Ccontenido
I
Tabla de Contenido Parte I Introducción
1
Parte II Equipo punto de venta
2
Parte III Requisitos
4
1 Requerimientos ................................................................................................................................... mínimos 4
Parte IV Instalación
5
1 Instalación ................................................................................................................................... del software Punto de Venta [POS] 5
Parte V Configuración
13
1 Configuración ................................................................................................................................... 13 .......................................................................................................................................................... 16 General ......................................................................................................................................................... 17 Opciones Habilitadas ......................................................................................................................................................... 19 Seleccionar caja 21 Copias por......................................................................................................................................................... comprobante ......................................................................................................................................................... 22 Conexión base de datos Dispositivos .......................................................................................................................................................... 23 ......................................................................................................................................................... 24 Configuración Báscula ......................................................................................................................................................... 26 Configuración Impresora .......................................................................................................................................................... 28 Facturación electronica ......................................................................................................................................................... 30 Agregar Certificado de Sellos ......................................................................................................................................................... 32 Asignar Certificado a sucursal ......................................................................................................................................................... 33 Directorio almacenamiento CFDI ......................................................................................................................................................... 35 Envío de facturas ......................................................................................................................................... 35 Configuración email .......................................................................................................................................................... 39 Mantenim iento ......................................................................................................................................................... 40 Respaldo diario Respaldar ......................................................................................................................................................... 42 Restaurar ......................................................................................................................................................... 44 ......................................................................................................................................................... 47 Eliminar Base de Datos
Parte VI Primeros pasos
49
Parte VII Ingreso al sistema
50
Parte VIII Almacén
51
1 Agregar ................................................................................................................................... artículos 51 .......................................................................................................................................................... 53 Artículos organización ......................................................................................................................................................... 54 Artículos Pieza 57 Artículos a......................................................................................................................................................... Granel ......................................................................................................................................................... 60 Artículos Servicios ......................................................................................................................................................... 63 KITs .......................................................................................................................................................... 66 Artículo m odificar
2 Categorías ................................................................................................................................... 67
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I
II
Software punto de venta - Multi comercio 3 Marcas ................................................................................................................................... 69 4 Unidades ................................................................................................................................... de Medida 71 5 Traspasos ................................................................................................................................... 73 6 Almacén ................................................................................................................................... nuevo 76 7 Almacén ................................................................................................................................... modificar 79 8 Mínimos ................................................................................................................................... y máximos 82 9 Importación ................................................................................................................................... desde EXCEL 84 10 Inventario ................................................................................................................................... Inicial 88 11 Ajustes ................................................................................................................................... al inventario 89 12 Inicializar ................................................................................................................................... Almacén 91
Parte IX Compras
93
1 Compra ................................................................................................................................... 94 2 Compras ................................................................................................................................... a crédito 96 3 Proveedores ................................................................................................................................... 97 4 Tipos................................................................................................................................... de proveedores (Categoría) 98 5 Devolución ................................................................................................................................... sobre compra 99 6 Cancelar ................................................................................................................................... una compra 101
Parte X Ventas
102
1 Vender ................................................................................................................................... 102 .......................................................................................................................................................... 106 Ventas a credito 107 Ventas a......................................................................................................................................................... credito con anticipo .......................................................................................................................................................... 108 Descuento en cascada .......................................................................................................................................................... 110 Devoluciones .......................................................................................................................................................... 113 Cancelar venta realizada .......................................................................................................................................................... 115 Distintas form as de cobro en m ism a venta
2 Clientes ................................................................................................................................... 116 .......................................................................................................................................................... 117 Nuevo cliente 120 Clientes con.......................................................................................................................................................... decuento predeterm inado .......................................................................................................................................................... 121 Clientes con lista de precio asignada .......................................................................................................................................................... 122 Busqueda de Clientes .......................................................................................................................................................... 123 Modificar Clientes
3 Factura ................................................................................................................................... global 125 4 Facturar ................................................................................................................................... Ticket 128 5 Otros................................................................................................................................... CFDI 130 6 Vender ................................................................................................................................... utilizando otra lista de precio 132 7 Vendedores ................................................................................................................................... 136
Parte XI Crédito
137
1 Cuentas ................................................................................................................................... por cobrar 137 2 Cuentas ................................................................................................................................... por pagar 139
Parte XII Seguridad
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Ccontenido
III
1 Permisos ................................................................................................................................... 141 2 Cambiar ................................................................................................................................... contraseña 145 3 Cambiar ................................................................................................................................... usuario 146 4 Claves ................................................................................................................................... seguras 147
Parte XIII Mayoreo
149
1 Condición ................................................................................................................................... listas de Precio 149
Parte XIV Utilerias
152
1 Reimprimir ................................................................................................................................... comprobantes 152 2 Etiquetas ................................................................................................................................... de código de barras para una compra 155 3 Ingresos ................................................................................................................................... / Egresos efectivo 158 .......................................................................................................................................................... 158 Ingresos Efectivo .......................................................................................................................................................... 161 Egresos Efectivo
4 Empresas ................................................................................................................................... 163 166 Modificar Em.......................................................................................................................................................... presa Entidades .......................................................................................................................................................... 169 ......................................................................................................................................................... 172 Cambiar Sucursal .......................................................................................................................................................... 174 Cajas
Parte XV Informes
177
1 Consulta ................................................................................................................................... de ventas 177 2 Consulta ................................................................................................................................... de compras 179 3 Consulta ................................................................................................................................... de traspasos 181 4 Consulta ................................................................................................................................... de facturas electronicas 183 .......................................................................................................................................................... 186 Cancelar Factura
5 Reportes ................................................................................................................................... 189 191 Inform es de.......................................................................................................................................................... ventas 194 Inform es de.......................................................................................................................................................... Com pras 196 Inform es de.......................................................................................................................................................... inventario 200 Inform es de.......................................................................................................................................................... Utilidad .......................................................................................................................................................... 202 Gráficas de Ventas .......................................................................................................................................................... 205 Gráficas de Utilidad
6 Guardar ................................................................................................................................... y exportar informes 206 7 Corte................................................................................................................................... de caja 208
Parte XVI Soporte técnico
211
Parte XVII Activación del software Punto de Venta [POS]
212 0
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III
1
1
Software punto de venta - Multi comercio
Introducción Software Punto de Venta Multicomercio para Windows© es un programa diseñado para administrar las operaciones de venta y administrar su inventario de una manera fácil y sencilla. El sistema está diseñado para proporcionar una sencillez indispensable al momento de llevar a cabo las tareas concernientes a la administración del negocio. Te ofrecemos lo mejor de ambos mundos, un sistema que te pone al par de la competencia, diseñado para reemplazar tu caja registradora y procesos manuales fácil y económicamente. Nuestro sistema puede ser considerado como una herramienta pequeña pero sumamente útil que integra los aspectos más importantes y generales de un negocio de venta a detalle; ya que en éste sector de la economía podemos hablar de muchísimas características que definen el trabajo. Este software no se introduce en todos los aspectos difíciles que conlleva un gran negocio pero sin duda le ayudará a hacerlo crecer y tener el control. Aunque el sistema está desarrollado para ser altamente intuitivo, de fácil uso y no necesitar capacitación, este manual de usuario te ayudara a aprovechar al máximo el Software Punto de Venta Multicomercio. Ventajas Es amigable y fácil de usar. Interfaz moderna, funcional y agradable. Es completo, flexible y configurable. Se puede usar en red. Es rápido y moderno.
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Introducción
2
2
Equipo punto de venta La elección del hardware Dependiendo de las necesidades propias de cada negocio es como se recomienda el equipo, tanto de cómputo como de punto de venta
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Software punto de venta - Multi comercio
En el mercado existen diversas marcas y equipo especifico para cada giro comercial; impresoras de ticket, cajones de dinero, lectores de códigos de barras, impresoras de etiquetas, básculas, lectores de código de barras, etc. Debemos de ser cuidadosos en la elección para que la inversión no se convierta en un gasto inútil. Software Multicomercio es compatible con cualquier cajón de dinero (conectado a miniprinter), impresora de ticket y lector de código de barras.
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Equipo punto de venta
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Requisitos
3.1
Requerimientos mínimos
4
Sistema operativo Windows XP , 2000, 2003, 2008 , Vista™ , Windows 7™, Windows 8™, Windows 8.1™, Windows 10 todos en las versiones de 32 o 64 bits. 512 MB de memoria RAM (512 MB para Windows XP™, 1 GB para Windows Vista™ o Windows 7™ y Windows 8™, Windows 8.1™) 1 GB en disco duro para instalación (50 MB adicionales para trabajo) Resolución de pantalla minima de 1024 X 768 Teclado y mouse Para instalar de CD contar con unidad de CD-ROM
ACCESORIOS OPCIONALES Lector de código de barras Impresora de escritorio (láser, inyección de tinta o matriz de puntos) para la impresión de reportes Miniprinter (impresora de tickets) Cajón de dinero (con conexión a miniprinter)
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Software punto de venta - Multi comercio
4
Instalación
4.1
Instalación del software Punto de Venta [POS] IMPORTANTE: Una vez que hayas descargado el programa de instalación de nuestro sitio web, puedes grabarlo en un CD y/o DVD para tenerlo como un respaldo para que estes preparado ante cualquier contingencia. No necesita acceso a Internet para poder usar el sistema. Es probable que para su ejecución requiera de otorgar permisos de ejecución como administrador. Para iniciar el asistente debe dar doble clic en el icono del software, se mostrará el proceso de instalación y concluirá rápidamente. Si tiene el disco de instalación del programa, al introducir el disco se lanzará de forma automática la instalación, en caso contrario, localice el archivo de instalación como se menciona arriba.
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Instalación
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A continuación vera el acuerdo de licencia, es muy importante que lea y entienda los términos, si está de acuerdo de clic en aceptar.
Al dar clic en siguiente mostrara la pantalla de selección de componentes:
DESCRIPCION: Sistema base [Sistema mínimo del software, incluye solo ejecutable y sus librerías, es útil al hacer una actualización del sistema ] Documentación PDF [Este documento] Reportes [Archivos de reportes como Factura, Nota, ventas, etc.] Base de datos [Archivo de la base de datos vacía]
En una primera instalación tienen que estar seleccionados todas las casillas.
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Software punto de venta - Multi comercio
Esta pantalla muestra el directorio donde se instalara el software, si no desea cambiarlo
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Instalación
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simplemente de clic en Instalar.
Por último, de clic en el botón de terminar para cerrar las pantallas de instalación e iniciar el software. Se ejecutara el sistema y creara la base de datos, mostrara un mensaje de que se está creando la base de datos, por el momento no tiene que hacer nada.
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Software punto de venta - Multi comercio
Aquí tiene que agregar los datos fiscales de la empresa o razón social, estos aparecerán en los comprobantes, (ticket, nota, factura, cotización, pedido). Al terminar de poner los datos dar clic en guardar.
