 3.1
al ciudadano, ética y valores del servidor público, lenguaje claro, incluidos en el plan de capacitación institucional Actividad de Sensibilización para
3.2
fortalecer la cultura de servicio al
Sensibilización a los
Y PROCEDIMENTAL
Fuente RTVC
colaboradores de la Entidad frente a la participación ciudadana y los 4.1
derechos y deberes de los
Capacitaciones
DANO
ciudadanos.
N EL CIUDA
MIENTO CO
NORMATIVO RELACIONA
E5
SUBCOMPONENTE 4
interior de la entidad
COMPONENT
Capacitaciones
5.1
A partir del informe trimestral de
informar las acciones de
PQRS identificar mejoras en la
mejora realizadas a partir
Oficina PQR /
01/01/2018 -
prestación de los servicios de
de la identificación de
TI - AOM
30/12/2018
RTVC
PQRSD
4.5 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: Este componente recoge los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de Acceso a la Información Pública regulado por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, según los cuales, toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de las entidades del estado. En tal sentido, las entidades están llamadas a incluir en su Plan Anticorrupción acciones encaminadas al fortalecimiento del derecho de acceso a la información pública en la gestión administrativa. a. Lineamientos de Transparencia Activa La transparencia activa implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos. De acuerdo con los parámetros establecidos por la ley 1712 de 2014, en su artículo 9º y por la Política Gobierno Digital, dicha información debe estar disponible en el sitio web de la entidad en la sección ‘Transparencia y acceso a la información pública’.
Así mismo se debe publicar de manera proactiva toda información que sea útil para los ciudadanos, las actividades que desde la administración se generan para que el ciudadano con el acceso a la información tome mejores decisiones, controle la actuación de las entidades públicas, participe en la gestión de lo público y se garanticen otros derechos. b. Lineamientos de Transparencia Pasiva La transparencia pasiva se refiere a la obligación de responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley. Para este propósito se debe garantizar una adecuada gestión de las solicitudes de información siguiendo los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano establecidos en el Cuarto Componente y las directrices del Decreto 1081 de 2015 respecto a la gestión de solicitudes de información. c. Elaboración de los Instrumentos de Gestión de la Información La Ley estableció tres (3) instrumentos para apoyar el proceso de gestión de información de las entidades. Estos son el Registro o inventario de activos de Información, el Esquema de publicación de información y el Índice de Información Clasificada y Reservada.
d. Criterio diferencial de accesibilidad Para facilitar qué poblaciones específicas accedan a la información que las afecte, la ley estableció el criterio diferencial de accesibilidad a información pública. Para el efecto, las entidades deberán implementar acciones tendientes a divulgar la información en formatos alternativos comprensibles. Es decir, que la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información pública, permita su visualización o consulta para los grupos étnicos y culturales del país, y para las personas en situación de discapacidad.
e. Monitoreo del Acceso a la Información Pública Con el propósito de contar con un mecanismo de seguimiento al acceso a información pública, las entidades deben generar un informe de solicitudes de acceso a información que contenga: 1. El número de solicitudes recibidas. 2. El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. 3. El tiempo de respuesta a cada solicitud. 4. El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información. Estas actividades ejecutadas durante el 2017, junto con la matriz de seguimiento se publican en el espacio en la WEB de RTVC del Componente de Ley de Transparencia que se pueden consultar en el siguiente link: http://www.rtvc.gov.co/quienes-somos/ley-de- transparencia En este componente de Transparencia y acceso a la información, el cumplimiento, durante el 2017, fue del 100% y dentro del cual se cumplieron 18 de las 18 actividades programadas y según: Cuadro 8: Cumplimiento componente Acceso a la información Pública 2017 Subcomponente
Actividades
Actividades
programadas
Ejecutadas
Lineamientos de Transparencia Activa
5
5
100%
Lineamientos de Transparencia Pasiva
3
3
100%
Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información
3
3
100%
Criterio Diferencial de Accesibilidad
3
3
100%
Monitoreo del Acceso a la Información Pública
4
4
100%
Fuente: Creación RTVC
Cumplimiento
Con base en lo considerado se determina continuar con el componente de Transparencia y acceso a la información, para el 2018, como se muestra en el siguiente cuadro: Cuadro 9. Componente de Transparencia y acceso a la información Pública Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimensión: Información y Comunicación Componente: Mecanismos para la transparencia y Acceso de la Información Subcomponente
Actividades
actualización y publicación de la 1.1
Matriz de cumplimiento de la ley 1712 de 2014
Activa
Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia
Revisión,
1.2
Divulgación de datos abiertos
Meta y
Indicadores
Responsable
asignación de
1 matriz
Planeación/ todas las
responsables de
actualizada
áreas
producto
Fecha programada
Matriz actualizada con 30/03/2018 -
publicación de la información Divulgación de
Divulgación de
datos abiertos
datos abiertos
PUBLICADOS
implementado
Planeación/gestión
30/03/2018 -
documental
30/09/2018
Revisar los
contenido de la respuesta
Transparencia Pasiva
Subcomponente 2 Lineamientos de
estándares del
entregada al ciudadano, la 2.1
cual debe ser objetiva, veraz, completa, motivado y actualizado, incluir soportes de visitas de campo realizadas
100% de las solicitudes de información respondida con los estándares de calidad requeridos, Incluir soportes de visitas de campo realizadas.
