Mejorar las vidas de mujeres y niñas a través de programas que llevan al empoderamiento social y económico. SOROPTIMIST INTERNATIONAL OF THE AMERICAS

Manual para delegadas de la convención Mediante el pago de la tarifa de $495 para la convención, todos los clubes que estén al día con sus obligaciones tienen derecho a enviar una delegada para participar en los negocios de la federación. El trabajo de la delegada de la convención es importante. Este manual proporciona información valiosa acerca de su rol como delegada. Por favor, revíselo cuidadosamente y llévelo con usted a la convención. En nuestra 45ta Convención Bienal en Yokohama, Japón, se llevará a cabo una sesión de gobierno el jueves 31 de julio para que las delegadas le brinden a la Junta de SIA las observaciones acerca de asuntos importantes de gobierno que la Junta discutirá en los dos años siguientes. El informe con la descripción de estos asuntos se encuentra disponible en línea junto a los demás materiales para la convención, y puede verlo aquí: https://www.soroptimist.org/members/meetings/meetings.html

Responsabilidades de la delegada • • • •

Debe tener conocimiento práctico, de los reglamentos y procedimientos de Soroptimist, del plan estratégico de la federación, y experiencia como miembro de comités del club o de la Junta de Directoras del club. Prepárese para su participación antes de la convención. Estudie el documento informativo de gobierno. Pida tiempo en la reunión de trabajo de su club para hablar sobre los temas en el informe. Por favor, esté preparada para compartir los comentarios o preguntas que surjan de las socias de su club. Familiarícese con las reglas de la convención (Pág. 3 y 4 de este manual) y del procedimiento parlamentario.

Antes de partir

Asegúrese de que su club esté al día con sus obligaciones de pago, ya que sólo las delegadas de los clubes que están al día podrán participar en la discusión de gobierno. Para ser considerado al día con sus obligaciones un club debe: • Asegurarse de que se hayan pagado todas las deudas pendientes para la región y federación. • Haber presentado todos los informes finales requeridos de las subvenciones del club de la federación. • Pagar la tarifa de la convención para el club, de $495, que debió pagarse el 15 de marzo del 2018. Debe inscribirse por internet como delegada del club. Solo puede inscribirse una sola socia por club como delegada. La tarifa de la Convención cubre los costos de inscripción. Los boletos para las comidas tienen un cargo extra. La inscripción está disponible por Internet en la página web de SIA para la Convención.

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Lo que debe traer • • • •

Este manual El informe sobre antecedentes de gobierno Una lista de materiales de club para comprar en la tienda de SIA Una sonrisa

En la convención •

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Inscríbase cuanto antes en los mostradores de recepción en la entrada Pacífico del Lobby. La inscripción abre el miércoles, 30 de julio desde las 12:00 - 19:00. Si no se preinscribió, vaya al mostrador de inscripción indicado como “on site registration.” Antes de salir del área de inscripción, revise su credencial, boletos de comidas (si los compró), y adjunte la cinta de delegada a su credencial. también se le expedirá una tarjeta de votación que estará incluida con sus materiales de inscripción que deberá traer a todas las sesiones generales. Por favor escriba y firme su nombre en la tarjeta una vez que la recibe. Las tarjetas de votación no son transferibles. Es muy importante que las delegadas se sienten en la parte reservada para ellas y que lleven puesta su credencial en todas las sesiones. Llegue a tiempo a todas las sesiones ya que al cuerpo de la convención se le exigirá que cumpla un horario. Si la delegada de un club no puede asistir a la convención, o tiene que retirarse de la convención (temporal o permanentemente), la socia delegada suplente del club puede ocupar su puesto cambiando su calidad de asistente en la mesa de inscripción. Las delegadas vocal y suplente no podrán volver a cambiar de posición otra vez. Se presentará un informe de credenciales confirmando el número de delegadas el martes en la sesión general de apertura. El programa oficial de la convención es el orden del día de la convención. Al comienzo de la convención, se les pedirá a las delegadas que adopten una moción con este fin, pero que le den autoridad a la presidenta de SIA para hacer los cambios que sean necesarios para realizar el trabajo ordenadamente. También se les pedirá a las delegadas que voten sobre la adopción de las reglas vigentes para convenciones. Estas se encuentran en las páginas 3 y 4 de esta guía. Asista a la sesión de discusión de gobierno que se llevará a cabo el martes 31 de julio, desde las 15:30 - 17 en el Pacifico National Hall. Las delegadas podrán presentar nuevos asuntos, pero únicamente después de una moción para hacerlo por las 3 cuartas partes de los votos de las delegadas presentes y con derecho al voto. Asista a todas las reuniones y tome notas para que escriba un informe cuando regrese a su club.