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Instalación
En la pantalla siguiente se debe elegir la caja, la selecciona y da clic en aceptar.
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Software punto de venta - Multi comercio
Esta es la pantalla de acceso, por el momento no tiene contraseña, después usted se la puede agregar. Usuario: ADMIN Contraseña: no tiene contraseña Dar clic en accesar.
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Instalación
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Software punto de venta - Multi comercio
5
Configuración
5.1
Configuración
En la sección de configuración puedes personalizar el funcionamiento del sistema. Por ejemplo; ahí estableces la lista de precios predeterminada (si cuentas con varias listas de precios), configuración de dispositivos, respaldos, configuración de factura electronica, etc. En la pestaña que dice Configuración, seleccione Configurar sistema, ahí apareceran varias secciones las cuales se explicaran paso a paso en las siguientes paginas.
Las opciones que se encuentran en configurar sistema son las siguientes: 1. 2. 3. 4.
General 16 Dispositivos 23 Facturación electrónica Mantenimiento 39
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Configuración
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Software punto de venta - Multi comercio
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Configuración
5.1.1
General En el apartado General se configuran varias opciones del módulo de ventas, se encuentran separadas de la siguiente manera: Opciones habilitadas 17 Seleccionar caja 19 Copias por comprobante 21 Conexión base de datos 13
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16
17
5.1.1.1
Software punto de venta - Multi comercio
Opciones Habilitadas
En el apartado de opciones habilitadas encuentra lo siguiente:
Agrupar artículos con el mismo código Esta opción le sirve si agrega más artículos del mismo código no se agreguen en otra fila, sino que lo hagan en la misma y solo se incremente la cantidad. Permitir ventas sin existencia Para controlar o no controlar existencias Solicitar cambiar la cantidad al agregar productos para vender Al agregar un producto para vender, saldrá un recuadro donde debes poner la cantidad del producto a vender Mostrar existencia en búsqueda de artículos Para que en el buscador de artículos de la pantalla de ventas le muestre o no la
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Configuración
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existencia de sus productos. Permitir cambiar listas de precios al vender Si está habilitado permitirá cambiar las listas de precio en la pantalla de ventas. Listas de precios Aquí podrá seleccionar la lista de precios que quiera que sea la predeterminada, (un ejemplo de esto es que la lista con el numero 1 sea la que tenga los precios de menudeo, y la lista 2 sean precios de mayoreo).
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5.1.1.2
Software punto de venta - Multi comercio
Seleccionar caja
Seleccionar caja
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Si tiene varias cajas y desea seleccionar con la que se va a trabajar de clic en seleccionar caja.
Después le va a mostrar la siguiente pantalla:
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Configuración
Selecciona la caja y da clic en aceptar.
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20
21
5.1.1.3
Software punto de venta - Multi comercio
Copias por comprobante
Copias por comprobante
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Se puede establecer el número de copias que se desean de cada comprobante desde esta sección. Solo tiene que ingresar a Copias comprobante, y ahí establece las copias de cada comprobante según como las necesite. En la siguiente imagen puede ver un ejemplo de cómo configurar las copias por comprobante.
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Configuración
5.1.1.4
22
Conexión base de datos
Esta sección trata sobre la conexión a la base de datos, si solo se tiene una computadora no debe mover la configuración de esta parte, ya que lo único que haría sería dañar la base de datos. Si tiene 2 computadoras o más aquí es donde debe configurarlas para que trabajen en red. Existen 2 maneras de conectar las computadoras para trabajar en Red, la primera es poniendo el nombre de la computadora servidor en la computadora cliente, (si se encuentran en red local) o poniendo la dirección IP de la computadora servidor. En la siguiente imagen muestra donde es donde se tiene que poner el nombre o IP de la computadora servidor.
En caso de que las computadoras no estén en Red local, la configuración la realiza el equipo de soporte.
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5.1.2
Software punto de venta - Multi comercio
Dispositivos
Para la configuración de los dispositivos como la impresora de tickets y la báscula, es necesario ingresa al módulo Configuración
Configurar Sistema y da clic en el botón
Dispositivos, como se muestra en la siguiente imagen.
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Configuración
5.1.2.1
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Configuración Báscula
Para configurar la báscula se da clic en el botón que dice báscula.
Selecciona el recuadro que dice “Tengo conectada una báscula a mi computadora”, para que le muestre las demás opciones.
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Software punto de venta - Multi comercio
Después la va a mostrar una casilla de selección donde aparecen las básculas compatibles con el sistema, Selecciona la báscula y el puerto en el que está conectada, el puerto debe ser com.
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Configuración
5.1.2.2
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Configuración Impresora
Podrá establecer cuál es su impresora de ticket predeterminada. Para configurar la impresora de tickets se da clic en el botón que dice impresora de ticket.
En la siguiente imagen le muestra las impresoras que tiene instaladas, ahí solo selecciona la impresora en la que se van a imprimir los tickets.
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Software punto de venta - Multi comercio
Algo muy importante es seleccionar el tipo de tecnología que utiliza su impresora de ticket, ya sea térmica o matricial.
Si la impresora de tickets que maneja es térmica, puede seleccionar el tamaño del ticket ya se de 5 cm o de 8 cm, también puede seleccionar si desea que en el ticket muestre los impuestos desglosados, (IVA, IEPS) o no los muestre.
NOTA IMPORTANTE: Es indispensable que la impresora ya esta instalada y con los drivers correspondientes a su Sistema Operaativo, para que el software la detecte correctamente.
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Configuración
5.1.3
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Facturación electronica
Para configurar la facturación electrónica, lo primero que hay que realizar es agregar el certificado de sellos, después se debe asignar a la empresa y por ultimo agregar la ubicación donde se guardarán las facturas así como el correo del que se enviaran. La configuración se realiza en el módulo Configuración
clic en Configurar Sistema
selecciona la opción Facturación Electrónica.
El primer paso es agregar el Certificado de Sellos Segundo paso Asignar Certificado a Empresa
32
30
.
.
Tercer paso asignar el Directorio de Almacenamiento
33
de las facturas.
El cuarto paso es opcional es el agregar el correo electrónico envíen las facturas.
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del que quiere que se
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Software punto de venta - Multi comercio
NOTA el correo debe ser de GMAIL y tiene que realizar una configuración a su cuenta de correo.
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Configuración
5.1.3.1
30
Agregar Certificado de Sellos
Para agregar el certificado de sellos digitales proporcionado por el SAT, dar clic en el ícono que dice Certificado de sellos.
Al dar clic en el botón de Certificado de sellos, se abrirá una ventana donde le mostrara las siguientes opciones: Agregar la llave privada, (dar clic en el icono de la carpeta para abrir la ubicación del archivo que contiene la llave privada). Agregar el certificado de sellos, (dar clic en el icono de la carpeta para abrir la ubicación del archivo que contiene el certificado de sellos). Escribir la contraseña del certificado de sellos.
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Software punto de venta - Multi comercio
Dar clic en Agregar.
Después de dar clic en agregar automáticamente se abrirá una nueva ventana en la cual hay que asignar el certificado a la empresa 32 . NOTA: recuerde que al terminar de agregar el certificado debe asignarlo a la sucursal.
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Configuración
5.1.3.2
Asignar Certificado a sucursal
Pasos para asignar Certificado a la Sucursal. ¡.- Seleccionar la sucursal a la que va a asignar el Certificado de Sellos. 2.- Seleccione el Certificado de Sellos. 3.- De clic en el botón que dice Asociar. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo.
Después de asignar el certificado debe seleccionar la carpeta en donde quiere que se guarden las facturas electrónicas, (PDF y el XML).
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5.1.3.3
Software punto de venta - Multi comercio
Directorio almacenamiento CFDI
Para establecer el directorio donde se almacenaran los comprobantes fiscales digitales (CFDI), tanto en formato XML como PDF, lo puede hacer desde el menú Configuración -Configurar Sistema --> Facturación electrónica --> Directorio CFDI.
Al dar clic se mostrara la siguiente pantalla, desde esta seleccione el directorio de almacenamiento y listo.
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Configuración
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35
5.1.3.4
Software punto de venta - Multi comercio
Envío de facturas
Aquí solo tiene que agregar su correo electrónico y poner la contraseña del correo, como se muestra en la siguiente imagen.
Para que funcione debe realizar una configuración a su cuenta de correo
35
.
5.1.3.4.1 Configuración email
Los pasos para la configuración de la cuenta de correo son los siguientes: 1.- Entrar a
su cuenta de correo y abrir donde dice ver cuenta.( adjunto una imagen de donde se encuentra esa opción).
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Configuración
2.- Dar clic en donde dice comprobación de seguridad en el botón que dice empezar.
3.- Dar clic en listo para poder continuar y llegar a la opción que necesitamos activar.
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37
Software punto de venta - Multi comercio
Dar clic en la opción que dice todo correcto.
En la siguiente pantalla seleccionar Activar. Esta opción debe estar activa para que permita que el correo envíe las facturas desde el sistema Multicomercio. Después dar clic en Listo.
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Configuración
38
Enseguida va a aparecer otras 3 pantallas solo de clic en listo para continuar, y eso sería todo.
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5.1.4
Software punto de venta - Multi comercio
Mantenimiento En el módulo de mantenimiento se encuentra las siguientes opciones:
Respaldo diario
40
: aquí se configura la carpeta donde se guardaran los respaldos de la base
de datos. Respaldar
42
Restaurar
44
: aquí se hace el respaldo manual de la base de datos. : esta opción es para cargar la información de los respaldos.
Eliminar base de datos
47
: esta opción le sirve para borrar toda la información del sistema.
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Configuración
5.1.4.1
40
Respaldo diario
Para realizar la configuración de la carpeta en donde se quiere guardar los respaldos diarios se deben seguir los siguientes pasos. 1.- Da clic en Configuración
2.- Da clic en Configurar Sistema.
3.- Da clic en Mantenimiento.
4.- Da clic en Respaldo Diario.
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41
Software punto de venta - Multi comercio
5.- Selecciona la carpeta donde se guardaran los respaldos.
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Configuración
5.1.4.2
Respaldar
Para hacer el respaldo manual de la base de datos debe de realizar lo siguiente: 1.- Da clic en Configuración.
2.- Da clic en Configurar Sistema.
3.- Da clic en Mantenimiento.
4.- Da clic en Respaldar.
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42
43
Software punto de venta - Multi comercio
5.- Se abrirá una ventana que dice “Guardar como”, ahí elige donde se va a guardar el respaldo y le pone el nombre que usted guste, con el cual pueda identificar su respaldo rápidamente. Y da clic en guardar.
