Cómo escoger el Sistema de Punto de Venta ideal para tu negocio Guía Especializada para Tiendas y Restaurantes

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Edición N° 1

Tabla de Contenido 1. Conoce los tipos de sistemas de punto de venta

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Sistemas locales

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Sistemas en la nube

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2. Define qué necesita tu negocio

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Gestión de facturación

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Control de inventarios

08

Gestión de empleados

09

Programas para clientes

10

3. Calcula tu presupuesto

11

Según tu tipo de negocio

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Según el hardware requerido

13

Según el tipo de licencia

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Práctica

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Acerca de Ambit Technology

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1. Conoce los tipos de sistemas de punto de venta Vivimos tiempos afortunados en los que la constante experimentación e innovación en tecnologías de sistemas de puntos de venta, pone a nuestro alcance desarrollos de potentes softwares para solucionar de manera local o remota las necesidades de nuestras tiendas y restaurantes. En este escenario de variedades, el mejor punto de partida para seleccionar el sistema de punto de venta ideal es comenzar por conocer las diferencias y semejanzas entre los softwares diseñados con arquitectura local y en la nube. Conocer las diferencias y ventajas de uno y otro sistema, te permitirá entender y determinar cuál es la mejor elección para tu negocio.

sistemas locales y en la nube

sistemas locales

sistemas locales Como su nombre lo indica, son sistemas desarrollados teniendo en mente una implementación y funcionamiento local en equipos no dependientes de una conexión a Internet. Por otra parte, deben cumplir con ciertos requerimientos de sistema operativo y hardware que garanticen un funcionamiento rápido y eficaz, para sostener sus robustas funciones. Por lo tanto, sus capacidades de adaptabilidad permiten que se integre con éxito a equipos y aplicaciones complementarias de alto rendimiento. Debido a las necesidades específicas de hardware que requiere para su funcionamiento, es el sistema preferido por grandes negocios y cadenas de negocios que precisan una alta competencia en la gestión interconectada de varios establecimientos y grandes bases de datos. Usualmente, el licenciamiento de este tipo de sistemas es a través de la compra de una licencia única por versión de software o de por vida.

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sistemas locales y en la nube

sistemas en la nube

sistemas en la nube Se trata de programas de nueva generación que han irrumpido en el mercado de puntos de venta gracias a la interconectividad que hoy en día nos brinda Internet. Su ventaja principal es que requieren de menos infraestructura, puesto que recogen y almacenan datos directamente desde la nube. Son softwares menos customizables, pero altamente adaptables, que cuentan con actualizaciones universales recurrentes y con la garantía de un óptimo desempeño en tiempo real. Por su flexibilidad y baja cantidad de requerimientos de equipos, los softwares en la nube son la opción preferida para pequeños locales que requieren opciones básicas de administración o que necesitan de gran movilidad para su funcionamiento. Usualmente, los servicios de punto de venta en la nube se contratan por medio de suscripciones de pago mensual que permiten arrancar un negocio con una inversión inicial menor.

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2. Define qué necesita tu negocio En el extenso universo del retail y los restaurantes la variedad de establecimientos de acuerdo a dimensiones y ramas de la industria podría ser infinita, pero el denominador común que todos comparten es que necesitan contar cuando menos con cuatro módulos básicos y cumplir con ciertas características:

