JCVGantt Pro 3 Guía del usuario

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Guía del usuario de JCVGantt Pro 3, por Charles Guerin. Tercera edición. Edición original editada por Lyndsey Amott. © 2007 - Gantt-Solution Inc and Charles Guerin Management Inc Todos los derechos reservados. Publicada simultáneamente en todo el mundo. Todos los derechos reservados. Esta publicación no podrá ser reproducida, de ninguna forma y mediante ningún medio, sin la autorización del autor. La reproducción o traducción de cualquier parte de este documento sin la autorización correspondiente, más allá de lo permitido en los artículos 107 y 108 de la ley de derechos de autor de los Estados Unidos, es ilegal. Se asume que los documentos presentados para su publicación no se han publicado previamente y no se publicarán simultáneamente en otro lugar. Si fueran aceptados para su publicación, los documentos no se publicarán en otro lugar ni en otro idioma sin la autorización escrita del autor. No se asume ningún tipo de responsabilidad por las declaraciones o los puntos de vista expresados en los artículos de este sitio. Se autoriza la realización de copias para uso personal o educativo. Esta autorización no incluye otro tipo de copias, como copias para distribución general, con fines de publicidad o comercialización, para la creación de nuevos trabajos colectivos o para reventa.

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Índice 1

Guía de inicio rápido de 20 minutos

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Crear tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Crear una dependencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Tareas de resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Configurar la duración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Costo del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Usar fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Agregar color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Agregar notas a una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Crear una plantilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Seguimiento de realización de tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Cambiar el nivel de detalle de las vistas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Guardar un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Imprimir un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2

Guía de inicio rápido de 5 minutos

23

Uso de MindManager con JCVGantt Pro 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3

Introducción

29

Definición de Tabla Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Ventana JCVGantt Pro 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Áreas de panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Menú Vista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Nombrar un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Menús de acceso directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

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Acciones del mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido . . . . . . . . . . . 36 Cambiar la vista de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Establecer el tamaño de visualización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Desplazarse por la línea de tiempo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Métodos abreviados del teclado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Cambiar la fecha de inicio del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Alinear la tabla con la tarea o la fecha actual. . . . . . . . . . . . . . . . 43 Cambiar el idioma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Imprimir una Tabla Gantt o una hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . 44 Administrar archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Crear un nuevo proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Abrir un proyecto existente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Guardar un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Cerrar un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Comandos de teclado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Visualizar archivos recientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Salir de JCVGantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 4

Personalizar parámetros

51

Cuadro de diálogo Parámetros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Ficha Principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Ficha Fuentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Ficha Calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Editar la duración de días laborables y agregar feriados. . . . . . . . . . . 55 Calendarios múltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Importar un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Exportar un calendario a XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

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5

Utilizar Tablet PC o Windows Vista

59

Entradas manuscritas en Tablet PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Movimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 6

Utilizar fondos de recursos

63

Utilizar recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Editar fondos de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 7

Utilizar hojas de cálculo

68

Formato de celdas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Agregar una fórmula a una celda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Utilizar las fórmulas incorporadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Lista de funciones compatibles con Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Personalizar los campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Cambiar el nombre de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Crear listas desplegables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Ocultar campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Cambiar la posición de una columna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Cambiar el tamaño de las columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Usar los menús de acceso directo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Cortar, copiar y pegar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Pegar un vínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Borrar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Editar nombres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Cambiar el tipo de celda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Hoja de cálculo Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Editar la hoja de cálculo Proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Hoja de cálculo Recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

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Agregar, editar o eliminar recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Eliminar un recurso de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Visualizar costos de recursos en la Tabla Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . 84 Hoja de cálculo Uso de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Carga de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Hoja de cálculo Costo total. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Copiar una hoja de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 8

Utilizar instantáneas de referencia

89

Crear una instantánea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Eliminar una instantánea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Ejemplo: Uso de una instantánea en una fórmula de hoja de cálculo. . . . . . 90 9

Utilizar Partes de Gantt

92

Guardar una Parte de Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Insertar una Parte de Gantt en una Tabla Gantt. . . . . . . . . . . . . . . 93 Insertar una Parte de Gantt en una ubicación específica. . . . . . . . . . . 95 Administrar las carpetas de Partes de Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . 97 10

Exportar datos a programas externos

99

Motivos para exportar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Exportar a MindManager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Exportar a Microsoft Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Exportar a Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Exportar a HTML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

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11

Configurar parámetros

102

Importar desde MindManager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Importar desde versiones anteriores de JCVGantt. . . . . . . . . . . . . 103 Importar desde Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 12

Diseñar la Tabla Gantt

105

Cambiar el diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 13

Uso con MindManager

106

Sincronización total. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Colores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 % completo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Aplicar filtros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Diferencias de duración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 14

Ideas creativas

113

Guía de inicio rápido sobre plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Tabla de proyectos con hipervínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Tabla de estado ejecutiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Tabla de estado con hipervínculo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

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Guía de inicio rápido de 20 minutos

Al finalizar la instalación de JCVGantt Pro 3, le recomendamos que, en primer lugar, lea este capítulo. Este tutorial le mostrará las funciones principales de JCVGantt Pro 3 en 20 minutos. Para comenzar, haga clic en el icono de inicio para abrir JCVGantt Pro 3. Cuando aparezca la pantalla de bienvenida, haga clic en Iniciar JCVGantt Pro 3. Se mostrará la siguiente pantalla:

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|  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Crear tareas

Haga clic en el icono de Nueva tarea tarea en la tabla.

. Aparecerá una tarea nueva y una barra de

Haga doble clic en Nueva tarea. Ahora es posible editar el texto.

Sugerencia: Si no alcanza el espacio para escribir, arrastre brevemente la barra de división entre la columna Árbol y el área de presentación de gráficos hacia la derecha.

Escriba Construcción de una plataforma y luego presione Intro. Haga clic en el icono de Nueva tarea

.

Haga doble clic en la entrada y escriba Comprar madera. Presione Intro y luego vuelva a presionar Intro. Se agregará una nueva tarea en el mismo nivel.



Crear Tareas   |

Ahora, en lugar de hacer doble clic, sólo escriba Comprar plano de plataforma. El nombre de la tarea cambiará automáticamente. La pantalla se verá de la siguiente manera:

Debido a que probablemente la madera se comprará después de adquirir el plano de la plataforma, cambiaremos la ubicación de la tarea Comprar plano de plataforma. Cambie los menús para que se muestre el menú Tarea.

Haga clic en el icono de Mover tarea arriba FLECHA HACIA ARRIBA.

o presione ALT + MAYÚS +

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

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|  Guía de inicio rápido de 20 minutos

La planificación se verá de la siguiente manera:

Crear una dependencia Ahora, vincularemos estos dos elementos con una dependencia. ¿Por qué? Porque el plano indica cuánta madera se debe comprar; por lo tanto, la compra de la madera depende de la adquisición del plano de la plataforma. Para crear una dependencia, realizaremos una selección múltiple de las tareas. Presione CTRL, seleccione Comprar plano de plataforma y, mientras mantiene presionada la tecla CTRL , seleccione Comprar madera. Se verá de la siguiente manera:

Haga clic en el icono de Vincular.



Tareas De Resumen  |

La tabla cambiará y se verá de la siguiente manera:

Observe que la barra de tarea correspondiente a Comprar madera se desplaza automáticamente hacia la derecha. Esto se debe a que ahora JCVGantt Pro 3 sabe que la compra de la madera se realizará después de obtener el plano de la plataforma.

Tareas de resumen Observe que la barra de tarea de Construcción de una plataforma ahora se extiende durante dos días. La tarea Construcción de una plataforma es una tarea de resumen. Las tareas de resumen indican la cantidad total de tiempo que se asigna a las subtareas. En general, los ejecutivos corporativos prefieren ver las tablas de resumen, que muestran solamente el resumen de las tareas. Para crear una tabla de resumen ejecutivo, haga clic en el icono del signo menos en el panel de tareas. Esto le permitirá ocultar los detalles de las tareas principales. Para abrir nuevamente la vista completa, haga clic en el icono del signo más . Supongamos que lleva dos días encontrar el plano de la plataforma (quizás se necesitan dos días para investigar en Internet y encontrar el plano correcto). Para indicar esto en la Tabla Gantt, extienda el extremo derecho de la barra de tarea de Comprar plano de plataforma hacia la derecha para que incluya un día más.

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|  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Cuando suelte el mouse, verá que las barras se desplazaron hacia la derecha y que la barra de resumen también se desplazó.

Configurar la duración Intente desplazar la parte central de la barra superior hacia la derecha para que incluya un día más.

Notará que, en el ejemplo anterior, se desplazó el día de inicio de miércoles a jueves. Debido a que la planificación ahora dura tres días, se omitió el fin de semana. JCVGantt Pro 3 de manera automática supone que los fines de semana no se trabaja; por lo tanto, en este ejemplo, la fecha de finalización es el lunes. Ésta es una de las funciones del calendario que se desarrollarán en este manual. Ahora, agregue las siguientes tareas debajo de Comprar madera:  Buscar carpintero  Carpintero construye plataforma Use Control + clic del mouse para seleccionar las nuevas tareas y luego haga clic nuevamente en el icono de Vincular para vincular las tareas nuevas a Comprar madera.



Configurar La Duración  |

La tabla se verá de la siguiente manera:

Anteriormente, se modificó la duración de una tarea desplazando el extremo derecho hacia la derecha. Existe otra manera de configurar la duración. Seleccione la barra de tarea de Construcción de plataforma y luego haga clic en el icono de Info. de tarea. Se abrirá la ventana Info. de tarea. Sugerencia: Haga clic en la tachuela para bloquear la ventana Info. de tarea. En el campo Duración: escriba 7d y luego presione Intro.

Sugerencia: 7d significa siete días. De la misma manera, 7s significa siete semanas y 7h, siete horas.

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|  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Observe que ahora la barra de tarea muestra una duración de siete días:

Costo del proyecto ¿Cuál es el costo de este proyecto? Para averiguarlo, es necesario especificar algunos costos. Haga clic en la ficha Recursos.

Se abrirá la hoja de cálculo Recursos. Escriba la siguiente información en la hoja de cálculo (como se observa en la cuadrícula que se encuentra a continuación). En la columna Unidad, realice lo siguiente:  Deje el Costo de plano y el Costo de madera como fijos.  Seleccione el campo correspondiente para definir el costo de unidad para Carpintero por hora y luego haga clic en el botón de flecha. En la lista, seleccione por hora.

La hoja de cálculo muestra que el costo del plano es de 300€, el costo de la madera es de 450€ y el del carpintero es de 30€ por hora.



Costo Del Proyecto  |

Ahora, haga clic en la ficha Tabla Gantt para regresar a la Tabla Grantt.

Seleccione Comprar plano de plataforma y luego abra la ventana Info. de tarea. Haga clic en el campo Nombre de recurso; luego haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Costo de plano. De esta manera, se vincula la tarea Costo de plano a la primera tarea.

Observe que, en la Tabla Gantt, el costo aparece ahora a la derecha de la barra de tarea de Costo de plano:

Seleccione la tarea Comprar madera y cree un vínculo de dependencia con Costo de madera. Luego, vincule Carpintero con Construcción de plataforma.

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10 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

La Tabla Gantt se verá de la siguiente manera:

Agregue el costo por hora obtenido a partir de la búsqueda correspondiente al carpintero (por ejemplo, 20€/hora) y luego establezca un vínculo con Buscar carpintero. ¿Cuál es el costo total del proyecto? Para averiguarlo, haga clic en la ficha Costo total.

El Costo total se mostrará de la siguiente manera:

Los costos fijos son aquellos que no se modifican con el tiempo. Los costos variables son aquellos que se ven afectados por el tiempo.