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Configuración
5.1.4.3
Restaurar
En caso de necesitar restaurar la base de datos debe seguir los siguientes pasos: 1.- Da clic en Configuración.
2.- Da clic en Configurar Sistema.
3.- Da clic en Mantenimiento.
4.- Da clic en Restaurar.
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44
45
Software punto de venta - Multi comercio
5.- Se abrirá una ventana en la cual debe seleccionar la carpeta donde está guardado el respaldo a restaurar, después selecciona el archivo y da clic en abrir.
Va a mostrar un mensaje que diga “Espera por favor”, en ese momento se está restaurando la base de datos solo tiene que esperar ya que este proceso depende del procesador y la
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Configuración
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memoria que tenga su computadora además de que tanta información tenga el respaldo.
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47
5.1.4.4
Software punto de venta - Multi comercio
Eliminar Base de Datos
Desde la opción inicializar base de datos puede borrar la información de su base de datos. NOTA: ESTA ACCION ES IRREVERSIBLE Y PERDERA TODA SU INFORMACION. Para acceder a este módulo debe ir a Configuración.
2.- Da clic en Configurar Sistema.
3.- Da clic en Mantenimiento.
4.- Da clic en Eliminar base de datos.
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Configuración
5.- Sale un mensaje de advertencia, si desea borrar toda la información da clic en SI.
Listo esto borrara la información que tenga agregada en el sistema.
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6
Software punto de venta - Multi comercio
Primeros pasos El primer paso para poder operar con Multicomercio es cargar un poco de información en el sistema. No se pueden realizar operaciones si el sistema está "vacío". Lo mínimo que necesitará es tener un producto o servicio para poder hacer una factura o ticket. Los productos o servicios en Multicomercio se llaman por su nombre más genérico de "artículos". Para cargar la información sobre uno o más productos o servicios en Multicomercio, le recomendamos leer la sección Agregar artículos. Adicionalmente, puede cargar información sobre sus clientes. Le recomendamos que ingrese la información sobre todos los contactos de su empresa -Proveedores-, no sólo de los clientes. Para eso le recomendamos que lea la sección Compras a Proveedores. No es necesario que ingrese toda la información ahora. Puede comenzar a operar y terminar de cargar productos o clientes en otro momento. Multicomercio es una poderosa herramienta que le ayudará en la gestión completa de su empresa o comercio. Sabemos que la gestión de una empresa es compleja y laboriosa, así que vamos a comenzar dividiéndo las tareas en 3 partes: Cargar información sobre sus clientes, proveedores, mantener una lista de los productos o servicios y sus precios. Artículos
Nuevo cliente
Proveedores
Realizar operaciones de venta, compra, cobros, pagos, etc. Eso incluye imprimir facturas, recibos y otros comprobantes. Vender
Comprar
Obtener información de reportes sobre el resultado de las operaciones. Por ejemplo ver un listado de ventas, ingresos y egresos de dinero, etc. Reportes
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Primeros pasos
7
50
Ingreso al sistema Cada vez que inicie el software, será solicitado el usuario y contraseña para poder iniciar operaciones en el programa e identificar a que módulos se tiene permiso acceder. El software mostrara la pantalla de ingreso, el usuario inicial es ADMIN y no tiene contraseña inicial de forma predeterminada, el software es sensible a mayúsculas y minúsculas.
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Software punto de venta - Multi comercio
8
Almacén
8.1
Agregar artículos Uno de los puntos más importantes es como agregar productos de diferentes tipos a nuestro sistema. Existen 4 tipos Pieza 54 A granel 57 Kits 63 Servicio 60 Para agregar un producto nuevo ir al menú Almacén – Artículos - Alta, comenzar a agregar los datos correspondientes a el producto.
DESCRIPCIÓN: Código producto: Código numérico o alfabético o alfanumérico [OBLIGATORIO] con el que se identificara al producto. Códigos alterno: Código numérico o alfabético o alfanumérico [OPCIONAL] con el que se puede identificar un artículo (puede ser el código que maneja el proveedor o número de parte, siempre y cuando sea unico). Nombre: Describe con mucho detalle el nombre y propiedades del artículo.
Precios Se pueden agregar hasta 4 listas de precios diferentes, podemos beneficiarnos de esto usándolos como más nos convenga. También pueden dejarse los tres precios extra vacíos.
Ejemplo de uso: Precio 1 al público: El precio al que vendemos comúnmente. Precio 2: Precio de menudeo. © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
Almacén
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Precio 3: Precio de medio mayoreo. Precio 4: Precio de mayoreo. Precio al público: El precio al que comúnmente vende, este debe tener una cantidad mayor a cero en todos los casos.
Impuestos Impuesto al valor agregado – Establecer el IVA, si es que incluyen IVA lo común es 16% u 11% en frontera, si los productos no incluyen IVA dejar en 0%. IEPS, agregar el porcentaje del impuesto si es que sus productos incluyen el impuesto IEPS.
Costo Ultimo costo – El precio que al que se compró la mercancía sin incluir impuestos (IVA, IEPS)
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8.1.1
Software punto de venta - Multi comercio
Artículos organización La organización de los artículos es la siguiente:
1.- Pieza.
54
2.- A granel. 3.- Servicio.
57
60
4.- Juegos de productos, (Paquetes, kits).
63
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Almacén
8.1.1.1
54
Artículos Pieza
Pasos para agregar Artículos pieza. Paso 1.- Para agregar un producto nuevo ir al menú Almacén – Artículos - Alta y dar clic.
Paso 2.- Agregar los datos correspondientes al producto. Código de barras: es el código con el cual identificaremos al producto, si no tiene código de proveedor puede poner el que usted guste. Nomnre: es la descripción del producto. Código proveedor: este es un código alterno, en los negocios que usualmente lo utilizan son el las ferreterías, no es obligatorio agregarlo. Precio costo: es el precio al que compro el producto a mi proveedor, lo debo agregar sin impuestos, (IVA, IEPS). IVA: aquí se agrega la tasa de IVA que se va a manejar en los productos. IEPS: ahí se agrega la tasa de IEPS que utilizan los productos, si no tiene este impuesto mis productos lo debo dejar en 0%. Precios de venta: En este apartado puedo agregar el PRECIO VENTA sin impuestos (IVA, IEPS). Puedo agregar el MARGEN de ganancia (cuanto le voy a ganar) y se calculara el precio NETO. Y puedo poner el PRECIO NETO, que es a cuanto lo vendo ya con los impuestos agregados (IVA).
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En cualquiera de estos datos que se agreguen se calcularan los otros datos que se dejan vacíos, por ejemplo; si pongo el precio neto, se calculara el margen y el precio de venta sin impuestos. En donde dice el artículo se vende por, seleccionar pieza. Selecciona marca, categoría, unidad de medida y proveedor. Además puede agregar la fotografía del producto.
3.- Dar clic en guardar si va a seguir agregando artículos, si ya no lo va a agregar más artículos dar clic en guardar y cerrar.
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8.1.1.2
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Artículos a Granel
ARTICULOS DE TIPO A GRANEL (decimales).
El tipo de artículos a granel, le permite vender por kilos, litros, metros y cualquier unidad de medida que sea por fracciones. Pasos para agregar Artículos a granel. Paso 1.- Para agregar un producto nuevo ir al menú Almacén – Artículos - Alta y dar clic.
Paso 2.- Agregar los datos correspondientes al producto. Código de barras: es el código con el cual identificaremos al producto, si no tiene código de proveedor puede poner el que usted guste. Código proveedor: este es un código alterno, en los negocios que usualmente lo utilizan son el las ferreterías, no es obligatorio agregarlo. Precio costo: es el precio al que compro el producto a mi proveedor, lo debo agregar sin impuestos, (IVA, IEPS).
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IVA: aquí se agrega la tasa de IVA que se va a manejar en los productos. IEPS: ahí se agrega la tasa de IEPS que utilizan los productos, si no tiene este impuesto mis productos lo debo dejar en 0%. Precios de venta: En este apartado puedo agregar el PRECIO VENTA sin impuestos (IVA, IEPS). Puedo agregar el MARGEN de ganancia (cuanto le voy a ganar) y se calculara el precio NETO. Y puedo poner el PRECIO NETO, que es a cuanto lo vendo ya con los impuestos agregados (IVA). NOTA: En cualquiera de estos datos que se agreguen se calcularan los otros datos que se dejan vacíos, por ejemplo; si pongo el precio neto, se calculara el margen y el precio de venta sin impuestos. En donde dice el artículo se vende por, seleccionar a granel. Selecciona marca, categoría, unidad de medida y proveedor. Si tiene báscula conectada al sistema cuando vende artículos a granel, puede seleccionar la casilla USAR BASCULA, para que al vender el precio a cobrar sea exacto conforme el peso que le muestre la báscula. Además puede agregar la fotografía del producto.
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3.- Dar clic en guardar si va a seguir agregando artículos, si ya no lo va a agregar más artículos dar clic en guardar y cerrar.
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8.1.1.3
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Artículos Servicios
SERVICIOS (Sin control de existencias) Al seleccionar esta casilla podrá cobrar cualquier servicio, ejemplo; Renta de maquinaria Cobro de mano de obra Honorarios, etc. Los servicios no controlan inventario, solo se registran las ventas. Paso 1.- Para agregar un servicio nuevo ir al menú Almacén – Artículos - Alta y dar clic.
Paso 2.- Agregar los datos correspondientes al producto. Código de barras: es el código con el cual identificaremos al producto, si no tiene código de proveedor puede poner el que usted guste. Código proveedor: este es un código alterno, en los negocios que usualmente lo utilizan son el las ferreterías, no es obligatorio agregarlo. Precio costo: es el precio al que compro el producto a mi proveedor, lo debo agregar sin impuestos, (IVA, IEPS). IVA: aquí se agrega la tasa de IVA que se va a manejar en los productos. IEPS: ahí se agrega la tasa de IEPS que utilizan los productos, si no tiene este impuesto mis productos lo debo dejar en 0%. Precios de venta: En este apartado puedo agregar el PRECIO VENTA sin impuestos (IVA, IEPS). Puedo agregar el MARGEN de ganancia (cuanto le voy a ganar) y se calculara el precio
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NETO. Y puedo poner el PRECIO NETO, que es a cuanto lo vendo ya con los impuestos agregados (IVA). NOTA: En cualquiera de estos datos que se agreguen se calcularan los otros datos que se dejan vacíos, por ejemplo; si pongo el precio neto, se calculara el margen y el precio de venta sin impuestos. En donde dice el artículo se vende por, seleccionar a servicio y en unidad de medida seleccionar la que dice No aplica. Selecciona marca, categoría, unidad de medida y proveedor.
3.- Dar clic en guardar si va a seguir agregando artículos, si ya no lo va a agregar más artículos dar clic en guardar y cerrar.
