UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DIRECTIVA PARA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN EL EXTERIOR
Código: D-1-C-L-04 Versión: 01 / 28.11.2014 División: Logística Página : 1 de 3
GENERALIDADES 1. Toda solicitud de contratación de servicios en el exterior debe sustentarse el financiamiento en las cifras aprobadas en el Presupuesto de la UPCH para cada Unidad de Gestión. 2. Otras generalidades y políticas de adquisiciones estipuladas en las directivas. OPERATIVIDAD 1. Toda solicitud de contratación de servicios en el exterior debe presentarse en el formato “Solicitud de Contratación de Servicios del Exterior” (Código: F1CL06) a través de la Secretaria de la División de Logística, en el horario de atención establecido por la DGA, debidamente firmado por la persona responsable de la Unidad de Gestión: Director Administrativo o Administrador en el caso de las Facultades, Director en el caso de Direcciones Universitarias, Jefe de Oficina de tratarse de Oficinas o Investigador Principal en caso se tratase de un Proyecto de Investigación, asimismo debe registrar el saldo del Centro de Costo (sólo para el caso de los proyectos de investigación). La “Solicitud de Contratación de Servicios del Exterior” debe ser remitida físicamente. 2. Las solicitudes deberán contener toda la información solicitada en el formato y se rechazarán aquellas que no tengan toda la información requerida, con el fin de agilizar el proceso y evitar demoras innecesarias por falta de información completa. 3. La operación será procesada una vez recibida la solicitud y obtenidas la cantidad mínima de cotizaciones establecidas por el Comité de Adquisiciones, salvo en el caso de proveedores únicos, por lo que el tiempo estimado de procesamiento en la División de Logística es de 2 días útiles a partir de dichas condiciones, estando listo para su registro contable y pago respectivo. 4. A través de la División de Logística - Importaciones se canalizarán los requerimientos de servicios que se brinden en el exterior. 5. La División de Logística no regularizará las contrataciones de servicios realizadas por las Áreas Operativas. 6. En el caso de servicios en el exterior, que deben ser pagadas mediante tarjeta de crédito de la Universidad, la persona de contacto indicada en la “Solicitud de Contratación de Servicios del Exterior” deberá estar presente al momento de efectuar la compra vía internet, a fin de poder aportar información adicional que se requiera y coordinar cualquier asunto relacionado a la compra y evitar demoras innecesarias.
Prohibido la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia – UPCH.
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ANEXO N° 1: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DEL EXTERIOR (F-1-C-L-06) UNIDA D DE GESTIÓN GOB IERNO Y A DM INISTRA CIÓN
Có digo :
F-1-C-L-06
D I R EC C I Ó N G EN ER A L D E A D M I N I ST R A C I Ó N
SISTEM A DE GESTIÓN DE LA CA LIDA D
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DEL EXTERIOR
Versió n: 02 / 02.09.2013 Divisió n: Lo gística P ágina:
1de 1
Solictud Nº (Del usuario): Fecha del emisión:
I. SOLICITANTE (Unidad de Gestión, Proyectos, consultorìas ) Unidad de gestión:
Contacto:
Teléf ono o Anexo CÓDIGO DE CENTRO PRESUPUESTAL
E-mail: DESCRIP. DEL CENTRO PRESUPUESTAL
SALDO DE CUENTA :
Firma y Sello
II. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
PRECIO REFERENCIAL USD
III. FORMA DE PAGO: Tarjeta de crédito Persona a contactar
Transf erencia bancaria Página w eb
DATOS BANCARIOS DEL PROVEEDOR: Nombre y Razón Social Banco
Dirección
N° de Cuenta
ABA / SWIFT
Fax / Teléf ono Contacto / Email
FORMA EN QUE SE DARA EL SERVICIO: (
)
Servicio Virtual
(
)
Llegará algún bien u documento
Observaciones
……………………………………….. FIRM A Y SELLO RESP ONSA B LE DE UNIDA D DE GESTIÒN
Consultas: . e-mail:
[email protected]. Anexo: 2317, Nextel: 981128143 . e-mail:
[email protected] Anexo: 2317
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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DEL EXTERIOR (F-1-C-L-06)
Este formato deberá ser llenado en original y una copia: - Original es entregado a la Secretaria de la División de Logística - Copia queda como cargo para el solicitante Se deberán consignar los siguientes datos generales: - Solicitud Nº : Será llenado por el solicitante - Fecha : Según ejemplo. Ejemplo: 18/03/2004 1. Solicitante - Unidad de Gestión: Denominación de la misma, será llenado por el solicitante - Contacto : Nombre y apellido de la persona con la que se coordinará - Email : Dirección de correo electrónico de la persona de contacto - Teléfono o anexo : Número de teléfono (fijo o celular) y anexo de la persona de contacto Se deberán consignar los siguientes datos específicos respecto al Servicio - Código de Centro Presupuestal - Descripción del Centro Presupuestal - Saldo de Cuenta
2. Descripción del Servicio - Cantidad - Descripción - Precio Referencial USD
: Centro presupuestal actualizado : Nombre del Centro Presupuestal : Deberá ser colocado el saldo del Proyecto con firma y sello de la persona autorizada, previo a su entrega a la División de Logística. : Indicar el número de servicios a ser contratado : Describir el servicio que se requiere contratar : Indicar el valor referencial del servicio a ser contratado, en dólares americanos
3. Forma de Pago - Datos Bancarios del Proveedor
: Se colocará el nombre o razón social del proveedor, el nombre del Banco, la cuenta a la que deberá abonarse y otros datos para el pago. - Tarjeta de crédito : Se colocará datos de personas a contactar – solicitante y página web. - Marcar con un aspa en caso de tratarse de un servicio a ser brindado en forma virtual o si como producto del servicio debe entregar algún bien o documento (En observaciones puede completar información)
Firma y Sello Responsable Unidad de Gestión: Nombre completo y sello de la persona autorizada para firmar en representación de la Unidad de Gestión o Investigador Principal. Prohibido la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia – UPCH.