Módulos Gestión de Facturación Control de Inventarios

Manejo de personal Programas para clientes

define qué necesita tu negocio

gestión de facturación

gestión de facturación La primera función asociada a cualquier sistema de punto de venta es la de facturar, pero a diferencia de otros tiempos, facturar hoy con sistemas informáticos de nueva generación se encuentra altamente determinado por las capacidades de movilidad, conectividad y acceso remoto de cada sistema. Indistintamente de que estén basados en arquitecturas locales o en la nube, muchos de los sistemas actuales cumplen con la función de movilidad que permite facturar en diferentes áreas de un mismo local. Por otra parte, la mayoría de los programas permiten monitorear la facturación de varias sucursales ubicadas en distintos puntos geográficos, bien sea mediante sincronizaciones a servidor central o mediante acceso remoto vía Internet. Los sistemas en la nube ofrecen la gran ventaja de poder facturar y emitir reportes vía web, en tiempo real y desde cualquier dispositivo, al punto de que algunos softwares están diseñados para operar desde dispositivos móviles exclusivamente. En cambio los sistemas locales prescinden de Internet para facturar, pero necesitan de hardwares más específicos que sean compatibles o estén certificados por el proveedor de software. A la hora de asumir retos de crecimiento, ambos tipos de sistemas suelen escalar su alcance a la par de los nuevos requerimientos del negocio.

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define qué necesita tu negocio

control de inventarios

control de inventarios Una de las propiedades más valiosas de un sistema de punto de venta, es su competencia para controlar de manera inteligente inventarios físicos o digitales. Para negocios que manejan grandes volúmenes de mercancía, son ideales los programas especializados en mantener registros rigurosos de numerosos pedidos y compras con proveedores, así como llevar un control de la ubicación de insumos en almacenes, cambios en las mermas diarias y mensuales, transferencias de productos entre sucursales, y más. Pero si el negocio tiene una práctica de inventario menos compleja, existen sistemas que se enfocan en funciones determinadas, como la de administrar el stock de productos y existencias del día, con la ventaja de ofrecer completos reportes del rendimiento del negocio en tiempo real, desde cualquier dispositivo.

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define qué necesita tu negocio

gestión de empleados

gestión de empleados Los sistemas de punto de venta se han convertido en importantes aliados para la asistencia de recursos humanos, tanto en el monitoreo de las actividades del personal como en el mejoramiento de su desempeño laboral. Un software de punto de venta amigable, intuitivo y seguro, permite que el personal lo maneje de una manera más eficiente, al tiempo que se ocupará de resguardar los datos del negocio. Para ello, usualmente permitirá que se creen perfiles de usuario con distintos niveles de acceso, funciones y zonas de trabajo, asignadas a cada dependiente en particular. Aparte de cubrir las funciones básicas para la gerencia de personal, algunos programas además han demostrado ser una efectiva herramienta para medir otros aspectos, tales como las horas cumplidas y metas de productividad de los empleados.

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define qué necesita tu negocio

programas para clientes

programas para clientes La antigua costumbre de los negocios de velar únicamente por el rendimiento de sus ventas ha cambiado. Hoy en día es vital prestar suma atención a los deseos y hábitos de los clientes para ganar su lealtad como compradores y tratar de lograr que se conviertan en difusores de la marca. Pensando en esto, algunos programas de punto de venta cuentan con interfaces que permiten maximizar la satisfacción en la experiencia de usuario, así como también la posibilidad de llevar un registro de los gustos de consumo de cada comprador para generar perfiles y recompensar su fidelidad. Bien sea que se trate de una función nativa del software o de un módulo externo, cada vez son más los beneficios de disponer de una detallada segmentación de compradores. Esto nos permitirá gestionar con facilidad planes de cortesías, descuentos, promociones, monederos electrónicos, entre otras estrategias de marketing para fidelizar nuevos clientes y afianzar la lealtad de los ya existentes.

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3. Calcula tu presupuesto La adquisición de un sistema de punto de venta a la medida de tu negocio, es una paso importante que debes planificar tomando en cuenta al menos tres variables que te permitirán apreciar una perspectiva global de los costos de inversión:

a

Según tu tipo de negocio

b

Según el hardware requerido

c

Según el tipo de licencia

calcula tu presupuesto

según tu tipo de negocio

a. según tu tipo de negocio Identificar a cuál nicho pertenece tu negocio es fundamental a la hora de buscar un sistema de punto de venta, pues el mercado ya cuenta con softwares especializados en sectores concretos como, por ejemplo, los restaurantes y el retail. La compra de un programa desarrollado para tu nicho de negocio específico, será sin duda una inversión acertada para lograr los objetivos de funcionamiento de tu empresa. También es muy importante que contemples y estimes el número de sucursales que el programa deberá manejar, así como la cantidad de usuarios que harán uso del sistema, ya que algunos softwares exigen pagos por estación de trabajo, en tanto que otros cobran costos individuales por cada usuario del sistema.

Café

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Boutique

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calcula tu presupuesto

según el hardware requerido

b. según el hardware requerido El tipo de equipos y la cantidad requerida, será un factor que dependerá de la infraestructura del software que escojas. Así tenemos que los sistemas locales con tecnología cableada exigen mucho más equipamiento especializado y planificación previa, que el requerido por un sistema interconectado con tecnología wireless. Una vez definido el tipo de sistema a implementar, el siguiente aspecto importante que determinará la inversión en hardware es el inventario de todos los equipos indispensables para dotar las áreas y locales de tu negocio.

Sistemas en la nube

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Sistemas locales

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calcula tu presupuesto

según el tipo de licencia

c. según el tipo de licencia Existen dos tipos de licencias estándar entre las que puedes elegir: el licenciamiento único y el licenciamiento de costo recurrente. El pago de una licencia única es usualmente más alto al inicio, pero supone un solo pago, en comparación al pago de una licencia de costo recurrente, más bajo al inicio, pero que representa un costo sostenido que debes contemplar en tus gastos mensuales. Las licencias de pago recurrente también brindan la posibilidad de darse de baja de un mes a otro, siendo especialmente útiles para negocios itinerantes. En cualquiera de los casos, contempla además como gastos añadidos las pólizas de soporte o consultoría que deberás costear para mantener tu sistema al día y funcionando eficientemente, aparte de los costos de contratación de aplicaciones y módulos externos para complementar ciertas funcionalidades del software, en la medida en que tu negocio lo demande.

ENE - DIC

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PAGAR

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Cómo escoger el sistema de punto de venta ideal para tu negocio

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Práctica: Define qué necesita tu negocio I. Apunta las necesidades que requiere cubrir tu negocio, completando la siguiente checklist: Características

Funciones Conexión de múltiples establecimientos Facturación con conexión a Internet Administración central, en tiempo real, desde cualquier explorador

Gestión de facturación

Facturación electrónica Facturación móvil y remota Impresión y envío de pedidos Posibilidad de separar cuentas Venta de productos con código de barras Venta de productos con peso e integración con básculas Manejo de costes Manejo de mermas de insumos Manejo de mermas de productos terminados Control de almacenes Inventarios digitales

Control de inventarios

Inventarios físicos Control centralizado de catálogos Pedidos a proveedores Listas de precios Transferencias entre sucursales Control de stock Fácil manejo para empleados

Gestión de empleados

Creación de roles y perfiles Asignación de pedidos Control de horarios

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Cómo escoger el sistema de punto de venta ideal para tu negocio

Características

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Funciones Programa de lealtad y clientes frecuentes Promociones automáticas Interacción con los clientes

Programas para clientes

Monedero electrónico Segmentación de clientes Listas de correos Herramientas de marketing Reportería móvil accesible desde cualquier dispositivo Reportería instantánea en tiempo real

Reportes

Reportes horarios Reportes predeterminados Desarrollo de rerportes a la medida Multi establecimiento y multi ubicación Manejos de varias monedas

Customización y flexibilidad

Idiomas inglés y español Compatibilidad con módulos externos Escalabilidad Adaptabilidad a necesidades Interfaz de ventas intuitiva y fácil de usar

Interface y usabilidad

Seguridad de la data

Interfaz de usuario configurable Control de seguridad con clave Respaldo seguro de data

II. Conversa con tus empleados y consulta sus opiniones.

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Acerca de Ambit Technology Ambit Technology es una empresa líder en el desarrollo, consultoría e implementación de sistemas de puntos de venta para restaurantes y retailers en Latinoamérica. Ofrecemos soluciones de arquitectura local y en la nube, diseñadas especialmente para la gestión automatizada de pequeños y grandes locales, así como para la administración de cadenas de establecimientos y franquicias.

Sistemas para tiendas

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