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8.1.1.4
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KITs
ARTICULO COMPUESTO
Una de las grandes ventajas que se tienen es vender “juegos de artículos” también llamados “kits”o "paquetes", que es una artículo que está compuesto por otros artículos en diferentes cantidades. Ejemplos Juego de retenes para auto VW Golf. Promoción Shampoo y acondicionador Herbal Esences. Juego de Pinol, escoba y trapeador. Etc. Los productos por los que estén conformados los “juegos de productos”, también los podemos vender de manera individual, la ventaja es que si vendemos productos solos y ese mismo producto está en “juego de producto”, al descontarse del inventario por ambas ventas será descontada del inventario la cantidad vendida y tendremos control total sobre las existencias. Para agregar un servicio nuevo ir al menú Almacén – Artículos - Alta y dar clic.
Pasos para agregar un KIT. 1. Asignar un código principal, el cual será elegido por usted para que lo pueda buscar e identificar fácilmente. 2. Elegir el nombre del KIT. 3. Seleccionar compuesto en el área donde dice “el articulo se vende por”, ahí se habilitara la pestaña “contenido del paquete”. 4. Agregar todos los productos y cantidades que contendrá su juego de productos. 5. Regresar a la pantalla de precios y organización para terminar con el llenado de datos que le hace falta.
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6.- Dar clic en guardar si va a seguir agregando artículos, si ya no lo va a agregar más artículos dar clic en guardar y cerrar.
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8.1.2
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Artículo modificar Para modificar un producto ir al menú Almacén – Catalogo Artículos .
En la ventana de artículos busca el producto a modificar lo selecciona y oprime el botón Modificar, esto le permite que se activen las casillas para hacer los cambios necesarios.
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8.2
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Categorías Categoría: permite la clasificación de los artículos en grupos, facilitando la búsqueda de artículos en el módulo de ventas y compras, además ofrece la ventaja de la visualización de los artículos ya clasificados por su categoría en los reportes. Las categorías en los productos se pueden crear al momento de estar agregando el artículo, solo das un clic en el botón con tres puntos suspensivos, y ahí puedes dar de alta la categoría o en el menú Almacén - Artículos - Categoría.
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8.3
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Marcas Las MARCAS en los productos se pueden crear al momento de estar agregando el artículo, solo das un clic en el botón con tres puntos suspensivos, y ahí puedes dar de alta la categoría o en el menú Almacén - Artículos - Marcas.
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8.4
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Unidades de Medida Si necesita agregar una nueva unidad de medida, ir al menú Almacén y seleccionar unidad de medida.
Dar clic en nuevo y agregar la nueva unidad de medida.
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Traspasos Esta opción la encuentra en menú Almacén – Transferir.
Permite mover stocks de artículos de un almacén a otro. Cada intercambio se identifica por un ID automático. En primer lugar, para poder realizar los traspasos entre almacenes, deberá tener dados de alta al menos dos almacenes. (Observe que en la parte superior aparece una numeración que le indica el número de traspaso que se está realizando) Seleccione el almacén origen del cual van a salir los artículos y el almacén destino, al que van a llegar los artículos. Artículo: Seleccione el artículo del cual se realizará el traspaso. Se mostrarán los datos informativos actuales del artículo. Solo se mostrarán los artículos correspondientes a la sucursal o almacén seleccionado anteriormente cuyas existencias sean mayor que cero. Pulse [F9] para mostrar la lista de artículos disponibles en el almacén origen. Cantidad: Introduzca el número de unidades del producto a traspasar de un almacén a otro. En caso de que la cantidad sea mayor a las existencias del producto, el sistema emitirá un mensaje indicando que corrija la cantidad y no se podrá realizar la operación. Almacén Origen: Seleccione el almacén origen desde el cual se realizará el traspaso. Almacén Destino: Seleccione el almacén destino al cual se le realizará el traspaso. Existencias: Se muestra las existencias actuales disponibles en el almacén origen. Piezas: Muestra el total de piezas que se moverán entre los almacenes seleccionados. Número: Indica el folio del movimiento a realizar. Código del producto: Esta casilla permite el escaneo con lector de código de barras del artículo, también puede escribirse manualmente.
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Guarda el movimiento de traspaso.
Este botón sirve para cambiar la cantidad de producto a traspasar.
Este botón es para abrir el buscador de artículos, también desde ahí los puede agregar.
Con este botón se quitan los productos que se agregaron, (si se agregaron productos por equivocación).
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Este botón tiene la función de borrar todo lo que está en pantalla para volver a capturar nuevamente.
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8.6
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Almacén nuevo Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de comerciantes y consumidores.
El software MULTICOMERCIO crea el almacén principal al momento de instalarlo, si usted no maneja sucursales no es necesario crear otro almacén y puede evitar esta sección para evitar futuros conflictos con inventarios. Para acceder a este módulo, te vas al Menú Almacén y das clic en Almacenes.
Después de dar clic en almacén se abrirá una nueva ventana, para visualizar los almacenes que están dados de alta debe dar clic en el botón buscar.
Si necesita agregar un nuevo almacén da clic en NUEVO.
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Agrega los datos correspondientes del nuevo almacén y da clic en el botón guardar.
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8.7
Software punto de venta - Multi comercio
Almacén modificar Si necesito modificar algún dato de los almacenes ya agregados, se deben seguir los siguientes pasos: Para acceder a este módulo, te vas al Menú Almacén y das clic en Almacenes.
Después de dar clic en almacén se abrirá una nueva ventana, para visualizar los almacenes que están dados de alta debe dar clic en el botón buscar.
Selecciona el almacén y da clic en modificar.
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Agrega los datos correspondientes y da clic en el botón guardar.
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8.8
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Mínimos y máximos Establecer mínimos y máximos, te ayudara para tener un mayor control en tus inventarios, y que no te quedes sin productos, o por el contario que tengas exceso de artículos los cuales no tengan mucha rotación.
Para acceder a este módulo, te vas al Menú Almacén y das clic en Establecer mínimos y máximos.
Das clic en buscar, puedes filtrar tu búsqueda por código o por descripción.
Te posicionas en la columna e ingresas el mínimo o el máximo de los productos respectivamente, para cambiar de producto das clic con el mouse o con las teclas del arriba y abajo del teclado.
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Das clic en guardar.
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8.9
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Importación desde EXCEL
Para acceder a él, debe ir al Menú Almacén – Asistente Importación Excel.
Con este módulo podrá realizar: Importación de artículos y stock a partir de una hoja de Excel. Actualizar precios de venta y de costo.
Para ver un video de la importación en Excel da click en el siguiente link.
https://www.youtube.com/watch?v=zMYEfrLGTPw
Procedimiento:
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Selecciona la casilla que dice MS Excel 2007, y elija la ruta donde se encuentra el archivo a importar, de clic en siguiente.
Selecciona la flecha azul para auto asignar las casillas, dar clic en Executar.
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Te muestra un cuadro de dialogo, donde te informa que ya quedo la información importada, das clic en aceptar, y se cerrara el asistente.
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Almacén
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Inventario Inicial Este módulo le permitirá realizar su inventario inicial. Dar clic en el menú Almacén --> Ajustar.
El paso 1.- Es seleccionar el almacén, en el que va a cuadrar las existencias. Paso 2.- Agregar una referencia del inventario, en este caso sería inventario inicial. Paso 3.- Agregar el o los artículos a modificar existencias, con F7 o dando clic en el icono correspondiente. Paso 4.- Se cambia la cantidad de producto, sin importar que sea mayor o menor que la que muestre el sistema, según la cantidad que se tenga físicamente, ya sea con la tecla F6 o dando clic en el icono correspondiente, teniendo seleccionado el artículo que necesite ajustar la cantidad. Paso 5.-Clic en guardar.
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8.11
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Ajustes al inventario Este módulo le permitirá cuadrar las existencias de sus productos que pudieran haber tenido desajustes por distintos motivos, por mencionar algunos: Roturas Caducados Fuera de temporada Regalos a clientes Regalos por promociones de proveedores Personal deshonesto Cuando necesite cuadrar las existencias que muestra el sistema con las que tiene físicamente.
Dar clic en el menú Almacén --> Inicial
Al dar clic en el botón Conteo inventario, saldrá un formato con los productos que tiene dados de alta, la existencia que está registrada en el software, y tres líneas más donde puede registrar los conteos que se realicen en el inventario. Nota debe tener seleccionado un almacén para que pueda cargar los datos de los artículos.
El paso 1.- Es seleccionar el almacén, en el que va a cuadrar las existencias. Paso 2.- Agregar una referencia del inventario (inv. inicial, inventario mensual, etc.)
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Paso 3.- Agregar el o los artículos a modificar existencias, con F7 o dando clic en el icono correspondiente. Paso 4.- Se cambia la cantidad de producto, sin importar que sea mayor o menor que la que muestre el sistema, según la cantidad que se tenga físicamente, ya sea con la tecla F6 o dando clic en el icono correspondiente, teniendo seleccionado el artículo que necesite ajustar la cantidad. Paso 5.-Clic en guardar.
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8.12
Software punto de venta - Multi comercio
Inicializar Almacén Si necesita inicializar las existencias del (los) almacenes. Debe ir al Menú Almacén -> Inicializar -> Almacén.
Selecciona el almacén en cual desea poner las asistencias de sus productos en cero.
De clic en inicializar.
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Aparecerá un recuadro de confirmación, si es lo que necesita hacer da clic sí.
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Compras
La sección de compras permite el registro e ingreso de las existencias de los artículos al almacén seleccionado. Al ingresar compras de proveedor se da ingreso automáticamente a las existencias de artículos. Se mantiene un historial de las compras. Permite el control de múltiples almacenes y el almacén de destino de la compra se selecciona al momento de la compra.
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Compras
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Compra ¿Qué es lo que hace cada botón o cada acción de este módulo?
F2 - Guarda la compra
F3 - Permite cambiar el costo del producto seleccionado.
F6 - Permite cambiar la cantidad del producto seleccionado.
F7 Muestra la ventana de búsqueda de artículos, desde aquí se pueden seleccionar los artículos que se agregaran a la ventana de compra.
F8 Quita un artículo de la ventana de compras.
F12 Cancela una compra anterior.
ESC - Limpia la pantalla.
Para hacer una entrada de mercancía debe seguir el siguiente procedimiento: 1.- Ir al menú en la pestaña de Compras, dar clic en Entrada.
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2.-Seleccionar el proveedor al que se realizara la compra desde el menú desplegable. 3.-Si lo desea puede agregar el número de factura. 4.-También de forma opcional puede establecer la fecha de compra de la mercancía, de forma predeterminada se muestra como fecha la misma que de captura. 5.- En caso de contar con gastos de envío, u otro gasto agregarlo en la casilla correspondiente, para que el sistema lo tome en cuenta y lo agregue al total de la compra, dar enter al terminar de agregarlos. 6.- Agregar los productos comprados. 7.- Dar clic en guardar compra. 8.- Si tienes más de un almacén, seleccionar el almacén destino de la mercancía.