Número de solicitudes de información respondidas a los ciudadanos con los estándares de calidad/ Número de solicitudes de información recibidas
PQR / CI
30/01/2018 30/12/2018
y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados. Campaña de divulgación a la 2.2
ciudadanía sobre
Campaña de
1 campaña de
PQR/RADIO/TV/
la solicitud de
divulgación
divulgación
COMUNICACIONES
30/03/2018
información pasiva Número de solicitudes de
2.3
100% de las
información
Dar respuesta
solicitudes de
pasiva
oportuna a las
información
respondidas a los
solicitudes de
pasiva
ciudadanos
información
respondida en
dentro de los
pasiva requerida
los términos
términos
por los
establecidos por
establecidos/
ciudadanos
el sistema de
Número de
PQRS
solicitudes de
PQR
01/01/2018 30/12/2018
información
3.1
Gestión de la Información
Subcomponente 3 Elaboración los Instrumentos de
pasiva recibidas
3.2
3.3
inventario de
Elaborar
Elaborar y
Registro o
publicar Registro
inventario de
o inventario de
activos de
activos de
Información.
Información.
Actualizar y
Elaborar y
esquema de
publicar el
publicar el
publicación de la
Esquema de
Esquema de
información
publicación de
publicación de
publicado en la
información
información
WEB del Sistema
Elaborar y
Elaborar y
publicar el índice
publicar índice
de Información
de Información
activos de Información publicado en la
Gestión DOCUMENTAL
30/04/2018
Comunicaciones
30/03/2018
Gestión DOCUMENTAL
30/04/2018
WEB del Sistema.
índice de Información Clasificada y Reservada
Clasificada y
Clasificada y
publicado en la
Reservada.
Reservada.
WEB del Sistema.
Divulgar la
Subcomponente 4 Criterio Diferencial de Accesibilidad
información En 4.1
formatos Alternativos Comprensibles -
Socialización del
Manual
manual de
implementado y
política editorial
socializado
Comunicaciones
30/06/2018
usabilidad Accesibilidad de la WEB del sistema de 4.2
medios Públicos a población en situación de discapacidad Adecuación espacios
4.3
Página la WEB del sistema de
Estándares de
medios Públicos
accesibilidad
TI /
30/03/2018 -
con los
implementados
COMUNICACIONES
30/12/2018
estándares de
en la WEB
accesibilidad
de
físicos
Plan de
en RTVC acorde
adecuación de
a lineamientos de
espacios físicos
accesibilidad
para población
para población en
en situación de
situación
de
discapacidad
1 Informe de cumplimiento de los lineamientos de accesibilidad a
SERVICIOS GENERALES
30/04/2018
espacios físicos
discapacidad Consolidar en el
trimestral de la Reporte trimestral de
Información Pública
Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la
informe
5.1
solicitudes de acceso a la información Publica
oficina de PQRS, la solicitudes de
4 informes de
acceso a la
solicitud de
información
información
PQR
30/03/2018 30/12/2018
realizada por la ciudadanía acorde con lo establecido en la ley 1712 de 214
5.2
Seguimiento a la
Información
actualización de
actualizada en la
la información
WEB de RTVC
4 jornadas de actualización
COMUNICACIONES
30/03/2018 30/12/2018
publicada a partir del esquema de publicación de la información 100% de las Seguimiento a la publicación de 5.3
hoja de vida de funcionarios de planta en el SIGEP
hoja de vida de función pública, de los
2 Seguimientos
funcionarios que
en el año al
ingresan a la
cumplimiento
TALENTO HUMANO
30/06/2018 30/12/2018
planta, actualizadas en el SIGEP.
Seguimiento a la
54
5.4
Revisión de las
publicación de
hojas de vida del
hoja de vida de
personal de
funcionarios de
planta en el
planta en el
SIGEP y solicitar
SIGEP
su actualización.
Seguimiento a la
100% de las
publicación de
hoja de vida de
hoja de vida de
función pública
funcionarios de
actualizadas en
planta en el
el SIGEP de los
SIGEP
contratistas
1 Seguimiento en el año al
TALENTO HUMANO
30/09/2018
cumplimiento
dos seguimientos en el año al
JURIDICA
cumplimiento
30/03/2018 30/09/2018
Fuente: Creación RTVC
5. MONITOREO Y EVALUACIÓN De acuerdo con el Manual del Nuevo modelo de Planeación y Gestión, No se incluyen iniciativas adicionales por cuanto ellas están contempladas en cada uno de los componentes relacionados.
La consolidación del PAAC está a cargo de la oficina de planeación de las entidades, instancia que actuará como facilitadora para su elaboración y monitoreo a la implementación.
Debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año en la sección "transparencia y acceso a la información pública" del sitio web oficial de la entidad. Para su elaboración, es necesario tener en cuenta: – El PAAC debe ser parte integral del Plan de Acción Institucional. – La apropiación del PAAC debe darse desde la Alta Dirección de la entidad – Se debe socializar el PAAC antes de su publicación para que actores internos y externos formulen sus observaciones y propuestas – Las entidades deberán promocionar y divulgar el PAAC dentro de su estrategia de rendición de Cuentas El PAAC debe contener acciones, responsables y fechas de cumplimiento esperadas – El PAAC contiene la apuesta institucional para combatir la corrupción Adicionalmente, la Oficina de Control Interno verificará tres veces al año el cumplimiento de las acciones contenidas en el PAAC, así: – Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril – Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto – Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre
