ANEXO A FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO UNIDAD VIGENCIA: FECHA DE ELABORACION: COMPONENTE

FUERZA AEREA COLOMBIANA 1 CORTE 2016 13-may-16 SUBCOMPONENTE

ACTIVIDADES PROGRAMADAS

ACTIVIDADES CUMPLIDAS

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

SEGUNDO COMPONENTE RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

Incorporación para prestar el servicio militar en la fuerza aérea colombiana

Realizar la inscripción en línea en el FENIX (Sistema de Reclutamiento de Ejercito).

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

Incorporación para ingreso como Oficial y Suboficial a la Fuerza Aérea Colombiana.

Permitir el pago en línea de la inscripción y exámenes psicofísicos al usuario.

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

Incorporación para ingreso como Oficial y Suboficial a la Fuerza Aérea Colombiana.

600 conscriptos

100%

Se estan realizando las gestiones para elaborar la aplicación.

0%

Este proyecto de pagos on line, se esta elaborando a traves de la Dirección de Reclutamiento, mediante una aplicación la cual no se encuentra en uso. Permitira efectuar pagos electronicos como es la inscripción.

Eliminar documentos innecesarios tanto para el usuario como para la entidad.

1

100%

Retirar carta dirigida al Comandante, con el fin de dar visto bueno para participar en el proceso de incorporación, esto genera desgaste administrativo.

Permitir la realización de los exámenes intelectuales en línea y poder dar a conocer al mismo tiempo su resultado.

0

0%

11

100%

En once Unidades Militares se viene desarrollando la publicación , divulgación e inscripción de los procesos de incoporación para los aspirantes a las Escuelas de Formación. ESUFA: Se recomienda presencia permanente de oficinas de incorporación en las principales ciudades del país como (Cúcuta, Bucaramanga, Neiva, eje cafetero, entre otros), con el fin de fortalecer el proceso de incorporación y divulgación.

De acuerdo a disponibilidad y personal en las Unidades Militares se desarrollan las pruebas de confiabilidad y veracidad al personal civil.

0%

Aplica para el personal de soldados y de personal civil en las Unidades Militares, en Bogota aplica al personal de oficiales y suboficiales.

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

Incorporación para ingreso como Oficial y Suboficial a la Fuerza Aérea Colombiana.

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

TRAMITES PRESENCIALES

Inscripción en las principales ciudadades del país

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

TRAMITES PRESENCIALES

Realización pruebas de Poligrafía en las UMAS

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

TRAMITES INTERNOS

Certificado tiempo de servicio y laboral personal activo

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

TRAMITES INTERNOS

Certificado de Haberes

RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

TRAMITES INTERNOS

Certificado de ingresos y retenciones personal activo

Ninguna

Actividad propuesta para la vigencia 2017. se requiere efectuar un estudio de factibilidad.

8.668,00

100%

Mediante el sistema portal SIATH se genera el certificado de tiempo de servicios y de tiempo.

22.230,00

100%

Mediante el sistema portal SIATH se genera el certificado de haberes.

8.672,00

100%

Mediante el sistema portal SIATH se genera el certificado de ingresos y retenciones personal activo..

TERCER COMPONENTE RENDICION DE CUENTAS

Reuniones de Análisis Estratégico

4

0%

De acuerdo con lo ordenado por el Departamento de Planeracion Estratégica mediante oficio No. 20165500227573 de fecha 17-mar/2016, no se efectuó la RAE del primer trimestre de 2016, teniendo en cuenta que se encuentra en desarrollo el CREI V y la actualizacion del PEI 2016-2030.

RENDICION DE CUENTAS

Publicación Informe de Gestión

1

100%

Se encuentra ubicado en la pagina web www.fac.mil.co/Inicio Planeamiento Estratégico/Informes /Informe de gestión 2015.

RENDICION DE CUENTAS

Publicación Indicadores de Gestión

0

0%

RENDICION DE CUENTAS

Publicación Informe de Presupuesto Gastos Generales y Gastos de Inversión

0

0%

RENDICION DE CUENTAS

Publicación Plan de Acción FAC

1

100%

Se encuentra publicado en la pagina web www.fac.mil.co: Inicio Planeamiento Estratégico/Planes/Plan de Acción/Plan de Acción FAC 2016. ESUFA: Se recomienda retroalimentar a los procesos en las Unidades con el fin de determinar la efectividad del cumplimiento en las actividades propuesta para el periodo de seguimiento.

RENDICION DE CUENTAS

Publicación Plan de Compras Vigencia

1

100%

Se encuentra publicado en la pagina web www.fac.mil.co: Inicio Planeamiento Estratégico/Planes/Plan General de Compras (Plan Anual de Adquisiciones PAA) 2016

RENDICION DE CUENTAS

El proceso de Comunicaciones Estrategicas recibe los informes de EMAPE y los publica en el link respectivo, Comunicaciones Actualización de la Pagina Web de la Fuerza Aérea Colombiana información sobre la Estrategicas es el administrador de la página Web oficial de la Fuerza Aérea Planeación y la Gestión de la FAC. Colombiana la cual se ha mantenido habilitada y actualizada durante el primer trimestre de 2016.

100%

Se evidencio la publicacion de los informes correspondientes a la gestion y planeacion de la FAC durante el primer trimestre del 2016.

RENDICION DE CUENTAS

Publicación en las redes sociales información sobre la gestión de la FAC.

100%

Se evidencio difusion permanente de la gestion realizada por la FAC en las diferentes unidades sobre temas de operaciones aereas, jornadas de apoyo al desarrollo, extincion de incendios, evacuaciones aeromedicas y fortalecimiento de las relaciones con la comunidad.

1426 mensajes de twitter, 512 publicaciones en Facebook y 795 fotos.

El link se encuentra habilitado en la pagina web www.fac.mil.co: Inicio/Planeamiento Estratégico/Indicadores de Gestión FAC hasta el 2015. Se encuentra habilitada la informacion en la pagina web www.fac.mil.co: Inicio/Planeamiento Estratégico /Presupuesto hasta el 2015.

RENDICION DE CUENTAS

Emisión Programa a Volar

6

100%

Se realizaron 6 programas del "Magazín A Volar" difundiéndose a nivel nacional por medio del Canal Institucional donde se informaron los "Aniversario No. 96 de la FAC, extinción de incendios forestales, JAD, emisión especial GAORI, primera mujer piloto UH60, responsabilidad ambiental, rescate deportistas, nacimiento de bebe en avión C208, apoyo a La Flor Guajira, innauguración punto vive digital CACOM 1, "piloto por un dia" niños con discapacidad visual, liberación babillas", se pueden encontra en el link htps://www.youtube.com/watch?v=kf-7bgaZvfI

RENDICION DE CUENTAS

Publicación Revista Aeronáutica

1

100%

Se evidencio la publicacion de la revista Aeronautica de manera trimestral - se realizo la publicacion del mes de Abril/2016 con la publicacion del lanzamiento el 29 de abril de 2016 en la Feria Internacional del Libro de Bogotá la Fuerza Aérea del libro "La Fuerza Aérea Colombiana y el término del conflicto armado: Victorias desde el aire” y el proyecto del nuevo Museo Aeroespacial.

RENDICION DE CUENTAS

Participación del Comandante en emisoras regionales

7

100%

La participacion del comandante en las emisoras radiales es una actividad incluida dentro el Plan de Comunicaciones la cual se ha realziado de forma satisfactoria en todas las Unidades. Para el primer trimestre del 2016 los comandantes realizaron 7 participaciones en emisoras regionales, que se evidencia en el cumplimiento de plan de accion por parte de las UMAS

RENDICION DE CUENTAS

Realización programa radial en emisoras regionales o locales

Se realiza emisión 24 horas de las emisoras "Al Aire" Web transmitiendo desde Bogotá, 94.1 F.M. en Puerto Salgar Cundinamarca, 92.3 F.M. en Marandúa Vichada.

100%

La realización de programas en emisoras radiales es una actividad incluida dentro el Plan de Comunicaciones la cual se ha realizado de forma satisfactoria en todas las Unidades. Se socializo las misiones propias de cada unidad militar que realiza el programa radial destacando el apoyo a la región, los transportes aeromédicos, las misiones de responsabilidad social y de seguridad.

RENDICION DE CUENTAS

Emisión de Boletines a través de la Emisora del Ejercito Nacional

90

100%

Se evidencia socializacion de la información correspondiente a la FAC en las emisoras de las FFMM y la Policia.

RENDICION DE CUENTAS

"La Fuerza Aérea en tu móvil"

0%

0%

Es necesario agilizar la aplicación de la Fuerza Aerea en tu Movil que permita agilizar el acceso de la información a la ciudadania la anterior propiesta se proeyecto desde la vigencia 2015. Diseño e implementación de una aplicación digital para dispositivos móviles que contenga la información de la Fuerza Aérea, sus medios de comunicación y permita la atención a la ciudadanía; esta debe contener links directos a la Página Web de la FAC, emisora virtual 'Al Aire', Revista Aeronáutica, Magazín 'A Volar' y Redes Sociales.El lanzamiento de esta se realizara en el mes de octubre debido a modificaciones en la App

En el 2015. Con el propósito de fortalecer los mecanismos de control social y propiciar un espacio que permita el seguimiento y evaluación de sus políticas, planes y programas, el Ministerio de Defensa Nacional, el Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana, la Policía Nacional, el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y la Dirección General Marítima, realizarón su Audiencia Pública de Rendición de Cuentas el 2015 asi: RENDICION DE CUENTAS

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

0

0% Periodo Rendición de Cuentas 2014 - 2015 Fecha: 3 de diciembre de 2015 Lugar: Teatro Patria - Bogotá. Calle 106 con carrera 7, esquina. En el 2016 se encuentra pendiente por realizar convocatoria el MDN.

RENDICION DE CUENTAS

Videoconferencia con las Unidades Aéreas para capacitación en temas de Atención Ciudadana

1

100%

Se realizo el día 12-MAY/2016.

RENDICION DE CUENTAS

RENDICION DE CUENTAS

Jornadas de Apoyo al Desarrollo / Brigadas de salud

16

Actualización Folio de Vida de felicitaciones y/o nota de demerito a los servidores públicos

PERMANENTE

100%

Se evidencia la realizacion de 16 Jornadas, beneficiando a 23.287 personas desde el 30-Ene/2016 al 30 Mar/2016, de acuerdo a evidencias en la Subdirección. GAAMA: Se benefició a más de 1400 personas de Leticia, especialmente de comunidades indigenas con la atención totalmente gratuita de especialistas en Odontología, Optometría, Dermatología, Ginecología, pediatria, entre otras. De igual manera, se llevaron a cabo actividades de recreación y entrega de regalos para adultos y niños

100%

A la fecha la Junta Clasificadora de la Fuerza ha revisado los siguientes folios de vida: CACOM 1: 391 CACOM 2: 380 CACOM 3: 287 CACOM 6: 99 JES: 28 JOL: 71 EPFAC: 21 AYUDANTIA GENERAL: 22

CUARTO COMPONENTE MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Elaborar una diagnostico de las necesidades presupuestales que se requieren para fortalecer y dinamizar la atención al ciudadano por parte de la FAC

Diagnóstico de Necesidades de Atención al Ciudadano (Tercer Trimestre 2016) N/A

LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION N/A

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Elaborar e implementar el Protocolo de Atención al Ciudadano FAC

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Elaborar diagnostico de los espacios físicos de las Oficinas de Atención al Ciudadano de la FAC para la atención presencial de la ciudadanía.

Protocolo de Atención al Ciudadano FAC (Cuarto Trimestre 2016)

N/A

LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION N/A

Diagnostico de los espacios físicos de las Oficinas de Atención al Ciudadano de la FAC (Cuarto Trimestre 2016)

N/A

LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION N/A

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Capacitación y fortalecimiento de las competencias del personal que se desempeña en las Oficinas de Atención al Ciudadano.

Plan de Capacitación de respeto a la Atención del Ciudadano (Segundo Trimestre 2016)

N/A

LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION. N/A

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Establecer un plan de incentivos dirigido al personal que se desempeña en las Oficinas de Atención al Ciudadano.

Plan de Incentivos (Segundo Trimestre 2016)

N/A

LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION N/A

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Emitir informe trimestral del estado, avance y seguimiento de las PQRS.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Realizar campañas informativas sobre las oficinas de Atención y Orientación Ciudadana, responsabilidades de los servidores públicos frente a los derechos de los ciudadanos.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Construir e implementar una política de protección de datos personales.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Realizar la medición de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados al alto mando de la FAC.

Informe Trimestral (Trimestral)

1

OFICIO No. 20162630068781 del 05/04/2016. 25%

Estructura de la Campaña (Segundo Trimestre 2016)

N/A

Política de protección de datos (Cuarto Trimestre 2016)

N/A

LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION N/A LAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRAN EN EJECUCION N/A

Informe Trimestral(Trimestral)

DE ACUERDO A LO INFORMADO POR LA OFICINA DE ATENCION CIUDADANA A LA FECHA NO SE HA EFECTUADO ESTE INFORME.

0 0%

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Cantidad de PRQDS respondidas en el cuatrimestre evaluado.

Informe trimestral (Trimestral)

1

SE RELACIONAN EN EL INFORME PRESENTADO (OFICIO No. 20162630068781 del 05/04/2016) 100%

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

Funcionamiento de la web

Informe producto de Visita a la oficina de atencion ciudadana de la UMA con novedades.

N/A

N/A

A LA FECHA NO SE HAN REALIZADO VISITAS A LAS UMA

QUINTO COMPONENTE MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION

Funcionamiento de la web

MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION

Formularios descargables, diligenciables y transaccionales

MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION

Planeamiento Estratégico. Control y Rendición de Cuentas Gestión Documental Inscripción trámites de incorporación SUIT. Escala Salarial Normas

5

90%

La escala salarial no se encuentra publicada.

1

100%

https://www.sivirtual.gov.co/?traID=3117

1

100%

A traves del portal SIATH se encuentra disponible el servicio.

0

0%

La caracterización de usuarios aún se encuentra pendiente.

Poner los formularios para la realización de trámites y servicios a disposición de los usuarios.

Garantizar la disponibilidad de medios electrónicos que permiten gestionar certificaciones y Certificaciones y constancias en línea constancias, garantizando la seguridad y privacidad de la información. Priorizar los procesos de optimización y automatización de los trámites y servicios con base en Trámites y Servicios en Línea la caracterización de sus usuarios.

Automatizar y prestar en línea los trámites y servicios priorizados, permitiendo al usuario: - Conocer plazos de respuesta - Recibir avisos de confirmación - Consultar el estado de avance del trámite o servicio.

MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION

0

0%

En la actualidad se encuentra con error de accesibilidad la pagina web en el link: Inicio Control y Rendición de Cuentas/Mecanismos de Participación Ciudadana/Servicios de Atención al Ciudadano/Escríbanos o consulte su solicitud/Escríbanos Petición/.

0

0%

No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

0

0%

0

0%

Habilitar a través del sitio web un canal de atención para contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD), y atenderlas de acuerdo a la ley y demás disposiciones vigentes.

1

100%

Caracterización de usuarios

Realizar la caracterización de los usuarios.

0

0%

No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

Accesabilidad

Incorporar las directrices de accesibilidad.

0

0%

No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

Elaborar y divulgar el plan de participación por medios electrónicos.

0

0%

No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

Garantizar la capacidad organizacional para implementar el plan de participación en línea.

0

0%

No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

Publicar los resultados de los ejercicios de consulta a los usuarios.

0

0%

se evidencia reportes hasta el 2014.

Habilitar los canales electrónicos para involucrar a los usuarios dentro de procesos de toma de decisiones.

0

0%

No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

Recopilar la información recibida de los usuarios e informa el alcance de estos resultados y las decisiones adoptadas tras la acción de participación en sus medios electrónicos.

0

0%

no se logro evidenciar en la pagina web.

Identificar los problemas o retos públicos a resolver.

0

0%

se verificara en el segundo seguimiento al plan anticorrupcion por la SUDGE.

Publicar la información básica y la establecida en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública, Ley 1712 de 2014, en diversos formatos e idiomas.

1

100%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Mantener actualizada la información que pública.

1

50%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Habilitar mecanismos electrónicos para que los usuarios puedan suscribirse a servicios de información.

1

100%

se encuentra activada la suscripcion a la revista aeronautica en https://www.revistaaeronautica.mil.co/suscr%C3%ADbasela-revista-aeron%C3%A1utica

Informar a los usuarios sobre los resultados de su gestión a través de los canales electrónicos.

1

80%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Publicar los aportes de los usuarios sobre la gestión de la entidad y las decisiones adoptadas frente a los mismos en su página web.

0

0%

no se logro evidenciar cumplimiento.

Identificar y publicar datos en formato abierto, priorizando aquellos de mayor impacto en los usuarios.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Realizar actividades de comunicación y difusión de los datos abiertos.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Promover el uso de los datos abiertos, a través de acciones que incentiven su aprovechamiento.

0

0%

no se logro evidenciar cumplimiento.

Mantener actualizados los conjuntos de datos publicados.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Hacer monitoreo a la calidad y uso de los datos.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Implementar el plan de seguridad y privacidad de la información, clasifica y gestiona controles.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Revisar e implementar acciones de mejora continua que garanticen el cumplimiento del plan de seguridad y privacidad de la Información.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Realizar un diagnóstico de seguridad y privacidad e identifica y analiza los riesgos existentes.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

- Realizar pagos electrónicos. - Conocer el registro de la fecha y la hora en la cual adelanta la solicitud del trámite o servicio. - Permitir la integración con trámites y servicios de otras entidades. - Implementar el modelo de autenticación electrónica, establecido por el Ministerio de

MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC). Definir e implementar un esquema de atención al usuario que contempla responsables, múltiples canales, servicios de soporte y protocolos para la prestación de trámites y servicios durante todo el ciclo de vida de los mismos. Identificar y priorizar la implementación de ventanillas únicas. Ventanilla Únicas

No se logro evidenciar en el presente seguimiento. Implementar las ventanillas únicas priorizadas. No se logro evidenciar en el presente seguimiento.

Sistema WEB de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias

Alistamiento para la participación por medios electrónicos

Toma de decisiones

Innovación abierta

Acceso a la información pública

Rendición de Cuentas

Datos Abiertos

Gestión de riesgos de segridad y privacidad de la información

Diagnóstico de seguridad y privacidad

En la actualidad se encuentra en la pagina web habilitado el link: [email protected]

MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACION

Establecer e implementar el monitoreo y evaluación del impacto de la estrategia de uso y apropiación de los proyectos de TI.

Definir las acciones a implementar a nivel de seguridad y privacidad, así como acciones de mitigación del riesgo.

1

100%

definir e implementar la estrategia de uso y apropiación de TI

Establecer e implementa la estrategia de uso y apropiación de TI, de acuerdo con la caracterización de sus usuarios (internos y externos).

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

adaptarse al cambio generado por la implementación de los proyectos o iniciativas de TI.

Desarrollar acciones de sensibilización y socialización de los proyectos o iniciativas de TI, a partir de la estrategia de uso y apropiación de TI.

0

0%

Existen debilidades aun en la actualizacion de la informacion, la SUDGE realizara seguimiento en el mes de junio /2016.

Realizar el monitoreo, evaluación y mejora continua de la estrategia de uso y apropiación de los proyectos de TI.

1

100%

DITIN realiza esta actividad, la cual sera revisada en junio /2016.

Se efectua revisión aleatoria al personal acerca del conocimiento respecto al código de ética.

60%

De acuerdo a selectiva realizada que reposa en los archivos de IGEFA.

Plan de seguridad y privacidad de la información

Se encuentran las acciones para mitigar el riesgo pero no se evidencia el plan de seguridad y privacidad.

SEXTO COMPONENTE INICIATIVAS ADICIONALES

Verificar conocimiento aleatorio entre el personal militar.

Realizar selectiva en cada uno de los seguimientos cuatrimestral del 10% del personal Militar y validar conocimiento del Código de Etica.

SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION RESPONSABLE: PROCESO DE INSPECCION Y CONTROL FUERZA AEREA COLOMBIANA MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION Causa

Corrupción. puntos

de

Inadecuados control

a

Riesgo

o

CRONOGRAMA MRC Control

ACCIONES

Efectividad de los controles PROCESO DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS Publicación

Acciones adelantadas

Observaciones

insuficientes Fuga de información reservada por parte del Departamento de Comunicaciones 1. Fuga de informacion sin autorización.

nivel

de

los Estratégicas a medios de comunicación a través de boletines o comunicados de 2. Revisión o verificación de la firma del boletín o comunicado de prensa.

SI

Efectivo

procedimientos. Debilidades en la medición y control y seguimiento del proceso. prensa 3. firma de aprobación del boletín o comunicado de prensa. Corrupción. Inadecuados o insuficientes Divulgación de información errada con intención de deslegitimar la imagen 1. Fuga de informacion sin autorización. puntos

de

control

a

nivel

de

Semanalmente se realiza un consejo de redacción de FACCE con la participación de los jefes de sección con quienes se verifica la información estrategica Se evidencio cumplimiento a los procedimientos y a los puntos de control en el momento de divulgar de relevancia y su previa autorización, en las unidades aéreas se mantiene permanente contacto con los jefes de comunicaciones verificando los informacion sensible y de gestión de la FAC. procedimientos.

los 2. Revisión o verificación de la firma del boletín o comunicado de prensa.

SI

Efectivo

SI

Efectivo

procedimientos. Debilidades en la medición y control y seguimiento del proceso. institucional por parte del Departamento de Comunicaciones Estratégicas Corrupción. Inadecuados o insuficiente puntos de control Uso de los equipos y medios de Comunicación para fines personales

3. firma de aprobación del boletín o comunicado de prensa. 1. Falta de conocimiento sobre el correcto uso de los medios

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1. Verificar la trazabilidad de las relaciones internacionales concretando fechas de cumplimiento, viabilidad, presupuesto, interés comunes y demás consideraciones. 2.Verificar el planeamiento de la estrategia internacional de la

Asignación limitada de recursos . Inadecuada alineación de los procesos a nivel estratégico . Ruptura de las Relaciones internacionales con otro país. Cambios de la cupula militar . recorte presupuestal

Fuerza , los acuerdos y/o entendimientos son compromisos en que incurre la FAC para analizar la cooperación internacional entre países participantes. 3. Verificar que las actividades de cooperación internacional sean coordinadas con la parte operativa de la FAC para que se cumpla con el objetivo de la instrucción, mediante el Plan de triangulación con terceros países.4. Revisar la Estrategia Internacional FAC anualmente, con el fin de alinearla con las Politicas del

SI

Efectivo

Los controles del 1 al 4 se encuentran en ejecución correctamente. Y el control 5 se evidencio el cumplimiento total.

SI

Efectivos

Los controles establecidos se cumplen satisfactoriamente, evidenciado en la no materialización del riesgo, se encuentra en funcionamiento el ultimo Las recomendaciones se efectuaran mediante oficio al proceso de Direccionamiento Estratégico. aplicativo adquirido por la Fuerza la suit vision, al cual se tiene acceso, creación de perfiles y claves para su correcto ingreso personalizado.

SI

Efectivos

La planilla de control de Comunicaciones Oficiales Internas se encuentra establecido en el formato DE-FA2-FR-5 Version 1 del 13/ABR-2015. La ejecución del contrato de prestación de servicios No.079-00-A-COFAC-GRUACO-2015 con corte al 18 de Noviembre de 2015 muestra que a la fecha Colvista SAS ha procesado y elaborado TRD de 127 dependencias de las 236 propuestas y entrevistadas. De las 127 TRDs elaboradas se han validado 67 dependencias con los funcionarios de las areas. Se tiene en ajustes finales TRDs de 50 dependencias para entregar a la FAC para el proceso de revisión. Adicional a las TRDs elaboradas a la fecha, 10 visitas de validacion programadas fueron fallidas debido a que los responsables de las dependencias en la institucion no tuvieron disponibilidad para atender las citas agendadas . De las 10 visitas fallidas se han podido realizar exitosamente 2 en la fecha de la nueva reprogramacion. Para el caso de JURDH se ha se ha tenido que reprogramar 3 veces por no disponibilidad de atender la entrevista del responsable Las recomendaciones se efectuaran mediante oficio al proceso de Direccionamiento Estratégico. de esta dependencia. A la fecha se han programado en total 89 dependencias para convalidacion, estando en este proceso CATAM, COFAC Y CACOM 4. Se han presentado las TRD de 15 dependencias para que sean revisadas las versiones finales por parte de la supervision del contrato, AVANCE DE LAS ACTIVIDADES DE PGD Y PINAR. En la actividad de PGD y PINAR se ha avanzado en la realización de las entrevistas de las dependencias necesarias para tener la información de diagnóstico para el PGD y PINAR. También se avanzó en la definición de la estructura y la elaboración de los instructivos de aplicación de TRD y archivos especiales.

SI

efectivos

Las recomendaciones se efectuaran mediante oficio al proceso de Direccionamiento Estratégico.