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Compras
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Compras a crédito Para realizar una compra a crédito es necesario que al momento de hacer el cobro debe seleccionar la casilla asignar crédito para desplegar el monto de crédito, y seleccionar en el calendario los dias de plazo para el crédito, y dar clic en pagar.
Abonar a una compra a crédito Esto lo debe hacer desde el módulo de Cuentas por Pagar, por favor revise la sección Crédito, modulo cuentas por pagar, de este manual.
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9.3
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Proveedores
Para agregar proveedores al catalogo ir a menú Compras – Proveedores - Alta.
Aquí podrá agregar los datos de sus proveedores, esto servirá para tener relacionado a que proveedor compra, cuando compro por última vez a cada uno de sus proveedores, cual fue el monto de compra, entre otros datos importantes. Dar clic en ALTA y comenzar con el llenado, seleccionando a que categoría ( Mayorista, menudeo, nacional, internacional, etc.) pertenece este proveedor.
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Compras
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Tipos de proveedores (Categoría) Aquí podrás dar de alta la categoría del proveedor, las cuales te ayudan a su clasificación. Ejemplo; mayorista, menudeo, nacional, internacional, etc. Para agregar tipos de proveedores al catalogo ir a menú Compras – Proveedores - Tipos.
1.- Dar clic en nuevo. 2.- Comenzar a agregar los Tipos de proveedores. 3.- Dar clic en guardar.
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Software punto de venta - Multi comercio
Devolución sobre compra Las Devoluciones sobre Compras son todos aquellos envios que se le hacen al proveedor de mercancia que previamente se le habia comprado, aun y cuando el pago de la misma no se haya realizado. El objeto de la devolucion puede ser variado, ya sea por defectos en el producto o no corresponder a lo que se habia solicitado inicialmente. Esta cuenta vendria a ser complementaria de la cuenta de Compras para determinar, junto con otras, las Compras Netas. Procedimiento: 1. Acceder al modulo de compras, en el menú Compras --> Devolución. 2. Clic en el botón de devolución
3. Escribir el folio correspondiente a la compra de la que se devolvera mercancia, para conocer el folio puedes consultar el comprobante de compra.
4. Debe poder visualizar en la pantalla la imagen como la siguiente. © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
Compras
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5. Proceda a agregar los artículos que va devolver en sus cantidades correspondientes, ya sea escribiendo el código directamente, o buscando desde el botón de Agregar (F7). 6. Seleccione el proveedor al que devolvera la mercancía. 7. Guarde la devolución dando clic en el botón Guardar o presionando la tecla F2 y confirmando el pago al proveedor.
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9.6
Software punto de venta - Multi comercio
Cancelar una compra Procedimiento: 1. Acceder al modulo de compras, en el menú Compras --> Entradas Mercancía.
2. Clic en el botón de Cancelar o presione la tecla F12.
3. Se le solicitara el folio de la compra a cancelar, escribalo y acepte.
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Compras
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Ventas
10.1
Vender
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Para realizar una venta es necesario ir al módulo Ventas y seleccionar el tipo de comprobante en el que desea realizar la venta, (NOTA, TICKET, FACTURA ELECTRONICA, PEDIDO O COTIZACION). Tipos de comprobantes
Es un documento informativo que no genera registro contable ni afecta inventarios.
Encargo de mercancías o materiales que se hace a un vendedor (Aparta las existencias) sin afectar el efectivo ingresado.
Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. La impresión saldra en tamaño carta.
Un Ticket es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. La impresión será con una impresora de tickets.
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Software punto de venta - Multi comercio
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.
Aparecerá la siguiente pantalla.
1.- Aquí muestra la lista de precios a la cual se realizara la venta, puede cambiarla si así lo desea, antes de empezar a agregar artículos.
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Ventas
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2.- Desde aquí es para seleccionar clientes al que se le hará la venta, tienen que estar agregados previamente. 3.- Aquí es para seleccionar vendedor. 4.- Aquí es para buscar un pedido hecho anteriormente y convertirlo en una venta, se convertirá al comprobante seleccionado antes de entrar a esta ventana. 5.- Aquí es para buscar una cotización hecha anteriormente y convertirlo en una venta, se convertirá al comprobante seleccionado antes de entrar a esta ventana. 6.- Aquí le muestra el tipo de comprobante seleccionado con anterioridad, si no es el que necesita salir de esta ventana y elegir el que necesita antes de realizar l venta. 7.- Desde aquí puede escribir el código de barras del producto o escanearlo. ¿Qué es lo que hace cada botón o cada acción de este módulo?
Muestra la pantalla de cobro, en ella se muestra el total a cobrar y se escribe el importe recibido.
Se desplegara una ventana donde se muestra el precio actual, para cambiarlo sobreescriba la cantidad por la nueva y confirme con la tecla Enter o el botón Aceptar.
Este botón sirve para editar la descripción del producto.
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Permite establecer una cantidad a vender de un artículo distinta a la que actualmente este en la pantalla de ventas
Para agregar un artículo para vender.
Para quitar un artículo de la pantalla de ventas.
El descuento lineal es para agregar un descuento que solo aplicara a el articulo seleccionado.
El descuento global otorga un descuento al importe total de los productos que están en la pantalla de ventas.
Para eliminar el total de los descuentos otorgados a la venta.
Es para cancelar una venta.
Limpia la pantalla de ventas.
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Ventas
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10.1.1 Ventas a credito Para vender a crédito se debe seleccionar un cliente y al momento de cobrar se debe dar clic en el botón que dice Asignar crédito, se desplegara la información del crédito como; Nombre del cliente, límite de crédito, crédito disponible, el crédito que está usando y los días de plazo que tiene para pagar, así como la fecha de vencimiento. Para asignar el tiempo de crédito debe dar clic en fecha de vencimiento en el calendario y seleccionar el día límite de pago.
Abonar a una venta a crédito Esto lo debe hacer desde el módulo de Cuentas por Cobrar, por favor revise la sección Crédito, modulo cuentas por cobrar, de este manual. © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
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10.1.1.1 Ventas a credito con anticipo
Para vender a crédito se debe seleccionar un cliente y al momento de cobrar se debe dar clic en el botón que dice Asignar crédito, Si el cliente va a dejar un anticipo al momento de la compra, los pasos son los siguientes al momento de pagar. 1.- Se debe poner la cantidad que le van a dejar de anticipo ya sea si el pago es en efectivo, tarjeta, deposito, cheque o transferencia. 2.- Da clic en el botón Asignar crédito. Se desplegara la información del crédito como; Nombre del cliente, límite de crédito, crédito disponible, el crédito que está usando y los días de plazo que tiene para pagar, así como la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento se debe seleccionar ya que depende del tiempo que le asigne Usted a sus clientes. Para asignar el tiempo de crédito debe dar clic en fecha de vencimiento en el calendario y seleccionar el día límite de pago.
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10.1.2 Descuento en cascada En algunos sectores de negocio se aplican los descuentos a un cliente en cascada. Esto es, el cálculo de cada descuento en cada Base Imponible. Existen cálculos matemáticos para poder calcular el total de descuento aplicado a un cliente cuando es de Cascada. Para acceder a esta funcionalidad : Clic en el botón derecho del mouse y seleccionar descuento en cascada, o La combinación de teclas Ctrl + D
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Ventas
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10.1.3 Devoluciones Para hacer la devolución de una venta, deberá seguir los siguientes pasos: Seleccione el icono devolución que se encuentra en el menú Ventas y de clic.
Aparecerá un recuadro donde tiene que seleccionar el comprobante del cual se hará la devolución (ticket, nota, cotización, pedido), y debe ingresar el número de folio.
Le mostrara la siguiente pantalla. Agregar el o los productos y las respectivas cantidades a devolver con el botón Agrega o con la tecla F7. 1.-
2.- Escribir la cantidad a devolver, dando clic en el botón de cantidad o con el acceso rápido F6. 3.- Dar clic en guardar.
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4.-Saldrá un recuadro donde le dice que se guardara la devolución, dar clic en Si.
Finalmente aparecerá el comprobante de la devolución.
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NOTA: este procedimiento se realiza cuando la devolución sobre venta es parcial, si se devolverá el total de los artículos de venta, lo conveniente es hacer la cancelación del folio.
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10.1.4 Cancelar venta realizada Desde la pantalla de ventas es posible cancelar los distintos comprobantes que son emitidos desde Ventas. Para hacerlo puede dar clic en el botón de la parte inferior Cancela o el acceso directo F12
1. Seleccionar el tipo de comprobante a cancelar, el número de caja donde se emitio el comprobante y número de folio a cancelar. 2. Clic en aceptar
Se debe mostrar un mensaje de confirmación de cancelación y en algunos casos muestra el comprobante de cancelación.
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10.1.5 Distintas formas de cobro en misma venta Para aceptar más de una forma de cobro en una misma venta basta con escribir los importes correspondientes en cada casilla con los diferentes tipos de pago que muestra. Ejemplo: Importe total a cobrar $1,322.55 El cliente paga de esta forma Efectivo $522 Tarjeta $500.55 Vales $300 Total recibido de la suma de los pagos $1,322.55
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Ventas
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Clientes Este módulo está diseñado para administrar la información de los clientes de su empresa y así poder ingresar datos adicionales para cada uno de ellos. Preguntas frecuentes de este módulo. ¿Cómo se agregan nuevos clientes al sistema? Nuevo cliente
¿Cómo puedo buscar los clientes de mi empresa? Buscar Cliente
¿Cómo puedo editar los clientes existentes de mi empresa? Modificar Clientes
¿Cómo asignar un descuento determinado a los clientes? Clientes con descuento
¿Cómo asignar una lista de precios predeterminada a los clientes? Listas de precios Clientes
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10.2.1 Nuevo cliente Para agregar un cliente nuevo, puede hacerlo con el siguiente procedimiento: Ir al menú Ventas --> Clientes --> Alta
Pasos para agregar un cliente:
Se desplegarán 3 pestañas, en la primera son los datos fiscales del cliente (Nombre, RFC y dirección), en la segunda pestaña aparecen los campos para las condiciones de crédito o descuentos que le desee otorgar al cliente y en la tercera es para agregar el método de pago con el que el cliente le pagara en cuestión de factura electrónica para que aparezca en automático si ese cliente le pagara siempre con tarjeta, selecciona este método de pago y agrega el número de tarjeta y en facturación electrónica ya aparecerá el método de pago y número de cuenta automáticamente.
1.- Capturar como minimo de datos, Nombre del cliente. 2.- Dar clic en guardar si va a seguir agregando clientes, si ya no lo va a realizar dar clic en guardar y cerrar.
