“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú” “Año de la consolidación del Mar de Grau”

DIMENSIONAMIENTO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS PREGUNTAS FRECUENTES

1.

¿Por qué se debe utilizar el enfoque de procesos? Para optimizar las operaciones de la entidad y poder ofrecer un mejor servicio a los clientes o ciudadanos

2.

¿Se deben implementar todas las mejoras? La implementación de las mejoras es progresiva. Para eso se usan criterios de priorización, y se recomienda que se prioricen las mejoras de corto plazo, ya que las de mediano plazo retrasarían la implementación del mismo.

3.

¿Qué pasa si una entidad ha culminado con la elaboración de procesos actual y se asignan nuevas funciones? ¿hay que incorporarlas en el proyecto o se deben incluir en la próxima modificación? Es recomendable tramitar el proyecto elaborado y en la próxima modificación recién presentar los nuevos procesos. Tomar en cuenta que los nuevos procesos también tomará un tiempo diseñarlas.

4.

¿Las mejoras deben ser realizadas antes o después de la matriz de procesos ajustada? Con la aplicación de las mejoras se obtendrá la matriz de procesos ajustada.

5.

En una entidad ya realizaron el Mapeo de Puestos y están desarrollando el Mapeo de Procesos pero se siguen dando cambios en la institución ¿qué es lo que se debe hacer? Lo recomendable es que no se realicen cambios si es que ya se realizó el Mapeo de Puestos. Lo mismo para Mapeo de Procesos, dado que al realizar el análisis, la identificación y priorización de mejoras, se estará buscando encontrar las mejoras necesarias para mejorar los procesos de la entidad.

6.

El cálculo de dotación parece muy simple y sujeto a errores ¿cómo se puede evitar errores? La aplicación de la fórmula es una parte del estudio, el cual debe ser complementado con labor de campo y diversas entrevistas.

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¿Cuál es la Diferencia entre Proceso y Procedimiento? En el proceso se especifica “QUE HACEMOS” y en el procedimiento se especifica “COMO LO HACEMOS”. Los procesos son Operativos y los procedimientos son Descriptivos. Los procesos son sometidos a medición, los procedimientos son sometidos a Auditorias. Los procesos se operan y gestionan y los procedimientos se implementan. Los procesos se centran en la satisfacción del cliente y otras partes interesadas y los procedimientos se centran en el cumplimiento de la Norma, Reglamento, Directiva entre otros.

8.

¿Qué pasa si el organigrama no tiene una estructura alineada con los procesos? Es conveniente aplicar alguno de los análisis de modo que incluso podría modificarse el ROF y con ello la estructura orgánica.

9.

Cuándo una entidad tiene múltiples unidades ejecutoras y cada una de ellas es una entidad tipo B ¿cómo se elabora el mapa de procesos? El mapa de procesos permite organizar los procesos de una unidad de negocio, por ende y para evitar confusiones con las entidades tipo A que tienen procesos distintos es recomendable elaborar un mapa para cada entidad tipo B atendiendo los elementos diferenciadores.

10.

¿Si una entidad no brinda servicios a la ciudadanía por qué debe implementar los procesos? Si bien hay entidades que no brindan servicio a la ciudadanía (instituciones militares) eso no implica que no deban tener procesos; por el contrario, los procesos harán más efectiva sus labores y mejorará el desempeño de dichas entidades.