Usar Fórmulas  | 11

El costo total del proyecto es, en este momento, 2.430€. Haga clic en la ficha Proyecto para obtener más detalles.

Se abrirá la hoja de cálculo Proyecto:

Usar fórmulas Todas las hojas de cálculo de JCVGantt Pro 3 incluyen funciones similares a las de las hojas de cálculo de Microsoft Excel®. Para comprobar cómo funcionan, se sumará el costo del plano de la plataforma y de la madera. Seleccione el valor 300€; luego presione MAYÚS y haga clic en 450€.

Haga clic con el botón secundario del mouse para ver el menú de acceso directo y seleccione Copiar. Cambie los menús a menú Complementos

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12 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Haga clic en el icono de Hojas de usuario usuario.

y seleccione Agregar hoja de

Se abrirá una hoja de cálculo en blanco y aparecerá una nueva ficha:



Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda A1 y seleccione Pegar vínculo. Aparecerán las cantidades copiadas junto con un cuadrado rojo en el extremo derecho superior de cada celda.

Haga doble clic en los cuadrados rojos y verá la fórmula usada para calcular el valor en la celda.

Agregar Color  | 13

Presione Intro para que vuelva a aparecer el valor de la fórmula en la celda. Ahora, seleccione la celda A3 y escriba =SUM(A1:A2), y luego presione Intro. La celda calcula la suma de A1 y A2.

En la hoja de cálculo Recursos, cambie el valor de Costo de madera y luego presione Intro. Vuelva a la hoja de usuario. Notará que el valor de Costo de madera en la hoja de usuario muestra el cambio que se acaba de realizar en la hoja de cálculo Recursos. De esta manera, es posible crear cálculos en tiempo real de todos los datos incluidos en las hojas de cálculo Proyecto o Recursos.

Agregar color Analicemos algunas otras funciones. Vaya a la Tabla Gantt y seleccione la tarea Comprar plano de plataforma. Desplácese al menú Tarea y haga clic en el botón del icono de Color. Aparecerá una paleta de colores:

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14 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Seleccione el color naranja y haga clic en Aceptar. Cambiará el color de la barra de tarea a naranja.

Ahora, use esta función varias veces para aplicar un código de color a su planificación.

Agregar notas a una tarea La función de notas de tareas permite vincular cualquier tipo de información a una tarea seleccionada. Seleccione Comprar plano de plataforma y luego, con el mouse, señale el icono de Nota de tarea en la parte inferior de la pantalla. Se abrirá la ventana Nota de tarea.

Agregar Notas A Una Tarea  | 15

Escriba www.deckplans.com

A continuación, seleccione las palabras que acaba de escribir y haga clic en el icono de . Se abrirá la ventana Hipervínculo. Hipervínculo

En el campo Hipervínculo, escriba http://www.deckplans.com y haga clic en Aceptar. En la ventana Nota de tarea, agregue el texto que desee. Utilice los iconos de autoedición

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16 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

de la barra de herramientas para definir el formato del texto.

Crear una plantilla Todas las planificaciones creadas pueden volver a utilizarse para otros proyectos. En el menú Tarea, busque el grupo de botones de Partes de Gantt y haga clic en el icono de Guardar todas las tareas como Parte. Se abrirá la ventana Guardar como Parte de Gantt.



Crear Una Plantilla  | 17

Haga clic en Seleccionar carpeta. Se abrirá la ventana Buscar carpeta.

Seleccione la carpeta Samples y haga clic en Aceptar. En el campo Escribir nombre de la nueva Parte de Gantt, escriba Construcción de una plataforma completa y luego haga clic en Aceptar.

El proyecto se guarda como Parte de Gantt. En el lado derecho de la pantalla, haga clic en el icono de Partes de Gantt y, a continuación, en el icono de tachuela para mantener

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18 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

la ventana abierta.

En la ventana Partes de Gantt, expanda la carpeta Partes de Gantt y seleccione Samples. Observe que Construcción de una plataforma completa aparecerá en la mitad inferior de la ventana Partes de Gantt.

Arrastre el texto a la Tabla Gantt. Se agregará el proyecto guardado a la parte inferior de la Tabla Gantt:



Seguimiento De Realización De Tareas  | 19

Ahora es posible modificar la duración, la fecha de inicio o cualquier otra propiedad de la Parte de Gantt que acaba de arrastrar. La información del proyecto y de los costos se actualizará automáticamente.

Seguimiento de realización de tareas En la Tabla Gantt, seleccione Construcción de plataforma y arrastre el extremo izquierdo de la barra de tarea hacia la derecha. Aparecerá una línea negra en la mitad de la barra y se mostrará un porcentaje.

Continúe arrastrando hacia la derecha hasta que la tarea se muestre como 100% completa. Estas barras de porcentajes indican cuánto se completó de una tarea. Abra la hoja de cálculo Proyecto. Observe que la columna Porcentaje indica el porcentaje que se realizó de cada tarea. Si aparece una x en la columna, la tarea asociada está completa.

Cambiar el nivel de detalle de las vistas En el menú Vista, busque el grupo de botones Zoom

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20 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Haga clic en el icono de Acercar. Se expandirá la línea de tiempo, como se muestra a continuación:

Haga clic en la línea de tiempo y gire la rueda de desplazamiento del mouse. La línea de tiempo se desplazará hacia la derecha o la izquierda, según la dirección elegida para girar la rueda del mouse.

Guardar Un Proyecto  | 21



Guardar un proyecto Haga clic en el logotipo de JCVGantt que se encuentra en el extremo superior izquierdo para visualizar el menú Archivo.

Haga clic en

. Aparecerá la ventana Guardar como.

En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre de proyecto y haga clic en Guardar.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

22 |  Guía de inicio rápido de 20 minutos

Imprimir un proyecto Siga los pasos que figuran a continuación:  En el menú de funciones de Archivo, seleccione la flecha ubicada a la derecha de la palabra Imprimir.  Seleccione Vista preliminar para obtener una vista previa de la impresión. Luego, haga clic en el botón Imprimir para comenzar la impresión.

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Guía de inicio rápido de 5 minutos

Guía de inicio rápido de 5 minutos para los usuarios de MindManager

Uso de MindManager con JCVGantt Pro 3 Mediante el uso de la tecnología DynaSync™, los cambios realizados en MindManager se muestran inmediatamente en JCVGantt Pro 3, y los cambios realizados en JCVGantt Pro 3 se muestran instantáneamente en MindManager.

A continuación, le mostramos cómo funciona. Primero, inicie MindManager Pro 7. En la barra de herramientas de exportación de MindManager, haga clic en el icono de JCVGantt Pro 3 . Se abrirá JCVGantt Pro 3. Sugerencia: Use ALT + TAB para desplazarse entre JCVGantt Pro 3 y MindManager. En MindManager, en el tema central, escriba Cosas que debo hacer esta semana.

En el menú Tools (Herramientas), inicie el modo Brainstorm (Generación de ideas)

24 |  Guía de inicio rápido de 5 minutos para los usuarios de MindManager

La pantalla se verá de la siguiente manera:

Haga clic en el cuadro Enter all your ideas (Escribir todas las ideas). Luego escriba lo siguiente y presione Intro después de cada entrada:  Escribir manual de usuario  Enviar a imprenta  Enviar instalación al fabricante de CD  Llamar a los distribuidores  Ir a reuniones de ventas  Llamar a Debbie MindManager creará temas para todo lo que escriba:

Luego, haga clic en el cuadro Enter group names (Escribir nombres de grupos). Se abrirá la ventana Brainstorming Group Names (Nombres de grupos de generación de ideas).

Uso De Mindmanager Con Jcvgantt Pro 3  | 25

En los tres primeros cuadros, escriba lo siguiente:  Hacer  Delegar  Baja prioridad

Haga clic en OK (Aceptar). Aparecerá el siguiente gráfico:

Arrastre y coloque las tareas que anotó en Hacer, Delegar y Baja prioridad de manera que la pantalla se vea de la siguiente manera:

Arrastre los grupos hacia el tema principal y haga clic en La pantalla se verá de la siguiente manera:

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

26 |  Guía de inicio rápido de 5 minutos para los usuarios de MindManager

Vaya a JCVGantt Pro 3. La pantalla se verá de la siguiente manera:

En el menú Opciones, haga clic en Sinc. color de relleno. Los colores que se muestran en MindManager se copian en JCVGantt Pro 3.

Edite la tabla según las técnicas que se describen en el capítulo Guía de inicio rápido de 20 minutos.

Uso De Mindmanager Con Jcvgantt Pro 3  | 27

Ahora, elija una tarea y defina el porcentaje de la tarea en 100%.

Vaya a MindManager. Observe que el 100% se convirtió en una marca de verificación y que las dependencias se muestran como relaciones.

De hecho, todo lo que modifique en un programa, se cambiará en el otro. Esto se denomina sincronización en tiempo real y es una de las funciones principales de JCVGantt Pro 3.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

28 |  Guía de inicio rápido de 5 minutos para los usuarios de MindManager

Aproveche la libertad de trabajar en cualquiera de los dos programas: podrá desplazarse entre ellos cuando lo desee y se guardará toda su información.

Introducción

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3

Introducción

Introducción

Definición de Tabla Gantt

Una Tabla Gantt es un tipo de gráfico de barras que muestra cómo se relaciona la información programada.

Tareas: se enumeran en el panel de árbol que se encuentra en el sector izquierdo del gráfico. En la parte superior del gráfico se muestra una línea de tiempo de días, semanas, meses y años. Las barras de colores proporcionan una representación visual de las tareas. Su ubicación y extensión en la línea de tiempo indican la fecha programada de inicio y finalización de las tareas.

30 | Introducción

Líneas de dependencia: tienen una flecha que apunta a la tarea siguiente para indicar que una tarea depende de la realización de otra.

Una línea dentro de la barra de colores y un valor numérico a la derecha de la barra muestran el porcentaje de realización.

Hitos: se representan con un diamante pequeño e indican que se ha llegado a una etapa particular del proyecto.

Por lo general, los administradores de proyectos usan hitos para indicar en qué momento se debe realizar el seguimiento de un proyecto a fin de comprobar si se retrasó o está en curso. Una Tabla Gantt de JCVGantt Pro 3 incluye recursos, información de costos, tiempos flotantes y porcentajes de realización. Recursos: las personas que realizan una tarea o actividad o las herramientas (como el martillo perforador o el cargador frontal) que se usan para llevar a cabo una tarea. Los nombres de los recursos se muestran a la derecha de las barras de Tarea

La vista de costo, exclusiva de JCVGantt Pro 3, muestra el costo asociado con la realización de una tarea.



Definición De Tabla Gantt  | 31

Tiempo flotante: (también denominado tiempo de demora o inactivo) es el tiempo programado para las demoras y los contratiempos. Los tiempos flotantes se indican en la Tabla Gantt como extensiones de las líneas de dependencia. Dependencia con indicación de tiempo flotante o tiempo de demora.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

32 | Introducción

Ventana JCVGantt Pro 3 JCVGantt Pro 3 adopta la nueva interfaz de cinta de Windows Vista, que combina las barras de herramientas y los menús en una única "cinta" de fichas. Cinco menús básicos denominados Inicio, Tarea, Formato, Vista, Herramientas y Complementos agrupan las funciones para brindar un fácil acceso. Si debe editar una tarea, es muy probable que encuentre una función útil en el menú Tarea. Si desea dar formato a una hoja de usuario, busque en el menú Formato. Para modificar la visualización en pantalla, busque en el menú Vista. En el menú Complementos se incorporan funciones adicionales y los desarrolladores de terceros pueden agregar sus propias funciones a JCVGantt Pro 3.

Áreas de panel La estructura básica del panel de ventana se muestra en la siguiente ilustración. Le resultará útil familiarizarse con estas áreas antes de usar la aplicación.