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Ventas
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En la pestaña condiciones de crédito, estableces el límite de crédito a otorgar a el cliente, también si vas a otorgarle algún porcentaje de descuento, la lista de precios que tendrá, y podrás otorgarle algún número de credencial.
En la pestaña de factura electrónica puedes agregar el método de pago del cliente ya sea efectivo, crédito, cheque etc., y la cuenta de pago.
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Ventas
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10.2.2 Clientes con decuento predeterminado Usted puede asignar una tasa de descuento a los clientes en caso de necesitarlo. Al hacer esto le permitirá aplicar ese descuento al importe total a cobrar, evitando hacerlo de forma manual y reduciendo la posibilidad de error, automatizando el proceso. En la siguiente imagen se puede observar el campo en el que puede escribir la tasa de descuento aplicada al cliente, si no hay descuento de forma predeterminada queda en cero.
Esta opción la encuentra al en la pestaña condiciones de crédito.
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10.2.3 Clientes con lista de precio asignada Si usted maneja más de una lista de precios y tiene clientes a los que vende a un precio diferente al precio público, por ejemplo mayoreo, puede asignar la lista de precios correspondiente a cada uno de sus clientes, con esto ahorra tiempo y evita errores al momento de cobrar las ventas.
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Ventas
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10.2.4 Busqueda de Clientes Para buscar un cliente el primer paso es dar clic en Catalogo clientes en el menú Ventas .
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10.2.5 Modificar Clientes Para buscar y modificar un cliente el primer paso es dar clic en clientes en el menú Ventas.
Seleccionar el cliente y dar clic en modificar.
Se abrirá la ventana para agregar los datos del cliente, y solo debe modificar los datos que necesita, después da clic en guardar.
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Ventas
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10.3
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Factura global
Regla 2.7.1.23. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015 Regla 2.7.1.23. Para los efectos de los artículos 29 y 29-A, fracción IV, segundo párrafo y último párrafo del CFF y 39 del Reglamento del CFF, los contribuyentes podrán elaborar un CFDI diario, semanal o mensual.
Para generar una Factura Global, de clic en el Menú Ventas - Factura Global.
Una vez en la módulo de factura global de clic en buscar, ahí puede buscar los comprobantes simplificados (tickets y notas) y filtrarlos, seleccione los folios que desee incluir en la factura y clic en el botón "Facturar", se mostrara la vista previa de la factura y podrá imprimirla. Se puede filtrar por fecha, tipo de comprobante, numero de caja, Folio, Importe. Pasos para realizar la factura global: 1.- Seleccionar las fechas en las que desea se filtre la búsqueda. 2.- Dar clic en buscar. 3.- Seleccionar si desea desglosar o no impuestos. 4.- Seleccionar los folios que desea entren en la factura global, los puede filtrar por tipo de comprobante, (Nota o Ticket) o por número de folio. 5.- Dar clic en facturar.
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Ventas
¿Cómo filtrar los folios?
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NOTA: La factura global se generara a Público en general. Si necesita hacer una factura de varias ventas realizadas a determinado cliente solo tiene que ir al apartado Facturar Ticket
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, y ahí selecciona el
cliente y los tickets o notas que necesite facturar.
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Ventas
10.4
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Facturar Ticket En ocasiones hay clientes que desean una sola factura para todas las compras hechas en tu negocio durante un periodo determinado. Cuando sucedan este tipo de casos puedes realizar una sola factura (y gastar un solo timbre) para todas las ventas que desees. Para generar una Factura de tickets o notas realizadas previamente a un Cliente, de clic en el Menú Ventas - Facturar Ticket.
Una vez en la módulo de facturar ticket de clic en buscar, ahí puede buscar los comprobantes simplificados (tickets y notas) y filtrarlos, seleccione los folios que desee incluir en la factura, seleccione a el cliente que requiere la factura y clic en el botón "Facturar", se mostrara la vista previa de la factura y podrá imprimirla. Se puede filtrar por fecha, tipo de comprobante, numero de caja, Folio, Importe. Pasos para realizar la factura global: 1.- Seleccionar las fechas en las que desea se filtre la búsqueda. 2.- Dar clic en buscar. 3.- Seleccionar los folios que desea entren en la factura global, los puede filtrar por tipo de comprobante, (Nota o Ticket) o por número de folio. 4.- Seleccionar el cliente. 5.- Dar clic en facturar.
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Ventas
10.5
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Otros CFDI En “Otros CFDI” usted podrá emitir otros comprobantes fiscales digitales con o sin retenciones, los cuales son: Factura, Recibo de honorarios, Recibo de Arrendamiento, Nota de cargo y Nota de crédito. Nota: los productos a servicios que facture desde este módulo no llevan un control de inventario ni aparecen en los históricos de ventas. Para generar un comprobante CFDI, de clic en el Menú Ventas - Otros CFDI.
1. De clic en nuevo. 2. Seleccione el tipo de comprobante (factura, nota de crédito, recibo de arrendamiento, recibo de honorarios, nota de cargo). 3. Seleccione el cliente al que le va a facturar. 4. Agregue el o los artículos o servicios a facturar. 5. Si requiere retener Impuestos seleccione ya sea IVA o ISR. 6. De clic en guardar.
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Ventas
10.6
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Vender utilizando otra lista de precio Para poder vender un artículo con uno de sus otros precios asignados siga estos pasos: Antes de agregar el artículo a la pantalla de ventas cambie a la lista de precios que quiere utilizar para ese artículo. En la siguiente ventana se puede observar que los artículos tiene asignado el precios 1, 2,3 y 4 en la lista.
De forma predeterminada el software utiliza la lista de precios público, a menos que usted haya hecho algun cambio sobre esto. Ejemplo: Si se desea vender con la lista de precios 3 1. Cambie en la pantalla de ventas a el número 3 © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
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3.- Escanee o busque dando clic en el botón de agrega, o con la tecla de función F7 el artículo y seleccionelo.
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Ventas
De esta forma el artículo se agregara utilizando el precio de lista 3
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.
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Ventas
10.7
Vendedores Para agregar un Vendedor nuevo, puede hacerlo con el siguiente procedimiento: Ir al menú Ventas -- Vendedores -- Alta
1.- Escribe
los datos del vendedor, el RFC es opcional.
2.- Da clic en guardar.
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11
Crédito
11.1
Cuentas por cobrar
El modulo cuentas por cobrar, lo encuentras en la pestaña de Crédito – cuentas por cobrar.
1.- Esta opción le permite filtrar por las cuentas que estén activas o por las que ya han sido pagadas. 2.- Esta opción es para que pueda reimprimir el comprobante de la venta a crédito, ahí le muestra si ya ha realizado algún pago y también las fechas de los próximos abonos.
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Crédito
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3.- Al dar clic en este botón le muestra los detalles de lo abonado, y desde ahí tambien puede cancelar los abonos. 4.- Esta opción es para dar el abono de la cuenta seleccionada. 5.- Esta opción es para buscar, le tiene que dar clic después de seleccionar las fechas en las que desea le muestre la información de las ventas a crédito, si no da clic en este icono no le muestra nada. 6.- Le permite filtrar por fechas. 7.- Puede exportar la información en los formatos PDF, HTML y EXCEL. 8.- Le muestra la vista previa para mandar imprimir la información que está viendo en pantalla, desde ahí también puede configurar la página a imprimir y mandar a imprimir directamente. 9.- Se puede filtrar para que solo le muestre los datos que necesite, ya sea por cliente, fecha, tipo de comprobante o por número de folio, solo tiene que posicionarse en la columna en la que este el filtro que quiera realizar y acercar el puntero del mouse para que le muestre una imagen como de un embudo le da clic y ahí le muestra las opciones de filtro, según en la columna en la que se encuentre es como le muestra dichas opciones, en este ejemplo me posicione en la columna de folio, pero si se posiciona en la del cliente le mostrara los nombres de los clientes a los que les hizo la venta a crédito.
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11.2
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Cuentas por pagar
El modulo cuentas por pagar, lo encuentras en la pestaña de Crédito – cuentas por pagar.
Aquí llevas el control de los créditos y los abonos, que adquieres al hacer una compra a tus proveedores a crédito.
1.- Esta opción le permite filtrar por las cuentas que estén activas o por las que ya han sido pagadas. 2.- Al dar clic en este botón le muestra los detalles de lo abonado, y desde ahí tambien puede cancelar los abonos. 3.- Esta opción es para dar el abono de la cuenta seleccionada.
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Crédito
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4.- Esta opción es para buscar, le tiene que dar clic después de seleccionar las fechas en las que desea le muestre la información de las ventas a crédito, si no da clic en este icono no le muestra nada. 5.- Le permite filtrar por fechas. 6.- Puede exportar la información en los formatos PDF, HTML y EXCEL. 7.- Le muestra la vista previa para mandar imprimir la información que está viendo en pantalla, desde ahí también puede configura la página a imprimir y mandar a imprimir directamente sin realizar ajustes. 8.- Se puede filtrar para que solo le muestre los datos que necesite, ya sea por proveedor, fecha, documento o por estatus, solo tiene que posicionarse en la columna en la que este el filtro que quiera realizar y acercar el puntero del mouse para que le muestre una imagen como de un embudo le da clic y ahí le muestra las opciones de filtro, según en la columna en la que se encuentre es como le muestra dichas opciones, en este ejemplo me posicione en la columna de Proveedores.
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12
Seguridad
12.1
Permisos Administración usuarios Para administrar usuarios ir al menú Seguridad – Permisos.
Aparecerá una ventana llamada Catalogo de Permisos, en esta sección se pueden agregar, modificar o eliminar usuarios, y permisos de los mismos.
1.- Agregar un nuevo usuario. 2.- Modificar Usuario, permisos y privilegios. 3.- Eliminar usuarios.
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4.- Puede exportar la información en los formatos PDF, HTML y EXCEL. 5.-Le muestra la vista previa para mandar imprimir la información que está viendo en pantalla, desde ahí también puede configura la página a imprimir y mandar a imprimir directamente sin realizar ajustes. 6.- Actualiza datos. CREAR USUARIOS Para agregar un usuario dar clic en el botón de “Nuevo”, se activaran los cuadros para poder agregar los datos del nuevo usuario del software.
Llene los campos de la pestaña Usuario, después de clic en la pestaña Permisos.
En esta sección puede establecer los permisos que concederemos a los usuarios del software. De clic en las casillas para signar permisos, o déjelas sin seleccionar para denegarlo.
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Dar clic en guardar.
Para modificar un usuario existente seleccionar el usuario y dar clic en Modificar.