Comandante de la FAC.5. Asignación de usuario y clave a los funcionarios del Proceso de acuerdo a su cargo y nivel de autorización a los módulos de cada sistema de información empleado en el desempeño de las funciones particulares. 1. Asignación de usuario y clave a los funcionarios del Proceso de acuerdo a su cargo y nivel de autorización a los

módulos de cada sistema de información empleado en el desempeño de las funciones particulares.2. Establecimiento y uso de las Tarjetas de Manejo de Documentación de acuerdo a los grados de clasificación establecidos para tal fin.. 3. Establecimiento y uso de las Tarjetas de Manejo de Documentación de acuerdo a los grados de clasificación Alta rotación de personal. Fallas de las aplicaciones institucionales que no facilitan su Elaborar o manipular informes, documentos o sistemas de información para establecidos para tal fin. 4. Todo informe o documento que se genere debe ser firmado de acuerdo al nivel de uso. Incumplimiento a los procedimientos beneficio particular o perjuicio de la institución. autoridad requerido con la post firma del Jefe de la Sección que lo origina en el nivel central o quien haga sus veces en existentes las Unidades Aéreas. 5.Establecer y socializar a los interesados las políticas, condiciones, medios y tiempos para ingresar datos a los sistemas de información empleados con el fin de extraer de estos el insumo oficial de información necesario para la generación de informes y documentos. 1. Diligenciamiento de planilla de control de comunicaciones oficiales para el tramite de documentos físicos al interior

Deficiente o inadecuado mantenimiento. Instalaciones insuficientes y obsoletas. Restricciones para el uso de TI por aplicación de políticas de seguridad . Alta rotación de Perdida intencional de la integridad, disponibilidad y confidencialidad de información personal. Inadecuados o insuficientes puntos de control a nivel de los procedimientos.

de la FAC. 2. Elaboración de las Tablas de Retención documental de la FAC. 1. Realizar el Taller de Alineación Estratégica 2016 con la participación de las Unidades Aéreas. 28/mar/2016 - 31/dic/2016 Restricciones para el uso de TI por aplicación de políticas de seguridad. Inadecuados o 2. Realizar actividades de inducción para el personal recien incorporado o trasladado al proceso. 3. Realizar insuficientes puntos de control a nivel de los Incumplir o pasar por alto de manera intencional los procedimientos, controles y actividades de reinducción a los funcionarios del Proceso procedimientos. Inadecuada capacitación. normatividad 4. Cada Jefe de Sección en el nivel central o quien haga sus veces en las Unidades Aéreas debe reportar en la Incumplimiento a los procedimientos revisión interna del proceso la actualización o generación de nuevos documentos (Procedimientos, instructivos, etc.). existentes. Alta rotación de personal. 5. Cada Jefe de Sección en el nivel central o quien haga sus veces en las Unidades Aéreas exige el cumplimiento de

A través del aplicativo ORFEO se tramita toda la información llegada y salida dirigida a emape. Para este proceso existe un funcionario encargado de redistribuirla al interior del proceso de acuerdo a las responsabilidades. Las recomendaciones se efectuaran mediante oficio al proceso de Direccionamiento Estratégico. Mediante la utilización del aplicativo ORFEO se realiza todo el tramite de la documentación interna y externa del Proceso "Direccionamiento Estratégico", donde a través del funcionario encargado (Canciller EMAPE) se direcciona de acuerdo a la competencia y misión de cada una de las Secciones.

los procedimientos establecidos en la gestión diaria del Proceso. 1. Establecimiento y uso de las Tarjetas de Manejo de Documentación de acuerdo a los grados de clasificación Debilidades en la seguridad de la información. Debilidades en la medición, control y seguimiento del proceso. Inadecuados o Hurto y entrega de información del Proceso o institucional a personal no autorizado. insuficientes puntos de control a nivel de los procedimientos. Corrupción. Deficiencias en el proceso de reclutamiento e incorporación.

establecidos para tal fin. 28/mar/2016 - 31/dic/2016 2. Todo requerimiento de información debe ser realizado de manera formal por escrito y por los medios establecidos para este fin, garantizando que el nivel de autoridad y cargo correspondiente permita su entrega. 3. Todo el personal del Proceso debe implementar el uso de contraseñas sobre los archivos magnéticos de la información critica institucional, evitando al máximo el uso del medio físico o guardándolo en sitios seguros.

SI

Efectivos

En atención a la misión de cada Sección que integra el Proceso "Direccionamiento Estratégico" se generan y tramitan documentos asignándoles el respectivo nivel de clasificación de la información (Ultra secreto, Secreto, Confidencial y restringido) de acuerdo a lo establecido mediante Decreto 857 de 2014 y los lineamientos y directrices del Proceso "Inteligencia Aérea", para negar el acceso de información a personal no autorizado. El Departamento de Planeación Estratégica nombró mediante orden del día al Oficial de Seguridad y Suboficial Custodio, quienes son los encargados de apoyar y verificar el continuo cumplimiento de lo anterior. Las recomendaciones se efectuaran mediante oficio al proceso de Direccionamiento Estratégico.

PROCESO INSPECCION Y CONTROL

Falta de habilidades y experiencia. Debilidades en la medición, control y Cerrar hallazgos para favorecer intereses propios o de terceros seguimiento de los procesos Inadecuada definición de politicas

1. Socialización Procedimiento Formulación y Seguimiento Planes de Mejoramiento. (Concepto Eficacia). (01-04-16 AL 30-06-16). 2. Seguimiento planes de mejoramiento derivados de Inspecciones (01-07-16 AL 30-09-16).

1. Definición del manual de funciones de personal militar de IGEFA, para los cargos relacionados con las capacidadaes de IGEFA (01 AL 30-MAR/2016). 2. Realización de Curso de auditor interno dirigido al Inspector Falta de habilidades y experiencia. Designación de inspectores sin competencias para favorecer el resultado de las General, Director de Inspecciones y demás personal nuevo en el proceso (18-04-16 AL 15-06-16). 3.Socialización de Inadecuados o insuficientes puntos de control inspecciones los roles IGEFA-ORICO y de las funciones del personal de control interno para asegurar el conocimiento del personal en los procedimientos nuevo y antiguos de los roles de responsabilidad de IGEFA (18-04-16 AL 30-06-16).4. Inducción y reinducción a los cargos de Inspector General y demas cargos de Control Interno (11-07-16 AL 19-08-16)

SI

SI

Efectivos

Las actividades programadas se encuentran con fecha de realizacion para despues del seguimiento del primer cuatrimestre. 1. Socialización Procedimiento Formulación y Seguimiento Planes de Mejoramiento actividad Se evidencia publicación del seguimiento a Planes de Mejoramiento de la vigencia 2016 de los meses de Enero, Febrero y Marzo a los 14 procesos de la programanda el 01-04-16 al 30-06-16. FAC donde se genero consolidado de los hallazgos y notificación de los hallazgos incumplidos en la Reunion de Analisis Estrategico COFAC. 2. Seguimiento planes de mejoramiento derivados de Inspecciones actividad programada el 01-07-16 al 30-09-16 sin embargo se estan realizando seguimientos mensuales a los hallazgos derivados de Inspecciones Internas por medio del oficio 2016740056353 del 26-01-2016 donde se ordena realizar seguimiento mensuala los planes de mejoramiento a todos los procesos.

Efectivos

Las actividades programadas se encuentran con fecha de realizacion para despues del seguimiento del primer cuatrimestre. 1. Realización de Curso de auditor interno dirigido al Inspector General, Director de Inspecciones y demás Se evidencio la elaboración de la definición del manual de funciones de personal militar de IGEFA, para los cargos relacionados con las capacidadaes de personal nuevo en el proceso (18-04-16 AL 15-06-16). IGEFA los cuales se encuentran en revisión y envío a la Jefatura de Talento Humano. 2.Socialización de los roles IGEFA-ORICO y de las funciones del personal de control interno para asegurar Se evidenció Inducción y reinducción a los cargos de Inspectores Delegados y asesores de control interno del Nivel central y las UMAS realizado el 02 al 05 el conocimiento del personal nuevo y antiguos de los roles de responsabilidad de IGEFA (18-04-16 AL 30Febrero de 2016. 06-16). 3. Inducción y reinducción a los cargos de Inspector General y demas cargos de Control Interno (11-07-16 AL 19-08-16)

PROCESO SEGURIDAD Y DEFENSA DE BASES Corrupcion-Debilidades en los puntos de control establecidos a nivel de procedimientos. Apropiacion y uso de material y equipo especial terrerstre de la FAC Debilidades en el seguimiento y control de los mismos.

1. Estudios de seguridad fisica. 2. elaboracion planes operativos POSBA PODBA. 3. Revistas tecnicas. 4. Revision ejecución procedimientos (TODAS DEL 22-03-16 AL 31-12-16)

Corrupción-Debilidades en la medición, Omisión intensional de las normas y procedimientos de seguridad que facilitan el 1. Analisis de pruebas de vulnerabilidad. 2. verificación a nivel operativo de los semovientes caninos. ( 27-01-16 AL 31control y seguimiento de los procedimientos tráfico de sustancias prohibidas de material, daños a las personas y/o instalaciones 12-16) implementados de la FAC

SI

Efectivo

Actualizaciones de los estudios de Seguridad Fisica y Planes Operativos de todas las UMA de acuerdo a las directrices emanadas por el area Funcional, se han realizado 05 visitas de seguimiento al Proceso en las UMA de acuerdo a los informes finales de visita con el fin de realizar revistas tecnicas a los Son suficientes los controles, se realizo cambio a los existentes para el plan 2015 ya que no eran semovientes y la ejecucion de los procedimientos establecidos en las Directrices del Proceso. 20162430328073 del 25-04-2016, 20164710213493 del 13- suficientes y se materializo en el CAMAN y en la EMAVI antes de dicha modificacion. 03-2016, 20164820209883 del 14-03-2016, 20164820117779 del 15-02-2016.

SI

Efectivo

Se estan efectuando pruebas de vulnerabilidad por parte de la JIN al sistema de seguridad fisica implementado en las UMA de manera trimestral, realizando Son suficentes los controles, se esta realizando un formato para pruebas de efectividad internas al sistema plan de trabajo de acuerdo a su resultado, enviados a la JES donde se realiza el analisis de estas pruebas por parte de la Direccion de seguridad, emitiendo de seguiridad por parte del proceso directrices de seguridad. 20164710084011 del 25-04-2016

PROCESO LOGISTICA AERONAUTICA

Inadecuada capacitación, falta de habilidades, Ingreso de información errada o desactualizada en el sistema SAP que impida la Incumplimiento a los procedimientos 1. Información Selectivas almacenes por unidad (DIARA, DICRA, DICOA, DICMA) ejecución de los programas existentes

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Efectivo

DIARA: Mediante correo SAP, outlook y oficios orfeo se recibe informacion correspondiente a movimientos del almacen., Oficios No. 20168080030503,20164620006343,20167670030213, 20165550031153. DICMA: Se enviaron Informes de confiabilidad a las Unidades de los meses de enero y febrero. 20163650131383/ 20163650131463/ 20163650131513/ 2016365131573/ 20163650131693/ 20163650131873/ 20163650131883 / 20163650131963 / 20163650132023 / 20163650132093 / 20163650132153 No se evidencia materilzacion del riesgo de acuerdo a la revision de los oficios nombrados en las DICRA: la selectiva por parte de EMAFI se realizó el día 16 de Marzo/16, por parte de la señora TS25. Piedad Constanza Lozano Ojeda, según acta 049 y acciones. no presentó novedad. En coordinación con SILOG se continuó trabajo de depuración de inventarios en SAP y catalogación de elementos en el mismo sistema. DICOA: Se realizaron 02 visitas de acompañamiento a CAMAN y CACOM-3, en las cuales se hicieron selectivas, enviado informes a las unidades mediante oficios 20163660161433 y 20163660188583 respectivamente.

NO SE HAN EFECTUADO CONTROLES, esta pendiente reunión No se a realizado la reunion de Directores y jefe de JOL, para dar a conocer los resultados de la evaluación a proveedores. personal directores y jefe JOL para dar a conocer los resultados de la evaluación de proveedores

Corrupción, Incumplimiento a la normatividad existente, Favorecimiento a terceros

1. Acta Reunión personal directores y jefe JOL para dar a conocer los resultados de la evaluación de proveedores

SI

Corrupción, Incumplimiento a la normatividad Comercialización ilegal de los componentes del sistema de combustibles existente, debilidad en control inventarios

1. Verificación del cumplimiento de los requisitos de Ley para la disposición final de los bienes destruidos cuando se realicen actas de destrucción de material.

SI

Inefectivo

DICOA debe solicitar trimestralmente reporte de los equipos y componentes dados de baja por parte de las La Dirección de Combustibles de Aviación envió a las Unidades el oficio No. 20163660226633 a las Unidades enterando al personal sobre el cumplimiento unidades lo anterior para tener conocimiento que elementos se han condenado o dado de baja. de la normatividad vigente para la disposición final de los bienes destruidos, procedimientos. y rotación almacenistas. Se socializo un oficio pero no se evidencia un control efectivo de mencionada causa.

Fuga y pérdida de información confidencial perteneciente a las partes interesadas Corrupción, Incumplimiento a la normatividad 1. Informes de supervisión de avance del contrato de la implementación de sistemas de seguridad del edificio del (Autoridad-Industria-cliente) en un Programa de Certificación, relacionadas con existente, SECAD. procesos de Diseño o Producción de Productos Aeronáuticos

SI

Efectivo

A la fecha se inició la publicación de Pliegos del Proceso por Selección Abreviada del Contrato No. 029-0-M-CAMAN-SECAD-2016, para la implementación Continuar con la implementación del sistema de seguridad CCTV y Control Acceso al Edificio del SECAD. del Sistema de Seguridad CCTV y Control Acceso al Edificio del SECAD. Con todo el Proceso Precontractual se tiene previsto tener formalizado el Contrato Con todo el Proceso Precontractual se tiene previsto tener formalizado el Contrato para el mes de Mayo de para el mes de Mayo de 2016 y finalizado en el mes de Agosto de 2016. 2016 y finalizado en el mes de Agosto de 2016.

Efectivo

La Dirección de Combustibles de Aviación realizó 02 visitas de acompañamiento a CAMAN y CACOM-3, enviado informes de resultados a las unidades mediante oficios 20163660161433 y 20163660188583 respectivamente. La Dirección de Combustibles de Aviación envió los siguientes oficios correspondientes a los reportes de verificación sellos calibración, seriales componentes equipos combustible y Acta disposición final bienes combustible Se recomienda continuar con las auditorias a las unidades para corroborar la información incorporada en aviación: la plataforma SAP, y verificación de las mediciones realizadas a los sistemas de almacenamiento. C-4: 20168080072043, C-6: 20164730029903, EMAVI: 20165550046493.