Menú Vista  | 33

Menú Vista Una manera rápida de desplazarse entre las ventanas en JCVGantt Pro 3 es mediante los iconos de vistas de Proyecto en el menú Vista. Sólo haga clic en cualquier lugar para cambiar instantáneamente las pantallas.

Nombrar un proyecto Para asignar un nombre a un proyecto y agregar una descripción En el menú de funciones Archivo, haga clic en Propiedades. Se abrirá la ventana Propiedades del documento.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

34 | Introducción

1. En el campo Nombre, escriba el nombre del proyecto. 2. En el campo Descripción, escriba la descripción del proyecto. 3. Haga clic en Aceptar.

Menús de acceso directo Varios paneles del programa tienen menús de acceso directo a los que se puede acceder haciendo clic con el botón secundario del mouse. El contenido de estos menús varía según la pantalla en la que se encuentre. Por ejemplo, si hace clic con el botón secundario en el panel de árbol, aparecerá el siguiente menú:

Menú Vista  | 35

Si hace clic en la ficha Recursos aparecerá el siguiente menú:

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

36 | Introducción Acciones del mouse

JCVGantt Pro 3 es un programa con uso intensivo del mouse diseñado para seleccionar y arrastrar los elementos fácilmente.

Comandos de tarea Acción del mouse Hacer clic en la mitad de una barra de tarea y arrastrarla hacia la derecha o izquierda. Hacer clic en el extremo derecho de una barra de tarea y arrastrarla hacia la derecha o izquierda. Hacer clic en el extremo izquierdo de una barra de tarea y arrastrarla hacia la derecha o izquierda.

Resultado Mueve la fecha de inicio o finalización de una tarea. Ajusta la fecha de finalización de una tarea. Ajusta el porcentaje de realización de una tarea.

CTRL + clic en el medio de una tarea.

Selecciona la tarea y permite la selección múltiple.

Hacer doble clic en una tarea.

Muestra la ventana Propiedades.

Hacer clic en los iconos de flechas.

Vuelve a ubicar una tarea dentro de la jerarquía del proyecto.

Comandos de línea de tiempo Acción del mouse

Resultado

Hacer clic en la barra de línea de tiempo y luego usar la barra de desplazamiento.

Mueve la línea de tiempo hacia delante y hacia atrás.

Mover la barra de desplazamiento en la parte inferior de la Tabla Gantt.

Muestra un área diferente de la Tabla Gantt.

Hacer clic en Acercar o Alejar.

Cambia el tamaño de la vista.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido En la parte superior de la ventana de la aplicación se encuentra un área de menús denominada Barra de herramientas de acceso rápido. Para las funciones que usa con frecuencia, puede personalizar los elementos que se muestran en la barra y agregar funciones a fin de obtener un acceso rápido y simple.

Acciones Del Mouse  | 37

Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido  Haga clic en cualquier lugar de la barra de cinta y se mostrará este menú:

Haga clic en "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido" y aparecerá el diálogo Opciones.

Haga clic en la lista desplegable que aparece debajo de Elegir comandos de: y seleccione un menú cuyo icono o función desea que se muestre en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Agregar >> y luego en Aceptar.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

38 | Introducción

Cambiar la vista de proyecto

El grupo Vistas de proyecto en el menú Vista, que se muestra arriba, permite mostrar los proyectos en seis vistas:

Icono de barra de herramientas

Función Muestra el proyecto como gráfico de barras de Gantt interactivo.

Permite editar las definiciones de recursos.

Permite cambiar el nombre de campos y crear listas desplegables.

Muestra el proyecto en formato de entrada de datos de hoja de cálculo en una hoja de cálculo similar a Excel.

Muestra la asignación de cada recurso entre los múltiples proyectos que comparten un fondo de recursos.

Muestra el cálculo de costo total del proyecto "en el momento".

Establecer El Tamaño De Visualización  | 39

Establecer el tamaño de visualización

La barra de herramientas Zoom, que se muestra arriba, permite establecer el tamaño de visualización de la Tabla Gantt.

Para establecer el zoom

Realice uno de los siguientes pasos:  Haga clic en el botón de flecha ubicado junto al campo de porcentaje y seleccione un porcentaje de la lista.  Haga clic en el icono de Acercar.  Haga clic en el icono de Alejar.

Algunos ejemplos de uso:  100% muestra la totalidad del proyecto, desde la primera fecha de inicio hasta la fecha de finalización.  50% muestra la totalidad del proyecto en la mitad de la pantalla.  200% muestra la mitad del proyecto en la pantalla. Observe que, cuando aumenta o disminuye el zoom, la línea de tiempo cambia para mostrar los distintos niveles de detalle:

Años

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

40 | Introducción

Un solo año

Semanas en el mes

Días en el mes

Una sola semana

Horas en un día

Además, el botón adapta el tamaño a la unidad más cercana que permite la visualización de toda la Tabla Gantt en el área de tamaño de la pantalla actual.

Desplazarse Por La Línea De Tiempo  | 41



Desplazarse por la línea de tiempo Según la configuración del zoom o el tamaño del proyecto, es posible que no pueda visualizar la totalidad de la Tabla Gantt en la pantalla.

Para ver las partes ocultas de la pantalla  Haga clic en la línea de tiempo y gire la rueda de desplazamiento del mouse. La línea de tiempo se desplazará hacia adelante o hacia atrás, según la dirección elegida para girar la rueda del mouse.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

42 | Introducción

Métodos abreviados del teclado Las siguientes cuatro pulsaciones de teclas básicas resultarán de gran utilidad al usar JCVGantt Pro 3. Tecla INSERT Tecla SUPR

Permite agregar una nueva tarea que depende de la tarea seleccionada. Permite agregar una nueva tarea en el mismo nivel que la tarea seleccionada. Le pregunta si desea eliminar la tarea seleccionada.

Tecla ALT + MAYÚS + FLECHA

Permite desplazar la tarea hacia arriba, abajo, izquierda o derecha según el cursor que presione.

Tecla INTRO

Cambiar la fecha de inicio del proyecto Para cambiar fecha de inicio del proyecto 1. En el menú Herramientas, seleccione Cambiar fecha de inicio de

proyecto. Se abrirá la ventana Cambiar fecha de inicio de proyecto.

. 2. Haga clic en el botón de flecha ubicado junto al campo de fecha. Aparecerá

un calendario que muestra el mes actual.

3. Seleccione una nueva fecha de inicio. Para ver un mes diferente, haga clic

en el botón de flecha de la derecha o la izquierda.

Haga clic en Aceptar. La Tabla Gantt establece el primer elemento de tarea en la fecha que seleccione.

Desplazarse Por La Línea De Tiempo  | 43



Alinear la tabla con la tarea o la fecha actual

Para alinear la tabla con la fecha de hoy  En el menú Vista, en el grupo Vista de Tabla Gantt, haga clic en el icono de la tabla.

. La fecha actual se encuentra ahora en el extremo izquierdo

Para alinear la tabla con una tarea seleccionada  Seleccione la tarea y haga clic en el icono . La tarea seleccionada se encuentra ahora en el extremo izquierdo de la tabla.

Cambiar el idioma Para cambiar el idioma de la interfaz de usuario  En el menú Vista, seleccione Idioma y elija un idioma. Nota: Para que el cambio se aplique debe salir de la aplicación y reiniciarla.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

44 | Introducción

Imprimir una Tabla Gantt o una hoja de cálculo Todas las funciones de impresión se encuentran en el menú de funciones Archivo. Para visualizar el menú, haga clic en el logotipo que se encuentra en el extremo superior izquierdo y verá lo siguiente:

Para imprimir una Tabla Gantt o una hoja de cálculo 1. En el menú de funciones Archivo, realice uno de los siguientes

pasos:

 Seleccione Imprimir.  Haga clic en el icono de impresión que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido. 2. Si es necesario, haga clic en Propiedades para seleccionar la

orientación de la página u otras opciones de configuración y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Desplazarse Por La Línea De Tiempo  | 45



Para configurar las opciones de impresión de la Tabla de Gantt 3. En el menú de funciones Archivo, seleccione la flecha ubicada a la

derecha de Imprimir y haga clic en Opciones de impresión. Se abrirá la ventana Parámetros de impresión.

4. Seleccione la ficha Impr. tareas. 5. Si es necesario, seleccione Imprimir líneas de margen en la página o

Imprimir encabezado siempre para imprimir estos elementos.

6. Realice uno de los siguientes pasos:

 Seleccione Ajustar a y luego determine el porcentaje para establecer la cantidad de páginas en las que se imprimirá la tabla.  Seleccione Ajustar y escriba la cantidad de hojas a lo ancho para establecer la cantidad de páginas en las que se imprimirá la tabla. Sugerencia: Si el texto del panel de árbol aparece truncado en las impresiones: en la tabla, deslice la barra que separa el panel de árbol y el panel de tareas hacia la derecha hasta que se muestre todo el texto. Luego, en la ventana Parámetros de impresión, configure la opción Ajustar a o Ajustar para que se aplique a varias páginas. 7. En Parámetros de fecha, determine las fechas de inicio y finalización de la

tabla impresa.

Haga clic en Aceptar.

Para configurar las opciones de impresión de una hoja de cálculo 1. En el menú de funciones Archivo, seleccione Opciones de impresión. Se

abrirá la ventana Parámetros de impresión.

2. Seleccione la ficha Imp. cuadríc. 3. Seleccione las casillas de verificación correspondientes para que dichas

opciones se muestren en la hoja de cálculo impresa.

Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

46 | Introducción

Para obtener una vista preliminar antes de imprimir 4. En el menú de funciones Archivo, seleccione Vista preliminar. 5. Use los botones de la barra de herramientas para examinar el documento.

Haga clic en Cerrar.

Administrar archivos Crear un nuevo proyecto Para crear un nuevo proyecto Realice uno de los siguientes pasos:  En el menú de funciones Archivo, haga clic en  En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el icono de Nuevo

.

 Presione Ctrl + N.

Se abrirá la ventana Crear nuevo documento.

6. Elija uno de los cuatro tipos de documentos.

 Si tiene instalado MindManager en el equipo, también puede trabajar con los archivos de MindManager. Si selecciona MindManager 6 o MindManager 7, todos los datos del proyecto se

Desplazarse Por La Línea De Tiempo  | 47



almacenan en sus archivos. Haga clic en Aceptar. Se abrirá una Tabla Gantt en blanco.

Abrir un proyecto existente

Realice uno de los siguientes pasos:  En el menú de funciones Archivo, haga clic en  Presione Ctrl + O.



Aparecerá la ventana Abrir.



En el campo Buscar en, desplácese hasta la carpeta que contiene el archivo



que desea abrir.



Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

Guardar un proyecto Para guardar un proyecto

Realice uno de los siguientes pasos:  En el menú de funciones Archivo, haga clic en Guardar  En la barra de herramientas estándar, haga clic en el icono de Guardar documento

.

 Presione Ctrl + G.

Si el proyecto es nuevo, se abrirá la ventana Guardar como:  En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.  Haga clic en Guardar.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

48 | Introducción

Para guardar un proyecto con un nombre nuevo En el menú de funciones Archivo, haga clic en Guardar como.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo y haga clic en Guardar.

Cerrar un proyecto Para cerrar un proyecto Realice uno de los siguientes pasos:  En el menú de funciones Archivo, haga clic en Cerrar.  En el menú de funciones Archivo, haga clic en Abrir y elija un nuevo tipo de proyecto. Si es un documento nuevo o se han realizado cambios, se le solicitará que lo guarde. Si no lo guarda, se perderán los cambios.

