Un White Paper de Epicor®

Epicor ERP 10:

Logrando un ERP totalmente conectado

Epicor ERP 10: Logrando un ERP totalmente conectado

Tabla de Contenido Introducción...............................................................................................1 Orquestación de servicios...........................................................................2 La administración maestra de datos...........................................................3 Consultas sobre la actividad comercial.......................................................4 Intercambio electrónico de datos (EDI).......................................................5 Importación masiva de transacciones financieras.......................................6 Conclusión.................................................................................................7

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Epicor ERP 10: Logrando un ERP totalmente conectado

Introducción Para las empresas cuyas operaciones se expanden cada vez más por el mundo, la conectividad no es una opción, sino un estrategia indispensable. Una de las causas de esto es el ritmo acelerado de cambios e innovación que está demandando el mercado. Los mercados son dinámicos por naturaleza, a menudo volátiles, y además suministran redes que están ampliamente diversificadas y altamente matizadas para acceder a la información a medida que surge, cuando lo hace, de forma precisa y en cualquier lugar. Esto es necesario para obtener eficiencia operativa, pero también para lograr una colaboración eficaz, un análisis útil y una toma de decisiones respaldada. En este entorno fluido, las compañías también están cambiando con mayor rapidez, mediante su crecimiento orgánico, adquiriendo nuevos productos y servicios, y adoptando nuevos socios (y eliminando otros), para al final, aumentar el poder y el valor de sus cadenas de suministro. ¿Qué significa esto para un ERP? En primer lugar, debe integrarse fácilmente a los servicios desde cualquier fuente y a los datos en cualquier formato. No solo debe soportar la eliminación de información aislada, que ha sido el principal problema de varios en una organización, sino también debe ir más allá de sus raíces transaccionales para facultar y conectar a los “trabajadores de la información”, siempre que existan en una organización, de manera formal o informal. Para un ERP, esto se traduce en integración flexible: obteniendo un cambio que va más allá de las conexiones formales y permanentes de intercambio de datos electrónicos (EDI), y logrando mayor capacidad de conectividad, de forma ad hoc y a través de métodos estandarizados. Para Epicor ERP 10, las conexiones con otros sistemas y datos se realizan de varias maneras. Por ejemplo, el ERP 10 tiene cerca de 1,400 servicios que interactúan con personas que llaman a través de más de 20,000 operaciones. Las operaciones son la principal manera a través de las cuales el ERP 10 dirige el negocio, usualmente al interactuar con la aplicación de clientes, con dispositivos móviles o con los formularios del explorador. Sin embargo, existen otras formas de interactuar con Epicor ERP 10, como lo son interfaces diseñadas para importación/exportación masiva de datos a través de estructuras planas o formatos de EDI. El ERP 10 también permite que los usuarios definan vistas de datos adecuadas, que representan una porción de información que puede visualizarse y actualizarse en tableros, o bien, utilizarse como las interfaces de programación de aplicaciones (API). Varios clientes de ERP cuentan con múltiples establecimientos (por ejemplo, oficinas, plantas, depósitos) y en ocasiones con diversos casos del ERP (similares al ERP). Epicor ERP 10 puede combinar estos casos para formar un solo sistema de ERP para la empresa. El software ERP combinado se asocia de una forma flexible, lo cual significa que los datos de los recursos, como lo son los registros del cliente y las piezas, no requieren una sincronización completa.Todos estos enfoques para comunicarse con otros sistemas y datos están disponibles a través de Epicor ERP 10. Este software tiene la capacidad de administrar transacciones de envíos de alto rendimiento para distribuidores, flujos de trabajo que automatizan interacciones complejas con socios o, hasta un formulario sencillo de ingreso de datos, desde cualquier dispositivo. El ERP 10 está diseñado para brindar una herramienta correcta para la tarea indicada, en cualquier lugar de la red de valor de una organización.

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Orquestación de servicios La orquestación, término creado por los integradores de sistemas, significa alistar y administrar múltiples sistemas involucrados en un proceso de negocio complejo. La mayoría de las integraciones no pueden lograrse simplemente al “hacer que el sistema X llame al sistema Y”, especialmente si estos sistemas pertenecen a diferentes proveedores o se encuentran en diferentes plataformas. Por lo general, el formato de datos que espera un sistema no es el mismo formato de datos que emite el otro. En varios casos, el proceso requerido depende del contenido de datos que se está transfiriendo. También es probable que la finalización de una operación del negocio requiera múltiples idas y vueltas entre los sistemas.