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Seguridad
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12.2
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Cambiar contraseña Cambiar la contraseña del usuario actual. Los usuarios sin permisos de Administrador pueden tener habilitada esta opción sin comprometer la información confidencial, con esto les permitira cambiar solo su contraseña -cuantas veces lo crean conveniente- y no la contraseña de otros usuarios. En el menú principal ir a Seguridad - Cambiar contraseña.
Escribir la contraseña del usuario actual, esto para confirmar que es quien dice ser. En la parte de abajo escribir la nueva contraseña dos veces.
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Seguridad
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Cambiar usuario Le permite acceder con otro usuario para realizar las actividades con el nuevo nombre, ejemplo de esto es cambiar de Administrador a Cajero.
Esta opción la encuentra en el menú Seguridad la opción Acceder usuarios.
O lo puede realizar posicionándose en el icono que tiene la imagen de una persona con un candado, el cual lo encuentra en la parte de arriba a la izquierda.
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12.4
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Claves seguras CLAVES SEGURAS La contraseña normalmente debe mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se les permite el acceso. Aquellos que desean acceder a la información se les solicita una clave; si conocen o no conocen la contraseña, se concede o se niega el acceso a la información según sea el caso. Las contraseñas han de memorizarse y se debe evitar tenerlas por escrito. Una contraseña débil sería una que fuese muy corta o que fuese la predeterminada, o una que pudiera se adivinada rápidamente al buscar una serie de palabras que es posible encontrar en diccionarios, nombres propios, palabras basadas en variaciones del nombre del usuario. Una contraseña fuerte debe ser suficientemente larga, al azar, o producible solo por el usuario que la eligió, así, el 'adivinar' requerirá un largo tiempo. Ejemplos de contraseñas débiles incluyen las siguientes: administrador, 1234, "nombre del usuario", xx/xx/xx - fechas importantes, ya que la mayoría de estas se encuentran en o bases de datos o diccionarios (dictionary search attack). Ejemplos de contraseñas fuertes serían las siguientes: tastywheeT34, partei@34!, y #23kLLflux. Estas contraseñas son largas y usan combinaciones de letras mayúsculas y minúsculas, de números y de símbolos. No son fácilmente encontrados en listas de contraseñas y son suficientemente largas para provocar que una búsqueda burda sea impráctica en la mayoría de las circunstancias. Claves seguras Una contraseña segura consiste en los siguientes elementos: Siete o más caracteres (la seguridad será mayor cuanto más extensa sea la contraseña) Letras en mayúsculas y minúsculas Números Símbolos (como mínimo uno que se encuentre entre la segunda y sexta posición) Cuatro caracteres distintos como mínimo (sin repeticiones) Tiene el aspecto de una secuencia aleatoria de letras y números Una contraseña segura no debe incluir los siguientes elementos: Parte del nombre de inicio de sesión Partes de la contraseña anterior Palabras o nombres reales de cualquier idioma Números que se utilizan en lugar de letras similares, como "5" para "S" Letras consecutivas, como "abcdefg" Números consecutivos, como "234567" Teclas adyacentes en el teclado, como "qwerty" © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
Seguridad
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13
Mayoreo
13.1
Condición listas de Precio ¿Qué es y para que me sirve Condición Listas de precio? Con esta opción se puede establecer el cambio automático entre las listas de precios según la cantidad que usted defina para usar este precio.
Para agregar un Nueva Condición de Listas de Precio, puede hacerlo con el siguiente procedimiento: Ir al menú Mayoreo -- Precios Mayoreo -- Condición.
Paso 1.- Se abrirá una nueva pestaña, ahí dar clic en NUEVO.
2.- Se abrirá una pantalla, ahí debe seleccionar el articulo al cual le va a asignar la lista de
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Mayoreo
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precios.
3.- En los recuadros que dicen PRECIO 2, PRECIO 3 y PRECIO 4, debe escribir a partir de que cantidad va a tomar en cuenta el precio que indica en cada recuadro.
4.- Por ultimo dar clic en guardar.
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Mayoreo
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Utilerias
14.1
Reimprimir comprobantes
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Para reimprimir un comprobante, es necesario ir a la pestaña Utilerias --> Reimprimir Comprobante.
Seleccionar el tipo de comprobante.
Seleccionar la caja.
Escribir número de folio ha reimprimir.
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Dar clic en imprimir.
Se mostrará una vista previa del comprobante para mandar a imprimir.
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14.2
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Etiquetas de código de barras para una compra Si sus productos no están etiquetados con código de barras y usted desea etiquetarlos, puede utilizar el modulo generador de etiquetas para imprimir las etiquetas necesarias para sus artículos. El software le permite generar tanto etiquetas de forma individual, como también las correspondientes a todos los artículos de una compra o los artículos que fueron un traspaso entre almacenes, en sus distintas cantidades ingresadas. Tipo de Impresora requerida Inyección de tinta o laser Papel recomendado Hojas de etiquetas compradas en la papelería Procedimiento: Ir al menú Utilerias --> Generar Etiquetas
Ahí seleccionar si quiere imprimir las etiquetas de un artículo o las etiquetas por número de folio de una compra, o por número de folio de un traspasoentre almacenes. Es necesario conocer el folio de la compra, el folio del traspaso o el código del artículo del cual se quieren generar las etiquetas. Ingresar el folio correspondiente a la compra de la cual se desean generar las etiquetas.
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Si va a imprimir etiquetas de un producto debe poner el código del producto y el total de etiquetas que desea imprimir.
Ingresar el folio correspondiente al traspaso entre almacenes del cual se desean generar las etiquetas.
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3.- Dar clic en imprimir.
Se mostrará la vista previa de las etiquetas, para que se manden a imprimir, debe dar clic en la impresora y seleccionar en que impresora debe imprimirse, (en caso de que tenga varias impresoras instaladas).
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14.3
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Ingresos / Egresos efectivo
14.3.1 Ingresos Efectivo Para realizar ingresos de efectivo a la caja se debe hacer lo siguiente. Dirigirse al menú Utilerías Dar clic en el botón que dice Ingresos/ Egresos efectivo.
Se abrirá una nueva ventana la cual dice Ingresos de efectivo, en el recuadro que aparece debe escribir una breve descripción del motivo del ingreso de efectivo.
Dar clic en aceptar.
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Se abrirá una nueva ventana donde debe poner el total del ingreso en efectivo.
Dar clic en aceptar.
Se mostrará la vista previa del comprobante de ingreso en efectivo, el cual contiene la descripción que se añadió y el total de efectivo que ingreso, así como una línea para que se firme la autorización y la firma de quien recibe el efectivo.
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14.3.2 Egresos Efectivo Dirigirse al menú Utilerías Dar clic en el botón que dice Ingresos/ Egresos efectivo.
Se abrirá una nueva ventana la cual dice Ingresos de efectivo, dar clic en el área de color naranja y se mostrara una nueva área de color azul donde dice Egresos de efectivo, en el recuadro que aparece debe escribir una breve descripción del motivo del retiro de efectivo.
Dar clic en aceptar.
Se abrirá una nueva ventana donde debe poner el total del retiro en efectivo.
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Se mostrará la vista previa del comprobante de retiro en efectivo, el cual contiene la descripción que se añadió y el total de efectivo que retiro de caja, así como una línea para que se firme la autorización y la firma de quien retira el efectivo.
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14.4
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Empresas Usted tiene la posibilidad de agregar más de una empresa en este sistema. Como mínimo tiene que existir una. Para agregar, modificar o eliminar empresas puede hacerlo desde la pestaña Configuración -- Modificar Empresa.
¿Qué es lo que hace cada botón o cada acción de este módulo?
Esta opción es para agregar una nueva empresa.
Esta opción es para modificar una empresa ya existente.
Esta opción es para guardar los cambios realizados.
Con esta opción puede eliminar una entidad, (no se puede eliminar si ya cuenta con ventas o compras realizadas con dicha entidad, en este caso solo podrá modificarla).
Esta opción es para deshacer lo que estaba haciendo y lo manda a la pestaña de búsqueda.
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Sale de la ventana Empresas.
Esta opción es para buscar las empresas que ya tiene agregadas.
Esta opción es para elegir la empresa que seleccione. Dependiendo si desea modificar o crear una nueva empresa de clic en el botón correspondiente. Si Usted factura electrónicamente, debe agregar el régimen fiscal, el cual lo encuentra en la cedula fiscal, así como el lugar de expedición predeterminado.
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Utilerias
14.4.1 Modificar Empresa Para modificar los datos de la empresa se debe realizar lo siguiente. Ir al menú Configuración
Modificar Empresa.
Dar clic en la pestaña que dice búsqueda.
Dar clic en el botón que dice buscar
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Se desplegarán las empresas que tenga dadas de alta, se selecciona la empresa a modificar y se da clic en el botón modificar
Modificar los datos que hayan cambiado (nombre de la empresa, domicilio, régimen fiscal, etc).
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Dar clic en guardar.
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14.4.2 Entidades
Una entidad /sucursal esta construida por uno o más atributos, en este caso los atributos de las entidades: con las cajas y los almacenes. A su vez una entidad es la representación de una empresa. Para agregar, modificar o sucursales puede hacerlo desde la pestaña Configuración -Modificar Sucursal.1
¿Qué es lo que hace cada botón o cada acción de este módulo?
Esta opción es para agregar una nueva sucursal.
Esta opción es para modificar una sucursal ya existente.
Esta opción es para guardar los cambios realizados.
Con esta opción puede eliminar una sucursal, (no se puede eliminar si ya cuenta con ventas o compras realizadas con dicha entidad, en este caso solo podrá modificarla).
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Esta opción es para deshacer lo que estaba haciendo y lo manda a la pestaña de búsqueda.
Sale de la ventana Sucursales.
Esta opción es para buscar las sucursales que ya tiene agregadas.
Esta opción es para elegir la sucursal que seleccione.
Dependiendo si desea modificar o crear una nueva Sucursal de clic en el botón correspondiente.
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14.4.2.1 Cambiar Sucursal
Si en el sistema se tiene más de una sucursal, es posible cambiar entre una entidad y otra con gran facilidad. Si tiene varias cajas y desea seleccionar con la que se va a trabajar de clic en seleccionar caja.
Después le va a mostrar la siguiente pantalla:
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Selecciona la caja y da clic en aceptar.
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14.4.3 Cajas Ir al menú Configuración
Modificar Caja.
¿Qué es lo que hace cada botón o cada acción de este módulo?
Esta opción es para agregar una nueva sucursal.
Esta opción es para modificar una sucursal ya existente.
Esta opción es para guardar los cambios realizados.
Con esta opción puede eliminar una sucursal, (no se puede eliminar si ya cuenta con ventas o compras realizadas con dicha entidad, en este caso solo podrá modificarla).
Esta opción es para deshacer lo que estaba haciendo y lo manda a la pestaña de búsqueda.
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Software punto de venta - Multi comercio
Sale de la ventana Sucursales.
