Guía de optimización de reuniones
Todo el mundo aporta ciertas virtudes a una reunión, después de todo, es por lo que los has invitado. Pero algunos también traen ciertos puntos negativos. De cualquier manera, el comportamiento de una persona puede influir en la agenda y el resultado del procedimiento.
Los siete mejores participantes de una reunión… y los siete peores
A continuación encontrarás un resumen de los participantes más habituales en las reuniones, tanto los buenos como los no tan buenos, con algunos consejos útiles sobre cómo lidiar con estos últimos.
El dinamizador
El avasallador El multitarea
El DaVinci El constructivo El tangente
El cronometrador
El agradable
El ingenioso
El pesimista
!
“SÍ”
“SÍ”
El cómico
El ruidoso
El voluntario
Los siete mejores PARTICIPANTES DE UNA REUNIÓN
El constructivo “Es una gran idea. De modo que podríamos ponerla en práctica y…”
El ingenioso “Tengo una idea interesante que me gustaría compartir con el grupo”.
El cómico “¿Has oído el chiste del...?”
El cronometrador “Sé que disponemos de un tiempo limitado y hay mucho que discutir...”
El voluntario “Voy a aprovechar este elemento de acción”.
El DaVinci “A ver si puedo mostrar esto en la pizarra”.
El dinamizador “Desde aquí tomamos…”
El bulto
Los siete peores
+
A los constructivos les encanta examinar, pensar y compartir. A los demás les gusta trabajar con ellos porque “pero” no forma parte de su vocabulario. Ellos prefieren “y”.
Los ingeniosos siempre tienen ideas interesantes. Hacen el trabajo de preparación necesario (algunos) y siempre se sientan en la mesa con contribuciones prácticas. Además, inspiran al resto del equipo para que también contribuyan.
Los cómicos aportan humor al procedimiento en el momento adecuado y sin dominar la conversación. Siempre ayudan a dinamizar la reunión, a menudo cuando más falta hace.
Los cronometradores recuerdan a todos que se dispone de poco tiempo y que es importante seguir el orden del día. Y lo hacen de una manera aceptable para todos.
Es la persona que siempre está dispuesta a dar un paso adelante y actuar o hablar cuando nadie quiere hacerlo.
Los DaVinci tienen una manera ingeniosa de visualizar lo que se ha dicho de manera que todos lo entiendan. Sus bocetos en la pizarra pueden ser muy valiosos para centrarse en la discusión y avanzar. (En las reuniones virtuales, por supuesto, necesitan apoyo de vídeo).
Los dinamizadores saben cómo hacerse con la situación y hacerla avanzar. Son grandes jugadores de equipo, siempre tienen un ojo puesto en lo que pasa a lo largo de la reunión y saben exactamente cuándo contribuir y hacer que la conversación fluya hacia la meta.
PARTICIPANTES DE UNA REUNIÓN
El multitarea
1
“Estoy haciendo ver que escucho mientras termino estos 22 correos electrónicos”.
El avasallador
2
“Mi punto de vista es claramente el más importante, de manera que mantente al margen mientras te explico cómo se hace”.
4
El bulto
Los bultos prefieren sentarse y escuchar o comentar a través de la mensajería instantánea. Incluso pueden llegar a compartir sus ideas cuando la reunión ya ha terminado. Cómo manejarlos: Asígnales de antemano un tema específico para que puedan prepararse para hablar durante la reunión.
El pesimista
6
“No, no, no. Eso no funcionará y no funcionará por esto”.
“SÍ” “SÍ”
!
7
Los avasalladores creen que son los que están mejor equipados para cumplir los objetivos de la reunión. A menudo son locuaces, hablarán sobre los demás y utilizarán un lenguaje exagerado para hacer prevalecer su punto de vista. Cómo manejarlos: Déjales hablar, pero mantén el espectro abierto pidiendo al equipo que muestren otros puntos de vista.
Los tangentes pueden cambiar el transcurso de una reunión en cuestión de segundos. Piensan que van por el buen camino, pero en realidad, están llevando al resto del equipo por un lugar que no es necesario ir. Cómo manejarlos: Agradéceles su aportación y sugiere que se ciñan al orden del día.
“Me voy a sentar aquí en silencio a intentar mimetizarme con la pared”.
5
Los multitareas pueden pensar que están haciendo un montón de cosas, pero normalmente lo hacen a expensas de contribuir en la reunión. A menudo se unen a las reuniones de forma virtual, incluso si están en la oficina, para seguir trabajando en sus escritorios. Cómo manejarlos: Pregúntales bromeando: “¿Estás haciendo varias cosas a la vez?”. Seguidamente recuérdales que su aportación podría ser útil para el grupo.
El tangente
“Voy a hablar de algo que no tiene nada que ver con lo que nos ocupa y que solo es relevante para mí”.
3
–
El agradable “Estoy diciendo que es una buena idea, aunque no estoy muy seguro de que lo sea, no quiero ser el complicado”.
El ruidoso
“Voy a seguir haciendo cosas en un segundo plano... de manera ruidosa”.
A los pesimistas les encanta explicar por qué no se puede hacer algo. Pueden tener la mejor de las intenciones, pero pueden hacer desaparecer rápidamente la energía positiva de la sala. Cómo manejarlos: Valida sus preocupaciones y luego pregúntales cuál creen que sería el mejor enfoque para resolver el problema.
A los agradables no les gusta contradecir a sus compañeros porque temen ofenderles. El problema es que nunca sabes realmente lo que piensan, aunque a veces utilizan canales extraoficiales para dar su opinión real. Cómo manejarlos: Explícales que no hay respuestas correctas o incorrectas y que todo el mundo tiene derecho a tener una opinión. A continuación, pídeles que den la suya.
El ruidoso, primo del multitarea, evita el botón “Mute” mientras hace cualquier cosa de un modo tan ruidoso que se hace necesario interrumpir la llamada. Cómo manejarlos: Recuerda a los participantes que deben silenciar su línea, si no lo hacen, eres libre de sacarlos de la llamada.
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