Desplazarse Por La Línea De Tiempo  | 49



Comandos de teclado Comandos de tarea Los siguientes comandos de teclado pueden usarse cuando el cursor se encuentra en el panel de árbol. Tecla Insert Tecla Intro Tecla Supr Teclas de flechas Tecla * (asterisco) (sólo en teclado numérico) Tecla - (signo menos) (sólo en teclado numérico) Tecla + (signo más) (sólo en teclado numérico) Tecla F2 Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+X Tecla ALT + MAYÚS + flecha

Permite agregar una subtarea a una tarea. Permite agregar una tarea en el mismo nivel a la lista de tareas. Permite eliminar una tarea después de preguntar si desea eliminarla. Permiten desplazarse por el árbol. Permite mostrar todas las tareas de un subproyecto. Permite ocultar los subproyectos. Permite mostrar los subproyectos. Permite editar el nombre de una tarea. Permite copiar. Permite pegar. Permite cortar. Permite mover la tarea hacia arriba, abajo, derecha o izquierda.

Nota: Estas combinaciones de teclas son idénticas, a propósito, a las de MindManager para que los usuarios de este programa se sientan cómodos cuando generen tareas y actividades en JCVGantt Pro 3.

Comandos de hojas de usuario Los siguientes comandos de teclado pueden usarse en las hojas de usuario. Ctrl+C

Permite copiar.

Ctrl+V Ctrl+X CTRL + clic CTRL + N CTRL + K CTRL + S

Permite pegar. Permite cortar. Permite realizar una selección múltiple. Permite colocar el elemento seleccionado en negrita. Permite colocar el elemento seleccionado en cursiva. Permite subrayar el elemento seleccionado.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

50 | Introducción

Visualizar archivos recientes  En el menú de funciones Archivo, el panel derecho muestra de manera predeterminada los Archivos recientes. El sistema mostrará los documentos abiertos o guardados más recientes.

Salir de JCVGantt Para salir de JCVGantt  Realice uno de los siguientes pasos:  En el menú de funciones Archivo, haga clic en Salir

- O bien  Haga clic en la X que se encuentra en el extremo superior derecho de la ventana principal. Si es un documento nuevo o se han realizado cambios, se le solicitará que lo guarde. Si no lo guarda, se perderán los cambios.

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4

Personalizar parámetros

Personalizar parámetros

Cuadro de diálogo Parámetros Diversas variables relacionadas con la administración de proyectos pueden configurarse desde una misma ubicación: el cuadro de diálogo Parámetros. Estas variables se aplican a varios aspectos del programa, entre ellos, la apariencia de los gráficos y las cuadrículas, el calendario y las fórmulas de cálculo.

Para abrir el cuadro diálogo Parámetros  En el menú de funciones Archivo, seleccione Parámetros

Ficha Principal La ficha Principal de la ventana Parámetros permite configurar un conjunto de variables para todo el programa.

52 |  Personalizar parámetros

Formato de fecha: permite seleccionar el formato de fecha que se usará en las cuadrículas y el resto del programa. Unidad de moneda predeterminada: permite especificar la unidad que se desea utilizar para los elementos de moneda. Unidad de duración predeterminada: permite establecer la unidad predeterminada (hora, día, semana o año) que usará la aplicación para indicar la duración de las tareas. Independientemente de la configuración que elija, puede modificarla para una tarea particular. Mostrar costo de recurso: cuando se selecciona esta opción, se muestra el costo de cada recurso en la Tabla Gantt. Horas en un día: permite definir la cantidad de horas de un día de trabajo común. La cantidad predeterminada es 8.

Ficha Fuentes  | 53

Días en una semana: permite definir la cantidad de días de una semana de trabajo común. La cantidad predeterminada es 5. Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.

Ficha Fuentes La ficha Fuentes permite definir el tipo de fuente que se usará en cuatro elementos de la hoja de cálculo.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

54 |  Personalizar parámetros

Para definir una fuente 1. En la lista Elemento, seleccione el elemento para el cual desea determinar

una fuente. Tenga en cuenta la siguiente información como guía:

 Tareas grupales: la fuente que se usa para las tareas que incluyen subtareas (también denominadas tareas de resumen).  Tareas: la fuente que se usa en las filas de tareas.  Recursos: la fuente que se usa en las filas de recursos.  Predet.: la fuente que se usa en el programa para todos los demás casos. 2. En Fuente, seleccione el tipo y el tamaño de fuente. 3. En Colores, seleccione los colores de fondo y texto. 4. Si es necesario, marque la casilla de verificación Cursiva o Negrita, o

ambas.

Haga clic en Aceptar.

Ficha Calendario La ficha Calendario permite especificar la manera en la que el sistema calcula las fechas y los horarios no laborables.

Ficha Calendario  | 55

Editar la duración de días laborables y agregar feriados El calendario muestra el mes actual. Si hay un día feriado en la empresa o planea trabajar un sábado, puede usar el área Fecha(s) selecc. como: de la ventana para marcar las fechas específicas como días laborables o no laborables. El día laborable estándar en JCVGantt dura 8 horas e incluye dos horas para el almuerzo:  08:00 – 12:00  14:00 – 18:00 Puede modificar la duración de un día laborable estándar y la duración de las horas no laborables. Además, puede establecer días feriados y no laborables.

Para cambiar la duración de un día estándar  Seleccione la fecha en el calendario y luego la opción Horario laborable no predet. A continuación, especifique los rangos de horario De y A en los campos De y A. Es posible especificar hasta tres rangos de horarios por día, lo que le permite establecer dos periodos de descanso.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

56 |  Personalizar parámetros

Para cambiar la duración de las horas laborables 1. Haga clic en Configurar plantilla semanal. Se abrirá la ventana Plantilla

semanal.

2. Realice uno de los siguientes pasos:

 Para configurar los horarios laborables, arrastre el mouse para seleccionar las regiones correspondientes y, a continuación, haga clic en el botón azul Definir horario laborable.  Para configurar los horarios no laborables, arrastre el mouse para seleccionar las regiones correspondientes y, a continuación, haga clic en el botón gris Definir horario no laborable.  Haga clic en Aceptar. Nota: La ventana Plantilla semanal usa un reloj de 24 horas.

Para marcar un día como feriado o no laborable  Seleccione la fecha del día feriado en el calendario y, luego, la opción Horario no laborable.

Calendarios Múltiples  | 57



Para volver a la configuración predeterminada de una fecha  Seleccione una fecha y luego marque la opción Uso predeterminado.

Calendarios múltiples En JCVGantt Pro 3, es posible usar calendarios diferentes para los distintos recursos. Por ejemplo, puede usar un calendario particular para los empleados que trabajan en turnos que no sean estándar; por ejemplo, días feriados o media jornada. Si Juan trabaja de lunes a viernes y Elena trabaja de sábados a miércoles, la posibilidad de definir diferentes calendarios resultará de gran utilidad. En JCVGantt Pro 3, es posible importar, exportar, agregar y quitar calendarios.  Importar permite leer un archivo XML de definición de calendario en el proyecto.  Exportar permite exportar un archivo de definición de calendario a un archivo XML que puede compartir con otros administradores de proyectos.  Agregar nuevo permite crear calendarios nuevos y, luego, ajustar los horarios laborables y no laborables, además de las plantillas semanales.  Quitar permite eliminar un calendario del proyecto. La facilidad de uso del formato de importación/exportación en XML permite a los usuarios de JCVGantt editar y compartir sus cronogramas exclusivos con los administradores de proyectos.

Importar un calendario Para importar un calendario 1. Haga clic en el botón Importar. Se abrirá la ventana Abrir. 2. Seleccione un archivo de calendario 3. Haga clic en Aceptar. Se agregará el calendario a la lista de calendarios en

el campo Seleccionar calendario activo.

Ahora, puede usar las demás funciones de edición de la ficha Calendario para editar el calendario que importó.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

58 |  Personalizar parámetros

Exportar un calendario a XML Para exportar un calendario a XML 1. En el campo Seleccionar calendario activo, haga clic en el botón de flecha

y luego seleccione el calendario que desea exportar.

2. Haga clic en el botón Exportar. Aparecerá la ventana Guardar como. 3. En el campo Nombre, escriba un nombre para el archivo. 4. Haga clic en Aceptar. El archivo se guardará como archivo XML.

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5

Utilizar Tablet PC o Windows Vista

Entradas manuscritas en Tablet PC

Utilizar Tablet PC o Windows Vista

Si utiliza Windows Vista, Windows Tablet PC Edition o el kit de desarrollo de software (SDK) gratuito de Windows Tablet PC (puede usarlo con un lápiz Wacom), le espera una gran sorpresa. JCVGantt Pro 3 admite entradas manuscritas para especificar notas y tareas nuevas, e incluso brinda soporte para movimientos, a fin de que los usuarios de Tablet PC no tengan que usar un teclado.

Para utilizar el modo manuscrito

1. En el grupo Modo entrada del menú Tarea, seleccione el icono de

Tinta.

2. Haga doble clic en el panel de tarea. Se abrirá una ventana en la cual

podrá escribir el nombre de una tarea nueva.

3. Haga clic en cualquier sector fuera de la ventana. La ventana se

cierra y la tarea se agrega al panel de tarea.

60 | Utilizar Tablet PC o Windows Vista 4. En el panel de tarea, seleccione una tarea y haga clic en el icono de Nota

de tarea ubicado en la parte inferior de la pantalla. Se abrirá la ventana Nota de tarea.



En la ventana Nota de tarea, escriba o dibuje lo que desee.

Para escribir en un color diferente  Haga clic en la flecha ubicada junto al icono de Color de pluma seleccione un color.

y

Para cambiar el color de un dibujo existente  Haga clic en el icono del lazo dibujo.

y arrastre el mouse para seleccionar el

 Haga clic en la flecha ubicada junto al icono de Color de pluma seleccione un color.

y

Para guardar una nota  En la ventana Nota de tarea, haga clic en Guardar. Se guardará la nota.

Para salir del modo manuscrito  Haga clic en el icono de mouse herramientas superior.

que se encuentra en la barra de

La información manuscrita se traduce en anotaciones manuscritas equivalentes en MindManager 6.

Movimientos   | 61

Movimientos

Mediante los movimientos, se pueden llevar a cabo diversas tareas en JCVGantt Pro 3. Éstas incluyen:  agregar tareas nuevas  agregar subtareas  copiar tareas  pegar tareas  eliminar tareas  cortar partes marcadas Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

62 | Utilizar Tablet PC o Windows Vista

Todas estas funciones se realizan mediante los siguientes movimientos: Son los mismos movimientos que se utilizan en MindManager 7.

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6

Utilizar fondos de recursos

Utilizar recursos En un proyecto, un recurso es cualquier persona o elemento que contribuye a la realización del proyecto. JCVGantt Pro 3 permite confeccionar una lista de las personas involucradas en un proyecto y de los componentes que se deben comprar para llevar a cabo dicho proyecto.

En general, los recursos tienen un costo, un cronogramay una carga. Por ejemplo, un abogado puede cobrar 150€ por hora, estar disponible durante una semana y trabajar con una carga del 50%. Por ejemplo, en una semana típica de 40 horas, esto representaría 20 horas o 3.000€ (en abogados).

O bien, se podría construir una casa que requiera un techo de 10.000€ y cuya construcción demore dos semanas. La mayoría de los administradores de proyectos manejan varios proyectos al mismo tiempo, por lo general, con las mismas personas trabajando en diferentes proyectos. Esto puede presentar varios problemas:  Nadie desea verse obligado a especificar la misma información una y otra vez para cada proyecto.  Es posible que algunas personas posean cronogramas y calendarios

64 | Utilizar fondos de recursos

diferentes.  También es posible que algunas personas tengan demasiado trabajo. Los fondos de recursos permiten agrupar información de recursos en el cronograma, a fin de que todos los nombres y la información de costos que se haya especificado en un proyecto se dupliquen automáticamente en cualquier otro proyecto. Además, permiten realizar un seguimiento del trabajo llevado a cabo por cada recurso para determinar, por ejemplo, si alguna persona tiene demasiado trabajo asignado. Un fondo de recursos enumera los proyectos que forman parte de dicho fondo, como se muestra a continuación.

