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A TODAS LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS: La normativa sobre Protección de Datos, con el paso de los años ha ido clarificando y ajustando los derechos y obligaciones de las diferentes entidades afectadas por dicha normativa. Las comunidades de propietarios, como responsables de los datos generados por sí mismas como organizaciones, están obligadas a seguir unos estrictos procedimientos de gestión y control, destacando, en el presente, por la Ley Orgánica de Protección de Datos:
Inscribirse como entidad obligada y dar de alta los respectivos ficheros de la comunidad ante la Agencia Española de Protección de Datos y notificar sus correspondientes modificaciones
Elaborar un Documento que reúna todas las medidas de seguridad aplicables, revisando y adaptando periódicamente los protocolos y su contenido
Establecer y tramitar documentos de confidencialidad con las diversas empresas conservadoras del inmueble con respecto a sus empleados
Realizar un análisis de riesgo respecto de la tipología de datos que son objeto de tratamiento, así como respecto a las operaciones de tratamiento que se lleven a cabo. En los últimos años, el incremento de la morosidad en las comunidades de propietarios genera no pocos problemas. Y las sanciones más elevadas para las comunidades en Protección de Datos vienen derivadas de anomalías en el cumplimiento de dicha normativa como consecuencia de denuncias presentadas por propietarios que no están al corriente de pago en sus cuotas.

Asimismo, recientemente se ha aprobado el Reglamento 2016/679 del parlamento europeo y del consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento General de Protección de Datos). Entre los cambios normativos, es destacable la aparición de una nueva figura legal: El Delegado de Protección de Datos (DPO/DPD). Para el ejercicio de sus funciones, la norma legal impone una posición de independencia respecto al Encargado (Administrador) o el Responsable (Presidente) del Titular (Comunidad) de los ficheros de datos. De ahí que, para mayor garantía jurídica y riguroso cumplimiento de las obligaciones de la Comunidad de Propietarios, sea necesaria esta contratación para la atención de esta nueva exigencia legal, antes del plazo límite para ello, el 25 de mayo de 2018, pues la adecuación a la nueva normativa precisará, previsiblemente cambios en la gestión documental, el envío de comunicaciones específicas a propietarios, proveedores, etc. Ante la complejidad que supone controlar, adecuar y cumplir con la legislación vigente en cada momento, atendiendo permanentemente los dictámenes y las resoluciones publicadas por la Agencia Española de Protección de Datos, SOLUFINCAS, como Administración de la Finca, ha recabado orientación legal (de los organismos competentes, del Colegio de Administradores y de varios despachos jurídicos especializados) y diversas propuestas de empresas del sector, lográndose obtener unas ventajosas condiciones para nuestros clientes, a través de la empresa AUDIDAT, revisará, adaptará y actualizará año tras año, y de modo permanente, el cumplimiento obligatorio de dicha normativa. Además, AUDIDAT proveerá a la comunidad de un servicio de defensa jurídica ante posibles reclamaciones en materia de Protección de Datos y otorgará a la comunidad Certificado de Conformidad, así como documento de cobertura por póliza de responsabilidad civil ante posibles sanciones por parte de la Agencia de Protección de Datos. Más información: Javier Martínez - Telf: 627330794 - [email protected] Dicho servicio tendrá un

anuales.

coste para toda la comunidad de 75 euros

Dicho importe será computado en los presupuestos comunitarios de los años venideros. Por su escasa cuantía, no se producirá incremento en las cuotas mensuales actuales.

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INFORMACION ADICIONAL (según texto facilitado por AUDIDAT): Las Comunidades de Propietarios ostentan la condición jurídica de responsables de ficheros y, por ende, han de cumplir con las obligaciones previstas en la normativa de protección de datos. En este sentido, resulta importante recordarle que la citada normativa obliga a una actualización y adecuación permanente de la documentación elaborada por las Comunidades de Propietarios para dar cumplimiento a la misma (arts. 88.7 y 88.8 del Real Decreto 1720/2007). Así como Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos). Conocer cuáles son las figuras intervinientes en el tratamiento de datos de carácter personal, así como la razón de su existencia y las funciones que les son propias a cada una. Conocer los conceptos de privacidad desde el diseño y privacidad por defecto, así como las consecuencias que tendrán en la vida diaria de los ciudadanos. Conocer las medidas de seguridad con que se ha de garantizar que no se produzcan violaciones sobre los datos de carácter personal, así como las consecuencias de que tales violaciones se produzcan. Conocer la finalidad que tiene la denominada evaluación de impacto, así como la relación de ésta con la consulta previa. Conocer la existencia de la figura del delegado de protección de datos, dada la importancia que presentará una vez se aplique el RGPD. Señalar, a este respecto, la existencia de cambios relativamente frecuentes en relación con la estructura y funcionamiento de las Comunidades de Propietarios que exigen la actualización y revisión de la referida documentación, citando a modo de ejemplo:
El nombramiento de nuevas personas integrantes de los órganos de gobierno de la Comunidad;
La contratación de personal laboral (por ejemplo, un portero o personal de limpieza);
La instalación de un sistema de videovigilancia;
Recurrir a los servicios de empresas que puedan tener acceso a los ficheros responsabilidad de la Comunidad (por ejemplo, una empresa de seguridad que tenga acceso a las imágenes del sistema de videovigilancia);
Nombramiento del DPO (delegado de Protección de datos) nueva figura creada por el RGPD que se une a las ya existentes del responsable del tratamiento y encargado del tratamiento. Se conoce comúnmente como DPO, "Data Protection Officer”, cuyas competencias serán: informar y asesorar al responsable o al encargado del tratamiento, supervisar el cumplimiento de lo dispuesto en la normativa de protección de datos, ofrecer el asesoramiento que se le solicite, cooperar con la autoridad de control. actuar como punto de contacto de la autoridad de control, como bien señala el art. 39.2 RGPD, el DPO está obligado a prestar sus servicios según el caso concreto con el que se encuentre.
El DPO viene a profesionalizar las figuras que rodean el tratamiento de datos de carácter personal, otorgándole así la importancia que tiene en base a que está en juego un derecho fundamental.
El delegado de protección de datos pretende por un lado, ser un garante de la legalidad respecto a los distintos tratamientos de datos, mientras que, por otro, supone una garantía para los ciudadanos, pues éstos se pueden comunicar con el delegado de protección en lo referente a los datos que les incumban. Recordarle asimismo que las Comunidades de Propietarios están sujetas al régimen sancionador establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que contempla la imposición de multas que comprenden desde los 900 hasta los 600.000 euros. Y con la nueva normativa vigente desde 25 de mayo de 2018 contempla multas administrativas de 20 000 000 EUR como máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía. Con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las obligaciones anteriormente detalladas y resolver las posibles dudas que puedan surgir al respecto a las Comunidades de Propietarios, hemos firmado un acuerdo de colaboración con AUDIDAT PROTECCIÓN DE DATOS, una organización de ámbito nacional especializada en servicios de consultoría, auditoría y formación en materia de protección de datos. Entre otras ventajas, destacamos el asesoramiento jurídico hasta agotar la vía administrativa, designación de la figura del DPO según consta en la nueva normativa Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), así como un teléfono de atención al cliente para poder solventar todas nuestras dudas al respecto. Asimismo, cuentan con un seguro de R.C. para salvaguardar una posible mala praxis profesional. Para contactar con AUDIDAT sin ningún tipo de compromiso, puede hacerlo a través de su persona de contacto: AUDIDAT PROTECCIÓN DE DATOS Persona de contacto: Javier Martínez Teléfono: 627 330 794 E-mail: [email protected]