1. Firma de las formas FAC de recibo y medición, análisis de tiquetes de consumo y presentación de la información en junta de combustible de la Unidad.2. Seguimiento por parte de GRUTE, ORCIN y DEFIN de las UMAs, mediante Corrupción, Incumplimiento a la normatividad Pérdida de combustible de aviación por alteración de documentos o alteración en los selectivas a los almacenes de Combustible de Aviación.3. Visitas de acompañamiento por parte de DICOA a las existente, debilidad en control inventarios sistemas de combustible unidades una (01) vez al año. 4. Acta semestral de verificación sellos calibración. 5. ACTA Información presentada en la Junta de Combustibles JEMFA, por parte de DICOA, IGEFA, EMAFI. (TODAS 29-01-16 AL 29-12-16).

SI

Se recomienda dar celeridad a la reunion del personal de Directores y jefe de JOL, para dar a conocer los resultados de la evaluacion de proveedores.

PROCESO OPERACIONES AEREAS 1. En la Relación General de la Jefatura de Operaciones Aéreas y de los GRUCOs, GRUTAs y ESCOMs, de manera bimestral se realizará una socialización de las medidas y lineamientos concernientes a la seguridad de la información y estándares locales, mediante una serie de procedimientos donde la identificación y análisis de alertas sobre los activos de la información y amenazas a las cuales se encuentran expuestos.

SI

Efectivo

Se evidencia la presentación realizada en la relación de JOA del día 7 de abril de 2016, la cual trato: la Seguridad de la Información y el Factor Humano, la normatividad, la Clasificación de la Información Fuerza Aérea Colombiana, la Elaboración de la información clasificada y las Normas generales para la seguridad de la información. (esta información se encuentra en el software suit vision empresarial)

SI

Efectivo

Se realizaron los boletines correspondientes a ENERO-FEBRERO y MARZO-ABRIL (esta información se encuentra en el software suit vision empresarial)

SI

Efectivo

Se realizó la lista de chequeo para ser diligenciada por las dependencias y se público en la SUIT VISION EMPRESARIAL con el codigo OA-FR-086.

SI

Efectivo

Se encuentra en ejecución, se realizará en los otros cuatrimestres, pendiente seguimiento Agosto 2016.

SI

Efectivos

Se realizarón los informes trimestrales, los cuales se relacionana a continuación: 20162160303093, 20162220297503, 20162750268803, 20162170291593, 20162150259453, 20168400067493, 20169230081563, 20154360016233, 20164760028093, 20168730086533, 20168130087843, 20169980001251, 20164630024703, 20165050046853, 20165260043123, 20161380059783

2. Realización de boletines informativos en la Jefatura de Operaciones Aéreas y de los GRUCOs, GRUTAs y ESCOMs, de manera bimestral con el fin de dar lineamientos concernientes a la seguridad de la información y Inadecuada definición de políticas

Fuga de información clasificada que sea obtenida por grupos al margen de la ley o estándares locales, mediante una serie de procedimientos donde la identificación y análisis de alertas sobre los activos entidades no autorizadas para su administración, manejo o uso. de la información y amenazas a las cuales se encuentran expuestos. 3. Lista de chequeo de seguridad 2016 para ser aplicada en las inspecciones del grupo de trabajo (TODAS DE FEB A DIC). 4. A partir de la realización de la lista de chequeo 2016 se realizará una inspección de seguridad de la información mensual a las instalaciones de la Jefatura de Operaciones Aéreas y de los GRUCOs, GRUTAs y ESCOMs (01/04/16 AL 30/12/16) PUNTO DE CONTROL: Informes Trimestrales Seguridad de la Información

Las actividades han garantizado que no se materialice el riesgo, de igual manera se recomienda continuar con el presente plan de tratamiento y control del riesgo asociado, con el fin de tener una adminitración del riesgo adecuada. Asimismo, se evidencia una actividad que no ha comenzado pero la misma se encuentra dentro de la programación. por último se evidencia que el riesgo no se materializó durante el lapzo de seguimiento ENERO-ABRIL 2016. GAAAMA: Informa que existe personal que trabaja en el escuadron de combate y no cuenta con el perfil minimo (grado y formacion), debería estudiarse este riesgo en el caso particular del GAAMA teniendo en cuenta las condiciones especiales de esta Unidad.

PROCESO ACCION INTEGRAL Corrupción. Puede ocurrir en algún momento, al no llevarse el control adecuado dejando Pérdida al interior de la institución de donaciones recibidas. registro escrito mediante actas del recibo y entrega de las donaciones recibidas.

1. Exigir el diligenciamiento del acta de donación.

Corrupción. Inadecuados o insuficientes 1. A estas reuniones debe asistir solo funcionarios designados por el Comandante, quien solicita la retroalimentación puntos de control a nivel de los Hacerse acreedor a beneficios que entreguen los entes privados o públicos de la reunión y estados de los acuerdos realizados. Deben quedar por escrito el acta de la reunión y los acuerdo procedimientos. debilidades en la medición adyacentes a lo acordado para la comunidad. alcanzados con las firmas de los participantes. del control y seguimiento del proceso.

SI

Efectivos

Se evidencia actas de entrega de donacion No. 10 de fecha 06-ABR/2016 entrega de donaciones a GAORI; solicitud de cacom 2 oficio No. 20163830007763 Existe el procedimiento de manejo de donaciones el cual esta publicado en la SUIT VISION del 23-feb/2016 y se entregó mediante acta 009 de fecha 02-mar/2016 a CACOM 2; entrega donacion a Asociacion Hogar Niños por un nuevo Planeta con EMPERSARIAL fecha 03-feb/2016

SI

Efectivos

Se evidencia memorando No. 201317000062303 de fecha 11-mar/2016 del Ministerio de Salud y oficio 20168310016171 de fecha 29-ene/2016 solicitud Existe el procedimiento de manejo de donaciones el cual esta publicado en la SUIT VISION kits jornadas de apoyo al desarrollo al Ministerio de Proteccion Social EMPRESARIAL

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA

1. Se continúan aplicando los mismos procedimientos de acuerdo con la normatividad vigente.

Corrupción

Apropiarse de dineros públicos

1. Actualizar al personal de las areas financieras en los cambios mas sensibles de la normatividad vigente. 2. Control y seguimiento por parte de los Ordenadores del Gasto en la incorporación y administración en los estados contables de los bienes dados por terceros. 3. Publicación de los informes de supervisión en el SECOP de la ejecución de los contratos. 4. Realizar nuevamente revisión de estudios previos, ponencias, proyectos de pliegos para aprobación final. 5. Realizar pruebas selectivas a las cajas menores, tesorería principal COFAC y almacenes. 6. Revisión y actualización de los procedimientos basados en la normatividad vigente. 7. Verificación de cada uno de los documentos de la cadena presupuestal con sus respectivos soportes.

2. Se expiden y divulgan las Políticas para el Manejo y Control de los Almacenes para la vigencia 2016 a través de oficio N° 20162120162873 del 26 de febrero de 2016. Se verifica con el personal involucrado la incorporación de los bienes inmuebles en los estados contables, según consta en Acta N° 55 del 30 de marzo de 2016. SI

Efectivos.

Inadecuados o insuficientes puntos de control 1. Consolidación y publicación en el SECOP del Proyecto de Pliego de condiciones, para emision de observaciones Direccionamiento de contratos desde los estudios previos (manipulación de estudios a nivel de los procedimientos. Debilidades en por parte de oferentes interesados. 2. Verificación de estudios previos antes del inicio del proceso contractual. 3. de mercado) o pliego de condiciones la medición y seguimiento de los procesos. Realización de ponencia para aprobación de pliegos de condiciones definitivos.

SI

Efectivos.

Inadecuados o insuficientes puntos de control a nivel de los procedimientos. Debilidades en Favorecimiento a terceros en la adjudicación de contratos la medición y seguimiento de los procesos.

SI

Efectivos.

SI

Efectivos.

1. Evaluación de las ofertas por parte de trés Comites evaluadores independientes (Técnico, Financiero y Jurídico). 2. Traslado de las evaluaciones a los oferentes, para emisión de observaciones si las requieren. 3. Nombramiento y realización de Comités de Adjudicación de los procesos contractuales.

1. Actualización de procedimientos basados en las exigencias de la normatividad vigente, relacionados con ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales. 2. Capacitación al personal de las areas financieras en los cambios Corrupción. Inadecuados puntos de control a procedimientos

o insuficientes nivel de los Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales

mas sensibles de la normatividad vigente, relacionados con ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos

Sin observaciones. 3. Realización de Selectivas a los Almacenes de COFAC según consta en actas N° 020 del 16 de febrero, 21, 22, 23 y 24 del 18 de febrero, 27 del 23 de febrero, 33 del 29 de febrero, 45, 46, 47, 48 y 49 del 16 de marzo, 51 y 52 de 18 de marzo de 2016. Así mismo se realizaron arqueos de caja según consta en Actas N° 034 del 29 de febrero, 053 del 17 de marzo de 2016.

1. Se cuenta como política interna del Departamento de Contratación el control permanente por parte de los jefes de sección contractual de la totalidad de la documentación emitida en el desarrollo de los procesos contractuales del personal de analisis a su cargo. Soporte: Documentos físicos evidenciados en cada expediente. I Trimestre de 2016. 2. La Asesora Jurídica de Contratos lleva un cuadro de control de contratos donde se evidencia las razones por las cuales hace devolución de los estudios previos, cuando estos estan completos, se hace asignación del número de contrato. Soporte: PC Asesora Jurídica/2016/Trabajo 2016/Control de asignación de procesos (Grandes y Mínimas). 3. Certificación trimestral emitida por la Asesora Jurídica de la revisión de los estudios previos, por parte de EMACO. Soporte: G:\EMACO_SECON11\PLANEACION\CERTIFICACIONES NORMATIVIDAD Y CAPACITACIONES PGA\2016\1. I Trimestre 4. Se encuentran publicadas en carpetas públicas de outlook / EMACO / listas de chequeo, para garantizar que las personas que realizan las labores contractuales verifiquen cuales son los documentos obligatorios que deben tener los expedientes, en éstos se evidencian los estudios previos y anexos. Carpetas Públicas Outlook/EMACO/Listas de chequeo/2015. 5. Dentro del procedimiento de contratación estatal de la FAC (GA-PR-2), se tiene establecido como punto de control la verificación de los Estudios Previos en cuanto a cumplimiento de requisitos normativos, información y documentos anexos completos. 6. Emisión de Circular No. 20161640075753 del 01-02-2016, mediante la cual se recuerdan funciones propias del cargo de Asesor Jurídico Contractual, así como el resumen de las certificaciones trimestrales que se deben enviar al Departamento de Contratación, entre ellas: Acta de verificación de expedientes contractuales y Cuadro de verificación de estudios previos. Soporte: Carpetas Públicas de outlook/EMACO/Circulares/2016 "Circular Lineamientos contractuales Asesores Jurídicos Contractuales". 7. Emisión de Circular No. 20161640096653 del 08-02-2016, mediante la cual se solicita recabar circular emitida por EMACO en cuanto a Lineamientos para la realización de los estudios previos. Soporte: Carpetas Públicas de outlook/EMACO/Circulares/2016 "Circular recabando instrucciones para la elaboración de estudios previos". 8. Continua revisión de formatos de estudios previos: Mediante circular No. Circular No. 20161640094403 del 08-02-2016, por la cual se informa de la publicación en la Suite Vision Empresarial – SVE, de la actualización del formato de estudios previos – adición de contratos. El cambio por la inclusión del instructivo para su correcto diligenciamiento. 9. Los Asesores Jurídicos de las UNIDADES emiten trimestralmente certificación de revisión de estudios previos Soporte: PC Asesor de Planeación EMACO/G:\EMACO_SECON11\PLANEACION\SOPORTE VERIFICACION DE ESTUDIOS PREVIOS\2016\01. MARZO. 1. Los procesos contractuales se remiten siempre a unos comités técnicos, económicos y jurídicos, conformados por personal idoneo en cada área, generalmente profesionales. La evidencia de la evaluación de estos comités se puede observar en cada expediente contractual. Además, en las listas de chequeo expedientes contractuales "Informes de Evaluación (Jurídico, económico y técnico), donde se verifica la existencia de los informes debidamente firmados y el concepto de la comisión técnica asesorea cuando aplique. 2. Emisión de circulares donde se recuerda funciones propias de los Comités Evaluadores: • Circular No. 20161640155023 del 24-02-2016, mediante la cual se solicita la divulgación y aplicación inmediata de Lineamientos para los Gerentes de Proyecto, Comités Estructuradores y Supervisores de Contratos. 3. Programación de Videoconferencia Lecciones Aprendidas y estructuración de procesos contractuales, de acuerdo con Circular No. No. 20161640308073 del 18-04-2016. Se expondran temas relacionados a las evaluaciones de las ofertas por parte de los Comités Evaluadores. 4. Actividad que se realiza siempre, es una directriz en los procesos contractuales que se puede evidenciar en los expedientes contractuales. Ademas, en las listas de chequeo expedientes contractuales, donde se verifica la existencia del soporte del traslado de las evaluaciones a los oferentes. 5. El nombramiento se hace por Resolución de Delegación, Se debe encontrar publicado en el SECOP el acto administrativo de adjudicación del contratos, En las listas de chequeo expedientes contractuales esta la actividad de verificación, Impresión de pantallazos de las publicaciones realizadas en el SECOP, 1. Se continua dando aplicación a la "Reglamentación Requisitos para Pago y Derecho a Turno" (Circular N° 20132130582693 del 17-06-2013).