Epicor Service Connect Epicor Service Connect (ESC) es un conjunto de herramientas de gestión de servicios diseñado y optimizado para manejar interacciones complejas entre Epicor ERP 10 y otros sistemas. ESC fue construido tomando como base que los canales aceptan y emiten datos a través de varios medios (por ejemplo, correo electrónico, colas de mensajes, ubicaciones de archivos o servicios web). Cuando un canal recibe un mensaje, Epicor Service Connect solicita un flujo de trabajo, diseñado por un administrador, que pueda transformar los datos, solicitar las operaciones de servicios de ERP 10 y, opcionalmente, regresar los datos a través de otro canal. La Administración de procesos de negocios (BPM) de Epicor también pueden solicitar flujos de trabajo de ESC.

Arquitectura ESC

Los flujos de trabajo del ESC se crean con la Herramienta del diseñador de flujo de trabajo, que permite a los usuarios arrastrar una sección de la actividad, hasta la superficie de diseño. Las actividades de flujo de trabajo ejecutan tareas comunes, como la evaluación de datos, la toma de decisiones, transformación de datos de un formato a otro, asignación de datos a las operaciones de servicio del ERP 10 y acceso a los datos desde diferentes fuentes.

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ESC Flujo de Trabajo

Cada mensaje entrante pone en marcha un caso de conexión del flujo de trabajo con el tipo de mensaje y el canal donde se recibe. La Consola de Administración de Service Connect se utiliza para rastrear y administrar flujos de trabajo, visualizar el historial de flujos de trabajo y, a veces, resolver problemas. También pueden establecerse flujos de trabajo y actividades para que se ejecuten en momentos específicos o en intervalos recurrentes para situaciones que requieran la consulta de sistemas externos a fin de realizar cambios relevantes.

La administración maestra de datos Administrar operaciones de múltiples compañías y compartir continuamente datos entre compañías es una actividad muy desafiante, especialmente cuando cada compañía utiliza diferentes códigos de artículos o números de clientes. Esto es muy común en fabricantes que han adquirido plantas de producción, pero que no han integrado completamente los datos de sus recursos. La Administración Maestra de Datos (MDM) de Epicor ERP 10 es un sistema integral para compartir datos, específicamente diseñado para escenarios complejos de sincronización de datos. El ERP 10 soporta las divisiones de la compañía dentro de cada caso. También pueden integrarse compañías externas, lo cual, gracias a las funcionalidades de la Administración Maestra de Datos, puede mantener una coordinación de la información entre las bases de datos de la compañía local y las compañías externas. El módulo MDM se comunica entre las compañías locales y externas, de manera directa a la base de datos, o a través de Microsoft ServiceBus, que se recomienda para casos de ERP que cuentan con una amplia distribución. Las tablas compartidas definen qué tablas de bases de datos deben sincronizarse entre sistemas.

Sistemas Externos

Compañías Externas

Tablas Compartidas

Traducción

Resolución de Conflictos

Componentes de la Administración Maestra de Datos del ERP Epicor

Las tablas pueden compartirse parcialmente, lo cual significa que algunos valores se pueden bloquear, mientras que otros valores pueden conservarse o administrarse de forma independiente dentro de cada compañía. Por ejemplo, la dirección de facturación y los términos de pago de un cliente pueden tener un formato de solo lectura para las compañías suscriptoras, pero se pueden editar otros valores, como las preferencias de envío. Los registros también se transfieren a través de un proceso de limpieza/traducción de datos que permite la modificación de identificadores y valores para que coincidan con los requisitos del lugar. 3

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Esta función se utiliza para traducir atributos, como términos y códigos de mercancías, dentro de los registros de órdenes y piezas, para que coincidan con los datos suscritos. El módulo MDM de Epicor también cuenta con un sistema de resolución de conflictos, en este los registros que no puedan sincronizarse se dejan suspendidos hasta que sean revisados. El ERP 10 muestra los registros conflictivos de forma adecuada para que los usuarios arreglen los valores o que, resuelvan el conflicto. Una vez que el registro se guarda y se vuelve a procesar el conflicto queda resuelto. Las funciones multinacionales de MDM y de Epicor ERP 10 trabajan juntas para facilitar la realización de transacciones entre compañías, por ejemplo, las transferencias de materiales entre almacenes de diferentes compañías pueden generar automáticamente transacciones de ventas/compras “accesibles”, para garantizar que los ingresos, impuestos y otros requisitos del gobierno se cumplan correctamente.