Esta opción es para buscar las sucursales que ya tiene agregadas.
Esta opción es para elegir la sucursal que seleccione.
Las cajas, son el lugar donde se realizara la venta, si el sistema tendrá 2 o más cajas es necesario agregarlas. Dar clic en Nuevo para agregar una caja.
Se activaran las casillas para agregar los datos correspondientes a la caja, (Nombre, Entiidad a la que corresponde, estatus, y series).
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Utilerias
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Informes
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Consulta de ventas El módulo de reporte de ventas, permite conocer el detalle de lo vendido en cualquier momento. Solo son mostrados los siguientes comprobantes que son considerados como ventas en firme: Notas Ticket Factura Electrónica Devoluciones No son mostrados: Pedidos Cotizaciones Para realizar la consulta de las ventas realizadas, debe ir al menú Informes y dar clic en la opción Consulta ventas
La información a mostrar se puede filtrar por fecha en que se realizó la venta, estatus del comprobante, tipo de comprobante, código de alguno de los productos vendidos, importe total del comprobante, entre otros más. Puede exportar la información a Excel, en formato PDF y en HTML. Al dar doble clic en una venta, aparecerán otros datos de la venta como; el articulo que se vendío, la cantidad, el precio, los impuestos, el total, descuento y el subtotal. Y también mandar a imprimir desde ahí.
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Informes
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15.2
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Consulta de compras El módulo de Reporte de Compras le permitirá consultar la información de las compras que realizo y el detalle de las mismas. Para realizar la consulta de las compras realizadas, debe ir al menú Informes y dar clic en la opción Consulta compras
Puede filtrar las compras, por fecha, si están activas o canceladas. Puede exportar la información a Excel, en formato PDF y en HTML. Y también mandar a imprimir desde ahí.
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Informes
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15.3
Software punto de venta - Multi comercio
Consulta de traspasos Para acceder a este modulo ir al menú Informes --> Consultas Traspasos.
Mediante este módulo podrá ver un histórico de los movimientos de traspasos realizados entre almacenes. Se puede exportar a Excel, en PDF y en HTML. Se puede mandar a imprimir. Te muestra el comprobante de traspaso, y se puede reimprimir desde ahí. Para reimprimir el comprobante de traspaso solo seleccionas el traspaso y das clic en el icono comprobante.
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15.4
Software punto de venta - Multi comercio
Consulta de facturas electronicas Para acceder a este modulo ir al menú Informes --> Consultas de facturas.
Enseguida esta una explicación breve de lo que hace cada botón en este módulo de consulta de facturas electrónicas.
Puede imprimir los datos que le aparecen en pantalla
Es para ver la vista previa antes de imprimir.
Es para configurar la página antes de mandar a imprimir.
Se puede exportar la información a EXCEL y en formato PDF.
Aqui es para seleccionar el rango de fechas en las que quiere realizar la busqueda de facturas.
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Despues de filtrar por fecha se debe dar clic en el botón de buscar para que se muestre la información.
Las puede filtrar por activas y canceladas.
Esta opción le permite descargar el XML de la factura seleccionada.
Esta opción le permite visualizar la factura seleccionada nuevamente, en el formato PDF, para mandar reimprimir.
Esta opción es para verificar el estatus en que se encuentra la factura seleccionada, (activa, cancelada), se conecta al SAT para verificar el estatus.
Cancelar factura seleccionada.
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Software punto de venta - Multi comercio
Puede filtrar por cliente, RFC, folio, tipo de comprobante (factura global, facturas desde otros CFDI, o factura de ventas), solo tiene que escribir ya sea el nombre del cliente o folio, etc., o posicionándose en la parte superior derecha donde aparece un símbolo de un embudo y seleccionar el o los datos que necesite. Lo primero que tiene que realizar es seleccionar el rango de fechas en las que quiere visualizar las facturas emitidas, y después dar clic en buscar.
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Informes
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15.4.1 Cancelar Factura
Para cancelar una factura electrónica debe ir al módulo Informes y dar clic en el icono de consulta de facturas.
Después debe buscar la factura a cancelar seleccionando el rango de fechas en que se encuentre.
Selecciona la factura a cancelar posicionándose en ella.
Da clic en el botón cancelar.
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Le mostrara una vista previa del acuse de cancelación el cual puede mandar a imprimir y quedara guardado en la carpeta donde se guardan las facturas.
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Informes
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15.5
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Reportes Para visualizar los Informes debe ir a la pestaña del menú Informes --> Ver.
Ahí están separados por: 1.- Informes de inventario
2.- Utilidad.
3.- Compras.
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4.- Ventas.
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15.5.1 Informes de ventas El Sistema Multicomercio cuenta con varios informes de Ventas, en los cuales puedes observar tus ventas agrupadas de distintas formas por ejemplo; Ventas por categoría, por proveedor, vendedor, sucursal, usuario, por hora.
Para poder visualizar un reporte, solo tienes que seleccionarlo y dar clic.
v
Ahí aparcera un rango de fechas solo tienes que seleccionar de que fechas quieres el reporte, y según sea el caso proveedor, categoría, vendedor, usuario, entidad. Dar clic en aceptar.
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Informes
Ejemplo vista previa reporte.
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Informes
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15.5.2 Informes de Compras El Sistema Multicomercio cuenta con varios informes de Compras, en los cuales puedes observar tus compras agrupadas de distintas formas por ejemplo; Compras por categoría, Compras por proveedor. Para poder visualizar un reporte, solo tienes que seleccionarlo y dar clic.
Ahí aparcera un rango de fechas solo tienes que seleccionar de que fechas quieres el reporte, y según sea el caso proveedor, categoría, vendedor, usuario, entidad. Dar clic en aceptar.
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15.5.3 Informes de inventario El Sistema Multicomercio cuenta con varios informes de Inventarios. Existencias por sucursal.
Listas de precios; en el cual encontraras dos reportes, por categoría y proveedor.
Por debajo del máximo; en la cual encontraras tres reportes, por categoría, proveedor y almacén.
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Por debajo del mínimo, la cual cuenta también con tres reportes, por categoría, proveedor y almacén.
Valor de inventario, el cual cuenta también con tres reportes, por categoría, proveedor y almacén.
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Ajustes realizados.
Y un reporte de las veces que se a inicializado el almacén.
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Para poder visualizar un reporte, solo tienes que seleccionarlo y dar clic. Ahí solo tienes que seleccionar segun el reporte el proveedor, categoría, o almacén. Dar clic en aceptar.
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15.5.4 Informes de Utilidad El Sistema Multicomercio cuenta con informes de la Utilidad que te están proporcionando los productos según el Proveedor y la utilidad generada por categoría. Para poder visualizar un reporte, solo tienes que seleccionarlo y dar clic.
Ahí solo tienes que seleccionar segun el reporte el proveedor, categoría, o almacén. Dar clic en aceptar.
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15.5.5 Gráficas de Ventas El Sistema Multicomercio cuenta con graficas las cuales le ayudan a comparar de una manera más fácil la información sobre las ventas, y pueda comparar ya sea ventas entre sucursales o por cajas, además de que se pueden filtrar por categorías, y ver cuál es el producto más vendido en cada categoría. • Presenta la información de forma sencilla, clara y precisa. • Facilita la comparación de datos y destaca las tendencias y las diferencias. • Permite interpretar mejor determinada información, haciéndola más entendible e interesante.
Para acceder a las gráficas ir al menú Informes --> Gráficas--> Ventas.
Ejemplo de gráficas.
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Se puede seleccionar en que tipos de graficas quieres que aparezcan los datos. El software multicomercio tiene estos tipos de gráficas. Grafica de barras. Grafica de barras apilada. Grafica de columnas apilada. Gráficos circulares. Gráficos de columnas. Gráficos de líneas.
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15.5.6 Gráficas de Utilidad El Sistema Multicomercio cuenta con graficas de venta y utilidad. • Presenta la información de forma sencilla, clara y precisa. • Facilita la comparación de datos y destaca las tendencias y las diferencias. • Permite interpretar mejor determinada información, haciéndola más entendible e interesante. Para acceder a las gráficas ir al menú Informes --> Gráficas--> Utilidad.
Ejemplo de gráficas.
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Informes
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Guardar y exportar informes La mayoría de los informes tienen la posibilidad de guardarse para su consulta posterior, tenerlos como respaldo o el envío a clientes y proveedores vía correo electrónico. Formatos permitidos: PDF XLS Para guardar el informe de clic en el botón mostrado al lado derecho de la impresora, se desplegara una lista de los formatos permitidos y al dar clic en uno de ellos mostrara las opciones para guardarlo.
La lista se muestra así.
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Corte de caja Pantalla de Corte Finalmente, todo negocio necesita realizar el “Corte de Caja” para conocer cuánto se vendió, cuánto debe haber en caja, a quien se le pago y que cliente realizo un abono. Para acceder a esta pantalla, desde el menú principal ve a Informes --> Corte de Caja --> Generar.
Para realizar el corte: 1. Elige la fecha del cual deseas realizar el corte. 2. La caja de la que deseas el corte. 3. El tipo de corte (parcial o Del día) © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
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4. Haz clic en el botón "Realizar"
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Soporte técnico Si requiere asistencia sobre algúna duda o problema en el manejo del programa envíe un correo con sus datos y la descripción más detallada sobre el posible problema del programa a
[email protected] ¿Qué sigue? El programa se ha enriquecido de sus comentarios, estamos diseñando nuevas funcionalidades. Siempre hay espacio para nuevas funciones o mejorar las presentes, su participación es determinante para ello. Le agradecemos el usar nuestro programa, esperamos disfrute tanto al usarlo como nosotros al desarrollarlo. Estamos a sus órdenes para cualquier sugerencia o comentario que desea realizar, con sus valiosos comentarios, estamos seguros que podremos mejorar y ofrecerle cada vez mejores opciones.
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Soporte técnico
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Activación del software Punto de Venta [POS] Si usted compro la licencia siga este procedimiento para activar el software:
Dar clic en el botón de registro de usuario.
Enviar e-mail con los siguientes datos a el vendedor: Nombre: (El nombre a quien desea realizar la activación, comunmente es la razón social de la empresa pero esto no es obligatorio) Número de serie: (Copiar y pegar el que se muestra en el Dialogo de Registro)
Recibira por e-mail la llave con formato: © 2017 Nelson Javier Muñoz Benítez
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RHllJ0VYcDHlmLyNWbPA4sYOhuXNnLaKEBc37G0ftvr5U08jQlXpcHykRaETGjDs74sjzimA7m 0o478UShxvjmwfv98OqmERwRpo+PQLiZ1jU857Tqq4oD3eZiRXTAcEydnKNk3VRekk1d3z Escriba el nombre y la llave de activación y de clic en ACTIVAR .
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Activación del software Punto de Venta [POS]
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