Se recomienda verificar la confiabilidad de la Certificación que emiten los Asesores Jurídicos para la revisión de los Estudios Previos, ya que se ha evidenciado en diferentes inspecciones al PGA en el Área de Contratos, inconsistencias en las especificaciones técnicas señaladas en los Estudios Técnicos, como falta de coherencia frente a la necesidad requerida y su forma de satisfacerla.

La programación de Videoconferencias de Lecciones Aprendidas, es una herramienta que tiene alcance en cada una de las unidades Aéreas, a su vez, da cumplimiento con las políticas del Plan de Austeridad 2016.

2. A través de oficio N° 20162120012293 se recuerdan las directrices de la Dirección de Crédito Público y Tesoro Nacional sobre el lleno de los requisitos para el pago de obligaciones. Se socializa a los ordenadores, a través de correo electrónico, el lleno de los requisitos para pago, contendio en la Directiva 021 y se reitera que el PAC debe realizarse sobre obligaciones ciertas. Sin observaciones. 3. Se vienen realizando las actividades de control de efectivo, se continúa aplicando la "Reglamentación Requisitos para Pago y Derecho a Turno" (Circular N° 20132130582693 del 17-06-2013) , tal y como consta en las actas y selectivas realizadas.

legales. 3. Cabal cumplimiento a las políticas de manejo de efectivo incluidas en los procedimientos establecidos, tales como arqueo, selectivas, así como a las políticas de seguridad SIIF Nación.

Inadecuados o insuficientes puntos de control Acción u omisión en los procesos de supervisión o Interventoría de contratos en a nivel de los procedimientos. Debilidades en 1. Revisión periodica de las funciones de supervisor de contratación beneficio de terceros objetivos la medición y seguimiento de los procesos.

Inadecuados o insuficientes puntos de control a nivel de los procedimientos. Debilidades en La no incorporación de los bienes dados en donación en los Estados Contables. la medición y seguimiento de los procesos.

1. Control y seguimiento por parte de los ordenadores del gasto en la incorporación y administración de los bienes dados por terceros en los estados contables. 2. Actualización de procedimientos basados en las exigencias de la normatividad vigente, relacionados con la apropiación de dineros públicos. 3. Actualización al personal de las areas financieras y almacenistas para la incorporación de bienes dados en donación o comodato por terceros en los cambios mas sensibles de la normatividad vigente

SI

SI

Efectivos.

Efectivos.

Inclusión y evaluación en el folio de vida del personal nombrado como supervisor del contrato de un objeto relacionado con el cumplimiento de sus funciones. • Se reglamentó mediante circular No.20151640199773 del 10-03-2015, la orden de inclusión en el folio de vida de los funcionarios nombrados como supervisores de contratos, de un objetivo relacionado con el adecuado cumplimiento de sus funciones, el cual debe ser evaluado periódicamente por el evaluador teniendo en cuenta entre otros aspectos el reporte de hallazgos por parte de los diferentes entes de control internos y externos. Como evidencia de este seguimiento se debe emitir certificación trimestral por parte del evaluador. • Circular No. 20161640017423 del 12-02-2016, mediante la cual se informa de las novedades más importantes generadas en las Inspecciones (cuarto trimestre de 2015). En esta circular se recuerda la orden de inclusión en el folio de vida de los funcionarios nombrados como supervisores de contratos, de un objetivo relacionado con el adecuado cumplimiento de sus funciones. • Certificaciones trimestrales envidadas por los Ordenadores del Gasto y Unidades acerca de la inclusión del objetivo de supervisión de contratos. Evidencias en la ruta G:\EMACO_SECON11\PLANEACION\FOLIOS DE VIDA\FOLIO DE SUPERVISORES DE CONTRATOS\2016\1. Marzo Capacitación al personal de supervisores sobre el cumplimiento de sus funciones Sin observaciones. El Señor Coronel VICTOR ALEXANDER MUÑOZ CORDERO Jefe del Departamento de Contratación, establece plan de Capacitación 2016 para los Departamentos de Contratación. Dentro de este plan se realizará el el primer semestre de 2016 difusión de actividades propias de la supervisión de contratos, los cuales se tratatan en la Videoconferencia programada para el 27 de abril de 2016, mediante circular No. 20161640308073 del 18-04-2016 Lecciones aprendidas y en Mayo en una capacitación especifica en el tema de supervisión de contratos. • Circular No. 20161640155023 del 24-02-2016, mediante la cual se solicita la divulgación y aplicación inmediata de Lineamientos para los Gerentes de Proyecto, Comités Estructuradores y Supervisores de Contratos. Implementación Directiva.Permanente No. 32-2015 Plan de estímulos para los supervisores de contratos en la Fuerza Aérea Colombiana • En el primer trimestre de 2016, se reciben candidatos enviados por los Ordenadores del Gasto y Unidades Militares Aéreas.

1. Según consta en Actas de Reunión de Bienes N° 55 del 30 de marzo se verifica con el personal involucrado la incorporación de los bienes inmuebles en los estados contables. 2. Se expiden y divulgan las Políticas para el Manejo y Control de los Almacenes para la vigencia 2016 a través de oficio N° 20162120162873 del 26 de febrero de 2016. Se verifica con el personal involucrado la incorporación de los bienes inmuebles en los estados contables, según consta en Acta N° 55 del 30 de marzo de 2016. 3. Realización de Selectivas a los Almacenes de COFAC según consta en actas N° 020 del 16 de febrero, 21, 22, 23 y 24 del 18 de febrero, 27 del 23 de Sin observaciones. febrero, 33 del 29 de febrero, 45, 46, 47, 48 y 49 del 16 de marzo, 51 y 52 de 18 de marzo de 2016. Así mismo se realizaron arqueos de caja según consta en Actas N° 034 del 29 de febrero, 053 del 17 de marzo de 2016. Según consta en Actas de Reunión de Bienes N° 055 del 30 de marzo se verifica con el personal involucrado la incorporación de los bienes inmuebles en los estados contables.

PROCESO GESTION HUMANA

Incumplimiento existentes

a

los

Manipulación de información en los registros que se llevan en el SIEFA/SIIO de los procedimientos resultados de las pruebas de inglés, pruebas físicas, gestión de autonomías de 1. Generar informe semestral con la verificación de perfiles de usuarios. (18-01-16 AL 31-08-16) 2. Registro de la vuelo, saltos de paracaidismo, obligatoriedades y proceso educativo, para beneficio auditoria realizada a a los Sistemas SIEFA/SIIO. 3. Elaborar acta de capacitación anexando registro de asistencia particular

si

Inefectivos

1. Se descargaron del SIEFA el listado del personal de cada unidad educativa, verificano los perfiles asignados. Archivo en excel que reposa en el computador de la CT. Torres. 2. Se ha realizado capacitación a ESUFA-GRUEA, ESUFA-GRALU, EPFAC , EMAVI-GRUAC-GRUEA-GRUEV, CACOM-2, GACAR) del acceso a la información que tiene cada perfil de usuario. Las actas de capacitación junto con el registro de asistencia reposan en la carpeta de Se recomienda aumentar la periodicidad de las tares propuestas disminuyendo de 6 meses a cada 3 MTIC´s . 3. Se firmaron las actas de confidencialidad del personal de la Jefatura que tiene acceso y almacena informacíón al SISITEMA con respecto a: meses. Haciendo cruces de la información en físico de las unidades versus la registrada en el SIEFA. Pruebas físicas, Prueba de Ingles, Gestión de autonomías, saltos de paracaidismo, obligatoriedades, proceso educativo. Las actas de reserva reposan en la carpeta de MTIC´s 1. Mediante Disposición No. 006 del 19 de Febrero del 2016, se aprueba el Reglamento de Compensación y Estímulos segunda edicion; no se observa el reglamento actualizado en el sistema de información establecido para divulgarlo,no ha sido socializado.

Incumplimiento a la Normatividad. Incorrecta 1. Revisión y actualización del Reglamento de compensación y estímulos. 2. Revisión selectiva de la documentación Tráfico de influencias para la asignación de Vivienda Fiscal, reconocimientos y aplicación de la compensación y estímulos. presentada para la asignación de reconocimientos y estímulos con el fin de determinar el lleno de los requisitos acorde estímulos. Corrupción al Manual de compensación y estímulos y a la Matriz de méritos. (01/01/16 AL 31/07/16).

SI

Los controles asociados al riesgo son de eficacia.

Falta de habilidades y experiencia. Corrupción. Inadecuados o insuficientes puntos de Control a Nivel de los Extra limitación de funciones para el pago de viáticos al interior del país. Procedimientos. Incumplimiento a la Normatividad.

SI

Inefectivos

Actualización, difusión y aplicación de la Directiva de Viáticos al Interior del país y el estricto cumplimiento de sus respectivas políticas y controles.

El reglamento de compensación y Estimulos segunda edición, no ha sido socializado a través de la 2. Se verifica aleatorio mediante orfeo matriz de meritos, con oficio NO. Hoja No. 20164920041501 deI 01-03-20161 MDN-CGFM-FAC-COFAC- JEMFA-JED- Jefatura de Desarrollo Humano- Sección de Desarrollo y Proyección de personal, asimismo no se pudo SEDEP - 29-60. se solicita a las Jefaturas y Unidades Militares la solicitud de candidatos figura trimestre primer semestre del 2016, se llenan las matrices de verificar el documento legalizado mediante disposición No. 006 del 19 de Febrero del 2016, se requiere acuerdo a los meritos expuestos y se hace la correspondiente selección, se envia por parte de las Unidades, el oficial, suboficial, civil y equipo de trabajo que el gestor de doctrina actualice y ponga a disposición el Reglamento en la Suit Visión o en el sistema merecedor de figura y equipo del trimestre a COFAC. asimismo en las Jefaturas se realiza el mismo procedimiento y se envia COFAC se publica en la orden de información para ser publicado de acuerdo a la naturaleza del documento ya sea reservado o público. general y se concode felicitación al personal seleccionado.

Se evidencia con numero radicado 20165390120343 el envio de la Directiva permanente No. 010/2016 MDN-CGFM-FAC-COFAC-JEMFA-JED-23-1, 25 Las recomendaciones se efectuaran mediante oficio al proceso de Gestión Humana. Febrero del 2016, se envia las normas generales para el reconocimiento de viáticos por concepto de comisiones transitorias cumplidas dentro del país.

Inadecuada capacitación Deficiencias en el proceso de Reclutamiento e Trafico de influencias en el proceso de incorporación y nombramiento del personal incorporación Corrupción

Corrupción Inadecuada Capacitación. Incumplimiento de Trafico de influencias para un reconocimiento prestacional y pago de Nomina. la Normatividad

Falta de habilidades y experiencia. Corrupción. Inadecuados o insuficientes puntos de Control a Nivel de los Procedimientos. Debilidades en la seguridad Manipulación del sistema administración del Talento Humano. de la información.Incumplimiento a la normatividad.

1. Realizar selectivas al proceso de incorporación y nombramiento del personal civil para revisar el cumplimiento de la normatividad legal vigente y procedimientos legalizados.. 2. Realización de pruebas de incorporación (Examen intelectual, examen de conocimientos, exámenes psicofísicos, entrevista psicológica, entrevista profesional, prueba fisicoatletica, visita domiciliaria y estudio de seguridad) para el personal Militar de acuerdo a la normatividad legal vigente y procedimientos aprobados, descartando de los procesos al personal que no cumple con los requisitos y/o mínimos establecidos en las pruebas. 3. Realización de pruebas para el nombramiento (Análisis hoja de vida, examen de conocimientos, Pruebas tácticas, entrevista profesional, pruebas de aptitud psicofísica, estudio de seguridad) del personal Civil de acuerdo a la normatividad legal vigente y procedimientos aprobados, descartando de los procesos al personal que no cumple con los requisitos y/o mínimos establecidos en las pruebas. 4. Realización de pruebas de Poligrafia al personal responsable del proceso de incorporación.

1. Realizar la actualización de los procedimientos de instructivos referentes a la Nomina y prestaciones sociales del Personal. 2. Realizar revisiones a las grabaciones y archivos planos de las diferentes nominas efectuadas por los revisores de nomina de acuerdo al cumplimiento de la normatividad legal vigente.

1. Realizar visitas de acompañamiento a algunas Unidades de la FAC, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos humanos y presupuestales, con el fin de capacitar al personal responsable de la administración del Sistema de Administración del Talento Humano en el correcto manejo y actualización del mismo. 2.Dar cumplimiento al Programa de Auditorias al SIATH definido por Subdirección Hojas de Vida. 3. Realizar el control en la asignación de Usuarios, claves y perfiles de acceso a los Sistemas de Información.