Consultas sobre la actividad comercial Las consultas sobre la actividad comercial (BAQ) son una función esencial de Epicor ERP 10 que provee una integración guiada por datos. Una BAQ es una definición de visualización de datos que puede definirse solo una vez, para luego ser ejecutada por los usuarios e integradores de una manera segura. Las BAQ se comunican entre los datos, y posteriormente procesan los aspectos de seguridad de manera automática. Cuando se ejecutan, las BAQ, solo exponen los datos que el usuario actual está autorizado a ver. El ERP 10 asegura todas las tablas y columnas mediante la asignación de derechos de acceso a los usuarios y grupos. Además, el ERP 10 tiene varias particiones globales de seguridad implementadas por el sistema BAQ (por ejemplo, compañía, planta, departamento y territorios).

Anatomía BAQ

Las Consultas sobre la actividad comercial pueden utilizarse también para habilitar integraciones complejas. Las definiciones de BAQ pueden marcarse como actualizables (por ejemplo, “UBAQ”), lo cual significa que la BAQ no solo recuperará los datos consultados, sino que el servicio de BAQ aceptará los cambios que se realicen a esos datos. Los datos enviados al servidor a través de una BAQ actualizable se analizan automáticamente y luego se dirigen al servicio o a la secuencia de servicio adecuado de la aplicación del ERP 10, esto permite garantizar que todas las validaciones, la seguridad y la lógica del negocio requeridas se apliquen correctamente. Estas funciones permiten que las BAQ formen nuevas APIs orientadas por datos que puedan ser mucho más fáciles de utilizar que directamente programar las solicitudes al ERP 10. Las BAQ actualizables pueden vincularse fácilmente a los tableros para crear valiosos formularios de ingreso de datos. Las Consultas sobre las actividades comerciales externas (EBAQ) pueden definirse para obtener fuentes de datos que excedan a Epicor ERP 10. Las EBAQ pueden conectarse a cualquier fuente de datos de ODBC o SQL Server.

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El diseñador de consultas de BAQ utilizará metadatos inherentes de las fuentes de datos para ayudar a los administradores a crear consultas complejas. El ERP 10 permite a los administradores crear metadatos locales para documentar tablas y campos disponibles, o para automáticamente vincular tablas relacionadas. Al igual que una BAQ nativa, las BAQ externas pueden impulsar tableros o ejecutarse como parte de un flujo de trabajo del BPM o Service Connect.

BAQ Externo

Intercambio electrónico de datos (EDI) El Intercambio electrónico de datos (EDI) es un sistema estable y estandarizado para enviar mensajes entre socios comerciales. Los sistemas de ERP generalmente necesitan soportar mensajes entrantes y salientes de EDI, como parte de la administración de demandas, planificación y procesos de expedición de órdenes. A medida que los sistemas de ERP se vuelven más automatizados y menos dependientes del ingreso de datos, EDI se convierte en un medio de primera clase para garantizar que las decisiones de administración comercial que afectan a los socios comerciales se comuniquen casi en tiempo real. Epicor ERP 10 incluye una plataforma completa para asignar funcionalidades clave para la integración de datos entrantes y salientes a través del EDI. El ERP 10 brinda soporte directo para los cronogramas de planificaciones, órdenes de compra, cronogramas de envío y transacciones de órdenes de cambio relacionadas. Para el EDI de salida, el ERP 10 puede emitir facturas, reconocimientos de órdenes de compra y avisos avanzadvos de envío, así como manifestar mensajes directamente desde el proceso del ERP correspondiente. Epicor ERP 10 incluye un completo sistema bidireccional de Administración de la Demanda que permite la transferencia de transacciones manuales o generadas entre sistemas de ERP y socios comerciales. La Administración de la Demanda maneja la creación, el análisis, la edición y la composición de emisiones totales para sus socios comerciales. Este sistema brinda un proceso eficiente para administrar contratos de demanda, ajustes de tiempo, día de entrega y requisitos de periodicidad del cliente, que los muestra por fecha de envío o por las fechas requeridas.