Cualquier proyecto incluido en el fondo de recursos comparte la información de recursos con los demás proyectos.

Editar Fondos De Recursos  | 65

A menos que se cree un nuevo fondo de recursos, se utilizará siempre el mismo en cada proyecto. Si se agregan recursos a un proyecto, estos se agregan al fondo y se comparten con todos los proyectos que forman parte del mismo fondo.

Editar fondos de recursos Para editar fondos de recursos  En el menú Vista, seleccione Parámetros. Se abrirá la ventana Parámetros.

Botón Abrir  Abre un nuevo archivo de fondo de recursos y utiliza dicha fondo y sus recursos en el proyecto actual.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

66 | Utilizar fondos de recursos

Botón Combinar  Permite combinar los proyectos incluidos en un archivo de fondo de recursos con el fondo actual.

Botón Guardar  Guarda el archivo de fondo de recursos actual a fin de permitir modificar su nombre o compartirlo con otros usuarios.

Botón Crear nuevo  Permite crear un nuevo fondo de recursos. Utilice este botón cuando desee crear un fondo de recursos nuevo, específico para el proyecto actual.

Botón Quitar proyecto  Permite quitar un proyecto del fondo de recursos. Utilice este botón si uno de los proyectos contiene recursos que ha decidido no utilizar en el proyecto actual.

Editar Fondos De Recursos  | 67

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

68 | 

7

Utilizar hojas de cálculo

Formato de celdas En las hojas de usuario, podrá definir el formato de las celdas según sus preferencias y necesidades mediante el menú Formato.

Con un poco de creatividad, podrá diseñar una hoja a su gusto, lista para imprimir y hasta para exponer.

Agregar Una Fórmula A Una Celda  | 69

Para definir el formato de celdas  Seleccione una celda o grupo de celdas y use la barra de herramientas de Formato para cambiar el tamaño y el color de la fuente, seleccionar los colores de fondo y de texto, y definir el formato subrayado, negrita o cursiva, tal como lo hace usualmente en Excel® o en cualquier otro programa de Microsoft Office. Si las celdas no se actualizan automáticamente, haga clic en el icono de Actualizar

.

Nota: Los cuadrados rojos no se imprimen.

Agregar una fórmula a una celda En una hoja de cálculo definida por el usuario, las celdas puede contener fórmulas.

Para agregar una fórmula a una celda

1. Seleccione la celda y escriba el signo igual, seguido de la fórmula.

Presione Intro. El resultado de la fórmula aparecerá en la celda junto con un pequeño cuadrado rojo en el extremo superior derecho.

Al hacer doble clic en el cuadrado rojo, se mostrará la fórmula para que pueda volver a editarla. Nota: Los cuadrados rojos no aparecen en las impresiones ni al exportar la hoja a Excel.

Utilizar las fórmulas incorporadas Las siguientes fórmulas están incorporadas en JCVGantt Pro:  =ProjectCost(): calcula el costo total del proyecto Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

70 | Utilizar hojas de cálculo

 =ResourceCost(“name”): calcula el costo del recurso. En esta fórmula, debe reemplazar la palabra name con el nombre de un recurso; por ejemplo, =ResourceCost(“Joe”)  =ProjectDuration(): calcula la duración total del proyecto en horas En una fórmula puede utilizar el nombre de una columna de cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, =Project!’Task Name’3 mostrará la tercera fila de la columna Nombre de tarea. Simplemente debe escribir el nombre de la columna entre comillas simples.

Lista De Funciones Compatibles Con Excel  | 71



Lista de funciones compatibles con Excel Las siguientes funciones compatibles con Excel® pueden utilizarse en las hojas de cálculo de usuario de JCVGantt Pro 3. ABS

EXP

MINUTO

SEGUNDO

ACOS

FACT

RESIDUO

SIGNO

ACOSH

ENCONTRAR

MODA

SENO

AGR

MULTIPLO.INFERIOR

MES

SENOH

Y

VF

NEG

SLN

ASENO

HORA

NO

RAÍZ

ASENOH

SI

AHORA

CUADRADOS

ATAN

ENTERO

NPER

DESVEST

ATAN2

INVERSE

REDONDEA.IMPAR

DESVESTP

ATANH

ESBLANCO

O

SUSTITUIR

PROMEDIO

ES.PAR

PERMUTACIONES

SUMA

MULTIPLO.SUPERIOR

ESNOTEXTO

PI

SUMA.CUADRADOS

CARACTER

ESNUMERO

PAGO

SYD

LIMPIAR

ES.IMPAR

POTENCIA

TAN

CODIGO

ESREF

PRODUCTO

TANH

COMBINAT

ESTEXTO

NOMPROPIO

NSHORA

CONCATENAR

IZQUIERDA

VA

HOY

COS

LARGO

RADIANES

ESPACIOS

COSH

LN

ALEATORIO

TRUNCAR

FECHA

LOG

JERARQUIA

MAYUSC

DIA

LOG10

REEMPLAZAR

URL

DB

MINUSC

REPETIR

VAR

DDB

MAX

DERECHA

VARP

GRADOS

MEDIANA

REDONDEAR

DIASEM

REDONDEA.PAR

EXTRAE

REDONDEAR.MENOS

XROOT

IGUAL

MIN

REDONDEAR.MAS

AÑO

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

72 | Utilizar hojas de cálculo

Nota: Describiremos estas funciones con más detalle en el futuro. Mientras tanto, puede obtener información en inglés sobre las funciones de JCVGantt Pro 3 en Tech on the Net (http:// www.techonthenet.com/excel/formulas/index.htm).

Personalizar los campos La hoja de cálculo Nombre de campo muestra los nombres de todos los campos del sistema. Es posible cambiar los datos de la columna Nombre preferido. La hoja de cálculo Proyecto y la hoja de cálculo Recursos muestran automáticamente la nueva información. Por ejemplo, podrá cambiar Nombre de tarea a Objetivos o Incidentes. En referencia a la columna Menú desplegable en cuadrícula:  Si un elemento posee un fondo gris, no es posible editarlo.  La fila Porcentaje completo (fila 6) permite elegir entre el icono de porcentaje completo de Mindjet-style en Project Grid (Cuadrícula del proyecto) o el porcentaje de texto estándar. Para seleccionar otra opción, debe hacer clic en la flecha.  Todas las demás celdas de esta columna se pueden editar mediante valores separados por comas (por ej., 1,2,3,4,5).

Cambiar el nombre de los campos Puede cambiar el nombre de cualquier columna de la hoja de cálculo Nombre de campo. Los nombres de las columnas de las hojas de cálculo Proyecto y Recursos se actualizan automáticamente. ¿Por qué? Para que pueda manejar la información del proyecto de la mejor manera posible y en el idioma que desee.

Para cambiar el nombre de un campo  Seleccione el campo y escriba el nuevo nombre.

Crear Listas Desplegables  | 73



Crear listas desplegables Los valores separados por comas aparecen en la cuadrícula de Proyecto o Recursos en forma de lista desplegable que muestra los valores especificados. Al usar estos valores, se reducirá considerablemente el tiempo necesario para la entrada de datos.

Para crear una lista desplegable  En la hoja de cálculo Nombre de campo, haga clic en una celda vacía e ingrese una lista con valores separados por comas. No inserte espacios entre los elementos de la lista.

Ocultar campos En las cuadrículas de Proyecto y Recursos, podrá ocultar los campos que no sean relevantes para el proyecto. Esta función puede convertir una página con muchos datos en un documento que sea más fácil de leer.

Para ocultar un campo  En la hoja de cálculo Proyecto, haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione la opción Ocultar/Mostrar y, a continuación, marque o desmarque las columnas que desea visualizar.

Cambiar la posición de una columna Puede cambiar la posición de las columnas en las hojas de cálculo Recursos e Instantánea.

Para mover una columna  Arrastre el título de la columna hacia la izquierda o hacia la derecha para ubicar la columna en otro lugar.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

74 | Utilizar hojas de cálculo

Cambiar el tamaño de las columnas Para cambiar el tamaño de una columna  Ubique el cursor del mouse sobre la línea que separa el título de la columna del título adyacente. El cursor se convertirá en una flecha de dos puntas.  Haga clic y arrastre la línea hacia la derecha o hacia la izquierda.

Usar los menús de acceso directo Para abrir un menú de acceso directo  Haga clic con el botón secundario del mouse sobre una celda. El contenido del menú de acceso directo difiere según la hoja de cálculo utilizada. En el siguiente ejemplo, el menú de acceso directo ubicado en la izquierda corresponde a la hoja de cálculo Proyecto y el de la derecha a una hoja de usuario.

Cortar, copiar y pegar Las opciones Cortar, Copiar y Pegar funcionan de la misma manera que en cualquier programa de Windows, excepto por una única cuestión. Actualmente, Pegar sólo pega información numérica y no información de formato. La información de formato debe agregarse después de que se utiliza la función Pegar.

Pegar Un Vínculo  | 75



Pegar un vínculo Pegar vínculo pega el contenido de las celdas copiadas en otra hoja de cálculo como si fuera una fórmula. Las nuevas celdas se vinculan a las celdas originales. Por ejemplo, si copia la primera celda de Nombre de tarea en una hoja de usuario y utiliza Pegar vínculo para pegarla en otra hoja de usuario, la celda de la segunda hoja reflejará todos los cambios implementados en la celda original. En otras palabras, los cambios de la celda original se aplicarán instantáneamente a la segunda hoja de usuario.

Borrar Borrar elimina el contenido de una celda y cualquier fórmula incluida en ésta.

Editar nombres Supongamos que la celda A3 de la Hoja de usuario 1 contiene una fórmula que convierte dólares estadounidenses en dólares canadienses. Normalmente, esta fórmula se escribiría:  = 5.00 * A3 Sería mucho más fácil entender la función de la celda si la fórmula estuviese escrita de la siguiente manera:  = 5.00 * US_TO_CAD Este procedimiento permite cambiar el nombre de una celda para que su nombre tenga más sentido.

Para cambiar el nombre de una celda 1. Seleccione una celda o un grupo de celdas. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse y elija Editar nombres. Se

abrirá la ventana Variables, la cual mostrará la Variable n en el campo Variable y, en el campo Valor, el rango de celdas seleccionadas.

3. En el campo Variable, escriba el nombre que desee para las celdas

seleccionadas.

Haga clic en Aceptar. Ahora, cuando observe la fórmula de las celdas seleccionadas, sabrá a qué se refieren. Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

76 | Utilizar hojas de cálculo

Para eliminar una variable  En el campo Variable, seleccione una variable y luego presione la tecla Retroceso del teclado.

Cambiar el tipo de celda Tipo de celda permite definir la manera en la que se calcula una celda. Por ejemplo, se puede cambiar una celda numérica a una celda de moneda para que muestre un indicador de moneda (como "€") junto con el número. O bien, se pueden convertir números en texto.

Para cambiar el tipo de celda

1. Haga clic con el botón secundario del mouse sobre una celda y seleccione

Tipo de celda. La ventana Tipo de celda aparecerá con el tipo de celda actual resaltado.

2. Seleccione el tipo de celda que desea aplicar a dicha celda.

Hoja De Cálculo Proyecto  | 77

Hoja de cálculo Proyecto La hoja de cálculo Proyecto muestra todas las tareas del proyecto en columnas y filas. Cada fila representa una tarea diferente.

Estas son algunas de las tareas que puede realizar en la hoja de cálculo Proyecto:  Crear nuevas tareas presionando la tecla Insert del teclado.  Cambiar los datos de una celda haciendo doble clic en ella.  Desplazar y ocultar campos.