1. Garantizar la elaboración de certificaciones (estudios, instrucción y entrenamiento, saltos, autonomías y horas de vuelo) de acuerdo lo definido en los instructivos. 2. Comparar información suministrada por las partes competentes con Generar certificaciones de estudios, instrucción y entrenamiento, saltos, autonomías la información consignada por los GRUEAS en el SIEFA. E n caso de presentar inconsistencias se envían de vuelta a y horas de vuelo, realizados por parte del personal de la FAC que no correspondan a la Unidad remisora para su corrección. 3. Actualizar instructivo de generación de certificados del Sistema Educativo la realidad o no poseen soportes verificables. FAC (ENERO A FEBRERO 2016)-

Corrupción

1. Capacitar y sencibilizar de manera semestral al personal encargado sobre el cumplimiento de la Normatividad Legal Inadecuada capacitación. Trafico de influencias al difundir a personal interesado y/o afectado, información y Vigente y la Reserva de Información confidencial informando las posibles sanciones por incumplimiento de la Norma. Falta de habilidades y experiencia. documentos reservados para la toma de decisiones. (01-03-16 AL 20-12-16). 2. Solicitud y Programación de Pruebas de Poligrafia a Personal que ocupa cargos sensibles Corrupción. Incumplimiento a la normatividad. con manejo de información reservada de talento humano.

Incumplimiento existentes

a

los

procedimientos

1. Asegurar el cumplimiento al instructivo GH-INS-101 "INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD Y ASIGNACION DE Asignación de recursos para capacitación o investigación a personas o entidades, APOYO EDUCATIVO EN LA FAC". 2. Establecer y verificar el cronograma de actividades y plan de inversión. 3. que no cumplen con los requisitos establecidos. Reporte de entrega informes parciales, informe final, e informe de cierre financiero segun GH-INS-175 instructivo para la asignación, seguimiento y evaluación de los recursos destinados a I + D + i.

SI

1. En el proceso de selección de personal civil el control de la primera prueba de conocimientos debe evaluarse (competencia para efectuar la pruebapersonal idóneo) 2. Se requiere que los controles establecidos en el proceso de selección de personal civil se apliquen en su totalidad como es la prueba de integridad.

si

Se requiere reevaluar controles en el procedimiento teniendo en cuenta que son de eficacia, por los tiempos establecidos del ingreso de novedades. Pero no existen controles que puedan detectar el cumplimiento y lleno de requisitos para efectuar los reconocimientos.

SI

Los controles asociados a este riesgo son de eficacia. No se ha dado cumplimiento al programa de auditorias, teniendo en cuenta que los cargos del personal de la FAC, no se encuentra actualizado.

SI

Inefectivos

Se requiere que se actualicen los procedimientos de incorporación a las escuelas de formación, teniendo Se inicia proceso de selección de personal civil de acuerdo a la Directiva permanente NO. 041 COFAC-JEMFA-JED-DIPER-23,2, se encuentra actualmente en cuenta que los documentos como el reglamento de incoporación se encuentran desactualizados, en la etapa de publicaciones de resultados. Se efectuara revisión posterior y selectivamente del proceso. asimismo las lecciones aprendidas en los procesos de selección de personal civil asi como del proceso de incoporación deben incorporarse a los procedimientos y reglamentos los cuales no se observa en la Se efectua revisión documental del proceso de incorporación del personal militar. La Dirección de Reclutamiento y Control Reservas de la Fuerza Aérea documentación que aplica al proceso. Colombiana invita a jóvenes profesionales a formar parte de nuestra institución como Oficiales para integrar el Curso de Escalafonamiento No.17. Las inscripciones se encuentran abiertas hasta el próximo 30 de junio de 2016, curso No. 39 cuerpo administrativo, curso oficiales regulares No. 92 de Oficiales, Los controles deben incorporarse en los procedimientos y reglamentos de incoporación y proceso de curso No 90 Suboficiales regulares, se encuentran en diferentes etapas del proceso. selección de personal civil, los cuales no se han documentado aun. Al aplicar las selectivas de revisión documental se observan las correspondientes fichas de inscripción con los requisitos establecidos completos, se efectua 2. Las pruebas de conocimientos deben ser realizadas y verificadas por personal que tenga las selección aleatoria y se observa la aplicación de pruebas incluidas dentro del procedimiento de incorporación. se cuenta con las etapas de : Regulares competencias y habilidades para elaborarlas. Examen intelectual, Examen de ingles, Examen de estado de ICFES, Aptitud psicofisica, visita domiciliaria, prueba fisico-atlética, estudio de seguridad, prueba confidencialidad y veracidad. 3. Las pruebas de integridad para el personal civil deben incluir aplicarse junto con la entrevista que debe evaluar la prueba de confidencialidad y veracidad mas el cuestionario realizado. Se realiza prejunta y junta para seleccionar al personal.

No se evidencia actualización de los procedimientos e instructivos referentes a la nómina y prestaciones sociales. se efectua aleatorio de revisiones de nómina. Con oficio No. 20163430180873 del 03-03-2016! MDN-CGFM-FAC-COFAc- JEMFA-JED-DIPER-SUSPE - 37-6. se envia a JED-Susbidrección servicios personales las novedades de nomina de activos del mes de Febrero , se verifica reportes de JEA, la liquidación de instructor militar, 2. se verifica archivo plano de prima de Comandos, prima de vacaciones, enbargos, Las novedades de embargos fueron subsanadas para el cuarto proceso, pero se deja claridad que por el tiempo tan limitado en la entrega del archivo para su revisión, no fue posible la verificación de las novedades que se pudieron presentar Se requiere reevaluar controles en el procedimiento teniendo en cuenta que son de eficacia, por los en el personal embargado antiguo, es decir de enero/16 hacia atrás. tiempos establecidos del ingreso de novedades. Pero no existen controles que puedan detectar el De acuerdo a las verificaciones de los archivos de instructor militar, vacaciones y embargos, dejo constancia que dichos archivos no están llegando a tiempo cumplimiento y lleno de requisitos para efectuar los reconocimientos. para su revisión y envío en las novedades del primer proceso y en algunos casos ni para el segundo proceso; novedad que afecta para la revisión del personal que esta por debajo del mínimo, para las correcciones que son repetitivas y en varios casos no da mucho tiempo para maniobrar pues siempre se presentan novedades y en algunas ocasiones se deben solicitar mas procesos al Ministerio a fin de no dejar novedades pendientes que afecten la Institución en el caso de los embargos o a los funcionarios.

Se observa oficio No. 20162550291393 del 12 de Abril del 2016, se solicita la actualización del SIATH con el fin de no generar erroes e inconsistencias en los haberes salariales mensuales percibidos por cada uno de los funcionarios d ela Fuerza, donse se verificará la información correcta de cada uno de los procesos asi: Visitas a GACAR 3 y 4 de Marzo, CACOM 5 16 y 18 de Marzo del 2016, CACOM 4 31 MARZO Y 1 de Abril y EMAVI 14 y 15 de Abril del 2016.

Nomina: Los controles asociados a este riesgo podrian generar inconsistencias en el pago de los haberes en nómina, teniendose en cuenta que apartir del mes de Mayo se iniciaria el proceso de liquidación de la 2. No se ha dado cumplimiento al programa de auditorias de SIATH definido por la subdirección de hojas de vida, teniendo en cuenta que actualmente no se nomina salaria y al cambio de plataforma tecnológica ordenada por el Ministerio de Defensa Nacional cuenta con la actualización de los cargos en el SIATH, tarea que esta a cargo del SEPLA JED. desde SIAHT, al verificar la información contenida se observa que pese a la campaña difundida en la FAC sobre la actualización de beneficiarios, datos basicos, reconocimiento y disminuciones de primas, fechas 3. Se vienen generando la asignación de usuarios y claves para consulta de l personal que administra SIATH se efectua aleatorio se revisan documentos correctas de tiempo, regimen prestacional, condicion salaria, ausencias laborales, asecnesos, juntas Hoja 1 do 1, de la Comunicación Radicado: medicas laborales, embargos y reintegros, se dificultará identificar las novedades que no han sido No. 20162550249153 deI 31-03-20161 MDN-CGFM-FAC-CQFAC- JEMFA- JED-SEPLA - 47-lS., No. 20163530268393 deI 06-04-2016! MDN-cGFM-FACingresadas en la actualidad. COFAC- JEMFA-JED-DIPER-SUMIL - 29-60. .

1. Actualmente se está terminando la actualización del proceso de mejoramiento continúo que SEGEN ha liderado frente al instructivo (procedimiento) para la generación de Certificados. 2. Dentro del instructivo se han comtemplado sino todas, la mayoría de instancias que garantizan a JEA, la correcta elaboración de los certificados, así: 1. La persona que elabora los certificados, es diferente a quien realiza la función de validación, antes de llegar a firma del Jefe JEA. 2. Se revisa el cumplimiento de los requisitos por cada tripulante para la obtención de los certificados. 3. Se hace comparación de los diplomas enviados por el tripulante, con los registros del sistema SIEFA. 4. Se requieren documentos firmados por la autoridad competente, para la adición de información en los certificados. 5. Se realiza validación de sumatoria de horas de vuelo en el certificado versus el reporte de sábana de vuelo SIIO, garantizando así que lo certificado corresponda a la existente en sistema, entre otros filtros. 6. El instructivo se perfiló de tal manera, se pueda convertir en soporte para el proyecto de sistematización de certificados JEA, que se encuentra en fase se alistamiento por parte de JOA y DITIN.

Se recomienda realizar selectivas trimestrales de las capacitaciones obtenidas por los funcionarios y comparar que las mismas estén cargadas en el Reporte Capacitación Personas, que emite el SIEFA. ESUFA: Hasta que el SIEFA no se encuentre actualizado se debe seguir certificando según lo contenido en libros.

SI

1. Esta tarea se efectua semestralmente. Se recomienda que una vez se efectuen las pruebas confiabilidad y veracidad se efectuen los 1. El control asociado correspondientes traslados de personal que tiene a cargo el manejo de información sensible al proceso de a este riesgo es de 2. No se evidencian en el primer trimestre las pruebas de confiabilidad y veracidad del personal que maneja documentación e información reservada de gestión humana si se amerita. Sin embargo se debe revisar la concentración de autoridad del personal eficacia. talento humano. que tiene a cargo los procedimientos, asi como una adecuada segregación de funciones y controles.

SI

1. Para el I trimestre de 2016 no se recibieron solicitudes de apoyo educativo. 2. Solicitud a los Investigadores Principales de los cronogramas de activiades y planes de inversión de los siguietnes proyectos. 1. “Simulador TPS 70 - Fase Programación” 2. “Maquina Limpiadora Objetos Mecánicos - Fase validación operacional” Al momento de la 3. “Banco Magnetos SA2-37B” revisión documental 4. “Banco de prueba para diagnostico y caza fallas del sistema eléctrico en del equipo A-37B” no se evidencio 5. “Implementación Turbina Eólica en la Antártida” materialización del 6. “Radiometría Y Características Atmosféricas de La Zona Antártica Para La Aviación” riesgo lo que supone 7. “Evaluación de los Cambios Circadianos en Aclimatación Aguda Crónica en el Personal que Desarrolla Misiones en la Antártida” un efectivo plan de 8. “Cambios en la Variabilidad de la Frecuencia Cardiaca en Temperaturas Extremas (Antártida)” tratamiento 9. “Determinación de Cambios fisiológicos, Cardiorespiratorios y de Composición Corporal de Tripulantes FAC Durante Vuelo de Ida y Regreso a la Antártida” 10. investigación Formativa para Fortalecimiento de Grupos de investigación de la Fuerza Pública. 3. Con fecha 29-ABR/2016 no se han generado informes parciales, finales o de cierre financiero. PROCESO GESTION SALUD

Se recomienda revisar el "Instructivo para la Solicitud y Asignación de Apoyo Educativo en la FAC", en razón de mejorar los controles para definir la aceptación de las personas que se les otorga beneficio educativo productos de Capacitaciones Grupales. ESUFA: El Instructivo GH-INS-101 "INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD Y ASIGNACION DE APOYO EDUCATIVO EN LA FAC" no se encuentra en la plataforma Suite Vision por tal motivo es dificl establecer cuales son los paremetros de la misma, tanto para el Gestor Educativo como para el personal aspirante al mismo.Las Actividades No. 2 y 3 están implícitas en el Instructivo GH-INS-175 "Instructivo para la Asignación y Seguimiento a Recursos de Financiación de Proyectos de I+D+I de la FAC". Por lo tanto, en el presente Mapa de Riesgos se recomienda manejarlo en una sola actividad. Se recomienda modificar el nombre del instructivo a "INSTRUCTIVO PARA LA ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO A RECURSOS DE FINANCIACIÓN DE PROYECTOS DE I+D+i DE LA FAC". Se reomienda dar alcance para su cumplimiento a los responsables de enviar los Informes de los que trata el Instructivo, es decir, el INVESTIGADOR LÍDER.

Causa Interna Procesos: Inadecuados o insuficientes puntos de control a nivel de los Falsificación (adulteración) de documentación propia del proceso Gestion Salud procedimientos

1. Realizar sensibilización de "Manejo de documentación", a todo el personal orgánico y contratado en el proceso Gestion Salud.

Inadecuados o insuficientes puntos de control Perdida o hurto de bienes de consumo y activos fijos tales como dispositivos 1. Verificar los inventarios de Activos fijos por parte de todo el personal del proceso GS que sea usuario final. (Incluso a nivel de los procedimientos medicos, equipos biomedicos, insumos hospitalarios, medicamentos, equipos y cuando se trate de inventario de uso compartido). materiales de oficina, mobiliarios y enseres.