Después de la convención

Después de la convención usted deberá preparar un informe para presentar en la próxima reunión de su club. Informe sobre lo siguiente: • Información sobre la discusión en la sesión de discusión de gobierno • Ideas para aumentar el interés del club y el apoyo de los clubes para alcanzar las metas Soroptimistas • Informe sobre los talleres a los que haya asistido

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Sinopsis de charlas y discursos Premios - quién los ganó y por qué Su evaluación personal de los eventos de la convención

Marquen sus calendarios y empiecen sus planes para asistir a la 46ta Convención Bienal de SIA, del 22 al 25 de julio de 2020, en el Hyatt Regency Bellevue, en Washington, USA.

Reglas vigentes para la convención 1. Programa El programa oficial será el orden del día al ser adoptado por el cuerpo de la convención, con excepción de cambios necesarios para la realización ordenada de labores o para alguna consideración especial. 2. Cuerpo Votante Los Reglamentos de Soroptimist International of the Americas en su Artículo VII, Sección 7.02 disponen: "Cada club que esté al día con sus obligaciones tendrá derecho de designar una delegada (y una suplente para que actúe cuando la vocal esté ausente o incapacitada para actuar), que debe ser socia activa y deposite todos los votos por el club. La delegada podrá representar únicamente al club al que esté asociada. Cada club por medio de su delgada, cada Expresidente de la Federación, las Gobernadoras Regionales y cada miembro de la Junta Directiva de la Federación tendrá derecho de depositar un voto por cada asunto sometido a votación en la convención. No se permitirán votos mediante apoderadas bajo ninguna circunstancia". 3. Informe de Credenciales Se presentará un informe de credenciales en la apertura de cada sesión de labores y en cualquier otra ocasión, tal como lo ordene la funcionaria que presida. 4. Calidad de Delegada Las delegadas llevarán credenciales especiales y representarán a los clubes que estén al día. Se sentarán en la sección reservada para las socias votantes. Si por alguna emergencia se hace necesario que se certifique como delegada a la suplente, ésta actuará como delegada por el resto de la convención. No-delegadas, invitadas, intérpretes Las personas que no sean delegadas y las invitadas se sentarán en los lugares indicados. Las(los) intérpretes se sentarán en el lugar indicado, pero si es necesario, podrán sentarse junto a la delegada si se ha dado permiso con anterioridad. 6. Identificación Únicamente quienes lleven credenciales oficiales podrán ser admitidas a cualquier reunión de la convención. Las credenciales de inscripción no se han de llevar puestas todo el tiempo de las reuniones. A las personas que no sean delegadas y a las(los) invitadas(os) se les darán credenciales que deben llevar puestas durante las reuniones de la convención. No se necesitan las credenciales para loe eventos de comidas.

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7. Asistencia Todas las delegadas tienen obligación de estar presentes para todas las reuniones de la convención. Se les pide que sienten antes de que se dé principio a las reuniones. Durante las reuniones de negocios las socias se han de abstener de hablar a menos que tengan la palabra y se ha de eliminar cualquier ruido innecesario en los pasillos contiguos al salón de reuniones. Por favor apaguen o silencien todos los teléfonos celulares. 8. Quórum Los Reglamentos de Soroptimist International of the Americas en su Artículo VII, Sección 7.03 disponen: Las delegadas que representen por lo menos la tercera parte de todos los clubes que estén al día, constituirán quórum en cualquier convención. El voto de la mayoría de las personas presentes y con derecho al voto constituirá las disposiciones tomadas por las socias. Si las delegadas que representen la tercera parte de los clubes que están al día no están registradas, el quórum, para el fin de considerar los asuntos de los cuales se haya dado aviso en cuanto a su naturaleza general antes de la convención, estará constituido por la mayoría de las delegadas que se hayan registrado en el comité de credenciales como asistentes. 9. Para Pedir la Palabra Para pedir la palabra, quien desee hablar deberá ir a donde esté el micrófono y se dirigirá a la presidente y después de que haya sido reconocida, dirá claramente su nombre y el nombre del club o su posición en la federación. 10. Mociones Solamente las socias con derecho al voto podrán hacer mociones y votar. Todas las mociones substantivas deben presentarse por escrito a la presidente en el momento en que se hagan. 11. Debates de las delegadas Ninguna delegada podrá hablar más de dos veces sobre el mismo asunto, ni por más de dos minutos a la vez, excepto con el permiso del cuerpo de la convención. El debate total para cada propuesta deberá estar limitado a 10 minutos a menos que sea extendido por el cuerpo de la convención. Una encargada oficial del tiempo indicará cuando haya pasado el tiempo establecido. Debates de No-delegadas Las no delegadas podrán hablar una vez sobre cualquier asunto durante un minuto solamente, a condición de que no haya ninguna delegada que desee hablar. Una encargada oficial del tiempo indicará cuando haya pasado el tiempo establecido. 13. Comunicaciones Todas las comunicaciones a la mesa directiva serán entregadas por una mensajera oficial. Los teléfonos celulares y otros dispositivos electrónicos deben estar en modo silencioso o apagados durante comidas y sesiones de negocios. 14. Suspensión Estas reglas, con excepción de cuando estén basadas en los Estatutos Soroptimistas, podrán ser suspendidas mediante el voto de las dos terceras partes del cuerpo de la convención.

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