Soporte EDI en Epicor ERP 10

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Importación masiva de transacciones financieras El procesamiento masivo de transacciones financieras es una funcionalidad importante de cualquier sistema de ERP. El Servidor genérico de integración (GIS) de Epicor ERP 10 es una interfaz de bajo nivel diseñada especialmente para el procesamiento masivo de transacciones financieras desde fuentes externas. El GIS es una interfaz de programación de aplicaciones (API) unida al programador de tareas de Epicor ERP 10. La API de GIS es un canal de distribución que transfiere datos importados a través del proceso global de traducción de tablas, donde los tipos de atributos, como términos comerciales, tipos de clientes, etc. pueden ser cambiados, según sea necesario, para coincidir con los datos del ERP y luego se trasladan a las tablas en suspensión. Posteriormente, se validan los registros y, por último, se copian a las tablas de datos del ERP 10. El GIS solicita rutinas de códigos definidos por el usuario, según sea necesario durante el proceso; esto significa que el procesamiento de importaciones puede ser extremadamente rápido debido a que se optimizan todos los pasos para que de una mejor manera coincidan con los datos.

Traducción Tabla Global Traducción Proceso/Datos Limpia

Validación

Registro

Datos de suspensión validados

Registros movidos de la suspensión a las tablas de producción

Post Registro Después de que los registros se migran de la suspensión a producción

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Conclusion En el entorno comercial de hoy en día, que cambia con rapidez y que y que cada vez está más conectado en red, la fácil integración con otros sistemas es tan importante para los sistemas modernos de ERP como las funcionalidades de negocio que soportan. Cada empresa tiene un conjunto único de sistemas y requisitos de procesos de negocio, por ello, las organizaciones que participan como parte de amplias redes de valor y de suministro, deben ser capaces de comunicarlas. Epicor ERP 10 cuenta con funcionalidades de extensión e integración para adaptarse prácticamente a cualquier modelo de programación o enfoque para comunicarse con otros sistemas: • Los servicios de aplicación del ERP son la base para programar el vínculo de Epicor ERP 10 con cualquier sistema de solicitudes o, incluso, con aplicaciones de clientes creadas por el usuario. Los servicios de la aplicación del ERP, que están rodeados por tecnologías de soporte que mejoran la capacidad de conectar sistemas, administran flujos complejos de trabajo y conversaciones de largo plazo entre múltiples sistemas. • El módulo de Administración Maestra de Datos vincula a los sistemas de Epicor ERP entre si, así como con sistemas externos a través de la sincronización de datos. • Las Consultas sobre la actividad comercial, tecnología fundamental para acceder a los datos del ERP, pueden utilizarse para actualizar el sistema o conectarse con fuentes de datos externos y heredados. • Finalmente, los procesadores de datos masivos, que manejan transacciones financieras mediante el EDI y el Servidor genérico de integración, completan los servicios necesarios para lograr una integración efectiva. Tomando la frase que Einstein comentó irónicamente en una ocasión: “No podemos resolver nuestros problemas bajo la misma forma de pensar que utilizamos cuando los creamos”, lo parafraseamos en: “Un ERP no puede resolver los problemas que enfrenta en la actualidad con la misma forma de pensar que se utilizó cuando fue ideado por primera vez”. Es por ello que Epicor ERP 10 se ha construido sobre un nuevo pensamiento: continuar brindando un software ERP de infraestructura transaccional para la cual fue diseñado, y avanzar y garantizar la conectividad y el soporte analítico que necesitan las empresas globales de hoy para crecer y prosperar.

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Acerca de Epicor Epicor Software Corporation es líder global de soluciones de software empresarial para organizaciones de manufactura, distribución, venta aldetalle y servicios. Con más de 40 años de experiencia, Epicor tiene más de 20,000 clientes en más de 150 países. Las soluciones de Epicor permiten a las compañías impulsar su eficiencia y mejorar su rentabilidad. Con una historia fundada en la innovación, la amplia experiencia en la industria y pasión por la excelencia, Epicor inspira a sus clientes a construir una duradera ventaja competitiva. Epicor provee el único punto de responsabilidad que las empresas locales, regionales y globales demandan. Para obtener más información, visite la página www.epicor.com.

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