Inadecuados o insuficientes puntos de control Atención en consulta externa a pacientes que no pertenecen al SSFM a nivel de los procedimientos

1. Verificar en la Base de Datos del GAVD los derechos del usario

SI

si

Con deficiencia

Con deficiencia

SI

Con deficiencia

Causa Externa: Juridico: Cambios Normativos (Ley) Tecnológico: Interrupción de los servicios técnicos (canales de comunicaciones de terceros, SECOP) Causas Internas: Proceso: Direccionamiento Contractual. Actualización del procedimiento Insuficientes puntos de control del procedimiento, Tecnología: Fallas de las aplicaciones institucionales que no facilitan su uso

1. Verificar que se lleve un proceso de contratación con los requisitos exifidos por la normatividad vigente, participando en las Juntas de Adquisición

SI

Con deficiencia

NOMBRE DEL PLAN: Falsificación (adulteración) de documentación propia del proceso GS. DESCRIPCIÓN DEL PLAN: Cumplimiento de la normatividad vigente. TAREAS DEL PLAN: Realizar sensibilización de la normatividad vigente. 1. Se recomienda que las acciones a desarrollar para el control del riesgo, sean más que la realización de PERIODICIDAD: Semestral. Actas de socialización y/o sensibilización. Durante el seguimiento se evidencia que la tarea, acciones y FECHA CUMPLIMIENTO: 04-ENE/2016 al 30-NOV/2016. entregable corresponden únicamente a "Actas". La cantidad del entregable es una (1) o dos (2) actas para ACCIONES: Sensibilización. cada acción de control. ENTREGABLE: Actas. 2. Se recomienda revisar las acciones y actividades realizadas por el proceso GS durante el año 2.015, las CANTIDAD: 2 cuales al ser objeto de seguimiento durante la presente vigencia pueden contribuir a disminuir la RESPONSABLE: Militar Custodio DISAN - ESM. probabilidad de materialización del riesgo. Actividades como: 1- DISAN: Se evidencia que la DISAN mediante Actas General N° 028 del 12-FEB/2016 y N° 109 del 23-MAR/2016 realizó la sensibilización de los Riesgos a) Verificar e implementar (según necesidad) las medidas de seguridad física de cada área o dependencia anticorrupción y recomendaciones relacionadas con el Riesgo: “Falsificación (adulteración) de documentación propia del proceso Gestión Salud”, dirigido al (a nivel de cambio de guardas, aseguramiento de puertas, ventanas y muebles, instalación de cámaras de personal Militar y Civil, recordando cumplimiento de funciones, diligenciamiento libros de minuta, medidas de seguridad personal, seguridad de la seguridad, etc.). documentación y verificación de ingreso de personal. Firman listados de asistencia 26 y 33 funcionarios de la DISAN FAC y Oficial responsable: Militar b) Control y seguimiento a la Auditoria de Historias Clínicas, verificando el cumplimiento de la Resolución custodio DISAN FAC. 1995 de 1.999. 2- DMEFA: Se evidencia que mediante Oficio N° 20162680314243 del 19-ABR/2016 el Dispensario Médico FAC envía copia del Acta General N° 010 del 07c) Control y trazabilidad de todas las historias clínicas por parte del archivo de historias clínicas en los ABR/2016, se evidencia que se realizó la socialización del Plan y Riesgos Anticorrupción del Proceso Gestión Salud dirigido al personal orgánico del ESM FAC. DMEFA. En el numeral 3 se evidencia la sensibilización realizada al mismo personal y relacionada con el Riesgo: “Falsificación (adulteración) de d) Verificar el cumplimiento en los ESM, la cultura de respetar las áreas de acceso restringido (Archivo de documentación propia del proceso Gestión Salud”. Firman listado de asistencia 30 funcionarios y Oficiales responsables: Director DMEFA y Jefe de historias clínicas). Planeación. e) Verificar el nombramiento del militar custodio de la documentación reservada y seguimiento al 3- CEMAE: Se evidencia que mediante Acta General N° 036 del 15-ABR/2016, se realizó socialización de los Riesgos Anticorrupción del proceso Gestión cumplimiento de funciones. Salud y recomendaciones relacionadas con el Riesgo: “Falsificación (adulteración) de documentación propia del proceso Gestión Salud”. Firman listado de f) Gestionar ante la JIN las fichas de manejo de documentación para los funcionarios de la DISAN y los asistencia 27 funcionarios y Oficial: Coordinación Planeación CEMAE. ESM FAC, que manipulen documentación de carácter reservado, restringido. 4- CEOFA: Se evidencia que mediante Acta General N° 140 del 12-ABR/2016, se realizó socialización de los Riesgos Anticorrupción del proceso Gestión Salud y sensibilización relacionada con el Riesgo: “Falsificación (adulteración) de documentación propia del proceso Gestión Salud”. Firman listado de asistencia 6 funcionarios Militares y quien preside: Oficial Director CEOFA.

1. Se recomienda que las acciones a desarrollar para el control del riesgo, sean más que la realización de Actas. Durante el seguimiento se evidencia que los entregables de las acciones adelantadas corresponden únicamente a "Actas". La cantidad del entregable es una (1) o dos (2) actas para cada acción de control. 2. Se recomienda verificar el entregable de la acción: “ACTAS”, teniendo en cuenta que para la realización NOMBRE PLAN DE TRATAMIENTO: Verificación de los vales actualizados bienes en servicio. de las selectivas se utiliza el “Formato selectiva inventarios”. Verificar que se utilice la versión vigente del DESCRIPCIÓN DEL PLAN: Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros para el Manejo de los Bienes mencionado formato (SGC: Control Documentos y Registros). Así mismo, reevaluar el entregable de del MDN. “TAREAS DEL PLAN: Actualizar los vales de bienes en servicio firmados por el o los responsables del TAREAS DEL PLAN: Actualizar los vales de bienes en servicio firmados por el o los responsables del cuidado y control de los bienes a su cargo. cuidado y control de los bienes a su cargo”, el cual debe corresponder a los vales de bienes firmados por PERIODICIDAD: Semestral el usuario. FECHA CUMPLIMIENTO: 04-ENE/2016 al 30-NOV/2016. 3. Se recomienda revisar las acciones y actividades realizadas por el proceso GS durante el año 2.015, las ACCIONES: Selectivas cuales al ser objeto de seguimiento durante la presente vigencia pueden contribuir a disminuir la ENTREGABLE: Acta. probabilidad de materialización del riesgo. Actividades como: CANTIDAD: 2 a) Plaqueteo y marcación permanente de Activos Fijos con inclusión de los siguientes datos: N° de serial y RESPONSABLE: GAFI DISAN - ESM 1- DISAN: Se evidencia que mediante Actas General N° 01 del 08-ENE/2016, N° 02 del 26-ENE/2016, N° 03 del 15-FEB/2016, N° 037 del 22-FEB/2016, N° modelo, tipo de marca, referencia, estado actual, y foto del elemento (cuando sea posible). 060 del 04-MAR/2016, N° 091 del 30-MAR/2016 y N° 111 del 14-ABR/2016, el almacenista de la DISAN FAC realizó las selectivas al almacén DISAN FAC, b) Actualización detallada de Inventarios de los bienes de consumo y Activos Fijos con inclusión de los siguientes datos: N° de serial y modelo, tipo de marca, referencia, estado actual, y foto del elemento inventarios aplicativo SAP, el conteo y verificación de bienes de consumo. Firman las Actas el Almacenista, Sección Financiera y Jefe Sección Recursos (cuando sea posible). Físicos de la DISAN FAC. c) Cumplimiento del Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros para el Manejo de los 2- DMEFA: Se evidencia que mediante Oficio N° 20162680314243 del 19-ABR/2016, el Dispensario Médico FAC envía a la DISAN las evidencias del Bienes del MDN 2.012, relacionado con la verificación del TOTAL de Inventarios de los bienes de seguimiento a los Riesgos Anticorrupción relacionadas con la realización de selectivas de inventarios así: 13-ENE/2016, 14-ENE/2016, 08-FEB/2016, 01consumo y Activos Fijos, Gestionar las bajas semestrales de inventario de Activos Fijos propios del ABR/2016, 07-ABR/2016, 14-ABR/2016 y 18-ABR/2016. Firman personal responsable de la selectiva, Jefe de Inventarios, Jefe Administrativa y Director proceso GS. DMEFA. e) Gestionar anualmente ante la JIN la realización de pruebas de polígrafo al personal de almacenistas, 3- CEOFA: Se evidencia que mediante Actas General N° 13 de ENE/2016, N° 74 de FEB/2016, y N° 105 de MAR/2016, el CEOFA envía a la DISAN la Jefes de farmacia y coordinadores de recursos físicos de la DISAN y los ESM FAC. evidencia de la realización de selectivas de inventarios y novedades de los mismos. Firman Oficial responsable y Director CEOFA. 4- CEMAE: Se evidencia el envío del formato GA-FR-1, correspondiente a la toma física selectivas de los inventarios del CEMAE, actividad realizada en forma mensual y únicamente de inventarios de muebles y enseres. Firman formato Suboficial responsable de inventario y quien realiza selectiva. NOMBRE DEL PLAN: Proceso Autorizador DISAN - FAC. DESCRIPCIÓN DEL PLAN: Establecer controles de verificación. TAREAS DEL PLAN: Verificar en el IRON pacientes que no pertenecen al SSFM. PERIODICIDAD: Semestral. FECHA CUMPLIMIENTO: 04-ENE/2016 al 30-NOV/2016. ACCIONES: Actas. ENTREGABLE: Actas. CANTIDAD: 2 RESPONSABLE: SUSSA DISAN - ESM. 1- DISAN: Se evidencia que mediante Acta General N° 132 del 22-ABR/2016, el señor Coronel Subdirector Servicios de Salud DISAN FAC, reúne al personal de contrato de la Sección del proceso autorizador en la DISAN FAC, con el fin de evaluar las medidas tomadas respecto a los Riesgos Anticorrupción que le apuntan directamente a la Sección. Firman listado de asistencia 4 funcionarios de la Sección y Oficial responsable: Subdirector Servicios de Salud DISAN FAC. 2- DMEFA: Se evidencia que mediante Oficio N° 20162680314243 del 19-ABR/2016 el Dispensario envía copia del Acta General N° 010 del 07-ABR/2016, se evidencia que se realizó la socialización del Plan y Riesgos Anticorrupción del Proceso Gestión Salud dirigido al personal orgánico del Dispensario Médico FAC. En el numeral 2 se evidencia la sensibilización realizada al mismo personal y relacionada con el Riesgo: “Atención en consulta externa a pacientes que no pertenecen al SSFM”. Firman listado de asistencia 30 funcionarios y Oficiales responsables Director DMEFA y Jefe de Planeación. 3- CEOFA: Informa que el Call Center realiza la verificación de derechos de los usuarios a través de GAVD, con el fin de acceder a las citas por consulta externa. Cuando se presenta novedades o cuando el paciente asiste a consulta prioritaria la verificación se realiza a través de la Oficina de Atención al Usuario CEOFA en la base de datos del GAVD. Se evidencia que mediante planilla de control en Excel, el CEOFA realiza la verificación de derechos de los usuarios que son remitidos al HMC. 4- CEMAE: N/A. El personal que atiende el CEMAE son Militares de la Fuerza Aérea para realizar exámenes de aptitud psicofísica quienes son activos, y atiende aspirantes a las Escuelas de Formación los cuales no se encuentran incluidos en el GAVD.

1. Se recomienda que las acciones a desarrollar para el control del riesgo, sean más que la realización de Actas. Durante el seguimiento se evidencia que los entregables y acciones adelantadas corresponden únicamente a "Actas". La cantidad del entregable es una (1) o dos (2) actas para cada acción de control. 2. Se recomienda verificar y corregir en “TAREAS DEL PLAN: Verificar en el IRON pacientes que no pertenecen al SSFM.”, teniendo en cuenta que el procedimiento para verificación de derechos a usuarios del SSFM se realiza únicamente a través del ingreso a la página del GAVD. 3. Se recomienda revisar las acciones y actividades realizadas por el proceso GS durante el año 2.015, las cuales al ser objeto de seguimiento durante la presente vigencia pueden contribuir a disminuir la probabilidad de materialización del riesgo. Actividades como: a) Establecer la cultura en los usuarios de mantener actualizado con foto el carnet de servicios médicos y presentarlo siempre que requieran la prestación de servicios de salud en la DISAN y los ESM FAC. b) A través de la DISAN FAC reportar a la DGSM-GAVD, usuarios que se hayan detectado en los ESM, los cuales no tienen derecho al SSFM pero que aún se encuentran activos en el GAVD (cruce de base de datos del IRON 2 vs GAVD).

NOMBRE DEL PLAN: Acompañamiento Etapa Pre-contractual. DESCRIPCIÓN DEL PLAN: Realizar acompañamiento por parte del Profesional de Control Interno. TAREAS DEL PLAN: Realizar registro Libro Minuta. PERIODICIDAD: Semestral. FECHA CUMPLIMIENTO: 04-ENE/2016 al 30-NOV/2016. ACCIONES: Registro Libro Minuta. ENTREGABLE: Acta. CANTIDAD: 1 RESPONSABLE: Subsección Seguimiento y Evaluación DISAN - ESM. DISAN FAC: Se evidencia que mediante Libro de Minuta del folio N° 64 al 83 se realiza el control y verificación por parte de Subsección Seguimiento y Evaluación DISAN FAC, de las Juntas de Adquisición de la DISAN FAC. A fecha del seguimiento se han realizado 139 Actas. Responsable: Profesional de Defensa Sección Seguimiento y Evaluación - Planeación DISAN FAC.