Editar la hoja de cálculo Proyecto Para crear una subtarea o una tarea nueva  Realice uno de los siguientes pasos:  Para crear una subtarea, haga clic en el nombre de la tarea y luego presione la tecla Insert del teclado.  Para crear una tarea nueva, haga clic en una fila en blanco en la columna Nombre de tarea y luego presione la tecla Insert del teclado.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

78 | Utilizar hojas de cálculo

Para editar una tarea 1. En la columna Nombre de tarea, haga doble clic en el nombre de una tarea.

Se abrirá la ventana Propiedades de tarea.

2. En la ventana Propiedades de tarea, realice los cambios necesarios y luego

haga clic en Aceptar. Para obtener instrucciones sobre el uso de la ventana Propiedades de tarea, consulte Modificar propiedades de tarea.

Para cambiar la duración de una tarea 1. En la columna Duración, haga doble clic en la celda que desea modificar. 2. Cambie la duración indicando d para días, s para semanas o m para meses.

Para agregar una prioridad  En la columna Prioridad, haga doble clic en la celda que desea modificar. Aparecerá un número de prioridad. El número de prioridad aumenta de a uno cada vez que hace doble clic en la celda.

Para indicar el porcentaje completo  En la columna Porcentaje, haga doble clic en la celda que desea modificar. Cada vez que haga doble clic en la celda, aparecerá un marcador que indica el porcentaje en el cuadrado blanco.

Para cambiar la fecha de inicio o finalización  En la columna Fecha inicio o Fecha final, haga doble clic en la celda que desea modificar. Realice uno de los siguientes pasos:  Para cambiar toda la fecha, simplemente comience a escribir.  Para cambiar la fecha de a un número por vez, haga clic en un número de la celda. Cambie el número y luego, si fuera necesario, utilice las teclas de flecha del teclado para moverse a otro número.  Para seleccionar una fecha de un calendario, haga doble clic en la celda.

Editar La Hoja De Cálculo Proyecto  | 79

Aparecerá un calendario en el cual podrá seleccionar la nueva fecha.

Para editar recursos 1. En la columna Recursos, haga doble clic en la celda que desea editar. Se

abrirá la ventana Propiedades de tarea.

2. En la ventana Propiedades de tarea, realice los cambios necesarios y luego

haga clic en Aceptar. Para obtener instrucciones sobre el uso de la ventana Propiedades de tarea, consulte Modificar propiedades de tarea.

Para editar costos No es posible editar costos en la hoja de cálculo Proyecto. Los costos se pueden editar en la hoja de cálculo Recursos (ficha Recursos). Para obtener más información, consulte Cambiar datos en la columna Nombre, Costo o Carga de Recursos.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

80 | Utilizar hojas de cálculo

Para cambiar un tipo de dependencia 1. En la columna Depend., haga doble clic en la celda que desea editar. 2. Escriba el número de fila (en el extremo izquierdo de la hoja de cálculo) de la

tarea de la cual depende ésta tarea.

Escriba el tipo de dependencia de la siguiente manera:  FI para una dependencia de fin a inicio  IF para una dependencia de inicio a fin  II para una dependencia de inicio a inicio  FF para una dependencia de fin a fin

Al cambiar el tipo de dependencia, la Tabla Gantt se actualiza automáticamente. Para agregar o editar un vínculo 1. En la columna Vínculo, haga doble clic en la celda que desea editar o a la

cual desea agregar un vínculo.

2. Especifique un nuevo vínculo.

Para editar la columna Asunto, Detalles, Recomendación o Impacto 1. En la columna correspondiente, haga clic en la celda que desea editar.

Aparecerá un botón de flecha.

2. Haga clic en el botón de flecha y luego seleccione el nombre correspondiente

de la lista, o bien escriba un nuevo nombre.

Para crear sus propias columnas Consulte Crear campos.

Hoja De Cálculo Recursos  | 81

Hoja de cálculo Recursos La hoja de cálculo Recursos permite editar la información relacionada con los recursos.

 La columna Recursos incluye el nombre de una persona o de un elemento que agrega costos al proyecto.  La columna Costo indica el costo del recurso.  La columna Unidad indica la forma en la que se calcula un costo.  La columna Carga indica el porcentaje de tiempo durante el cual está disponible un recurso. Por ejemplo, en la hoja de cálculo anterior, el costo relacionado con el pintor es de US$ 50 por hora. Si el pintor sólo estuviera disponible para trabajar en el proyecto durante la mitad de cada semana, la carga sería del 50%. Por lo tanto, la hoja de cálculo Costo total (ficha Costo total) mostraría los costos del pintor al 50%.

Agregar, editar o eliminar recursos Para agregar un recurso en MindManager  Abra la ventana Info. de tarea y escriba un nombre en el campo Recursos. Si tiene más de un recurso, separe los nombres con punto y coma, tal como se muestra a continuación: Daniel;Juan;Pedro JCVGantt Pro 3 importa automáticamente todos los recursos y las tareas asociadas.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

82 | Utilizar hojas de cálculo

Para editar la columna Nombre, Costo o Carga de Recursos  Para agregar datos, seleccione una celda vacía y escriba los datos nuevos.  Para cambiar los datos, haga doble clic en una celda y escriba los datos nuevos.  Para eliminar los datos, seleccione una celda y luego presione la tecla Supr del teclado. Aparecerá un cuadro de mensaje para que confirme la eliminación.

Para editar la columna Unidad 1. Haga clic en el lado derecho de la celda que contiene los datos que desea

cambiar. Aparecerá un cuadro que muestra el tipo de costo.

2. Seleccione una nueva unidad de costo o escriba una palabra (por ejemplo,

Fijo), que describa el tipo de costo.

Nota: JCVGantt Pro 3 trata los costos especificados manualmente como costos fijos.

Para crear sus propias columnas Consulte Crear campos.

Para editar la columna Correo elec., Grupo, Código, Usuario1, Usuario2, Usuario3 o Usuario4  Para agregar datos, seleccione una celda vacía y escriba los datos nuevos.  Para cambiar los datos, haga doble clic en una celda y escriba los datos nuevos.

Eliminar Un Recurso De Un Proyecto  | 83

 Para eliminar los datos, seleccione una celda y luego presione la tecla Supr del teclado. Aparecerá un cuadro de mensaje para que confirme la eliminación.

Eliminar un recurso de un proyecto Para eliminar un recurso del proyecto  En la ficha Recursos , seleccione una tarea y presione la tecla Supr del teclado. Aparecerá un cuadro de mensaje para que confirme la eliminación.

Para eliminar un recurso del proyecto mediante MindManager 1. En MindManager, seleccione cada elemento asociado con un recurso. 2. En el panel Task Info (Info. de tarea), elimine el recurso que ya no necesita

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

84 | Utilizar hojas de cálculo

Visualizar costos de recursos en la Tabla Gantt Para visualizar costos de recursos en la Tabla Gantt 1. En la hoja de cálculo Recursos, especifique un costo en la celda Costo de

una de las tareas.

2. En el menú Vista, seleccione Parámetros. Se abrirá la ventana Parámetros. 3. En la ficha Principal, marque la casilla de verificación de Mostrar costo de

recurso.

Los costos de recursos se mostrarán en la Tabla Gantt. En la Tabla Gantt, extienda una barra de tarea. Los costos del recurso vuelven a calcularse automáticamente.

Hoja De Cálculo Uso De Recursos  | 85

Hoja de cálculo Uso de recursos La hoja de cálculo Uso de recursos muestra la utilización de recursos en todos los proyectos de un fondo de recursos específico. Muestra la cantidad de horas por día asignadas a cada uno de los recursos para una tarea determinada. Si bien no es posible editar este informe, se puede copiar y pegar la información que contiene en otra hoja de cálculo. Las filas grises indican los recursos del fondo de recursos actual. Los cuadros de colores indican la cantidad de horas asignadas a un recurso, tal como se muestra en la siguiente tabla. CÓDIGO DE RECURSOS

SIGNIFICADO El recurso está libre durante la cantidad de horas indicadas. Se ha asignado al recurso media jornada (en este ejemplo, 6 horas de un total posible de 8 horas). Se ha asignado al recurso 8 horas de 8 horas posibles (recurso de jornada completa). Se ha asignado demasiado trabajo al recurso (en este ejemplo, 16 horas de un total posible de 8 horas).

Las filas blancas de la hoja de cálculo indican las tareas asignadas al recurso. Los cuadros de colores indican la cantidad de horas que no han sido asignadas a un recurso, tal como se muestra en la siguiente tabla. CÓDIGO DE TAREA

SIGNIFICADO Feriado o día no laborable Sin tareas Cantidad de horas durante las que una tarea permanece sin ser asignada Día libre

La hoja de cálculo Uso de recursos comunica instantáneamente si los recursos tienen demasiado o poco trabajo, según la información del proyecto actual y de los demás proyectos del fondo de proyectos. Podrá observar a simple vista si los otros proyectos están utilizando los recursos de su proyecto actual. Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

86 | Utilizar hojas de cálculo

Ejemplo: Utilización de la hoja de cálculo Uso de recursos para la toma de decisiones La Tabla Gantt que aparece a continuación muestra los pasos requeridos para producir 8.000 botellas de un producto de aceite.

Los recursos (que aparecen en el panel de Gantt) son Tracy, Charles, Cargo de instalación (cargo fijo) y Honorarios del técnico (por hora). El panel de tarea muestra las tareas que han sido asignadas a cada recurso. La hoja de cálculo Uso de recursos muestra la cantidad de horas asignadas a cada recurso. En el ejemplo anterior, a Tracy se le ha asignado demasiado trabajo. Se le asignaron dos tareas de jornada completa el viernes. Según esta información, probablemente se deba extender el plazo para la compra de etiquetas o el aceite de mezcla, o bien encontrar otro recurso que se haga cargo de una parte de la carga. Nota: La lista de tareas incluye todas las tares del fondo de recursos, incluidas las tareas de otros proyectos.

Carga de recursos Supongamos que únicamente puede presupuestar 20 horas, de las 40 horas semanales de un empleado, para que éste trabaje en su proyecto. Esa es una carga del 50%. Si el

Hoja De Cálculo Costo Total  | 87

costo del empleado está establecido en 25.000€ por año, una carga del 50% calculará el 50% del tiempo consumido por este recurso. Al ajustar las cargas, se pueden ajustar los gastos fijos y variables de una ubicación. La carga de recursos es igualmente útil cuando se utilizan gastos fijos. Supongamos que la madera para construir una habitación de 90 metros cuadrados cuesta 2.000€. Si luego usted decide que la habitación sea de 40 metros cuadrados, podrá ajustar la carga al 50%, y el costo total se calculará proporcionalmente.

Hoja de cálculo Costo total JCVGantt Pro 3 permite realizar cálculos de costo total dinámicos. En otras palabras, la hoja de cálculo Costo total calcula y vuelva a calcular los costos continuamente, a medida que planifica su proyecto. Además, muestra rápidamente el estado del proyecto según los datos que haya especificado. Una vez que esté listo para presentar su proyecto, podrá realizar cotizaciones, facturas e informes de costos de forma rápida y sencilla mediante la creación de documentos personalizados que hagan referencia a los cálculos de costos.

La columna Fijo suma todos los recursos marcados como fijos en la Tabla Gantt. La columna Variable suma todos los recursos que se pagan por hora, por día, por semana o por año.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

88 | Utilizar hojas de cálculo

Copiar una hoja de usuario Si bien no es posible editar la hoja de cálculo Costo total (debido a que sus datos están basados en datos de la Tabla Gantt), podrá copiar dichos datos y pegarlos en sus propias hojas de cálculo personalizadas. En esas hojas de cálculo podrá realizar cualquier cambio que necesite.

Para copiar una hoja de usuario 1. Seleccione las celdas, haga clic con el botón secundario del mouse y luego

elija Copiar. Las celdas se copiarán en el portapapeles.