1. Se recomienda que las acciones a desarrollar para el control del riesgo, sean más que la realización de Actas. Durante el seguimiento se evidencia que los entregables corresponden únicamente a "Actas". La cantidad del entregable es una (1) acta para cada acción de control. 2. Se recomienda verificar “TAREAS DEL PLAN: Realizar registro Libro Minuta”, teniendo en cuenta que el entregable definido por el proceso es un “Acta”. 3. Se recomienda revisar las acciones y actividades realizadas por el proceso GS durante el año 2.015, las cuales al ser objeto de seguimiento durante la presente vigencia pueden contribuir a disminuir la probabilidad de materialización del riesgo. Actividades como: a) Verificar el cumplimiento de los requisitos actuales de la Ley 1150 de contratación estatal y que se cumpla con los estándares de publicación en el SECOP. b) Verificar que las juntas de adquisición se lleven a cabo en cumplimiento con la normatividad vigente c) Realizar las audiencias de aclaración de pre-pliegos en las modalidades de contratación que aplique. d) Llevar a cabo el adecuado seguimiento de la supervisión de los contratos, garantizando que los proveedores ofrezcan los estándares de calidad y funcionamiento requerido para el mismo. e) Realizar reuniones administrativas al interior del Proceso Gestion Salud para verificar el estado y avance de la ejecución presupuestal respecto a la asignación y correcto uso de los recursos.

Inadecuados o insuficientes puntos de control Tráfico de influencias en el proceso autorizador a nivel de los procedimientos

1. Realizar charlas de sensibilización Anticorupción (asignación de citas, autorización de servicios )

SI

Con deficiencia

NOMBRE DEL PLAN: Tráfico de influencias en el proceso autorizador. DESCRIPCIÓN DEL PLAN: Establecer controles de verificación. TAREAS DEL PLAN: Verificar conocimiento al personal del procedimiento del proceso autorizador. PERIODICIDAD: Semestral. FECHA CUMPLIMIENTO: 04-ENE/2016 al 30-NOV/2016. ACCIONES: Acta. ENTREGABLE: Actas. CANTIDAD: 2 RESPONSABLE: SUSSA DISAN - ESM. 1- DISAN: Se evidencia que mediante Acta General N° 132 del 22-ABR/2016, el señor Coronel Subdirector Servicios de Salud DISAN FAC, reúne al personal de contrato de la Sección del proceso autorizador en la DISAN FAC, con el fin de evaluar las medidas tomadas respecto a los Riesgos Anticorrupción que le apuntan directamente a la Sección. Firman listado de asistencia 4 funcionarios de la Sección y Oficial responsable: Subdirector Servicios de Salud DISAN FAC. Se evidencia que mediante Acta General N° 141 del 22-ABR/2016, la Oficina de Planeación realizó socialización de los Riesgos Anticorrupción del Proceso Gestión Salud y mediante oficio N° 20161180294443 del 13-ABR/2016 se citó a videoconferencia y se socializó a los Jefes de ESM FAC, contando con la participación del 90% del personal convocado. Firman listados de asistencia 67 participantes personal DISAN FAC. 2- CEOFA: Se evidencia que mediante Acta General N° 140 del 12-ABR/2016 se realizó charla de sensibilización relacionada con el tráfico de influencias y manejo de información al personal. Firman listados de asistencia 44 participantes personal CEOFA. Se evidencia que mediante planilla de control en Excel, el CEOFA realiza la verificación de derechos de los usuarios que son remitidos al HMC. 3- DMEFA: Se evidencia que mediante Oficio N° 20162680314243 del 19-ABR/2016 el Dispensario envía copia del Acta General N° 010 del 07-ABR/2016, se evidencia que se realizó la socialización del Plan y Riesgos Anticorrupción del Proceso Gestión Salud dirigido al personal orgánico del Dispensario Médico FAC. En el numeral 2 se evidencia la sensibilización realizada al mismo personal y relacionada con la asignación de citas y autorización de servicios de salud. Firman listado de asistencia 30 funcionarios, Oficiales responsables: Director DMEFA y Jefe de Planeación. 4- CEMAE: Se evidencia que mediante Acta General N° 036 del 15-ABR/2016, se realizó socialización de los Riesgos Anticorrupción del proceso Gestión Salud y recomendaciones relacionadas con el Riesgo de tráfico de influencias. Firman listado de asistencia 27 funcionarios y Oficial: Coordinación Planeación CEMAE. Se informa que el procedimiento del proceso Autorizador se encuentra centralizado en la DISAN FAC.

1. Se recomienda que las acciones a desarrollar para el control del riesgo, sean más que la realización de Actas teniendo en cuenta que durante el seguimiento se evidencia que los entregables y acciones corresponden únicamente a "Actas". La cantidad del entregable es una (1) o dos (2) actas para cada acción de control. 2. Se recomienda verificar “TAREAS DEL PLAN: Verificar conocimiento al personal del procedimiento del proceso autorizador”, teniendo en cuenta que el entregable definido por el proceso es un “Acta”. 3. Se recomienda revisar las acciones y actividades realizadas por el proceso GS durante el año 2.015, las cuales al ser objeto de seguimiento durante la presente vigencia pueden contribuir a disminuir la probabilidad de materialización del riesgo. Actividades como: a) Actualizar el portafolio de servicios de los ESM y difundir al proceso autorizador de servicios, dejando evidencia. b) Verificación permanente de derechos antes de iniciar el proceso autorizador de servicios asistenciales, teniendo en cuenta la base de datos emitida por el GAVD. c) Estricto control sobre las autorizaciones y la ejecución de los contratos de prestación de servicios, informando a la Subdirección de Servicios de Salud el estado de ejecución de cada uno de estos contratos.

PROCESO LOGISTICA DE LOS SERVICIOS Alta rotación. Deficiencias en el proceso de Reclutamiento e incorporación. Incorrecta aplicación de la compensación y estímulos. Sistemas de información y comunicación susceptibles de manipulación, adulteración Control de los administradores funcionales de los sistemas de información de la FAC y bases de datos; y de los Políticas inadecuadas de administración de y/o acceso a personal no autorizado usuarios administradores en las Unidades Aéreas semestralmente. personal (incumplimiento perfiles de cargos, cargas de trabajo). Debilidades en la medición control y seguimiento del proceso.

SI

A le fecha, efectivos.

Se evidencia oficio No. 20163370066153 de fecha 28 de Enero de 2016, mediante el cual la DITIN emite las instrucciones a los Administradores Funcionales de los diferentes Sistemas de Información de la Fuerza Aérea Colombiana para realizar depuración de usuarios cada semestre con el fin de verificar que usuarios cuentan con permisos de administración y acceso a información sensible, al igual que se debe cancelar el acceso a los usuarios que A la fecha, y de acuerdo con la información suministrada, no se evidencia materialización del riesgo. son trasladados de dependencias y/o retirados de la institución. Adicionalmente se evidencia Acta de reunion de personal técnico de DITIN del 15-abr-16, mediante la cual se realizó análisis de los reportes de la herramienta DAM que muestra las vulnerabilidades y las soluciones que se han dado para mitigar el riesgo.

Realizar informe trimestral por parte de cada Ordenador del Gasto verificando el estado y ejecución de los recursos de los contratos.

SI

Controles insuficientes en área de instalaciones, se requieren controles especificos para la estructuracion integral de preupuesto, análisis de precios unitarios e insumos, (mano obra, herramientas y equipos)

Se evidencia los siguientes soportes por Dirección asi: DITIN: Acta No. 001R del 31MAR2016 que trata del estado y ejecución de recursoso 2016 de los contratos. DISER: Informe en hojas de cálculos de control de contratos y ejecución presupuestal con corte marzo-16. DINSA: Informe de seguimiento de los procesos contractuales con corte marzo-16 Existe una posible materialización del riesgo de acuerdo con lo evidenciado en la Evaluación Contractual Adicionalmente se evidencias las siguientes Actas de Reuniones Administrativas con los ordenadores y la Jefatura de Apoyo Logistico correspondientes al de los contratos de obra en la elaboración de presupuestos, especialmente en las diferencias que se primer trimestre 2016 para seguimiento y control asi: presentan en la información de los insumos para el análisis de precios unitarios. ACTA 008 de 09FEB2016 - corte ENE2016 ACTA 013 de 08MAR2016 -corte FEB2016 ACTA 015 de 06ABR2016 - corte MAR2016

Alta rotación. Deficiencias en el proceso de Reclutamiento e incorporación. Incorrecta aplicación de la compensación y estímulos. Apropiación y/o uso indebido de elementos, intendencia y/o combustible terrestre de Las UMAS deberán realizar dentro de las selectivas del almacén, la verificación de movimientos de material y Políticas inadecuadas de administración de la Fuerza combustible terrestre (salidas) con sus respectivos soportes y/o firmas. personal (incumplimiento perfiles de cargos, cargas de trabajo). Debilidades en la medición control y seguimiento del proceso.

SI

A la fecha, efectivos

Alta rotación. Deficiencias en el proceso de Reclutamiento e incorporación. Incorrecta aplicación de la compensación y estímulos. Malversación de los Recursos durante la ejecucion y control de los contratos Políticas inadecuadas de administración de personal (incumplimiento perfiles de cargos, cargas de trabajo). Debilidades en la medición control y seguimiento del proceso.

Se evidencia oficio No. 20163300334773 del 26-04-2016 mediante el cual la Jefatura de Apoyo Logístico envió indicaciones a la UMAS para realizar dentro de las selectivas del almacén, la verificación de movimientos de material y combustible terrestre (salidas) con sus respectivos soportes y/o firmas. A la fecha, y de acuerdo con la información suministrada, no se evidencia materialización del riesgo. Asi mismo se evidencia el oficio No 20163300334533 del 26-04-2016 mediante el cual la Jefatura de Apoyo Logístico realizó retroalimentación de del informe de selectivas que las UMAS elaboran trimestralmente

PROCESO GESTION JURIDICA Cumplimiento de ordenes superiores en contravia de la constitución de la ley- tráfico de influencias. Cambios Normativos Adoptar decisiones de indole juridico direccionandolas en contravia de la Seguimiento a las Circulares o directivas por parte del proceso de Gestión Jurídica en materia disciplinaria y (constitución política, leyes, Marco Jurídico normatividad vigente y los principios que rigen la administración publica. realizacion de visitas de acompañamiento. para la Paz, Fuero Militar).- desconocimiento de la ley

SI

A la fecha, efectivos

Mediante oficio No. 20166420295463 del 13-ABR/2016 /MDN-CGFM-FAC-COFAC-JEMFA-JURDH-SEPLA-29.10 la Jefatura Jurídica y Derechos Humanos informa a la Inspección y mediante circular No. 20156390365013 del 05-JUN/2015-MDN-CGFM-FAC-COFAC-JEMFA-JURDH-DIDIDA-II-13.4 y No. Se recomienda que el PLAN ANTICORRUPCION sea socializado al personal del proceso de Gestión 20126390251263 DEL 09-03-2012- /MDN-CGFM-FAC-COFAC-JEMFA-JURDH-DIDIA-II-15.1; Circular No. 20156430010243-MDN-CGFM-FAC-COFACJuridica. JEMFA-JURDH-DIBIN-9.99 DEL 22/01/15; Y Circular No. 2016643008983 /MDN-CGFM-FAC-COFAC-JEMFA-JURDH-DILAB-SUBIN DEL 28/01/16. Asimismo las visitas de acompañamiento se iniciaran desde el mes de Mayo/2016.

PROCESO SEGURIDAD OPERACIONAL

Falta de habilidades y experienciaInadecuados o insuficientes puntos de control Favorecimiento a terceros en investigaciones a nivel de los procedimientos

ELABORADO POR:

ASESORES DE CONTROL INTERNO - PROCESO INSPECCION Y CONTROL FAC PD6. CAROLINA ALCALA PINZON

CONSOLIDADO Y RETROALIMENTADO POR: REVISADO POR:

PROFESIONAL CONTROL INTERNO SUBDIRECCION PROCESOS GERENCIALES CR. HARRY HERNAN AYALA VELASCO.

1. Verificación de las asignación de la Tarjeta de manejo de documentación y Material clasificado, para el personal inmerso en el proceso de investigación de Eventos de Seguridad Operacional.2 Verificación del cumplimiento de los Procedimientos y Manual de Investigación.3. En inspecciones formales de IGEFA y visitas de acompañamiento se evaluara el funcionamiento y uso de la Herramienta Informática para Investigación de EVESOS (TODAS CON FECHA DEL 01-04/16 AL 20-12/16).

SI

Efectivo

Se validara cumplimiento de los cotroles a partir del 01-ABR/2016. CACOM 5: NO SE CUENTA CON EL PERSONAL SUFICIENTE PARA EL FLUJO DETRABAJO DEL DESOP Y ADICIONAL A ESTO LOS Todos los controles se encuentran para cumplimiento de acuerdo a lo programado por el proceso del 01-ABR/2016 al 20-DIC/2016, por tanto para el EQUIPOS DE COMPUTO SON COMPARTIDOS POR PARTE DE LOS INTEGRANTES DEL DESOP segundo seguimiento la Subdirección de procesos Gerenciales hará el seguimiento respectivo. POR LO CUAL TODOS TIENE ACCESO A LA INFORMACION DE LOS COMPUTADORES SIN QUE TODOS TENGAN EL MISMO NIVEL DE AUTORIZACION A LA INFORMACION.