2. Haga clic en el icono de Hojas de usuario

usuario. Se abrirá una hoja de usuario.

y seleccione Agregar hoja de

3. En esta hoja, haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione

Pegar. Los datos de Costo total aparecerán en la hoja de usuario. Ahora podrá crear sus propios cálculos basados en los datos del informe de Costo total.

Cualquier cambio implementado en la hoja de cálculo Proyecto se reflejará en la Tabla Gantt, y viceversa.

  | 89

8

Utilizar instantáneas de referencia

Las instantáneas de referencia permiten ver cómo se ha modificado el tiempo y el dinero si se comparan los montos presupuestados y los montos reales. La función de generación de referencias múltiples permite obtener un panorama realista del proyecto a medida que éste se desarrolla. La cantidad de instantáneas capturadas depende de los requisitos de un proyecto específico. Algunas personas necesitan capturar una instantánea una vez cada tres meses, mientras que otras necesitan hacerlo una vez por mes o cada quince días. Una vez que tenga una cantidad determinada de instantáneas, puede usar la función Exportar todo para exportar varias instantáneas a Excel®, en donde podrá utilizar las herramientas de análisis de Excel para diagramar cambios en el presupuesto.

Crear una instantánea Para crear una instantánea de referencia actual  En el menú Complementos, haga clic en el icono

y seleccione:  JCVGantt Pro 3 crea una hoja de cálculo que almacena todos los valores del proyecto actual. Esta hoja de cálculo se denomina Instantánea_fecha(1). El número que aparece entre paréntesis aumenta de a uno cada vez que captura una instantánea en una fecha específica. Por ejemplo, una segunda instantánea se denominaría Instantánea_fecha(2).

90 | Utilizar instantáneas de referencia

Eliminar una instantánea Para eliminar una instantánea

1. Haga clic sobre la ficha de la instantánea que desea eliminar para

visualizarla.

2. Haga clic en el icono

y seleccione:

Aparecerá una ventana y se le solicitará que confirme la eliminación.

Ejemplo: Uso de una instantánea en una fórmula de hoja de cálculo 1. Capture una instantánea del proyecto. 2. En la ficha Proyecto, seleccione cada uno de los elementos de la columna

Duración 3. Haga clic con el botón secundario del mouse y luego, en el menú de acceso

rápido, seleccione Copiar.

4. Haga clic en el icono de Hojas de usuario

y seleccione Agregar hoja de

usuario. 5. En la hoja de usuario, seleccione una celda y haga clic con el botón

secundario del mouse.

6. En el menú de acceso rápido, elija Pegar vínculo. Los elementos copiados

aparecerán en la hoja de cálculo con un cuadrado rojo en cada celda.

7. Haga doble clic sobre uno de los cuadrados rojos. Aparecerá una fórmula,

como =Project!B1, en la pantalla.

8. Edite la fórmula para que indique =Project!B1–Snapshot1!B1.

Ejemplo: Uso De Una Instantánea En Una Fórmula De Hoja De Cálculo   | 91 9. Haga clic con el botón secundario del mouse en una celda y, en el menú de

acceso rápido, seleccione Tipo de celda. Se abrirá la ventana Tipo de celda.

10. En Fórmula, seleccione Número y luego haga clic en Aceptar. La ventana se

cierra y la celda en la Hoja 1 muestra 0.00.

11. Haga clic en Guardar y luego abra la ficha Proyecto. 12. Haga doble clic en una de las celdas de la columna Duración y luego cambie

el valor de la duración, indicando d para días, s para semanas o m para meses.

Haga clic en Guardar y luego abra la Hoja 1. El valor que aparecía originalmente ha cambiado y muestra la diferencia entre el valor planificado y el valor real. Mediante una técnica similar podrá visualizar el porcentaje de error o cualquier otra operación comparativa asociada con el proyecto.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

92 | 

9

Utilizar Partes de Gantt

Las Partes de Gantt permiten guardar fragmentos de proyectos en archivos que pueden volver a utilizarse, a fin de poder arrastrarlos y colocarlos en nuevos proyectos. Se guarda toda la información del proyecto, incluidos los datos de tareas, recursos y costos.

Guardar una Parte de Gantt Existen dos tipos de Partes de Gantt:  Parte de Gantt de todas las tareas  Parte de Gantt de tareas seleccionadas

Para guardar una Parte de Gantt En la barra de herramientas estándar, realice uno de los siguientes pasos:  Haga clic en el icono de Guardar todas las tareas como Parte de Gantt

.

 Haga clic en el icono de Guardar tareas seleccionadas y subtareas



.

Se abrirá la ventana Guardar como Parte de Gantt.

Insertar Una Parte De Gantt En Una Tabla Gantt  | 93 1. Haga clic en Seleccionar carpeta. Se abrirá la ventana Buscar carpeta.

2. Realice uno de los siguientes pasos:

 Seleccione una carpeta.  Haga clic en Nueva carpeta y escriba un nombre para la carpeta. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En el campo Escribir el nombre de la nueva Parte de Gantt, asigne un

nombre a la Parte de Gantt.

5. Haga clic en Aceptar.

Insertar una Parte de Gantt en una Tabla Gantt Para insertar una Parte de Gantt en una Tabla Gantt 1. En el sector derecho de la ventana de la aplicación, haga clic en Partes de

Gantt. Si no ve el icono de Partes de Gantt, abra el menú Vista, seleccione Barras de herramientas y elija Partes de Gantt. Se abrirá la ventana Partes de Gantt.

2. En la ventana Partes de Gantt, desplácese por las carpetas y seleccione la

carpeta que contiene las Partes de Gantt requeridas. Las Partes de Gantt de la carpeta seleccionada aparecen como vistas en miniatura en la parte inferior de la ventana. Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

94 | Utilizar Partes de Gantt

Si coloca el mouse sobre una miniatura; por ejemplo, en Event Tree Analysis (Análisis del árbol de eventos), aparecerá una ventana emergente que incluye todas las tareas asociadas con el elemento, como se muestra a continuación.



Realice uno de los siguientes pasos:  Arrastre la miniatura de una Parte de Gantt al panel de Gantt. Las tareas asociadas con esta Parte de Gantt se agregan al panel de árbol y el panel de Gantt muestra una barra de color para cada una de las tareas de la Parte de Gantt.  Haga doble clic en la Parte de Gantt que desea insertar. Las tareas de la Parte de Gantt se insertan en el día posterior al último día del proyecto.

Insertar Una Parte De Gantt En Una Ubicación Específica  | 95

Insertar una Parte de Gantt en una ubicación específica Para insertar una Parte de Gantt como subtarea  Arrastre la Parte de Gantt al panel de Gantt y ajuste la posición de la Parte de Gantt hasta que se resalte la tarea primaria en el panel de tareas. Las tareas de la Parte de Gantt se insertan en el mismo día de la tarea primaria.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

96 | Utilizar Partes de Gantt

Para insertar una Parte de Gantt después una tarea  Arrastre la Parte de Gantt a la Tabla Gantt hasta que la tarea y la fecha seleccionadas aparezcan resaltadas.

Para insertar una Parte de Gantt antes de la primera tarea  Arrastre la Parte de Gantt a la Tabla Gantt y colóquela arriba de la primera tarea.

Para insertar una Parte de Gantt en cualquier fecha posterior a la última fecha del proyecto  Arrastre la Parte de Gantt a la Tabla Gantt y colóquela sobre el espacio vacío al final del proyecto.

Administrar Las Carpetas De Partes De Gantt  | 97

Nota: Si seleccionó un día no laborable para insertar la Parte de Gantt, las tareas se insertarán en el próximo día laborable disponible.

Administrar las carpetas de Partes de Gantt Con excepción de la carpeta Fondos, puede agregar o quitar carpetas de la ventana Partes de Gantt haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre cualquiera de ellas.

Para agregar una carpeta 1. En la ventana Partes de Gantt, haga clic con el botón secundario del mouse

sobre una carpeta y seleccione Agregar carpeta. Se abrirá la ventana Crear nueva carpeta.

En el campo Nombre de nueva carpeta, escriba un nombre para la carpeta y haga clic en Aceptar. La carpeta se agregará como una subcarpeta de la carpeta seleccionada.

Para eliminar una carpeta 1. En la ventana Partes de Gantt, haga clic con el botón secundario del mouse

sobre una carpeta y seleccione Eliminar carpeta. Se abrirá un cuadro de mensaje para que confirme la eliminación.

2. Haga clic en Sí para eliminar la carpeta. Si no desea eliminar la carpeta,

haga clic en No.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

98 | Utilizar Partes de Gantt

  | 99

10

Exportar datos a programas externos

Motivos para exportar Es posible que, en ocasiones, desee guardar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo en un formato de archivo independiente a fin de poder ver la Tabla Gantt simplemente haciendo doble clic sobre el archivo. Además, es posible que cuente con servidores BizTalk u otros servicios de conversión de datos que puedan obtener beneficios a partir de información relativa al manejo de proyectos almacenada en un formato XML organizado, que permita acceder a ella o cargarla desde las bases de datos de la empresa.

Exportar a MindManager Para exportar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo a MindManager® 1. Abra una ficha en JCVGantt Pro 3. 2. En el menú de funciones Archivo, vaya a Importar/Exportar y seleccione Exportar a MindManager.

Nota: Esta función no está habilitada si no se instaló MindManager en el equipo. Se abrirá la ventana Guardar

como. 3. En el campo Nombre, escriba el nombre del archivo exportado. 4. Haga clic en Guardar.

100 | Exportar datos a programas externos

Exportar a Microsoft Project Para exportar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo a Microsoft Project® 1. Abra una ficha en JCVGantt Pro 3.

Sugerencia: Para utilizar esta función, Microsoft Project debe estar instalado en el equipo ya que la función se comunica directamente con este programa de Microsoft.

2. En el menú de funciones

Archivo, vaya a Importar/Exportar y seleccione Exportar a MSProject.

Nota: Esta función no estará habilitada si no se instaló Microsoft Project en el equipo. Se abrirá la ventana Guardar como. 3. En el campo Nombre, escriba el nombre del archivo exportado. 4. Haga clic en Guardar.

Exportar a Microsoft Excel Para exportar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo a Excel® 1. Abra una ficha en JCVGantt Pro 3. 2. En el menú de funciones Archivo, vaya a Importar/Exportar y realice uno

de los siguientes pasos:

 Para exportar el proyecto entero a un único archivo de Excel, seleccione Exportar todo a Excel.  Para exportar la hoja de cálculo activa, seleccione Exportar hoja (función activada únicamente en las fichas de la hoja de cálculo). Se

abrirá la ventana Guardar como.

3. En el campo Nombre, escriba el nombre del archivo exportado. 4. Haga clic en Guardar.

Exportar A Html  | 101

Exportar a HTML La función de exportación a HTML crea una imagen de la Tabla Gantt o la hoja de cálculo y la guarda como archivo HTML, lo cual simplifica su envío a otras personas.

Para exportar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo a HTML 1. Abra una ficha en JCVGantt Pro 3. 2. En el menú de funciones Archivo, vaya a Importar/Exportar y seleccione

Exportar a documento HTML. Se abrirá la ventana Guardar como.

3. En el campo Nombre, escriba el nombre del archivo exportado. 4. Haga clic en Guardar.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

102 | 

11

Configurar parámetros

Importar desde MindManager Para importar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo desde MindManager® En el menú de funciones Archivo de JCVGantt Pro 3, vaya a Importar/Exportar y seleccione Importar desde MindManager.

Sugerencia: Si se abre un archivo al importar datos desde un programa externo, se adjuntarán los datos en la parte inferior del archivo.

Sugerencia: Esta función no está habilitada si no se instaló MindManager en el equipo. 1.

Se abrirá la ventana Abrir. Desplácese hasta el mapa de MindManager que desea importar y selecciónelo. El nombre del mapa aparece en el campo Archivo.

2. Haga clic en Abrir. El mapa aparecerá en JCVGantt. 3. En el menú de funciones Archivo, seleccione Guardar como. Se

abrirá la ventana Guardar como.

4. Desplácese hasta la carpeta en la que desea guardar el archivo y

luego, en el campo Archivo, escriba el nombre del archivo.

5. Haga clic en Guardar.

Importar Desde Versiones Anteriores De Jcvgantt  | 103

Importar desde versiones anteriores de JCVGantt Para importar una Tabla Gantt o una hoja de cálculo desde una versión anterior de JCVGantt 1. En el menú de funciones Archivo

de JCVGantt Pro 3, vaya a Importar/ Exportar y seleccione Importar desde JCVG. Se abrirá la ventana Abrir.

Sugerencia: Si se abre un archivo al importar datos desde un programa externo, se adjuntarán los datos en la parte inferior del archivo abierto.

2. Desplácese hasta el archivo de JCV

Gantt que desea importar y selecciónelo. El nombre del archivo aparecerá en el campo Archivo.

3. Haga clic en Abrir. El archivo aparecerá en JCVGantt. 4. En el menú de funciones Archivo, seleccione Guardar como. Se abrirá la

ventana Guardar como.

5. Desplácese hasta la carpeta en la que desea guardar el archivo y luego, en

el campo Archivo, escriba el nombre del archivo.

6. Haga clic en Guardar.

Importar desde Excel La función Importar desde Excel® permite importar cualquier texto e información de formato incluida en un archivo de Excel y cargarla en un formato compatible con JCVGantt Pro 3. Una forma particularmente útil para usar esta función es importar algunas de las plantillas gratuitas provistas con Excel, como la plantilla de estado de cuenta, que puede modificarse fácilmente para crear informes organizados.

Para importar un archivo desde Excel 1. Haga clic en el icono de Hojas de usuario

usuario. Se abrirá una nueva hoja de usuario.

y seleccione Agregar hoja de

2. En el menú de funciones Archivo, vaya a Importar/Exportar y seleccione

Importar desde Excel. Se abrirá la ventana Abrir.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

104 |  Configurar parámetros 3. Desplácese hasta el archivo de Excel que desea importar y selecciónelo. El

nombre del archivo aparecerá en el campo Archivo.

4. Haga clic en Abrir. Se abrirá la ventana Páginas Excel.

5. En el cuadro Seleccionar página, seleccione la página que desea importar. 6. Haga clic en Aceptar. La hoja se importará a la hoja de usuario.

  | 105

12

Diseñar la Tabla Gantt

Cambiar el diseño Para cambiar el diseño 1. En el sector derecho de la ventana de la aplicación, haga clic en

Partes de Gantt. Si no ve el icono de Partes de Gantt, abra el menú Vista, seleccione Barras de herramientas y elija Partes de Gantt. Se abrirá la ventana Partes de Gantt.

2. En la ventana Partes de Gantt, abra la carpeta Diseños. La mitad

inferior de la ventana mostrará dos diseños o más.



Realice uno de los siguientes pasos:  Haga doble clic en el icono que representa el diseño que desea aplicar.  Arrastre el icono que representa el diseño elegido a la Tabla Gantt. Las barras de tarea de la Tabla Gantt mostrarán el nuevo diseño.

106 | 

Usar JCVGantt Pro3 con MindManager

13

Uso con MindManager

En general, en lo que se refiere a información de tareas (o "Task info", como se denomina en MindManager), todas las funciones y todos los parámetros disponibles en MindManager poseen funciones y parámetros correspondientes en JCVGantt Pro 3. Existen algunas excepciones en cuanto al manejo de los datos, pero ninguna que impida su utilización.

Sincronización total Una de las funciones más importantes de JCVGantt Pro cuando se lo utiliza con MindManager es la sincronización total entre los dos productos.  Si edita algo en MindManager, el cambio aparecerá inmediatamente en JCVGantt.  Si edita algo en JCVGantt Pro 3, el cambio aparecerá inmediatamente en MindManager. Con respecto a esta función, es importante comprender que todos los cambios se almacenan en modelos de datos de MindManager. Esto significa que, cuando se guarda un archivo de MindManager, también se está guardando toda la información de la Tabla Gantt junto con éste. Esto incluye adjuntos, vínculos, hojas de cálculo de usuario, instantáneas y toda la información relacionada con el proyecto.1 Esto también significa que tendrá un archivo con dos vistas de la misma información.

1 La única excepción es cierta información relacionada con el fondo de recursos, que se incorporará más adelante durante 2007.

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Colores Al cambiar el color de las líneas, del relleno o del texto en MindManager, se cambiará automáticamente el color de la barra de tarea en JCVGantt Pro 3. De la misma forma, a menos que se desmarque la casilla de verificación Automático en la ventana Propiedades, la modificación de color de la barra de tarea en JCVGantt Pro 3 también afectará a MindManager. Consulte también: Modificar propiedades de tarea Vincular colores de Gantt con colores de MindManager Sincronizar colores

% completo El debate ya ha comenzado...¿es más fácil realizar el seguimiento de proyectos mediante la configuración del Porcentaje completado (%) en JCVGantt usando el mouse para arrastrar el control deslizante izquierdo o es más fácil hacer doble clic en los iconos de Percent done (Porcentaje completo) de MindManager? Lo cierto es que no estamos seguros. Nuestros desarrolladores de software prefieren ver el porcentaje completo en la Tabla Gantt, pero la mayoría de los administradores de proyectos parecen preferir la simplicidad de los iconos de doble clic en MindManager. ¡Elija la opción que más le guste!

Aplicar filtros En el panel Task Info (Info. de tarea) de MindManager, las tareas pueden filtrarse para que se muestre la información de maneras específicas.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

108 | Usar JCVGantt Pro3 con MindManager

En el menú Opciones, asegúrese de que la función "Aplicar reglas de filtro" esté habilitada. De esta manera, cualquier cambio que se realice en el menú Filter (Filtro) de MindManager

… se mostrará en JCVGantt simultáneamente.

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La combinación de esta función con JCVGantt Pro 3 permite obtener vistas sorprendentes de un proyecto. Por ejemplo, esta configuración de filtro sólo mostrará las tareas que comienzan hoy, que finalizan esta semana y que tienen más de 5 horas de duración.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

110 | Usar JCVGantt Pro3 con MindManager

Diferencias de duración Actualmente, MindManager sólo puede mostrar valores de duración en números enteros (no decimales). Sin embargo, JCVGantt Pro 3 sí almacena valores de duración en decimales. Incluso, permite que MindManager los almacene pero, desafortunadamente, no que los muestre. Puede usar los símbolos h, d y s (horas, días y semanas) en los dos programas. Algunas nociones de matemática...  3,5 d es lo mismo que (24 x 3) + 12 horas = 84 horas  3 s = 21 días Nota: Se presupone que un día equivale a 24 horas (no ocho como en algunos sistemas de calendario) y que una semana tiene siete días (no cinco como en algunos sistemas de calendario).

Relaciones MindManager ofrece la capacidad de mostrar relaciones entre diferentes temas mediante una línea de puntos y la función Insert Relationships (Insertar relaciones).

Debido a que estas capacidades son el equivalente exacto de las dependencias en una Tabla Gantt, es posible sincronizar JCVGantt Pro 3 y MindManager para que funcionen simultáneamente.  Cuando se agregan relaciones a un mapa de MindManager, se asignan dependencias automáticamente en la Tabla Gantt.  Cuando se agregan dependencias a la Tabla Gantt, las relaciones se muestran automáticamente en el mapa de MindManager. Para activar esta función, seleccione la opción Sincronizar relaciones de MindManager en el menúOpciones.

Relaciones  | 111

Según su punto de vista, esto puede ser realmente útil o realmente molesto. De todas formas, la función existe para que usted pueda usarla.

Nota: FI, IF, FF e II indican relaciones de fin a inicio, inicio a fin, fin a fin e inicio a inicio. Para obtener más información, consulte Administración de dependencias.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

112 | Usar JCVGantt Pro3 con MindManager

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Ideas creativas

Guía de inicio rápido sobre plantillas MindManager ofrece una gran cantidad de excelentes plantillas que le permitirán comenzar a usar el programa fácilmente.

Para abrir una plantilla de MindManager 1. En el menú de acceso rápido de MindManager, haga clic en la flecha

hacia abajo ubicada a la derecha del icono de New (Nuevo) Se abrirá la ventana New Map (Nuevo mapa).

.

2. Seleccione From Styles and Templates (Desde estilos y plantillas).

Se abrirá el cuadro de diálogo New Map (Nuevo Mapa).

3. Seleccione la ficha Map Templates (Plantillas de mapas) y elija la

plantilla que desea utilizar para iniciar un nuevo proyecto.

114 | Ideas creativas

4. Haga clic en Aceptar.

Haga clic en el icono de JCVGantt Pro 3 . Se abrirá JCVGantt Pro 3 y el mapa de MindManager aparecerá automáticamente en los campos de JCVGantt. Podrá crear sus propias plantillas de mapas en MindManager para iniciar cualquier proyecto, y éstos se sincronizarán directamente con JCVGantt.

Tabla de proyectos con hipervínculos Es posible conectar varios mapas de MindManager a un mapa central de MindManager. Gracias a la capacidad de actualización automática de JCVGantt Pro 3, podrá desplazarse por todos los proyectos de su empresa desde este mapa central.

Tabla De Estado Ejecutiva  | 115



Tabla de estado ejecutiva Realice el seguimiento de todos sus proyectos desde la Tabla Gantt o el mapa de MindManager. Los administradores suelen tener cientos de temas de los que deben ocuparse, además de diez o quince proyectos desarrollándose al mismo tiempo. ¿Cómo se puede realizar un seguimiento de todos ellos de manera sencilla? 1. Cree un mapa de MindManager que incluya una lista con cada uno de los

proyectos en los que está trabajando.

2. Asigne diferentes colores de línea para cada ramificación del proyecto. 3. Para cada elemento, especifique una ramificación con los cinco elementos

siguientes. Sin embargo, ¡no ingrese más de cinco!. Esto es para su propio beneficio.

4. Ahora ubique esos elementos en el cronograma de la Tabla Gantt y agregue

las dependencias que desee entre los proyectos y las tareas.

5. Cada día, establezca el % completo de cada elemento y agregue elementos

cada vez que se eliminen aquellos que han sido completados en un 100%.

6. Intente mantener de tres a cinco acciones Siguientes. ¿Por qué? Porque la

mayoría de las personas sólo pueden concentrarse en un máximo de tres a cinco acciones al mismo tiempo.

7. Imprima la Tabla Gantt y el mapa de MindManager y colóquelos en un lugar

destacado.

Tabla de estado con hipervínculos Realice un seguimiento de las tareas personales y pendientes de sus subordinados. Usando hipervínculos, conecte varios mapas de MindManager a un mapa central de MindManager y, a continuación, solicite a sus jefes o subordinados que lo vinculen con sus propias tablas de estado personales. Esto permitirá asignarles acciones Siguientes que podrán ver la próxima vez que abran sus Tablas Gantt.

Guía del usuario de JCVGantt Pro 3

“Esta debe ser la herramienta más facil de usar para la creacion da tablas Gantt. Hicieron un gran trabajo”. Stephen Owens, Presidente, Corner Software Development “Creo que será un éxito. ¡El programa es grandioso!” Hugh Cameron, Coautor MindManager for Dummies “Es una idea fantástica. Me encanta que el producto se sincronice continuamente con MindManager. Es increible como capta hasta los colores de la barra de Gantt da las ramas del árbol. ¡Es un producto realmente exitoso!” Mark Mosher, New Echo Productions

Gantt-Solution.com